END418 - PROJE YÖNETİMİ 2016 Bahar TOBB ETÜ Yrd. Doç. Dr. Bülent GÜMÜŞ gumusb(at)gmail.com Proje Yönetimi - İçerik Proje Yaşam Döngüsü ve Organizasyon Proje Süreç Grupları Proje Yönetimi Bilgi Alanları Proje Entegrasyon Yönetimi Proje Kapsam Yönetimi Proje Zaman Yönetimi Proje Maliyet Yönetimi Proje Kalite Yönetimi Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Proje İletişim Yönetimi Proje Risk Yönetimi Proje Tedarik Yönetimi Proje Paydaş Yönetimi 2 1
Dersin Kazanımları Proje planlama ve yönetimin öneminin kavranması Proje Yöneticisinin görev ve sorumluluklarının öğrenilmesi Proje kapsamını tanımlayabilme Proje aktivitelerini tanımlayabilme Zaman, maliyet ve kaynak tahminlerini yapabilme Proje takvimi oluşturabilme Proje takip ve denetimini yapabilme Proje planları hazırlayabilme Projeleri başarıyla yönetme ve bitirebilme 3 Başarı Değerlendirme Ölçütleri Adet Etki Oranı (%) Ara Sınavlar 1 25 Ödev/ Kısa Sınav/Case Study 3 10 Proje ve Sunum 1 25 Dönem Sonu Sınavı 1 40 4 2
Ders Kitabı ve Yardımcı Kaynaklar Yansılar ve ders sırasında tutacağınız notlar yeterli olacaktır. Yardımcı kaynaklar: Project Management Handbook, J.K. Pinto, Editor, Project Management Institute/Jossey-Bass Publishers, 1998 A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute (PMI) 5 Diğer Konular Derse devam etmeniz ve derse aktif olarak katılmanız başarınızı doğrudan etkilemektedir. Verilen ödev ve projelerin gününde verilmesi gerekmektedir, gecikmeler her gün için %5 puan kaybına sebep olur. Ödev, proje ve sınav gibi çalışmalarda kopya çekme veya referans verilmeden diğer kaynakların kullanılmasına müsamaha kesinlikle gösterilmeyecektir. Ders için planlanan konularda ve notlandırma politikasında dönem içinde küçük değişiklikler olabilir. 6 3
Sorular?? 7 Proje ve Operasyon Operasyon: Belirli aralıklarla rutin olarak gerçekleştirilen eylemler. Proje: Özgün bir ürün, hizmet veya sonuç geliştirmek için girişilen geçici (başlangıcı ve bitişi olan) çalışma. (PMI) 8 4
Proje ve Operasyon - Karşılaştırma Operasyonlar Hiç değişmeyen veya az değişiklikle tekrarlanan Sıradan Sürekli Daha önce yapılmış Daha sonra aynı şekilde yapılma durumu var Geçmiş bilgi ve tecrübe mevcut Hemen herşey belirli / tanımlı Projeler Yeni ve benzersiz olma Zamanla gelişim, ilerleme Bir defa yapılma Daha önce yapılmamış olma Daha sonra birebir aynı şekilde yapılmama Geçmiş tecrübe az veya yok Herşey belirli / tanımlı değil 9 Aşamalı Olgunlaşma «Progressive Elaboration» Proje çalışmaları arttıkça faaliyetler detaylandırılır. Proje ilerledikçe daha gerçekçi hedefler belirlenir. Proje taraflarının zaman içinde proje yönetimine ve organizasyona güveni artar. 10 5
Proje Yönetimi Başarı Kriterleri Projelerde 3 temel amaç vardır: Kapsam (Performans) Zaman (Takvim) Maliyet (Bütçe) 11 Proje Yönetimi Nedir? Proje yönetimi, paydaş ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanması için proje faaliyetlerinin plan ve yönetiminde bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanmasıdır. (PMBOK, 2004) Proje yönetimi, belirlenen amaç, kapsam, zaman, kalite ve paydaş memnuniyetini karşılamak için proje yaşamı boyunca eldeki kaynakların planlanması, yönetilmesi ve koordine edilmesidir. 12 6
