EĞİTİMDE KALİTE ÖZDEĞERLENDİRME Eğitim kurumlarında Toplam Kalite Yönetimi uygulamaları çerçevesinde özdeğerlendirme çalışmalarında bulunulmaktadır. Yürütülen özdeğerlendirme çalışmaları yıl sonu Çalışma Raporu ile yazılı hale getirilmektedir. Yıl sonu çalışma raporları, kurumların tüm süreçlerde yapılan yıllık faaliyetlerinin detaylı olarak yazıya geçirilmesidir. Yıllık faaliyet raporları kurumların Özdeğerlendirmesidir. Kendilerinin bugününü olduğu gibi ortaya koyması ve geleceğe ait düşüncelerinin belirlenmesidir. Özdeğerlendirme, kurumları geleceğe hazırlar. Bu açıdan her kurumda kurumsal özdeğerlendirmede bulunulmalıdır. Aşağıda özdeğerlendirmenin görüleceği özdeğerlendirme klavuzunun nasıl yapılacağı kısaca özetlenmiştir. Kurumlar; özdeğerlendirme kılavuzunu kendi bünyelerine uygun metot ve uygulamalardan yararlanarak kendi kurumsal yapılarına uygun halde düzenlemeli ve onaylamalıdırlar. Özdeğerlendirme kılavuzu; 1. Kurumlarda oluşturulan özdeğerlendirme ekiplerinin kurum temsilcisinin koordinatörlüğünde kurumun özdeğerlendirmesinin yapılması amacıyla Kalite Kurulu ekiplerince hazırlanmış olan anket ve performans değerlendirme tablolarının kuruma uyarlanması ve belge inceleme / görüşme sorularının hazırlanması, 2. Kurumla ilgili veri araçları kullanılarak elde edilen belge ve görüşme amaçlı bilgilerin tasnifi amacıyla ön raporun hazırlanması, 3. Kurumla ilgili veri araçları kullanılarak elde edilen bilgilerin özdeğerlendirme formlarına yerleştirilmesi sırasında etkinlik alanları ile kuvvetli ve iyileştirmeye açık alanların kapsam yeterliliğinin belirlenebilmesi, 4. Kurumla ilgili son raporun yazılması sırasında raporun ana taslağının oluşturulması ve raporun içeriğinde yer alacak açıklamalara ışık tutması amaçlarıyla kullanılır. TKY çalışmalarının sağlıklı yürütülebilmesi için aşağıda yer alan çalışmaların amacına uygun gerçekleştirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır. Bu doğrultuda aşağıda yer alan tüm etkinlikler; Planlama, Uygulama, Kontrol etme ve Önlem alma aşamalarından geçerek her etkinliğin sonucunda değerlendirme, öğrenme ve neticesinde standartlaştırma ya da düzeltme gerçekleştirilecektir. 1. Kalite Kurulu (KK) ve Kalite Geliştirme Ekibinin (KGE) Oluşturulması a) TKY konusunda eğitim çalışmaları b) TKY konusunda bilgilendirme çalışmaları c) Ekiplerin oluşturulması 2. Okul/ Kurum Temsilcisinin (KGE Yöneticisinin) Belirlenmesi 3. Okul/ Kurum Temsilcisinin Eğitimi 4. Okul/ Kurumun Stratejik Planının Hazırlanması, Gelişim Hedeflerinin Belirlenmesi 5. Özdeğerlendirme Uygulamalarının Planlanması ve Yürütülmesi: a) Kriter ekiplerinin oluşturulması ve bilgilendirilmesi b) Özdeğerlendirme planının yapılması
c) Kriter ekiplerinin eğitimi d) Mükemmellik modeli kriterlerinin kuruma uyarlanması 1.Kriterle ilgili alt alanların, özel özdeğerlendirme sorularının hazırlanması 2.Alınan bilgilerin kimden ve nasıl alınacağının belirlenmesi 3.Veri toplama araçlarının (soru formlarının) oluşturulması e) Verilerin toplanması ve düzenlenmesi f) Verilerle ilgili özdeğerlendirme formunun hazırlanması, kuvvetli yönlerin belirlenmesi, iyileştirmeye açık alanların belirlenmesi h) Uzlaşım toplantısı yapılması (iyileştirme planında yer alacak önceliklerin belirlenmesi) ve KK na sunulması ı) Özdeğerlendirme sonuçlarının KK tarafından onaylanması 6. KK Tarafından, Ortaya Çıkan İyileştirmeye Açık Alanların Önceliklendirilmesi 7. Özdeğerlendirme Ekiplerinin Çalışma Sonuçları Doğrultusunda Birimin Orta ve Uzun Vadeli İyileştirme Planlarının Hazırlanması 8. İyileştirme Planları Doğrultusunda Yıllık Okul/Kurum Gelişim Planının Hazırlanması 9. Yıllık Okul/ Kurum Gelişim Planının Uygulanması (İyileştirilecek Alanlarla İlgili Kalite Çemberleri/Problem Çözme Ekiplerinin Oluşturulması ve Çalışmalarının Sağlanması) 10. Gözden Geçirme Ve Biçimlendirici Değerlendirme 11. Düzeltilmiş Yıllık Okul/ Kurum Gelişim Planının Uygulanması 12. Son Değerlendirme ve Rapor Yazımı TKY çalışmalarının planlama aşamasında Özdeğerlendirme etkinlikleri için ayrı bir planlama yapılır. Beşinci maddede yer alan faaliyetler oluşturulan kriter ekipleriyle birlikte planlanır. Bu çalışmada aşağıda yer alan dokuz kriterin kuruma uyarlanması ve ekindeki anket ve belge inceleme sorularının kuruma özgü hale getirilmesi gerçekleştirilir. Anket ve belge inceleme sorularında ekleme ve çıkarma yapılır. Kurumun özdeğerlendirmesinde aşağıda iki ana bölüm altında dokuz kriter ve açıklamaları doğrultusunda çalışmalar yürütülür. I. GİRDİLER BÖLÜMÜ Bu bölümde yer alan beş alanla kurumun yönetim anlayışının, yaptığı işlemlerin hangi yasa, yönetmelik, yönerge, genelge ve emirlerin hükümlerine, hangi anlayış ilke ve yaklaşımlara dayandığının belirlenmesi, ortaya konması, değerlendirmesi ve uygulama sonuçları doğrultusunda iyileştirmeye açık alanlardan yararlanılarak hedeflerinin ortaya konması konusunda ana çerçeveyi çizmektedir. Bu doğrultuda; A- LİDERLİK Liderlik, grubun üyeleri arasındaki hem mevki hem davranışları kapsar. Bir lider grubuna rehberlik eder ve grubun davranışını