Müşteri Operatörü Trakya Cam Müşteri Portalı Kullanım Dökümanı

Müşteri Operatörü Trakya Cam Müşteri Portalı Kullanım Dökümanı 1

Versiyon Tarih Dökümanı Yazan Açıklama 1.0 11/09/2013 Ender AKIN 1.1 24/09/2013 Ender AKIN 1.2 20/12/2013 Ender AKIN 2

İÇİNDEKİLER 1. Plaka, İhracat ve Beyaz Eşya Prim Fatura Kayıtlarının Oluşturulması...4 2. Prim Fatura kayıtlarına Dosya Ekleme...8 3. TrakyaCam Tarafından Hesaplanan Prim Sonuçlarının Raporlanması... 11 4. Panorama Üzerinde TrakyaCam a Sipariş Verme... 12 5. TrakyaCam dan Gönderilen Ürünlere Ait İrsaliye Kayıtlarının Onaylanması... 14 6. TrakyaCam Tarafından Sevk Edilmeyen Açık Siparişlerin Raporlanması... 15 7. Alt Müşteri Tanımlama... 16 8. Isıcam Prim Fatura Aktarımı... 17 9. FOT Siparişler için Araç Randevu İşlemi... 21 10. Araç Nakliye Plan Bilgileri... 27 11. Veri Giriş Formu - Genel... 28 12. Veri Giriş Formu Reklamasyon Girişi ve Takibi... 30 13. Cari Raporları... 31 3

1. Plaka, İhracat ve Beyaz Eşya Prim Fatura Kayıtlarının Oluşturulması Panorama ana sayfasında Faydalı Linkler bölümünde yer alan DiğerPrimFaturaKayıtları.xls dosyası üzerinden gerekli bilgiler girilerek Panorama üzerine Plaka Ticaret, İhracat ve Beyaz Eşya Prim faturaları aktarılabilir. Her zaman yeniden hazırlanan excel dosyası için mutlaka Panorama ana sayfasında yer alan bu excel dosyası alınmalıdır. Excel üzerindeki SiparisNo isimli kolonda aynı numaraya sahip olan kayıtlar, Panorama üzerine tek bir fatura olarak yazılır. Her bir fatura için ayrı ayrı numaralar kullanılmalıdır. Her excel de bu numara tekrar 1 den başlayabilir. Excel üzerinde örnek ve kolonların açıklamaları aşağıdaki gibidir. Bu bilgileri, excel üzerindeki kolonların üzerine gelerek comment bilgisi olarak görebiliriz. Excel üzerinde AD kolonundan itibaren sağa doğru yer alan kolonlar ısıcam prim faturası ile ilgilidir. Bu kolonlardaki değerler boş olmalıdır. Excel Üzerinde Uyulması Gereken Kurallar: 1- Excel dosyasındaki kolon isimleri değiştirilmemelidir. 2- Excel dosyasındaki kolonlar arasında kullanılmayacak olanlar gizlenmiştir. Bu kolonlar silinmemelidir. 3- Excel dosyasındaki sayfa ismi Belge olarak belirlenmiş olup kesinlikle değiştirilmemeli ve 1.sayfa olarak kalmalıdır. Diğer sayfalara giriş yapılmamalıdır. 4- Hücre bilgileri değiştirilmemelidir. 5- Girilecek kayıtlar örnek olarak verilen şekilde girilmelidir. 6- Tüm prim faturaları tek bir excel de alt alta yer alabilir. İsteğe bağlı olarak her prim çeşidine göre ayrı excel dosyaları hazırlanarak ta Panorama ya aktarılabilir. Örneğin; Plaka ticaret prim faturaları için ayrı excel, Isıcam 4

prim faturaları için ayrı bir excel tablosu hazırlanabilir. Hazırlanan tüm excel tabloları ayrı ayrı Panorama üzerine aktarılır. 7- Excel dosya ismi istenilen isimler yapılarak aktarımlar yapılabilir. Excel dosyası hazırlandıktan sonra Panorama programı üzerinde içeriye alınarak prim fatura kayıtlarının oluşması sağlanır. Bunun için; 1- Panorama programı üzerinde Ek İşlemler Veri Alma Veri Al ekranına girilir. 2- Açılan aşağıdaki ekran üzerinde sırasıyla Distribütör Kodu (kendimize ait kayıt seçilir), Görev Kodu (Excel den Prim Fatura Aktarimi) seçilir. 3- Dosya Yükle butonu tıklanarak, Browse butonu ile hazırlanan excel dosyası seçilir ve Yükle butonu tıklanır. 4- Ekranda aşağıdaki gibi başarıyla yüklendi... mesajı görüldükten sonra bu ekranda yer alan Kapat butonu tıklanır. 5