Proje Yönetimi Faydaları Üst Yönetimi Destekler Tek bir sorumluluk merkezi vardır. Net hedefler tanımlar Planlama ve kontrol sürecini güçlendirir. İletişim altyapısını destekler Dinamik ve Teşvik Edici iş ortamı sunar Ekip elemanlarına yetki ve sorumluluk verir. Öğrenmek ve iletişimi arttırmak için imkan yaratır. Çalışanları monotonluktan kurtarır. 13 Dünyada Projeler Projelerin %31 i tamamlanmadan sonlandırılıyor. Projelerin %53 ü ilk tahminlenenden %189 daha maliyetli gerçekleşiyor. Tamamlanamayan projelere 81 Milyar $ gidiyor. Yazılım projelerinin sadece %16 sı zamanında ve planlanan bütçesinde tamamlanıyor. Kaynak: http://www.standishgroup.com 14 7
Meslek Olarak Proje Yöneticiliği Gelişmiş ülkelerdeki savunma sanayi projelerinde kazanılan bilgi ve tecrübeyle son birkaç on-yıl içinde gelişmiş ve olgunlaşmıştır. Proje yönetimi alanı, teoriler, prensipler, standartlar ve metodolojilerden oluşan bir uzmanlık alanına dönüşmüş durumdadır. Proje yönetimi alanının ve mesleğinin gelişip olgunlaşmasıyla birlikte PY alanındaki mesleki organizasyonların üye sayılarında yıllık %30 lara varan büyük bir artma gözlenmiştir. Project Management Institute (PMI, www.pmi.org) 180 ülkede 400 bin üyesi olan ve 600 binden fazla sertifika vermiş, PY alanındaki en büyük meslek organizasyonudur. International Project Management Association (IPMA, www.ipma.ch) ise 40 ın üzerinde ulusal dernek üyesine sahip olan 40 yıllık bir organizasyondur. 15 Proje Yönetim Enstitüsü, PMI - www.pmi.org 1969 yılında 5 gönüllü tarafından kuruldu. İlk 10 yıl mühendislik, savunma ve inşaat sanayi ağırlıklı metotlar üzerine çalışıldı. 80 li yıllarda BT sektörünün gelişimiyle artan büyüme hızı: %10 - %20 Her geçen yıl üye sayısı ve PMP sınavına ilgi artmaktadır. 2011-411,475 2010-362,328 2009-322,250 2008-273,547 16 8
Proje Yönetimi Bilgi Birikimi PMBOK (Project management Body of Knowledge) PMBOK, Proje Yönetimi konusunda ortak dili yakalamak için terminoloji desteği sağlamayı hedefler. Projelerde genel kabul gören süreçleri detaylı olarak ele alır ve metot sunarak, projelerin yönetilmesine yol gösterir. Proje Yönetimi Uzmanlığını hedefleyen bir kişinin, temel alması gereken en önemli kaynaktır. PMBOK 1996-2000 2004 2008-2013 17 Projeler neden başarısız oluyorlar? Şu önemli sorular sorulabilir: Ne tür bir başarısızlık söz konusu? Tamamlanamadı, ürün güvenilir değil, teslimat gecikti, bütçe aşıldı, vb. Başarısızlıktan kim sorumlu? Tam olarak ne oldu? Tam olarak ne olmadı? Hangi süreç(ler) çalışmadı? Hangi modül/özellik çalışmıyor? 18 9
Başarısızlıklar neden kaynaklanıyor? 1. Gereksinim Analizi 2. Risk Analizi 3. Planlama & Takvim 4. Projenin Başlatılması 5. İzleme & Kontrol 6. Bitirme Yanlış bir ürün/hizmet geliştirildi Riskler öngörülemedi veya yönetilemedi Takvim çok iyimserdi Proje takımı iyi oluşturulmamıştı Proje iyi izlenip zamanında önlem alınmamıştı Müşteri kabulü yapılmamıştı 19 Başarısızlığın sebepleri ve suçlananlar Proje takımı / mühendisler: Kötü tasarım Adanmamışlar veya motivasyon eksikliği var Zayıf, güvenilmez mühendis/alt-yükleniciler Gereksiz özellik veya dokümantasyon Konfigürasyon yönetiminde aksamalar Planın takip edilmemesi 20 10