kolaylaştırır. Onun takipçileri ise liderin tekliflerini ve fikirlerini çoğu zaman kabul eder ve grubun hedefine ulaşmasında onun yol göstermesini bekler. Liderler kurumun misyonunu ve vizyonunu nasıl oluşturmakta, bunların gerçekleştirilmesini nasıl kolaylaştırmaktadırlar. Uzun vadede başarı için gerekli kurumsal değerleri nasıl geliştirmekte ve bunları uygun faaliyet ve davranışları ile nasıl yaşama geçirmektedirler. Kurumun yönetim sisteminin oluşturulması ve yaşama geçirilmesi konusunda kişisel olarak nasıl rol almaktadırlar. Liderlik kriterleri kapsamında dört alt kriter göz önünde bulundurulmalıdır. Bu kriterler aşağıda açıklanmıştır. a.liderlerin kurumun vizyon geliştirmede, misyon ve değerlerini oluşturma ve kültürünü örnek alma etkinlikleri; Bu alanla ilgili olarak;
Liderlerin kurum vizyon ve misyonunu; nasıl oluşturdukları, vizyon ve misyon oluştururken gözönünde tutulması gereken ölçütlerin lider tarafından ne gibi etkinliklerle değerlendirdiği, güncelleştirilmesini nasıl sağladığı, liderin vizyon ve misyon oluşturmada personelin görüşünün alınmasını nasıl sağladığı ve bu konuyla ilgili olası diğer etkinlikler belirlenir. TKY doğrultusunda kurum kültürünün oluşturulmasında destek olacak etik kurallar ile değerleri oluşturma ve bunların yaşama geçirilmesi sürecinde örnek olurken; kurumda var olan kurum kültürü ve etik kurallar ve değerlerin nasıl belirlendiği, Kurum kültürünün mükemmellik kültürü doğrultusunda yeniden oluşturulmasının nasıl sağlandığı, Kurum kültürünün mükemmellik kültürü doğrultusunda oluşturulmasında liderin hangi davranışlarının örnek olma niteliği gösterdiği, Kurum kültürünün yaygınlaştırılması, faaliyetleri sürekli olarak yapılması ve takip edilmesiyle ilgili nasıl bir sistem oluşturulduğu ve bu konuyla ilgili olası diğer etkinliklerin neler olduğu belirlenir. İyileştirme çalışmalarında liderlik rolü konusunda; Lider tarafından kendi liderlik etkinliklerinin nasıl gözden geçirildiği, Liderlik etkinlikleri ve iyileştirilecek yanlarının nasıl tespit edildiği, Gelecekteki liderlik gereksinimlerine göre liderlik fonksiyonlarının yerine getirilmesi için ne gibi önlemlerin alındığı belirlenir. Yetkilendirme(yetki, malzeme, donanım ve bilgi sağlanması), yaratıcılık ve yenilikçilik konularında çalışanlara önderlik ederken ve özendirirken; Yetkilendirme alanlarının nasıl tespit edildiği, Yetkilendirme ve yenilikçilik konularında liderin öncülüğü ve teşvik etkinliklerini nasıl yürüttükleri, Yetkilendirme ve yenilikçilik konularında organizasyonel yapının değişiminin nasıl sağlandığı ve olası diğer etkinliklerin neler olduğu tespit edilir. Öğrenme faaliyetlerini özendirme, destekleme ve sonuçlarına göre gereken önlemleri alırken; Kurum çalışanlarının mesleki gelişmelerini sağlayacak her türlü eğitimsel faaliyetlere katılmaları ve özendirilmelerinin sağlanması için hangi önlemlerin alındığı ve olası diğer etkinliklerin neler olduğu belirlenir. İyileştirme çalışmalarında öncelikleri saptarken; Liderin kurumun performansını en üst noktaya çıkarmak amacıyla yapılacak iyileştirmelerin önceliklerini nasıl saptadığı tespit edilir. Kurum içinde birlikte çalışmayı özendirme ve harekete geçirirken; Kurumda çalışanların potansiyelinin tam olarak yaşama geçirilebilmeleri için ortak değerler ile bir güven ve yetkilendirme kültürünün oluşturulması, amacıyla ne tür etkinliklerinin yürütüldüğü; Yetkilendirme kültürü içinde çalışanların karar süreçlerine katılmalarının cesaretlendirilmesi amacıyla hangi etkinliklerin yürütüldüğü ve olası diğer etkinliklerin neler olduğu belirlenir. b.liderlerin kurumun yönetim sistemini oluşturması uygulama ve geliştirilmesi konusunda kişisel etkinlikleri; Kurum Liderinin Kişisel olarak; Kurum yönetim sistemini oluşturma ve düzenleme aşamasında; Mevzuatların uygulanmasıyla ilgili ne tür etkinliklerin içinde yer aldığı ve iş planlarının geliştirilmesiyle ilgili neler yapıldığı, Yönetim sistemini oluştururken hangi kaynaklardan yararlanıldığı, hangi kriterlerin kullanıldığı tespit edilir. Kurumda görev tanımları, sorumluluk ve yetki alanlarını belirlerken; Kurumda görev tanımlarının yapılması konusunda hangi etkinliklerde bulunduğu, Liderin görev tanımlarını yaparken kişisel yetenekleri ve diğer özellikleri göz önünde bulundurmak için ne gibi çalışmaları yaptığı belirlenir. Kurumun yönetim sistemi değerlendirilip güncelleştirilirken; Kurumun yönetim sisteminin değerlendirilme işleminde liderin kişisel olarak neler yaptığı, Kurum yönetim sistemini değerlendirme çalışmalarında, çalışanların fikirlerinden yararlanma amacıyla hangi etkinliklerde bulunduğu açıklanır. Yönetim sisteminin gözden geçirilmesi ve iyileştirilmesi konusunda; Yönetim sisteminin daha iyi işlemesi için izlenmesi gereken yol konusunda liderin neler yaptığı, Yönetim sisteminin gözden geçirilmesini, periyodik olarak yapılmasını nasıl sağladıkları, Yönetim sisteminin iyileştirilmesi ile ilgili ne gibi faaliyetlerde etkin rol aldıkları, Yönetim sisteminin daha verimli olabilmesine yönelik ne gibi çalışmalar yapıldığı belirlenir.