5- Aşağıdaki ekran üzerinde Dosya Aktar butonu tıklanarak excel içerisinde yer alan fatura kayıtları Panorama üzerine aktarılır. 6- Aktarım sonucu ile ilgili bilgiyi İşlem Durum isimli butona basarak görebiliriz. İşlem başarı ile tamamlandı ise aşağıdaki ilk resimdeki gibi Başarılı, işlem başarı ile tamamlanması ise aşağıdaki ikinci resimdeki gibi Başarısız bilgisi görülebilir. 7- Başarısız mesajı geldiğinde işlemin neden başarısız olduğu ile ilgili detay bilgiyi aşağıdaki menüde yer alan Veri Alma Sonuc İzleme ekranı açılarak görülebilir. 6

8- Açılan ekran üzerinde Görev Kodu seçilerek Listele butonu tıklanır ve gelen liste içerisinde İşlem Sonuç kolonundaki detay bilgiye göre excel dosyası kontrol edilerek gerekli düzenleme yapılır ve bu işlemler tekrar baştan yapılır. Panorama programı üzerindeki prim faturalarının raporunu aşağıdaki D.Rapor Prim Fatura Listesi isimli rapor ile alınarak kontrol edilir. Rapor Örneği: 7

2. Prim Fatura kayıtlarına Dosya Ekleme Panorama üzerinde bulunan prim faturası (satış faturası) kayıtlarına, fatura bazında istenilen dosyalar (jpg, bmp, pdf, doc, xls, vb...) eklenebilir. Bu işlem TrakyaCam tarafından belirlenen ilgili prim fatura kayıtları için yapılır. Prim faturasın dosya ekleme işlemi için aşağıdaki işlemler sırası ile yapılır. 1- TrakyaCam tarafından iletilen prim faturası bulunur. Bunun için Panorama üzerindeki Mobil Satış Dağıtım Satış İşlemleri Fatura bölümüne girilir. Aşağıdaki ekranda kırmızı daire içerisine alınmış alana çift tıklanarak faturanın matbu numarası yazılır ve ilgili fatura bulunur. 2- Yukarıdaki listede yer alan faturalar içerisinden ilgili fatura bulunduğunda üzeri işretli iken aşağıdaki kırmızı daire içerisine alınmış Düzenle butonu tıklanır. 3- Aşağıdaki gibi açılan ekran üzerinde kırmızı daire içerisine alınmış olan Dosya Ekleme butonu tıklanır. 4- Aşağıdaki gibi açılan ekran üzerinde kırmızı daire içerisine alınan Yeni butonu tıklanır. 8

5- Aşağıdaki gibi açılan ekran üzerinde Açıklama alanına eklenen dosya ile ilgili bilgi yazılır. Örnek; eklenen dosya fatura görüntüsü ise bu alana fatura yazılır. Daha sonra da kırmızı daire içerisine alınmış olan yukarı ok şeklindeki simge tıklanır. 6- Aşağıdaki gibi açılan ekran üzerinde kırmızı daire içerisine alınmış olan Browse butonu tıklanarak ilgili dosya eklenir. 7- Yukarıdaki dosya ekleme işlemi sonrasında aşağıdaki gibi kırmızı dikdörtgen içerisine alınmış olan alanda dosya ismi yazmalıdır. Sonrasında da kırmızı daire içerisine alınmış olan Yükle butonu tıklanır. 8- Dosya yükleme işlemi başarılı olursa aşağıdaki gibi mesaj gelecektir. Bu mesaj sonrası Kapat butonu tıklanır. Dosya boyutu 2 Mb üzerinde ise bir alttaki uyarı mesajı alınacak ve ilgili dosya eklenemeyecektir. Bu nedenle 9

dosya boyutları büyük olmayacak formatlar seçilmelidir. Görüntü dosyaları için mutlaka çözünürlüğü düşük ve formatı jpg dosyalar olmalıdır. 9- Aşağıdaki ekran üzerinde kırmızı daire içerisine alınmış olan Kaydet butonu tıklanır. 10- Karşımıza gelen aşağıdaki ekran üzerinde bu fatura kaydı için farklı dosyalar eklenmeyecek ise Kapat butonu tıklanır. Eğer bu fatura kaydı için farklı dosyalar eklenmeye devam edilecek ise Yeni butonu tıklanarak 5.adımdan itibaren dosya eklemeye devam edilebilir. 11- Bu fatura kaydı için dosya ekleme işlemi bittiğinden aşağıdaki ekranda kırmızı daire içerisine alınmış olan Kaydet butonu tıklanır. Böylece ilgili faturaya istediğimiz dosya / dosyaları eklemiş ve kaydetmiş oluruz. 10

