TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI PR13/KYB
Sayfa No: 1/4 1. AMAÇ ve KAPSAM Bu prosedürün amacı; Daire Başkanlığı tarafından verilen hizmetlerde ve KYS uygulamasında ortaya çıkabilecek olası uygunsuzluk kaynaklarının tespiti, nedenlerinin belirlenerek ortadan kaldırılması ve fırsatların değerlendirilerek sistemde sürekli iyileştirme için bir yöntem belirlenmesidir. Bu prosedür; ortaya çıkabilecek olası uygunsuzlukların belirlenmesi, nedenlerinin giderilmesi için planlar yapılması, uygulanması, sonuçların izlenmesi, etkinliğinin değerlendirilmesi ile kayıt altına alınması aşamalarını kapsar. 2. SORUMLULUKLAR Bu prosedür kapsamındaki: Olası uygunsuzluk kaynaklarının belirlenmesi, ÖF talebinde bulunulması, sebep analizinin yapılması, faaliyet planı hazırlanması ve birim sorumlularına sunulması, onaylanan ÖF planına uygun faaliyetin gerçekleştirilmesi, izlenmesi, sonuçları ile ilgili BKT, birim sorumlusunun bilgilendirilmesi, ÖFTF'nin ilgili yerlerinin doldurularak BKT'lere iletilmesinden; ÖF sorumlusu/ ilgili personel, Doldurulan ÖFTF'nin incelenmesi, ÖF gerektiren olası uygunsuzluk nedenlerini kapsayacak şekilde görüşlerinin eklenerek birim sorumlusuna iletilmesi, izlemesinin yapılması, ÖFİF'lerin düzenlenerek kayıt altına alınması ve KYB/KYT'ye gönderilmesinden; BKT'ler, Hizmet sunumunda ve uygulanan KYS'de tespit edilen olası uygunsuzluklar için ÖF talepleri ile ilgili karar verilmesi, nedenlerinin tespiti için sebep analizi yapılması/yaptırılması, ÖF planının onaylanması, ÖF'nin süre ve sorumlularının belirlenmesi, gerektiğinde ndan kaynak talep edilmesi, uygulanması, izlenmesi, başka birimleri de ilgilendirmesi halinde birimlerin bilgilendirilmesi ve ÖF ile ilgili gerekli kayıtların tutulmasının sağlanmasından; Birim Sorumlusu, BKT'ler tarafından gönderilen ÖF sonuçlarının izlenmesi, değerlendirilerek YGGT'de sunulması ve Daire Başkanlığı düzeyindeki ÖF uygulamaları konusunda nın bilgilendirilmesinden; KYT, Birimlerce talep edilen kaynağın sağlanması, Daire Başkanlığı düzeyindeki ÖF uygulamaları hakkında karar verilmesi, ÖF ile ilgili bilgilerin değerlendirilerek iyileştirme için gerekli önlemlerin alınmasının sağlanmasından; sorumludur.
Sayfa No: 2/4 3. TANIMLAR ve KISALTMALAR 3.1 Ürün/Hizmet: Daire Başkanlığının 663 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname çerçevesinde vermiş olduğu kontrol, tanı, araştırma, referans, danışmanlık hizmetleri ve bunların çıktıları (analiz/ deney/ tanı sonuç raporları, ruhsatlar vb.) 3.2 Daire Başkanlığı: Analiz ve Kontrol Laboratuvarları Dairesi Başkanlığı 3.3 Uygunsuzluk: Hizmet sunumu için gerçekleştirilen faaliyetlerin; yasal, Kurum ve müşteri şartlarına uygun olmaması 3.4 Önleyici Faaliyet: Sunulan hizmetlerde ve KYS uygulamalarında ortaya çıkabilecek potansiyel uygunsuzlukların tespit edilmesi, ortadan kaldırılması ve sürekli iyileştirme için yapılan işlemler, faaliyetler 3.5 İyileştirme: Mevcut ya da potansiyel bir uygunsuzluk bulunmasa dahi var olan uygun koşulları daha iyiye taşıyabilmek amacı ile ürün/hizmet, süreç veya sistem bazında ele alınan geliştirme amaçlı yapılan faaliyetler 3.6 YGGT: Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı 3.7 ÖF: Önleyici Faaliyet 3.8 ÖFTF: Önleyici Faaliyet Talep Formu 3.9 ÖFİF: Önleyici Faaliyet İzleme Formu 4. UYGULAMA 4.1. Sunulan hizmetlerde; yasal, Kurum, müşteri ve uygulanan KYS şartlarına uygunluğu ve etkinliğinde ortaya çıkabilecek olası uygunsuzluk nedenlerini tespit etmek, ortadan kaldırmak ve fırsatların değerlendirilerek sistemi sürekli iyileştirmek için ÖF planlanır ve uygulanır. 4.2. Olası uygunsuzluk kaynakları ve/veya iyileştirme alanları; aşağıda belirtilen faaliyet veya durumlarda tespit edilebilir: Ekipmanların bakımı/kalibrasyon/doğrulama faaliyetleri İç ve dış kalite kontrol (EKK) çalışmaları İç / dış kalite tetkikleri Müşteri şikayetleri/önerileri, ihtiyaç ve beklentileri Hizmet verilen sektör/alandaki teknolojik gelişmeler Tedarikçi önerileri Çalışanların gözlemleri/tespitleri/önerileri Eğitim programları
