T.C. İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ KOBİ DANIŞMA BİRİMİ SORULARLA ZAMAN YÖNETİMİ Meral ARIK TOPRAK İstanbul, 2005

1. ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR? Zaman Yönetimi, zamanın amaçlar, sorumluluklar, zevkler ve hobiler arasında dengeli bir biçimde paylaştırılarak; sosyal yaşam, aile yaşamı, özel yaşam ve iş yaşamı ile ilgili faaliyetlerin etkili ve verimli bir biçimde planlanması ve gerçekleştirilmesi demektir. 2. ZAMAN KAVRAMI NASIL TANIMLANIR? Zaman denilen kavram; daha önce olan ve bundan sonra olacak olan olayların ardışıklığının düşüncemizde yarattığı, başı ve sonu bilinmeyen soyut bir kavramdır. Elle tutulmaz, gözle görülmez, biriktirilemez. Yerine konulması, geri döndürülmesi, yenilenmesi yada satın alınması mümkün değildir. Zaman, objektif (gerçek) ve sübjektif (algılanan) zaman olarak ikiye ayrılabilir. Objektif zaman, ölçülebilen ve gözlenebilen saat yada takvim zamanıdır. Sübjektif zaman ise ölçülmesi ve değerlendirilmesi zor olan; kimine göre hızlı, kimine göre yavaş geçen, kimine göre kıt, kimine göre bol, kimine göre pahalı, kimine göre ucuz bir kaynaktır. 3. ZAMAN YÖNETİMİ NİÇİN ÖNEMLİDİR? Zaman kavramı bir tarih bilinci içerir. İnsan açısından, organize olmak, geleceği planlamak ve uygulamak açısından önem taşır. Zamanın bilincine varmak, zamanı yönetmeye çalışmak, takvim oluşturmak demektir. Takvim ilk olarak MÖ 5000 li yıllarda Mısır da başlamıştır. Bu süreç, evrenin tanınmaya başlamasının ve bilimin öneminin anlaşılmasının da başlangıcı kabul edilebilir. İnsanlar 7000 yıldır bilgi aktarmaya devam etmektedirler. İnsanın insan olma süreci, zamanın önemini anlayıp, onu etkin kullanma sürecidir, denilebilir. Zamanı yönetmek demek, yaşamı yönetmek demektir. Zamanı yönetmek demek, insanın kendini yönetmesi demektir. Yaşam anlardan oluşur. Anlar zamandır. Yaşamın değerli olduğunu kabul ediyorsak, onu oluşturan anların da değerli olduğunun farkına varmamız gerekir. Başarılı olan ve olmayan iki kişi arasındaki tek fark, sahip oldukları zaman değil, onu nasıl kullandıklarıdır Zamanın biriktirilemez ve geri döndürülemez 3

