BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMETİÇİ EĞİTİM NOTLARI 2014
GENEL YAPI Üniversitemizde öğrenci işlemleri Kanunlar ve Yönetmelikler çerçevesinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının koordinesinde Öğrenci İşleri Bürolarınca yürütülmektedir.
FAKÜLTELER Mühendislik Fakültesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Fen-Edebiyat Fakültesi Ereğli Eğitim Fakültesi Tıp Fakültesi Diş Hekimliği Fakültesi İlahiyat Fakültesi Güzel Sanatlar Fakültesi İletişim Fakültesi (Faal değil) Eczacılık Fakültesi (Faal değil) Denizcilik Fakültesi Devlet Konservatuvarı YÜKSEKOKULLAR Zonguldak Sağlık Yüksekokulu Yabancı Diller Yüksekokulu Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu
MESLEK YÜKSEKOKULLARI Alaplı Meslek Yüksekokulu Zonguldak Meslek Yüksekokulu Devrek Meslek Yüksekokulu Çaycuma Meslek Yüksekokulu Gökçebey Mithat-Mehmet Çanakçı Meslek Yüksekokulu Ahmet Erdoğan Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu KDZ.Ereğli Meslek Yüksekokulu ENSTİTÜLER Fen Bilimleri Enstitüsü Sosyal Bilimler Enstitüsü Sağlık Bilimleri Enstitüsü
2013-2014 ÖĞRETİM YILI İTİBARİYLE ÖĞRENCİ SAYILARI LİSANS : 14001 ÖNLİSANS : 8811 YÜKSEK LİSANS : 896 DOKTORA : 163 TOPLAM : 23871
KANUNLAR 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 1111 Sayılı Askerlik Kanun YÖNETMELİKLER BEÜ Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği BEÜ Meslek Yüksekokulları Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği BEÜ Sağlık Yüksekokulu Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği BEÜ Devlet Konservatuvarı Lisans Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği BEÜ Tıp Fakültesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği BEÜ Güzel Sanatlar Fakültesi Lisans Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği BEÜ Diş Hekimliği Fakültesi Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği BEÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği BEÜ Yaz Okulu Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği BEÜ Öğrenci Sağlık İşleri ve Sağlık Raporları Yönetmeliği BEÜ Hazırlık Eğitimi Yönetmeliği Yükseköğretim Kurumlarında Yabancı Dil Eğitim-Öğretim ve Yabancı Dille Eğitim-Öğretim Yapılmasında Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik Bülent Ecevit Üniversitesince Verilecek Diploma Mezuniyet Ve Diğer Belgelerin Düzenlenmesi Esaslarına İlişkin Yönetmelik Meslek Yüksekokulları Ve Açıköğretim Ön Lisans Programları Mezunlarının Lisans Öğrenimine Devamları Hakkında Yönetmelik Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği ZKÜ Önlisans,Lisans Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği (eski)
YÖNERGELER BEÜ Devlet Konservatuvarı Lisans Devresi Ön Kayıt Ve Özel Yetenek Sınav Yönergesi BEÜ Güzel Sanatlar Fakültesi Özel Yetenek Sınavı Yönergesi BEÜ Fakülteleri Staj Uygulama Yönergesi BEÜ Mesleki Ve Teknik Eğitim Bölgesi İçindeki Meslek Yüksekokulu Öğrencilerinin İş Yerlerindeki Eğitim, Uygulama Ve Stajlarına İlişkin Esas Ve Usuller Hakkında Yönerge BEÜ Sağlık Yüksekokulları Staj Uygulama Yönergesi BEÜ Deniz İşletmeciliği ve Yönetimi Yüksekokulu Denzicilik İşletmeleri Yönetimi Bölümü Staj Uygulama Yönergesi BEÜ Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulları Sağlık Programları Bölümü Staj Uygulama Yönergesi BEÜ Öğrenci Konseyi Yönergesi BEÜ Çift Anadal Programı Yönergesi BEÜ Yandal Programı Yönergesi BEÜ Yurt Dışından Kabul Edilecek Öğrencilerin Başvuru ve Kayıt Kabul Yönergesi BEÜ Engelli Öğrenciler Eğitim-Öğretim ve Sınav Uygulamaları Yönergesi
ESASLAR BEÜ Bağıl Değerlendirme Sistemine İlişkin Esaslar BEÜ Fakültelerinde Bölüm Ve Meslek Yüksekokullarında Program Açılması Ve Faaliyete Geçirilmesi Önerilerinde Değerlendirilecek Hususlar BEÜ İle Bağlı Bölümlerden 1., 2., 3. Lükle Mezun Olan Öğrencilerin Saptanmasında Dikkate Alınacak Hususlar Bülent Ecevit Üniversitesi Kurum İçi Yatay Geçiş Esasları Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans Ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş Esasları BEÜ Pedagojik Formasyon Eğitimi Sertifika Programlarına İlişkin Usul Ve Esaslar
İLK KAYIT İŞLEMLERİ ÖSYM tarafından belirlenen tarihlerde ve Üniversitemiz tarafından belirlenen yerlerde kayıtların yapılması Kayıt İçin Gerekli Belge ve Ekipmanın Hazırlanması Kayıt öncesi öğrencinin Öğrenim ücretinin yatırılmasının sağlanması Öğrenciye Bilgi Formu doldurtulması Kaydı yapılan öğrenciye BEÜ tanıtım materyallerinin verilmesi Kaydı yapılan Öğrencinin E-KAMPÜS te aktif hale getirilmesi Kaydı yapılan öğrencinin Kayıt evraklarının dosyasına konulması Kaydı yapılan öğrencilerin sayılarının ÖSYM ye bildirilmek üzere Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi Kaydı yapılan Öğrencilerin E-KAMPÜSTE eksik olan bilgilerinin girişinin yapılması Kayıt sırasında öğrenciye, öğrenci belgesi verilmesi Muafiyet isteği alınır.(dilekçe, ders içerikleri ve transkript) Kayıt dondurma isteği alınır.(dilekçe ve hangi nedenle kayıt dondurmak istiyorsa belgesi) Askerlik belgelerinin 1111 sayılı Askerlik Kanunu gereğince 31.Ekim e kadar ASKERLİK ŞUBELERİNE gönderilmesi gerekmektedir. Durumlarında değişiklik olan öğrencilerin de askerlik şubelerine 2 ay içerisinde bildirilmesi gerekmektedir.
