Bilgisayar Destekli Denetim Teknikleri (CAATs) ile Faaliyet Denetimi

Bilgisayar Destekli Denetim Teknikleri (CAATs) ile Faaliyet Denetimi 08 Kasım 2008 Oktay Aktolun

Gündem CAATs CAATs Alanları CAATs in kullanımının geleneksel denetimdeki avantajları nelerdir? Denetim & Test süreçlerinde ne zaman CAATs kullanılmalı? CAATs CAATs Sıkça Sorulan Sorular Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 1

CAATs in Gelişimi 1975 sonrasından bugüne yaşanan teknolojik gelişmeler doğrultusunda muhasebe yazılımları ciddi gelişmeler kaydetmiş ve şirketlerin kullandığı temel uygulamaların içerisinde muhasebe ile ilgili bütün defterler elektronik olarak tutulmaya başlanmıştır. Bilgisayarların hızı ve kapasitesindeki artış çok daha fazla sayıda dosyanın aynı anda işlenebilir hale gelmesini sağlamıştır. Bu gelişmeler doğrultusunda dosya inceleme yazılımları geliştirilmiş ve farklı amaçlarla kullanılmaya başlamıştır. Bu gelişmeler sonucunda CAATs uygulamaları denetimde kullanılan temel araç haline gelmiştir. Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 2

CAATs in Gelişimi Bilgisayar destekli denetim teknikleri denetçinin yaptığı yorucu çalışmaların çoğunu hızlı ve etkili bir şekilde yapmasına olanak vererek denetime ayrılan zaman ve paradan tasarruf edilmesini sağlar. Denetim dosyasının doğruluğunu kanıtlamada gerekli test sayısı azalır, (basit örnek: dosyaların hızlı bir biçimde toplamı alınır). Ayrıca oldukça karışık incelemelerin yapılması mümkün hale gelir. CAATs uygulamaları, denetim dosyalarının ve bunların oluşturulmasında yararlanılan sistemlerin doğruluğunu kanıtlamada çok etkindir. Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 3

CAATs in Gelişimi Önceden manuel olarak yapılan denetimler artık standart finansal muhasebe yazılımları nedeni ile, özel sistemlere göre, gerektiği şekilde değiştirilip yapılmaktadır. Genellikle bilginin talep ve analiz edilmesi geleneksel denetimdeki gibidir. Bilgisayar teknikleriyle onaylandıktan sonra, veri, denetimin diğer alanlarında kullanılmak üzere korunur. Hataların saptanmasından hesaplardaki işlemlerin ayrımına kadar farklı alanlar korunulan bu verilerle incelenir. Bilgisayarlar kişiye özel rapor oluşturur ve standart bir denetim yolu izlenmiş olur. Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 4

CAATs in kullanımının geleneksel denetimdeki avantajları nelerdir? Öncelikle, kaliteden ve doğruluktan ödün vermeden size zaman kazandırır. Standart bir program kullanarak verilerin analiz edilmesi ve belirli raporların hazırlanması sayesinde, gelecekte yapılması gereken değişiklikleri (adjustment) en az çabayla gerçekleştirmeye yardımcı olur. Son olarak, ön veriler denetim sürecinin başında analiz edilebilir ve daha verimli bir denetim planının hazırlanmasını sağlar. Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 5

CAATs Kullanım Alanları Finansal Denetim Faaliyet Denetimi İç Denetim Suistimal Denetimi Araştırma Risk Analizi Kontrol testleri Uygulama Denetimi Yazılım Testleri Hızlı raporlama Vb. Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 6

CAATs Kullanım Amaçları Veriler doğru şekilde işleniyor mu? Uygulamadaki veriler geliştirilen yazılımlar tarafından doğru şekilde kullanılıyor mu? Veriler doğru yönetiliyor mu? Uygulamadaki veriler işleme sırasında değiştiriliyor mu, log lar doğru tutuluyor mu? Uygulamalar yanlış kullanılıyor mu? Personel diğer kişilerin girişşifrelerini kullanıyor mu ya da yetkili olmayan personel sisteme girebiliyor mu? Program değiştirildi mi? Yetkisiz kullanıma karşı bazı önlemler alındı mı ya da sistemin, yetki alınmadan güncelleştirilmesi/değiştirilmesi söz konusu mu? Veri girişi uygun şekilde gerçekleştirildi mi? Geçersiz hesap kodları gibi doğru olmayan bilgilerin sisteme girişine engel olmak üzere kontroller yapıldı mı? Sisteme Yerleştirilen Denetim/Raporlama Modülü. Sistemi incelemek veya hızlı raporlama amacıyla sistem içine dahil edilen bir kod bölümüdür. Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 7

