DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ Doküman Yönetim Sistemi; Kurum içi ya da kurum dışı evrakı kaydetme, belge olmadan değiştirme, arama, bulma, görüntüleme, tarama, kopyalama, yazdırma, versiyonlama, iş akışı başlatma, birleştirme, dönüştürme, koruma, sıkıştırma, not alma, dağıtım, erişim ve arşiv yönetiminin geliştirilmiş uygulamalarıdır. Üniversitemiz Personelinin işinde hızlı ve verimli çalışmasını sağlamaktadır. Kâğıt üzerinde klasik usuller ile bilgiye erişim hem pahalı hem de aranan bilgiye ve belgeye zamanında ulaşamamak maddi ve manevi kayıplara da sebebiyet vermektedir. Gelen ve giden evrakı, gelen faksları, yazı ve dilekçeleri, formları elektronik ortamda tutarak, bilgi ve belgelere erişimini hızlandırarak verimliliği arttırıp ve karar verme süreçlerini hızlandırmıştır. Türkiye de Doküman Yönetim sistemini (DYS) tam anlamıyla kullanan ilk üniversitedir. Üniversitemiz ve EES (Entegre Enformasyon Sistemleri Limited Şirketi) ile 30.11.2007 tarihinde imzalanan 17 aylık sözleşme ile Doküman Yönetim Sistemi hizmet alımı yapılmıştır. Sözleşme neticesinde tüm birimlerimiz oluşturulup, personel klasörleri (1319 kullanıcı klasörü ) açılmış ve personele firma ve birimimiz tarafından eğitim verilmiş olup, 22.10.2008 tarihinde tüm akademik ve idari personel tarafından aktif olarak kullanılmaya başlanmıştır. (Ek-1)
5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu na istinaden çıkan mevzuatlar ve 2004/21 sayılı Genelge gereğince kurulan Kamu Sertifikasyon Merkezinden 18.11.2009 tarihin de Nitelikli Elektronik Sertifika Temini sözleşmesi imzalanmış, 19 kullanıcıya 15.02.2010 tarihinde Nitelikli Elektronik Sertifika (e-imza) temin edilmiştir(ek-2) Doküman Yönetim Sistemin de Arşiv Yönetimi, Doküman Yönetimi, Form ve Profil Yönetimi, Güvenlik, İş Akış Modülü, Kullanıcı Yönetimi, Log İzleme, Yardım ve Yönetici Modülünden oluşan 9 Modül bulunmaktadır. DYS GETİRİLERİ 1. DYS ile Genel Evrak birimine fiziki olarak gelen evrakın kaydedilerek havale ile ilgili birimlere işlem yapılmak üzere gönderilmesi sağlanmıştır. 2. Oluşturulan gelen veya giden evrakın zamanında doğru kişi / kişilere veya birimlere havale ile en kısa yoldan ulaşımı sağlanmıştır. 3. Kurum içi ve kurum dışı yazışmaların ilgi ve ekleri de sisteme eklenerek paraflanmak üzere iş akışına (Şef/Müdür/Dair Başkanı/Genel Sekreter/Rektör) sunularak hızlı ve güvenli evrak üretilmesi sağlanmıştır. 4. İş akışına sunulan yazılarda düzeltilmesi veya değişiklik yapılması için gerekçesi ile birlikte reddedilen evrak ilk yazıyı yazan kişiye gelerek yazı düzeltilip yeniden iş akışına sunulması ile hem kırtasiye giderlerinden hem de zamandan tasarruf sağlanmıştır. 5. Birimlerde 7 gün 24 saat evrak akışı sağlanmıştır. 6. Belgelerin havale ile dolaşımı esnasında durumları takip edilebilmiştir.
