Projelerde Bütçelendirme Gülnaz Akşahin Çiçek 15 Ocak 2010 Ankara
Siz katılımcılarımızın temsil ettiği bakanlıklarımız düzeyinde, programlama proje hazırlama izlemevedeğerlendirme ve mali yönetim y vev kontrol alanlarında idari kapasitemizin güçlendirilmesi ve kurumsal yapıların oluşturulmasının pekiştirilmesi amaçlıyoruz.
Bütçe - Tanım Mali kaynakları planlanan hedeflere sistematik olarak bağlamanın aracı. En basit anlamıyla bütçe, belli bir gelecek dönem için beklenen gelir ve giderleri belirleyen yazılı belgedir.
Bütçe Gelir AB Katkısı Ulusal Katkı Payı (Co-financing) * Gider Harcama Kalemleri (Tutarları ve Miktarları) ve varsa ortakların giderleri Denklik Gelir ve Giderlerin Eşit Olması
Ulusal Katkı 1.Hizmet (Service)alımlarında; a) Teknik yardım (Technical assistance) için %10 b) Yatırıma ilişkili Teknik yardım için %25 2.Eşleştirme (Twinning) için %5 3.Tedarik (Supply) için %25 4.İnşaat işleri (Works) için %25
PB: Gider Kalemlerine Göre; Bütçe nasıl hazırlanır? Proje (gider) bütçesi genel olarak altı bölümden oluşur: A. Personel giderleri B. Seyahat harcırah giderleri C. Doğrudan faaliyet giderleri D. Ekipman/teçhizat satın alımı amortisman giderleri E. Dolaylı giderler (operasyonel/işletme) F. Diğer giderler Toplam Proje Bütçesi: A+B+C+D+F
PB: Aktivite Bazlı Bütçeleme (Örnek) AAA Projesinin Bütçe Özeti Toplam Maliyet (EUR) Aktivite 1 1.1 Saha Çalışması 90.000 Aktivite 2 2.1 Teknik Çalışmalar - Eğitimler 100.000 Aktivite 3 3.1 Projenin yaygınlaştırılması ve tanıtım faaliyetleri(proje için görsel malzemelerin hazırlanması - projenin uygulama alanlarında ve ilgili mekanlarda kullanılması (poster, leaflet, broşür, vb.)*** Aktivite 4 50.000 4.1 web tabanlı bir sistemin geliştirilmesi (web tabanlı sisteminin geliştirilmesi ve kullanıma sunulması - Tasarım, hosting, içerik oluşturma*) 15.000 Toplam 255.000
PB: Karma (Örnek) AAA Projesinin Bütçe Özeti Birim Birim Maliyet Toplam Maliyet (EUR) Aktivite 1 1.1 Saha Çalışması 5 18.000,00 90.000 Aktivite 2 2.1 Teknik Çalışmalar - Eğitimler 10 1.000,00 100.000 Aktivite 3 3.1 Projenin yaygınlaştırılması ve tanıtım 10000 5,00 faaliyetleri 50.000 Aktivite 4 4.1 web tabanlı bir sistemin geliştirilmesi 1 15.000,00 15.000 Direk Giderler Toplam 255.000 Aktivite 5 (Proje Ekibinin Kurulması) 5.1 Proje Yöneticisi 12 month 1.000,00 12.000 5.2 Proje Asistanı 12 month 600,00 7.200 5.3 Danışman/Uzman 12 month 600,00 7.200 Personel Toplam 26.400 6 Dolaylı Giderler ( 19.700 Genel Toplam 301.100
PB: Harcama tabanlı Bütçeleme (Örnek) AAA Projesinin Bütçe Özeti Bütçe Kalemleri Birim Toplam Miktar Birim Fiyatı Toplam Maliyet (EUR) 1. İnsan Kaynakları 1.1 Proje Yöneticisi per month 12 1.000 12.000 1.2 Proje Asistanı per month 12 600 7.200 1.3 Danışman/Uzman per month 12 600 7.200 2. Seyahat giderleri 2.1. Yerel Seyahat 2.1.1. Konferans Katilimi (Ankara-Brüksel) per flight 60 300,00 18.000 2.1.2 Konuşmacıların yurtiçi yol masrafları per travel 40 100,00 4.000 2.1.3 Katılımcıların Harcırahları perdiem 60 120,00 7.200 3. Faaliyet giderleri (Doğrudan giderler) 3.1 Konferans/Seminer giderleri(salon kirası) per meeting 60 1.000,00 60.000 3.2 Çeviri hizmetleri per meeting 60 1.500,00 90.000 3.3 Broşurlerin tasarım ve basımı per unit 6.080 10,00 60.800 4. Makine/ekipman satın alma 4.1 Web sayfası per unit 1,00 15.000,00 15.000,00 5. Dolaylı giderler (%7) lumpsum 19.700 6. Diğer (%3)(Contingency) 0 TOPLAM 301.100
