T.C. NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ GENEL SEKRETERLİK KURUM ARŞİVİ BİRİMİ DOSYALAMA ve ARŞİVLEME ÜZERİNE BİLGİLENDİRME TOPLANTISI 2014 Hazırlayan: Öğr. Gör. Seval TOKAY 1
Evrak (belge) nedir? Belge ve Doküman arasındaki fark nedir? Evrak: Kişi ve kurumlar tarafından bir işin yapılması sırasında oluşturulan, teslim alınan, işlenen veya saklanan, biçimi veya üzerinde bulunduğu ortam ne olursa olsun, kayıtlı bilgi (belge). Arşivlik Malzeme: Arşiv malzemesinin henüz yarı güncel aşamada olanlarına arşivlik malzeme adı verilir. Arşiv Malzemesi: Evrakların değerlendirmeden sonra süresiz olarak saklanması gerektiğine karar verilenlerine arşiv malzemesi denir. Sistem içi kullanım anlamlarıyla doküman, henüz ıslak imzalı olmayan değiştirilebilen ve yasal dayanak olmayan belgedir. Belge ise değiştirilemeyen, yasal dayanak olabilen imza sahibi, oluşturma tarihi vb. bilgilerine haiz orijinalliği tartışılmayan evraktır. 2
Dosyalama Dosyalama, kurum ve kuruluşlarda üretilen belgelerin düzenli bir biçimde saklanması ve gerek duyulduğunda erişilmesi amacıyla; bir dizi işlemi veya bu işlemlerden oluşan süreci ifade etmek için kullanılan bir kavramdır. Belgelerin korunması ve devamlılığının sağlanabilmesi için uygun dosyalama sisteminin oluşturulması son derece önemlidir. Aynı amaçla üretilen belgelerden birinin ya da bir kaçının ait olduğu dosyada yer almaması, dosyanın yapılan işi tüm yönleriyle ortaya koyma fonksiyonunun yok olmasına neden olmaktadır. Bu sebeple aynı konuda üretilen bütün belgelerin aynı dosyalarda bulunmasına özen gösterilmelidir. 3
Dosyalama Sistemi Bir kurumda ne tür belgeler üretileceğini ya da ne tür faaliyetlerin sonucunda üretileceğini, Üretilen ya da üretime neden olan belgelerin hangilerinin dosyalanıp hangilerinin dosyalanmayacağını, Üretilen belgelerin bir dosya grubunda kendi içinde nasıl derleneceğini, Belgelerin üretimlerinde belirli bir düzen kurulduktan sonra bu düzenin günlük işlemler sırasında nasıl sürdürüleceğini gösterir. 4
Neden Standartlaşma? Belge üretim çalışmalarının dosyalama sistemleriyle birlikte ele alınması gerekir. Dosyalama sistemi oluşturulmadan üretilecek belgeler bir anlam ifade etmeyecek, üretilen belgeler ise bir süre sonra içinden çıkılmaz bir duruma gelecektir. Belgelerin üretimleri aşamasında, kurumun dosyalama sistemine sahip olması gereklidir. uygun bir Belgelerin nelerle ilişkili olduğunun ve nereye konulacağının bilinmesi gereklidir. Sistemsiz dosyalamada verilen isimler genellikle o an için anlamlıdır. Kurum içindeki dosyalama sistemi genellikle bilinmez ve dosyalara verilen adların gelecekte hangi nedenle verildiği hatırlanmaz. Kurum içinde başka adlar altında aynı konu için başka dosyalar açılabilir. 5
yolluk vekalet fazla mesai staj mezuniyet transkript geçici mezuniyet yıllık izin kurum içi görevlendirme kurum dışı görevlendirme Harcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlisi 828 110 040.02 010 300 300 302.15.06 050.02 903 903 841.02.01 110.01.14 841 110.01.14 050.01.04 106.06 301.11 301.06 302.15.08 755 903.07.01 903.07.02 849 115.04 841.01.02 115 110 200 302 302.03.02 302.15.03 774.08 856 170 841.02 115.04 110.11.05 202 302.10 302.04.16 302 841.02 900 210 841.02.01 201 622.01 220.05 302.10.01 302.10 900 903 601.01 841.02.06 201.03 841 300 302.10.03 302.10.01 