Önemli Notlar: Prim faturaları arasında dosya eklemesi yapılmış olan kayıtlar aşağıdaki kolon üzerinden ayırt edilebilir. Bunu için Ek Dosya Var kolonuna Evet yazarak dosya eklenmiş olan faturaların listelenmesi sağlanabilir. Dosya eklenmiş olan faturalar içerisindeki dosyaları açabilmek için Ek Dosya Var kolonu Evet olan faturalardan istenilen biri işaretlenir. İzle butonu tıklandıktan sonra açılan ekran üzerinden Dosya İzle butonu tıklanır. Gelen ekran üzerinde aşağıda kırmızı daire içerisine alınmış olan aşağı doğru ok butonu tıklanarak dosya ekranda açılır ya da kendi diskinize kaydedebilirsiniz. 3. TrakyaCam Tarafından Hesaplanan Prim Sonuçlarının Raporlanması TrakyaCam tarafından hesaplanmış Plaka Ticaret ve İhracat prim sonuç bilgileri, TrakyaCam tarafından belirlenen zamanlarda otomatik olarak Panorama üzerine aktarılmaktadır. Bu bilgiler Panorama üzerinde aşağıdaki 2 rapor ile raporlanabilir. 11

Onaylanmış İhracat Prim Rapor Örneği: Onaylanmış Plaka Ticaret Prim Rapor Örneği: 4. Panorama Üzerinde TrakyaCam a Sipariş Verme Müşteri kullanıcıları tarafından "Sipariş" ekranında istenilen ürünlerin siparişleri girilir. TrakyaCam a sipariş vermek için Panorama üzerinde aşağıdaki işlemler sırası ile yapılır. 1- Panorama üzerinde yer alan aşağıdaki menüden Sipariş ekranına girilir. 12

2- Açılan sipariş ekranı üzerinde aşağıdaki detaylar girilir. a. Müşteri Kodu: Siparişin verildiği alt müşteri kodu bilgisidir. b. Satış Temsilcisi: Sabit olarak 100 kodlu Merkez Satın Alma isimli temsilci seçilir. c. Hareket Tipi: otomatik olarak bir kayıt gelir, değiştirilmez. d. Depo Kodu: Sabit olarak merkez depo seçilir. e. İşlem Tarihi: Sipariş tarihi bilgisidir. f. Vade Günü: Uygun olan vade gün bilgisi seçilir. g. Vade Tarihi: Uygun olan vade tarihi bilgisi girilir. h. Sevk Tarihi: İşlem tarihi ile aynı girilir. Buradaki tarihin hiçbir önemi yoktur. i. Açık Kapalı: Hiçbir önemi yoktur. Açık olarak bırakılır. j. Matbu No: Kullanılmamaktadır. k. Özel Kod: Kullanılmamaktadır. l. Ödeme Tipi: Peşin ya da Vadeli seçilir. m. Banka Kodu: Kullanılmamaktadır. n. Banka Hesap: Kullanılmamaktadır. o. Sevkiyat Adresi: Kullanılmamaktadır. p. Açıklama: Kullanılmamaktadır. q. Fatura Altı İsk 1,2,3: Kullanılmamaktadır. r. Sevkiyat Tipi: CIF / FOT seçiminin yapıldığı bölümdür. Mutlaka seçilmelidir. s. Araç Cinsi: Sevkiyatın yapılacağı araç cinsi seçilir. Mutlaka seçilmelidir. Yukarıdaki başlık bilgileri girildikten sonra aşağıdaki detaylarda ürünler girilir. 13