EK - B 1. Faaliyet B ütçesi 1 T ü m Y ı lla r T o p la m M a liy e tle r G id e r le r B ir im b e d e li M a liy e tle r B irim B irim s a y ı s ı (E U R O (E U R O o la r a k ) olarak) 2 (E U R O o la ra k ) 1. İ n s a n K a y n a k la r ı 1.1 M aaş la r (b rü t tu ta r, y e re l p e rs o n e l) 3 1.1.1 Teknik A y lı k 0 1.1.2 İ dari / destek personeli A y lı k 0 1.2 M aaş la r (b rü t tu ta r, y a b a n c ı /uluslararası p e r s o n e l) A y lı k 0 1.3 G ö r e v /s e y a h a t g ü n d e lik le r i 4 1.3.1 Yurt dı ş ı (p ro je p e rs o n e li) G ündelik 0 1.3.2 Yerel (proje personeli) G ündelik 0 1.3.3 Sem iner/konferans katı l ı m c ı la rı G ündelik 0 İ n s a n K a y n a k la r ı A lt T o p la m ı 0 2. Seyahat 5 2.1. U luslararası seyahat H e r u ç u ş iç in 0 2.2 Yerel seyahat A y lı k 0 S e y a h a t A lt T o p la m ı 0 3. Ekipm an ve m alzem e 6 3.1 Araç alı m ı veya kiralanm ası H er araç için 0 3.2 M obilya, bilgisayar ekipm anı H er adet için 0 3.3 M akine yedek parçaları /e k ip m a n ı, a le tle r 0 3.4 D iğ er 0 E k ip m a n v e M a lz e m e A lt T o p la m ı 0 4. Y e re l o fis /p ro je m a liy e tle ri 7 4.1 Araç m aliyetleri A y lı k 0 4.2 O fis kirası A y lı k 0 4.3 Tüketim m alzem eleri - ofis m alzem eleri A y lı k 0 4.4 D iğ er hizm etler (tel/faks, elektrik/ı s ı nm a, bakı m ) A y lı k 0 Y e re l O fis /p ro je M a liy e tle ri A lt T o p la m ı 0 5. D iğ e r m a liy e tle r, h iz m e tle r 8 5.1 Yayı m la r 9 A d e t 0 5.2 Ç alı ş m a la r, a r a ş t ı rm a 9 0 5.3 D enetim m aliyetleri 0 5.4 D eğ erlendirm e m aliyetleri 0 5.5 Ç eviri, tercüm anlar 0 5.6 M ali hizm etler (banka garantisi m asrafı, v b.) 0 5.7 Konferans/sem iner m aliyetleri 9 0 5.8 G örsellik M aliyetleri (projedeki AB desteğ in in belirtilm esi am açlı prom osyon m alzem eleri, v.s.) D iğ er M aliyetler, H izm etler Alt Toplam ı 0 6. D iğ er 0 D iğ er Alt Toplam ı 0 7. Toplam doğ r u d a n p r o je m a liy e t le r i (1.-6.) 0
İnsan Kaynakları Giderleri İnsan Kaynakları giderleri genel olarak üç alt başlıktan oluşur. Proje Personeli (proje yöneticisi, proje uzmanı, proje asistanı, vb.) İdari personel (çevirmen, muhasebeci, vs) Proje danışmanları / yerel danışmanlar
İnsan Kaynakları Giderleri Personel Ücret Hesaplaması: PROJE UZMANI Tutar A 1.Toplam Maliyet A=(B+C+D) 1.000 EUR B 1.1.Brüt Ücret 800 EUR 1.1.1. Net Ücret 573 EUR 1.1.2. Sosyal Güvenlik İşçi Payı 120 EUR 1.1.3. Gelir Vergisi 102 EUR 1.1.4. Damga Vergisi 5 EUR C 1.2. Sosyal Güvenlik İşveren Payı 172 EUR D 1.3. Diğer Faydalar (Yemek Ödemesi) 28 EUR
İnsan Kaynakları Giderleri Günlük danışmanlık ücreti Tam zamanlı çalışanlar için; Toplam gün sayısı: 365 52 hafta sonu: 104 -------------------------------------------- Kalan: 261 Yıllık tatil: 20 Dini ve resmi bayram tatili: 11 Hastalık/diğer: 10 -------------------------------------- Kalan: 220 Günlük Danışmanlık Ücreti = Toplam Yıllık Maliyet / 220
Doğrudan faaliyet giderleri Faaliyetin amacı ve kapsamı çerçevesinde maliyetlerin hesaplanması Örnek 1: Eğitim Semineri Katılımcı Sayısı ( catering ) Mekan kira ücreti Katılımcıların konaklaması Tercüme hizmetleri Eğitmenlerin seyahat, harcırahları Örnek 2: Broşür basımı ve dağıtımı Dizayn Baskı maliyeti Dağıtım maliyeti...