Başarısızlığın sebepleri ve suçlananlar (devam) Üst yönetim: Aşırı gereksinim değişikliği, kapsamın sabit tutulamaması Gerçekçi olmayan takvim Gerçekçi olmayan beklentiler Doğru olmayan gereksinimler 21 Başarısızlığın sebepleri ve suçlananlar (devam) Proje yöneticisi (PY)/müdürü (PM): Kötü planlama Yetersiz risk yönetimi Yetersiz kalite yönetimi Aslında bütün bu olan bitenden kim sorumlu? Proje Yöneticisi!!! 22 11
Neden Proje Yönetimi? 4 kişiye yemek hazırlamak 8 kişiye yemek hazırlamak 1000 kişiye yemek hazırlamak. Malzeme nereden alınacak? Gerekli alet edevat var mı? Her zaman aynı kalite ve lezzette yemekler için prosedürler geliştirilmiş mi? Takip ediliyor mu? Malzeme depolama ve yemeklerin sunulması için mekan var mı???? 23 Neden Proje Yönetimi? Daha iyi kontrol Daha iyi müşteri ilişkileri Daha kısa teslimat süresi Daha düşük maliyet ve daha yüksek kâr aralığı Daha yüksek kalite ve güvenilirlik Daha fazla sonuç odaklı olmak Daha yüksek çalışan moral ve motivasyonu 24 12
Proje Yönetimi Bilgi Birikimi 25 Proje Süreçleri (Project Processes) Bir sonuca ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken faaliyetler serisine süreç denir. Süreçlerin; Girdileri (inputs) Çıktıları (outputs) Araç ve Teknikleri (tools & techniques) vardır. Proje Yönetim Süreçleri: Projenin yönetilmesi için gerekli süreçlerdir ve genellikle standarttır. Ürün Bazlı Süreçler: Proje ürününün belirlenmesi ve oluşması için gerekli süreçlerdir. Uygulama alanına göre değişkenlik gösterir. 26 13
P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) 27 Proje Yönetimi Süreç Grupları Proje yürütülürken gerçekleştirilen görev ve aktivitelerin mantıksal sınıflandırılmasıdır. Başlangıç :Projenin başlama izin ve onayların alınması, proje yöneticisinin atanması Planlama: Proje hedeflerinin belirlenmesi, hedeflere ulaşmada alternatif yolların oluşturulması ve en uygununun seçilmesi Yürütme: Oluşturulmuş olan planın insan kaynakları ve diğer kaynaklar koordine edilerek, hayata geçirilmesi İzleme ve Kontrol: Yürüyen faaliyetleri düzenli olarak takip etme ve planlarla karşılaştırma, hedeflerden sapmayı önlemek için düzeltici faaliyetlerin uygulanması Kapanış: Proje kabulünün resmileştirilmesi, projenin kapanışı. 28 14
Projenin Sınırı ve Proje Yönetim Süreç Grupları Süreçler Arasındaki İlişkiler 30 15
Bilgi Alanları (Knowledge Area) Bilgi alanları; proje süreçlerinde kullanılacak ortak yetenekler gerektiren, spesifik bilgilerin gruplanmasıdır. Proje Paydaş Yönetimi 31 Sayfa 32 16
