Arka Kapağının sol üst köşesindeki Referans No su 0151-0161 olan kitaplarımızın Ücretsiz Ekidir. 5321 - İktisat 2. Yarıyıl, 7921 - Muhasebe ve Vergi Uygulamaları 2. Yarıyıl, 6421 - Yönetim Bilişim Sistemleri 2. Yarıyıl Kitaplarımızın Proje Yönetimi Dersi nde 2016-2017 öğretim döneminde AÖF tarafından 4. Ünitesi Değiştirilmiştir. (Bu belgenin pdf biçimine www.muratyayinlari.com > Duyurular bağlantısından erişebilirsiniz.)
PROJENİN PLANLANMASI I - PROJE KAPSAM YÖNETİMİ, PROJE ZAMAN YÖNETİMİ, PROJE İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ, PROJE KALİTE YÖNETİMİ Proje Yönetim Planının Oluşturulması Kapsam Yönetim Planının Oluşturulması Proje İnsan Kaynakları Planının Oluşturulması Proje Kalite Planının Oluşturulması
ÜNİTE PROJENİN PLANLANMASI I- 4 PROJE KAPSAM YÖNETİMİ, PROJE ZAMAN YÖNETİMİ, PROJE İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ, PROJE KALİTE YÖNETİMİ Öğretmen Diyor ki! Bu ünitede, proje kapsam yönetimi, proje zaman yönetimi, proje insan kaynakları yönetimi ve proje kalite yönetimi anlatılmaktadır. Önceki Sınavlarda Çıkan Soru Adedi Ara Sınav Dönem Sonu 5 2 Hedefleri belirlenmiş, bitiş tarihi belirli olan bir projenin belirtilen süre içinde, belirlenen bütçe dâhilinde istenilen hedefe ulaşabilmesi için proje başlamadan önce etkin bir planlama yapılması çok önemlidir. Planlama başarılamadığında aslında başarısızlık planlanmış demektir. İyi bir planlama yapılmaksızın başlanan bir projede, gereklilikler tam olarak belirlenmeyeceğinden proje süresince karmaşa yaşanabilir. Proje planlamasının dört temel nedeni; Projeden oluşabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması, Projenin verimliliğinin artırılması, Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın geliştirilmesi, Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin oluşturulmasıdır. Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK) göre, ilk olarak projenin ana planı çıkarılır. Proje ana planı içinde önemle ele alınması gereken dokuz temel konu bulunmaktadır; Genel bakış, Amaçlar, Yönetsel yaklaşım, Sözleşme konuları, Takvim, Kaynak ihtiyaçları, İnsan kaynağı, Değerlendirme yöntemleri, Potansiyel problemler olarak sıralanır. Genel Bakış: Projenin genel açıklaması, çıktıları, proje süresince oluşacak temel yol ayrımları ve önemli olaylar beklenen kârlılık ve rekabet üstünlüğü gibi bilgileri içermektedir. Amaçlar: Projenin çıktıları netleştirilir ve bu çıktıların ayrıntıları belirlenir. Proje ekibine de projenin amacı ve misyonu anlatılır. Yönetsel Yaklaşım: Proje için teknik ve yönetimsel bakış açısı, yönetsel yaklaşım başlığı altında ele alınır. Yönetimin, projeyi bir alım projesi olarak mı yoksa bir geliştirme projesi olarak mı gördüğü, proje için dış kaynak kullanımı düşünüp düşünmediği gibi yaklaşımları netleştirilir. Sözleşme Konuları: Proje için üçüncü taraflarla veya müşterilerle yapılan tüm sözleşmelerin tam açıklaması yapılır. Hazırlanması gereken raporlamalar, teslimatların taşıması gereken teknik özellikler, teslimat tarihleri, cezai müeyyideler, fikrî mülkiyetler gibi konular ilgili taraflarca açıkça kararlaştırılır. Takvim: Proje ve tüm faaliyetler için önemli tarihler bir takvimde ortaya konur. Tüm proje faaliyetleri, proje hareket planı veya iş kırılım yapısı içinde gösterilir. Listelenen tüm bu faaliyetler için bitiş tarihleri de belirtilir. 3
Kaynak İhtiyaçları: Projenin hem maddi hem de operasyonel harcamaları kaynak ihtiyaçları başlığı altında tanımlanır. Her faaliyet ile ilgili maliyetler ve ekstra harcamalar listelenir. Bu harcamalar proje bütçesini oluşturacaktır. İnsan Kaynağı: Proje için kullanılacak iş gücü sayısı, gerekli özellikleri, eğitim ihtiyacı ve yapılacak projeye özgü iş güvenliği ve çalışma ile ilgili yasal zorunluluklar bu başlıkta belirlenir. Değerlendirme Yöntemleri: Projenin değerlendirilmesi için kullanılacak prosedür ve standartlar açıklanır. Projenin izlenmesi, bilgi toplanması vb. süreçler için de prosedürler yer alır. Potansiyel Problemler: Proje süresince ortaya çıkabilecek tüm riskler, oluşma olasılıkları ve risklerin dereceleri belirlenir. C ve D tipi projelerin planlanmasında söz konusu bu dokuz temel başlık dikkate alınmalıdır. Ancak A tipi küçük projelerde bunların hepsinin uygulanmasına gerek bulunmamaktadır. Amaç, takvim, insan ve diğer kaynakların belirlenmesi konuları tüm projelerde ele alınmalıdır. Periyodik bakım gibi sürekli yapılan A tipi projelerde de dokuz başlığın bir defalığına ele alınması düşünülebilir. proje yönetim planının oluşturulması Proje yönetim planının oluşturulması birbiri ile ilişkili tüm planların tanımlanması, hazırlanması ve koordine edilerek kapsamlı bir proje yönetim planına çevrilmesidir. Bu süreç tüm projedeki işlere temel teşkil edecek bir belge oluşturması açısından önemlidir. Girdiler Proje başlatma belgesi Diğer süreçlerin çıktıları Çevresel işletme faktörleri Kurumsal süreç varlıkları Araçlar ve Teknikler Uzman görüşü Yardımcı teknikler Çıktılar Proje yönetim planı Proje Yönetim Planının Oluşturulması: Girdiler, Araçlar ve Teknikler, Çıktılar Proje yönetim planı oluşturulurken aşağıda sıralanan konularda uzman görüşüne başvurulur: Proje ihtiyaçlarını karşılamak için sürecin düzenlenmesi Proje yönetim planına teknik ve yönetimsel ayrıntıların eklenmesi Projedeki işleri yapmak için gerekli kaynak ve yeteneklerin seviyesinin belirlenmesi Projedeki işlerin önceliklendirilerek proje kaynaklarının uygun işe uygun zaman da atanmasının sağlanması Proje yönetim planı; projenin nasıl yürütüleceği, izleneceği ve kontrol edileceğini açıklayan bir belgedir. Proje yönetim planı bileşenlerinin listesi: Değişim yönetim planı İletişim yönetim planı Maliyet temel çizgisi Maliyet yönetim planı İnsan kaynakları yönetim planı Süreç geliştirme planı Tedarik yönetim planı Kapsam temel çizgisi Risk yönetim planı Takvimleme temel çizgisi Kapsam yönetim planı Paydaş yönetim planı 4
