www.pwc.com/tr IX. Çözüm OrtaklığıPlatformu Elektronik Fatura Uygulamaları 7 Aralık 2010
Konularımız Neden E-fatura ve E-Arşivleme? E fatura ve E-Arşivleme Şirketlerde Neleri Değiştirecek? E-Fatura Uygulaması Yaklaşımımız 2
Neden e-fatura ve e-arşivleme? 3
Nereye Gidiyoruz? Ticari ve sosyal düzene ilişkin resmi işlemlerin elektronik imkanlar ile kayıt altına alındığı, Hız ve kolaylığın hedeflendiği, Denetim fonksiyonun daha etkin kılındığı Kurumlar ve işlemler arasıentegrasyonun sağlandığı bir sisteme doğru gidiyoruz. 4
Nereye Gidiyoruz? Uzak bir gelecek mi? HAYIR Çevrimiçi Çevre İzinleri Merkezi Tüzel Kişilik Bilgi Sistemi 5
Hangi Alanlar? Ticaret, Sosyal, Kamu, Eğitim... 6
Neden e-fatura ve e-arşiv? E - fatura ve E- arşivleme süreçleri kısaltır. Ödeme süreci Teyit süreci Muhasebe ve arşivleme süreci Elektronik arşivleme; Kayıtların saklanmasınıkolaylaştırır, Maliyetleri düşürür (depo kirasıolmaz, istihdam ihtiyacıolmaz, ulaşım gideri yapmanız gerekmez). Nakit akışınıhızlandırır. Yanlışbilgiyi düzeltmek daha kolay ve daha az maliyetlidir. Uyuşmazlıklarıazaltır. Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi kolaylaşır. 7
E fatura ve E-Arşivleme Şirketlerde Neleri Değiştirecek? 8
E fatura ve E-Arşivleme Şirketlerde Neleri Değiştirecek? Organizasyon Yapısındaki Değişiklik: Muhasebe, vergi, satın alma vs bölümlerdeki çalışanlar uygulamadan etkilenecek. Faturalama sürecine yönelik insan müdahalesi azalacak. O nedenle daha az personelle, daha doğru faturalama yapılabilecek. Süreç daha etkin kontrol edilebilecek. Dışarıyla Olan İlişkilerde Değişiklik: E fatura kabulü için müşterinizle zımnen veya açık mukavele ile anlaşmanız gerekecek. Alıcılarınız ve satıcılarınızla olan tüm sözleşmeleri gözden geçirmeniz gerekecek. İşlemler ve İşSüreçlerindeki Değişiklikler: Alışve satışsüreçlerine taraf olanlar, sürece konu mal ve hizmetler ve sürecin gerektirdiği belgeler itibariyle değişiklikler olacak. Şirketin KullandığıTeknolojideki Değişiklikler: Elektronik mühüre geçilecek. EDI, XML, FTP, http(s), AS2, vs sistemler kullanılacak. 9
E fatura ve E-Arşivleme Şirketlerde Neleri Değiştirecek? 10
Türkiye de e-fatura Uygulaması Geçmişyıllarda EFKS (Elektronik Fatura Kayıt Sistemi) kapsamında altıfirma e-fatura uygulamasına geçmiştir. Maliye Bakanlığıile şirketler arasında yapılan protokoller çerçevesinde ilerlemiştir. Düzenlenen faturalarda bulunan bazıbilgilerin, belirlenen standartlar çerçevesinde GİB sistemine aktarılarak, ikinci nüshaların kağıt ortamda saklanmasızorunluluğunu kaldıran; ayrıca birinci nüsha faturaların da güvenli elektronik imzalıdijital belge şeklinde oluşturulmasına ve saklanmasına imkan sağlayan bir sistemdir. 1) Fatura bilgisi sisteme gönderilir. Maliye Bakanlığı 3) Müşteri arzu ederse www.efatura.gov.tr den kontrol eder. Firma 2) E-Fatura müşteriye gönderilir. Müşteri 11
Güncel e-fatura Uygulaması e-fatura UygulamasıNedir? Başkanlıkça belirlenen standartlara uygun mesajların, taraflar arasında güvenli bir şekilde aktarılmasıolanağısunan uygulamanın genel adıdır. E-Fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynıhukuki niteliklere sahiptir. 12
Kimler Yararlanabilir? Başlangıç olarak, anonim ve limited şirket statüsünü haiz mükelleflerin uygulama kapsamında e-fatura gönderme ve/veya almasına izin verilmesi uygun görülmüştür. Gerçek kişilerin ise e-fatura Uygulamasıbünyesinde e-fatura göndermeleri ve almalarımümkün bulunmamaktadır. 13