Proje Entegrasyon Yönetimi Proje Yönetimi süreç grupları içerisindeki farklı çalışmaları birleştirmek ve koordine etmek için gerekli faaliyetleri kapsar. Projenin sadece bir alanını değil, tamamını ilgilendiren süreçler burada ele alınır. 1. Proje Berat Dokümanının Hazırlanması (başlangıç) 2. Proje Yönetim Planını Geliştir (plan) 3. Proje Uygulamasını Yönet (uygulama) 4. Proje İşlerini İzle ve Kontrol Et (izleme ve kontrol) 5. Değişiklikleri Yönet (izleme ve kontrol) 6. Projeyi/Fazı Kapat (kapanış) 33 Proje Kapsam Yönetimi Bir projenin başarıyla tamamlanabilmesi için gerekli iş adımlarının detaylı olarak ele alındığı proje yönetimi bilgi alanıdır. 1. Kapsam Yönetimini Planla (Plan) 2. Talepleri/Gereksinimleri Toparla (Plan) 3. Kapsamı Tanımla (Plan) 4. İş Kırılım Yapısını Çıkar(WBS) (Plan) 5. Kapsamı Doğrula (Kontrol) 6. Kapsamı Kontrol Et (Kontrol) 34 17
Proje Zaman Yönetimi Projenin hedeflenen zamanda tamamlanabilmesi için proje yöneticisi ve ekibinin bilmesi gereken temel konuların ele alındığı proje yönetimi bilgi alanıdır. 1. Zaman Yönetimini Planla (Plan) 2. Etkinlikleri (Aktiviteleri) Belirle (Plan) 3. Etkinlikleri Sırala (Plan) 4. Etkinlik Kaynaklarını Belirle (Plan) 5. Etkinlik Sürelerini Belirle (Plan) 6. İş Programını (Zaman Çizelgesi) Geliştir (Plan) 7. İş Programını Kontrol Et (Kontrol) 35 Proje Zaman Yönetimi 36 18
Proje Maliyet Yönetimi Projenin hedeflenen bütçede tamamlanabilmesi için proje yöneticisi ve ekibinin bilmesi gereken temel konuların ele alındığı proje yönetimi bilgi alanıdır. 1. Maliyet Yönetimini Planla (Plan) 2. Maliyetlerin Tahmin Edilmesi (Plan) 3. Bütçenin Belirlenmesi (Plan) 4. Maliyetlerin Kontrolü (İzleme ve Kontrol) 37 Proje Kalite Yönetimi Projenin hem yönetimsel anlamda hem de ortaya çıkacak ürünün özellikleri anlamında kalite gereksinimlerinin belirlenmesini ve bu gereksinimlere karşılık gelecek kalite kriterlerinin oluşturulmasını içeren proje yönetimi bilgi alanıdır. 1. Kalite Yönetimini Planla (Plan) 2. Kalite Planını Uygula (Uygulama) (Kalite Güvence) 3. Kaliteyi Kontrol Et (İzleme ve Kontrol) (Kalite Kontrol) 38 19
İnsan Kaynakları Yönetimi Projeye dahil olacak bireylerin seçiminden, etkin kullanımına, eğitiminden motivasyon konularına kadar geniş yelpazede bir proje yöneticisinin bilmesi gereken konular bu süreç altında ele alınır. 1. İnsan Kaynakları Yönetini Planla (Plan) 2. Proje Ekibini Oluştur (Uygulama) 3. Proje Ekibini Geliştir (Uygulama) 4. Proje Ekibini Yönet (Uygulama) 39 40 20
Proje İletişim Yönetimi Proje boyunca toplanması, oluşturulması, dağıtılması ve depolanması gereken tüm bilgilerin hangi süreçlerden geçirilmesi gerektiğini anlatan proje yönetimi bilgi alanıdır. 1. İletişim Yönetiminin Planlanması (Plan) 2. İletişimin Yönetilmesi (Uygulama) 3. İletişimin Kontrolü (İzleme ve Kontrol) 41 Proje Risk Yönetimi Projenin içinde karşılaşılan risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve yanıt verilmesi adımlarını içeren proje yönetimi bilgi alanıdır. Özellikle, risklerin olasılıklarını ve etkilerini belirlemek üzerine araçlar ve tekniklerin tanıtıldığı bölümdür. 1. Risk Yönetiminin Planlanması (Plan) 2. Risklerin Tanımlanması (Plan) 3. Niteliksel Risk Analizinin Yapılması (Plan) 4. Niceliksel Risk Analizinin Yapılması (Plan) 5. Risk Yanıtlarının Planlanması (Plan) 6. Risklerin İzlenmesi ve Kontrolü (İzleme ve Kontrol) 42 21