kapsam yönetim planının oluşturulması Proje kapsam yönetimi; projenin başarıyla tamamlanabilmesi için gerekli işlerin ama yalnızca gerekli işlerin tümünün tanımlandığı süreçtir. Proje Kapsam Yönetimi Kapsam yönetiminin planlanması İhtiyaçların toplanması Kapsamın tanımlanması İş kırılım yapısının hazırlanması Kapsamın doğrulanması Kapsamın kontrolü Kapsam Yönetiminin Planlanması Proje kapsam yönetim planı, proje kapsamının nasıl tanımlanacağı, doğrulanacağı ve kontrol edileceğini tanımlayan belgedir. Proje yönetim planı, proje başlatma belgesi, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları bu alt sürecin girdileridir. Kapsam yönetim planı içinde bulunanlar; Ayrıntılı proje kapsam ifadesi İş Kırılım Yapısı (İKY) hazırlanabilmesi için kapsam ayrıntıları Tamamlanmış proje teslimatlarının kabulü için resmî kabul sürecinin nasıl yapılacağına ilişkin bilgiler Kapsam değişikliği talebi olduğunda kontrol sürecini nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin bilgiler İhtiyaçların Toplanması Projenin amaçlarına ulaşması için gereken paydaş istek ve ihtiyaçlarının belirlenmesi ve belgelenmesi için; paydaşlarla görüşmeler, odak grup çalışmaları, kıyaslama, prototip oluşturma vb. teknikler kullanılır. Kapsamın Tanımlanması Girdiler Kapsam yönetim planı Proje başlatma belgesi Kurumsal süreç varlıkları Araçlar ve Teknikler Uzman görüşü Ürün analizi Alternatiflerin geliştirilmesi Çalışma toplantıları Çıktılar Kapsam yönetim planı İhtiyaçlar yönetim planı Proje Kapsam Tanımlaması Süreci: Girdiler, Araçlar ve Teknikler, Çıktılar Proje kapsamı; projenin kapsamını, temel çıktılarını, varsayımları ve kısıtları açıklar. İş Kırılım yapısının Hazırlanması İş kırılım, proje faaliyetlerinin daha küçük faaliyetlere bölünmesidir. İş kırılım, projleri küçük lokmalara bölmektir. İş kırılım yapısı projede görev alacak ekip üyelerinin katılımıyla belirlenir. Ekip üyelerinden proje ile ilgili gerekli gördükleri işleri yapışkanlı kâğıtlara yazmaları istenir. Tüm fikirler yazıldıktan sonra bunlar bir duvar veya panoya asılarak ekip üyeleriyle birlikte sınıflandırılır. İş kırılım yapısının en üstündeki kutucuğa projenin temel çıktısı yazılır. Diğer tüm faaliyetler bir ağacın dallarına benzetilerek kademeli olarak ayrıntılandırılır. Hiyerarşik planlamada yapıldığı gibi yapı ve ayrıntı içeriği açısından birbirine yakın özellikte olan faaliyetler yazılır ve seviyelendirmeye yeterli ayrıntıya ulaşılana kadar devam edilir. Her kutucuğa iş kırılım yapısındaki yerini belirleyen bir etiket verilir. Etiketlerde birbirinden nokta (.) ile ayrılmış numaralar yer alır. 5
Hiyerarşik Planlama Faaliyetlerin Sıralanması Proje için, ne kadar küçük olursa olsun gerekli tüm görevler, tamamlanmaları için gerekli malzeme ve insan kaynağı ihtiyaçları ile birlikte listelenmelidir. Listenin sağlıklı olarak yapılması için sistematik bir yaklaşım gerekir. Bu sistematik yaklaşım hiyerarşik planlama süreci olarak adlandırılır. İlk olarak proje amacı ortaya konur. Proje yöneticisi amacı gerçekleştirmek için tamamlanması gerekli temel faaliyetleri belirler. Faaliyet sayıları iki veya üç olabileceği gibi yirmiye kadar da ulaşabilir. Bu ilk düzey faaliyetler Kademe I faaliyetleri olarak adlandırılır. Faaliyetlerin Sıralanması Hiyerarşik planlama sürecinin çıktıları olan faaliyetlere, başlangıç zamanı, bitiş zamanı, öncellik ilişkisi gibi bilgilerin ilave edilmesiyle hazırlanan planlara proje hareket planı adı verilir. Hareket planındaki ek bilgiler: Faaliyetin yürütülmesi için gerekli kaynak tahminleri Faaliyetin tamamlanması için gerekli süre tahminleri Her faaliyetten kimin sorumlu olacağının bilgisi Faaliyetlerin sıralanması için gerekli öncelik ilişkisi Faaliyetlerin sıralanması özellikle projenin süresinin belirlenmesi ve en kısa sürede tamamlanabilmesi açısından çok önemlidir. Günümüzde hareket planlarının oluşturulması için Microsoft Project, Smartdraw gibi programlardan yararlanılabilir. Proje hareket planları ile ilgili temel noktaları: Tüm proje faaliyetleri kademeli olarak yeterli ayrıntıya kadar tanımlanır ve sıralanır. Her faaliyet için gerekli kaynak tanımlanır. Her faaliyet için öncül faaliyetler ve faaliyet süreleri belirlenir. Tüm proje ara çıktıları tanımlanır ve proje takviminde yerleri belirlenir. Her faaliyet için faaliyeti yürütecek kişi veya ekip tanımlanır. Proje ara çıktıları, faaliyet süreleri ve öncül faaliyetlere bir bütün olarak bakılıp proje ana takvimi oluşturulur. Ana takvim aracılığıyla proje yöneticisi projenin gelişimini takip eder. Ana takvim aynı zamanda bir kontrol belgesidir. Proje Planlama Teknik, Yöntem ve Yaklaşımları 1960 lı yıllarda projeler Henry Gantt ın geliştirmiş olduğu çubuk grafiklerle programlanmaktaydı. Faaliyetler sıralı ve paralel faaliyetler olarak iki başlık altında incelenebilir: Birbirine bağlı faaliyetleri sıralı faaliyetler paralel faaliyetler başka faaliyetlere bağımlı olmayıp bir diğer faaliyetin tamamlanması beklenmeden aynı anda yapılabilecek türde faaliyetlerdir. Faaliyetlerin gösterildiği Gantt şeması 3 adımda: Adım 1. Plan içindeki tüm faaliyetlerin listelenmesi Her faaliyet için en erken başlama tarihi, tahmini olarak ne kadar sürede tamamlanabileceği ve faaliyetin sıralı ya da paralel olduğu belirlenir. Faaliyetler sıralı olduğunda faaliyetin hangi faaliyete bağlı olduğu belirtilir. Adım 2 Gantt şemasının çizilmesi Bir kâğıt üzerine gün veya haftaları işaretleyin, kâğıdın en sol kısmına yukarıdan aşağıya faaliyetleri listeleyin. Her faaliyetin karşısına en erken başlama süresinden başlamak üzere çubuklar halinde faaliyet süresi kadar uzunlukta çubuk çizin. Listeyi, sıralı faaliyetlerin sırasına uygun biçimde hazırlayın. Birbirine bağımlı olan faaliyetlerin, bağımlı olduğu faaliyet tamamlanmadan başlatılmamasına dikkat edin. Adım 3. Gantt şemasının düzenlenmesi Gantt şemasına faaliyeti yapacak kişiler eklenir. Sıralı ve paralel faaliyetlerin bağıntılarının netleştirilmesiyle şema son hâlini alır. Faaliyetlere kaynak atarken bir kaynağın fazla yüklenmemesine dikkat edilmelidir. Geliştirilen Gantt şemasından elde edilen bilgiler; Her şey planlandığı gibi gittiğinde ve paralel olarak yürütülebilecek faaliyetler eş zamanlı yapıldığında, işin ne zaman biteceği, faaliyetinin yükünün kimler üzerinde olacağı projede paralel yürütülebilecek faaliyetler yer aldığı gibi birbirini izlemesi gerekli faaliyetler de bulunmaktadır. Gantt şemaları milimetrik veya kareli kâğıtlara elle çizilebileceği gibi bu amaçla Microsoft Projet, SmartDraw gibi programlar da kullanılabilir. Söz konusu programların üstünlükleri, planda rahatça değişiklik yapılabilmesi ve planların hazırlanmasının elle yapılacak planlara göre çok daha kısa sürede olabilmesidir. Gant şemaları A tipindeki küçük ölçekli projelerde, Toplam Verimli Bakım (TVB) projelerinde, Toplam Kalite Yönetiminde (TKY) kalite çemberlerinin yürüttüğü projelerde sıklıklı kullanılan bir tekniktir. 6