903 903.02.02 604.01 841.02.17 646 900 302 302.11.03 302.10.04 903.05 903.07 604.01.02 903 856 903 302.04.10 302.15 302.11.03 903.05.01 903.07.02 604.02 903.02.02 804.01 929 302.06 302.15.03 302.15 903.05.02 641 903.03.02 849 302.08.01 302.15.06 903.05.03 755 903.05 302.15 302.15.08 903.05.05 856 903.05.02 903 302.99 309 903.07.01 903.05.03 903.02 304 399 903.07.02 903.06 903.02.02 304.03 903 903.07.03 903.07 903.05 309 903.07.01 903.05.01 622.03 903.07.02 903.05.02 730 903.07.03 903.07 773 903.07.01 773.02 903.07.02 773.03 903.07.04 773.99 903.99 820 929 841.02.17 900 903 903.07.02 912 917 934.01.02 828: Tanıtım ve Yayın İşleri, Tercüme İşleri 849: Banka İşlemleri 856: Mali İşler, Harcama Yetkilileri ve Gerçekleştirme Görevlileri Kurumumuza ait olmayan kodlar Aynı evrağın farklı kodlar ile tanımlanması, standartsızlık 6
Sadece Dosyalama için kullanılması gereken ancak yazışmada da kullanılan HATALI kod örneği 7
Sadece Dosyalama için kullanılması gereken ancak yazışmada da kullanılan HATALI kod örneği 8
Evrak bilgisi tamamen boş kayıt örneği 9
1 den fazla Dosya Plan Kodu verilmiş evraklar 10
Dosya Plan Kodu verilmemiş evraklar 11
Standart Dosya Planı nedir? Standart Dosya Planı, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş, tüm kamu kurumlarının standart olarak aynı tip dosyalamayı yapmasını amaçlayan bir sistemdir. Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için 000-099 sayısal aralığı kullanılmıştır. Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 100-599 sayısal aralığındadır. Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar ise 600-999 sayısal aralığında numaralandırılmıştır. 12
13
14
Kurum dışından gelen bir yazıda 100-599 sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır. Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmelidir. Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır. 15
Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu 9 ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış Diğer adlı dosyalar, o faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır. Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda 99 Diğer adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir. Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir. 16
Yazışma kodlarının standart kullanımı ve dosyalamanın standartlaştırılması Yazışmalarda ve dosyalamada standartlaşmayı hedefleyen SDP kullanımı sırasında; SDP nin sadece sayı kısmında kullanılması dosyalamada dikkate alınmaması, evrakların gelen giden evrak olarak dosyalanması Birbiri ile karıştırılabilecek kodlar içerisinde hangisinin kullanılması gerektiği konusunda kurum standardının olmaması Hatalı kod kullanımı Başka kurumlara ait ana hizmet kodlarının kullanılması Sadece dosyalamada kullanılabilecek olan kodların (örn. 020 olurlar, 030 anlaşma sözleşme ve protokoller) yazışmalarda da kullanılması Diğer kodunun çok fazla kullanılması Genel (000) adı altında yazışma ve dosyalama yapılması gibi yaygın olarak yapılan hatalar vardır. SDP nin yazışmalarda ve dosyalamada kullanımında birim içi ve kurum içi standartlaşma gerekmektedir. 17
