İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ SAĞLIK KURUMLARI İŞLETMECİLİĞİ TIBBİ DOKÜMANTASYONA GİRİŞ ÖĞR. GÖR.DR. AYSU KURTULDU
TIP SEKRETERLİĞİ VE GÖREVLERİ Tıp sekreterliği kavramı Tıbbi sekreterlerin genel olarak görevleri Tıbbi sekreterlerin özellikleri Tıbbi sekreterlerin eğitimi İstihdam alanları Tıbbi Sekreter Türleri 1
TIP SEKRETERLİĞİ Tıbbi sekreter, sağlıkla ilgili istatistiki verileri derleyen, bilimsel metotlarla analiz ederek ilgili birimlere rapor edebilen, tıbbi ünitelerdeki haberleşme ve yazışma hizmetlerini yürüten, bilgileri toplayıp belgeye dönüştürebilen sağlık meslek mensubudur. Tıbbi sekreterlik içinde birçok görevi barındıran bir meslektir. Tıbbi sekreterler, karmaşık yapıya sahip hastanelerde sağlık hizmeti sunan ekibin değişmen bir üyesidir. 2
TIP SEKRETERLİĞİ GENEL OLARAK GÖREVLERİ Polikliniğe başvuran hastaların kayıtlarını yapıp gerekli yönlendirmeleri gerçekleştirmek Kliniklere yatış çıkış işlemlerine yardımcı olmak Hasta dosyalarını eksiksiz ve hatasız şekilde hazırlama Kliniklerde yatakların dolu ve boş olma durumlarına göre düzenlemeleri yapma Randevu hizmetlerini yürütme 3
TIP SEKRETERLİĞİ GENEL OLARAK GÖREVLERİ Halkla ilişkiler Tıbbi teşhis ve tedaviye ilişkin sonuçları rapor etme, hasta çıkış özeti, ameliyat raporu vb. hazırlama Tıbbi dokümantasyonu sağlama, dosyaları düzenleme, erişilebilir hale getirme İdari yazışmaları yapma, sağlık kurulunda rapor yazma, haberleşme ve yazışmaları düzenleme Sağlık kuruluşlarında kullanılan hastane bilgi sistemlerini kullanma 4
TIP SEKRETERLİĞİ GENEL OLARAK GÖREVLERİ Tıbbi arşivin sorumluluğunu üstlenme Hastalık kodlamalarını yapma Tıbbi istatistikleri hazırlama Kaynak taraması, veri paylaşımı, hasta dosyalarının araştırma için hazır hale getirilmesi gibi çalışmalarla Hekimlerin bilimsel araştırmalarının hazırlık süreçlerine yardımcı olmak Hasta yönetimine bilgi akışı sağlamak. 5
TIBBİ SEKRETERLERİN ÖZELLİKLERİ Ayrıntıları algılayabilen, Dikkatli, düzenli, Mesleki etiğe ve ahlaki değerlere sahip, Temiz, titiz ve bakımlı, Sorumluluk sahibi ve sabırlı 6
TIBBİ SEKRETERLERİN ÖZELLİKLERİ Zamanı iyi değerlendirebilen, Problemleri kendi başına çözebilen, Bir işi planlama ve organize etme yeteneğine sahip, Hasta ve hasta yakınlarıyla rahat iletişim kurabilen, Ekip çalışma ruhuna sahip, 7
TIBBİ SEKRETERLERİN ÖZELLİKLERİ İş disiplinine sahip, Sır saklamayı bilen ve güvenilir, İnsanlara yardım etmekten hoşlanan, Güler yüzlü ve sevecen, Acil durumlarda hızlı ve doğru karar verebilen, 8
TIBBİ SEKRETERLERİN ÖZELLİKLERİ Yeniliklere ve teknolojik gelişmelere açık, Hizmet kalitesine önem veren, Protokol kurallarını bilen ve uygulayan, İş yeri güvenliğine dikkat eden, Hastalara ait bilgilerin gizliliğine özen gösteren 9
TIBBİ SEKRETERLERİN ÖZELLİKLERİ İşini zamanında ve eksiksiz yapan, Çalışma saatlerine riayet eden, Hasta kaydı ve diğer verilerle alakalı notları düzenli bir şekilde tutan İşine, ekip arkadaşlarına, çalıştığı kuruma bağlı, Dış görünüşüne, davranışlarına özen gösteren Bilgi düzeyine geliştirmeye yönelik olarak çaba gösteren ve sürekli gelişimi hedefleyen, 10