olması onu önemli kılmakta, anlamlı ve başarılı bir yaşam için, etkili bir biçimde yönetilmesini gerektirmektedir. Zaman, yaşam süremiz boyunca, bize verilmiş bir armağan, bir kaynaktır. 4. İNSANLAR ZAMANLARINI NİÇİN BOŞA HARCARLAR? Bunun tek nedeni, bu konudaki bilgi yetersizliğidir. İnsanların çoğu zamanın denetim altına alınması gerektiğinin bilincinde değildir. Yaşamda başarıya ulaşmak için gerçekte ne kadar az zamanımız olduğunu hiç düşünmeyiz. Boşa harcadığımız zamanın ne kadar olduğunu hiç hesap etmemişizdir. İnsanların çoğu zamanı yönetme konusunda bir bilince, bir sisteme ve stratejiye sahip değildir. 5. ZAMANI YÖNETMENİN KAZANÇLARI NELERDİR? İnsanın işine, ailesine, sosyal yaşamına ve kendisine ait sorumluluklarını etkinlikle yerine getirmesinin yaratacağı doyum ve başarı duygusu en önde gelen kazançtır. Kıt olan kaynakların ve zamanın bilinçli olarak kullanılması; üretkenliğin ve performansın artması, kariyerde ilerleme, kişisel gelişime zaman ayırma, kendine güven gibi sonuçları doğuracak, bu sonuçlar da maddi ve manevi tüm kazançları beraberinde getirecektir. 6. İŞ YAŞAMINDA ZAMAN YÖNETİMİNİN YERİ NEDİR? İş yaşamı rekabete dayalıdır. Sürekli değişen çevre koşullarına uyum sağlayabilmek, piyasayı, rakipleri, müşterileri iyi analiz edebilmek, müşteri istek ve ihtiyaçlarını algılayarak, yerine getirmek, adeta zamanla yarışmak demektir. İşletmeler verimlilik ve kalite hedeflerine ulaşabilmek için kıt olan kaynakları en etkili biçimde kullanarak en fazla ürünü, en kaliteli olarak üretmek ve zamanında müşteriye ulaştırmak durumundadır. Kıt olan kaynakların arasında, zaman, en önemli kaynak olarak kabul edilmelidir. Zira depolanamamakta ve geri döndürülememektedir. Bu nedenle zaman yönetiminin en fazla 4

gerektiği alan iş yaşamıdır. Zamanın değerini bilen kuruluşlar, rekabette öne geçerler. 7. ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN İŞE NEREDEN BAŞLAMAK GEREKİR? Bir günün yada bir iş gününün hangi faaliyetlerle geçirildiğini kaydederek işe başlamak gerekir. Yapılan genel hesaplamalar yaşamımızın; % 32 sini uyuyarak %20 sini çalışarak %10 unu yemek yiyerek %9 unu seyahat ederek %8 ini kişisel bakım %8 ini öğrenerek %7 sini bekleyerek %6 sını diğer faaliyetlerle geçiririz. İş yaşamında başarıya ulaşmak için oldukça az bir süremizin olduğu görülmektedir. İş ortamında geçen süre; çalışma, telefonlar, toplantılar, misafirler, iş görüşmeleri, yemek, çay, kahve sohbetleri, gazete, dergi, evrak v.b okumak, internette dolaşmak, e.postaları okumak, beklemek ve diğer işlerle geçer. Öncelikle zamanımızın nerelere harcandığını kaydetmeliyiz. Bu kaydı aşağıdaki gibi bir çizelgeye kaydetmeli, daha sonra analiz ve değerlendirmesini yapmalıyız. Çizelge 1: Yapılan İşler ve Süreleri Saat Yapılan İşler Süre 5

8. ANALİZ VE DEĞERLENDİRME NASIL YAPILIR? Yapılan işlerin analiz ve değerlendirmesi için değişik yöntemler uygulanabilir. Örneğin öncelikle her saat yada yarım saatte bir; ne iş yaptığınızı hangi sürede yaptığınızı zaman seçiminizin doğru olup olmadığını, kaydedersiniz. Daha sonra, iş seçiminizin doğru olup olmadığını bu işlerin önemli ve acil olup olmadığını optimal sürede ya da kaliteden ödün vermeden en kısa sürede yapıp yapmadığınızı işinizi nelerin engellediğini veya kolaylaştırdığını gerekli becerilere ve araçlara sahip olsaydınız daha etkinlikle ve daha kısa sürede yapıp yapmayacağınızı analiz edip değerlendirmeler yapabilirsiniz. Böyle bir analiz için aşağıdaki çizelgeyi kullanmak yarar sağlar. Çizelge 2: Yapılan İşlerin Analizi Yapılan İşler Süre Önemli/Acil Ayrıca işimizi engelleyen olayları kaydedeceğimiz bir Günlük Engellenme Çizelgesi ne kayıt yaparak, daha etkin olma imkanını elde etmek mümkündür. Aşağıdaki gibi bir çizelgeye kaydedeceğimiz bilgiler daha sonra analiz edilerek, bizi nelerin engellediğini ve engelleri giderme yolunda neler yapabileceğimizi saptayabiliriz. 6