ENSTİTÜLER İÇİN İLK KAYIT İŞLEMLERİ İlan kapsamında başvuruların alınması Kazanan adayların ilanından sonra kayıt için gerekli belge ve ekipmanın Hazırlanması Kayıt olan adayların sisteme kaydının yapılabilmesi için, TC.Kimlik No, Öğrenci No, Adı Soyadı, ABD. isminin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığına bildirilmesi. Kaydı yapılan Öğrencilerin E-KAMPÜSTE eksik olan bilgilerinin girişinin yapılması Kayıt sırasında öğrenciye, öğrenci belgesi verilmesi Muafiyet isteği alınır.(dilekçe, ders içerikleri ve transkript) Kayıt dondurma isteği alınır.(dilekçe ve hangi nedenle kayıt dondurmak istiyorsa belgesi) Askerlik belgelerinin 1111 sayılı Askerlik Kanunu gereğince Güz Dönemi için 31.Ekim e kadar, Bahar Dönemi İçin 1 ay içerisinde ASKERLİK ŞUBELERİNE gönderilmesi gerekmektedir. Durumlarında değişiklik olan öğrencilerin de askerlik şubelerine 2 ay içerisinde bildirilmesi gerekmektedir.
ÖĞRENCİLERİN TALEP ETTİKLERİ BELGELERİN DÜZENLENMESİ Öğrencinin Transkript/Öğrenci Belgesi/Geçici Mezuniyet Belgesi vb. belgeleri E-KAMPÜS üzerinden verilebilmekte Öğrenci talep ettiği takdirde bu belgeler ıslak imzalı olarak verilebilir. Diploma ve Diploma Ekleri mezuniyet durumunda verilir.
DİSİPLİN SORUŞTURMALARI Disiplin soruşturmaları Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği hükümleri gereğince yapılarak, ceza alan öğrencilerin durumları aynı yönetmelikte belirtilen birimlere bildirilmelidir. Ceza alan öğrencilerin bilgileri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca YÖKSİS (Yükseköğretim Sistemi) üzerinden Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına bildirilmektedir.
SİGORTA İŞLEMLERİ Yeni kayıt olan öğrenci öğrenci belgesi alarak SGK. na öğrenci olduğunu bildirmekle sorumludur. Öğrencilik hakkı olan tüm öğrenciler sağlık işlemlerinden yararlanmaktadır. YÖKSİS üzerinden gerekli düzenlemeler yapılınca öğrencinin SGK ya belge vermesi gerekmeyecek tüm işlemler online olarak yapılabilecek.
YATAY GEÇİŞ İLE GELEN ÖĞRENCİ KABULÜ Üniversitenin belirlemiş olduğu bölüm/program ve kontenjanlar dahilinde gelen başvurular alınır. Gelen başvurular Komisyon tarafından değerlendirilir, sonuç raporlayarak Dekanlığa/Müdürlüğe bildirir. Başvurusu kabul edilen öğrenciler için yönetim kurulu kararı alınır. Bu karar üst yazı ile Rektörlük Makamı ve İlgili öğrenciye bildirilir. Öğrencinin Kaydı yapılır. Öğrenciye ait belgelerin ve kaydının silindiğine ait yazı Üniversitesinden istenir. Gelen Belgelerin Öğrencinin dosyasına eklenir. NOT: Kayıt açmak için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına; öğrencinin TC.Kimlik No su, Öğrenci No su, İntibakının yapıldığı program kodu ile sınıfının bildirilmesi gerekmektedir
DİKEY GEÇİŞ İLE GELEN ÖĞRENCİLER Üniversitemize gelen DGS öğrencisi ÖSYM tarafından yerleştirilir ve belirtilen takvim aralığında kayıtları yapılır. Öğrencilerin kayıtları sırasında gerekli evrakları alınarak Bölüm/Program intibak komisyonuna gönderilir ve öğrencilerin gerekli olan derslerden muafiyetleri yapılır. Rektörlük Makamına intibak ettirildiği sınıf, muaf olduğu dersler ve notları harf karşılığı olacak şekilde gönderilir.
BAŞKA BİR ÜNİVERSİTEYE YATAY GEÇİŞ YAPMAK İSTEYEN ÖĞRENCİLERİMİZ Öğrenci dilekçe ile gerekli belgelerini ister Bu belgeler hazırlanarak öğrenciye teslim edilir Karşı üniversiteden başvurusu kabul edilirse bu ilgili birime üst yazı ile bildirilir Öğrencinin yönetim kurulu kararıyla ilişiği kesilerek bu karar ile birlikte özlük dosyası üstyazı ile kazandığı üniversiteye gönderilir. Kaydı silindikten sonra geri dönüş yapmak isteyen öğrenci yine yatay geçiş hakkını kullanarak bir sonraki dönem de başvuru yapabilir.