t. Yeni butonu tıklanır. u. Sipariş verilmek istenen ürün (16 haneli kod bilgisinde olan ürünler) seçilir. v. Miktar bölümüne sipariş miktarı yazılır. w. Seçmeli Özel Kod bölümünde ürünün sevkiyat noktası seçilir. x. Nakliye Tarihi: Sevkiyat Tipi CIF seçildi ise Seçimli Özel Kod alanında seçilen sevkiyat noktası ile alt müşterinin il bilgisi karşılaştırılır. TrakyaCam tarafından belirlenen sevk sürelerine göre otomatik bir tarih hesaplanır ve bu alana otomatik olarak getirilir. Buradaki tarih geri çekilemez, bununla ilgili program tarafından yapılan bir kontrol vardır. Ancak ileri bir tarih yazılabilir. Sevkiyat Tipi FOT seçildi ise bu alan otomatik olarak hesaplanmaz ve istenilen bir tarih girilebilir, herhangi bir kontrol yoktur. y. İstenilen ürünler girilerek tek tek kaydedildikten sonra sipariş kaydedilir. 3- Sisteme kaydedilmiş olan siparişler TrakyaCam yetkilileri tarafından kontrol edilir ve onaylanarak TrakyaCam Sap sistemine aktarılır. Bu onay bilgisi aşağıdaki liste üzerinde yer alan Sipariş Onay isimli kolonda Bekliyor / Rededildi / Onaylandı gibi bilgileri takip edebiliriz. Rededilen siparişlerin Ret Nedeni kolonunda nedenlerini de görebiliriz. 5. TrakyaCam dan Gönderilen Ürünlere Ait İrsaliye Kayıtlarının Onaylanması TrakyaCam tarafından sevk edilen ürünler için oluşturulan irsaliye kayıtları Panorama sistemi üzerine otomatik olarak aktarılacaktır. Bu kayıtlar Panorama üzerinde İrsaliye İş Bildirim ekranında görülecek ve onaylanabilecektir. İrsaliye İş Bildirim ekranında kayıtlar irsaliye kayıtlarıdır. Bu kayıtlar alt müşteri ve müşteriler tarafından teslim alınan ürünler sonrası onaylanmalıdır. Onay işlemi için aşağıdaki işlemler yapılır. 14

1- Panorama üzerinde aşağıdaki menüde yer alan İrsaliye İş Bildirim ekranına girilir. 2- Ekrana gelen kayıtlar irsaliye kayıtlarıdır. Bu kayıtlardan hangisi / hangileri teslim alındı ise bu kayıtlar işaretlenir. 3- Ekrandaki Teslim Zamanı Giriş butonu tıklanarak bir önceki ekranda işaretlenmiş olan irsaliyelerin tek tek teslim tarih ve saat bilgisi girilir. Tarih ve saat alanlarına, ürünlerin teslim alınan zaman bilgileri girilerek kaydedilir. Tarih ve saat bilgisi girilmeyen irsaliye kayıtları onaylanamaz. Bu nedenle aşağıdaki ekranda yer alan irsaliyelerin tarih ve saat bilgileri girildikten sonra kaydet butonu tıklanarak irsaliye bilgilerin oluşması sağlanır. 4- Onaylanan kayıtlar alış irsaliyesi kaydına dönüşür. 6. TrakyaCam Tarafından Sevk Edilmeyen Açık Siparişlerin Raporlanması TrakyaCam tarafından Sap programı üzerinde işlem gören siparişlerden sonra oluşan bekleyen sipariş bilgileri, TrakyaCam tarafından belirlenen zamanlarda otomatik 15

olarak Panorama üzerine aktarılmaktadır. Bu bilgiler Panorama üzerinde girilen sipariş kayıtlarına göre değil TrakyaCam merkezde kullanılan Sap programı üzerindeki açık / bekleyen sipariş kayıtlarına göre oluşmaktadır. Bu bilgiler Panorama üzerinde sadece aşağıdaki rapor ile raporlanabilir. Açık Sipariş Rapor Örneği: 7. Alt Müşteri Tanımlama Sipariş verilen ya da fatura kesilen tüm alt müşteriler Panorama programı üzerinde tanımlı olmalıdır. Bu kayıtlar Panorama üzerindeki Alt Müşteri isimli ekran üzerinden yapılır. Kayıt işlemi için aşağıdaki işlemler sırası ile yapılır. 1- Aşağıdaki Alt Müşteri isimli ekrana girilir. 2- Yeni butonuna basılarak aşağıdaki detay bilgileri girilir. 16