SDP kod kullanımı ve Dosyalamada yapılan genel hatalar Üniversitemiz tarafından YÖK için hazırlanan ana hizmet kodlarının bulunduğu Standart Dosya Planı kullanılmaktadır. 000 020 030 804 gibi bazı kodlar sadece dosyalama kodları olup yazışmalarda kullanılmaması gerekmektedir. Ancak birimlerimizde bu kodlar altında da yazışmalar yapılmaktadır. 804 Gelen Giden Evrak kodu bazı birimlerde dosyalama için kullanılmaktadır ancak bu kod sadece Genel Evrak birimi evrak tutuyorsa kullanılması gereken bir koddur ve birimlerde kullanılması yanlıştır. Toplam 496 adet evrak için bu kod altında yazışma yapılmıştır. Kurumumuzda farklı birimlerde hem yazışmalarda hem de dosyalamalarda yanlış bir uygulama örneği olarak kullanılmıştır. 18
Sadece Genel Evrak biriminin dosyalama için kullanabileceği 804 kodunun yazışmada da kullanılması 19
000 genel kodu dosyalama sırasında 000 99 arası kod aralığına ait çok az evrak bulunması durumunda evrakların dosyalanması için kullanılabilecek bir koddur ve yazışmalarda kullanılmaması gerekmektedir. Toplam 267 adet evrak için bu kod altında yazışma yapılmıştır. 20
020 olurlar, onaylar kodu görevlendirme gibi alınan herhangi bir olurda tüm olurların bir arada dosyalanmasının istenmesi durumunda kullanılması gereken bir koddur ve bu kodla yazışma yapılmaması gerekmektedir. Toplam 208 adet evrak için bu kod altında yazışma yapılmıştır. 21
030 anlaşma, sözleşme ve protokoller kodu herhangi bir faaliyete konu anlaşmaların bir arada dosyalanmasının istenmesi durumunda kullanılması gereken bir koddur ve bu kodla yazışma yapılmaması gerekmektedir. Toplam 195 adet evrak için bu kod altında yazışma yapılmıştır. 22
SDP kodları Devlet Arşivleri tarafından yayınlanmıştır ve belirli zamanlarda güncellemeler yapılmıştır. YÖK için hazırlanmış olan SDP 2009 yılında yayınlanmıştır. Devlet Arşivleri 2011 yılında genel hizmet kodlarında revizyona giderek sitesinde yayınlamış ancak YÖK bu revizyonu kendi planlarına yansıtmamıştır. Sonuç olarak şuan YÖK sitesinde yer alan SDP eksik bilgi içermekte olduğundan 2014 yılı itibariyle kurumumuz bu listeyi kullanmamaktadır. SGB.net üzerinde de gerekli güncellemeler yapılacaktır. 23
SGB.net evrak takip sistemimizde hatalı kod kullanımı 2013 yılında Standart Dosya Planının evraklarda kullanımı sırasında geçilen SGB.net sistemi Maliye Bakanlığı kaynaklıdır. Bu durum nedeniyle SGB.net sisteminde her kuruma özel olan 100 599 kod alanı Ana hizmet kodları Maliye Bakanlığı na özel olan kodlar kalmıştır. Belirli bir süre sonra YÖK e ait mevcut ana hizmet kodları konmuş ancak YÖK e ait olmayan kodlar kaldırılamamıştır. Bu durum sistemin kullanılmaya başlandığı günden itibaren yanlış kod kullanımımıza sebep olmuştur. SGB.net üzerinde de gerekli güncellemeler yapılacaktır. 24
Hatalı kullanılan kod adedi 2013 yılında 1287, 2014 yılında 91 adettir. 31.01.2014 tarihinde tüm daire başkanları, fakülte sekreterleri ve birim arşivi sorumlularına hatalı kodlarla ilgili bilgi verilmiştir. 330 kodu altında yapılan Ulusal Erişilebilirlik İzleme Sistemi konulu yazışmalar Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı na ait ana hizmet kodları içerisindedir. Burada bulunan 330 kodu Maliye Bakanlığı na aittir ve her iki durumda da kullanılması yanlıştır. YÖK SDP YE AİT OLMAYAN KULLANILMAMASI GEREKEN KODLAR VE SGB.NET İÇERİSİNDE KULLANIM ADETLERİ KOD 2013 ADET 2014 ADET KONU ADI AÇIKLAMA 110 317 20 Personel Mevzuatı işleri YÖK'e ait olmayan kod 115 110 3 İdari Davalar ve Savunmaya Esas Görüşler YÖK'e ait olmayan kod 120 43 5 Maaş ve Yük