ÖĞRENCİLERİN DERS İNTİBAKLARININ YAPILMASI Öğrencinin daha önce alıp başarılı olduğu derslerden muaf olabilmek için vermiş olduğu dilekçe, transkript ve ders içerikleri komisyona gönderilir. Komisyon, öğrencinin hangi derslerden muaf olabileceğine ve alması gereken derslerine karar verir ve alınan karar bölüm/ program başkanlığı aracılığıyla Dekanlık/Müdürlük makamına ve sonrasında havalelerden geçerek öğrenci işlerine gelir. Yönetim kurulu kararı ile kabul edilen kararlar rektörlük makamına (dersin adı, kredisi, AKTS si ile başarı notu harf karşılığı olarak) ve öğrenciye bildirilir.
ÖĞRENCİYE FAZLA ÖDEMİŞ OLDUĞU KATKI PAYI ÜCRETİ İADESİ Öğrenci fazla yatırmış olduğu katkı payı/öğrenim ücreti dekontu, Adına açılmış hesap cüzdan fotokopisi, Nüfus cüzdan fotokopisi ve dilekçe ile başvuruda bulunur. Bu başvurular kontrol edilerek gerçek iade miktarı belirlenir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının web sayfasında bulunan iade formu da doldurulur. Öğrenci İşleri Daire Bşk.na gönderilir. Kontroller yapıldıktan sonra öğrencilerin belirtmiş oldukları şahsi hesaplarına iadesi için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iletilir.
FARABİ ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ Öğrenci, Bölüm/Program Koordinatörü ile birlikte öğrenim protokolünü hazırlar, bölüm/program başkanlığı aracılığıyla Dekanlığa/Müdürlüğe bildirilir. Bu protokoller Rektörlük Farabi Koordinatörlüğüne iletilir. Oradan karşı üniversiteye gönderilir, oradaki imza işlemleri tamamlanır. Değişiklik yapılmışsa yeniden imzalanmak üzere ilgili birime gönderilir. Bölüm/Program kanalıyla Farabi Bölüm/Program Koordinatörlüğüne gönderilerek imzalanıp geri geldikten sonra tekrar yönetim kurulu kararı ile Rektörlük Farabi Koordinatörlüğüne ve oradan karşı üniversiteye iletilir. Öğrenci karşı üniversitede okuduğu süreyi tamamladıktan sonra transkripti ve not aralıklarını gösteren belgelerini teslim eder. Bu notlar bölüm/program koordinatörünce üniversitemiz not sistemine dönüştürülür ve bölüm/program başkanlığı kanalıyla ilgili birime ulaşır. Alınan karar yönetim kurulunca onaylandıktan sonra karar Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve Öğrenci ve Öğretim Elemanı Değişim Koordinatörlüğüne gönderilir öğrencinin notları karnesine aktarılır.
ERASMUS ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ Öğrenciler açılan kontenjanlar dahilinde başvuruda bulunur. Başvurusu kabul edilen öğrenciler pasaport işlemleri için ilgili birime başvuruda bulunur. Bu başvurular Rektörlük Makamına iletilir. Öğrencinin diğer işlemleri Rektörlük Makamınca tamamlanır. Erasmus kapsamında öğrenim süresini dolduran öğrenci transkripti ile not açılımları ve gerekli belgelerini bölüm/program koordinatörüne teslim eder. Alınan komisyon kararı bölüm/program kanalıyla Dekanlık/Müdürlük makamına gönderilir. Buradan öğrenci işlerine gelerek yönetim kurulu kararı alınarak bu karar Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve Öğrenci ve Öğretim Elemanı Değişim Koordinatörlüğüne notların karnesine işlenmesi için gönderilir. Karneye gittiği üniversitenin ders kodu, ders adı ve AKTS si ile aktarılır.
TEK DERS SINAVLARI Öğrenci dilekçe ile başvuruda bulunur. Yeni Yönetmeliğe tabi olup not ortalaması 2.00 nin altında olan öğrenciler de bu haktan faydalanarak başarılı olduğu derslerinden birini alarak tek ders sınavına girebilir. Bu başvurular kontrol edildikten sonra listelenerek ilan edilir ve bölüm/program başkanlıklarına gönderilir. (staj dersleri tek ders sınavında etkili değildir) Bölüm/Program başkanlıkları öğrenciler için sınav programını hazırlar ve ilgili birime bildirir. Sonuçlar, Yönetim kurulu kararıyla Öğrenci işleri Daire Başkanlığına iletilir.(derslerin başarı notları harf karşılığı olarak liste halinde) Mezun olmayı hak eden öğrenciler için mezuniyet işlemleri başlatılır.
TELAFİ SINAVLARI Öğrenci giremediği sınavı için mazeretini belgeleyerek dilekçe ile müracaat eder. (Rapor tarihlerinde kısıtlama yoktur) Bu müracaatlar kontrol edilerek liste hazırlanır. Başvurusu kabul edilen öğrencilerin listesi ilan edilir ve yönetim kurulu kararı ile Rektörlük Makamına bildirilir. Bölüm/Program başkanlıklarına bildirilir ve sınav programı hazırlanır
EK KREDİ TALEPLERİ Öğrenci ders alma haftasında danışmanı ile birlikte dilekçesini hazırlar. Danışman öğretim elemanlarında toplanan dilekçeler toplu olarak dekanlık/müdürlük makamına gönderilir. İstenen derslerin verilmesi uygun görülürse yönetim kurulu kararı alınır ve bu karar rektörlük makamına iletilir. Başvurusu uygun görülen öğrenciler ekle-sil döneminde bu dersleri kodlar.