Çizelge 3: Günlük Engellenme Çizelgesi den,.. e Süre Kim? Ne? Gerekçe Böylelikle zamanı tüketenler yada başka bir deyişle zaman hırsızlarına karşı mücadele edilebilir. 9. ZAMAN HIRSIZLARI NELERDİR? Zamanı tüketen pek çok etken vardır. Bunların başında plansızlık öncelikleri belirleyememek işleri ertelemek, gelir Diğerleri ise şunlardır; Kırtasiyecilik Rutin ve gereksiz işler Gereksiz telefonlar Acelecilik Tembellik Kararsızlık Beklenmedik misafirler Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Teknik aksaklıklar Yetki delege edememek Dağınık masa ve büro düzeni Kaybolan şeyleri aramak Açık kapı politikası Hayır diyememek Kendini gereğinden fazla işe adamak Konsantre olamamak 7

10. ZAMAN HIRSIZLARI İLE NASIL BAŞA ÇIKILIR? Zaman hırsızları ile başa çıkmada temel rehberimiz, amaçlarımız ve sorumluluklarımızdır. Eğer amaçlı çalışma ve yaşama alışkanlığını elde edememişsek, zaman hırsızlarının farkına bile varamayız. Böylece bize yaşamımızla birlikte verilen bu değerli armağan/zamanımız, aynen kum tanecikleri gibi elimizden akıp gider. Bu nedenle yapılacak ilk iş zaman bilincine sahip olup, amaç ve hedeflerin belirlenmesidir. Daha sonra önceliklerimizi saptamamız gerekir. Etkili zamanlama için ipuçları aşağıda toplu olarak verilmektedir: Hedeflerin belirlenmesi Önceliklerin belirlenmesi Ertelenen önemli işledin halledilmesi Olumlu ve geliştirilmesi gereken özelliklerin belirlenmesi Masanın ve mekanın düzene sokulması Kararların süratli ve yerinde verilmesi Günlük plan yapılması İşlerin bir kısmının devredilmesi Her çalan telefona koşulmaması Telefonda etkin konuşmanın öğrenilmesi ve gerektiğinde e.posta kullanılması Gündemli ve verimli toplantılar yapılması Ziyaret saatlerinin belirlenmesi Teknik aksaklıkların en aza indirilmesi amacıyla bakım planlaması uygulanması Hayır demenin elli yolunun keşfedilmesi 11. ZAMAN KONUSUNDA BİLİNÇ NASIL GELİŞTİRİLİR? Toplumun ve çevrenin bilinci bu konuda etkilidir. Okumak, başarılı insanları gözlemek ve eğitim çok önemlidir. Ancak zaman yönetimi bireysel bir konu olduğundan, her şey kişiye bağlıdır. Başarılı bir zaman yönetimi için tek bir araç gerekli ve yeterlidir. Bu da kişinin kendisidir ve öncelikle buna zihinsel olarak hazır 8

