SÜREÇ YÖNETİMİ TEKNİK ŞARTNAME TASLAĞI Hazırlayan Erkan Karaarslan ve Çalışma Arkadaşları Teknik Şartnamenin Aşamaları 1.1. Süreçlerin İdare nin talep ettiği standartlarda analiz edilerek modellenmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılması. 1.1.1. Süreçlerin tanımlanmasına ilişkin Mevcut Durum Modeli aşağıdaki çalışmalar yapılarak ortaya konulacaktır. 1.1.1.1. Süreç tanımlama çalışmaları kapsamında, mevcut süreçlerin çıkarılması sağlanacaktır. Bu çerçevede, müdürlüklerin ve rollerin yerine getirdikleri, sorumlu oldukları ve ilgili oldukları fonksiyonları, fonksiyonların girdi ve çıktılarını da içerecek şekilde temel (kurumun varlık nedenini oluşturan) süreçlerin bütünleşik bir şekilde modellenmesi sağlanacaktır. 1.1.1.2. Süreç modellemede ortaya çıkan veriler, süreç bazlı kontrol listelerine ve görev tanım formlarına dönüştürülecektir. 1.1.1.3. Süreçlere ilişkin risk yönergesi oluşturularak, risk haritalarının çıkarılması için alt süreçlerin risk puanları ortaya çıkarılacaktır. 1.1.1.4. Temel süreç, detay süreç ve alt süreçler, müdürlük kurumsal kodlarıyla birlikte kodlanacak ve işlem adımları bu kodlarla tanımlanacaktır. 1.1.1.5. Süreç performans göstergeleri, girdi, çıktı, verimlilik, sonuç ve kalite göstergeleri olarak belirlenecektir. 1.1.1.6. Birden fazla kurumu ilgilendiren süreçlerde kullanılması gereken kurumlar arası bilgi varlıklarının çıkarılması. 1.1.1.7. Her bir süreç analiz çalışmasında aşağıdaki standart bilgiler tanımlanarak Süreç Tanımlama Standardı oluşturulacaktır. 1.1.1.7.1. Süreç İsmi, 1.1.1.7.2. Sürecin amacı ve hedef kitlesi, 1.1.1.7.3. Sürecin başlama ve bitiş koşulları, 1.1.1.7.4. Girdi ve çıktıları, 1.1.1.7.5. Süreç kapsamındaki roller, aktiviteler ve iş kuralları 1.1.1.7.6. Süreçlerin organizasyon seviyesinde sorumluları ve vekilleri)
Bu aşamanın temel çıktısı Mevcut Durum Model Raporu olup, süreçlerdeki performans göstergeleri, tıkanma noktaları, karar mekanizmaları ile personelin değişim açısından sosyolojik ve psikolojik yapılarını betimleyecektir. 1.1.2. İş süreçlerinin iyileştirilmesi ve gerekiyorsa yeniden tasarlanması amacıyla, aşağıdaki çalışmalar yapılarak Hedef Model Raporunun ortaya konulması sağlanacaktır. 1.1.2.1. Süreçlerdeki darboğazlar, tıkanma noktaları ve eksikliklerin belirlenmesi mevzuatta tariflendiği şekilde ve vatandaş odaklı yapılması. 1.1.2.2. Yeniden oluşturulan model izlenebilir ve kişiden bağımsız olma çerçevesi dahilinde olmalıdır. 1.1.2.3. Mevzuatta var olan ama İdare tarafından bugüne kadar ihtiyaç olmamış süreçlerin tespit edilmesi ve bu süreçlerin çıkarılması. 1.1.2.4. Raporlama ve yönetim ihtiyacının geliştirilmesi. 1.1.2.5. Bilgi akış haritalarının oluşturulması. 1.1.2.6. Modellenen süreçlerin revize edilmesi veya yeniden tasarlanması. 1.1.2.7. Mevcut kurumsal yapının, problemlerin, yetersizliklerin belirlenmesi. 1.1.2.8. Süreçlere uygun organizasyonel yapı, iş/görev tanımlarının oluşturulması. 1.1.2.9. Yeni tasarlanan süreçler için gereken varlıkların (bilgi, bilişim altyapısı, insan kaynakları, taşınmaz, materyal) belirlenmesi. 1.1.2.10. Süreçlere ilişkin performans göstergelerinin ve ölçme sıklıklarının belirlenmesi. 1.1.2.11. Her süreçle ilgili bir rol sahibi tanımının yapılması. 1.1.2.12. Gözden geçirme, doğrulama ve geçerli kılma.