SINAV NOTLARINA İTİRAZ Öğrenci itiraz dilekçesi verir. Bu dilekçeler bölümlerine/programlarına ve oradan dersin hocasına iletilir. Süresi içerisindeyse (yeni yönetmeliğe göre ilan tarihinden itibaren 7 gün) öğretim elemanı kontrolünü yaparak varsa yeni notunu bölüm/program başkanlığı aracılığıyla dekanlığa/ müdürlüğe bildirir. Öğrenci işlerince süresi içerisinde yapılan not değişiklikleri en geç 15 gün içerisinde yönetim kurulu kararı alınarak notun karnesine işlenmesi için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletilir.
DİPLOMASINI KAYBEDEN ÖĞRENCİYE YENİDEN DİPLOMA DÜZENLENMESİ Öğrenci gazete ilanları ve diğer belgeleri ile birlikte dilekçe ile başvuruda bulunur. Bu başvurusu rektörlük makamına iletilir. Üniversite Yönetim Kurulu Kararı ile yeniden düzenlenir. Yetkili amir imzası için gönderilir. Tekrar rektör imzası için rektörlük makamına iletilir. Öğrenci işleri daire başkanınca da imzalandıktan sonra birimine gönderilir. (Diplomalar siyah imza kalemi ile imzalanmalıdır.) DİPLOMANIN HAZIRLANABİLMESİ İÇİN GEREKLİ BİLGİ VE BELGELER Diploma, sertifika veya uzmanlık belgesini kaybedenler durumu İstanbul, Ankara veya İzmir de yayımlanan ve ülke çapında dağıtılan bir gazetede 3 gün ara ile 2 defa ilan ederler. (Kayıp Sertifika) gibi başlığı ihtiva edecek bu ilanda belgenin nereden alındığı, numarası, mezuniyet veya bitirme yılı ve dönemi, kaybedildiğinden hükmü kalmadığı, belgenin vasıflarına ait diğer bilgilerin belirtilmesi şarttır. Diploma, sertifika veya uzmanlık belgesinin alındığı yere yapılacak olan müracaatta; müracaat dilekçesine kayıp ilanının çıktığı gazeteden bir adet ve tasdikli nüfus cüzdanı sureti eklenir. Dilekçe sahibi: a) Kayıp ilanının çıktığı gazeteden bir adet b) T.C. Kimlik Numarası yazan nüfus cüzdanı fotokopisini, c) 3 adet 4,5 6 ebadında fotoğraf,
KATKI PAYI/ÖĞRENİM ÜCRETİ ÖDEMELERİ Öğrencilerin ödeyecekleri katkı payı/öğrenim ücretleri banka sistemine aktarılmak üzere E-KAMPÜSE aktarılınca kontrolleri yapılarak hatalı olanlar düzeltilir. Akademik takvimde belirtilen süreler içerisinde ödemelerin yapılması sağlanır. KATKI PAYI/ÖĞRENİM ÜCRETİ YATIRMAYAN ÖĞRENCİLER. Öğrencilerin ders alma haftası sonrası ders alma formları çıktı alınarak dosyaya yerleştirilir. Bu işlem sırasında harcını yatırmayan öğrenciler ayrılır. Ayrıca harcını yatırmadığı için ders kodlayamayan öğrenci durumunu belirten ve ekle-sil döneminde yatırmak istediğini belirten dilekçe ile başvuruda bulunur. Ekle-sil döneminde harcını yatırmak üzere başvuruda bulunan öğrencilerin talepleri yönetim kurulunca kabul edilenler, rektörlük makamına da bildirilir ve ekle-sil döneminde harcını yatırarak ders alma işlemi yapabilir. Döneminde belirtilen süre içerisinde ve ekle-sil döneminde harcını yatırmayan öğrenciler (6111 sayılı yasa ile hiçbir öğrencilik hakkından faydalanamayacakları not düşülmek şartı ile öğrenci belgesi verilebilecektir)
KAYIT SİLME Öğrenci kayıt silmek için kendisi müracaat etmişse, gerekli belgeleri ve dilekçesi ile birlikte müracaatta bulunur. Kaydı silinecek öğrencilerin durumları ilk Yönetim Kurulunda görüşülür. Karar sisteme işlenmek üzere Öğr.İşl.D.Bşk. gönderilir. Kayıt sildiren Erkek öğrenci ise kayıt silme tarihi sisteme işlendiğinde askerlik şubesine 2 ay içerisinde belge gönderilir. Kaydı silinen öğrencinin dosyasında kayıtlı olan adresine, kaydının silindiğine dair yazı gönderilir. Kaydı silinen öğrencilerin dosyası arşive gönderilir. Öğrenciler, kendilerine gönderilen belgeyi kaybetmeleri halinde dilekçe ile başvuruda bulunup yenisini talep edebilirler. Lise diplomasını geri almak isteyen öğrenciler bunun için yazılı başvuruda bulunurlar. Lise diplomasının arkasına fakültemizden/yüksekokulumuzdan ilişiğinin kesildiğine dair kaşe ve gerekli bilgiler işlendikten sonra imza-mühür işlemi tamamlanıp, bir fotokopisi alınır. Fotokopisine de öğrencinin aslını elden teslim aldığına dair imza attırılır ve bu suret öğrencinin dosyasına konulur. Öğrenciye burs vb. yardımda bulunan kurumlar da yıllık olarak öğrencilerin aktifliği, başarı durumları, ilişik kesilmesi/mezuniyet gibi durumları söz konusu ise nedenleri/tarihleri gibi bilgileri yazılı olarak istemektedirler. Aynı zamanda sadece ilişiğinin kesilmesi değil, başarı durumları da istenilmektedir. Bu tür yazılar Evrak-kayıt sonrası Dekanlık/Müdürlük havalesi ile Rektörlük Öğrenci işlerine gelir, durumlarına bakılarak cevabi yazı gönderilir.