olmalıdır. Kişi, başarma isteğine sahipse, kendine güveniyorsa, değişim isteği ve mücadele arzusu varsa, gerekli bilgilere sahipse ve yılmadan uygulamaya devam ederse bu konuda inanılmadık sonuçlar elde edebilir. Şu düşüncelerden kesinlikle kurtulmak gerekir; Bu toplumda organize olmak mümkün değil İşleri hafife alıp, nasıl olsa yaparım düşüncesi Mükemmeliyetçilik Kaygı yada kendine güvensizlik Zaman yönetilemez, bu teknikler bana göre değil gibi önyargılar Bırakın da hayatımızı yaşayalım düşüncesi. 12. PLAN VE PLANLAMA İLKELERİ NELERDİR? Plan bir karardır, kararlar bütünüdür, bir sonuçtur. Planlama ise geleceğe ilişkin öngörüde bulunma sürecidir. Bu süreçte geleceğe ilişkin olaylar, zihinsel olarak önceden tasarlanır. Planın mutlaka yazılı olması ve şu soruların cevaplarını vermesi gerekir; Ne yapılacak? Ne zaman yapılacak? Nasıl yapılacak? Nerede yapılacak? Neden yapılacak? Kim tarafından yapılacak? Hangi sürede yapılacak? Hangi maliyetle yapılacak? Kısaca 5N, 1K, 2H dersek, akılda kalması kolaylaşır. Planlar kısa, orta, uzun süreli olabilir. Önemli olan bu planlar arasındaki uyumdur. Günlük olarak yapılan işlerin bizi uzun vadeli planlarımıza yaklaştırması gerekir. Planlama sürecinin bir analiz ve değerlendirme süreci olduğu unutulmamalıdır. Önce genel sonra ayrıntılı planlar yapılmalıdır. Planın gerçekleşmesi izlenmeli, değerlendirilmeli ve gerekli düzeltmeler zamanında yapılmalıdır. 9

13. GÜNLÜK PLAN NASIL YAPILIR? Zaman planı oluşturmanın dört basit adımı vardır. 1. Olası işleri belirleyin 2. Mevcut zamanı belirleyin 3. Karşılaştırma ve eşitleme yapın 4. Zaman planınızı kesinleştirin. Günlük planın kapsamında genellikle, bir önceki günden kalan işler, o gün için önceden planlanmış işler, düzenli olarak yapılması gerekenler, yeni işler, hiç hesapta olmayan işler, randevular, telefonlar, yazışmalar yer alır. Ajanda kullanmak önemli yarar sağlar. Ajandamız sürekli yanımızda olmalıdır. Aşağıda bir günlük plan örneği verilmiştir: Çizelge 4: Günlük Plan Örneği Yapılacak İşler Toplantılar Telefon Yazışmalar Kişisel Günün önceden planlanması gerekir. En iyi yol, güne başlamadan veya bir önceki akşamdan günü planlamaktır. Bu iş için 10 dakika yeterlidir. Gün sonu mutlaka günün değerlendirmesi yapılarak, ertesi günün planı yapılmalıdır. 14. BEKLENMEDİK İŞLER VE DÜZENSİZLİKLE NASIL BAŞ EDECEĞİZ? Bu konuda aşağıdaki öneriler yol gösterici olabilir; İşinize yaramayan her şeyi çöpe atın yada işine yarayacağını düşündüğünüz başka birine verin 10

Atmadığınız yada vermediğiniz her şeyi dosyalayıp kaldırın Masanızda yalnızca o an yapacağınız işi bulundurun Tek seferde tek iş yapın Bitirme zamanını belirleyin İlk önce sıkıcı ama önemli işi yapın Başladığınız işi bitirin Mutlaka ajanda kullanın Güne erken başlayın İyi bir sekretere sahip olun Ofisinizde dikkat dağıtıcı hususlara yer vermeyin Zaman tasarrufu sağlayan araçlardan yararlanın Telefon kullanma biçiminizi değiştirin Olumsuz duygulardan kurtulun, kendinizi motive edin Kendinizi ödüllendirin İşleri başkalarına da anlatın Yetki devredin Önceliklerinizden asla taviz vermeyin 15. ÖNCELİKLERİ BİLMEK VE SIRALAMAK NEDEN BU KADAR ÖNEMLİDİR? Öncelikleri bilme ve sıralama becerisi, amaca yönelik çalışma ve planlama becerisinin bir sonucudur. Amacımız ve ne için mücadele ettiğimize ilişkin bir fikrimiz varsa önceliklerimiz de var demektir. Ancak çoğumuz; Hoşlanmadıklarımız yerine hoşlandıklarımızı Uzun sürecek olan yerine, çabuk bitecek olanı Zor olan yerine kolay olanı Bilmediğimiz yerine bildiğimizi Karmaşık olan yerine rutin olanı Önemli olan yerine acil olanı Kendi seçtiğimiz yerine başkalarının istediğini, yapma eğilimindeyizdir. 11