7. Kullanıcı yetkileri kapsamında çeşitli arama kriterleri ile sistemde kayıtlı belgelere ulaşılabilmiştir. 8. Tüm kullanıcılara gönderilen belgeye aynı anda erişim imkânı sağlanmıştır. 9. Belgeler birden fazla birime veya tüm birimlere aynı anda havale ile gönderilmesi sağlanmıştır. 10. Personel izinli veya başka nedenlerle görevi başında bulunmadığı durumlarda klasörü görme ve işlem yapma yetkisini başka bir kullanıcıya vererek vekâlet verme işlemi sağlanmıştır. 11. Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir. 12. Kullanıcılar birimlerin gönderdikleri örgüt şemaları ile belirlenen yetkiler kapsamında belgeye erişim ve erişilemezlik konusunda güvenlik sağlanmıştır. 13. Sistemde YÖK Başkanlığının 06.08.2008 tarih ve 146/20838 yazısı gereğince yeni yazışma kodları kullanılmıştır. DYS ile 2005/7 sayılı Başbakanlığın Standart Dosya Planı Hazırlamada Uyulacak Esaslar adlı genelgesi gereğince Standart Dosya Kodları da kullanılmaya başlanmıştır. Standart Dosya Planı kullanılmaya başlanmakla belge başlıklarının belirlenmesi ve kodlamalarda standartlaşmak ile ilgili belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde düzenlenmesi, depolanması ve saklanması için elektronik ortamların gelişmesinin yanında fiziki evraklar için Üniversitemiz Genel Arşivinin oluşmasına imkân sağlamıştır. (Ek -3)
Doküman Yönetim Sistemi için yapılan hizmet alımı ihale tarihi ve bedelleri aşağıda belirtilmiştir. 1. 01.03.2010 12.500,00 TL 2. 01.01.2011 16.260,00 TL 3. 01.01.2012 17.886,00 TL 4. 01.12.2013 19.680,00 TL (Ek-4)
ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ SİSTEMİ Fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır. Yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlar. 11.08.2014 tarihinde Doküman Yönetim Sisteminden ISO9001 Kalite Yönetimi, Dönüşüm İcra Kurulu kararı ile Devlet Arşivleri Müdürlüğü'ne verilerek TSE 13298 standardının oluşumu sağlanan "Elektronik Belge Yönetim Standardı" esas alınarak geliştirilmiş ve Başbakanlık tarafından 2008/16 sayılı genelge, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve Elektronik İmza ile ilgili süreçlere ve teknik kriterlere ilişkin tebliği gereğince Elektronik Belge Yönetimi Sistemine geçilmiştir. (Ek-5)
Elektronik Belge Yönetimi Sisteminin Doküman Yönetim Sistemi getirilerinin yanında ek olarak Sistemde birden fazla makamı olan kullanıcıların sistemden çıkış yapmadan diğer makamlarını da kullanabilmeleri sağlanmıştır. Toplu şekilde e-imza atılabilir hale gelerek, e-imza süresi kısalmıştır. DYS sadece İnternet Explorer da çalışmakta iken EBYS bütün modern internet tarayıcıları (chrome, Explorer, opera vb.) üzerinde sorunsuz çalışmaya başlamıştır. Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (DTVT) İdari Birim Kimlik Kodu kullanılmaya başlanmıştır. Bu kod Devlet Teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez (unique) nitelikteki kodlarının kullanılmaya başlanması.
EBYS DE BUGÜN Üniversitemiz de Akademik ve İdari personellerin makamına göre 2037 kullanıcı klasörü bulunmaktadır. 2015 yılında; 88.191 evrak sistemde işlem gördü 24.265 evrak e-imza ile imzalandı 01.01.2016-09.12.2016 tarihleri arasında; 92381 evrak sistemde işlem gördü 31058 evrak e-imza ile imzalandı Üniversitemizin ismi 07.09.2016 tarihli ve 29824 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 6745 sayılı Kanunun 20 ve 21 inci maddeleri gereğince Niğde Üniversitesi ismi Ömer Halisdemir Üniversitesi olarak değişmesiyle birlikte EBYS giriş sayfası değiştirilmiştir.(ek-6) Elektronik Belge Yönetimi Sistemi için EES (Entegre Enformasyon Sistemleri Limited Şirketi) firması ile aşağıda belirtilen tarihinde belirtilen ve tutarlarda hizmet alımı yapılmıştır. 1. 01.01.2014 21.000,00 TL (EES) 2. 01.01.2015 22.760,00 TL (EES) 3. 01.01.2016 22.760,00 TL (EES) 4. 01.01.2017 25.000,00 TL (BİVENT Yazılım A.Ş) (Ek-7)