KAYIT DONDURMA VE KAYIT AÇILMASI Kayıt dondurmak isteyen öğrenci mazeretini belirterek kaydını dondurmak istediğine dair dönem başında dilekçesi ile mazeretini beyan ederek müracaatta bulunur. Öğrencinin mazeretli izinli sayılmasına, haklı ve geçerli nedenlerin varlığı halinde, ilgili yönetim kurulunca karar verilir. Mazeretin kabulü için haklı ve geçerli nedenlerin, kanıtlayıcı belgelerle beraber, mazeretin sona ermesinden itibaren onbeş gün içinde ilgili dekanlığa veya yüksekokul müdürlüğüne bildirilmesi gerekir. Kaydı dondurulan öğrencinin karar örneği sisteme işlenmek üzere Öğrenci İşleri D.Bşk. bildirilir. Sistemden durumu onaylanan öğrenciye kaydının dondurulduğu, açtırmak için hangi tarihte ne yapması gerektiği yazı ile adresine bildirilir. Durumu öğrencinin dosyasına işlenir. Öğrencinin kaydının açılabilmesi için yarıyıl başında dilekçe ile mazeretinin bittiğini belgeleyen evrakla başvurması beklenir. Kaydının açılması için verdiği dilekçesi ve eki yine yönetim kurulunca görüşülür. Alınan karar doğrultusunda Öğrenci İşleri D.Bşk. gönderilir. Öğrencinin sistemde kaydının açılması takip edilir. Öğrenci, sistemde kaydı açıldıktan sonra harcını ödeyip ders kodlayabilir. Öğrencinin kayıt dondurma süresine göre harç ödeme dönemlerinde gerekli düzeltmeler yapılır. Burs-kredi-yardım vs alan öğrenciler için sağlanan yardımın kesilmemesi için Dekanlığımıza/Müdürlüğümüze kurumca veya öğrencinin dilekçesi ile başvuruda bulunulur. Başvuru sonucu öğrencinin durumu talep edene bir yazı ile bildirilir.
MEZUNİYET Mezuniyet aşamasına gelen öğrenci, gerekli belgelerini hazırlayarak başvuruda bulunur. Başvuruda bulunan öğrencilerin transkriptleri, durumları incelenmek üzere bölümlerine/programlarına gönderilir. Bölüm/Program başkanlıklarınca mezun olabilecek öğrencilerin bu transkriptleri ve diploma ekleri Mezuniyet Komisyonunca incelenir. Komisyonun onayladığı öğrenciler için karar alınır. Bu karar sonrası ilk Yönetim Kurulunda öğrencilerin durumları görüşülür. Mezuniyeti yönetim kurulunca da onanan öğrenciler için alınan karar Öğrenci İşleri Daire Bşk. gönderilir. Bu öğrencilerin dosyaları ayrılır. Karar, BİM sisteminde kontrol edildikten sonra erkek öğrencilerin askerlik şubelerine mezun olduklarına dair belgeleri 2 ay içerisinde gönderilir. Mezun olduğuna dair belgeye acil ihtiyacı olan öğrenciler dilekçe ile dekanlığa/müdürlüğe müracaatta bulunur. E-Kampüs üzerinden GEÇİCİ MEZUNİYET belgesi son kullanma tarihide belirtilerek kendisine verilir. Mezuniyeti gerçekleşen öğrencilerin nüfus cüzdanı örnekleri, diplomalarının basılabilmesi için Rektörlük Makamına iletilir. Basılan diplomalar kontrol için ilgili birime geri gelir ve diploma numaraları E-KAMPÜS sistemine işlenir. Öğrenci İşlerinde kontrolü yapıldıktan sonra hatalılar ayrılıp yeniden basılmak üzere Öğr.İşl.D.Bşk. geri gönderilir. Diplomaların kontrolü tamamlandıktan sonra Dekan/Müdür imzasına sunulur. Dekan/Müdür imzaladıktan sonra Rektör ve Öğrenci İşleri Daire Başkanı imzası için Rektörlüğe gönderilir. İmzası tamamlanan diplomalar ilgili birimlere geri gelir. Mezun öğrenciler için biri öğrenciye verilmek, biri dosyasına konulmak üzere ikişer transkript düzenlenir. Öğrencilerin dosyalarına konulmak üzere diplomalardan birer fotokopisi istenirse çekilebilir. Diplomalar, diploma defterine kaydedilerek gerekli bilgileri yazılır ve fotoğrafları istenirse yapıştırılabilir. Öğrencilerin mezuniyeti ile ilgili belgeler dosyalarına konulur. BEÜ Sağlık karnesi olan öğrencilerden mezuniyet nedeniyle geri alınan sağlık karneleri üst yazı ile Rektörlük Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına teslim edilir. Mezun olan öğrencilerin dosyaları klasörlenerek arşive kaldırılır.
ASKERLİK İŞLEMLERİ İlk kayıt yapıldıktan sonra ekim ayı sonundan önce erkek öğrenciler için 2 şer nüsha askerlik belgesi hazırlanır. Dekan/Müdür imzasından sonra askerlik belgelerinin birer nüshası askerlik şubelerine gönderilir. İkinci nüshaları öğrencilerin dosyalarına yerleştirilir. Askerlik şubelerinden gerekli görüldüğü durumlarda yeniden belge talebinde bulunulması durumunda aynı belge yeniden düzenlenerek ilgili şubeye gönderilir. Öğrencilerin şahsi başvuruları olması durumunda dosyasındaki belgesinden bir fotokopi çekilerek aslı gibidir onay-imzasından sonra öğrenciye verilir. Bu belge normal şartlarda okula ilk kayıt olduğunda ve mezun olması/ilişiğinin kesilmesi durumlarında düzenlenir fakat gerekli durumlarda askerlik şubesinin yazılı talebi üzerine yeniden düzenlenebilir. Milli Savunma Bakanlığının 18 Ocak 2012 tarih ve 1805 sayılı yazısı 29 Yaşından büyük yükümlülerden, her akademik yılın başlangıcında askerlik durum belgesi talep edilmesinin ve bu belgeye göre haklarında işlem yapılmasının (öğrenime devam etme, kayıt dondurma vb.) uygun olacağı, bahar ve güz döneminde bu yükümlülerden yeniden askerlik durum belgesi talep edilmesine gerek olmadığı değerlendirilmektedir.