Yaklaşımlara ilişkin iyileştirmelerin planlanması ve uygulanmasında; Liderin yaratıcı ve yenilikçi düşünceye sahip personeli desteklemek için neler yaptığı, Liderin çalışanların öğrenme faaliyetlerindeki rolünün etkin olması için hangi etkinlikleri gerçekleştirdiği belirlenir. c.liderlerin müşterilerle, işbirliği yapılan kurumlarla ve toplumun temsilcileri ile ilişkileri; İhtiyaçlar ve işbirlikleri konusunda; liderin paydaşların ve kurumların ihtiyaç ve isteklerini hangi etkinliklerle belirlediği, bunlara nasıl cevap verdiği, yeni işbirlikleri kurma ve işbirlikleri içinde yer almasını nasıl sağladığı, işbirliklerinde yer alan birey ve kurumların işe katılımlarını sağlamak için özendirici hangi faaliyetlerde bulundukları belirlenir, iyileştirme çalışmaları ve paydaşları takdir etme konusunda; iyileştirme çalışmalarında paydaşları takdir etme politikaları uyguladıkları ve onların motivasyonunu hangi etkinliklerle sağladıkları, çevrenin iyileştirilmesi ve toplumun kuruma yaptığı katkıların arttırılması çalışmalarını desteklediği ve yer aldığı belirlenir. d. Liderlerin kurumun çalışanlarını motive etme, etmekte, destekleme ve tanınmalarıyla ilgili etkinlikleri; Kurumun vizyon, misyon ve değerlerinin, politika ve stratejisini, planlarını, amaçlarını ve hedeflerini çalışanlara kişisel olarak nasıl ilettiği, erişilebilir olma, çalışanları aktif bir biçimde nasıl dinleyip yanıtladığı, çalışanların liderlere nasıl ulaşabildikleri, çalışanlara kendi planlarını, amaç ve hedeflerini gerekleştirmeleri doğrultusunda nasıl yardım edip destek olduğu, çalışanları iyileştirme çalışmalarında yer almaları için nasıl özendirdiği ve bu konuda onlara nasıl yardımcı olduğu, kurum içinde her düzeyde birey ve grupların çabalarını zamanında ve uygun biçimde nasıl takdir ettiği belirlenir. B- KURUMSAL POLİTİKA VE STRATEJİ Kurum, vizyon ve misyonunu, net bir biçimde paydaşlara odaklanmış bir strateji ve bunu destekleyen uygun politikalar, planlar, amaçlar, hedefler ve süreçler yoluyla nasıl gerçekleştirmektedir? a.kurumun yönetim anlayışının çerçevesini belirleyen kurumsal Politika ve stratejinin oluşturulmasında paydaşların mevcut ortamdaki ve gelecekteki gereksinim ve beklentilerinin yansıtılması konusundaki etkinlikler; Kurumun mevcut durumdaki ve gelecekte içinde yer alacağı hizmet alanları ve hizmet alanlarını tanımlamaya yarayacak bilgilerin nasıl toplandığı ve bunların değerlendirildiği, paydaşların ve toplumun uygun gereksinim ve beklentilerinin nasıl anlaşıldığı ve tahmin edildiği, eşdeğer kurumların faaliyetleri de dâhil olmak üzere hizmet alanlarındaki gelişmelerin nasıl değerlendirilip tahmin edildiği belirlenir. b.politika ve stratejilerin oluşturulmasında performans ölçümü, araştırma öğrenme ve yaratıcılıkla ilgili sonuçlardan yararlanma etkinlikleri; Kurum içi performans göstergelerinin nasıl toplanıp değerlendirildiği, öğrenme faaliyetlerine ilişkin verilerin nasıl toplanıp değerlendirildiği, eşdeğer kurumların performanslarının nasıl analiz edildiği, toplumsal, yasal ve çevresel konuların nasıl izlenip değerlendirildiği, yeni teknolojilerin yaratacağı etkilerin nasıl değerlendirildiği, paydaşların fikirlerinin nasıl değerlendirildiği ve bu fikirlerden nasıl yararlanıldığını, ekonomik ve demografik göstergelerin nasıl izlenip değerlendirildiği ve bunların kurumun politika ve stratejilerinin oluşturulmasına nasıl yansıtıldığı belirlenir. c.politika ve stratejilerin nasıl oluşturulması, gözden geçirilmesi ve güncelleştirilmesi etkinlikleri; Paydaşların gereksinim ve beklentilerinden öğrenme ve yeniliklere ilişkin çalışmalardan elde edilen bilgiler temel alınarak politika ve stratejinin kurumun vizyon misyon ve değerleri ile nasıl uyum içinde oluşturulduğu; paydaşların gereksinim ve beklentilerinin nasıl dengelendiği; kısa ve uzun vadedeki baskı ve taleplerin nasıl dengelendiği; risklerle başa çıkabilmek için alternatif senaryo ve olasılık planlarının nasıl oluşturulduğu, mevcut ve gelecekteki rekabet üstünlüğünün nasıl belirlendiği, kurum politika ve stratejisi ile işbirliği yapılan diğer kurumların politika ve stratejisiyle uyumlarının nasıl değerlendirildiği, mükemmellik anlayışının temel kavramlarının politika ve stratejiye nasıl yansıtıldığı, politika ve stratejinin uygunluğunun