PERT/CPM Yaklaşımları PERT (Program Evluation and Review Technique) ilk olarak 1958 yılında, Taylor ve Gantt tekniklerinin mühendislik dünyasının ihtiyaçlarına yeterli olmaması nedeniyle geliştirilmiştir. A.B.D. Deniz Kuvvetlerinin Özel Projeler Bürosu büyük askerî projelerde kullanılmak üzere PERT i Polaris Askeri Sistemlerinde ortaya koymuştur. PERT bu tarihten sonra tüm saniyeye yayılmıştır. Aynı tarihlerde DuPont firması benzer bir yöntem olan CPM (Critical Path Method)i geliştirmiştir. CPM özellikle inşaat ve süreç sanayinde yoğun olarak kullanılmaya başlanmıştır. Amerikan Deniz Kuvvetleri tarafından PERT için belirlenen temel gereksinimler; Projeyi tamamlamak için gerekli olan tüm görevler bir ağ yapısı içine yerleştirilebilecek kadar açık olarak tanımlanmalıdır. Olay ve faaliyetler bir ağ içinde temel mantıksal kurallar çerçevesinde sıralanmalıdır. Ağda yer alan olay sayısı 100 den fazla olabilir ama 10 dan az olmamalıdır. Her faaliyet için iyimser, en olası ve kötümser olmak üzere üç farklı biçimde zaman tahmini yapılmalıdır. Bu tahminler faaliyete en yakın olan kişi veya kişilerce yapılmalıdır. Kritik yol ve gevşek zamanlar hesaplanır. Kritik yol proje içinde en uzun zaman alacak olan faaliyetler serisidir. PERT in en önemli üstünlüğü planlama aşamasında faaliyetler arasındaki bağıntıları net bir biçimde ortaya koymasıdır. PERT in olumsuz yanı ise karmaşıklığı nedeniyle uygulanmasının güç ve maliyetli olmasıdır. PERT in uygulanabilmesi için çok sayıda veriye ihtiyaç vardır. Bu nedenle teknik genelde C ve D tipindeki büyük ve karmaşık projeler için daha kullanışlıdır. PERT ve CPM de Kullanılan Temel Terimler Faaliyet: Projenin gerektirdiği görev veya görev grubudur. Faaliyetler kaynak ve zaman kullanır. Olay: Bir veya daha fazla faaliyetin tamamlanması sonucu ulaşılan tanımlanabilir durumdur. Olaylar zaman veya kaynak kullanmaz. Mihenk noktası: (Kilometre taşı) - Projede dikkate değer gelişmeyi gösteren tanımlanabilir ve önemli olaydır. Ağ: Faaliyet ve olayları gösteren birbirine oklarla bağlı düğüm/kutucukların bulunduğu şeklidir. Ağlar genellikle solda bir başlangıç kutucuğu ve sağda Bitiş kutucuğu ile çizilir. Okların yönü bağımlılığı gösterir. Okun yönü öncül faaliyetten ardıl faaliyete doğrudur. Yol: Ağ içindeki herhangi bir olayı birbirine bağlayan faaliyettir. Kritik yol: Projenin başlangıcından sonuna kadar giden ve herhangi bir gecikme olduğunda tüm projenin gecikmesine yol açacak olan faaliyetler serisidir. Kritik zaman: Kritik yol üzerindeki faaliyetlerin tamamlanması için gerekli olan süredir. Zorunlu bağıntılar: Bu bağıntıların değiştirilmesi imkânı yoktur. İsteğe bağlı bağıntılar: Bu bağıntılar proje yöneticisinin isteğine bağlı olan veya projeden projeye değişebilecek bağıntılardır. Dış bağıntılar: Bu bağıntılar proje yöneticisinin kontrolünde olmayanlardır. Kritik yol üzerinde boyacıların çalıştığını düşünelim. Ağın Oulşturulması Projelerin ağ yapısının iki farklı gösterimi vardır. Birinde faaliyetler oklarla ve olaylar kutucuklarla gösterilir. Ok üzerinde faaliyet (AOA-Activity on Arrows) ağları adı verilir. PERT diyagramlarının gösteriminde kullanılır. Diğerinde faaliyetler kutucuk üzerinde gösterilip kutucukları birbirine oklarla bağlayarak ağ oluşturulur. Böylece oluşturulan ağa faaliyet düğüm (dairecik) üzerinde (AON-Activity on Nodes) adı verilir. AON gösterimi daha çok CPM ile bağlantılandırılır. Örnek Froje için AON AĞının Tamamlanmış Hâli a a Başlangıç d f Bitiş b e g 7
AON Ağının Çizimi AOA Ağının Çizimi Çizimi daha zordur. Faaliyetler arasındaki teknik ilişkileri oldukça iyi gösterir. Başlangıç kutucuğu ile ağ oluşturulmaya başlanır. Başlangıç kutucuğundan önceli olmayan tüm faaliyetler başlar. a 1 Başlangıç b 2 Kritik Yolun ve Kritik Sürecinin Bulunması Bir projenin kritik yolunun ve bu yolun aldığı sürenin belirlenmesi büyük önem taşır. g faaliyetinin ise iki öncel faaliyeti bulunmaktadır. Bunlar c ve d faaliyetleridir. c ve d faaliyetlerinden c en erken 7 günde. Kritik yol ve kritik süre en geç tamamlanan seri faaliyetlerinden bulunur. Kritik yol üzerindeki faaliyetlerde en erken başlama ve bitiş zamanları ile en geç başlama ve bitiş zamanları aynıdır. Faaliyet Sarkma Süresinin Belirlenmesi Kritik yol üzerindeki faaliyetlerde gecikme tüm projeyi uzatacağından bu faaliyetler geciktirilemez. Tüm proje süresini uzatmaksızın kritik olmayan faaliyetlerin geciktirilebileceği süreye sarkma denir. Herhangi bir faaliyetin sarkma süresi aşağıdaki formül kullanılarak hesaplanır: sarkma süresi = GBT EBAT = GTT EBİT Kritik yol üzerindeki faaliyetler için GBT, EBAT ye ve GTT, EBİT e eşit olduğundan sarkma süresi sıfırdır. Kritik yol üzerinde olmayan faaliyetler için ise GTT ve EBİT birbirinden farklıdır ve bu farklılık sarkmaya yol açmaktadır. Sarkma süresi hesaplanırken iki temel varsayım yapılır. Varsayımların birincisinde, başka hiçbir faaliyetin sarkma süresi kullanamayacağı düşünülür. İkinci varsayım da projenin kritik zamanının projenin gerçek bitiş tarihi olmasıdır. Ağın Yeniden Düzenlenmesi Ağın yeniden planlanması, programın oluşturulması sırasında kritik yolu kısaltmada ya da program esnasında beklenmedik durumlar oluştuğunda yapılır. Her şey beklendiği gibi gittiğinde proje süresince orijinal plan kullanılabilir. Faaliyet Kaynaklarının Tahmin Edilmesi Kaynakların dengelenmesi ve kaynak aktarma adlarında, kaynaklara dayalı iki ağ yeniden planlama tekniği vardır. Kaynakların dengelenmesi: Dönemsel olarak oluşan kaynak ihtiyaçlarını ilerleyerek bunların belirli bir dengede olmasını sağlamaya yönelik yeniden planlamadır. Kaynak aktarımı: Bu yaklaşım ayna zamanda kaynak sınırlı planlama olarak da adlandırılır. Esnek faaliyetlerden kritik faaliyetlere kaynakların aktarımı projenin beklenen süresinin kısaltması için kullanılabilecek tek yaklaşım değildir. Diğer yaklaşımlar: Projenin bazı kısımlarının elimine edilmesi Daha fazla kaynak bulunması Faaliyetlerin paralel yürütülmesi Kritik yol üzerindeki faaliyetlerin kısaltılması En uzun faaliyetlerin kısaltılması Hızlandırma maliyeti düşük olan faaliyetlerin kısaltılması Daha fazla kaynağın olduğu faaliyetlerin kısaltılması Günlük çalışma süresinin arttırılması 8