ASKERLİK İŞLEMLERİ 1111 sayılı Askerlik Kanunu Madde 35 C) (Değişik: 22/5/2012-6318/8 md.) Lise veya dengi okullar ile fakülte ve yüksekokullarda öğrenim görenlerin askerlikleri, 29 yaşını geçmemek üzere mezun oluncaya veya ilişikleri kesilinceye kadar ertelenir. Bitirdiği okulun dengi veya daha alt seviyedeki bir öğretim kurumuna kayıt yaptıranların askerlikleri ertelenmez. Çift anadal programına kayıtlı yükümlülerin bir programdan mezun olmaları halinde askerlik erteleme işlemleri diğer anadal programındaki öğrenciliğine göre yürütülür. 86 ncı veya 89 uncu maddelere tabi olduktan sonra okula kayıt yaptıranların askerlikleri ertelenmez. Yurt dışında yükseköğretim kurumlarında öğrenim görenlerin askerlikleri, öğrenciliklerinin yetkili Türk makamlarınca tanınmasını müteakip yukarıdaki esaslara göre ertelenir. Öğrencilerin okul kaydı, ilişik kesme, mezun olma gibi her türlü durum değişiklikleri okullarınca iki ay içerisinde kayıtlı bulundukları askerlik şubelerine bildirilir. 29 yaşına kadar askerlikleri ertelenenler, seferberlik halinde lüzum ve ihtiyaca göre askere sevk edilirler.
ASKERLİK İŞLEMLERİ 1111 sayılı Askerlik Kanunu Madde 35 E) (Ek: 17/2/1947-5010/1 md.; Değişik: 11/6/2008-5768/1 md.) Millî Savunma Bakanlığınca belirlenecek esaslar çerçevesinde; 1) 8/6/1984 tarihli ve 217 sayılı Devlet Personel Başkanlığı Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname kapsamına giren kamu kurum ve kuruluşlarında görevli olup hizmetinin özelliği sebebiyle sevkinin tehirine ihtiyaç duyulan kamu personelinin, 2) Devlet veya kendi hesaplarına yurt içinde veya yurt dışında staj, yüksek lisans, ihtisas veya doktora yapanların, bağlı oldukları bakanlığın, Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği ile Türkiye Büyük Millet Meclisi gibi herhangi bir bakanlığa bağlı veya ilgili bakanlığı bulunmayan kurum personeli ile staj, yüksek lisans, ihtisas veya doktora yapanların ilgili kurum amirinin teklifi üzerine, 35 yaşını doldurdukları yılın sonuna kadar, 3) Aktif spor hayatının aşağıda belirtilen şartlarda devam ettiğinin belgelendirilmesi ve müteakip sevk tehirleri için Milli Savunma Bakanlığınca belirlenecek oran kadar kadroya girmek kaydıyla; a) Olimpiyat oyunları, Dünya ve Avrupa şampiyonaları ile uluslararası müsabakalarda ilk üç dereceye giren sporcular ile bu dereceleri alan takımların kadrolarında yer alan sporcuların, b) A Büyükler Milli Takım kadrolarında yer alan sporcuların, c) Türkiye Profesyonel 1 inci veya 2 nci futbol liglerinde yer alan takımların kadrolarında bulunan profesyonel futbolcuların, ç) Üç ve daha fazla ligi bulunan diğer spor dallarında, en üst iki ligde yer alan takımlar ile en az iki ligi bulunan spor dallarında, en üst ligde yer alan takımların uluslararası kuralların öngördüğü sayıdaki sporcuların, Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünün veya ilgili özerk federasyon başkanlıklarının teklifi üzerine, 38 yaşını doldurdukları yılın sonuna kadar, askere celp ve sevkleri tehir edilebilir.
ASKERLİK İŞLEMLERİ 1111 sayılı Askerlik Kanunu Madde 36 (Değişik: 22/5/2012-6318/9 md.) Emsali doğumluların yoklaması sırasında lise veya dengi okuldan mezun olduğunu belgeleyenlerin askerlikleri üç yıl, fakülte veya yüksekokuldan ilişikleri kesilenlerle yüksekokul mezunlarının askerlikleri ise 29 yaşını tamamladıkları yılın sonu esas alınarak iki yıl süreyle ertelenir. Bunlar, ertelemelerinin sona ereceği yıl muayeneleri yapılarak o yıl askerlik çağına giren doğumlularla işlem görür. Askerlikleri ertelenenler askere sevklerini talep edebilirler. Erteleme süresi içerisinde yükseköğretim kurumuna kayıt yaptıranların askerlikleri öğrencilik nedeniyle ertelenir. Askerlik çağına girmeden önce lise veya dengi okullar yahut yüksekokullardan mezun olanlar ile fakülte veya yüksekokuldan ilişiği kesilenlerin ertelemeleri, askerlik çağına girdikleri yıldan itibaren başlar. Dört yıl ve daha uzun süreli yükseköğretim kurumlarından yahut bunların dengi olduğu kabul edilen okullardan mezun olan yükümlülerin askere sevkleri, istekleri halinde mezuniyet tarihinden itibaren iki yıla kadar, yüksek lisans eğitimini tamamlayanların ise bir yıla kadar tehir edilebilir. Yurt dışındaki öğrenim kurumlarından mezun olanlara, talepleri halinde, denklik işlemlerini tamamlayabilmeleri için ayrıca bir yılı geçmemek üzere sevk tehiri hakkı tanınabilir. Bu maddenin uygulanmasına ilişkin usul ve esaslar Millî Savunma Bakanlığınca belirlenir.
