PARAŞÜT TEN. Büyüyen İşletmeler için e-faturaya Ücretsiz Geçiş Kılavuzu

Transkript

1 PARAŞÜT TEN Büyüyen İşletmeler için e-faturaya Ücretsiz Geçiş Kılavuzu

2 Kitabın Adı Büyüyen İşletmeler için e-faturaya Ücretsiz Geçiş Kılavuzu Editör Tasarım İllüstrasyonlar Katkıda Bulunanlar Tunca Üçer Fahri Özkaramanlı Uzay Sarı Mehmet Orhun Yusuf Şahin Sayfa Sayısı 17 Yayın Tarihi Mayıs 2016 Yayınlayan Paraşüt İçindekiler İletişim Sosyal Medya / company / parasut / parasutcom / parasutcom i. Nedir bu elektronik fatura? 3 ii. Kimler elektronik fatura kullanmalı? 5 iii. Elektronik fatura türleri nelerdir? e-fatura e-arşiv 7 iv. e-fatura kullanmak bana ne kazandıracak? 9 v. e-fatura kullanırsam müşterilerimle ilişkim nasıl etkilenir? 11 vi. e-fatura kullanmak muhasebecimle ilişkimi nasıl etkileyecek? 13 vii. Elektronik fatura ya geçiş maliyeti nedir? 15 viii. Paraşüt te e-fatura ya ücretsiz geçiş 17

3 Nedir bu elektronik fatura? Elektronik fatura, bir fatura çeşididir, elektronik ortamda hazırlanır. Sunucular üzerinden alıcı ve satıcıya iletilir. Ayrıca kağıda basılmaz. İtiraz süreleri, iptal ya da iadesi kağıt faturaya göre farklılık gösterir. Elektronik fatura yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Elektronik faturalama ile tamamen dijital ortamda fatura düzenleyebilir, gönderebilir ve alabilirsiniz. Böylece faturalama, yazdırma, arşivleme maliyetiniz düşer. Tek tıkla, birkaç saniyede faturayı muhatabınıza iletirsiniz. Paraşüt Blog daki elektronik fatura yazılarına göz atın: Gelir İdaresi Başkanlığı na göre e-fatura nedir: 6 3

4 Kimler elektronik fatura kullanmalı? Mevcut elektronik fatura kullanıcıları ikiye ayrılabilir: Elektronik faturaya geçişi zorunlu olanlar ve elektronik faturaya zorunlu olmamasına rağmen faturalama maliyetini düşürmek için geçenler. Bu yüzden Kimler elektronik fatura kullanmalı? sorusunun cevabı: Herkes! Fatura yazdırırken zaman kaybeden Fatura basma ve gönderme maliyetini düşürmek isteyen Tüm fatura işlemlerini tek bir panelden yapmak isteyen Faturalama (kağıt, mürekkep, yazıcı, kaşe vb.) altyapı maliyetini sıfıra indirmek isteyen Gönderdiği aldığı faturaya her yerden erişmek isteyen Mutabakat sürecini dijitalleştirmek isteyen Tahsilatlarını hızlandırmak isteyen Operasyon yükünü azaltmak isteyen tüm şahıs şirketleri, anonim ve limited şirketler elektronik fatura kullanabilir. Elektronik faturaya geçmem zorunlu mu? 8 5

5 Elektronik fatura türleri nelerdir? e-fatura e-arşiv faturası e-fatura, her iki tarafın da elektronik fatura kullanıcısı olduğu durumlarda kullanılan elektronik fatura çeşididir; Gelir İdaresi Başkanlığı nın sunucuları üzerinden alıcı ve satıcıya iletilir. Oluşturduğunuz elektronik fatura muhatabınız da e-fatura sisteminde ise kendisine e-fatura formatında iletilir. e-arşiv, e-fatura kapsamında olmayan vergi mükellefi tüzel kişilere ve aynı zamanda vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere elektronik ortamda (e-posta ile pdf olarak) fatura gönderim biçimidir. İstek dahilinde, e-arşiv fatura beyaz A4 kağıt üzerine çıktı alınıp kağıt olarak da iletilebilir. Muhatabınız e-fatura kullanıcısı olmasa ya da son kullanıcı olsa bile e-arşiv faturası düzenleyerek paylaşabilirsiniz. Böylece her işletme ve tüketici elektronik faturadan sorunsuzca yararlanabilir. 10 7

6 e-fatura kullanmak bana ne kazandıracak? Faturalama maliyetiniz düşerken, operasyonel yükünüz azalacak. Kağıt, mürekkep, zarf, postalama, arşivleme ve mutabakat için masraf yapmayacaksınız. Fatura oluşturma, yazdırma, gönderme, alma, sisteme işleme ve arşivleme için zaman harcamayacaksınız. Neden mi? e-fatura ile faturalarınızı daha hızlı hazırlayabilirsiniz. Böylece, personel zamanından da tasarruf edersiniz. Müşterileriniz faturalarınızı anında görebilir. Faturanız hiçbir zaman kaybolmaz. Tahsilatlarınız hızlanır. İstediğiniz zaman eski faturalarınıza çok rahat ulaşabilirsiniz. Dosyaların arasında kaybolmazsınız. Faturalarınız dijital ortamda arşivlenir. Ayrıca, fatura saklama iş yükü ve maliyetinden kurtulursunuz. Muhasebe sisteminiz ile entegre edebilirsiniz. Müşteri ve satıcılarla mutabakat yapmanız kolaylaşır. Çevrecidir, kağıt israf etmez, lojistik operasyon ile çevreye zarar vermezsiniz. Her sene daha fazla firma için e-fatura zorunlu oluyor. Bu sistemde şimdiden yerinizi alır, hazır olursunuz. 12 9