a. Müşteri Kodu: İstenilen bir kod girilir. Önerilen ticari paket program üzerinde bu alt müşteri için verilen kod bilgisinin girilmesidir. b. Ünvan: Alt müşteri ünvan bilgisidir. c. Kısa Adı: Alt müşteri ünvan bilgisidir. d. İlgili Kişi: Alt müşteride yetkili kişinin adıve soyadı bilgisidir. e. Tip: Standart olarak normal seçilir. f. Merkez Kod: Girilemez, bu alan TrakyaCam tarafından kullanılır. Bu alt müşteri için Sap üzerinde verilen kod bilgisinin girildiği alandır. g. Çalışma Tipi: Standart olarak Alıcı ve Satıcı seçilir. h. Ödeme Tipi: Standart olarak peşin seçilir. Hiçbir şekilde kullanılmaz. i. Kullanılacak Ödeme Tipleri: Kullanılmaz. j. Telefon 1: Zorunlu alandır, alt müşterinin telefon bilgisidir. k. Cep Tel No: Zorunlu alandır, alt müşterinin cep telefon bilgisidir. l. Grup Kodu: Büyüteç butonuna basılarak uygun olan grup bilgisi seçilir. m. Ek Grup Kodu: Büyüteç butonuna basılarak uygun olan ek grup bilgisi seçilir. Vergi Tipi: Tüzel Kişi ya da Gerçek Kişi seçilerek Vergi Dairesi ve TC Kimlik No / Vergi No bilgisi girilir. Ek Bilgiler sekmesine geçilerek; n. İl ve adres bilgileri girilir. Ek Sahalar butonuna basılarak ek sahaların girişleri yapılır. 3- İstenilen bu bilgiler girildikten sonra kaydet butonuna basılarak alt müşteri sisteme kaydedilmiş olur. 8. Isıcam Prim Fatura Aktarımı Panorama ana sayfasında Faydalı Linkler bölümünde yer alan IsıcamPrimFaturaKayıtları.xls dosyası üzerinden gerekli bilgiler girilerek Panorama üzerine Isıcam Prim faturaları aktarılabilir. 17

Excel üzerindeki SiparisNo isimli kolonda aynı numaraya sahip olan kayıtlar, Panorama üzerine tek bir fatura olarak yazılır. Her bir fatura için ayrı ayrı numaralar kullanılmalıdır. Her excel de bu numara tekrar 1 den başlayabilir. Excel üzerinde örnek ve kolonların açıklamaları aşağıdaki gibidir. Excel Üzerinde Uyulması Gereken Kurallar: 1- Excel dosyasındaki kolon isimleri değiştirilmemelidir. 2- Excel dosyasındaki kolonlar arasında kullanılmayacak olanlar gizlenmiştir. Bu kolonlar silinmemelidir. 3- Excel dosyasındaki sayfa ismi Belge olarak belirlenmiş olup kesinlikle değiştirilmemeli ve 1.sayfa olarak kalmalıdır. Diğer sayfalara giriş yapılmamalıdır. 4- Hücre bilgileri değiştirilmemelidir. 5- Girilecek kayıtlar örnek olarak verilen şekilde girilmelidir. 6- Tüm prim faturaları tek bir excel de alt alta yer alabilir. İsteğe bağlı olarak her prim çeşidine göre ayrı excel dosyaları hazırlanarak ta Panorama ya aktarılabilir. Örneğin; Plaka ticaret prim faturaları için ayrı excel, Isıcam prim faturaları için ayrı bir excel tablosu hazırlanabilir. Hazırlanan tüm excel tabloları ayrı ayrı Panorama üzerine aktarılır. 7- Excel dosya ismi istenilen isimler yapılarak aktarımlar yapılabilir. Excel dosyası hazırlandıktan sonra Panorama programı üzerinde içeriye alınarak prim fatura kayıtlarının oluşması sağlanır. Bunun için; 9- Panorama programı üzerinde Ek İşlemler Veri Alma Veri Al ekranına girilir. 18

10- Açılan aşağıdaki ekran üzerinde sırasıyla Distribütör Kodu (kendimize ait kayıt seçilir), Görev Kodu (Excel den Prim Fatura Aktarimi) seçilir. 11- Dosya Yükle butonu tıklanarak, Browse butonu ile hazırlanan excel dosyası seçilir ve Yükle butonu tıklanır. 12- Ekranda aşağıdaki gibi başarıyla yüklendi... mesajı görüldükten sonra bu ekranda yer alan Kapat butonu tıklanır. 13- Aşağıdaki ekran üzerinde Dosya Aktar butonu tıklanarak excel içerisinde yer alan fatura kayıtları Panorama üzerine aktarılır. 14- Aktarım sonucu ile ilgili bilgiyi İşlem Durum isimli butona basarak görebiliriz. İşlem başarı ile tamamlandı ise aşağıdaki ilk resimdeki gibi Başarılı, işlem başarı ile tamamlanması ise aşağıdaki ikinci resimdeki gibi Başarısız bilgisi görülebilir. 19

15- Başarısız mesajı geldiğinde işlemin neden başarısız olduğu ile ilgili detay bilgiyi aşağıdaki menüde yer alan Veri Alma Sonuç İzleme ekranı açılarak görülebilir. 16- Açılan ekran üzerinde Görev Kodu seçilerek Listele butonu tıklanır ve gelen liste içerisinde İşlem Sonuç kolonundaki detay bilgiye göre excel dosyası kontrol edilerek gerekli düzenleme yapılır ve bu işlemler tekrar baştan yapılır. Panorama programı üzerindeki prim faturalarının raporunu aşağıdaki Isıcam Prim Analizi isimli rapor ile alınarak kontrol edilir. 20

