1.2.7 Organizasyon ve Süreç Performans Yönetimi 11.-15. gün 14.2.2011-18.2.2011 Süreç Performans Yönetimi
15. Gün Örnek Olay: Kieku BT Projesi
Finans yönetimi ve personel yönetiminde değişim faktörleri İleri yaştaki nüfusun emekli olmasıyla birlikte işgücü için rekabet Elektronik idare ve self-servis (kendi kendine hizmet) ile ilgili beklentiler Ekonomik çerçeve ve üretkenlikle ilgili beklentiler Finans ve personel yönetimi Teknolojilerin ve hizmet modellerinin geliştirilmesi Yönetimin dönüşümü / evrimi ve yeni ortaya çıkan bilgi ihtiacı Bölgeselleşmenin etkisi
90.000 İşgücü piyasasına girenler (20-24 yaş) ve işgücü piyasasından ayrılanlar (60-64 yaş) 80.000 70.000 60.000 Ayrılanlar Yeni girenler 50.000 40.000 30.000
Üretkenliği artırmak neden gereklidir? 2008-2011 yılı için işten ayrılan personel sayısı 23 000 dır. Yaş haddinden emeklilik sayısı12 000 in üzerindedir. Kayıpların üçte ikisi geri döndürülecektir. Bu nedenle işe alınması gereken personel sayısı 15,000 kişidir Devlet hizmetleri potansiyelini yüksek tutabilmek adına üretkenliği arttırıcı aktivitelere ihtiyaç duyulmaktadır (8,500 kişilik personel kısıntısına rağmen) Üretkenlik, tüm yönetimsel alanlarda yapısal ve fonksiyonel değişiklikler ve BT çözümleri yoluyla arttırılacak. Temel fonksiyonlar BT Finans ve personel yönetimi Tedarik Teşkilat koşullarına uygun çözümler Hedef grup vizyonunu güçlendirmek. (Devlet BT si, üst yönetim) (Frame decision 2008-2011)
Hizmet Merkezleri? Kieku ve Verimlilik? Devlet kurum ve kuruluşlarının maliye ve personel yönetiminin verimliliğinin arttırılması, ve finans ve personel yönetimi için hizmet merkezlerinin açılması devlet verimlilik programı adına kilit bir öneme sahip.
2006-2009 yılları ulusal finansman politikası kararları Hükümet, kamu sektörü tedarik ve destek hizmetlerinin etkinleştirilmesinin, bakanlık ve hükümet kurum ve kuruluş faaliyetlerinin temel görevler üzerine yoğunlaştırılmasının üzerinde durmaktadır; ayrıca, kaynakların ortaklaşa kullanımının arttırılmasını ve elektronik faaliyetlere geçişi desteklemektedir.
Vizyon Devlet kurumlarında maliye ve personel yönetimini ele alan Kieku programının vizyonu şudur: Motive, yetenekli ve bilgili personelin maliye ve personel yönetimine ilişkin kaliteli ve etkili çözümler üretmesi ve sunması; ve ajansların bu çözümlerin içerdiği tutarlı uygulamalar ve BT sistemlerinin kullanımı yoluyla memnun edilmesi.
Hedefler Kieku BT Programında hedef, verimlilik hizmet merkezi modelini destekleyen resmi mali ve halkla ilişkiler süreçlerinin harmonize edilmesi ve birleştirilmesi; ayrıca, devlet kurumları ve hizmet merkezi arasında temel görevlerin bölüşümünde ortak bir temelin oluşturulmasıdır. Ayrıca program merkezi hükümetin mali ve insan kaynakları faaliyetlerine kaynak yaratmasında esneklik sağlamasını ve hizmetlerin standart bir kalite seviyesinde sunulmasını hedeflemektedir.
Arka Plan Program devletin mali ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin prosedür, süreç, görev ve bilgi yapılarını standartlaştırır. Program ayrıca bu amaçları destekleyen yeni sistemin konuşlandırılmasının ve uygulanmasının da destekleyicisidir. Şu ana kadar her yönetim birimi kendi prosedür, süreç, bilgi yapısı ve BT sistemini kullanmaktaydı.
