DÜNYA BANKASI OPERASYONLARINDA KULLANDIRIMLAR Destekleyici Doküman Türleri
Amaçlar Destekleyici doküman gerekliliklerinin anlaşılması Farklı tür destekleyici dokümanların ve bunların uygun kullanımının anlaşılması Harcama Bildirimi limitleri Önceden İnceleme eşik değerleri Form 2382 E
Destekleyici dokümanlar aşağıdaki türlere ayrılabilir : Özet Raporlar Kayıtlar Tanımlanmış Hesap mutabakatı ve banka bildirimleri
Özet Raporlar şunları içerir: Denetlenmemiş Ara Finansal Raporlar (IFR) Harcama Bildirimleri (SOE): Destekleyici dokümanlar ile Destekleyici dokümanlar olmadan 4
Denetlenmemiş Ara Finansal Raporlar (IFR) Aşağıdaki yollarla kredi hesabından çekişleri desteklemek için kullanılır : Harcamaların ödenmesi Avans kullanımlarının bildirilmesi
Denetlenmemiş Ara Finansal Raporlar (IFR) (devamı) Borçlunun IFR ları periyodik bir şekilde sunması yasal gereklilik Normal olarak tüm projeyi kapsar (sadece Banka tarafından finanse edilen kısmı değil) Tüm proje faaliyetleri, finansmanları ve harcamaları yansıtılır (karşı taraf fonları,diğer kalkınma ortaklarından sağlanan fonlar, aynı katkılar işgücü, konaklama- dahil) 6
Destekleyici Dokümanlar olarak IFR ları Kullanmanın Faydaları Harcama geri ödeme yöntemi: Yasal anlaşma gereği Banka ya finansal raporlama için IFR nüshası kullanılır; çekiş başvuru formu ile birlikte doğrudan LOADM bölümüne sunulur. Avans yöntemi: Proje uygulaması için gerektiğinde borçlu avans talebinde bulunur ve çekiş başvuru formu ile birlikte IFR ın bir nüshasını doğrudan LOADM bölümüne sunarak avansların kullanımını raporlar. 7
Destekleyici Dokümanlar olarak IFR ları Kullanmanın Faydaları (devamı) Normal olarak, kayıtlar, banka bildirimleri, harcama bildirimleri veya mutabakat bildirimleri gibi hiçbir ilave doküman istenmez. Ancak, borçlu tüm orijinal kayıtları tutmakla yükümlüdür. Sadece bir finansal rapor ve raporlama döngüsü vardır. Destekleyici doküman olarak IFR ları sunmanın periyotları genellikle raporlama periyotları ile aynıdır borçlunun harcama geri ödeme yöntemini yoksa avans yöntemini mi kullandığı ve raporlama döngüsünün uzunluğu dikkate alınmaksızın. 8
Harcama Bildirimleri (SOE) Aşağıdaki yollarla kredi hesabından çekişleri desteklemek için kullanılır : Harcama geri ödemesi Avans kullanımlarının raporlanması Aynı tedarikçiye birden fazla faturanın doğrudan ödenmesi 9
SOE (devamı) Destekleyici doküman ile : Kullandırım mektubunda belirtilen SOE sınırının üzerinde sözleşme karşılığı yapılan harcamaların dokümante edilmesi için kullanılır Destekleyici doküman olmadan : Kullandırım mektubunda belirtilen SOE sınırının altında sözleşme karşılığı yapılan harcamaların dokümante edilmesi için kullanılır Not: SOE sınırları önceden inceleme eşik değerleri ile karıştırılmamalıdır
SOE (devamı) Belirli bir dönemde yapılan (ve ödenen) uygun harcamaları özetler Kullandırım kategorilerinin her biri altında yapılan harcamaları dokümante etmek için ayrı SOE hazırlanmalıdır : Yasal anlaşmada tek bir kümülatif kullandırım kategorisi hüküm altına alınmış ise, her harcama türü ayrı bir SOE üzerinde gösterilmelidir (yapım işleri, mal tedarikleri, vs.)