ve etkinliğinin nasıl değerlendirildiği, politika ve stratejinin nasıl gözden geçirilip güncelleştirildiği belirlenir. d.politika ve stratejilerin yayılmasının, kilit süreçler yoluyla gerçekleştirilme etkinlikleri; Kurumun politika ve stratejisinin yaşama geçirilmesi için gerekli kilit süreçlerinin nasıl belirlendiği ve oluşturulduğu, kilit süreç sahiplerinin açık bir biçimde nasıl belirlendiği, kilit süreçlerin ilgili paydaşlarda dikkate alınarak nasıl tanımlandığı, politika ve stratejinin yaşama geçirilmesini sağlayacak kilit süreçler çerçevesinin etkinliğinin nasıl gözden geçirildiği belirlenir. e.kurumun Politika ve stratejilerinin duyurulması ve uygulanma etkinlikleri; Politika ve stratejinin nasıl duyurulup yayılımının sağlandığı, politika ve stratejisinin, kurumun faaliyetlerin planlanması ve hedeflerin saptanması için bir temel olarak nasıl kullanılması, plan, amaç ve hedeflerin uyumunun nasıl sağlandığı, üzerinde anlaşmaya varılan önceliklerin nasıl saptanıp duyurulduğu, politika ve stratejiye ilişkin bilinç düzeyinin nasıl değerlendirildiği belirlenir. C. KURUM ÇALIŞANLARI Kurum, çalışanlarının bilgi birikimlerini ve tüm potansiyellerini bireysel düzeyde, ekip düzeyinde ve kurumun bütününde nasıl yönetmekte, geliştirmekte ve özgürce kullanılmalarını sağlamaktadır. Bu faaliyetleri politika ve stratejisini, süreçlerin etkin bir biçimde işlenmesini destekleyecek şekilde nasıl planlamaktadır. a.insan kaynaklarının planlanması, yönetilmesi ve iyileştirilmesi etkinlikleri; İnsan kaynakları planlarının politika ve strateji, kurumun yapısı ve kilit süreçleri çerçevesi ile uyum içinde olmasının nasıl sağlandığı, insan kaynaklarına ilişkin politika ve strateji ve planları iyileştirmek amacıyla çalışanların memnuniyeti anketlerinin yapılması, çalışanlardan geri bildirim almaya yönelik diğer araçlardan nasıl yararlanıldığı, çalışma tarzını iyileştirmek amacıyla yenilikçi organizasyon yaklaşımı ve yöntemlerinden nasıl yararlanıldığı belirlenir. b.çalışanların bilgi birikimleri ve yetkinliklerinin belirlenmesi, geliştirilmesi ve sürdürülmesi etkinlikleri; Çalışanların bilgi birikimleri ve yetkinliklerinin belirlenip kurumun gereksinimleri arasında nasıl uyum sağlandığı, çalışanların eğitimi ve geliştirilmesi için eğitimi geliştirme ve özendirme planlarının nasıl yapıldığı, çalışanların iş deneyimlerini nasıl geliştirildiği, ekip becerilerinin nasıl geliştirildiği, birey ve ekip düzeyindeki hedeflerin kurumun hedefleri ile uyum içinde olmasının nasıl sağlandığı, çalışanların performansının değerlendirilmesi ve daha iyi performans göstermeleri için nasıl yardımcı olunduğu belirtilir. c.çalışanların katılımı ve yetkilendirilmesini sağlanma etkinlikleri; İyileştirilme çalışmalarına birey ve ekip düzeyinde katılımın nasıl özendirildiği ve desteklendiği, kurum içi düzenlenen faaliyetlere çalışanların katılımının özendirilmesi ve desteklenmesinin nasıl sağlandığı, katılımda yenilikçi-yaratıcı girişimlerin nasıl desteklendiği, çalışanların kendi başlarına karar alabilmeleri doğrultusunda nasıl yetkilendirildiği, çalışanların ekip halinde çalışmaları nasıl özendirildikleri belirlenir. d.çalışanlar ile kurum arasındaki diyalogun sağlanma etkinlikleri; İletişim gereksinimlerinin nasıl saptandığı, iletişim gereksinimlerine dayalı iletişim politikalarının, stratejilerinin ve planlarının nasıl geliştirildiği, çalışanlar arasındaki diyalogu sağlayan, yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya ve yatay iletişim kanallarının nasıl oluşturulduğu ve bu kanalların çalışmalarının nasıl sağlandığı, en iyi uygulamalardan kazanılan deneyim ve bilgi birikiminin nasıl paylaşıldığı belirlenir. e.çalışanların tanınması, gözetilmesi ve takdir edilmesi etkinlikleri; Çalışanlar arasında iş dağılımının politika ve strateji ile uyum içinde olmasının nasıl sağlandığı, çalışanların katılımlarını ve yetke kullanmalarını sürdürebilmeleri için nasıl tanındıkları, çalışanların sağlık, güvenlik, çevre ve toplumsal sorumluluk konularında bilincin ve katılımın nasıl artırıldığı, yardımlaşma sandığı, kreş gibi ücret dışı ek olanaklar vb. sosyal hakların nasıl gözetildiği, sosyal ve kültürel faaliyetlerin
nasıl özendirildiği; çalışanlara esnek çalışma saatleri, servis araçları gibi kolaylıklar ve hizmetlerin nasıl sağlandığı belirlenir. D. KURUMSAL İŞBİRLİKLERİ VE KAYNAKLAR Kurum, politika ve stratejisini ve süreçlerin etkin bir biçimde işlemesini destekleyecek biçimde işbirliklerini ve kaynaklarını nasıl planlamakta ve yönetmektedir. a.kurum dışı işbirliklerinin yönetilmesi; Politika ve strateji ile uyumlu temel işbirliklerinin ve stratejik işbirliği olanaklarının nasıl belirlendiği;(belediye, muhtarlık, sağlık kuruluşları, meslek kuruluşları, basın, burs veren kişi ve kuruluşlar vb.), işbirliği yapılan kuruluşlarla ilişkilerde bilgi ve kaynak akışının nasıl sağlandığı, işbirliği yapılan kurum ve kuruluşlarla kültürel uyum ve bilgi birikimi paylaşımının nasıl sağlandığı, işbirliği yapılan kurulularla karşılıklı gelişmenin nasıl sağlandığı, işbirliklerinden yararlanılarak yenilikçi ve yaratıcı düşünme tarzının nasıl oluşturulup desteklendiği belirlenir. b.finansal kaynakların yönetilmesi; Finansal kaynakların politika ve stratejiyi destekleyecek şekilde nasıl kullanıldığı, finansal strateji ve süreçlerinin nasıl oluşturulduğu ve uygulandığı, maddi ve maddi olmayan aktiflere(bina, donatım vs.) yapılan yatırımların nasıl değerlendirildiği, etkin ve verimli bir finansal kaynak yapısı oluşturulmak amacıyla var olan finansal kaynaklardan nasıl yararlanıldığı belirlenir. c.binalar, donanım ve malzemelerin yönetilmesi; Aktiflerin(bina, donanım