İdeal koşullarda projelerin başlangıç ve bitiş zamanları sabittir. Kaynak ilave edilmesi her zaman mümkün olmaz. Kaynak aktarımı düşünülen faaliyetler özel bir bilgi ve beceri gerektirdiğinde uygun kaynak bulmak güç olabilir. Faaliyetin Sürelerinin Tahmin Edilmesi Faaliyet sürelerinin belirlenmesi faaliyetlerden sorumlu bölüm yöneticilerinin durumu değerlendirmesini ve en iyi süre tahminlerini yapmasını gerektirir. Kritik sürelerin ve yolların belirlenmesi bu en iyi tahminler üzerinde yapılır. İdeal koşullarda ilgili yöneticilerin elinde tahmin için geçmiş dönemlere ait çok sayıda veri bulunur. Ne kadar çok veri varsa o kadar iyi tahmin yapılabilir. Ancak çoğu durumda elde yeterli veri olmaz. Bu durumda yöneticiler üç farklı tahminde İyimser tahmin; Bu tahmin her şeyin beklendiği gibi gideceği ve zorluklarla en alt düzeyde karşılaşılacağı düşüncesiyle yapılır. Bu tür durumlar ancak %1 olasılıkla gerçekleşir. Kötümser tahmin: Bu tahminde de her şeyin kötü gideceği, ortaya çıkma olasılığı olan her türlü tersliğin yaşanacağı düşünülür. Bu tür durumlar da %1 olasılıkla gerçekleşir. En yüksek olasılıklı tahmin: Bu tahminde, yöneticinin fikrine göre gerçekleşme olasılığı en yüksek seçeneğin gerçekleşeceği varsayımı benimsenir. a 4m b t = + + formülü yardımıyla faaliyetin beklenen süresi hesaplanır. 6 Formülde t = beklenen süre, a = iyimser tahmin, b = kötümser tahmin, m = en yüksek olasılıklı tahmin olarak ifade edilmektedir. Toplam Proje Süresinin Tahmini Projenin zamanında tamamlanması olasılığının hesaplanabilmesi için tüm faaliyetlerin standart sapmalarının bilinmesi gereklidir. b a v t = - 6 Projenin kritik yolunu, faaliyetlerin beklenen süresini, iyimser tahminleri ve kötümser tahminleri ile birlikte göstermektedir. Faaliyet Kaynaklarının Tahmin Edilmesi PERT daha çok Ar-Ge ve iyileştirme projelerinde kullanılır. Kaynak yüklemesi, hızlandırılmak istenen faaliyet için ek insan, malzeme, araç vb. kaynakların projeye ilave edilmesidir. PROJE İNSAN KAYNAKLARI PLANININ OLUŞTURULMASI Öncelikle proje içeriği incelenmeli işleri yapma yetkinliğine sahip potansiyel ekip elemanlarının belirlenebilmesi için insan kaynakları ölümü koordinasyonunda ilgili birimlerle iletişime geçilmelidir. Girdiler Proje yönetim planı İnsan kaynakları ihtiyacı Çevresel işletme faktörleri Kurumsal süreç varlıkları Araçlar ve Teknikler Organizasyon şemaları RACI tanımlama formu Uzman görüşü Toplantılar Networking Çıktılar Proje insan kaynakları planı Proje İnsan Kaynakları Planının Oluşturulması: Gridiler, Araçlar ve Teknikler, Çıktılar Organizasyon Şemaları Organizasyon şemaları kurum içinde kimin kime bağlı olarak çalıştığını gösteren şemalardır. Proje çalışması düşünülen kişilerin kimlere bağlı olduğu görülür. Bu bağlantılara göre gerekli iletişimlerin kurulması insan kaynağının oluşturulması için gereklidir. 9
RACI (Sorumluluk Matrisi) Proje çalışanlarının sorumlulukları ve rollerinin açıklanması için RACI matrisi kullanılır. R Sorumlu (Responsible) Görevi kim yapacak? Görevi yapma sorumluluğu kime verildi? A Hesap veren (Accountable) Eğer işler iyi gitmesse kime hesap kesilir? Karar vermede yetki sahibi kimdir? C Danışılan (Consulted) Bu görev hakkında bana bilgi verebilecek kim var? Bilgi alabileceğim danışmanlar mevcut mu? I Bilgi verilen (Informed) Kimin işi bu göreve bağlı? Gelişmelerle ilgili olarak kimlerin bilgilendirilmesi gerekir? PROJE KALİTE PLANININ OLUŞTURULMASI Geçmişte Kalite Kalite sahada çalışan işçilerin sorumluluğundadır. Kalite hataları özellikle müşterilerden saklanır. Kalite problemleri suçlamalara, hatalı kişinin aranmasına ve mazeretler oluşturulmasına yol açar. Kalite problemlerinin düzeltilmesine pek az kayıt tutulur. Kalitenin arttırılması maliyetleri artırır. Kalite ancak çalışanların yakından izlenmesi ile elde edilebilir. Kalite projenin yürütülmesi esnasında oluşabilir. 10 Günümüzde Kalite Kalite herkesin (işçi, memur ve yöneticilerin) sorumluluğundadır. Hatalar öne çıkarılır ve herkesin bunları görmesi sağlanır. Kalite problemleri herkesi ilgilendirir. Çözümlerinde ekip yaklaşımı benimsenir. Kalite hatalarından öğrenilebilmesi için yeterli miktarda kayıt tutulur. Kalite iyileştirildikçe işler artar ve daha çok para kazanılır. Kalitede ana odak noktası müşterinin kendisidir. Kalite proje başlangıcında oluşur ve proje süresince planlı bir biçimde yönetilir. Kalitede çıtanın yükselmesinin başlıca sebebi müşteri beklentilerindeki değişimdir. Günümüzde müşteri beklentileri; Daha yüksek performans Hızlı ürün geliştirme İleri teknoloji kullanımı Malzeme ve süreçlerin sınırlarının zorlanması Hatasız üretim Kalitenin belirlenmesi için pazar beklentilerinin iyi anlaşılması gerekir. Pazar beklentilerini etkileyen değişkenler; Satılabilirlik: Kalite ve maliyet arasındaki denge Üretilebilirlik: Ürünlerin mevcut teknolojiler ve insan kaynağı ile makul bir fiyatla üretilebilmesi Toplumsal kabul: Toplumun değerleri (Sağlık, çevre vb.) ile ürünün veya faaliyetin uyumu. Kullanılabilirlik: Ürünün belirli koşullarda istenilen performansı gösterebilmesi Güvenilirlik: Belirli koşullarda ve belirli bir sürede ürünün fonksiyonunu hatasız yerine getirebilmesi Bakım yapılabilirlik: Ürünün belirli bir bakımdan geçirildiğinde istenen performans seviyesine döndürülebilmesi. Günümüzde kalite yönetim sistemleri temel odaklarına müşteri kavramını yerleştirmiştir.