SOE (devamı) Destekleyici doküman olarak kullanıldığında, borçlu yine de Banka ya IFR sunmakla yükümlüdür Borçlu, denetçiler ve Banka personeli tarafından kontrol edilmek üzere ilgili orijinal kayıtların daha sonra etkili bir şekilde elde edilebilmesi için bir kayıt tutma sistemine sahip olmalıdır 12
Kayıtlar Aşağıdaki yollarla kredi hesabından çekişleri desteklemek için kullanılır: Doğrudan ödeme (tüm) Özel Taahhüt Verilmesi (tüm) Harcamaların geri ödenmesi ve avans kullanımlarının raporlanması (SOE sınırının üzerinde sözleşme karşılığı yapılan harcamalar belgelendirilirken) 13
Kayıtlar (devamı) Kayıtlar, bir projeye yönelik uygun harcamaların ödendiğini kanıtlayan kaynak belgelerdir; talimatlar, kasa fişleri, makbuzlar, faturalar gibi. Not: Banka başka durumlarda da kayıtlar isteyebilir. Örneğin: Geri ödemesiz dönem sırasında kredi hesabından çekişlerin uygun harcamalar için yapıldığının kanıtı olarak (anlaşma hükümlerine uygun olarak ve kapanış tarihine kadar olan süre boyunca) 14
Tanımlanmış Hesap mutabakatı ve banka bildirimleri Aşağıdaki yollarla kredi hesabından çekişleri desteklemek için kullanılır: Avans kullanımlarının raporlanması Tanımlanmış Hesap mutabakatı ve banka bildirimleri aşağıdakileri kanıtlayan kaynak dokümanlardır: (a) raporlama döneminde Tanımlanmış Hesaptaki hareketler, ve (b) raporlanan dönem sonu itibariyle Tanımlanmış Hesabın kapanış bakiyesi. Not: Banka bildirimleri, harcama geri ödemeleri yoluyla kredi hesabından yapılan çekişler için de istenebilir.
Harcama Bildirimi (SOE) sınırları Önceden İnceleme eşik değerleri SOE sınırları Sözleşme kapsamında yapılan harcamalar talep edilirken sunulması gereken destekleyici doküman türlerini tanımla Önceden İnceleme eşik değerleri hangi sözleşmelerin Dünya Bankası tarafından önceden incelenmesi ve izleme amaçlı olarak Dünya Bankası sistemine girilmesi gerektiğini tanımla
Form 2382 E Aşağıdaki yollarla kredi hesabından çekişleri desteklemek için kullanılır: Harcama geri ödemesi Avans kullanımlarının raporlanması Kapsamında harcamaların yapıldığı ve mevcut başvuru ile geri ödenmesi talep edilen önceden incelemeye tabi sözleşmelerin bir listesini sunar. Not: Harcama bildiriminin (SOE) yerini alamaz! 17
Form 2382 E (devamı) Dünya Bankası DÜNYA BANKASI NIN ÖNCEDEN ĠNCELEMESĠNE TABĠ SÖZLEŞMELER KARŞILIĞINDA RAPORLAMA DÖNEMĠNDE YAPILAN ÖDEMELER Sözleşme No. (SAP/ Müşteri Bağl.) Tedarikçi ve Sözleşme Kodu Sözleşme Tarihi Sözleşme Tutarı Banka nın Sözleşme Uygun Bulma Tarihi Dönem Ġçinde Tedarikçiye Ödenen Tutar Dönem Ġçinde Tedarikçiye Ödenen Tutarın Banka Payı
Form 2382 E (devamı)
Form 2382 E (devamı)
Amaçların Gözden Geçirilmesi Destekleyici doküman gerekliliklerinin anlaşılması Farklı tür destekleyici dokümanların ve bunların uygun kullanımının anlaşılması Harcama Bildirimi limitleri Önceden İnceleme eşik değerleri Form 2382 E