Rapor Örneği: Isıcam prim faturaları içerisine dosya ekleme işlemi için 2. Prim Fatura Kayıtlarına Dosya Ekleme başlığında yer alan işlemleri yapabilirsiniz. 9. FOT Siparişler için Araç Randevu İşlemi FOT olarak verilen siparişlerin TrakyaCam fabrikadan teslim alınabilmesi için gönderilecek araç detayları ve zamanlaması ile ilgili planlama yapılacak ekrandır. Bu ekran ile müşteri tarafından yapılan planlamalar müşteri tarafından onaylandıktan sonra TrakyaCam Lojistik bölümü tarafından görülmekte ve gerekli planlamalar Lojistik Bölümü tarafından alınarak Fabrika Bilgilendirmeleri yapılmaktadır. Tüm bu detaylar bu ekran üzerinden izlenebilmektedir. Araç Randevu Ekranına giriş aşağıdaki menüden yapılır. Bu menüden açılan ekran aşağıdaki gibidir. 21

Yukarıdaki ekran üzerinde en üstte yer alan butonlar ve butonler ile yapılabilen işlemler aşağıdaki gibidir. Listele: Butonların altında yer alan kriterlere göre planlanmış kayıtları listeler. Yeni Randevu Talep: TrakyaCam fabrikadan alınmak istenen FOT tipindeki bekleyen siparişler için planlama yapılır. Bu butona basılınca açılan ekran aşağıdaki gibidir. o Sevk Plan Tarihi: Sevkiyatın yapılmak istenen tarih bilgisidir. Gün içerisinde 15:00 dan önce minimum yarının tarihi girilebilir. 15:00 dan itibaren sonraki saatlerde yarın için değil minimum bir sonraki gün için tarih girişi yapılabilir. Aksi halde aşağıdaki gibi bir mesaj gelir ve uygun bir tarih girmeniz beklenir. 22

Sevk Plan Tarihi için girilebilecek tarihler için kurallar aşağıdadır. Bu kurallar program tarafından otomatik olarak uygulanır. Bu kuralların dışında bir tarih girilemez. Pzt, Salı, Çrş, Prş ve Cuma günleri saat 15:00 den önce min. +1 işgünü ve sonrasına randevu alınabilir. Cuma günü hariç diğer hafta içi günlerde saat 15:00 dan sonra min. +2 işgünü ve sonrasına randevu alınabilir. Cuma günü saat 15:00 dan sonra, Cumartesi ve Pazar günleri gün boyunca, Cumartesi, Pazar ve Pazartesi günü için randevu alınamaz, en erken Salı gününe randevu alınabilir. o Distribütör Kodu: Büyüteç tıklanarak çıkan menüden kendimize ait olan kaydı seçeriz. o Sevkiyat Noktası: Bekleyen siparişlerimizi alacağımız sevkiyat noktası seçilir. o Araç: Sistemde tanımladığımız araçlardan biri seçilir. Sevkiyatı yapacağımız araç seçilmelidir. o Bekleyen Siparişler: TrakyaCam Sap programında onaylanmış olan Bekleyen Siparişler listelenir. Yukarıdaki Sevkiyat Noktası ve Araç alanından seçilenlere göre aşağıdaki kurallara uygun bekleyen siparişler listelenir. Sevk noktası eşit olanlar, Seçilen aracın araç tipine göre ZJTR ise bekleyen siparişlerin araç tipi ZJTR olanlar listelenir. Seçilen aracın araç tipine göre ZJTR den farklı ise bekleyen 23

siparişlerin araç tipi ZJTR olmayanlar listelenir. Mesela; yukarıdaki liste için Sevkiyat Noktası : M101, Araç Tipi : ZKMY olan bir araç seçmiştim. Bu seçime göre listede sevkiyat noktası M101 olan ve ZJTR haricinde diğer araç tipinde olan tüm bekleyen siparişler ekranda listelenmiştir. Bekleyen sipariş ekranında birden fazla sipariş seçilebilir. İlgili araç ile alınacak siparişler için yukarıdaki ekranın en solunda yer alan kutucuklar işaretlenir. Bu işlem bittikten sonra ekranın en sol üst köşesinde yer alan Seç ve Kapat butonu tıklanır. Daha önce farklı bir planlama içerisinde yer alan bir sipariş seçilir ise ekrana aşağıdaki gibi bir mesaj gelir. Böyle durumlar olabilir. Bir sipariş içerisinde yer alan ürünlerin bir kısmını farklı bir zamanda alıyor olabiliriz. O nedenle bir sipariş farklı 2 randevu planında yer alabilir. Bu mesaj, yanlışlıkla farklı randevu taleplerine aynı siparişlerin yüklenmemesi içindir. 24

