5.2. Veritabanı İşlemleri MS Access MS Access ilişkisel veritabanıdır. Yani verileri, birbirleriyle ilişkili tablolar t içerisinde saklar. Birçok veritabanı yönetim sistemi uygulama programlarının aksine, her h bir veritabanının üzerinde çalışılmadan önce oluşturulması gerekmektedir. Yani MS Access daa yalnızca birr veritabanı üzerinde işlemler yapılabilir ve MS Office programlarının aksine veritabanı ile çalışabilmekk için önce veritabanı dosyasının oluşturulması gerekmektedir. İpucu: Veritabanındaa veriler sadece tablolar içinde saklanır. Verilere sorgular s yardımıyla ulaşabilir. MS Access' da çalışmak için Başlat > Programlar > Microsoft Office Access 20100 tıklanır. Access i ilk defa çalıştırıldığında aşağıdaki pencere açılacaktır. MS Access arayüzünde bulunan bölümler vee özellikleri: 1. 2. Dosya Sekmesi: Bu menü ile veritabanında yapılan değişiklikleri kaydedip bilgisayara kayıtlı olan MS Access veritabanı dosyaları açılabilir. Hızlı Erişim Araç Çubuğu: Bu araç çubuğu ile sekmelerde yer y alan işlevleri buraya alınarak, işlemler daha hızlı bir şekilde gerçekleştirebilir. 3. Yeni bir Veritabanı oluşturmak için bu bölüm kullanılır. 4. 5. Microsoft tarafından geliştirilmiş olan şablonn veritabanlarını kullanarak boş veritabanı oluşturmak yerine var olan bir veritabanı ile çalıştırılabilir. MS Access 2010 da dahaa önce çalışılan veritabanlarının listesi bu bölümde yer alacaktır.
5.2.1. Veritabanı oluşturma Yeni boş bir veritabanı oluşturmak için Yeni Boş Veritabanı bölümünde b yer alan sembolüne tıklanır. Aşağıda görüldüğü gibi MS Access arayüzünün sağ tarafında yeni bir bölüm açılır. Bu bölüm yeni bir veri tabanı oluşturmak için kullanılır. Yan tarafta açılan menüden veritabanı dosyasının oluşturulacağı yeri belirlemek için Dosya Adı: bölümünün hemen sağ tarafındaa bulunan ikonuna tıklanır.
ikonuna tıkladıktan sonra açılacak aşağıdaki pencerede, dosyanın bilgisayarda tutulması istenilen yer belirlenir. Veritabanının oluşturmak istenilen yer seçildikten sonra, veritabanının ismi Dosya adı kısmına yeni veritabanının ismi yazılır. Dosyaların uzantısı.accdb olacaktır. Örneğin beyazesya girilerek butonuna tıklanır. Tamam butonuna bastıktan sonra aşağıdaa görülen ekran gelir. Burada B yeni beyazesya.acdb adlı dosyanın ismi i görülebilir. oluşturmak istenilen
Veritabanının oluşturulacağı yer belirlendiği için, oluşturma işlemi bitirilir. butonuna b tıkayarak veritabanını 5.2.2. Varolan veritabanını açma Daha önceden kaydedilen veritabanı dosyalarını açmak için dosya sekmesiü tıklanır. Açılan menüden Aç seçeneği tıklanır.
Açılmak istenen dosya seçildikten sonra Aç düğmesine tıklanır. 5.2.3. Veritabanı çalışma ortamını düzenleme MS Access Uygulama programında diğer Ofis programlarından farklı olarak oluşturulan veritabanı nesnelerinin görüleceği bir gezinti bölmes i ve bu nesneleri oluşturma ve değiştirme sırasında tasarımının gerçekleştirileceği tasarım bölmesi bulunmaktadır.
Gezinti bölmesinde nesneler çeşitli şekillerde listelenebilir. Bunun için gezinti bölmesinin başlığında yer alan açılır liste tıklanır. Açılan menüden istenilen seçenek tıklanarakk listeleme şekli değiştirilir. MS Access ta tasarım bölmesinde çalışma sırasında çeşitli ekranlar görülecektir. Bir tablo tasarlanırken veya bir sorgu oluşturulurken vb. farklı ekranlar ile çalışılır. Bu ekranlar arasında geçiş yapmak için
Giriş sekmesinde yer alan Görünüm açılır listesinden değiştirilebilir.
