26/0/205 YALOVA ÜNİVERSİTESİ BİREYSEL ÖNERİ, İSTEK VE MEMNUNİYET SİSTEMİ PERFORMANS DEĞERLENDİRME RAPORU Yalova Üniversitesi Bireysel Öneri, İstek ve Memnuniyet Sistemi nin temel amacı; Yerel de etkin küresel başarıya sahip teknoloji odaklı üniversite olmayı hedefleyen Yalova Üniversitesi nin tüm idari ve akademik çalışmalarının ve çalışanlar dışındaki tüm paydaşların entelektüel potansiyellerini, idari ve akademik süreçle ilişkin öneri, eleştiri ve memnuniyetini üniversite yönetimi ile paylaşmak ve bu yolla kurumda sürekli iyileştirmeyi sağlamaktır. Bu kapsamda Bireysel Öneri, İstek ve Memnuniyet formu aracılığıyla kurumumuza gelen veriler ve uygulama sonuçları yılda iki kez Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından konsolide edilerek Rektörlük Makamına sunulmaktadır. Bireysel Öneri Sistemi uygulamasında kolaylık sağlamak, verilerin depolanmasını ve raporlanmasını kolaylaştırmak amacıyla, 203 yılından bu yana Bireysel Öneri ve Memnuniyet Sistemi Verileri elektronik ortamda takip edilmekte olup, web mail aracılığı ile kurum içi ve kurum dışı paydaşlar tarafından gönderilen tüm öneri, istek, şikayet ve memnuniyetler aynı gün içerisinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından sistem üzerinden ilgili birimlere iletilmektedir. Dilek ve Şikayet kutuları aracılığı ile iletilen talepler ise yine Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından her ayın ilk haftası akademik birimlerde yer alan kutulardan toplanarak sisteme girişleri yapılmakta ve ilgili birime Web Mail olarak değerlendirilmek üzere gönderilmektedir. Üniversitemize iletilen talepler bu sistem üzerinden düzenli olarak takip etmekte, değerlendirilmekte, talep sahiplerine uygulama sonuçları hakkında bilgilendirme yapılmaktadır. Sistemin işleyişi hakkında genel raporun oluşturulabilmesi için birimler gelen taleplere ilişkin uygulama sonuçları hakkında BOİM Bilgi Sistemi üzerinden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na geri bildirimde bulunmaktadırlar. Yalova Üniversitesi Bireysel İstek ve Memnuniyet Sistemi 30.06.204 ve 3.2.204 dönemi kapsayan performans değerlendirmesine ilişkin sayısal verileri bilgilerinize arz ederiz.
. PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİNE İLİŞKİN SAYISAL VERİLER : Toplam Bireysel Öneri, İstek ve Memnuniyet sayısı: 66 Değerlendirmeye alınmayan (uygun bulunmayan) talep sayısı: 32 Birimler tarafından geri bildirimi yapılan talep sayısı: 0 Birimler tarafından geri bildirimi yapılmayan talep sayısı: 65 Bireysel Öneri İstek ve Memnuniyet Sistemi Geri Bildirim Oranı 39% 6% Geri bildirimde bulunulan WEB MAİL sayısı (0) Geri bildirimde bulunulmayan WEB MAİL sayısı (65) Bireysel Öneri İstek ve Memnuniyet Sistemi Taleplerinin Değerlendirme Oranı 32% Değerlendirmeye alınan talep sayısı (69) 68% Değerlendirmeye alınmayan talep sayısı (32) 2
2. BİREYSEL ÖNERİ, İSTEK VE MEMNUNİYET SİSTEMİ (BOİM) GERİ BİLDİRİM ORANLARI BİRİM YÖNLENDİRİLEN MAİL SAYISI GERİ BİLDİRİLEN MAİL SAYISI ORAN ÇINARCIK MYO 32 32 00% BASIN YAYIN VE H.İ. MÜD. 8 8 00% YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU 8 8 00% ÖĞRENCİ İŞLERİ D.BŞK. 4 4 00% STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BŞK. 6 6 00% İSLAMİ İLİMLER FAKÜLTESİ 4 4 00% TERMAL MYO 4 4 00% BİLGİ İŞLEM D.BŞK. 3 3 00% SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ 9 % SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR D.BŞK. 9 % YALOVA MESLEK YÜKSEKOKULU 6 0 0% İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAK. 2 0 0% HUKUK FAKÜLTESİ 7 0 0% PERSONEL D.BŞK. 6 0 0% MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ 3 0 0% KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON D.B. 2 0 0% FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 0 0% İDARİ VE MALİ İŞLER D.BŞK. 0 0% ARMUTLU MYO 0 0% Toplam 66 0 6% 3