Proje Tedarik Yönetimi Proje süresince ihtiyaç duyulan her türlü ürünün veya hizmetin satın alma/tedarik etmek adımlarının detaylı olarak anlatıldığı proje yönetimi bilgi alanıdır. Bu bölüm içinde alıcı-satıcı ilişkileri, kontrat tipleri, yap-satın al kararları, teklif toplama, teklif değerlendirme vb. Konular yer alır. 1. Tedariklerin Planlanması (Plan) 2. Tedariklerin Yürütülmesi (Uygula) 3. Tedarik İşlerinin İdaresi (İzleme ve Kontrol) 4. Tedariklerin Kapanışı (Kapanış) 43 Proje Paydaş Yönetimi Projeden direk veya dolaylı etkilenen kişilerin belirlenmesi, paydaşların beklentilerinin ve projeye etkilerinin analiz edilmesi ve paydaşların projeye katılımları için uygun yönetim stratejilerinin geliştirilmesini içermektedir. 1. Paydaşları belirle (Başlangıç) 2. Paydaş yönetimini planla (Plan) 3. Paydaş ilişkilerini yönet (Uygulama) 4. Paydaş ilişkilerini kontrol et (İzleme&Kontrol) 44 22
Alt Proje Nedir? Bir projenin genellikle kurum dışı veya başka bir departmanca gerçekleştirilecek olan aşaması 45 Program nedir? Tek tek yönetildiğinde sağlanamayan fayda ve kontrolü elde etmek için koordinasyon içerisinde yönetilen, bağlantılı projeler grubudur. 46 23
Portföy Nedir? Stratejik iş hedeflerine ulaşmak için etkin yönetimi kolaylaştırmak amacıyla proje, programlar topluluğu ile diğer işlerin etkili yönetimini sağlamak üzere beraber gruplanmasıdır. 47 48 24
Proje Aşamaları Projeler kontrol ve yönetimi kolaylaştırmak için genellikle aşama veya faz dediğimiz parçalara bölünür. Böylece projenin tahminlemesi, sorumlu ataması, yürütülmesi, kontrolü ve takibi daha kolaylaşır. Projeler yapıları itibariyle başlangıçta risk ve belirsizlik içerirler. Projelerin daha küçük parçalara bölünerek, kolay yönetilebilmesini sağlamak Delegasyonda kolaylık sağlamak Kontrolü kolaylaştırmak Organizasyonun yürüyen genel süreçleriyle projenin entegrasyonunu kolaylaştırmak 49 Proje Aşamalarının Özellikleri Proje aşamalarının sonlarında teslimat (deliverable) yapılır. Projeler aşamalandırılarak, mantıksal bir sıra izlenebilir. Bir sonraki aşamaya geçmek için onay/izin/kabul süreçleri gereklidir. Yapılmış hatalar var ise bu hatalardan sonraki aşamaların etkilenmesi engellenebilir. Faz Çıkışı - Kilometre Taşı - Faz Değerlendirme Noktası - Bitiş Noktası - Karar Değerlendirme Noktası 50 25
Aşamalar Arasındaki İlişkiler Sıralı İlişki Sequential: Bir aşama (faz) kendisinden önceki aşama bitmeden başlayamaz. Bu yaklaşım belirsizlikleri azaltacak fakat sürenin uzamasına sebep olacaktır. İç İçe geçme (Paralel) Overlapping: Bir aşama kendisinden önceki aşama tamamlanmadan başlar. Süre kısalır fakat risk artışı olabilir. Tekrarlama İlişkisi Iterative: Sadece bir aşama planlanır ve bir sonraki aşamanın planlaması devam eden aşamanın ilerlemesine ve teslimatlara bağlıdır. Belirsiz ve değişkenliğin yoğun olduğu ortamlar için uygundur. 51 Proje Yaşam Döngüsü Geleneksel Proje evreleri (harcanan efora göre) Yavaş başlangıç Büyüme ve hızlanma Zirve Düşüşe geçme Sonlanma 52 26
Proje Yaşam Döngüsü Zamana göre eforun dağılım 53 Proje Yaşam Döngüsü Zamana göre projenin tamamlanma yüzdesi: yavaşhızlı-yavaş 54 27