Kalitenin Tanımı Kalite bir nesnenin belirli özellikleri veya gereksinimleri karşılama derecesidir. ISO 9000, 2000 revizyonunda ise kalite, bir ürün veya hizmetin belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama kabiliyetine dayanan özelliklerin toplamı olarak tanımlanmıştır. Proje Kalite Yönetim Yaklaşımı Projelerde kalitenin beklenen seviyesini müşteri tarafından ortaya konulan ayrıntılar ve özellikler belirler. Proje kalite yönetim planının oluşturulması projenin kaliteli olması ve istenen kalitede sonuç vermesi için gereklidir. Girdiler Kalite standartları Proje kalite beklentileri Kalite politikaları Proje kalite kapsam bildirimi Standartlar ve regulasyonlar Ürün tanımları Araçlar ve Teknikler Planla, uygula, kontrol et, önlem al (PUKÖ) Maliyet/kazanç analizi Kıyaslama Alkış diyagramları Deney tasarımı Çıktılar Kaliye yönetim planı Kalite ölçütleri Kontrol listeleri Kalite Yönetim Planı Oluşturulması: Gridiler, Araçlar ve Teknikler, Çıktılar Projede Kalite Altyapısının Hazırlanması Proje kalite yönetiminin temel prensiplerinden biri de proje içinde kalite kontrolünün planlanmasıdır. Proje yönetici, beklenen kalite seviyesine ulaşılmasının bedeli ile ulaşılmaması durumunda katlanılacak bedeli karşılaştırma yeteneğine sahip olmalıdır. Kalite maliyeti içinde eğitim, iş güvenliği ve kötü kaliteyi önleme faaliyetlerinin maliyetleri de yer alır. Proje kalite altyapısının oluşturulması için ilk yapılması gereken kalite politikasının belirlenmesidir. Kalite Politikasının Belirlenmesi Kalite politikası üst yönetim tarafından belirlenmelidir. Bir kurumun kalite politikası ISO 9000, Alt Sigma, Toplam Kalite Yönetimi, Toplam Verimli Bakım sistemlerinden birini veya birkaçını izleme biçiminde olabilir. Proje Kalite Kapsamının Gözden Geçirilmesi Kalite planlama sürecinde, müşteri beklentileri ve teslimatlar önemli bir yol göstericidir. Ürün Tanımının Gözden Geçirilmesi Standart ve Mevzuatların Gözden Geçirilmesi Her sanayi kuruluşunun farklı standartları ve uyması gereken mevzuatlar bulunur. Proje planı ve kalite planı bu standart ve mevzuatlara uygun biçimde yapılır. Kalitenin Planlanması Kalite planı proje süresince gözden geçirilir ve gerekli durumlarda düzeltici faaliyetler uygulanır. Kalite planlarının hazırlanmasında ve proje süresince Planla, Uygula, Kontrol et ve Önlem al (PUKÖ) yaklaşımı sıklıkla kullanılır. 11
Maliyet / Kazanç Analizi Maliyet/Kazanç analizi proje kalite planlamasında yararlanılan yaklaşımlarından en önemlisidir. Maliyet/Kazanç analizi, proje kalite yönetiminde projeden amaçlanan kalite seviyesinin sağlanması için harcanan kalite maliyetlerinin, projenin kaliteli olarak yürütülmesi ile elde edilen kazançlarla karşılaştırılması amacıyla kullanılır. Kalite yönetiminde maliyet/kazanç analizinin iki temel ölçütü vardır: Kazanç: İşlerin kaliteli biçimde tamamlanması hâlinde tekrar yapılmaları gerekmeyeceğinden projenin kaliteli olarak tamamlanması, proje verimliliğini artırır. Maliyet: Bir işin kaliteli olarak tamamlanmasının da ayrıca maliyeti vardır. Ürünlerin istenen kalite seviyesinin üzerinde sunulması projeye ilave maliyetler getirecektir. A tipi projelerde yüksek maliyet sözkonusu olmadığından kalite yönetimi D tipi projelerde kaçınılmaz olur. Kıyaslama Kıyaslama projenin başka projelerle karşılaştırılmasıdır. Akış Grafiklerinin Oluşturulması Akış grafikleri teknik olarak bir sistemin bileşenlerinin birbiriyle nasıl ilişkilendirildiğini gösteren grafiklerdir. İki tip akış grafiği vardır: Neden-Sonuç diyagramı (İstihkama ve Balık kılçığı diyagramları): Bu diyagramlar süreç içindeki değişkenlerin yetersiz kalite sonuçlarına nasıl etki edebileceğini gösterir. Bu diyagramlar proje ekibinin fikirlerinin organize edilmesine yardımcı olur ve kalite sorunlarının önlenebilmesi için gerekli çözümlerin bulunmasını kolaylaştırır. Akış şemaları: Sistem içinde süreç akışını gösterir. Akış şemalarının kullanımı proje faaliyetlerinin süreç ile ilişkilerinin tanımlanması açısından büyük kolaylık sağlar. Deney Tasarımı Deney tasarımı yaklaşımında, projedeki değişkenlerden hangilerinin proje sonuçlarını hangi ölçüde etkileyeceği istatistik yöntemlerle belirlenir. Kalite Maliyeti Projenin istenen kalitede sonuçlar üretmesi için proje faaliyetlerinde yapılacak harcamalar kalite maliyetini oluşturur. Gerekliliklere uyumun maliyeti: Projenin istenen kapsam ve beklenen kaliteyi sağlayabilmesi için gerekli maliyettir. Eğitimler, kalite yönetim faaliyetleri, kontrol faaliyetleri vb. Kaliteye uygunsuzluğun maliyeti: Projenin istenen kalitede sonuçlandırılmamasının maliyetidir. Kalite Yönetim Planının Hazırlanması Kalite planlamasının ana çıktılarından biri kalite yönetim planıdır. Kalite yönetim planında üç temel unsur: Kalite kontrol: İş sonuçlarının istenen kalite standartlarını sağlayıp sağlamadığı izlenir. Kalite güvence: Genel performans değerlendirilerek projenin gerekli olan kalite standartlarını karşılama seviyesi belirleinr. Kalite iyileştirme: Proje performansı ölçülür ve değerlendirilir. Bu değerlendirmenin ardından düzeltici faaliyetler uygulanarak proje ve çıktısı geliştirilir. Kalite Ölçütlerinin Belirlenmesi Kalite ölçütü sürecin, faaliyetin veya işin ölçülebilir değerlerle tanımlanmasıdır. Kontrol Listelerinin Hazırlanması İşlerin kalite politikasına uygun yapılıp yapılmadığının kontrolünde kontrol listeleri çok uygun araçlardır. Kontrol listesi, üzerinde kontrol edilmesi gerekli konuların yazılı olduğu bir belgedir. 12
LI SORULAR 1. Aşağıdakilerden hangisi proje planlamasının dört temel nedenlerinden biri değildir? A) Projede oluşturabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması B) Projenin verimliliğinin arttırılması C) Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın geliştirilmesi D) Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin oluşturulması E) Projenin etkinliği için performansa dayalı analitik çözüm odağı oluşturulmalı Proje planlamasının dört temel nedeni; Projede oluşturabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması Projenin verimliliğinin arttırılması Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın geliştirilmesi Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin oluşturulması YANIT: E 3. Proje ekibine projenin amacının ve misyonunun anlatıldığı temel konu aşağıdakilerden hangisinde doğru olarak verilmiştir? A) Yönetsel yaklaşım B) İnsan kaynağı C) Potansiyel problemler D) Amaçlar E) Değerlendirme yöntemleri Amaçlar; projenin çıktılarını netleştirir ve bu çıktıların ayrıntıları belirlenir. Proje ekibine de projenin amaçları ve misyonu anlatılır. YANIT: D 4. Birbiri ile ilişkili