Hesapları YÖK'e ait olmayan kod 125 187 1 Harcırah Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod 130 3 1 Sosyal Sigorta Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod 135 0 0 Sosyal Yardım Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod 140 19 1 İş Hukuku Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod 145 5 0 Sağlık Ekonomisi ve Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod 150 39 4 Taşıt Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod 155 17 0 İhale Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod 160 3 0 Kamu Sosyal Tesisleri ve Yurtdışı Kira Katkısı YÖK'e ait olmayan kod 165 0 0 İç Denetim Merkezi Uyumlaştırma YÖK'e ait olmayan kod 170 8 2 Mali Yönetim ve Kontrol / Merkezi Uyumlaştırma YÖK'e ait olmayan kod 210 204 20 Muhasebe İşlemleri YÖK'e ait olmayan kod 220 31 5 Muhasebe Dışı İşlemler YÖK'e ait olmayan kod 225 217 23 Döner Sermaye İşlemleri YÖK'e ait olmayan kod 230 24 4 Pay ve Fon İşlemleri YÖK'e ait olmayan kod 235 0 0 Değerli Kağıt İşlemleri YÖK'e ait olmayan kod 240 1 0 Kıymetli ve Basılı Kâğıtlar YÖK'e ait olmayan kod 245 0 0 Vize Bandrol Pulu ve Vize Etiketi YÖK'e ait olmayan kod 250 4 0 Gelir Gider Belgeleri Gönderme İşlemleri YÖK'e ait olmayan kod 320 16 0 Taşınır Mal YÖK'e ait olmayan kod 330 * 31 0 Uluslararası Emlak YÖK'e ait olmayan kod 335 0 0 Taktir ve Tevzii Komisyonu İşlemleri YÖK'e ait olmayan kod 349 2 2 Milli Emlak İle İlgili Diğer İşler YÖK'e ait olmayan kod 350 0 0 Mali Suçların Araştırılması YÖK'e ait olmayan kod 360 3 0 Bildirimler YÖK'e ait olmayan kod 370 3 0 Yükümlüler ve Uyum Görevlileri YÖK'e ait olmayan kod TOPLAM 1287 91 330 kodu altında yapılan Ulusal Erişilebilirlik İzleme Sistemi konulu yazışmalar Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı na ait ana hizmet kodları içerisindedir. Burada bulunan 330 kodu Maliye Bakanlığı na aittir ve her iki durumda da kullanılması yanlıştır. 25
Belgenin yaşam döngüsü, saklama nedenleri, Arşivin önemi Belgeler dört evre içerisinde değerlendirilir; Üretim, idari kullanım yarı güncel veya güncel olmayan depolama değerlendirme-ayıklama-imha son düzenleme. İlk evrede kurumsal işlemler için gerekli olan belgelerin üretimi gerçekleştirilir. İkinci evrede, belgelerin kullanımı ve erişimi ile ilgili çeşitli konular ele alınmaktadır (birim, birim arşivi). Daha sonra belgeler, depolama ve erişimin daha güçlü bir şekilde yapıldığı belge merkezi (kurum arşivi) adıyla bilinen ara depolara nakledilir. Güncel, idari, mali ve yasal kullanım değerlerini kaybetmiş belgeler, yaşam döngüsünün son evresinde harcanmış bilgi kaynağı olarak görülürler. Söz konusu belgeler imha edilir, tarihsel ya da herhangi bir araştırma değerine sahip olan belgeler ise korunurlar. 26
Yazışmaların arşivsel çalışmaları etkileyecek en önemli aşaması, onların üretimleri aşamasıdır. Çünkü arşivlerde düzenleme, kullanım ve tasfiye işlemlerinin kolay ya da zor olmasını, güncel ve yarı güncel dönemde belgeler üzerinde yapılan işlemler belirlemektedir. Yazışmaların arşivlerde nitelikli bir yapıda saklanması için uygun bir dosyalama mantığı içinde dosyalanması önemlidir. Uzun süreli saklanmasına gerek duyulmayan belgelerin ayıklanması, gerekli görülenlerinin korunması ile hem birimlerde ve birim arşivlerinde, hem de son düzenlemenin yapılacağı kurum arşivlerinde zaman, para ve işgücünden tasarruf elde edilecektir. Yazışma üretiminin kontrol altına alınması ve bunların yaşam döngüsü içinde gereğince yönetilmesi, yalnızca birimleri değil, yazışmaların sürekli korunacağı yer olan birim ve kurum arşivini de olumlu yönde etkilemektedir. 27