vs.) politikaları ve stratejileri destekleyecek şekilde nasıl kullanıldığı, aktiflerin performanslarını iyileştirmek amacıyla bakım ve kullanımının nasıl yönetildiği; aktiflerin güvenliğinin nasıl yönetildiği, kurumun aktiflerinin toplumda ve çalışanlar üzerinde yapabileceği her türlü olumsuz etkinin nasıl ölçüldüğü ve yönetildiği, malzeme stoklarının yeterli olmasının nasıl sağlandığı, atıkların azaltılması ve geri dönüşümlerinin nasıl sağlandığı; yenilenemeyen küresel kaynakların korunması için nasıl önlem alındığı belirlenir. d.teknolojinin yönetilmesi; Alternatif ve gelişmekte olan teknolojilerin nasıl belirlendiği ve değerlendirildiği, donanımda kullanılan teknoloji mevcut teknolojiden olabildiğince nasıl yararlanıldığı, teknolojiden iyileştirmeye destek olacak biçimde nasıl yararlanıldığı; eski teknolojilerin nasıl belirlendiği ve yenileri ile nasıl değiştirildiği belirlenir. e.bilgi ve bilgi birikiminin yönetilmesi etkinlikleri; Bilgi birikiminin politika ve stratejilere destek olacak biçimde nasıl toplandığı, yapılandırıldığı ve yönetildiği, Kurum içinden ve kurum dışından uygun bilgilere nasıl ulaşıldığı, Bilginin geçerliliğinin, bütünselliğinin ve güvenliğinin nasıl güvence altına alındığı ve bu konularda iyileştirmelerin nasıl yapıldığı, Proje, patent özelliği taşıyan ürünler, bilim, kültür ve sanat eserlerinin nasıl geliştirildiği ve korunduğu, belirlenir. E. SÜREÇLER Kurum, politika ve stratejisini destekleyecek, müşteri ve diğer paydaşlarını tam olarak tatmin edecek, onlar için katma değerin artmasını sağlayacak biçimde süreçlerini nasıl tasarlamakta, yönetmekte ve iyileştirmektedir. a.süreçlerin sistematik olarak tasarlanması ve yönetilmesi etkinlikleri; Politika ve stratejinin yaşama geçirilmesini sağlayacak kilit süreçler de dâhil olmak üzere kurumun süreçlerinin nasıl tasarlandığı, süreç yönetimi sisteminin nasıl kurulduğu(örneğin süreçlerin yönetimi ile ilgililerin tespiti, görevlerin paylaşımı vs.) belirtilir.
Süreçlerle ilgili standartların uygulanması konusunda; Kurumun temel süreçlerinin tanımlanmasının nasıl gerçekleştirildiği, süreçle ilgili faaliyetlerin içeriğinin nasıl belirlendiği, süreçlerle ilgili standartların nasıl oluşturulduğu belirlenir. Süreçlerin izlenmesi ve performans hedeflerinin belirlenmesi konusunda; süreçlerin nasıl izlendiği ve etkinliklerinin nasıl değerlendirildiği, süreçlerle ilgili performans hedeflerin belirlenmesinin nasıl yapıldığı ve ilgililere nasıl duyurulduğu, süreçlerin etkin bir biçimde yönetilebilmesi için kurumun kendi içinde ve işbirliği içinde olduğu kurumlarla iş birliğinin nasıl yapıldığı belirlenir. b.yenilikçe yaklaşımlarla süreçlerin iyileştirilmesinde; müşteri ve diğer paydaşlarını tam olarak tatmin etmek ve onlar için artı değer yaratmak etkinlikleri; Müşteri ve diğer paydaşlarını tam olarak tatmin edilmesi amacıyla iyileştirme olanaklarının nasıl belirlendiği ve önceliklendirildiği, performans sonuçlarının, algılama verilerinin ve öğrenme faaliyetlerinden elde edilen bilgilerin, iyileştirme ve daha iyi çalışma yöntemlerinin belirlenmesi amacıyla nasıl kullanıldığı, çalışanların, müşterilerin ve işbirliği yapılan kurumların yaratıcı ve yenilikçi yeteneklerinden iyileştirme çalışmalarından nasıl yararlanıldığı, yeni süreç tasarımlarının, kurumun çalışma felsefesinin oluşturulması ve günün koşullarına göre geliştirilmesinin nasıl yapıldığı, değişikliklerin uygulanmasında yeni ve uygun yöntemin nasıl oluşturulduğu, süreç değişiklerinden ilgilileri nasıl haberdar edildiği, çalışanların yeni ya da değiştirilmiş süreçleri uygulamaya geçmeden önce bu konuda eğitim almış olmalarının nasıl sağlandığı, süreç değişikliklerinin uygulanmasıyla ön görülen sonuçların elde edildiğinin nasıl doğrulandığı belirlenir. c.okulun ürün ve hizmetlerinin, hizmet alanların gereksinim ve beklentileri temel alınarak tasarlanma ve geliştirilme etkinlikleri; Müşterilerin ürün ve hizmetler konusunda hem mevcut hem de gelecekteki gereksinim ve beklentilerini, mevcut ürün ve hizmetler hakkındaki algılamalarını öğrenmek amacıyla ihtiyaç, beklenti ve memnuniyetlerinin nasıl araştırıldığı, ihtiyaç ve beklentilerinin tespiti yapıldıktan sonra iyileştirme çalışmaları için değerlendirmenin nasıl yapıldığı, ihtiyaç ve beklentileriyle ilgili yeni plan ve programın nasıl geliştirildiği, rekabet gücü olan hizmetler geliştirmek için yenilikçilik ve yaratıcılıktan nasıl yararlanıldığı ve iş birliği yapılan kurumlarla birlikte yeni hizmetlerin nasıl geliştirildiği belirlenir. d.