CAATs Teknikleri Bilgisayar Destekli Denetim Teknikleri Dizi kontrolü Dizi içindeki anormalitenin belirlenmesi. Örneğin eksik çek, fatura,sıra vb. numaraları. Analiz Yöntemi Dosyadaki kayıtların düzene sokulması, verilerin toplanması, veri dizisi içindeki boşlukların araştırılması ya da mükerrer faturaların aranması, İstisnaî raporlar Farklı dosyalardaki verilerin karşılıklı kontrol yöntemi ile detay analizlere tabi tutulması, uygun olmayan işlemlerin aranması Kayıt mükerrerliği Belirli tiplerdeki işlemlerin ayrıştırılması ve tekrar eden kayıtların sorgulanması. Dosya karşılaştırması Farklılıkları bulmak amacıyla iki veya daha fazla benzer dosyanın karşılaştırılması. CAATs uygulaması için incelemelerin/kontrollerin yapılması amacıyla belli bir amaca yönelik yazılım satın alınabilir ya da programlar yazılabilir. Sürekli denetim sağlanabilir. Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 8

CAATs Fonksiyonları Toplam alma Katmanlara ayırma Örnekleme Para Birimine Dayalı Örnekleme Aracı (Cell MUS) Katman örneklemesi Tesadüfî örnekleme Sistematik örnekleme Nitelik (Attribute) Farklı denetim türleri için farklı örnekleme yöntemlerine başvurulur. Mükerrer ödeme kontrolları Dönemlere ayırma (Aging) Boşluk belirleme Yeniden hesaplama Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 9

CAATs uygulamak için neleri bilmeliyiz? Kullanılan işletim sistemi Farklı işletim sistemleri farklı çıktı dosya çeşitleri oluşturabilir. İşletim sistemlerine ilişkin noksansız bilgiler, denetçinin kendi inceleme yazılımına en uygun dosya türünü belirlemesini sağlayacaktır. Uygulama tarafından veritabanı mimarisi / Dosyalar arası ilişkiler Veritabanı mimarisinin ayrıntılı olarak bilinmesi inceleme için yararlanılacak en uygun veriler konusunda bilgiye dayalı olarak karar verilmesini sağlayacaktır. Uygulanacak kontrol ve hedefler Uygulanacak kontrole göre seçilecek kayıtların belirlenmesi ve elde edilmesi gerekir. Denetlenecek kontrolün yapısı ve aranacak konfigürasyon analizin detaylarının belirlenmesi için çok önemlidir. Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 10

Denetim & Test süreçlerinde ne zaman CAATs kullanılmalı? CAATs raporların test edilmesini direkt olarak destekleyebilir: İşletmenin esas verilerini ve dosya-sorgu yazılımını kulllanarak bilgiyi çoğaltabilir. CAATs teknikleri yazılım tarafından üretilen veri aracılığı ile gerçekleştirilecek denetimlerde ve testlerde özellikle aşağıdaki alanlarda kullanılır: İlk sene denetimi Önceki seneye kıyasla kontrol ortamında ki önemli değişiklikler (yeni sistem, M&A activitesi) Standart olmayan raporlama Raporun özel belirlenmiş bir riske, önceki dönemden bir suistimale veya başka bir faktöre bağlanmış olması Uygulama kontrol testinde belirleniş veya geçmişte görülmüş bir kontrol zayıflığı CAATs in direkt test tekniklerinin sağladığı verimlilik: Verilerin kullanılması ile kişiden bağımsız %100 doğrulukla test yapmak, Yazılımın ürettiği verinin bütünlüğünü ve doğruluğunu hızlı bir şekilde onaylamak CAATs in direkt test tekniklerinin sağladığı etkinlik: Tüm populasyon için bütünlük ve doğruluk onayına karşı örnekleme yöntemi. Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 11

Denetim & Test süreçlerinde ne zaman CAATs kullanılmalı? CAATs sayesinde testlerinizi 100% örnekler üzerinde yapabilirsiniz.. Detaylı test prosedürlerini uygulayabilirsiniz, örn., brüt işletme karını yer ve iş dalı bazında karşılaştırırken, " - CAATS sayesinde çok değişkenli analiz yapabilirsiniz. İşlemlerin eksiksiz ve zamanında kaydedildiğini görebilirsiniz - CAATs in tarih ve metin fonksiyonlarını kullanarak süreçlerdeki gecikmeyi veya eksik bilgileri bulabilirsiniz. Sisteme tutarsız ve uygunsuz girişlerin olduğunu test edebilirsiniz. Kaybolan dokümanları arayabilmek için CAATS in arama fonksiyonuyla milyonlarca kayıt arasından sayısal veya alfanumerik düzenleri arayıp eksik veya kopya edilmiş parçaları bulabilirsiniz. Çeyrekte veya yıl sonunda görülen tutarsız gelir artışlarını, veya yetki sınırının hemen altında yüksek meblağlardaki işlemleri farketmek için. CAATS in katmanlama fonksiyonunu kullanabilir; tarihleri ve miktarları analiz edebilirsiniz. Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 12

