İÇ KONTROL FAALİYETLERİ Strateji Geliştirme Başkanlığı
İç Kontrol Faaliyetlerinin km taşları İç Kontrol Sisteminin proje kapsamında ele alınarak değerlendirilmesi (UBAKİK Projesi). İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulması. Hazırlama Grubu oluşturulması. Üst yönetim, Kurul, Grup ve personele iç kontrole yönelik farkındalık eğitimi verilmesi. 6 ayda bir gerçekleşme sonuçlarının raporlanması. SGB olarak koordinasyon ve danışmanlık görevinin sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilmesi. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 2
İç Kontrol Faaliyetlerinin km taşları Standart ve genel şartların durumuna ilişkin 269 sorudan oluşan Mevcut durum analizi yapılması. 2 yıllık bir süreyi ihtiva eden İç Kontrol Eylem Planı hazırlanması. Eylemlerln etki ve gerçekleşme süreleri dikkate alınarak önceliklendirilmesi. Eylem Planında, öncelik sırasına göre toplam 151 faaliyet yer aldı. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 3
Mevcut Durum 30/06/2009 tarihi itibariyle mevcut durum 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kontrol Ortamı Risk Kontrol Değerlendirme Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Genel Durum Uyumlu Değil 70 59 77 36 44 62 Uyumlu 30 41 23 64 56 38 İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 4
Neler Yaptık 1 İç Kontrol Sisteminin oluşturulması aşamalarında görevli olan personelin eğitilmesi İç Kontrol El Kitabı Kurum web sitesinde iç kontrole yönelik sayfa oluşturulması Faaliyetlerin İç Kontrol Sistemi İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından dönemsel olarak değerlendirilmesi Kurumsal Kimlik Klavuzu İç Kontrol Sistemi Öz Değerlendirme Anketi İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 5
Neler Yaptık 2 UDH Bakanlığı Ödüllendirme Rehberi İş Sürekliliği Planı Hazırlama Rehberi UDH Bakanlığı İletişim Rehberi Öneri Sistemi Rehberi Personel Performansı Değerlendirme Anket Formunu Doldurma Rehberi Vekalet Dönemi Raporu İş Devir Teslim Raporu İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 6
Neler Yaptık 3 Etik Faaliyetleri El Kitapçığı Eğitim Kataloğu Acil Durum Planı e posta grupları oluşturulması Yardım Talepleri Veri Tabanı Active Directory İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 7
Neler Yaptık 4 Yetkisiz veri transferini engelleyecek mekanizmalar oluşturulması Etik Komisyonu üyelerinin katılımı ile Etik Değerler Değerlendirme Toplantısı yapılması Etik Değerler Öz Değerlendirme Anketi BT Organizasyon yapısı gözden geçirilerek Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı'nın etkin hizmet verebilmesi için analiz yapılması Dokümantasyon Yönetim Sisteminin gözden geçirilerek raporlama mekanizmaları oluşturulması İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 8
Neler Yaptık 5 Kurum Risk Envanteri Risk Öz Değerlendirme Anketi Kurum Risk Haritası Risk Kontrol Matrisi İş Akış Şemaları Birim İşlem Yönergesi İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 9
Neler Yaptık 6 Görev Tanımları Birim Hassas Görevleri Görevler Ayrılığı Matrisi İş ve İş yükü Analizi Yetki Onay Matrisi Raporlama Şemaları, Raporlama Envanteri ve Raporlama İlişkileri Organizasyon Şeması İşlem Kontrol Standartları İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 10
İç Kontrol Sistemi Yönergesi İç kontrol faaliyetlerinin yürütülmesine ilişkin ilke, iş, işlem ve süreçlerin kurumsal mevzuatını oluşturmak amacıyla Eylem Planından elde edilen çıktılar İç Kontrol Sistemi Yönergesi olarak yürürlüğe konulmuştur. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 11
Kurumsal Kimlik Klavuzu 1 Ulaştırma Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı görsel ve fiziksel özellikleriyle kurum kültürü, kurum felsefesi gibi soyut niteliklerinin oluşturduğu bir Kurumsal Kimlik Kılavuzu hazırlanmıştır. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 12