Belirlenen seçeneğe göre ekran değişecektir.. 5.3. Tablo İşlemleri İlişkisel veritabanında verilerin asıl saklandığı yer tablolardır. Tabloların içerisindeki alanlar düzenlenerek tablolar oluşturulur. Tablolara eklenen veriler tablo içerisinde satırlar halinde yer alır ve kayıt olarak isimlendirilir. 5.3.1.Tablo oluşturmak Tasarım görünümünde tablo oluşturabilmekk için bazı temel kavramların bilinmesi gerekmektedir. Bu kavramların bir kısmını geçen daha önce derslerde anlatılmıştı. Tablolardan bahsederken tabloların alanlardan ve kayıtlardan oluştuğu belirtilmişti. Kayıtlar tablo içerisindeki verilerin saklandığı asıl kısımlardır. Tablolarda kayıtları tutabilmek için bu kayıtların bağlı olduğu alanların tanımlanması gerekir. Yani kayıtlarda saklanacak verilerin özelliği tablo içerisinde alanı oluştururken tanımlanan özelliklere göre belirlenir. Bunun sağlayabilmesi için her alanın içerisinde saklayacağı veri türlerinin, alandaa saklanacakk verilerle yapılacak işlerin, alandaki verilerin sıralanıp sıralanmayacağı gibi faktörlerin belirlenmesi gerekmektedir.
Veri tabanını oluştururken tablolardaki alanları oluşturmak için alanlara verilebilecek veri tiplerinin belirlenmesi gerekir. Bunun için MS Access da aşağıdaki veri tipleri kullanılır. Bunlar;
MS Access da tablo oluşturma yöntemlerind den biri Tasarım görünümünde tablo oluşturmaktır. Bu yöntemi kullanarak tablo oluşturmak için önce tablo oluşturacak veritabanın açılması gerekmektedir. Tasarım görünümünde tablo oluşturmak için Oluştur sekmesindee yer alan Tablolar komut grubundaki bölmesinde listelenen var olan tabloların üzerinde sağ tıklanır, komutu tıklanır veya gezinti Tasarım Görünümü tıklanır.
5.3.2. Tablo alanlarını oluşturmak Sağ tarafta açılan Tablo Tasarım pencere sinde oluşturacak tablonun alanlarını Alan Adı kısmına sırayla girilir. Not: Alan Adlarını tanımlarken alan adları en fazla 64 karakter olabilir, boşluklar dahildir. (Genelde çoğu veritabanı uygulama programlarında alan isimlerinde boşluk karakterine izin verilmez. İki isimden oluşan alanların ilk karakterleri büyük yazılarak bitişik yazılabilir veya isimler arasına _ getirilerek de verilebilir. Ayrıca Türkçe karakter kullanılması da verilerin diğer veritabanı uygulama programlarına aktarılmasında sorun çıkartabilir. Ayrıca diğer vtys uygulama programlarında alan adı uzunluğu 32 karakter veya daha kısa olabilir.) 5.3.3. Alanların veri türlerini belirlemek Alan Adını belirledikten sonra Veri türü kısmından alanda saklanacak verilerin veri tipi seçilir.