TIBBİ SEKRETERLERİN ÖZELLİKLERİ Mesleki terimlere hakim, İkna kabiliyeti yüksek, İnsan psikolojisinden anlayan, Kriz anları ve stresli çalışma ortamında nasıl davranacağını bilen, Bedenen ve ruhen sağlıklı kişiler olmalıdır. 11
TIBBİ SEKRETERLERİN EĞİTİMİ Sağlık meslek liselerinde eğitim verilmektedir. Üniversitelerin Tıbbi Dokümantasyon bölümleri, 2 yıllık bir eğitimle tıbbi sekreter yetiştirmektedir. Bu bölümlere son düzenleme ile birlikte YGS Sözel puanıyla veya meslek lisesinin ilgili bölümlerinden mezun olan öğrencilerin direkt geçiş hakkıyla eğitim alabilirler. Mesleki anlamla ilerlemek isteyen öğrenciler DGS sınavı ile büro yönetimi öğretmenliği veya sağlık kurumları işletmeciliği bölümlerinde lisans eğitimi alabilirler. 12
TIBBİ SEKRETERLERİN EĞİTİMİ Meslek hayatında başarılı olabilmek için eğitim almak zorunludur ancak mezun olup işe yerleştikten sonra da tıbbi sekreterlerin çeşitli konularda kendilerini geliştirmeleri ve gerek hizmet içi eğitimlerle gerek kurs ve sertifikasyon programlarıyla mesleki gelişimlerine devam etmeleri gerekmektedir. özellikle iletişim, halkla ilişkiler, bilgisayar programları, yabancı dil, diksiyon gibi konularda eğitim görmeleri kariyer planlamalarında olumlu etki yaratacaktır.. 13
TIBBİ SEKRETERLERİN İSTİHDAM ALANLARI Tıbbi sekreterler; kamu, özel ve üniversite hastanelerinin poliklinik, klinik, idari birimler, acil servis hasta dosyaları arşivi bölümlerinde görev alabilirler. Bu kurumların yanı sıra medikal firmalar, muayenehaneler, yazılım firmaları, evde bakım hizmeti sunan firmalar gibi eğitimleriyle doğrudan alakalı sektörlerde de görev alabilirler. 14
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ POLİKLİNİK SEKRETERLERİ Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliğine göre poliklinik hizmetleri; ayaktan muayene, tetkik, teşhis ve tedavi hizmetlerinin yapıldığı hastaların yataklı tedavi kurumlarında ilk başvuru üniteleridir Poliklinik sekreteri muayene, kontrol, tetkik için gelen hastaların her türlü işlemlerini yapmaktan sorumludur. 15
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ POLİKLİNİK SEKRETERLERİ GÖREVLERİ Poliklinik randevu hizmetlerinin ve iş akışını düzenler. Hasta kabul biriminin düzenini ve temizliğini sağlar. Randevu dışı gelen hastalarla görüşür, gerektiğinde ilgili birimlerle görüşmelerini sağlar. Randevulu olarak gelen hastaların eski dosyaları olup olmadığını araştırır. Hastanın eski dosyası varsa arşivden çıkartılmasını sağlar. Yoksa yeni hasta dosyasını düzenler, ilgili bölümleri doldurur. Hasta dosyalarının muayene odalarında gönderilmesini sağlar. Muayene esnasında istenen tetkikler ile ilgili olarak hastaları bilgilendirir ve ilgili Laboratuvarlara gönderir. 16
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ POLİKLİNİK SEKRETERLERİ GÖREVLERİ Tetkik raporlarının topluca polikliniğe gelmesi halinde muayene odalarına göre tasnif edilerek tetkik sonuçlarının hasta dosyalarına girmesini sağlar Poliklinik muayenesi esnasında belirlenen bildirilmesi zorunlu hastalıklar ile İlgili gerekli yazışmaları yapar. Poliklinikteki haberleşme ve diğer yazışma hizmetlerini yürütür. 17