1.1.2.13. Kurum portalında yayımlama. 1.1.2.14. Yüklenici belirlenen süreçleri takip eden birimler ile birebir görüşmeler yaparak verimlilik ölçümüne esas teşkil edecek bir rapor hazırlayacaktır. Rapor kapsamında, birim stratejik hedeflerine erişim yöntemleri yüklenici tarafından modellenecektir. Her bir iş süreci için, 1.1.2.14.1 İş süreçleri ve/veya adımları 1.1.2.14.2 Elektronik imza gerektiren işlemler 1.1.2.14.3 Birim ve birey performans ölçüm yöntemleri 1.1.2.14.4 Birim faaliyetlerine ilişkin hazırlanacak iş zeka raporları 1.1.2.14.5 Birimin ihtiyaç duyacağı CBS görüntüleme katman profilleri, 1.1.2.14.6 Birim temel bilgi edinme ve veri tarama yöntemleri detaylı olarak irdelenecektir. DPT tarafından yayımlanan Birlikte Çalışılabilirlik Esasları 2.0 dokümanında tanımlanan Mevcut Durum Model Raporu bu aşamada yönlendirici kabul edilecektir. 1.1.2.15. Bu aşamanın temel çıktısı Hedef Model Raporu olup, hedeflenen süreçlerin tasarımını, fonksiyonel özelliklerini, insan kaynakları yönetim mimarisini (roller, yetki-sorumluluklar), yeni performans sistemini, iç kontrol ve risk yönetimini, eğitim stratejilerini, halkla ilişkiler stratejilerini, bilgi yönetimi stratejilerini, yönetim bilgi sistemi mimarisini, envanter ihtiyacını, karar süreçleri mekanizmalarını, kalite sistemini, mevzuat değişiklik gereksinimlerini, güvenlik gereksinimlerini, fiziksel altyapı gereksinimleri ile performans, kalite, karar süreçleri ve süreçlerin standartlarını içerecektir. 1.1.3. Fark Analizi ve Geçiş Planlaması. Mevcut organizasyondan bilgiye dayalı organizasyona geçiş için stratejik planlama ve ilgili enformasyon teknolojisi, yasal çerçeve ile teknik gelişim altyapısının belirlenmesidir. 1.1.3.1. Yüklenici organizasyonel ilişkilerdeki dönüşüm adımlarının belirlemelidir.
1.1.3.2. Malzeme ve insan kapasitesini arttırma çalışmalarını yapmalıdır. 1.1.3.3. Eleman ve eğitim gereksinimlerini belirlenmeli ve bu konudaki çözümlerini sunmalıdır. 1.1.3.4. Fiziksel altyapı (ofis alanı, malzeme, vb.), yazılım, donanım gereksinimlerinin belirlemelidir. 1.1.3.5. Süreç ile ilgili süre, maliyet, vb. bilgiler hesaplanarak uygulamaya almadan önce süreç simülasyonu yapılmalıdır. 1.1.3.6. Belirlenen gereksinimler için bütçeleme yapılması ve alım stratejilerinin tanımlanmalıdır. 1.1.3.7. Bu gereksinimlere uyumluluk çalışmalarının gerçekleştirilmelidir. 1.1.3.8. Değişim hareketinin sosyolojik ve psikolojik etkilerinin belirlenmeli ve alternatif çözümler oluşturmalıdır. 1.1.3.9. Hedef Durum Raporu nda belirtilen tüm süreçleri gözden geçirmeli, doğrulamalıdır. 1.1.3.10. Hedef Durum Raporu nda belirtilen süreçlerde mevzuat bazlı bir işlem var ise o işlemle ilgili mevzuatı www.mevzuat.gov.tr adresinde kısa yolunun belirtilmelidir. Hedef model tamamlandıktan sonra her süreçteki mevzuat linki referans alınarak aşağıdaki bilgiler çıkarılacaktır; 1.1.3.10.1. Mevzuat Türü 1.1.3.10.1. Mevzuat Adı ve No su 1.1.3.10.1. Kanun 1.1.3.10.1. KHK 1.1.3.10.1. Yönetmelik 1.1.3.10.1. Tüzük vs
1.1.3.11. Yasal düzenleme ihtiyacı; taslak mevzuatın hazırlanmasına katkı verilmesi, 1.1.3.12. Bu aşamada temel olarak Organizasyonel Dönüşüm ve Eylem Planı, eleman ve eğitim ihtiyacı, eğitim müfredatı, Bilgi Teknolojileri Stratejik Planı, Yaygınlaştırma ve Operasyon Planları, fiziksel altyapı oluşturma, yenileme ve geliştirme gereksinimleri ile gerekiyorsa taslak mevzuatı içeren Sistem Gereksinim Belgesi (Raporu) oluşturulacaktır. 1.1.3.13. Gerçekleştirme sürecinin bundan sonraki aşamaları ISO 15288, ISO 12207 ve ISO/IEC 27002, TS ISO/IEC 27001 gibi standartlar temelinde yürütülecek, tedarik yönetimi, entegrasyon ve sürdürülebilirliğe özel önem verilecektir. BPMN 2 ve TEKAD: standartları 1.2. Süreçlerin İSYS ye aktarılmaya hazır hale getirilerek süreçlerin aktarılması aşamasında İdare nin talep ettiği desteğin verilmesi ve aktarım sonrasında kontrollerin yapılması. 