5.3.4. Alanların özelliklerini düzenlemek Seçilen her veri türüne göre alt kısımda Alan Özellikleri ndeki pencere değişecektir. Bu pencerede alanla ilgili çeşitli kısıtlamalar gerçekleştirilebilir. Bu alan seçilen veri türü ne göre değişecektir. Fakat çoğu alan özellikleri aynıdır. Özellik Etkisi Örnek Metin veri türünde Alana en fazla kaç karakter girebileceğini belirler. Başlangıç değeri 50 dir. Metin veri türünde en fazla 255 karakter tanımlanabilir. Gerekmediği halde büyük değerler belirlenir ise bellek israfına neden olunur. Alan Boyutu Ayrıca Sayı veri türünde 1 ile 255 arasında değişen tamsayı değerler için Byte, 32.768 ile 32.768 arasında değişen tamsayı değerler için Integer yaklaşık 2 Milyar ile 2 Milyar arasında değişen tamsayı değerler için Long Integer tek duyarlıklı kayan noktalı sayılar için Single çift duyarlıklı kayan noktalı sayılar için Double veri tipleri seçilebilir. Alanının Alan Boyutu değeri 9 yapılabilir. Biçim Alana girilecek verilerin nasıl görüneceğini belirlenir. Alanının verilerinin ilk karakterlerinin Büyük harfle görünmesini sağlanabilir. Giriş Maskesi Tablonun alanlarına hangi tür verilerin girilebileceğini belirlenir. Alanın ilk iki karakterinin sayısal diğer karakterlerin harf olarak girilmesi sağlanabilir. Resim Yazısı Formlar, raporlar gibi ortamlar tasarlanırken alan adının yerine gösterilmesi sağlanır. BeKod yerine BeyazEsyaKod şeklinde gösterilmesini sağlanabilir. Varsayılan Değer Kayıt ilk defa oluşturulduğunda veya bu alana kayıt girilmeden geçildiğinde otomatik olarak burada tanımlanmış değer alınır. Bir alanın Varsayılan değer ine 0,18 girilebilir. Böylece tabloya kayı eklenirken bu alana değer girilmez ise kayıt değeri
0,18 olur. Gerekli Tabloya kayıt ekleme sırasında bu alanın veri eklenmeden boş olarak geçilip geçilmeyeceğini belirler. Bir alanın Gerekli Özelliğini Evet yapılırsa Kayıt ekleme sırasında bu alanı boş bırakıldığında bu alana değer girilmesi için uyarı mesajı verir. Sıfır uzunluk izni Tabloya kayıt ekleme sırasında alana kayıt olarak boş değer girilip girilmeyeceğini belirler. Bir alana Boş değer girilmesini engellemek için Bu özellik Evet yapılır. Sıralı Alanın Aday anahtar olarak kullanmak için (yani sıralı olup olamayacağı, tekrar edip etmeyeceği gibi) bu özelliği Evet seçilir. Bir alanının Sıralı özelliği Evet verilerek bu alana göre hızlı sıralama işlemi gerçekleştirilebilir. Not : Sisteme kayıt eklemeden boş olarak geçmek ile metin tipli alanlarda sisteme boş değer( ) girilmesi birbirinden faklıdır. Not: Aday anahtar bir alana göre sıralama işlemini hızlandırır iken veri girişi ve güncelleme işlemlerini yavaşlatır. 5.3.5. Tabloyu kaydetmek Tüm alanları bu şekilde oluşturduktan sonra Tabloyu kaydetmek için Kaydet butonuna tıklamak veya Tasarım penceresini kapatmak yeterlidir. Tabloyu kaydetmek istenildiği Evet butonuna tıklayarak onayladıktan sonra tablo adı belirlenecek iletişim kutusuna tablonun adı yazılır.
Eğer oluşturulan tabloda Birincil anahtar oluşturulmamışş ise Tamam butonuna tıklandığında, Tabloya birincil anahtar ekleyip eklenmeyece eği sorulan iletişim kutusu açılacaktır. Not: Eğer bu iletişim penceresinde birincil anahtar eklenmesi için Evet tıklanırsa MS Accesss Tabloya her kayıt eklendiğinde değeri otomatik olarak artan otomatik sayı veri türünde bir alan ekleyecektir. Bu şekilde oluşturulmuş olan birr tabloda herr kayıt eklendiğinde değer otomatik olarak artacak ve her seferinde farklı değerler alacaktır. Bu işlemden sonra Tablo oluşacaktır. Gezinti bölmesinde oluşturulan tablolar t listelenir. 5.3.6. Tabloya yeni alanlar eklemek Öncedenn tasarlanan tablonun alanlarına ek olarak yeni alan eklemek için öncelikle Tabloyu tasarım görünümünde açmak gerekmektedir. Bunun için gezinti bölmesinde listelenenn var olan tabloların t üzerindee sağ tıklanır.
Tasarım Görünümü tıklanır. Açılan pencerede yeni eklenecek alan hangi alandan önce olacak ise o alan üzerinde sağ tıklanır.
Açılan menüden seçeneği tıklanır. Veya yeni eklenecek alan hangi alandan önce olacak ise o alan seçili iken Şerit üzerinde açılan Tasarım ek sekmesindeki Araçlar komut grubunda bulunan komutu tıklanır. Açılan boş satıra eklenecek alanın Adı yazılır ve özellikleri daha önceden anlatıldığı gibi belirlenir.