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ POLİKLİNİK SEKRETERLERİ GÖREVLERİ Poliklinikte kullanılacak olan ilaç, tıbbi sarf ve genel sarf malzemelerinin temini ile ilgili yazışmaları yapar ve malzeme temini işlemlerini takip eder. Poliklinikte kullanılacak olan tıbbi ve genel demirbaşların temini ve bakım onarımı ile ilgili yazışmaları yapar ve malzeme temini işlemlerini takip eder. Periyodik istatistiklere ilişkin kayıtları tutar. 18
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ POLİKLİNİK SEKRETERLERİ GÖREVLERİ Formları doldurur ve ilgili birime gönderir. Hasta çıkışı esnasında hasta dosyaları üzerinde gerekli işlemleri yapar. Hasta kabuldeki haberleşme ve diğer yazışma türlerini yürütür. Hasta kabul biriminde kullanılacak olan sarf malzemelerinin temini ile ilgili yazışmaları yapar ve malzeme temini işlemlerini takip eder. 19
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ POLİKLİNİK SEKRETERLERİ GÖREVLERİ İşlemi biten dosyaları arşive gönderir. Hasta kabul biriminde kullanılacak olan demirbaşların temini ve bakım onarımı ile ilgili yazışmaları yapar ve işlemleri takip eder. Periyodik istatistiklere ilişkin kayıtları tutar, formları doldurur ve ilgili birime gönderir. 20
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ KLİNİK SEKRETERLERİ Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliğine göre klinikler, Servis hizmetleri uzman, uzmanlık eğitimi görenler, hemşire ile eczacı, diyetisyen, fizyoterapist, psikolog gibi branşla ilgili diğer meslek mensupları tarafından birlikte yürütülen bir ekip çalışması olup, hastaya en iyi koşularda, güvenilir araçlarla isabetli teşhisi koyarak, bakımının ve en kısa zamanda tedavisinin sağlanmasını, eğitim hastanelerinde ayrıca servis içi hasta başı eğitimlerini de gerçekleştirmeyi amaçlar. 21
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ KLİNİK SEKRETERLERİ GÖREVLERİ Hastaların servise kabulünü ve odalarına yerleştirilmesini sağlar, Hasta yatış ve çıkışları ile ilgili protokol defteri veya bilgisayar dosyalarının giriş ve çıkış kayıtlarını yazar, Günlük hasta mevcudu ve boş yataklara ilişkin belgeleri yazarak ilgili birime gönderir, Yatan hastalara ilişkin olarak istenen tetkik ve konsültasyonlara ait takip işlemini yürütür, Hastaların çıkış esnasında hasta dosyalarını kontrol ederek eksik belgelerin temini için ilgi uyarır, 22
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ KLİNİK SEKRETERLERİ GÖREVLERİ Hasta çıkışı ile ilgili işlemleri ve gerekli yazışmaları yapar, Hasta çıkış özetleri, ameliyat raporları ve benzeri tıbbi bilgileri deşifre veya diğer metotlarla okuyarak, mekanik veya elektronik yazım araçları yardımıyla yazar, Hastalık ve ameliyatlara ilişkin Uluslararası kodlamaları yapar. Klinik tedavisi esnasında belirlenen ihbarı mecburi hastalıklarla ilgili gerekli yazışmaları yapar, Klinikteki haberleşme ve diğer yazışma hizmetlerini yürütür, 23