Proje Yaşam Döngüsü (Project Life Cycle) Projenin başlangıç anından, sonlandırılmasına kadar geçen tüm aşamaları kapsayan döneme PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ denir. Hangi aşamada hangi teknik işler gerçekleşecek? Hangi aşama temelde kim(ler)in sorumluluğunda yürütülecek. 55 Ürün Yaşam Döngüsü (Product Life Cycle) Ürün yaşam döngüsü ürünün birbirini izleyen ve üst üste binmeyen aşamalarından oluşur. Ürün yaşam döngüsü ile proje yaşam döngüsü birbirinden farklı kavramlardır. Ürünün geliştirilmesi bir projedir veya ürünü geliştirme aşamalarının her birisi farklı proje olarak ele alınabilir. 56 28
Software Developlent Life Cycle 57 Sorular?? 58 29
ORGANIZASYON 59 İşlevsel Müdür ve Proje Müdürü İşlevsel (Fonksiyonel) Müdür: analitik düşünen uzmanlardır; sorumlu oldukları her işin tüm detaylarını bilirler. Yönetici, teknik yönlendirici/denetleyici Proje Müdürü: birçok fonksiyonel alanı görebilen, parçaları birleştirerek bütünü oluşturabilme yeteneğine sahiptirler. Sistem Yaklaşımı Kolaylaştırıcı (facilitator) ve genel yaklaşımcı 60 30
Fonksiyonel Yönetici - Proje Yöneticisi 61 PY nin Sorumlulukları Şirkete karşı sorumlulukları Müşteriye karşı sorumlulukları Ekip üyelerine karşı sorumlulukları Hepsinden öte, PM hiçbir zaman üst yönetimin şaşırmasına sebep olmamalı ve kötü haberi zamanında vermeye hazırlıklı olmalıdır. 62 31
PM in Sorumlulukları Şirkete Karşı Sorumlulukları Kaynakların korunması/ verimli kullanılması Zamanında ve doğru iletişim Projenin özenli ve yetkin yönetimi Şirketin yüksek riskten korunması Projenin durumunun bütçe ve takvim boyutunda doğru raporlanması 63 PM in Sorumlulukları Müşteriye Karşı Sorumlulukları Dürüstlüğün ve proje bütünlüğünün korunması İlgili kişiler arasındaki çatışmaların çözülmesi Takvim, bütçe ve performans isterlerinin karşılanması Proje Takımına Karşı Sorumlulukları Adil, saygılı ve dürüst olmak Üyelerin projeden sonraki hayatları ile ilgilenmek 64 32
Proje Organizasyon Yapıları Projenin gerçekleştirilmesinden sorumlu kişilerin, proje içindeki hiyerarşisinin belirlendiği yapılardır... Kurumların organizasyon yapıları, projelerin başarısında önemli etkenlerden biridir. 1. Fonksiyonel Organizasyon 2. Matris Organizasyon 3. Proje Bazlı Organizasyon 4. Karma Organizasyon 65 Fonksiyonel Organizasyon 66 33
İşlevsel Organizasyonun Avantajları Personel kullanımında maksimum esneklik Farklı projelerde bireysel uzmanlardan faydalanılması Bölümdeki uzmanların bilgi ve deneyimlerini paylaşabileceği şekilde gruplandırılması Bireyler projeden çıkmaya karar verdiklerinde işlevsel bölümün teknolojik sürekliliği sağlaması 67 İşlevsel Organizasyonun Dezavantajları Müşterinin faaliyetlerin odak noktası olmaması Hiçbir bireye proje için tam sorumluluk verilmemesi Genellikle proje ve müşteri arasında birkaç yönetim katmanının bulunması Proje organizasyonuna göre proje ekibinin daha az motivasyona sahip olması Proje yönetimi için bütünleyici bir yaklaşımın olmaması 68 34
Zayıf Matris Organizasyon - Project Expediter - Project Coordinator 69 Dengeli Matris Organizasyon 70 35