Önceden tasarlanan tablonun alanlarını silmek için, önce tablo tasarım görünümünde açılır. Çıkan Pencere Silmek istenilen alan üzerinde sağ tıklayarak açılan menüden Tasarım ek sekmesindeki seçilir Veya silinecek alan seçildikten sonra Şerit üzerinde açılan
Araçlar komut grubunda bulunann komutu tıklanır. 5.3.7. Tabloyu silmek Tabloyu silmek için gezinti bölmesinde yer alan tablonun adı üzerindee sağ tıklanır. Açılan menüden sil seçeneği seçilir veya gezinti bölmesinde silinecek seçildiktetablo sonra Giriş sekmesinde yer alan Kayıtlar komut grubundaki düğmesine tıklanır..
Açılan iletişim penceresinde silme işlemini gerçekleştirmek için Evet düğmesinee tıklanır. 5.4. 5.4.1. Anahtar ile çalışmak Tabloda birincil anahtar belirlemek Öncedenn tasarlanan tabloya veya yeni oluşturulacak tabloya Birincil Anahtar eklemek için öncelikle Tabloyu tasarım görünümünde açmak gerekmektedir. Bunun için gezinti bölmesinde listelenen var olan tabloların üzerinde sağ tıklanır, Tasarım Görünümü tıklanır.
Tasarım bölümünde Birincil Anahtar yapılmak istenen alan üzerinde sağ tıklanır. Açılan menüden Birincil Anahtar seçilir. Veya Birincil Anahtar olacak alan seçildikten sonra
Şerit üzerinde açılan Tasarım Ek sekmesindeki Araçlar komut grubunda bulunann tıklanır.
Birincil Anahtar Özelliğini kaldırmak için aynı işlemleri tekrarlamak gerekmektedir. 5.5. Tablo Kayıt işlemleri Veritabanı tasarımımızı gerçekleştirip MS Access ta tablolar oluşturulduktan sonra veritabanına kayıt işlemleri gerçekleştirilebilir. Kayıt eklemek için çeşitli yöntemler kullanılabilir. Veri Sayfası Görünümünü kullanarak, sorgu oluşturarak veya formları kullanarak tablolara kayıt eklenebilir. 5.5.1. Veri sayfası görünümünü kullanarak tabloya kayıt eklemek MS Access' da tablolar oluşturulduktan sonra tablolara veri girmeye başlanabilir. Tablolara veri eklemek için kullanılacak yöntemlerden biri veri sayfası görünümünü ile tablolara veri eklemektir. Bunun için tablolarına kayıt eklenecek veritabanını açmak gerekmektedir.
Veritabanını açtıktan sonra gezinti bölmesinde yer alan kayıt eklenecek tablo üzerinde çift tıklayarak veri sayfası görünümünün açılması sağlanır. Not: Gezinti bölmesinde listelenen nesnelerin Tablolar veya Tablolar ve İlişkili Görünümler olması gerekmektedir. Bunun için gezinti bölmesinin üst kısmında bulunan açılır liste kutusunda gerekli seçenekleri seçmek gerekmektedir.
Gezinti bölmesinde kayıt eklemek istenilen tabloya çift tıklandığında açılan veri sayfası görünümünde sütunlarda tablomuzun alan adları yer alacaktır. Tasarım sırasında alanlara verdiğimiz özelliklere göre alanlarımıza sırayla veri gireceğiz. Not: Sayısal veri türünde belirlenen alana karakter girişi yapılamaz. Tarih veri türünde belirlenen alana tarih değerleri dışında karakter girilemez. Metin veri türünde belirlenen belli bir uzunluklu alana bu uzunluktan daha fazla sayıda karakter girilemez. 5.7. Form oluşturma işlemleri MS Access ta tablolara veri girmek için kullanılan yöntemlerden biri de formları kullanmaktır. Formları kullanarak teker teker tablolara veri girilebileceği gibi tasarlanacak formlar ile birden fazla tabloya birden fazla kaydın girilmesi de gerçekleştirilebilir. Çeşitli şekillerde form oluşturulabilir. Form Sihirbazı veya Form Tasarımı kullanılarak form oluşturulabilir. 5.7.1. Tablolara form oluşturmak Form Sihirbazı Kullanılarak Form Oluşturma Sihirbaz kullanarak form oluşturmak için önce form oluşturulacak veritabanını açmak gerekmektedir.