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ KLİNİK SEKRETERLERİ GÖREVLERİ Klinikte kullanılacak olan ilaç, tıbbi sarf ve genel sarf malzemelerinin temini ile ilgili yazışmaları yapar ve malzeme temini işlemlerini takip eder, Klinikte kullanılacak olan tıbbi ve genel demirbaşların temini ve bakım onarımı ile ilgili yazışmaları yapar ve işlemleri takip eder, Periyodik istatistiklere ilişkin kayıtları tutar, formları doldurur ve ilgili birime gönderir, 24
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ KLİNİK SEKRETERLERİ GÖREVLERİ Klinikte gerçekleştirilecek eğitim ve diğer aktiviteler için zaman planlaması yapmak, Klinikte arşiv-istatistik hizmetlerini gerçekleştirmek, Klinik nöbet listelerini yazmak ve onaylatmak, Kliniğin genel tertip ve düzenini sağlamak 25
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ Tıbbi sekreterler poliklinik ve klinikler dışında ameliyathane, laboratuvar, acil servis gibi hizmet alanlarında da görev yapmaktadır. Bu birimlerde de resmi yazışmaların yapılması, tıbbi dokümantasyonla ilgili düzenlemelerin gerçekleştirilmesi, randevuların ayarlanması, istatistiklerin tutulması, diğer sağlık çalışanlarıyla iletişimin sağlanması, hasta ve hasta yakınlarıyla ilgilenilmesi, yönlendirmelerin yapılması gibi işlemleri gerçekleştirirler. 26
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ (İDARİ BİRİMLER) ARŞİV SEKRETERLERİ GÖREVLERİ Poliklinikten istenilen hasta dosyalarını arşivden çıkarıp ilgili birime yönlendirmek. Klinik araştırmalar için talep edilen hasta dosyalarını hazırlamak ve takibini yapmak Arşiv yönetmeliğine uygun olarak arşivdeki dokümanları ve hasta dosyalarını muhafaza etmek Adli yazışmaları gerçekleştirmek Hasta dosyaları arşivinin düzenini sağlamak 27
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ (İDARİ BİRİMLER) ARŞİV SEKRETERLERİ GÖREVLERİ Kliniklerde yatan ve taburcu olan hastaların günlük olarak sayılarını tespit etmek, istatistiklerini saklamak. Arşive teslime dilen dosyalardaki hastalık ve ameliyatların Uluslararası Hastalık Kod Sistemi ne göre sınıflandırılmalarını kontrol etmek Hatsa dosyaları arşivine teslim edilen dosyaları inceleyerek eksik belge, eksik imza, eksik bilgi var ise bunların giderilmesi için ilgili birimlerle irtibata geçmek Arşiv komitesine arşivin ihtiyaçlarını bildirmek Hasta dosyaları arşivinde gizliliği sağlamak 28
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ (İDARİ BİRİMLER) HASTANE MÜDÜRLÜĞÜ SEKRETERLERİ GÖREVLERİ Hastane müdürünün randevularını ayarlamak Hastane müdür tarafından onaylanması gereken rapor ve reçetelerin imzalanmasını sağlamak Toplantıları ayarlamak ve hastane müdürünü bilgilendirmek Telefon yönlendirmelerini yapmak Hastane müdürlüğündeki yazışmaları yapmak ve organizasyonu sağlamak 29
TIBBİ SEKRETER TÜRLERİ (İDARİ BİRİMLER) SAĞLIK KURULU SEKRETERLERİ GÖREVLERİ Sağlık kuruluna müracaat eden hastaları yönlendirmek Sağlık kurulu raporlarının yazılması, onaylanması, ilgili birimlere dağıtılmasını sağlamak İstatistiklere ilişkin raporları tutmak Sağlık kurulundaki haberleşme ve iletişim ağını yürütmek 30
auzef.istanbul.edu.tr 31