Güçlü Matris Organizasyon 71 Matris Organizasyonun Avantajları Odak noktası projedir. Yönetimden bir birey, Proje Müdürü, sorumludur Proje, işlevsel bölümler üzerine kurulduğu için projenin tüm alanlarda teknolojiye erişim imkânı olur Proje tamamlandığında ne olacağı hakkında daha az endişe vardır Müşteri ihtiyaçlarının karşılanması proje organizasyonunda olduğu kadar hızlıdır Şirketin idari birimlerinden temsilcilere ulaşma imkânı sağlar Hedeflere ulaşmak için şirket çapında daha dengeli kaynak kullanımı sağlar Projenin matris kapsamında organize edilmesinde oldukça esnektir 72 36
Matris Organizasyonun Dezavantajları Dezavantajların çoğu işlevsel yöneticiler ve proje müdürleri arasındaki uyuşmazlıklarla ilgilidir Proje ve işlevsel alanlardaki güç dengesi oldukça hassastır Kaynakların projeden projeye aktarılması politik çatışmalara sebep olabilir Projenin sonlandırılmasıyla ilgili sorunlar proje yönetiminde olduğu kadar ciddi olabilir Yetki ve sorumluluk paylaşımı karmaşık ve proje müdürü için çetrefillidir Yönetimdeki komuta birliği ilkesini ihlal eder. Proje çalışanlarının işlevsel müdür ve proje yönetici olmak üzere en az iki patronu vardır 73 Proje Bazlı Organizasyon 74 37
Proje Organizasyonunun Avantajları - I Proje müdürünün proje üzerinde tam yetkiye sahip olması Tüm proje ekibi üyelerinin proje müdürüne karşı sorumlu olması Proje içi iletişim yollarının kısa olması Aynı türden birbirini izleyen projeler olduğunda, spesifik teknolojilerde yetenek geliştirmiş uzman kadrosu oluşturulabilmesi ve bu kadronun muhafaza edilebilmesi 75 Proje Organizasyonunun Avantajları - II Güçlü ve bağımsız bir kimliği olan ve üyelerinin yüksek sadakatini sağlayan bir proje ekibi Merkezi yetki nedeniyle çabuk karar verilebilmesi Proje organizasyonları yapısal olarak basit ve esnektir, bu da onların anlaşılmasını ve uygulanmasını kolay kılar Organizasyonel yapı bütünleyici proje yaklaşımını destekler 76 38
Proje Organizasyonunun Dezavantajları Her bir projenin kendine yeter şekilde oluşturulması, büro işlerinden teknik işlere kadar bir çok çabanın tekrarlanmasına neden olur Her bir proje kendisi için gerekli yedek kaynak biriktireceğinden şirkete gerekenden fazla kaynak (insan, makine, bütçe, vb.) kenarda tutulmuş olacaktır İşlevsel bölümler, teknolojik bilgi depolarıdır, ancak proje organizasyonlarında böyle odaklar yoktur Politika ve prosedürlerin uygulamasında tutarsızlıklara sebep olabilir Proje üyeleri projeye aşırı bağlanabilirler Ekip üyelerinde proje bittikten sonraki hayat için endişeler oluşabilir 77 Karma Organizasyon 78 39
Organizasyonun proje üzerindeki etkileri 79 Proje Yönetim Ofisi Nedir? Kendi alanına giren projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı çeşitli sorumluluklar üstlenen, organizasyonel bir organ ya da birimdir. Sorumlulukları: Proje Yönetim metodolojilerini, standart ve süreçlerini oluşturmak. Proje Yönetim araçlarını belirlemek, geliştirmek. Proje Yönetim şablonlarını geliştirmek. Kurum içinde Proje Yönetim becerilerini geliştirmek. Plan oluşturmak, kurum içinde izlenebilir kılmak, güncellemek. Proje yöneticileri, proje sponsorları, yöneticiler ve diğer paydaşlar arasında merkezi iletişim sağlamak. 80 40