ürün ve hizmetlerin sunulması ve gerçekleştirilmesi etkinlikleri; Kurumda sunulan hizmetlerin kurum stratejisine, programlara, tasarımlara ve gelişimine uygun olarak gerçekleştirilmesi için neler yapıldığı, hizmetlerin duyurulması için teknolojiden faydalanmak ve yaygın hale getirmek amacıyla nelerin yapıldığı, hizmetlerin en iyi şekilde sunulması ve geliştirilmesi için nelerin yapıldığı belirlenir. e.müşteri ilişkilerinin geliştirilmesi ve yönetilmesi etkinlikleri; Müşterilerin kurumla güncel iletişim gereksinimlerinin nasıl belirlendiği ve karşılandığı, şikayetler dahil olmak üzere iletişimden elde edilen geri bildirimin nasıl değerlendirildiği, müşterilerin gereksinim beklenti ve önceliklerini değerlendirmek ve gerekli çözümleri geliştirmek için neler yapıldığı, ürün ve hizmet sunma süreçlerinden memnuniyetinin izlenmesi için neler yapıldığı, kurumun Müşterilerle ilişkilerde yaratıcılık ve yenilikçiliğin çalışmalarının nasıl sürdürüldüğü, düzenli olarak yapılan anketlerin, müşteri ilişkileri sırasında toplanan verilerin, müşterilerin kurumla olan ilişkilerinden duydukları memnuniyet düzeyinin saptanması ve arttırılması amacıyla nasıl kullanıldığı belirlenir. II. SONUÇLAR BÖLÜMÜ Bu bölümde yer alan dört alanla kurumun yönetim anlayışının, yaptığı işlemlerin dayandığı yasa, yönetmelik, yönerge, genelge ve emirlerin hükümleri, kurumsal anlayış ilke ve yaklaşımların uygulanması sonucunda ortaya çıkan verilerin sayısal olarak belirlenmesi, ortaya konması, değerlendirmesini gerçekleştirmektir. Bu doğrultuda uygulama sonuçları ve ilgililerin algılamalarının sonuçlarıyla ortaya çıkan
iyileştirmeye açık alanlardan yararlanılarak kurumun hedeflerinin ortaya konması konusunda ana çerçeveyi çizmektedir. Bu doğrultuda; A. MÜŞTERİLERLE İLGİLİ SONUÇLAR Kurum dış müşterilerle ilgili olarak ne gibi sonuçlar elde etmektedir. Kurum kendi performanslarını izlemek, anlamak ve tahmin etmek ve iyileştirmek amacıyla ilişkide bulunduğu dış kurum ve kişilerin kurumla ilgili olarak ne düşündüğünün ölçümlerini yapmalıdır. Bu ölçümler, kurumun içinde bulunduğu toplumun kurum hakkında ne düşündüğünün belirlenmesini hedefleyen memnuniyet anketleri, hizmet verdiği kişi ve kurumların şikâyet ve övgüler vb. tespiti amacıyla belge inceleme ve görüşme gibi yöntemlerle elde edilen verilerle belirlenir. Verilerin toplanmasında kuruluşun amacına bağlı olarak bazı temel konuların ölçülmesi temel alınır. Elde edilen veriler iç göstergeler şekline getirilerek yapılacak olan iyileştirme çalışmalarında kullanılır. Ayrıca performans değerlendirmesinde de bu veriler kullanılır. Kurumun hizmet verdiği kişi ve kurumların kurum hakkında ne düşündüğünü belirleyen ölçümlerin yapılıp (anketler vb yöntemlerle) sonuçlarının bildirilmesi. a.müşterilerin algılama sonuçları; Kurumun müşterilerince; kuruma ulaşabilme, etkili iletişim, öğrenim ve eğitim kalitesinin güvenirliğinin, mezuniyet sonrası destek ve kuruma bağlılık konularında algılamaları belirlenir. b.performans göstergeleri Bu göstergeler kurumun kendi performansını izlemek, anlamak, tahmin etmek; dış müşterilerin algılamalarını tahmin etmek amacıyla kullandığı iç göstergelerdir. Müşterilere ilişkin iç performans göstergeleri kururumun amacına bağlı olarak değişebilir. Genel İmaj, alınan ödül ve unvanların sayısı, ödüllere aday gösterilmesi ( üretilen projeler, sosyal etkinlikler, vs.), basında yer alma, verilen hizmetler, bir üst öğrenim kurumuna ya da mezunların iş piyasasına sunulması, eşdeğer ortaöğretim kurumlarındaki okulların tercih edilme oranı, ilköğretim kurumlarındaki sürekli devamsız öğrenci sayısı, ortaöğretim kurumlarından disiplin olayları veya farklı nedenlerle ayrılan öğrenci sayısı, şikâyetler, kuruma yapılan şikâyetlerin türü (eğitimden, fiziki koşullardan, vs.), personel ve donanımı hazır bulundurma, kurumda kazandırılan bilgi, beceri ve tutumların geçerliliği ve kullanılabilirliği (Seviye tespit sınavı, beceri sınav, ÖSS), sınıf tekrarı, sınıfta kalma oranları, ortalama süresi, eğitim ve eğitim sonrası destek, şikâyetlerin ele alınması ve yanıt verme oranı, müşteri bağlılığı, ilişkilerin sürekliliği (veli toplantıları ve törenlere katılımı, mezunlar derneği ve vakfı, Okul aile birliğinin sosyal faaliyetlere katılımı), etkin öneriler, normal eğitim- öğretim hizmetleri dışındaki paydaşlardan gelen diğer hizmet talepleri, Okulun hizmetlerinden çevredeki kurum ve birimlerin hizmet talepleri (uzmanlık alanlarında, teknik donanım vs.), şikayet ve övgülerin sayısı B. ÇALIŞANLARLA İLGİLİ SONUÇLAR Çalışanların performanslarını izlemek, anlamak ve tahmin etmek ve iyileştirmek amacıyla ölçümler yapılmalıdır. Bu ölçümler, çalışanların kurum hakkında ne düşündüğünün belirlenmesini hedefleyen memnuniyet anketleri, görüşmeler, sistematik performans değerlendirmeleri gibi yöntemlerle elde edilen verilerdir. Verilerin toplanmasında kuruluşun amacına bağlı olarak bazı temel konuların ölçülmesi temel alınır. Elde edilen veriler iç göstergeler şekline getirilerek yapılacak olan iyileştirme çalışmalarında kullanılır. Ayrıca performans değerlendirmesinde de bu veriler kullanılır. a.çalışanların algılama sonuçları; Çalışanların performanslarını izlemek, anlamak ve tahmin etmek ve iyileştirmek amacıyla yapılan ölçümlerin sonuçlarının bildirilmesi: Çalışanların motive edilme ve iş doyumuna ulaşma konularındaki algıları belirlenir.