Yeni Randevu Talep ekranında yapılacak işlemler tamamlandığında aşağıdaki ekranda olduğu gibi tüm kırmızı yazı ile belirtilen alanlar doldurulmuş olur. Bu şekilde iken Kaydet butonuna basılır. Böylece randevu talep kaydı oluşturulmuş olur. Ancak bu şekilde bırakılan kayıtlar TrakyaCam Lojistik Bölümü tarafından değerlendirilmez. TrakyaCam Lojistik Bölümü tarafından değerlendirilebilmesi için Distribütör Onay butonu ile Müşteri onayı verilmelidir. Bu onay işlemi ile birlikte TrakyaCam Lojistik Bölümü tarafından gerekli işlemler yapılabilir durumda olacaktır. o o o Araç Cinsi: Araç alanında seçilmiş olan aracın cins bilgisidir. Araç Plaka 1: Araç alanında seçilmiş olan aracın Plaka1 bilgisidir. Araç Plaka 2: Araç alanında seçilmiş olan aracın Plaka2 bilgisidir. Düzenle: Yeni Randevu Talep ekranından kaydedilerek Distribütör (Müşteri) onayı verilmemiş veya Lojistik Yetkileri tarafından Değişiklik yapılarak Distribütör onayı kaldırılmış Randevu Talep kayıtlarının düzenlenmesi için kullanılır. Düzenleme işlemi sırasında Sevkiyat Noktası ya da Araç değişikliği yapıldığında daha önce seçilmiş olan Bekleyen Sipariş kayıtları seçilmemiş hale gelebilir. Çünkü sevkiyat noktası değiştiğinde bu sevkiyat noktasına uyan bekleyen siparişlerin seçilmesi gerekir. Bu nedenle önceki seçilenler bu kayıt içerisinden kaldırılır. Aynı şekilde araç değişikliği yapıldığında da ZJTR den diğer araç cinslerine ya da diğer araç cinslerinden ZJTR araç cinsine değişiklik 25

yapılırsa da bekleyen siparişler bu kayıt içerisinden kaldırılır. Yeniden seçilmesi beklenir. İzle: Ekrandaki randevu talep kayıtlarından bir tanesi işaretlenerek izleme modunda açılması sağlanır. Belge İptali: Ekranda listelenen, Distribütör (Müşteri) Onayı verilmemiş olan randevu talep kayıtlarından herhangi birini silmek için kullanılır. Silmek istediğimiz kayıt seçilerek bu butona basıldığında ilgili randevu talep kaydı silinir. Distribütör Onayı: Yeni Randevu Talep ekranı ile girilmiş olan kayıtlar ekranda Distribütör (Müşteri) Onayı verilmemiş şekilde saklanır. Bu kayıtların TrakyaCam Lojistik Bölümüne gönderilmesi için bu buton kullanılır. Ekranda listelenen, Distribütör (Müşteri) Onayı verilmemiş olan kayıtlardan istediklerimiz için en solda yer alan kutucukları işaretleyerek bu butonu tıklayabiliriz. Böylece seçtiğimiz tüm randevu talep kayıtlarını onaylamış ve TrakyaCam Lojistik Bölümüne göndermiş oluruz. Aşağıdaki randevu talep kaydı için sarı işaretli Distribütör Onay kolonunda Onaylanmadı olarak görünen kayıt için henüz Distribütör (Müşteri) Onay butonu tıklanmamış demektir. Yukarıdaki ekranda yer alan kayıt için Distribütör Onay butonuna basıldığında sarı işaretli alan Onaylandı olarak değişecektir. Bu şekilde olan kayıtlar hiçbir şekilde değiştirilemez. Ekran üzerinde yapılan işlemler sonrası listelenen randevu kayıtları için aşağıda göründüğü gibi Kod kolonunda renklendirmeler mevcuttur. Tüm renklerin anlamları şekil altında listelenmiştir. 26