Arka Plan Bilgisi 2004 2005 2006 2007 2008 Ön koşullar Mali yönetim çalışması 15.4.2003 Şart 31.5.2004 Han ke Kieku-projesi Hazırlık Personel yönetimi çalışması 30.1.2004 Rehberler 30.11.2004 Maliyet-fayda analizlerinin başlaması Programa doğru bir genişleme 30.11.2005 Paylaşılan hizmet merkezlerinin başlatılması için hazırlıklar Gelecekte ki süreç tasarım Paylaşıla n hizmet stratejisi 2008 sonuna kadar uzatılması Kieku-programı Uygulama BT sistemi satın alma sürecinin başlaması Rafine edilmiş programl ar 1.8.2007 Paylaşılan hizmet merkezleri ağının geliştirilmesi, örneğin fiyat belirleme, KPI, hizmet anlaşmaları, vb. BT sistemi alma kararı 2.7.2008 Tüm idari sekötrlerde seminerler dizisinin başlaması Kieku BT projesi Sonuçların toplanması
Takvim ve İstisnalar Ortak sistem 2010-2014 yılları süresince merkezi hükümet tarafından tanıtılacak. Silahlı kuvvetler ve eski devlet üniversiteleri bu uygulamadan hariç utulacaktır. Üniversiteler merkezi yapıdan 2010 başında ayrılmıştı.
Kieku BT Proje Hedefleri Tek ve birleşik faaliyet sistemlerinin yürürlüğe konması, rollerin ve sorumlulukların açıkça tanımlandığı ve yetkin bilgi paylaşımının ve yüksek nitelikli mali ve personel yönetiminin mümkün kılındığı bir sistem yaratmak. Verimlilik Müştereklik Kieku BT sistemi personel ve maliyet yönetiminin basitleştirilerek ve otomatikleştirilerek verimliliğin arttırılmasını hedefler. Kieku BT sistemi uyumlu hizmetlerin ve sürekli gelişmenin hedeflendiği bir yapıdır. Bu yapı ortak hizmet modeli üzerine kurulmuştur ve ajansların temel operasyon ve bilgi ihtiyaçları konusunda destek sağlar. Yetenekler Hizmet ve Kalite
Temel Prensipler Kieku sistemine bilgi sadece bir kez girilir. Böylece yeni bilginin farklı Kieku uygulamalarında kullanılmasını ve zamanla hataların azaltılmasını mümkün kılar. Ayrıca, bilginin kaynağının üzerinde durur. Bunun yanında insanların çalışma biçimine olumlu bir etkisi vardır. Örneğin; işe gelmeme durumları çok daha kolay ve hızlı biçime kontrol edilmektedir.
Uygulama Stratejisi Amaç finans yönetiminde ve personel yönetiminde tektip süreçlerin ve rollerin oluşturulmasıdır Ortak ihtiyaçlar Hükümet bünyesinde tek tip finans ve personel yönetim süreçleri Ajansın ihtiyaçalrı gereklericy specific needs Gerekçeleri en iyi şekilde ortaya konmuş, ajansa özgü gereklilikler
İşi Paylaşarak Çalışmak İşi paylaşarak çalışmak Paylaşılan BT Süreçler ve çalışma biçimleri Uyumlaştırılmış ana veri Kieku BT sitemi (SAP/Logica) Pozisyon A Pozisyon B Pozisyon C Hesapi 1 Hesap 2 Diğer ortak sistemler (Rondo, Travel, Tilha jne.)