Proje Paydaşları - Stakeholders Projeye dahil olan kişi veya kurumlar. Proje tamamlanıp, uygulamaya alımıyla olumlu veya olumsuz etkilenecek olan herkes... 81 Müşteri (Temsilcisi) Nihai ürün veya hizmeti teslim alan kişidir. Sözleşme çerçevesinde maddi bedeli öder. Projenin şekillenmesinde ve yönlendirilmesinde görev alır. Planlar çerçevesinde projeye katkıda bulunur. Ara hedefleri test eder ve onaylar. 82 41
Proje Sponsoru - 1 Proje Başlatma Belgesini yayınlar. Projeye bütçe sağlar. Ürün ve proje ile ilgili planları onaylar. Proje yöneticisinin ihtiyaç duyduğu kaynakları tedarik eder. Üst yönetim adına projeyi kontrol eder. Proje yöneticisine politik destek sağlar. Proje ekibine, stratejik hedefleri sürekli hatırlatarak, proje için yol gösterir. Önemli kapsam değişikliklerine onay verir. Risklerin yüksek olduğu durumlarda dur/devam et kararını verir. 83 Proje Sahibi - Project Owner Müşterinin avukatı rolündedir. İhtiyaçları netleştirmeye yardımcı olmalıdır. Talepleri, startejilere göre şekillendirir. İş süreçleri ile projenin uyumlu olmasını hedefler. İşle ilgili problemlerde aracı rolü üstlenir. 84 42
Proje Yöneticisi - 1 Projenin başarısı için yetki ve sorumluluğa sahip olmalıdır. Araç ve metodları seçer. İletişimi başlatır, kontrol eder. Fonksiyonel birimlerden kaynak talep eder. İlerlemeleri, gelişmeleri ve değişiklikleri sorgular. Aktiviteleri yönetir ve koordine eder. Kurum içi ve dışı iletişimi yönetir. 85 Proje Yöneticisi - 2 Problem ve anlaşmazlıkların çözümünde kolaylaştırıcı rol oynar. Yetkisini aşan problemleri üst yönetime götürür. Değişiklik yönetiminden sorumludur. Proje dökümantasyonunun etkin olmasından sorumludur. Riskli noktaları ve önleme stratejilerini belirler. Müşteriyi sorunlar ve dikkat noktaları hakkında uyarır. Müşterinin katılımını teşvik eder. 86 43
Proje Yöneticisinin Sahip Olması Gereken Beceriler 87 Proje Yöneticisi Liderlik Becerileri Proje ekibinin bilinçlendirilmesi ve hedeflere doğru yönlendirilmesi Yön belirleme İnsanları bir araya getirme Motive etme ve ilham verme Hitap gücü Güvenilirlik Azim Karizma İkna gücü Hedefe kilitlenmek 88 44
Fonksiyon Yöneticisi (Birim Yöneticisi) Projenin ihtiyacı olan kaynakları planlar, atamasını ve iş dağılımı yapar. Kaynakların iş planlarını onaylar. Uzmanlık alanında çıkan problem veya anlaşmazlıkların çözümünde yardımcı olur. İşlerin prosedür ve talimatlara uyumlu ilerlemesini sağlar. 89 Ekip Lideri Detay planı oluşturur, onaylar ve takibini yapar. İş atamalarında PY ye ve FY ye yardımcı olur. Ekip üyelerinin hem fonksiyonel, hem de proje bazlı işlerini organize eder. İşin kalitesini kontrol eder. Proje takip toplantılarına katılır ve gelişmeleri raporlar. Açık uçlu konuları, riskleri, süreçler arasındaki ilişkileri PY ye ve FY ye aktarır. Süreçleri, metodolojiyi ve araçları etkin kullanır. 90 45
Ekip Üyesi Kendisine verilen işlerin sorumlusudur. Ekip Lideri ve Fonksiyon Yöneticisini düzenli olarak bilgilendirir. Ekip arkadaşlarına destek olur. Kurum içindeki süreçleri, kuralları uygular ve gelişime katkıda bulunur. İşleri kaliteli yapmaya özen gösterir. 91 Sorular??? Sayfa 92 46