YAZ OKULU İŞLEMLERİ Yaz okulundan faydalanmak isteyen öğrenci öncelikle kredi başına harcını yatırır ve ön kayıt yaptırır. Ön kayıt sonrasında açılacak derslerin kesinleşmesiyle almak istediği dersleri seçer veya değişiklik yapar. Başka üniversiteden misafir olarak gelip müracaat eden öğrenci varsa, dekont ve başvuru evrakı teslim alınarak misafir kaydı yapılır. Yaz okulu sonunda notların açıklanmasının ardından misafir olarak gelen öğrencinin üniversitesine öğrencinin notları gönderilir. Yaz okulunda açılmayan ders için başka üniversitede yaz okulunda ders almak isteyen öğrencimiz ders içeriği getirerek uygun olup olmadığına dair başvuruda bulunur. Öğrencinin müracaatı yönetim kuruluna girer. Alınan karar rektörlük öğrenci işlerine gönderilir. Öğrenci aldığı derslerin notlarına ait belge-transkript gibi belgelerini kendisi getirir veya misafir gittiği üniversite ilgili birime üst yazı ile gönderir. Bu dersler yönetim kurulu kararıyla onandıktan sonra rektörlük öğrenci işlerine gönderilir. Notların öğrenci karnesine yansıtılması sağlanır. Açılacak dersler için hazırlanan eşdeğerlik tablosuna göre öğrencilerin ders intibakları yönetim kurulu kararı ile yapılır. Açılmayan dersleri için öğrenci harç iadesi talebinde bulunur. Harç iade işlemleri normal dönem harç iade işlemleri ile aynı aşamalara tabidir. Yaz okulu üçüncü bir dönem sayıldığından, güz ve bahar döneminde yapılan tüm işlemler ve karşılaşılan sorunlar yaz okulu için de geçerlidir.
ÖĞRENCİNİN ÜZERİNDEN DERS SİLİNMESİ VE DERS MUAFİYETLERİ Daha önce aldığı herhangi bir dersin zorunluluğu öğrenci üzerinden kalkmışsa yani öğrenci o dersi yeniden almaktan muaf olmuşsa, durumunu belirten dilekçe ile bu dersin üzerinden kaldırılmasını talep eder. Bu talepler Rektörlük Öğrenci İşlerine muafiyet sebepleri ile birlikte bildirilerek öğrencinin üzerinden silinir. Daha önce başka bir üniversitede okuduğu ve burada okumak zorunda olduğu, aynı ad, içerik ve krediye sahip derslerden muaf olmak isteyen öğrenciler ise; bu dersleri alıp başardıklarına dair transkript ve ders içerikleri ile Dekanlığımıza/Müdürlüğümüze müracaatta bulunur. (MU başarı notu ile muafiyet yapılmaz.) Bu başvurular Öğrencinin Bölümüne/Programına gönderilerek İntibak Komisyonuna iletilmesi istenir. Başvurular İntibak Komisyonunca incelenerek öğrencinin muaf olabileceği dersler ve notları ile alması gereken belirlenir. İntibak komisyonu kararı yönetim kurulunca görüşülür. Uygun görülen muafiyetlere ait yönetim kurulu kararı rektörlük öğrenci işlerine bildirilir. Onaylanan intibak komisyonu kararının bir örneği öğrenciye verilir. Öğrenci ders kodlamasını bu karar doğrultusunda yapar.
DERS KODLAMA HATASI Öğrenci yanlış kodladığı yada fazladan aldığı dersi üzerinden silinmesi için Dekanlığa/Müdürlüğe Dilekçe verir. İlgili kurullarda durumu incelenen öğrencinin, hatalı olan dersinin silinmesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına yazı ile bildirilir. Öğrencinin durumu takip edilerek dersi silindikten sonra öğrenciye bildirilir. DERS NOTU DÜZELTMELERİ Dersin sorumlusunun dersin kodu-adı ve başarı notu (Harf olarak) yazılı dilekçesinin Bölüm/Program Başkanlığına vermesi Bölüm/Program Başkanlığının da Dekanlığa/Müdürlüğe göndermesi Yönetim Kurulu Kararı alınarak Öğr.İşl.D.Bşk. na gönderilmesi gerekmektedir. ÜSTTEN DERS ALMA Ders Kodlama Haftasında Öğrenci Üsten ders alacağını belirten dilekçeyi dekanlığa/müdürlüğe teslim eder. Dilekçe kontrol edilerek öğrencinin üsten ders alma şartına uyup uymadığı gözden geçirilir. Üsten ders alacak öğrencileri belirten liste hazırlanarak danışman hocalarına gönderilir. Üsten ders alacaklar öğrencilerin not ortalamasının (eski 3.00/yeni 2.50) olması ve başarısız derslerinin bulunmaması gerekmektedir. Yönetim kuruluna girer ve yönetim kurulu kararı işlemleri başlar. Yönetim kurulu kararı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Üst yazı ile gönderilir.