Sayfa No: 3/4 Anket çalışmaları YGGT Kalite kayıtları bilgileri Toplanan verilerin analizi 4.3. Daire Başkanlığında, Kurum personeli -birim içi/birim dışı- hizmet sunulan kesim, tedarikçiler ve Kurumun iş ilişkisi içinde bulunduğu diğer kuruluşlar tarafından; sunulan hizmetin kalitesinin ve uygulanan KYS'nin sürekli iyileştirilmesi, geliştirilmesi ve etkinliğinin artırılması için ÖF önerilebilir. 4.4. Önleyici faaliyet talebi ile ilgili olarak aşağıda belirtilen yöntem uygulanır: 4.4.1 Önleyici faaliyeti talep eden birim personeli ya da birim dışı personelce, ÖFTF doldurularak ilgili birimin BKT'sine teslim edilir. BKT, ÖF talebini kayıt altına alarak görüşünü ÖFTF'ye ekler ve formu birim sorumlusuna iletir. 4.4.2 Önleyici faaliyet kapsamında Kurum dışından değerlendirilecek önerilerin gelmesi halinde; öneriler ilgili birim BKT'sine iletilir. BKT'ce kendi görüşünü de içerecek şekilde ÖFTF doldurulur ve birim sorumlusuna iletilir. 4.4.3 Önleyici faaliyet uygulanıp uygulanmayacağı kararı birim sorumlusu/ tarafından verilir. ÖF uygulanmasına karar verildiğinde, birim amirince faaliyetin sorumlusu ve süresi belirlenir. 4.4.4 Faaliyet sorumlusu tarafından önleyici faaliyet planlanır, varsa uygunsuzlukların nedenlerini belirlemek amacıyla sebep analizi çalışması yapılır. 4.4.5 Sebep analizi yapılırken; beyin fırtınası, balık kılçığı diyagramı, vb istatistiksel yöntemler kullanılabilir. 4.4.6 Birim sorumlusu tarafından onaylanan plan kapsamında gerçekleştirilecek faaliyetler için birim kaynakları dışında ek kaynak ihtiyacı duyulursa, gerekçeleri belirtilerek ve onayı alınarak, TİTCK dan talep edilir. 4.4.7 Faaliyet aşamalarından sorumlu personel tarafından; faaliyetler ÖF planına uygun olarak gerçekleştirilir ve ÖF sorumlusu bilgilendirilir. 4.4.8 ÖF sorumlusunca, gerçekleştirilen ÖF sonuçları ÖFTF'ye kaydedilir, BKT bilgilendirilerek, ÖFTF Birim Sorumlusunun onayına sunulur. 4.4.9 Yapılan ÖF sonucunun birim sorumlusu tarafından onaylanması sonrasında ÖFTF'nin faaliyetle ilgili bölümü kapatılarak, formlar BKT iletilir. ÖF ile ilgili sonuçlar, BKT tarafından ÖFİF'e
Sayfa No: 4/4 kaydedilerek izlenir ve PR09/ KYB kodlu Ölçme Analiz ve İyileştirme Prosedürü gereğince yılda bir kez KYB/KYT'ye gönderilir. 4.4.10 Belirlenen sürede faaliyet tamamlanamaması durumunda; gerçekleşmeme nedenleri faaliyet sorumlusu/ilgili personel, BKT ve Birim Sorumlusu tarafından ele alınır ve sonuçla ilgili olarak KYT bilgilendirilir. 4.4.11 Faaliyetin tamamlanması için, ÖF sorumlusunca ek süre/kaynak talep edilebilir. 4.4.12 Ek süre sonunda da ÖF tamamlanamadığında, KYT tarafından bilgilendirilir ve nın vereceği karar doğrultusunda hareket edilir. 4.5. Uygulanacak ÖF'nin başka bir birimin görev alanını kapsadığı durumlarda; ÖFTF, koordinasyonu gerçekleştiren Birim Sorumlusu tarafından ilgili bölümlere iletilir ve KYT bilgilendirilir. İlgili birimler tarafından 15 gün içinde; KYT'ye ve koordinasyonu sağlayan birime, yapılacak uygulama hakkında bilgi verilir ve ÖF talebi ile ilgili olarak Madde 4.4.in gerekleri uygulanır. 4.6. ÖF'in Daire Başkanlığı düzeyinde uygulanması ve/veya birçok birimi ilgilendirmesi halinde; KYT'ce bilgilendirilir. tarafından, yapılacak değerlendirme sonrasında ÖF uygulanıp uygulanmamasına karar verilir. ÖF talebinin uygun görülmemesi halinde, KYT'ce ilgili birim sorumluları, bilgilendirilir. Talebin uygun bulunması halinde, Madde 4.4.deki gereklilikler uygulanır 4.7. Birim sorumlusu tarafından gerçekleştirilen ÖF'nin etkinliğinin ölçülmesi, hizmet sunumuna ve yürütülen KYS'ye olan etkisinin tespiti ve izlenmesi amacıyla; PR09/ KYB Ölçme Analiz ve İyileştirme Prosedürü gerekleri uygulanır. 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR 5.1 Ölçme Analiz İyileştirme Prosedürü 5.2 Kayıtların Kontrolü Prosedürü 5.3 Toplantı Tutanağı Formu 5.4 ÖFTF 5.5 ÖFİF 6. KAYITLAR Bu prosedürün uygulanması sonucu ortaya çıkan kayıtlar PR02/KYB kodlu Kayıtların Kontrolu Prosedürü ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik gereklerine uygun olarak kayıt altına alınır. 7. REFERANS TS EN ISO 9001:2008 Standardı 8.5.3 Maddesi TS EN ISO/IEC 17025:2005 Standardı 4.12 Maddesi
REVİZYON İZLEME FORMU Sayfa No: 1 Birim / Bölüm: KYB Doküman Kodu Dokümanın Adı İlk Yayım Tarihi Revizyon Sayısı PR013/KYB Önleyici Faaliyet Prosedürü Yeni Yayım Tarihi/No Revizyon Tarihi/No Değiştirilen Madde No Değişen/Çıkan/ Eklenen Metin Form No: F22/ KYB/ 00