e-fatura Uygulaması Bilgi İşlem Sistemlerinin Entegre Edilmesi Yoluyla Kullanım Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamalarıkoşulu ile e-fatura Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığıile kullanmalarımümkündür. E-Fatura PortalıAracılığıile Kullanım Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi sureti ile e-fatura Uygulamasınıkullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen e-fatura Portalıaracılığıile ara yüzlerin kullanılarak e- fatura gönderilmesi. 14
Alıcıve SatıcıKayıtlıKullanıcıOlmalıdır e-fatura Uygulaması, bünyesinde e-fatura gönderme ve/veya alma işlemlerini yapmak üzere her bir kullanıcıya ait kullanıcıhesabı barındıracak olup, bu hesap aracılığıile kullanılabilecek fonksiyonlar, ilgili hesabın ve kullanıcının niteliğine göre şekillenecektir. e-faturanın, Tebliğde belirlenen usul ve esaslara uygun olarak düzenlenmesi, gönderme veya alma işlemlerinin de Başkanlık tarafından oluşturulan e-fatura Uygulamasıaracılığıile gerçekleştirilmesi zorunludur. 15
Entegrasyon Yoluyla Kullanım E-faturayıve sistem yanıtını; Oluşturur + Mali mühür basar + Saklar + Veri kurallarına uygunluğunu denetler Merkezden gelen uygulama yanıtınıve sistem yanıtını Alır+ Denetler + İşler + Saklar E-faturayıve Uygulama yanıtını; Alır + Mali mühür denetler + Veri kurallarına uygunluğunu denetler + İletir Merkezden gelen uygulama yanıtınıve sistem yanıtını Alır+ Denetler+ İşler + Saklar Merkez Üzerinden Gelen E- faturayıve sistem yanıtını; Alır + Veri kurallarına uygunluğunu denetler + İşler + İlgili adrese iletir + sistem yanıtıoluşturur ve iletir Kendisine Gelen Sistem yanıtını: Alır + Denetler + İşler + İletir Kaynak: efatura.gov.tr (UBL Kılavuz) 16
Faturaların İletilmesi WEB Servis iletişimi, HTTPS Protokolü üzerinden SSL mekanizmasıile XML formatında 17
Fatura Senaryoları Kılavuzlar örnek olarak iki ana fatura senaryosu açıklamaktadır. Temel Fatura Senaryosu: Faturanın alıcısına kayıtlıve güvenli bir biçimde ulaştırılmasıile işlemin tamamlandığıvarsayılmakla birlikte alıcılar fatura ile ilgili itirazlarınıharici yollarla gerçekleştirebileceklerdir. 18
Fatura Senaryoları Ticari Fatura Senaryosu: Bu senaryo, yapılacak mal ve hizmet satışlarıdolayısıyla fatura düzenlenmesi, söz konusu faturaların kabul edilmesi veya reddedilmesi ile düzeltme işlemleri için uygulama yanıtı düzenlenmesine ilişkin işakışlarıve rolleri açıklamak amacıyla hazırlanmıştır. Belirlenen sistem ile: Kabul talebiyle gönderilen e-fatura uygulama yanıtıdüzenlenerek kabul edilebilir. Alıcıya gönderilen e-fatura alıcıtarafından reddedilebilir. Faturaya konu malların tümünün ya da belli kalemlerinin iadesi halinde iade faturasıdüzenlenmesi gerekebilir. 19
Fatura Senaryoları 20
Fatura Senaryoları 21
Fatura Senaryoları 22
Portal Aracılığıile Kullanım Yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen ve e-fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır. 23
Portal Aracı lı ğıile Kullanı m 24
Uygulama Detayları(e-fatura) Aynımal veya hizmet satı ş ıiş leminde hem kağı t faturanı n hem de elektronik faturanı n bir arada düzenlenmesi mümkün değildir. Müş terinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kağı t fatura verilmesi zorunludur. E-Fatura Uygulaması, VUK kapsamı nda düzenlenmesi zorunlu olan fatura dı ş ı nda kalan belgelerin de taraflar arası nda dolaş ı mı na imkan verecek ş ekilde tasarlanmı ş tı r. Bu çerçevede, taraflar arası nda elektronik belge olarak dolaş ı mı Baş kanlı kça uygun bulunanlar, ilgili format ve standartları n duyurulması nı n ardı ndan, e-fatura Uygulamasıaracı lı ğıile gönderilip alı nabilecektir. 25