b.performans göstergeleri Bu göstergeler kurumun çalışanlarının performansını izlemek, anlamak, tahmin etmek ve iyileştirmek; algılamalarını tahmin etmek amacıyla kullandığı iç göstergelerdir. Çalışanlara ilişkin iç performans göstergeleri kurumun amacına bağlı olarak aşağıdaki konuları içerebilir: Başarılar; çalışanın görev tanımlarını karşılayabilecek yeterlik düzeylerinin belirlenip karşılaştırılması (Ölçme aracı olarak denetim raporu, öğrenci, veli ihtiyaçların vs.), çalışanların işiyle ilgili elde ettiği sonuçlar Hedeflere ulaşmak amacıyla eğitim ve geliştirme çabalarının başarı oranları tespit (Çalışanlara yapılan hizmetiçi eğitim, benzeri çalışmaların tespiti ve sonuçları başarıya etkisi )edilir. Motivasyon ve Katılım;-İyileştirme ekiplerine katılım oranı sosyal faaliyetlere katılım oranı, öneri sistemlerine katılım oranı, eğitim ve gelişme düzeyleri, ekip çalışmalarının ölçülebilir yararları, bireylerin ve ekiplerin tanınması, çalışanların memnuniyeti anketlerine yanıt verme oranları belirlenir. Tatmin; devamsızlık ve hastalık oranları, iş kazaları düzeyi, şikâyetlerin sayıları, çalışanların kuruma atanma talepleri, personel devir oranları (kurumdan ayrılma veya başka kuruma atanma isteği), ücret dışı haklardan yararlanma, kurumun sağladığı olanaklardan yararlanma (eğlence, kreş, spor faaliyetleri vs. durumları belirlenir. Kurum tarafından çalışanlara sağlanan hizmetler, çalışanların idari işlerinde doğruluk ve duyarlılık, iletişim etkinliği, isteklerin yanıtlanma hızı belirlenir. C. TOPLUMLA İLGİLİ SONUÇLAR Kurum kendi performanslarını izlemek, anlamak ve tahmin etmek ve iyileştirmek amacıyla ölçümler yapılmalıdır. a.toplumu oluşturan kurum ve kişilerin algılama sonuçları: Toplum acısından gerekli bilgilerin açıklanması, Fırsat eşitliği uygulamaları, yerel ve ulusal ekonomi üzerindeki etkileri, ilgili yetkililer ile ilişkiler ( MEB, mülki amirler, yerel yöneticiler vb.), etik davranışları, eğitim ve öğretim faaliyetlerine katılım (Okuma yazma kursu, bilgisayar kursu, aile eğitimi vb.) yeterliliği, sağlık ve refah konularına destek ( aşı kampanyası, aile planlaması, uyuşturucu konusunda seminer vb.) yeterliliği, spor, eğlence ve kültürel faaliyetlere destek yeterliliği, gönüllü çalışmalar ve hayır işleri ne (Ağaç dikimi vb.) katkı yeterliliği. Kurumun faaliyetleri süresince ortaya çıkan rahatsızlık ve zararların azaltılması ve önlenmesine yönelik çalışmaları, sağlığa ve kazalara(temizlik, yiyeceklerin hijyeni ve çöpün atılma sıklığı vb.) ilişkin riskler, gürültü ve koku (zil sesi, atölye gürültüsü, wc kokusu vs.), tehlikeler (güvenlik) fiziki ve çevre, kirlilik ve atıklar( kağıt, pil, şişe vs.), kaynakların korunması ve sürekliliğini destekleyen çalışmaların raporlanması, öğrenci taşıması(servisler), çevrenin ekolojik yapısına olumsuz etki (okulun kullandığı yakıt türü) konularındaki algılamaları belirlenir. b.performans göstergeleri Bu göstergeler kurumun kendi performansını izlemek, anlamak, tahmin etmek ve iyileştirmek; toplumun kuruluşa ilişkin algılamaların tahmin etmek amacıyla kullandığı iç göstergelerdir. Topluma ilişkin iç performans göstergeleri kurumun amacına bağlı olarak, değişebilir. Üretilen hizmet çeşitliliklerin ele alınması, basında yer alma, yetkili ve resmi kurumlarda ilişkiler, belgelendirme (yapılan işleri belgelendirme), onay ve izinler (toplantı, gezi, seminer onay ve izinler), planlamalar, kazanılan unvan ve ödüller (çevre ödülü vs.) belirlenir.