Kurumumuz; arşiv yönetimini bağlayan mevzuatlar doğrultusunda (16.5.1988/19816 devlet arşiv hizmetleri hakkında yönetmelik ve 28.9.1988/3473 muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemenin yok edilmesi hakkında kanun hükmünde kararnamenin değiştirilerek kabulü hakkında kanun); Dosyalama, Birim arşivleri oluşturma, Kurum arşivleri oluşturma, Birim ve arşivler arasında evrak devri, Tasnif, Ayıklama İmha, Devlet arşivlerine evrak devri yapmakla mükelleftir. 28
Birim Arşivi ve Kurum Arşivi oluşturma Birim Arşivi: Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimleridir. (taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.) Kurum arşivi: Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivlerdir. 29
Üniversitemizde evrakların bürolara sığmaması neticesiyle kendiliğinden teşekkül etmiş bazı birim arşivleri bulunmaktadır. Ancak birim arşivlerinin standartlaştırılması ve kurum arşivinin kurulması çalışmaları 2013 yılı itibariyle başlamıştır. Yine 2013 yılında tüm birimlerden birim arşiv sorumlusu bir kişinin tespit edilmesi talep edilmiştir. Bu talep doğrultusunda belirlenen kişiler ile kurum arşivi birimi daima iletişim içinde olacak ve 2014 yılı itibariyle birim arşivlerinin standartlaştırılması için birim arşivi sorumluları ile birlikte çalışılacaktır. 30
2014 yılı başı itibariyle dosyalamada standartlaşmayı sağlamak adına tüm birimlerle eğitim dokümanları paylaşılmıştır. Bu dokümanların sonucunda mevcut dosyalarda olması gereken Dosya Muhteviyatı Döküm Formlarının oluşturulması sağlanacak ve mevcut dosyalama şeklimizle ilgili ön bilgiler toplanacaktır. 31
Evrak Envanterlerinin Çıkarılması Belgelerin yaşam döngüsünü içeren evrelerde kurumda belge ve dosya işlemlerinin daha nitelikli yürütülebilmesi için analiz çalışmaları yapılması gerekir. Yapılan bu analiz çalışmaları, dosyalama işlemlerinin her aşamasının planlanması ve yürütülmesinde yol gösterici olacaktır. Bu çalışmalarla, kurumda birimlere göre üretilen belge miktarı, hangi tür belgelerin üretildiği, saklanmakta olan belge serileri, hangi tarihleri kapsadığı, hangi formatta saklandığı, gizlilik ölçütleri ve kopya bilgileri gibi belge ve dosya işlemleri ile ilgili her türlü bilgi toplanacaktır. Bu bağlamda belge envanter çalışması, belgelerin kurumun amaçları doğrultusunda daha nitelikli bir biçimde üretilmesini ve işleme konulmasını sağlayacaktır. Belgelerin hangi birimde ne kadar üretildiği ve ne kadar süre ile birimlerde, birim ve kurum arşivlerinde tutulacağı gibi bilgiler, belge envanter çalışması ile belirlenecektir. 32
Kurumumuzda Evrak Envanterlerinin çıkarılabilmesi için bir form ve bu formun nasıl doldurulacağı, her maddenin açıklamalarını içeren doküman hazırlanmıştır. Verilecek eğitimlerden sonra bu formun anket olarak tüm birimler tarafından doldurulması sonrasında ziyaretler yapılarak formlar teyit edilecektir. Bu formlarla toplanan bilgiler sonucunda her birimin ürettiği dosyalar, fiziki arşiv ihtiyaçları belirlenecek ve saklama planları oluşturulacaktır. 33
34