Elektronik Mali Mühür Vergi Usul Kanunu kapsamı nda yapı lacak düzenlemeler çerçevesinde kullanı lmak üzere, tüzel kiş i ve diğer kurum, kuruluşve iş letmelere ait veri bütünlüğünün,kaynağı n ve içeriğin garanti altı na alı nmasıile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanmasıfonksiyonları nı n yerine getirilmesi amacıile oluş turulan ve e-fatura Uygulamasıbünyesinde yapı lan iş lemlerde kullanı lmasızorunlu olan Mali Mühür bir elektronik sertifikadı r. 26
Arşivleme Mükellefler düzenledikleri ve aldı klarıe-faturaları, üzerindeki Mali Mühürü de içerecek ş ekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vası tası yla ibraz edeceklerdir. E-Faturanı n kağı da bası larak saklanmasısöz konusu değildir. Mükelleflere ait e-faturaları n yine mükelleflere ait bilgi iş lem sistemlerinde saklanmasıgerekmektedir. Arş ivlemenin Türkiye Cumhuriyeti sı nı rlarıiçerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunları nı n geçerli olduğu yerlerde yapı lması zorunludur. 27
Yaklaşı mı mı z 28
Operasyon Süreçlerine KapsamlıEntegrasyon Gelen faturalar onay için ilgili kiş inin önüne otomatik olarak düş ebilir. Onay sonrası nda muhasebe kaydıotomatik olarak atı labilir. KDV Beyanname, Ba Bs formu ve İ ndirilecek KDV Listeleri gibi belirli dokümanlar elektronik ortamda otomasyon akı şile oluş turulabilir. 29
Operasyon Süreçlerine KapsamlıEntegrasyon Faturaları nı z elektronik olarak gönderilir, gerekirse iade, düzeltme ve iptaller elektronik ortamda ilerleyebilir. Muhasebe kayı tlarıve ödeme onaylarıotomasyon sistem içinde ilerleyebilir. Sisteminizin önceki satı şfaturaları na göre hazı rladı ğı ciro primi faturaları bilgisi müş teriye iletilebilir ve ciro primleri elektronik olarak alı nabilir. 30
Gümrük Süreçlerinde Otomasyon Elektronik Fatura Bilgisi Tedarikçi İ şemri Firmamı z Elektronik Arşiv Gümrük Beyannamesi Gümrük Müşaviri Gümrük Bilge Sistemi Elektronik Arşiv Güncel uygulamada sadece fatura bilgisi alı nabilmektedir. İ thalat faturaları nda efatura uygulamasımümkün değ ildir. Ancak fatura bilgisinin elektronik ortamda alı nması dahi gümrük süreçlerinde önemli avantajlar sağ layabilmektedir. 31
Yaklaşı mı mı z Baş arı ya ulaş mak için sistemin firmaya özel dizayn edilmesi ancak aynı zamanda mevzuat hükümlerine uygun hale getirilmesi önemlidir. Firma analizi ve fayda değerlendirmesi İ zin iş lemleri Sistem Kurulum ve Testler Sonradan Kontrol Denetim - Destek Firmanı z operasyonları nı n, kayı t sistemlerinin, alı m ve satı m iş lemlerinin e-fatura uygulaması açı sı ndan incelenmesi, e-fatura sistemine geçilmesi için yapı lmasıgerekenlerin belirlenmesi, sağlanacak faydaları n ve muhtemel engellerin belirlenmesi Resmi izin baş vuru süreci Sistem kurulumu çalı ş maları, kullanı cıeğitimleri ve kı lavuzları n düzenlenmesi, sistemin test edilmesi Sistemin düzenli kontrol ve testleri, sistem verilerinden oluş an beyanname ve çeş itli listelerin (örn Ba Bs) kontrolü ve sağlanan faydaları n raporlanması, kullanı cı lara destek verilmesi 32