7 e-fatura kullanırsam müşterilerimle ilişkim nasıl etkilenir? e-fatura ve e-arşiv i beraber kullandığınızda e-fatura sistemine dahil olsun olmasın herkese elektronik fatura gönderebilirsiniz. Tüm müşterilerinize elektronik fatura düzenleyerek onlarla dijital ortamdan paylaşabilir, eğer talep ederlerse herhangi bir yazıcıdan çıktı alarak kendilerine verebilirsiniz. Böylece; Faturayı anında ileterek tahsilat sürecini hızlandırırsınız. Hem siz hem müşterileriniz fatura kopyası saklama derdinden kurtulursunuz. Faturanın garanti belgesi olarak geçtiği durumlarda müşteriniz e-faturasını kullanabilir. Mutabakat sağlama süreciniz iki taraf için de hızlanır. Fatura değişikliği, iptali süreçleri çok kısalır

8 E-fatura kullanmak muhasebecimle ilişkimi nasıl etkileyecek? Elektronik fatura kullanımı, faturalama sürecinin maliyetini düşürme ve faturalarınızın tahsilatını hızlandırmanın yanında, muhasebeciniz ile çalışma sürecinizi de hızlandırır. Hem sizin hem muhasebecinizin veri girişi için harcadığı zaman çok kısalır. Muhasebeciniz, Paraşüt üzerinden dışarı aktardığı verileri kendi muhasebe programına tek tıkla yükler. Muhasebecinizi Paraşüt hesabınıza kullanıcı olarak davet ederseniz, muhasebeciniz ay sonunu beklemeden fatura ve harcama bilgilerinize, faturalarınızın dijital kopyalarına erişebilir, ayrıca veri paylaşmanıza gerek kalmaz. Gerekli kontroller zamanında sağlanır, olası yanlışlıkların önüne geçilir. Aynı veriler üzerinden karşılıklı tek bir dil konuşursunuz. Beyanname hazırlık döneminde faturaları beklemeden beyanname kapatılması yapılabilir. Böylece hazırlık süreci çok daha kolay ve hızlı olur. Muhasebeciniz işinizi geliştirmenize yardımcı olabilmek için vakit kazanır. Mesaisinin büyük çoğunluğunu veri girişi gibi operasyonel bir sürece harcayan muhasebeciniz, firmanız ile olan başka çalışmalara daha fazla zaman ayırabilir

9 Elektronik fatura ya geçiş maliyeti nedir? Elektronik fatura kullanmak faturalama maliyetlerinizi düşürür fakat geçiş sürecinin bir maliyeti vardır. Bu maliyet; entegrasyon ücreti, kayıt ücreti, servis ücreti, aktivasyon ücreti, saklama/ arşivleme ücreti vb. olarak sıralanabilir. Eğer elektronik faturaya online ön muhasebe programı Paraşüt ile geçerseniz herhangi bir entegrasyon, aktivasyon ya da saklama ücreti ödemezsiniz. Paraşüt te elektronik faturaya geçiş, Gelir İdaresi Başkanlığı nın elektronik faturaya geçiş için alınmasını zorunlu tuttuğu Mali Mühür ün ücreti dışında, tamamen ücretsizdir! Güncel Mali Mühür ücretleri için:

10 Paraşüt te e-fatura ya ücretsiz geçiş Elektronik faturaya geçişin her adımında Paraşüt yanınızda. Bu geçiş süresi boyunca hazırladığımız Başvuru Yöneticisini kullanarak çok kolay bir geçiş yapabilirsiniz. Peki, Başvuru Yöneticisi ile beraber hangi adımları takip edeceksiniz: 1. Başvuru Formunun Doldurulması Paraşüt ün elektronik fatura entegratörü FIT Solutions ın adınıza elektronik fatura gönderip alabilmesi için başvuru formunu doldurup gerekli diğer belgeler ile birlikte postalarsınız. 2. Mali Mühür ünüzün Temini Gelir İdaresi Başkanlığı ndan Mali Mühür Sertifikası almak için başvuru yapıp temin edeceğimiz Mali Mühürü kurarsınız. 3. e-fatura Canlı Ortam Başvurusu e-fatura kullanıcısı olmak için Gelir İdaresi Başkanlığı nın e-fatura Canlı Ortam Başvuru formunu doldurursunuz. 4. Hesabınızın Etkinleştirilmesi Mali Mühür ünüzü kullanarak gerekli dökümanları elektronik ortamda imzalar, FIT Solutions ı adınıza elektronik fatura gönderip alması için yetkilendirirsiniz

11 2016 boyunca faturalarınızı ücretsiz gönderip almak için Paraşüt ile elektronik fatura kullanıcısı olun ELEKTRONIK FATURAYA ÜCRETSİZ GEÇIŞ HATTI