TALEPLERİN BİRİMLERE GÖRE DAĞILIMI ARMUTLU MYO İDARİ VE MALİ İŞLER D.BŞK. FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON D.B. 2 MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ 3 PERSONEL D.BŞK. 6 HUKUK FAKÜLTESİ 7 İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAK. 2 YALOVA MESLEK YÜKSEKOKULU 6 SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR D.BŞK. SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ 9 9 BİLGİ İŞLEM D.BŞK. 3 TERMAL MYO İSLAMİ İLİMLER FAKÜLTESİ 4 4 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BŞK. 6 ÖĞRENCİ İŞLERİ D.BŞK. 4 YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU BASIN YAYIN VE H.İ. MÜD. 8 8 ÇINARCIK MYO 32 0 5 0 5 20 25 30 35 4
3. PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİNE İLİŞKİN VERİLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ : 30.06.204 ve 3.2.204 tarihleri arasında Üniversitemize web mail aracılığıyla 66 talep iletilmiş olup, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca söz konusu taleplerin tamamı ilgili birimlere aynı gün içerisinde BOİM sistemi üzerinden yönlendirilmiştir. Bu maillerin 65 tanesi bazı birimler tarafından değerlendirilmeye alınmamış ve Başkanlığımıza geri bildirimde bulunulmamıştır. 0 adet öneri/istek/memnuniyet ilgili birimler tarafından değerlendirilerek talep sahiplerine geri bildirimde bulunulmuş, yapılan değerlendirme ile ilgili bilgiler sisteme tanımlanmıştır. Değerlendirmeye alınan taleplerin 69 tanesi için birimlerce gerekli çalışma yapılmış olup, 32 adet talep birimler tarafından uygun bulunmayıp işleme alınmamıştır. Sistem üzerinden gelen tüm mailler ve dilek şikâyet kutularından toplanan formlar incelendiğinde ortaya çıkan istek, eleştiri ve memnuniyet ifadeleri yoğunluk sıralarına göre özetle şu şekildedir: 2.. İstek ve Eleştiriler : Kişisel istekler ( Kadro talebi, Malzeme Talebi, Şifre Talebi, Program açılması vs. ), Bilgi edinme talebi (Okul, Bölümler, Sınavlar, Geçiş, Burslar, hakkında ), Kur geçme notunun düşürülmesi (YDYO), Engelli rampası yapılması (ÇMYO), Genel not ortalamasının düşürülmesi (YMYO), Yemekhane hizmetlerinde kalitenin artması, Derslik ve fiziki imkânların yetersizliği, Ders ve sınav programlarının açıklanması ve sisteme girilmesi, Temizlik, güvenlik ve kütüphane hizmetlerinde kalitenin arttırılması, Otomasyon sisteminin iyileştirilmesi, Ulaşım imkânlarının yetersizliği, Fakülte ve Yüksekokullardaki bilgisayar ve internet olanaklarının arttırılması, Kantinlerde satılan ürünlerin fiyatlarının iyileştirilmesi, Merkez yerleşkedeki ulaşım ve altyapı sorunları, Üniversitedeki sosyal imkânların yetersizliği (Gezi, Konferans, Seminer, Tiyatro ) Sportif faaliyetlerin yetersiz olması. 5
2.2. Memnuniyet İfadeleri : Bazı idari personelin yardımlarından dolayı duyulan memnuniyete ilişkin ifadeler Web Mail Aracılığı İle Gelen Taleplerin Nitelik İtibarıyla Dağılımı 26% 9% 8% % 7% Kişisel İstek Bilgi Edinme Öneri 3% Eleştiri Memnuniyet 36% Şikayet Diğer ler İtibarıyla Gelen İleti Sayısı 400 350 340 300 250 200 50 63 58 66 00 50 0 203 Yılı. 203 Yılı 2. 24 Yılı. 204Yılı 2. 6