Renksiz : Henüz üzerinde Müşteri veya Lojistik onayı bulunmayan kayıtlar, Hardal : Müşteri tarafından onaylanmış olup, Lojistik tarafından onay bekleyenler, o Turkuaz : Müşteri ve Lojistik tarafından onaylanıp Fabrika Bilgilendirmesi bekleyenler, o Kırmızı : Aynı zamanda yanında kırmızı (-) bulunur, Lojistik tarafından Müşteri Onayının iptal edildiği kayıtlar, o Yeşil : Aynı zamanda yanında yeşil OK işareti bulunur, Fabrika Bilgilendirmesi yapılmış olan kayıtlar, tüm süreçleri onaylanmıştır. o Mor : Aynı zamanda yanında ünlem işareti bulunur, herhangi bir sebepten dolayı Fabrika Bilgilendirmesi yapılamayan kayıtlardır. Teknik bir problem olduğunu gösterir. Bu tür durumları TrakyaCam ve Univera firmaları inceleyerek çözüm sağlayacaktır. o Gri : Müşteri tarafından Belge İptal butonu ile iptal edilmiş olan kayıtlardır. 10. Araç Nakliye Plan Bilgileri TrakyaCam fabrika içerisinde FOT / CIF sevkiyat tipindeki tüm nakliye bilgilerini aşağıdaki rapor ile alabilirsiniz. Bu rapor ile aracın kantar girişi, yükleme giriş, kantar çıkış, irsaliyelerin sizler tarafından onaylandığı tarih ve saat bilgilerini görebilirsiniz. Not: Rapordaki TESLIMTARIH ve TESLIMSAAT bilgileri bu dökümanda yer alan 5- TrakyaCam dan Gönderilen Ürünlere Ait İrsaliye Kayıtlarının Onaylanması başlığı altında yer alan işlemler yapılmalıdır. Bu işlemler yapılmaz ise rapordaki bu bilgiler görünmeyecektir. 27

11. Veri Giriş Formu - Genel TrakyaCam tarafından Veri Giriş formu olarak birden çok form tanımı yapılmış durumdadır. Bu formların, TrakyaCam tarafından iletilen zamanlarda girilmesi beklenmektedir. Proje başlangıcında TrakyaCam tarafından bazı formlar belirlenmiş ve program üzerine tanımlanmıştır. Bu formlar zamanla değişebilir, yenileri eklenebilir ya da istenilen bir form girişe kapatılabilir. İstenilen bir form için giriş yapma işlemi aşağıdaki gibidir. Veri Giriş işlemi aşağıda sol taraftaki menüde Quest Web Veri Girişi Veri Girişi (Müşteri) ekranından yapılır. Form girişi yapabilmek için yukarıdaki ekranda yer alan Yeni butonuna basılır. Bu butona basıldığında aşağıdaki gibi ekran açılır. Saha Elemanı : Rehberden seçim yapılır. 28

Dist : Seçilmiş olarak gelebilir eğer seçili değil ise rehberden seçim yapılır. Alt Müşteri : Formu hangi alt müşteri için gireceğimizi seçeriz. Eğer herhangi bir alt müşteri için değil kendi adımıza giriliyor ise alt müşterilerin arasında kendi adımıza tanımladığımız kaydı seçmeliyiz. Veri Girişi: Hangi formu girmek istiyorsak ilgili formu seçeriz. Yukarıdaki girişlerden sonra seçtiğimiz form için gerekli bilgileri girmek adına yukarıdaki ekranda yer alan Yeni butonu tıklanır. Seçilen forma göre aşağıdaki gibi bir ekran açılır. Gelen ekran üzerinde ilgili alanlar girilerek Kaydet butonu tıklanır. Aşağıdaki ekran üzerinde de Kaydet butonuna basarak kayıt işlemi tamamlanır. 29

12. Veri Giriş Formu Reklamasyon Girişi ve Takibi Reklamasyon (Müşteri Şikayet Talep Formu) aşağıdaki veri giriş formu üzerinde yapılır. Kayıt işlemi sonrasında form ile ilgili TrakyaCam yetkilileri gerekli süreci başlatır. Süreç ile ilgili takibi aşağıdaki rapor üzerinden yapabilirsiniz. Alınacak rapor ile girilmiş olan form ile ilgili İnceleme Bekliyor, İncelemeye Alındı, Kabul Edildi Stoklu, Kabul Edildi Stoksuz, Red Edildi, Faturalandı gibi tüm adımlar takip edilebilir. 30

13. Cari Raporları Kendi firmanıza ait cari raporları aşağıdaki raporlar ile alarak kontrol edebilirsiniz. Bu bilgiler TrakyaCam firma içerisinde kullanılan Sap programı üzerinden aktarılan bilgilerdir. Panorama programı bu bilgileri ekrana rapor olarak sunmaktadır. 31