Kurumsal Kimlik Klavuzu 2 Logo kullanım standartları, Kurumsal yazı fontu,antetli kağıt tasarımı, Faks mesajı, Zarf, Toplantı Tutanağı, E-posta adresleri Personel Kimlik Kartı, Giriş Kartı, Kartvizit tasarımı, Dosya/klasör, Bloknot, Kurum içi yönlendirmeleri, CD, Dijital materyallerin tasarımı, Araç tasarımları, Tanıtım materyalleri (bayrak, flama vb...), İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 13
Öneri Sistemi Rehberi 1 Çalışanlara fikirlerini iletmede kolaylık sağlayacak, yenilikçiliği (inovasyonu) teşvik ederek, iş doyumlarını artırmak, Yöneticilere katılımcı yönetim uygulama şansı verecek, performans sistemini destekleme olanağı vermek, Bakanlığa küçük adımlarla sürekli iyileştirme sağlayarak hizmetlerin etkili ve verimli bir şekilde sunulmasında üstünlük kazandıracak bir sistem kurmak, İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 14
Öneri Sistemi Rehberi 2 Önerileri değerlendirmek üzere, Müsteşar veya Strateji Geliştirme Başkanının başkanlığında İç Kontrol Daire Başkanı ve İç Denetim Birimi Başkanı ile önerinin ilgili olduğu birim veya birimlerden birer yöneticinin katılımından oluşacak Öneri Değerlendirme Kurulu öngörülmüştür. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 15
Öneri Sistemi Rehberi 3 Öneri yapılabilecek ve yapılamayacak konular, Öneri sahibinin ödüllendirilmesi, Önerinin uygulamaya konulması, SGB bünyesinde, sistemin takibi ve işlerliğini sağlamaya yönelik Öneri Takip Birimi oluşturulmuştur. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 16
Eğitim Kataloğu Rehberi 2 Eğitim Kataloğu, hizmet içi eğitim konularının çeşitlenmesine, kalitesine, verimliliğine, liyakat sisteminin gelişmesine, objektif kriterlerin oluşturulmasına, yıllık eğitim programlarının ihtiyaca göre hazırlanmasına ve uygulanmasına katkı sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. Eğitimin süresi Eğitimin amacı Katılımcı profili Eğitimin içeriği gibi bilgiler yer almaktadır. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 17
Ödüllendirme Rehberi 1 Bakanlığımız personelinin verimliliğini yükseltmek, kurumsal bağlılığını güçlendirmek ve başarılı personeli onurlandırmak amacıyla verilecek ödüllerin, koşullarını değerlendirme yöntem ve sürecini belirlemek amacıyla düzenlenmiştir. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 18
Ödüllendirme Rehberi 2 Müsteşar Yardımcısınınbaşkanlığında, Strateji Geliştirme Başkanı, Personel ve Eğitim Dairesi Başkanı ile Destek Hizmetleri Dairesi Başkanından oluşan Ödül Değerlendirme Kurulu öngörülmüştür. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 19
Ödüllendirme Rehberi 3 Ödüllendirme Rehberi hazırlanırken 657 sayılı DMK nda belirtilen ödüllendirmelerdeki usul ve sınırlamalar dikkate alınmıştır. Rehberde temel olarak, ödül grupları, ödül tablosu, ödül bütçesinin oluşturulması ödüle aday gösterilme gibi konular yer almaktadır. Ödül sisteminin etkinliğinin takibinden Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı sorumludur. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 20
Hedef ve Beklenti Toplantıları Rehberi 2 Birim yöneticilerinin çalışanları ile kişisel gelişim beklentilerini, çalışanların güçlü ve zayıf yönlerini paylaştığı, hedeflerin değerlendirildiği toplantılardır. Bu toplantılar senenin başında hedef ve beklentileri paylaşmak için ve senenin sonunda da mevcut durumun değerlendirilmesi amacıyla yapılmaktadır. Yapılan toplantı sonucu düzenlenen tutanak iç denetim aşamasında da kullanılacağından birimlerde muhafaza edilmektedir. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 21
Vekalet Dönemi Raporu Rehberi 2 Görevden geçici ayrılma (geçici görevlendirme izin - hastalık raporu vs) durumlarında, yetki devri ile vekil personel tarafına aktarılan işlemlerin bilinmesi ve sağlıklı yapılabilmesinin sağlanması ve yetki devredilen kişinin (vekalet alan), yetkiyi devreden (vekaleti aldığı) kişiye, vekalet dönemi boyunca yaptığı faaliyetleri resmi bir rapor vasıtasıyla özetlemesi amaçlanmıştır. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 22