Saklama Planları Üretilen ve birimin ihtiyacı bitene kadar kullanılan evraklar belirli bir zaman dilimi sonunda nihai işleme tabi tutulurlar. Değerlendirme adını alan bu nihai işlem sonucunda aşağıdaki işlemlerden gerekli olan uygulanır. Bu işlemler devlet arşivleri tarafından aşağıdaki gibi kodlanmıştır. Saklama Kodları A - Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilir. A1 - Örnek Yıllar Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilir. A2 - Örnek Seçilenler Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilir. A3 - Özellikli Olanlar Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilir. B - Kurumda saklanır. C - Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir. D - Devlet Arşivine gönderilmez 35
Saklama planları tüm kurumların ürettikleri evrakların nihai işleme ne zaman tabi tutulacağını ve bu işlem sonucunda ne olacağını yasal, idari, tarihi, araştırma değerleri açısından değerlendirip uygulanmasını sağlamaktadır. Devlet arşivleri tarafından yapılan bir çalışma ile Tespit ve Değerlendirme formları hazırlanarak bazı belgelerin dosya bazında saklama süresi ve nihai işlemi ile ilgili bilgi hazırlanmıştır. Bu bilgi tavsiye niteliğindedir. Buna paralel olarak Saklama Süreli Standart Dosya Planı çalışması da yapılmış ve YÖK kurumlarının ana hizmet birimleri için belge bazında saklama süreleri tespit edilmiştir. Evrak envanter formlarının doldurulmasından sonra üretilen tüm belgeler için dosya bazında saklama süresi tespitine gidilecektir. Devlet arşivlerinden onay alınarak bu sistemin hem fiziki hem de elektronik arşiv yönetiminde kullanılması hedeflenmektedir. 36
37
38
Ayıklama imha, Arşive belge devri Bilindiği gibi, çoğu kurum ve kuruluşun arşivleri belgelerle dolu olduğu halde, bu belgelere erişim imkânı mevcut değildir. Bunun başlıca sebebi ise, düzenli bir ayıklama ve imha işleminin yapılamayışıdır. Muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin imhası, arşivlerde yığınların oluşmasına mani olacak ve arşivlerin kullanımını rahatlatacak, düzenli bir çalışma imkanı sağlayacaktır. Ayıklama imha çalışmasının yararları; Muhafazasına lüzum kalmayan malzeme ile arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme vasfını taşıyan malzemeyi birbirinden ayırmak Arşivlerde gereksiz evrak ve malzemenin saklanmasını önlemek Depolardaki yer darlığına ve karışıklığa son vermek İş kaybına mani olmak, istenen evrak ve malzemeye kolay ulaşmayı sağlamak Arşiv araç, gereç ve mekânları için yapılacak masrafları azaltmak Arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin daha iyi şartlarda muhafazasını temin etmek Kurumda saklanacak arşivlik malzemeyi tespit etmek Devlet arşivine devredilecek arşiv malzemesini tespit etmek 39
Kurumumuz, fiziksel dosyalama sistemleri ve arşivlerle ilgili çalışmaları tamamladığında Elektronik Belge Yönetim Sistemine (EBYS) geçmeye hazır hale gelecektir. Üniversitemiz genç bir kurum olması nedeniyle atik ve gelişmeleri yakından takip edebilir konumdadır ve çağımızın en önemli katma değeri Bilgi Yönetim Sistemi üniversitemiz tarafından bir kültür olarak benimsendiğinde hem öğrenciler hem personel tarafında gözle görülür memnuniyet yaşanacaktır. Bilgi Yönetimi bir takım çalışmasıdır ve Kurum Arşiv Birimi yürütülecek çalışmalarda tüm birimlerin katkı ve destekleriyle faaliyetlerini sürdürecektir. 40