tüm planların tanımlanması, hazırlanması ve koordine edilerek kapsamlı bir proje yönetim planına çevrilmesi aşağıdakilerden hangisidir? A) Proje başlatma belgesinin oluşturulması B) Proje yönetim planının oluşturulması C) İşletme mali analiz tablosunun hazırlanması D) Bilgi birikim kılavuzuna göre ana planın oluşturulması E) Performans odaklı stratejik yönetim raporunun hazırlanması 2. Aşağıdaki temel konulardan hangisi Projenin genel açıklaması, çıktıları, proje süresince oluşacak temel yol ayrımlarını, önemli olayları beklenen karlılık ve rekabet üstünlüğü gibi bilgileri içermektedir? A) Genel bakış B) Amaçlar C) Yönetsel yaklaşım D) Sözleşme konuları E) Takvim Genel bakış; Projenin genel açıklaması, çıktıları, proje süresince oluşacak temel yol ayrımlarını, önemli olayları beklenen karlılık ve rekabet üstünlüğü gibi bilgileri içeren projedir. YANIT: A Proje yönetim planının oluşturulması; Birbiri ile ilişkili tüm planların tanımlanması, hazırlanması ve koordine edilerek kapsamlı bir proje yönetim planına çevrilmesidir. YANIT: B 5. Aşağıdakilerden hangisi proje yönetim planının oluşturulması sürecindeki girdilerden biri değildir? A) Proje başlatma belgesi B) Diğer süreçlerin çıktıları C) Proje yönetim planı D) Çevresel işletme faktörleri E) Kurumsal süreç varlıkları Proje Yönetim Planının oluşturulması sürecinde proje yönetim planı, çıktılar içinde yer almaktadır. YANIT: C 13
6. Aşağıdakilerden hangisi proje yönetim planı bileşenlerinden biri değildir? A) Değişim yönetim planı B) İletişim yönetim planı C) Maliyet temel çizgisi D) İnsan kaynakları yönetim planı E) İş kırılım yapısı Proje yönetim planı bileşenleri; Değişim yönetim planı İletişim yönetim planı Maliyet temel çizgisi İnsan kaynakları yönetim planı Süreç geliştirme planı Tedarik yönetim planı Kapsam temel çizgisi Kalite yönetim planı Risk yönetim planı Takvimleme temel çizgisi Kapsam yönetim planı Paydaş yönetim planı YANIT: E 8. Aşağıdakilerden hangisi kapsam yönetim planı içinde yer almaz? A) Ayrıntılı proje kapsam ifadesi B) İhtiyaçların toplanması C) İş kırılım yapısının hazırlanabilmesi için kapsam ayrıntıları D) Tamamlanmış proje teslimatlarının kabulü için resmi kabul sürecinin nasıl yapılacağına ilişkin bilgiler E) Kapsam değişikliği talebi olduğunda kontrol sürecinin nasıl gerçekleşeceğine ilişkin bilgiler Kapsam yönetim planı içinde; Ayrıntılı proje kapsam ifadesi İş kırılım yapısının hazırlanabilmesi için kapsam ayrıntıları Tamamlanmış proje teslimatlarının kabulü için resmi kabul sürecinin nasıl yapılacağına ilişkin bilgiler Kapsam değişikliği talebi olduğunda kontrol sürecinin nasıl gerçekleşeceğine ilişkin bilgiler YANIT: B 7. Aşağıdakilerden hangisi projenin başarıyla tamamlanabilmesi için gerekli işlerin ama yalnızca gerekli işlerin tümünün tanımlandığı süreçtir? A) İş kırılım yapısının hazırlanması B) Kritik yolun ve kritik sürenin bulunması C) Faaliyet planının oluşturulması D) Proje kapsam yönetimi E) Ağın yeniden düzenlenmesi 9. Aşağıdakilerden hangisi projenin amaçlarına ulaşması için gereken paydaş istek ve ihtiyaçlarının belirlenmesi ve belgelenmesi için kullanılan tekniklerden biri değildir? A) Paydaşlarla görüşme B) Odak grup çalışmaları C) Kıyaslama D) Prototip oluşturma E) Performans döküm belgesi Proje kapsamının yönetilmesi temel olarak proje içinde nelerin olduğu ve nelerin olmadığının tanımlanmasıdır. YANIT: D Aşağıdakilerden hangisi projenin amaçlarına ulaşması için gereken paydaş istek ve ihtiyaçlarının belirlenmesi ve belgelenmesi için kullanılan teknikler: Paydaşlarla görüşme Odak grup çalışmaları Kıyaslama Prototip oluşturma YANIT: E 14
10. Aşağıdakilerden hangisi proje faaliyetlerinin daha küçük faaliyetlere bölünmesini ifade eder? A) İş kırılım B) İhtiyaçların toplanması C) Proje başlatma belgesi D) Kurumsal süreç varlıkları E) Paydaş yönetim planı 12. Aşağıdakilerden hangisi günümüzde hareket planlarının oluşturulması için yararlanan programlardan biridir? A) Microsoft Project B) Paint Power C) Windows XP D) Microsoft Word E) Microsoft Powerpoint İş kırılım, projeleri küçük lokmalara bölmektir. YANIT: A Günümüzde hareket planlarının oluşturulması için Microsoft Project, Smartdraw gibi programlardan yararlanılabilir. YANIT: A 11. Hiyerarşik planlama sürecinin çıktıları olan faaliyetlere, başlangıç zamanı, bitiş zamanı, öncelik ilişkisi gibi bilgilerin ilave edilmesiyle hazırlanan planlara ne ad verilir? A) Proje zaman geliştirme çizelgesi B) İş kırılım yapısının hazırlanması C) Ayrıntılı proje kapsam ifadesi D) Proje hareket planı E) Stratejik planı Proje hareket planı; Hiyerarşik planlama sürecinin çıktıları olan faaliyetlere, başlangıç zamanı, bitiş zamanı, öncelik ilişkisi gibi bilgilerin ilave edilmesiyle hazırlanan plandır. YANIT: D 13. Aşağıdakilerden hangisi Gantt şemasına ilişkin söylenemez? A) 1960 lı yıllarda projeler bu yöntemle programlanmaktadır. B) Faaliyetler sıralı ve paralel faaliyetler olarak ayrılır. C) Faaliyetler çubuk grafiklerle programlanır. D) A tipindeki küçük ölçekli projelerde, Toplam Verimli Bakım projelerinde, Toplam Kalite Yönetiminde kalite çemberlerinin yürüttüğü projelerde sıklıkla kullanılan bir tekniktir. E) 1958 yılında tekniklerin mühendislik dünyasının ihtiyaçlarına yeterli olmaması nedeniyle geliştirilmiştir. PERT yaklaşımı ilk olarak 1958 yılında, Taylor ve Gantt tekniklerinin mühendislik dünyasının ihtiyaçlarına yeterli olmaması nedeniyle geliştirilmiştir. YANIT: E 15
14. Aşağıdakilerden hangisi Gantt şemasının birinci adımına ilişkin söylenemez? A) Plan içindeki tüm faaliyetler listelenir. B) Her faaliyet için en erken başlama tarihi C) Faaliyetin tahmini olarak tamamlanabileceği zaman D) Faaliyetlerin sıralı ya da paralel olması belirlenir. E) AON gösterimi kullanılır. Faaliyetlerin gösterildiği Gantt şeması 3 adımda çizilir. Adım 1 Plan içindeki tüm faaliyetlerin listelenmesidir. Adım 2 Gantt şemaları çizilir. Adım 3 Gantt şemaları düzenlenir. AON gösterimi PERT ve CPM de kullanılır. YANIT: E 16. Aşağıdakilerden hangisi Amerikan Deniz Kuvvetleri tarafından PERT için belirlenen temel gereksinimlerden biri değildir? A) Projeyi tanımlamak için gerekli olan tüm görevler bir ağ yapısı içinde yerleştirilebilecek kadar açık olarak tanımlanmalıdır. B) Kritik yol ve gevşek zamanlar hesaplanır. C) Faaliyetler arasındaki teknik ilişkiler açıkça gösterilir. D) Olay ve faaliyetler bir ağ içinde temel mantıksal kurallar çerçevesinde sıralanmalıdır. E) Her faaliyet için iyimser, en olası ve kötümser olmak üzere üç farklı biçimde zaman tahmini yapılmalıdır. Amerikan Deniz Kuvvetleri tarafından PERT için belirlenen temel