Yaklaşı mı mı z FAZ I Firma değerlendirmesi ve fayda analizi Analiz E-fatura uygulamasıhakkı nda bilgi verilmesi Firma beklentilerinin ve vizyonunun tespiti Fatura sayı sıve nitelikleri çalı şması Alı cıve satı cı ları n sayı ları nı n ve niteliklerinin değerlendirilmesi Mal ve hizmet cinslerinin ve firma tedarik zincirinin değerlendirilmesi Firmanı n muhasebe sisteminin e-fatura uygulamasıaçı sı ndan incelenmesi Firmanı n kullandı ğıerp ve bilgi işlem sisteminin e-fatura açı sı ndan değerlendirilmesi Defter ve belge dü zeninin e-fatura uygulamasıaçı sı ndan incelenmesi Fatura ve diğer belgelerin düzenleme süreçlerinin e-fatura uygulamasıa çı sı ndan incelenmesi Şirketin KDV pozisyonunun olasıotomasyon imkanlarıa çı sı ndan değerlendirilmesi KDV beyannamesi ve varsa KDV iade sürecinin incelenmesi Ba Bs formları nı n oluşma sürecinin incelenmesi Ödeme süreçlerinin incelenmesi ve al ı m-satı mları n fatura/sevkiyat/teslim bazı nda ilişkilendirilmesi Arş ivleme sistemlerinin incelenmesi Mal iadeleri, promosyonlar ve ciro primleri gibi hususları n değerlendirilmesi Belirli mevzuat hükmünde özel uygulamaları n değerlendirilmesi (özel matrah, serbest bö lge, TAPDK), Faydaları n, Engellerin ve Hedeflerin Belirlenmesi E-fatura sistemine geçilmesi için yapı lmasıgerekenlerin belirlenmesi (Mevzuat Gereklilikleri, süre şartları, organizasyonel gereklilikler, yetkilendirme ş artlar ı, güvenlik ş artları, bildirim şartları, dü zeltme-iade prosedürleri, hukuksal düzenlemeler) Sağlanacak faydaları n belirlenmesi (verimlilik, mevzuata uyum, maliyet) Muhtemel engellerin belirlenmesi (teslim şartları, hukuksal koşullar, gerekli diğer belgelerin entegrasyonu/kullanı mı, yetkilendirme yöntemleri) İ thalat ve ihracat yapan firmalarda sistemin gümrük akı şı yla entegre edilip edilemeyeceği konusunda tespit (e-procurement, dı şticaret elektronik akı m v.b) Geleceğe yönelik vizyon koyulmas ıve firmanı n değerlendirmesi (e-defter, KDV otomasyon) FAZ II İ zin İ ş lemleri FAZ III Sistem Kurulum Desteği ve Testler FAZ IV Sonradan Denetim ve Destek İ zin İ şlemleri Başvuru dosyası nı n hazı rlanması nda destek verilmesi Başvuru dosyası nı n idareye teslimi ve s ürecin takibi Başvurunun sonuçlanması Resmi Başvuru Sürecinde Destek Sistem Kurulum Desteği ve Testler IT bölümü ve/veya ERP danı şmanlarıile birlikte sistemin kurulmas ıhakkı nda destek verilmesi Sistemin hangi raporlarıüretmesi gerektiği konusunda destek verilmesi Kullanı cıkı lavuzu hazı rlanmasıve kullanı cı lara verilecek eğitimlerde destek verilmesi Sistemin test edilmesi aşaması nda destek verilmesi KDV Beyannamesi ve Ba/Bs süreçlerinin kontrol ve test edilmesi İ thalat ve ihracat yapan firmalarda sistemin gümrük akı şı yla entegre edilip edilemeyeceği konusunda tespit Sonradan Kontroller Sistemin düzenli kontrol ve testlerinde destek verilmesi Sistemin hangi raporlarıüretmesi gerektiği konusunda destek verilmesi Sistem verilerinden oluşan beyanname ve listelerin kontrolü (Ba Bs, KDV) Sağlanan faydaları n raporlanması 33
Beklenen Gelişmeler Şirket kuruluş u e-ödeme süreci e-defter süreci Türk Ticaret Kanunu tasarı sı Uygulama kapsamı na alı nması planlanan ş irketler/sektörler 34
Soruları nı z? İ letişim bilgilerimiz: Cenk Ulu, Şirket Ortağı Tel: +90 212 326 60 60 e-posta: cenk.ulu@tr.pwc.com [2010] Türkiye. Tüm haklarısaklı dı r. Bu belgede ibaresi, her bir üye ş irketinin ayrıbirer tüzel kişilik olduğu PricewaterhouseCoopers International Limited in bir üye şirketi olan Türkiye yi ifade etmektedir. Türkiye, Başaran Nas Bağı msı z Denetim ve Serbest Muhasebeci Mali Müş avirlik A. Ş., Başaran Nas Yeminli Mali Müşavirlik A.Ş. ve PricewaterhouseCoopers Danı ş manlı k Hizmetleri Ltd. Şti. ticari unvanlarıile Türkiye'de kurulmuştüzel kişiliklerden oluş an Türkiye organizasyonunu ifade ve temsil etmektedir.