İRSALİYE E-FATURA EŞLEŞTİRME E-Fatura uygulaması kapsamında gelen alım faturasının sistemde kayıtlı olan satın alma irsaliyesi ile eşleştirilebilmesi ve mevcut irsaliyenin faturalandı statüsüne getirilmesi sağlanmıştır. Uygulama için ERP ürünlerinde Satınalma parametrelerine "E-Fatura İrsaliye Eşleştirmesi" seçeneği eklenmiştir: İşlem yapılmayacak : Eşleştirme kontrolü yapılmayak Kullanıcı uyarılacak : Eşleştirme kontrolü yapılacak uygun irsaliye bulunmaması durumunda da fatura kaydedilebilecek. İşlem durdurulacak : Eşleştirme kontrolü yapılacak uygun irsaliye bulunmaması durumunda da fatura kaydedilemeyecek. Parametre ayarlandıktan sonra program içerisinde gelen fatura kaydedilme penceresinde eşleştirme işlemi gerçekleştirilecektir. Uygulamayı bir örnek üzerinden anlatalım: Müşteri tarafından bize gönderilecek olan faturanın irsaliye numarası bizim sistemimizde girilmiş olan alım irsaliyesinin belge no alanında girilmiş olmalıdır. Doküman No : 1/7
İrsaliye satırlarındaki bilgiler de gelecek olan fatura ile aynı içerikte olmalıdır. Connect programında gelen fatura ekranında ürün eşleştirmeleri yapılmamışsa öncelikle eşleştirme hataları bulundu mesajı alınacak ve ürün eşleştirmelerinin yapılması istenecektir. Bu aşama geçildikten sonra fatura kaydet butonuna basılıp gelen fatura kaydedilme üzere ekrana çağrılır. Doküman No : 2/7
Bu aşamada eğer içeride kaydedilmiş olan irsaliye belge numarası ve irsaliye satırları gelen fatura ile örtüşüyor ise eşleştirme başarılı olarak ekrana gelecektir. Açılan pencerede Kapat butonuna basılarak eşleştirme ekranından çıkılıp fatura kaydetme işlemi gerçekleştirilir. Doküman No : 3/7
Fatura kaydetme işlemi sonrasında ticari üründe irsaliye kontrol edildiğinde faturalandığı ve gelen e- fatura ile eşleştirildiği görülecektir. Programda kayıtlı olan satın alma irsaliyesi ile gelen e-fatura eşleştirmesi uygun değilse açılan pencerede uyarı verilecektir. Doküman No : 4/7
Açılan pencerede sol alt köşede yer alan incele butonuna tıklandığında ilgili uyarı satırındaki irsaliye bilgilerinin incelenebilmesi sağlanmıştır.böylece içeride hatalı girilmiş olan irsaliye tekrar düzenlendikten sonra e-fatura kaydedilerek eşleştirme işlemi tamamlanabilicektir. Doküman No : 5/7
Eşleştirme işlemlerinin log kayıtlarının izlenebilmesi için ERP ürününde Araçlar menüsüne "E-fatura - İrsaliye Eşleştirme Sonuçları" seçeneği eklenmiştir. Bu pencerede sol alt köşede yer alan incele butonu ile eşleşen yada hata alan irsaliyeler incelenebilmektedir. UYARILAR Doküman No : 6/7
1- Eşleştirme penceresinin açılabilmesi için Connect ürününde Çalışma parametreleri - döküman parametreleri -e fatura kaydetme seçeneklerinde "Fatura yeniden numaralandırılsın" işaretli olmalıdır. 2- Şuanda sistem bire bir irsaliye eşleştirmesi şeklinde çalışmaktadır.connect tarafında gelen iki irsaliyenin içeri alımında yapılacak düzenleme sonrasında iki irsaliye tek fatura eşleştirmesi mümkün olacaktır. 3- İrsaliyede TİG kullanılmış ise fatura kaydedilmeden önce TİG faturaya seçilmelidir. 4- İrsaliye parçalama yada miktarsal birleştirme eşleştirme penceresinde yapılmamaktadır. Doküman No : 7/7