Oysa ki öncelikleri bilmek demek; Önce önemli işlerle uğraşmak Sonra acil olanlara bakmak Belli bir zaman diliminde tek bir işe konsantre olmak Amaçların rehberliğinden ayrılmamak Başkaları tarafında yapılabilecek işleri belirlemek ve devretmek Bilgi ve becerilerimizi sürekli geliştirmek Ailemize, sosyal çevremize ve hobilerimize zaman ayırmak, demektir. Bu konuda ABC Analizinden yararlanılabilir. 16. ABC ANALİZİ NEDİR? ABC Analizi, işleri A/Çok Önemli, B/Önemli, C/Rutin, İşler olarak ayırmak, ayrıca acil olanları yine bu kategori çerçevesinde değerlendirmek demektir. Örneğin acil bir iş rutin bir iş ise, bizim için asla önemli bir işin önüne geçmemelidir. Başkaları tarafından yapılabilir. Faaliyetin değeri ile harcanan süre arasındaki ilişki aşağıdaki şekilde gösterildiği gibidir; Faaliyetin Değeri %65 %20 %15 A Çok Önemli B Önemli C Rutin %15 %20 %65 Şekil 1: ABC Analizi Kullanılan Zaman 12

Çok önemli olan işler, kullanılan zamanın %15 ini alırlar ancak faaliyetler arasındaki değeri %65 dir. Bu işler yaşam kalitesi üzerinde kalıcı etki yaratırlar. Oysa ki rutin işlerin faaliyet değeri %15 olmasına karşılık, zamanın %65 ini alırlar. Önceliklerin belirlenmesi ve uygulanmasında, ABC Analizi doğrultusunda; Bütün işlerin ayrıntılı listesini oluşturun Bunların önem derecesini belirleyin A, B, C olarak sıralayın 1. A lar üzerinde yoğunlaşın 2. B leri delege edin 3. C leri atın (sizin işiniz değildir) Bu konuda dosya sistemi oluşturmak yararlıdır. Acil ve çok önemli işleri her zaman ayrı bir dosyada muhafaza etmek gerekir.. Ayrıca, projelerle, kendinizi geliştirme ile, yeni fikirlerle ilgili dosyalarınız olsun ve bunları güncel tutun. 17. EN İYİ ZAMAN KAVRAMI NEDİR? En iyi zaman, kişinin günlük enerji ve verimlilik düzeyinin belirlenerek, önemli ve karmaşık işlerin yüksek enerjili olduğu zaman diliminde yapılmasını ifade etmektedir. Kendimize bir enerji haritası çizmeli ve gün içinde en üretken olabileceğimiz zamanı, en etkin biçimde kullanmalıyız. Günlük enerji düzeyimiz, vücudumuzun biyolojik ritmi olup bioritm olarak da adlandırılmaktadır. Herkesin bioritmi farklı olmakla beraber, bir iş gününün ilk saatleri genellikle 8.00-11.00 arası daha verimli kabul edilir. Öğleye doğru enerji düzeyimiz azalır. Daha sonra saat 15.00 dolaylarında tekrar yükselir. 18. YETKİ DEVRETMEM GEREKİR Mİ? Yetki devri zorunludur ve öğrenilmesi gereken bir beceridir. Önemli işlere zaman ayırabilmek, kendimizi geliştirmek, çalışanlarımızı geliştirmek, motivasyonu yükseltmek ve onların bilgisinden daha fazla yararlanmak için yetki devretmek gerekir. Eğer bir yönetici olarak, eve iş götürüyorsanız, yönettiklerinizden daha fazla çalışıyorsanız, ayrıntılarla ve rutin işlerle vakit harcıyorsanız, sık sık başkalarının sorularına cevap vermek, onlar 13