Ekipman/teçhizat satın alımı Satın alınacak ekipman ya da teçhizatın tüm detayları verilmeli (kaç tane alınacak birim maliyetleri nedir Pazar araştırması yaparak ortalama maliyetleri çıkartarak) ve ne amaçla kullanılacağı açıklanmalı. (KDV Muaf tutarlar göz önünde bulundurmalıdır.) Belirli bir miktarın üzerinde olan satın alımlarda kurallar çerçevesinde cfcu satın alma süreçlerini takip edecek.programlama yaparken kuralları bilmek önemli!(>5.000 : en az 5 teklif, >100.000 : kısıtlı ihale, >250.000 : açık ihale, >500.000 : uluslararası açık ihale, vb
Dolaylı Giderler ve Diğer Giderler E. Dolaylı giderler (Indirect Costs) Proje süresi boyunca kurum içinde ortaya çıkabilecek Genel Yönetim Giderleri (Overheads) için ayrılan tutarlardır. (kira, elektrik, su, iletişim, idari personel, vb.) Proje toplam bütçesinin belirli bir oranında dolaylı giderler projeye yansıtılmalı (AB Hibe Projelerinde bu oran %7 sidir.) F. Diğer giderler Beklenmeyen veya önceden tahmin edilemeyen giderler için ihtiyat akçesi (Contingency) ayrılabilir. (Örneğin AB Hibel projelerinde Doğrudan Harcamaların %3 ü tutarında- özel izinle kullandırılan bir bütçe kalemidir.)
Kabul Edilmeyen Harcamalar Farklı projelerde farklı kurallar bulunmakla beraber, genel olarak aşağıdaki harcamalar donörler tarafından uygun gider (eligible costs) olarak kabul edilmezler. Kur farkı giderleri Faiz giderleri (Ineligible Costs) Geleceğe yönelik gider tahminleri Bütçeyi aşan harcamalar Ekonomik olmayan harcamalar (Lüks tüketim) Başka kaynaklardan karşılanmış giderler (Double funding)
Ödeme Planı Ödeme Planı önceden öğrenilmeli. Bazı projelerde önce harcamanın yapılması bekleniyor, sonra finansman sağlanıyor. Örnek: Life Projelerinde önce proje bütçesinin %40 ı kadar avans veriliyor, ardından verilen tutarın %150 si kadar harcama yapılmadan ikinci ödeme yapılmıyor.
Ödeme Planı T Y P E O F C O N T R A C T T Y P E O F P A Y M E N T 1 P A Y M E N T A M O U N T 2 S u p p l y P r e - f i n a n c i n g 6 0 % F i n a l 4 0 % P r e - f i n a n c i n g 2 0 % 3, 3 0 % 4, 4 0 % 5 S e r v i c e In te rim b i-q u arterly, eq u al F i n a l 1 0 % Fram ew ork & D irect A g r e e m e n t P r e - f i n a n c i n g 6 0 % F i n a l 4 0 % P r e - f i n a n c i n g 4 0 % D i r e c t G r a n t F u rth er in stallm en t y e a rly W o r k s F i n a l 1 0 % P r e - f i n a n c i n g 1 0 % In te rim q u arterly, eq u al F i n a l 1 0 % P r e - f i n a n c i n g 4 5 % T w T w i n n i n g i n n i n g L i g h t F u rth er in stallm en t y e a rly F i n a l 1 0 % P r e - f i n a n c i n g 8 0 % F i n a l 2 0 % G r a n t P r e - f i n a n c i n g 8 0 % F i n a l 2 0 %
Bütçe Çalışması; Aşağıda senaryosu verilen eğitimin bütçesini klasik yöntemle oluşturalım. REC Türkiye Kapasite Geliştirme Programı Kapsamında, Ağustos 2010 da bir PCMeğitimi düzenleyecek. Yer: Adana Katılımcı Sayıs: 20 (18 i şehir dışından gelecek) Eğitimci Sayısı: 1 yabancı olmak üzere 3 kişi Katılımcı Özellikleri:Yerel STKlar. 8 katılımcının İngilizcesi yeterli değil. EğitimSüresi:3 gün
PCM Budget Costs unit quantity unit cost (tl) total cost (tl) 1. Human Resources 1.1 Personel costs 1.1.1 International (experts) person 2 500 1000 1.1.2 National (experts) person 1 250 250 1.1.3 Participants person 17 0 0 Human Resources subtotal 2. Travel 2.1. International travel flight 2 1000 1250 2000 2.2. National travel flight 18 200 3600 Travel subtotal 5600 3. Hardware and Equipment Costs 3.1 Car Rental days 3 1000 3000 3.2 Hardware and software costs unit 1 1000 1000 3.3 Others 0 Hardware and Equipment subtotal 4. Office and Reservation Costs 4.1 Local travel days 3 500 1500 4.2 Meeting hall days 3 1000 3000 4.3 Resort/Hotel costs person 20 200 4000 4.4 Others (tel/fax, mail, etc.) unit 0 Office and Reservation subtotal 8500 5. Other costs 5.1 Translation days 3 500 1500 5.2 Training Metarials publication days 30 100 3000 5.3 Management days 3 100 300 Other costs subtotal 4800 6. Project total (1-5) 24150 4000
Proje Bütçelendirme Teşekkürler! Gülnaz Akşahin Çiçek gulnaz.aksahin@rec.org.tr