Yayılma Stratejisi ve Katılım Modeli Genel şablon ve Pilot çalışmalar Yayılma Yayılma birimleri
Personel Yönetimi Sürecinin Kapsamı Liderlik ve yönetim: Başlıca insan kaynakları politikaları Personel planlaması Değişim yönetimi Bordro ve tazminat modellerinin tasarım Personel stratejisi Personel geliştirme programları Liderlik İşveren ve sendika ilişkileri Beceri yönetimi: Becerilerin değerlendirilmesi Performans yönetimi Becerilerin geliştirilmesi Bilgi yönetimi Haleflik planlaması Mesleki refah: İş sağlığı ve güvenliği Tazminat ve yardımlar Bordro yönetimi : Performans esaslı ücretlendirme Yardımların yönetimi Bordroların işlenmesi ve yönetimi Personel yönetim: Personel ana verilerinin oluşturulması Personel verilerinin yönetimi Zaman yönetimi Devamsızlık ve işe devam İstifaların yönetimi İşe alma süreci: Arama sürecinden önceki faaliyetler Personel arayışı - hazırlık Personel arayışı - seçim Giriş = Kapsam içinde = Kapsam dışında
Mali Yönetim Süreci Kapsamı Alacak Hesabı: Faturaların işlenmesi Alacak hesabının işlenmesi İç ve dış faturalama Toplu faturalama Internet mağazası Ödeme Hesabı Kabul süreci Ödeme hesabı işlenmesi Ödeme oluşturma Elektronik ödemeler Finansal muhasebe: Varlık yönetimi Defter-i kebir Dönem kapatma Valtuuskirjanpito Yönetim Muhasebesi: İç bütçe ve raporlama yapılarının sağlanması Bütçe ve tahminleri aktifler ve tahminlerin yönetimi and Analiz forecasts ve raporlama Diğer Süreçler Temel data yönetimi Sağlayıcı yönetimi Müşteri yönetimi = Kapsam içinde = Kapsam dışında
Kieku BT Projesi: Safha ve Takvim 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Genel Şablon Pilot Çalışmalar Safha 1A Açılış Safhası 1B Açılış Safhası 2 2kk Dönüşüm ve arayüzler Hosting hizmetleri Destek ve bakım Devamlı destek ve bakım Safha 1 Safha 2
Sahiplik ve yönetim Liderlik Proje Organizasyonu VM Kieku-yönetimi Maliye bakanlığı VK Kieku- yönetimi Hazine Değişim liderliği Program yönetimi PMO Finance administration reference group Entegrasyon yönetimi Personel yönetimi ve referans grup Uygulama Dönüşüm ve arayüz Hosting hizmetleri Kieku uygulaması Destek ve bakım Açılma projeleri Yetenek yönetimi
Özet
Neden Süreç Yönetimi? İş akışını anlamak ve müşteri/vatandaş perspektifinden bakabilmek süreçlerin belgelenmesi. Yönetimsel güvenilirlik sağlamak adına süreçleri sahiplenmek. Süreç performansının sınırları Niteliği veya etkinliği arttırmak için süreci ilerletmek (bütçe kısıtlamalarına rağmen hizmet seviyesini belli seviyede tutmak) Organizasyonları, pay sahiplerinin hizmetindeki bir süreç sistemleri olarak tanımlamak.
Kamu Kesiminde Süreç Yönetimi Süreç yönetimi aslında çıktı/sosyal etkilerin yönetimidir. Müşteri perspektifi aynı zamanda politik yetkinlik perspektifi olarak da algılanmalıdır. Süreçler sosyal ihtiyaçlarla başlar ve bunların giderilmesiyle sona erer.
Maliyet tasarrufundan hizmet üretiminin geliştirilmesine Temel odaklanma son zamanlarda destek süreçlerinin üzerindeydi En büyük değer hizmetlerin üretilmesiyle elde edilebilir ki bunlar da genellikle sık-tekrarlanan ve müşteri/vatandaş için en çok değer üretilenlerdir. eğer katkısı Yüksek Hizmet gelişimi Hizmetlerin üretilmesi Düşük Ad hoc (özel) Destekleyici süreçler süreçler Düşük Yüksek Sıklık
Kamu Kesiminde Süreç Gelişimi Politika etkinliği Vizyon, misyon değerler strateji Süreçler Kaynaklar Kaynakların Toplanması
Güvenilirlik seviyesi Gelişim Döngüsü Yüksek Performans yönetimi Performans yönetimi, odaklanan çıktılar.?? Düşük Kaynak yönetimi 1980 1990 2000 2010 zaman