gereksinimler; Projeyi tanımlamak için gerekli olan tüm görevler bir ağ yapısı içinde yerleştirilebilecek kadar açık olarak tanımlanmalıdır. Kritik yol ve gevşek zamanlar hesaplanır. Olay ve faaliyetler bir ağ içinde temel mantıksal kurallar çerçevesinde sıralanmalıdır. Her faaliyet için iyimser, en olası ve kötümser olmak üzere üç farklı biçimde zaman tahmini yapılmalıdır. YANIT: C 15. İlk olarak 1958 yılında, Taylor ve Gantt tekniklerinin mühendislik dünyasının ihtiyaçlarına yeterli olmaması nedeniyle geliştirilmiş olan yaklaşım aşağıdakilerden hangisidir? A) PERT Yaklaşımları B) Gantt Yaklaşımı C) PMI Yaklaşımı D) PMBOK YAklaşımı E) RACI Matrisi 17. Programın oluşturulması sırasında kritik yolu kısaltmada ya da program esnasında beklenmedik durumlar oluştuğunda aşağıdakilerden hangisi yapılır? A) Ağın yeniden planlanması B) Faaliyet kaynaklarının tahmin edilmesi C) PERT diyagramının hazırlanması D) Faaliyet sürelerinin tahmin edilmesi E) Proje insan kaynakları planının oluşturulması Pert (Program Evalution and Review Technigue) Yaklaşımı; İlk olarak 1958 yılında, Taylor ve Gantt tekniklerinin mühendislik dünyasının ihtiyaçlarına yeterli olmaması nedeniyle geliştirilmiş olan yaklaşımdır. YANIT: A Ağın yeniden planlanması, Programın oluşturulması sırasında kritik yolu kısaltmada ya da program esnasında beklenmedik durumlar oluştuğunda yapılır. YANIT: A 16
18. Marangoz Saim Bey in, Demir Bey in kitaplığının yapımını en iyi olasılıkla 5 günde en kötümser olasılıkla 13 günde en yüksek olasılıkla 6 günde gerçekleştirmesi bekleniyorsa proje planına verilecek süre aşağıdakilerden hangisidir? A) 5 B) 6 C) 7 D) 8 E) 9 Faaliyetin beklenen süresini hesaplamak için kullanılacak formül; a 4m b t = + + 6 a : iyimser tahmin 5 b : kötümser tahmin 13 m : en yüksek olasılıklı tahmin 6 t : beklenen süre 5 4x 6 13 42 t = + + = = 7 6 6 YANIT: C 20. Aşağıdakilerden hangisi pazar beklentilerini etkileyen değişkenlerden biri değildir? A) Satılabilirlik B) Üretilebilirlik C) Toplumsal kabul D) Kullanılabilirlik E) Yaygınlık Pazar beklentilerini etkileyen değişkenleri; Satılabilirlik Üretilebilirlik Toplumsal kabul Kullanılabilirlik Güvenilirlik Bakım yapılabilirlik YANIT: E 19. Proje çalışanlarının sorumlulukları ve rollerinin açıklanması için aşağıdakilerden hangisi kullanılmaktadır? A) GANTT Yaklaşımı B) PERT Yaklaşımı C) CPM Yaklaşımı D) RACI Matrisi E) BOB Matrisi 21. Aşağıdakilerden hangisi bir kurumun kalite politikası için kullandığı sistemlerden biri değildir? A) ISO 9000 B) AOA 1001 C) Altı Sigma D) Toplam Kalite Yönetimi E) Toplam Verimli Bakım RACİ Matrisi; R : Responsible Sorumlu A : Accountable Hesap veren C : Consulted Danışılan İ : İnformed Bilgi veren kelimelerinden oluşturulmuştur. YANIT: D Bir kurumun kalite politikası; ISO 9000 Altı Sigma Toplam Kalite Yönetimi (TKY) Toplam Verimli Bakım (TVB) sistemlerinden birini veya bir kaçını izleme biçiminde olabilir. YANIT: B 17
22. Aşağıdakilerden hangisi kalite planlarının hazırlanmasında ve proje süresince sıklıkla kullanılan yaklaşım değildir? A) Programlama B) Planla C) Uygula D) Kontrol et E) Önlem al Kalite planlarının hazırlanmasında ve proje süresince Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al (PUKÖ) yaklaşımı sıklıkla kullanılır. YANIT: A 24. Proje kalite yönetiminde projeden amaçlanan kalite seviyesinin sağlanması için harcanan kalite maliyetlerinin projenin kalite olarak yürütülmesi ile elde edilen kazançlarla karşılaştırılması amacıyla kullanılan yaklaşım aşağıdakilerden hangisidir? A) Kıyaslama B) Kalite maliyeti C) Deney tasarımı D) Kalite ölçütü E) Maliyet/Kazanç analizi Maliyet-Kazanç analizi proje kalite planlanmasında yararlanılan yaklaşımların en önemlisidir. YANIT: E 23. A tipi projelerde kalite yönetiminin çok gerekli olmamasının nedeni aşağıdakilerden hangisidir? A) Yüksek maliyetin olması B) Yüksek verimliliğin olması C) Düşük maliyetin olmaması D) Yüksek maliyeti söz konusu olmaması E) Etkinliğin sağlanması A tipi projelerde yüksek maliyet söz konusu olmadığından kalite yönetimi çok gerekli olmayabilir. YANIT: D 25. ISO 9000 uygulanan yerlerde proje yöneticisinin proje ekibi ile birlikte kalite politikasını nasıl yerine getireceğini açıklayan plan şağıdakilerden hangisidir? A) Kalite ölçütleri B) Proje kalite sistemi C) Kontrol listesi D) Akış grafiği E) Deney tasarımı ve ilke teknikleri Proje kalite sistemi; ISO 9000 uygulanan yerlerde kalite yönetim planına verilen isimdir. YANIT: B 18
ÇÖZÜMLÜ DENEME SORULARI 1. Hedefleri belirlenmiş, bitiş tarihi belirli olan bir projenin belirtilen süre içinde, belirlenen bütçe dahilinde istenilen hedefe ulaşabilmesi için projeye başlamadan önce aşağıdakilerden hangisinin yapılması çok önemlidir? A) Planlama B) Programlama C) Analiz D) Sistem analizi E) Maliyet-etkinlik analizi 2. Aşağıdakilerden hangisi proje ana planı içerisinde önemle ele alınması gereken temel konulardan biri değildir. A) Sözleşme konuları B) Takvim C) Kaynak ihtiyaçları D) Uzman görüşü E) Değerlendirme yöntemleri 3. Projenin nasıl yürütüleceği, izleneceği ve kontrol edileceğini açıklayan belge aşağıdakilerden hangisidir? A) Proje entegrasyon yönetimi B) Proje yönetim planı C) Proje kapsam yönetimi D) Proje kalite yönetimi E) Proje insan kaynakları yönetimi 4. Aşağıdakilerden hangisi proje yönetim planı bileşenlerinden biri değildir? A) Değişim yönetim planı B) İletişim yönetim planı C) Performans analiz planı D) Maliyet temel çizgisi E) Tedarik yönetim planı 5. Aşağıdakilerden hangisi proje kapsam tanımının açıkladığı kavramlardan biri değildir? A) Proje kapsamı B) Temel çıktılarını C) Proje varsayımlarını D) Proje kısıtlarını E) Uzman bilgisini 6. Aşağıdakilerden hangisi iş kırılım yapısına ilişkin söylenemez? A) İş kurulum yapısının en üstündeki kutucuğa projenin temel çıktısı yazılır. B) Diğer tüm faaliyetler bir ağacın dallarına benzetilerek kademeli olarak ayrıntılandırılır. C) Listenin sağlıklı olarak yapılması için sistematik bir yaklaşım gerekir. D) Hiyerarşik planlamada yapıldığı gibi yapı ve ayrıntı içeriği açısından birbirine yakın özellikte olan faaliyetlerin aynı seviyede yer almasına dikkat edilir. E) Birinci seviye faaliyetlerin altına ikinci seviye faaliyetler yazılır ve seviyelendirmeye yeterli ayrıntıya ulaşılana kadar devam edilir. 7. Hiyerarşik planlama sürecinde ilk olarak aşağıdakilerden hangisi ortaya konmalıdır? A) Proje yöntemi B) Proje amacı C) Proje planı D) Proje ekibi E) AON Ağının çizimi 8. Aşağıdakilerden hangisi hareket planındaki ek bilgilerden biri değildir? A) Faaliyetin yürütülmesi için gerekli kaynakların tahmin edilmesi B) Faaliyetin tamamlanması için gerekli süre tahminleri C) Her faaliyetten kimin sorumlu olacağının bilgisi D) Faaliyet sıralanması için gerekli öncelik ilişkisi E) Her faaliyet için gerekli kaynak tanımlanır. 19