YÜKSEK ONUR VE ONUR BELGESİ İSTENMESİ Yüksek Onur, onur belgeleri almaya hak kazanan öğrenciler için öğretim yılı sonunda durumları incelenir. Öğrencinin döneminde aldığı derslerinin olmasına ve başarısız dersi olmamak şartı ile 3.00-3,50 ortalaması olması gerekir. Şartları tutan öğrencilere belgeleri verilir. HAZIRLIK SINIFINDA BAŞARILI OLANLARA VERİLECEK SERTİFİKALAR Hazırlık Sınıfında başarılı olan öğrencilere Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca düzenlenen sertifikaların öğrencinin talebi olmaksınız verilecektir. BİLGİSAYAR DERSİ ALDIKLARINA DAİR BELGE İSTENMESİ Öğrenci Bilgisayar dersi aldığına dair belge istenmesi ile ilgili dilekçesini dekanlığa/müdürlüğe teslim eder. Dilekçe kontrol edilerek öğrencinin Bilgisayar dersi alıp geçtiğine ve kaç saat okuduğuna dair belge hazırlanarak Dekanlığa/Müdürlüğe imzaya gönderilir. Belge öğrenciye teslim edilir ve ilgili dosyalarına konulur.
YABANCI UYRUKLU ÖĞRENCİLER YÖS Öğrencilerinin alımında BEÜ Yurt Dışından Kabul Edilecek Öğrencilerin Başvuru ve Kayıt Kabul Yönergesine göre evrakları istenir. Ön ve Kesin Kayıtları Rektörlük Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca yapılır. Kayıt hakkı kazanan adayların eğitime başlayabilmesi için Üniversitemiz bünyesindeki BEÜ (TÖMER) tarafından yapılacak Türkçe sınavında ve diğer üniversiteler bünyesinde yer alan Türkçe Dil Öğretim Merkezleri (TÖMER) tarafından yapılacak sınavlarda başarılı olduklarını belgelemeleri gerekmektedir. Diğerleri ise geçici kayıtları yapılarak Türkçe dil düzeyini A ve B düzeyine çıkarabilmek için bir yıl süreli izinli sayılırlar. İzinli olan adayların, geçici kayıt hakkını kazandıkları yılı takip eden eğitim-öğretim yılı başında kayıt süresi içinde Türkçe düzeyinin yeterli olduğunu belgelemeleri gereklidir. Aksi durumda kesin kayıt haklarını kaybedeler. Öğrencilerin tüm işlemleri yapabilmeleri için Yabancı Uyruklu Öğrenci Numaralarını (İnternet ve Emniyet Müdürlüğünden) alabilirler. İlk kayıt esnasında katkı paylarının tamamı alınmaktadır. Sonraki dönemlerde ise güz-bahar yarıyıllarda iki eşit taksitte İkametgah Teskeresi ve diğer Valilik/Emniyetten alacakları belgeler için Öğrenci Belgesini Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından alınabilecektir.
BURSLAR İLE İLGİLİ BAŞVURULAR VE DEĞERLENDİRMELERİ KYK nın göndermiş olduğu burs formları ilan edilir. Öğrenci Burs Formlarını doldurarak öğrenci işlerine teslim eder Burs Formları öğrenci özlük dosyalarından kontrol edilerek burs verilecek öğrenciler belirlenir. Burs verilecek öğrenciler listelenir ve burs komisyonunun onayına sunulur. Onaylanan liste ve formlar, bilgilerin KYK sistemine aktarımının yapılması için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir.
STAJ YAPACAK ÖĞRENCİ VE SİGORTALILIĞI Öğrenci Staj yapması uygundur yazını Staj komisyonuna verir. Staj Komisyonu öğrencilerin başvurusuna istinaden listeleri hazırlar ve Dekanlığa/Müdürlüğe gönderir. Dekanlık/Müdürlük öğrenci işleri bürosu öğrencilerin SGK giriş-çıkışları, prim ve bordrolarını hazırlar. Öğrencilerin sigorta pirim ödemeleri her ayın 20 sine kadar yapılır ve ödeme emri kesilerek SKSDB na gönderilir.
ÖĞRENCİ TEMSİLCİĞİ SEÇİM VE İŞLEMLERİ Dekanlık/Müdürlük seçim kurulu oluşturulur. Seçim takvimi YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞINCA ilan edilir. Seçmen listeleri ilan edilir Adaylık başvuruları alınır Adayların başvuruları incelenir ve şartlara uyan adaylar ilan eldir. Aday ve seçmen listelerine itiraz dönemi olur itiraz eden olursa incelenir. Dekanlık/Müdürlükçe belirtilen isimler doğrultusunda Sandık kurulu üyeleri ve sandık kurulu başkanı belirlenir ve yazı ile bilgilendirilir. Oy kullanma yerleri belirlenir. Seçim sonuçları sandık kurulu tarafından ilan edilir. Bölüm/Program seçim temsilcileri belirlenir ve ilan edilir Seçim sonuçlarına itiraz olursa değerlendirilir. Seçim kurulu tarafından Bölüm/Program temsilcileri arasından Temsilci seçilir. Dekanlık/Müdürlük seçilen temsilciyi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir. Seçim ile ilgili dosyalanma işlemi yapılır.
ÖĞRENCİYE ULAŞIM Öğrencilere ulaşılması gerekli durumlarda, durumun aciliyetine göre hareket edilir. Çok acil olan durumlarda, öğrencilerin dosyalarında yer alan iletişim bilgilerinden telefonlarına ulaşılmaya çalışılır. Öğrencinin kim tarafından ulaşılmaya çalışıldığı belirtilerek öğrenci panosuna duyuru konulur. Öğrenci Hazırlık Programında okuyorsa Yabancı Diller Yüksekokulu aranarak öğrenciye ulaşılması gereken neden izah edilerek kendilerinden yardım istenir.
TEŞEKKÜRLER Saniye YAYALAR