1.2.2. İş süreçlerinin tamamının BPM yazılımına aktarılması yüklenici ve YBS firmasının birlikte çalışması ile yapılacaktır. 1.2.3. YBS üzerinde pilot uygulamaya alınacak süreç(ler) İdare ve YBS firması ile yüklenici beraber tespit edecektir. Yüklenici tespit edilen bu süreçlerin geçiş adımlarını planlayarak sürecin uygulamaya geçilmesinde YBS firması ile ortak çalışacaktır. 1.2.4. İSYS yazılımının herhangi bir iş sürecinin herhangi bir aşamasında; 1.2.4.15. Süreç ile ilgili sorumluluğun hangi personel veya personellerde olduğu, 1.2.4.16. Sürecin tamamlanması için konuya hangi personellerin müdahil olduğu, 1.2.4.17. Sürece ilişkin hangi iş adımında ne kadar bekleme yaşandığı,
1.2.4.18. Biten ya da devam eden süreçlerde sürecin bitmesi gereken süreyle uyumlu olup olmadığı, vb. sorulara vermelidir. yüklenicinin yapacağı analiz çalışması cevap 1.3. İdare nin belirlediği Süreç Çalışma Grubu nun süreç analizi, iyileştirilmesi ve modellenmesi hususlarında Süreç Çalışma Grubu na ve idarenin belirlediği diğer personellerin mevzuat, stratejik yönetim, iç kontrol ve denetim hususlarında bilgi ve tecrübesinin arttırılması amacıyla bu şartnamedeki konular kapsamında eğitim verilmesidir. 1.3.2. Eğitim öncesi ve eğitim sonrası eğitime katılan personele, süreç yönetimi ile ilgili en az 10 soruluk test usulü bir sınav yapılacaktır. Söz konusu sınavda yapılan test karşılaştırıldığında katılımcıların ortalama puanı %30 un üzerinde artış göstermezse, eğitim farklı bir eğitici ile tekrarlanacaktır. 1.3.3. Yüklenici, her bir eğitim sonucunda katılımcılar tarafından cevaplandırılacak test cevaplarını baz alarak, personelin ne kadar başarısız olduğunu, başarısızlığın neden kaynaklandığını ve benzeri bilgileri içeren Eğitim Sonuç Raporu hazırlayacaktır. 1.3.4. Yüklenici, bu şartname kapsamında İdare nin belirleyeceği katılımcılara farklı zamanlarda yapacağı her bir eğitim sırasında kullanılan materyalleri ve eğitimlerin çalışma kitapçıklarını, aynı zamanda her bir eğitimle ilgili temel bilgileri içeren eğitim ders notlarını elektronik ortamda İdare ye sunacaktır. 1.3.5. Yüklenici vereceği eğitimde idarenin belirleyeceği konu başlıklarını ele alacaktır. 1.3.6. Süreç Çalışma Grubu Eğitimi 1.3.6.15. Süreçlerin analiz edilmesi.. 1.3.6.16. Süreçlerdeki her bir adımın risk puantajları.. 1.3.6.17. Süreçlerin teknik analizlerinin yapılması.. 1.3.6.18. Süreç iyileştirmelerinin nasıl yapılacağı.. 1.3.6.19. Süreçlerin modellenmesinde kullanılacak yazılım.. 1.3.6.20. Süreçler ve süreç adımlarının mevzuatla ilişkilendirilmesi hususunda eğitim.. 1.3.6.21... 1.3.7. Diğer Eğitimler
1.3.7.15. Yüklenici, verilen eğitimlerin her biri ile ilgili, eğitimin ardından bir adet pilot uygulama yapacaktır. 1.3.7.16. Eğitimler, Yüklenici tarafından İdare nin her bir eğitim için belirleyeceği kişilere verilecektir. 1.3.7.17. Yöneticilere Yönelik Farkındalık Eğitimi 1.3.7.18. Prosedür Yönetimi Eğitimi 1.3.7.18.1. Bu eğitim asgari iki saat sürmelidir. 1.3.7.19. Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Sayıştay Denetimi (3 Saat) 1.3.7.20. İmza ve Onay Mercileri ile Yetki Devri Eğitimi (2 Saat) 1.3.7.21. Stratejik Yönetimin Kurumsallaşması Eğitimi (3 Saaat) 1.3.7.22. Muhasebe, Mali Raporlama ve Dönemsonu Uygulamaları Eğitimi (8 Saat) 1.3.7.23. Ön Mali Kontrol Eğitimi (3 Saat) 1.3.7.24. Belediye İhale Mevzuatı Eğitimi (12 Saat) 1.3.7.25. Belediye Gelir Mevzuatı Eğitimi (6 Saat) 1.3.7.26. Harcama Belgeleri Eğitimi (3 Saat)