9. Günümüzde hareket planlarının oluşturulması için aşağıdaki programlardan hangisi kullanılır? A) Smartdraw B) Microsoft Word C) PERT D) GANTT E) CPM 14. Projelerin ağ yapısında faaliyetlerin oklarla ve olayların kutucuklarla gösterildiği ağlar aşağıdakilerden hangisinde doğru olarak ifade edilmiştir? A) AON B) AOA C) CPM D) PERT E) GANTT 10. Başka faaliyetlere bağımlı olmayıp bir diğer faaliyetin tamamlanmasını beklemeden aynı anda yapılabilecek türdeki faaliyetler aşağıdakilerden hangisidir? A) Sıralı faaliyetler B) Paralel faaliyetler C) Sistematik faaliyetler D) Şematik faaliyetler E) Optimal faaliyetler 15. AON gösterimi daha çok aşağıdakilerden hangisi ile bağlantılandırılmaktadır? A) GANTT B) PERT C) RACI D) CPM E) TVK 11. Gantt şemaları aşağıdaki projelerden hangilerinde sıklıkla kullanılmaktadır? A) B tipi projeler B) C tipi projeler C) D tipi projeler D) Toplam verimli bakım projelerinde E) Süreç sanayi projelerinde 12. ABD Deniz Kuvvetlerinin Özel Projeler Bürosu büyük askeri projelerde kullanılmak üzere aşağıdakilerden hangisi ortaya koymuştur? A) CPM B) RACI C) PERT D) PUKOM E) GANTT 13. PERT aşağıdaki projelerden hangisi için daha kullanışlıdır? A) A tipi projeler B) B tipi projeler C) Toplam verimli bakım projeleri D) Toplam kalite yönetimi projelerinde E) C tipi projeler 16. Başlangıç a : 4 b : 2 EBAT EBİT c : 5 c : 8 Yukarıda verilen şekle göre c faaliyetlerinin en erken başlama tarihi (EBAT) ve en erken bitiş tarihi (EBİT) aşağıdakilerden hangisinde doğru olarak verilmiştir? A) 5 8 B) 4 9 C) 11 14 D) 6 8 E) 14 21 17. Dönemsel olarak oluşan kaynak ihtiyaçlarını inceleyerek bunların belirli bir dengede olmasını sağlamaya yönelik yeniden planlama aşağıdakilerden hangisidir? A) Kaynak aktarımı B) Kaynak ihtiyaçları C) Kaynak kapsamı D) Kaynak ilavesi E) Kaynakların dengelenmesi 20
18. Aşağıdakilerden hangisi projenin beklenen süresinin kısaltılması için kullanılan yaklaşımlardan biri değildir? A) Daha fazla kaynak bulunması B) Faaliyetlerin paralel yürütülmesi C) Teknolojik ilerleme D) En uzun faaliyetlerin kısaltılması E) Günlük çalışma sürelerinin arttırılması 19. Ağın gözden geçirilmesi ve yeniden düzenlenmesi aşağıdaki projelerden hangisi için uygun değildir? A) D tipi projeler B) C tipi projeler C) B tipi projeler D) A tipi projeler E) Toplam kalite projeleri 20. Araba tamircisi Yiğit Bey kaza yapan arabanın en iyimser tahminle 3 günde en kötümser olasılıkla 7 günde en yüksek olasılıkla 5 günde tamir edebileceğini söylüyorsa proje planına vereceğiniz süre aşağıdakilerden hangisidir? A) 2 B) 3 C) 4 D) 5 E) 6 21. Bir faaliyetin en iyimser tahminin 5, en kötümser tahminin 9 gün olması durumunda standart sapması kaçtır? A) 0.33 B) 0.66 C) 1 D) 14 E) 0.14 22. Aşağıdakilerden hangisi daha çok AR-GE ve iyileştirme projelerinde kullanılmaktadır? A) GANTT B) RACI C) PERT D) AON E) AOA 23. Hızlandırılmak istenen faaliyet için ek insan, malzeme, araç gibi kaynakların projeye ilave edilmesi aşağıdakilerden hangisidir? A) Kaynak yüklemesi B) Kaynak ihtiyaçları C) Organizasyon şemaları D) Proje kalite planı E) Sorumluluk matrisi 24. Aşağıdakilerden hangisi proje insan kaynakları planının oluşturulmasında kullanılan araçlar ve tekniklerden biri değildir? A) Organizasyon şemaları B) RACI matrisi C) Rol tanımlama formu D) Networking E) Proje insan kaynakları formu 25. Kurum içinde kimin kime bağlı olarak çalıştığını gösteren aşağıdakilerden hangisidir? A) PERT Diyagramı B) RACI matrisi C) Ağ yönetim planlaması D) Organizasyon şemaları E) Rol tanımlama formu 26. RACI matrisinde C harfi aşağıdakilerden hangisini ifade etmektedir? A) Sorumlu B) Danışılan C) Yetkili D) Bilgi verilen E) Hesap veren 27. Aşağıdakilerden hangisi geçmişte kaliteye ilişkin söylenemez? A) Kalite herkesin sorumluluğundadır. B) Kalite sahada çalışan işçilerin sorumluluğundadır. C) Kalite hataları özellikle müşterilerden saklanır. D) Kalitenin arttırılması maliyetleri arttırır. E) Kalite projenin yürütülmesi esnasında oluşabilir. 21
28. Aşağıdakilerden hangisi günümüzdeki kalite anlayışına ilişkin söylenemez? A) Hatalar öne çıkarılır ve bunları herkesin görmesi sağlanır. B) Kalite problemleri herkesi ilgilendirir. C) Çözümlerde ekip yaklaşımı benimsenir. D) Kalitede ana odak noktası müşterinin kendisidir. E) Kalite problemlerinin düzeltilmesine pek az kayıt tutulur. 29. Kalitede çıtanın yükselmesinin başlıca sebebi aşağıdakilerden hangisidir? A) Pazar payı artışı B) Maliyet artışı C) Müşteri beklentileri değişimi D) Rekabet yapısı E) Risk yönetimi stratejisi 30. Projenin kaliteli olması ve istenilen kalitede sonuç vermesi için aşağıdakilerden hangisinin oluşturulması gerekmektedir? A) Faaliyet kaynakları tahmini B) Proje insan kaynaklarının oluşturulması C) Organizasyon şemaları D) Proje kalite yönetim planı E) Proje kalite alt yapısının hazırlanması 31. Aşağıdakilerden hangisi kalite yönetim planının oluşturulması sürecinde kullanılan girdilerden değildir? A) Kalite ölçüleri B) Kalite standartları C) Standartlar ve regülasyonlar D) Ürün tanımları E) Proje kalite beklentileri 32. Proje kalite altyapısının oluşturulması için ilk yapılması gereken aşağıdakilerden hangisidir? A) Proje kalite kapsam bildirimi B) Proje kalite beklentilerinin oluşturulması C) Kalite politikasının belirlenmesi D) Standart ve mevzuatların belirlenmesi E) Ürün tanımlaması yapılması 33. Kalite politikası aşağıdakilerden hangisi tarafından belirlenmelidir? A) Proje ekibi B) Sponsor C) Müşteri D) Üst yönetim E) Hesap veren 34. Aşağıdakilerden hangisi kalite yönetim planı oluşturulması sürecinde yer alan araç ve tekniklerden biri değildir? A) Planla, uygula, kontrol et, önlem al B) Kalite politikası C) Maliyet-Kazanç analizi D) Kıyaslama E) Deney tasarımı 35. Aşağıdakilerden hangisi proje kalite planlamasında yararlanılan yaklaşımlardan en önemlisidir? A) Fayda-maliyet analizi B) İçsel getiri oranı C) Maliyet-etkinlik analizi D) Net bugünki değer analizi E) Maliyet-Kazanç analizi 36. İşlerin kaliteli biçimde tamamlanması halinde tekrar yapılmalarının gerekmemesi projenin kaliteli olarak tamamlanması, proje verimliliğinin artması şeklinde ifade edilen kavram aşağıdakilerden hangisidir? A) Verimlilik B) Kazanç C) Maliyet D) Etkinlik E) Kıyaslama 37. Kalite yönetimi aşağıdaki projelerden hangisinde kaçınılmazdır? A) A tipi projeler B) B tipi projeler C) C tipi projeler D) D tipi projeler E) Yüksek verimlilik projeleri 22