EBYS NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA Üniversitemiz Nitelikli Elektronik Sertifikayı 23.01.2004 tarih ve 25355 sayılı Resmi Gazete de yayınlanan 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu na istinaden çıkan mevzuatlar ve 2004/21 sayılı genelge gereğince kurulan Kamu Sertifikasyon Merkezinden Nitelikli Elektronik Sertifika Temini için TÜBİTAK ile 18.11.2009 tarihinde sözleşme imzalamış, Nitelikli Elektronik Sertifika temin edilecek kişilerin başvuru formu ve taahhütname 15.02.2010 tarihinde doldurup sertifika alınmıştır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu gereğince Üst Yöneticilerden 19 kullanıcı e-mza kullanılmaya başlanmıştır. Fakat o yıllarda tam olarak kullanan kurum olmadığı ve kabul edilebilirliğinde sorunlar yaşandığından e-imza kullanımı durdurulmuştur. Diğer kurumların kullanmaya başlaması ile 23.04.2013 tarihinde tüm yöneticilerimiz e-imza kullanılmaya başlanmıştır. Üniversitemizde şu anda 84 tane Nitelikli Elektronik Sertifikası olan personel bulunmaktadır. (Ek.8) EBYS ZAMAN DAMGASI VE KÜTÜPHANESİ Üniversitemizin DYS geçildiği ilk yıllarda zaman damgasını alınmamıştır. İlk olarak 13.06.2012 tarihinde Kamu Sertifika Merkezinden 100.000 adet zaman damgası alınmış, 27.04.2016 tarihinde ise yeniden 1.000.000 adet zaman damgası kontörü alınmıştır.(ek.9) Sistemde bulunan Yazılım Kütüphanesi ilk yıllarda firma tarafından, 13.07.2012 tarihinde ise Üniversitemizce EGA (Elektronik Güvenlik Altyapısı A.Ş.) firmasından hizmet alımı yapılmıştır. 2014 yılında EBYS geçilmesiyle yazılım kütüphanesi TÜBİTAK tan ücretsiz alınarak temin edilmiştir. EBYS VERİ YEDEKLEME POLİTİKASI Kullanıcılar veya sistem tarafından oluşturulan bilgilerin, verilerin ve sistem yedeklenmesi için Üniversitemiz Merkez Yerleşkesinde farklı iki noktaya birer adet uygulama yedeklemesi için depolama birimi kurulmuştur. Yedekleme sıklığı veri tabanı yedeklemesi için en az günlük, uygulama yedeklemesi içinse en az aylık ve herhangi bir değişiklik yapıldıktan hemen sonra olacak şekilde planlanır. Veri Yedekleme Politikası uygulanmaktadır.(ek.10)
ARŞİV Sistemde dolaşımdan kalkan evrakların saklandığı ortamdır. Sistemde görevi ne kadar eski olursa olsun saklanmış bulunan evraklara da erişilmesini sağlamaktır. Kullanıcılar arama yaparken gelmiş geçmiş tüm evrakları ararlar. Bulunan evraklar nerede olursa olsun kullanıcıya görüntülenir. Eğer evrakların fiziksel haline ulaşılmak isteniyorsa genel arşivimizdeki dosyalardan fiziki olarak ulaşılabilir. Arşiv, fiziksel olarak standart dosya plan kodlarına göre nasıl belirli bir düzende saklanıyorsa elektronik ortamda da aynı düzende saklanmaktadır. EBYS KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP) ENTEGRASYONU Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğünün 25.08.2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazetede yayınlanmıştır. Kayıtlı Elektronik posta (KEP), farklı kişi ve kurumlar arasında elektronik ortamda hukuken geçerli ve güvenilir bir şekilde bilgi ve belge gönderimi, teslimi ve saklanması hususlarını kapsayan, yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik postadır. Üniversitemiz KEP e 28.08.2015 tarihinde geçmiştir. Bu sayede kep adresi olan kamu kurum ve kuruluşları arasında evrak alış-verişinin gerçekleşmesi sağlanmıştır. Fakat PTT nin EBYS KEP entegrasyonunda ki çalışmaları sonlanmadığından dolayı entegrasyon sağlanamamıştır.(ek.11)
Doküman Yönetim Sisteminden, Elektronik Belge Yönetimi Sistemine geçilmesindeki Mevzuatlar 1. Başbakanlık Genelgesinde belirtilmiş olan TS 13298 sayılı Elektronik Belge Yönetimi Standardı 2. 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı hakkındaki Başbakanlık Genelgesi 3. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu 4. 2008/16 Elektronik Belge Standardı 5. 2012/29 Sayılı İdari Birim Kimlik Kodlarının Kullanılması ile ilgili Genelge 6. 02 Şubat 2015 tarih ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Resmi Yazışmalarda uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe EBYS NİN GETİRİLERİ 1. Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderilebilir. 2. Belgelerin değiştirilmesine izin vermez. 3. Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır. 4. Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar. 5. Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır. 6. Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar. 7. Güvenli ve makamdan bağımsız erişim imkanı sağlar. 8. Belgelerin imha edilmesine kesinlikle izin vermez. Belgeler ancak saklama planları çerçevesinde ve kontrollü olarak imha edilebilir. 9. Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir. 10. Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür. 11. Personelin performansı değerlendirilir.