yerine karar almak durumunda kalıyorsanız, acilen yetki delege etmeniz gerekiyor demektir. Yetki devrindeki kurallar şunlardır: Devredeceğiniz işi/işleri belirleyin Devredeceğiniz kişiyi/kişileri seçin Amacı belirleyin Nasıl yapılacağını saptayın Tamamlanma tarihini verin İşi siz yaparken onların gözlemlemesine olanak tanıyın Onlar yaparken yönlendirin En iyi ben yaparın saplantısından kurtulun Sorularına cevap verin ancak karışmayın Kontrol hakkınızı kullanın Sorumluluğu paylaştığınızı bilin Yöntem farklılıklarını kabullenin Art niyet yoksa hataları kabullenin Hatalardan öğrenen bir sistem kurun Yetki devrederek tasarruf ettiğiniz zamanı iyi kullanın 19. YETKİ DEVRİNDEKİ ZORLUKLAR NELERDİR? Yetki devretmek kolay görünmesine rağmen, uygulamada zor gerçekleşen bir konudur. Bu zorluk hem yetki devreden, hem de yetkiyi devralan açısından söz konusu olmaktadır. Yetkiyi devreden işin kontrolünü kaybetme, hatta işi kaybetme korkusu yaşayabilir. İşin gerektiği gibi yapılamaması, riski de beraberinde getirmektedir. Yetki devretmek uzun vadeli bir bakış açısı gerektirdiğinden, bu alışkanlığın edinilmesinde zorluklar yaşanmaktadır. Yetki devri önemli bir yönetim becerisidir ve zaman yönetimi açısından zorunludur. 20. ZAMAN YÖNETİMİ KONUSUNDA BAŞKA NELER SÖYLENEBİLİR? Yaşamı yaşanmaya değer kılmak için, zaman olarak verilen bu değerli hazinenin farkına varmamız gerekmektedir. Etkili kullanılan zaman, etkin bir zihnin göstergesidir. Gençler 14

bilebilse, ihtiyarlar yapabilse özdeyişi ne kadar doğrudur. Zamanı erken yaşlardan itibaren akıllıca kullananlar, anlamlı ve başarı dolu bir yaşamla ödüllendirilirler. Zamanı kontrol etmek, yaşamı kontrol etmektir. Ancak unutmamamız gereken 40/60 kuralı vardır. Bu kural şudur: Zamanı ne kadar etkinlikle planlarsak planlayalım, ancak %60 ını kontrol edebiliriz. Kalan %40 asla kayıp değildir. Zamanı kullanmak işkolik olmak demek değildir. Aksine kişi için anlamlı olabilecek işlere zaman bulabilmek, hayatı dolu dolu yaşamak demektir. Dolayısıyla yalnızca iş hayatında uygulanacak bir yöntem de değildir. Dengeli ve doyurucu bir yaşam için, yaşamın tüm alanlarında geçerli, bütünsel bir sistemdir. Zaman hırsızlarına karşı bilinçli olmalı, gerektiğinde hayır demeyi öğrenmeliyiz. Yaşamda küçük şeylere hayır deme cesaretine sahip olmak, büyük şeylere evet deme gücü verecektir. TEST: KENDİMİZİ DEĞERLENDİRELİM Evet Hayır 1. Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum......... 2. Günlük çalışmamı enerji düzeyime göre planlarım........ 3. Zamanımı önceliklerime göre planlarım......... 4. Gelecek 3 ay için amaç listesi hazırladım......... 5.Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım....... 6. Sorumluluklarımı kapsayan bir özet hazırladım......... 7. Telefon görüşmelerimi planlı yaparım......... 8. Etkinliğimi artırmak için yeni yollar ararım......... 9. Önümüzdeki hafta için planım var......... 10.Günlük işler listesini bir önceki gün hazırlarım......... 11.Ani işler için zaman bırakırım......... 12.Yetki devretmek benim için kolaydır......... 13.Organizasyon yeteneğim vardır......... 14.Amaçlarımı ve planlarımı yazmayı severim......... 15