D. TEMEL PERFORMANS SONUÇLARI Kurum, planlanmış olan performansıyla ilgili olarak ne gibi sonuçlar elde etmektedir. Temel performans sonuçları kriteri kapsamında aşağıdaki iki alt kriter göz önünde bulundurulmalıdır. Kurumun amaç ve hedeflerine bağlı olarak temel performans çıktıları (9a) kapsamında verilmiş olan bazı ölçümleri temel performans göstergeleri (9a) kapsamında değerlendirilebilir ya da tersi bir durum söz olabilir. a.temel performans çıktıları Kurumun amaç ve hedefleriyle doğrudan bağlantılı bu ölçümler kurum tarafından planlanmış olan temel sonuçlardır. Finans sonuçları; genel bütçe, döner sermaye kar payı, kooperatif, kantin gelirleri, bağışlar(koruma derneğine), eğitime katkı payları, kurs gelirleri, spor alanı gelirleri, diğerleri(kermes, çay partisi vs.) Araç-Gereç Yardımları (Ayni); otopark alanı vb. gelirler ile giderlerin arasındaki denge durumu,önceliklerin belirlenmesindeki isabetlilik durumları sayısal olarak belirlenir. Finansal Olmayan Sonuçlar; mezunlar ( sayısı, üst öğrenime devam, işe girenler), öğrenci hareketleri(öğrenci akışı, sınıfta kalma oranları, nakiller), araştırma geliştirme çalışmaları, çeşitli yarışmalar ve alınan derece ve sonuçlar, bunlara katılım, eğitim- öğretim etkinliklerindeki başarı oranları, teftiş ve sicil raporları, alınan başarı belgeleri, ödüller, sertifikalar, unvanlar vb. başarı göstergeleri, yazışma ve duyuruların ilgililere zamanında ulaştırılma oranı kurumun temel performans çıktıları sonuçlarını verir. b.temel performans göstergeleri Bu göstergeler kurumun temel performansına ilişki olası çıktıları izlemek, değerlendirmek, tahmin etmek ve iyileştirmek amacıyla kullanılan operasyonel göstergelerdir. Temel performans göstergeleri kurumun amaç, hedef ve süreçleriyle ilişkilidir. Süreçler -Performans ( Yapılan iyileştirme sayıları, kurulan iyileştirme takımları, öneri ve bunları hayata geçirme sayıları vb.) -Yayılım ( Yapılan iyileştirme çalışmalarına katılan paydaşlar, sayıları vb. ) -Çevrim Süreleri ( Yıllık çalışma programlarının yıllık plana göre belirlenen sürede uygulanma oranı) Ör: Kurum yöneticisinin, öğretmenin yıllık planları sosyal faaliyetleri, psikolojik danışma ve rehberlik, planları vb.) -Programda yer alanları uygulanamama nedenleri ve aksamaların sayısı -Üretkenlik (Proje geliştirme, akademik kariyer, yarışmalar vs.) -Belirlenen sürede okulu bitirme oranları sayısal olarak belirlenir. Dış Kaynaklar (İşbirlikler Dâhil) Tedarikçi Performansı (Kuruma malzeme vb. girdi sağlayan kişi ve kurumların katkı ve işbirliği düzeyleri, işbirliklerin sayısı ve yarattığı katma değer ( Burs verenler, bağışlar, seminer, konferans, panel, sponsorluk vs bezeri çalışmaların sayısı), araştırma merkezleri ve üniversiteler ile yapılan ortak çalışmalar projeler vb, işbirliği yapılan kurumlar ile ortak yürütülen iyileştirmelerin sayısı ve yarattığı katma değer, iişbirliği yapılan kurumların katkılarının belirlenmesi. Finansal -Nakit Akışı ( Girdiler: Genel bütçeden alınan pay ve diğer gelirler. Çıktılar: Personel giderleri, bakım onarım ve diğer giderler) -Bilanço -Bakım giderleri( Bilgisayarların bakımı, baca temizliği, kalorifer bakımları vb.)konularının dengeleri. Binalar, Donanım ve Malzemeler -Demirbaşlar, mevcut bina ve ekleri, bölümleri vb. bunlardan yararlanma oranları ihtiyaç ve karşılanma durumları belirlenir.
Teknoloji -Yenilik Oranı -Yapılan yayınlar, araştırmalar, bilim, kültür ve sanat eserleri buluşlar vb nin fikir haklarının korunması ve özendirilmesi için yapılan çalışmalar) -Hazırlanan programlar, projeler yayınlar (kitap, dergi vb.) sayısı belirlenir. Bilgi ve bilgi birikimi (Öğrenci/öğretmen oranları, kütüphane, bilgi işlem ve bilgi teknolojisinden yararlanma), mevcut durumdan yararlanma ve yeni bilgi üretme amacıyla bilgilere ulaşabilme kolaylığı:(kütüphane, bilgi işlem (internet), laboratuar vb.) yararlanma oranları. -Uygunluk (bilgi kaynaklarının ihtiyaçlara uygunluk oranı, kişi (tüm paydaşlar) başına düşen yayın sayısı (kitap, dergi, makale, sempozyum, sergi vs.), yayınların kapsam, hacim ve etkiler yönünden farklılıkları, artışların yıllara göre dağılımı belirlenir. Belirlenen bu sonuçlar periyodik ölçümlerle eğilimleri, başka kurumlarla kıyaslanması, kurumun hedeflerini belirtecek şekilde tablo ya da grafiklerle gösterilir. III VERİLERLE İLGİLİ ÖZDEĞERLENDİRME FORMUNUN HAZIRLANMASI: Anket ve belge inceleme teknikleri kullanılarak anketler ve iş sonuç tabloları ile belge inceleme sorularına verilen cevaplardan yararlanılarak verilerin toplanması ve istatistiki teknikler uygulanarak değerlendirilmesi sonucunda özdeğerlendirme formları otuz iki adet girdi ve çıktılar doğrultusunda doldurulur. Mustafa MURAT İş Güvenliği/TKY Uzmanı