CAATs Süreci CAATs uygulanacak denetim alanlarının belirlenmesi Denetlenecek kurumun IT altyapısının, uygulamalarının ve sistemlerinin belirlenmesi ve erişim yöntemlerinin kararlaştırılması Uygulanacak kontrollerin belirlenmesi(istatistiksel örnekleme, konsolidasyon, tekrar hesaplama, konfirmasyon, vb.) Çıktının tarif edilmesi İhtiyaç duyulacak kaynakların belirlenmesi (Personel, kullanılacak araçlar, ihtiyaç duyulacak sistemler) Erişim hakkının alınması ve verilerin kayıt desenleri ile birlikte elde edilmesi Belirlenen kontrollerin CAATs üzerinde uygulanması ve dokümante edilmesi (raporlama) Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 13

CAATs ACL bir soruşturma aracı olup, verileri analiz etmek ve denetim raporları oluşturmak amacıyla tasarlanmıştır. ACL soruşturma işlemini normal süresinin daha altında tamamlamak amacıyla üretilmiştir. ACL, CMA örnekleme ve tekrar hesaplama gibi basit görevleri yerine getirirken aynı zamanda veri soruşturma, veri sınıflandırma, gelişme analizi gibi daha karmaşık görevleri de yerine getirebilir. Kullanma kolaylığı Built-in denetim ve veri analizi işlevselliği Etkileşimli soruşturma Limitsiz dosya hacmi Çeşitli veri tiplerini okuyabilme özelliği Yüksek kalite raporlama özellikleri Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 15

CAATs Exploratory Data Analysis ("EDA") teknikleri finansal denetimde kullanılır. EDA, mali denetimlerde aşağıdaki alanlarda inceleme veya diğer veri analizlerini yaparken, bilgi ve destek sağlamak için yaratılmıştır: Mahsup Fişleri Testleri Detay Testler Elektronik veri ne zaman kullanılır? Kontrolleri denetlemek için, Kontrol verimliliğini direkt denetlemek için, Diğer kaynak dokümanlarından örnek seçmeyi kolaylaştırmak için, Fonksiyonu veya işlemi tekrar gerçekleştirmek için, Computer Generated Information (CGI) kontrolü Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 16

CAATs IDEA finansal denetim hedeflerini karşılayabildiği gibi banka hesabı mutabakatları, basit veri araştırması, suistimal soruşturmaları, operasyonel/iç denetimleri, dosya transferleri, yönetim raporlarını hazırlama ve diğer analizleri yapmaya yardımcı bir araçtır. IDEA hemen hemen her kaynaktan anabilgisayardan PC ye veya klasörlere basılmış raporlara kadar verileri okuyabilir, gösterebilir, analiz edebilir, yönetebilir, örnekleyebilir veya seçip çıkarabilir. Mali Tablo (dış) denetimini karşılamak İç Denetim Suistimal soruşturması Yönetim raporları ve analizi Güvenlik önlemlerinin gözden geçirilmesi Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 17

CAATs Sıkça Sorulan Sorular CAATs in kullanımı denetim sürecinin diğer bölümlerini etkiler mi? Genellikle, hayır. CAATs ın kullanılışı önceden manuel olarak yapılan süreçlerin bilgisayar teknikleriyle yapılmasıdır. Denetimin tümünde CAATs mi kullanacağım? Şart değil. Denetimci denetimin hangi kısımlarında CAATs kullanılacağına karar verir/önerir. Bilgisayar Destekli Rastgele Örnekleme nedir? Denetim sürecinde yer alan işlemler belirli zaman dilimlerinden büyük parçalar halinde seçilmek yerine örneklendirilir. Karışık veriler analiz edilip katmanlaştırıldıktan sonra stratum denilen işlem setlerine dönüştürülür. Verilerin katmanlaştırılmasının nedeni her işlemi öncelik sırasına göre tüm popülasyona bağlamaktır. Kabul Edilir Muhasebe İlkelerine uygun, standart bilimsel örnekleme teknikleriyle mevcut veriden örnek popülasyon elde edilir. İşlemler her segment den rasgele seçilir. Sonuç olarak denetim popülasyonunda bulunan tüm işlemleri temsil eden bir örnek kümesi elimize geçer. Copyright 2008 Deloitte Development LLC. All rights reserved. ERS 18