İş Devir Teslim Raporu 1 Rehberi 2 Emeklilik, naklen tayin gibi sürekli görevden ayrılmalar ile ücretsiz izin gibi uzun süre görev başında bulunamama hallerinde düzenlenecektir. Görevinden ayrılacak olan personelin, görevinden ayrılmadan önce yapmakta olduğu işlerin hangi aşamada olduğunu, ilgilenmekte olduğu belgelerin içeriğini gösterir bir rapordur. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 23
İş Devir Teslim Raporu 2 Rehberi 2 Hazırlanacak olan bu raporun amacı; görevinden ayrılan personel yerine çalışmaya başlayan personelin, Mükerrer işlemler ile zaman kaybetmemesi, İş ve işlemlerin hangi durumda olduğunu öğrenmek için görüşmeler yapmak durumunda kalmaması ve böylece zaman kaybetmemesi, Yapılması gereken kritik ve zaman limiti olan işleri hakkında bilgi sahibi olması ve bu işlerin vaktinde yapılmasını sağlamaktır. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 24
Personel Performansı Değerlendirme Anket Formu 1 Performansı tanımlamak, geliştirmek, ödüllendirmek ve Rehberi beklenenleri 2 veremeyen çalışanların gelişmeye ihtiyaç duydukları alanları ortaya çıkarmak, Çalışan ve çalışanın işi hakkında doğru bilgi elde etmek, Çalışanlar için, uygulamada kullanılabilecek geribildirim oluşturmak, Beklentiler konusundaki belirsizlikleri ve endişeleri azaltmak, İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 25
Personel Performansı Değerlendirme Anket Formu 2 Rehberi 2 Düşük performansı belirlemek, nedenlerini ve çözüm yollarını ortaya koymak, Başarısız çalışanın durumunun yeniden gözden geçirilmesini istemek, İnsan kaynağına ilişkin stratejik veri üretmek, örgütsel problemlerin belirlenmesinde yardımcı olmaktır. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 26
Personel Performansı Değerlendirme Anket Formu 3 Rehberi 2 Açık değerlendirme sistemi ne dayalı bir performans değerlendirme sistemi tasarlanmıştır. Bu sistemde 2 form öngörülmüştür Personel Formu Yönetici veya Sorumlu Konumundaki Personel Formu(Şube Müdürü ve üstü) İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 27
Personel Performansı Değerlendirme Anket Formu 4 Rehberi 2 Öncelikle personel kendisini değerlendirecektir. 1.değerlendirme yöneticisi ile personel yüz yüze değerlendirme yapacaktır. 2.değerlendirme yöneticisi de 1.değerlendirme yöneticisi ile birlikte değerlendirme yapacaktır. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 28
İletişim Rehberi 1 Rehberi 2 İç ve dış paydaşlarımızın beklenti, memnuniyet, dilek, öneri ve yakınma taleplerinin alınması, Hizmetlerimizle ilgili olarak yürütülen tüm iş ve işlemlerin gerçekleşmesi sırasındaki her aşamada Bakanlık içinde uygun iletişim süreçlerinin oluşturulması, Bu iletişimin İç Kontrol Sisteminin etkinliğini artırması konusunda yürütülecek işlem basamaklarını açıklamak amacıyla hazırlanmıştır. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 29
İletişim Rehberi 2 Rehberi 2 İletişim araçları ve iletişim konuları belirlenmiştir. İç iletişim toplantıları (Yılda iki defa) yapılması benimsenmiştir. Her harcama biriminden en az bir personel iletişim görevlisi olarak belirlenmiştir. Bakanlık personelinin udhb.gov.tr uzantılı elektronik posta adresi kullanması zorunluluğu getirilmiştir. İç duyuru ve talimatların elektronik ortamda yapılması esası getirilmiştir. SGB bünyesinde, rehberin işlerliğini sağlamaya yönelik İç İletişim Birimi oluşturulmuştur. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 30
Gerçekleşme 31/12/2011 tarihi itibariyle gerçekleşme durumu 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kontrol Ortamı Risk Kontrol Değerlendirme Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Genel Durum Uyumlu Değil 19 7 31 23 17 22 Uyumlu 81 93 69 77 83 78 İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 31
Ne yapacağız? 1 Eylem Planının güncellenmesi, Stratejik Plan hazırlık çalışmaları ile Risk Yönetimi süreci eşzamanlı yürütülerek, Stratejik Risklerin belirlenmesi, Risk Eylem Planının oluşturulması, Tüm birimlerin görev tanımları ve iş akışlarının hazırlanması sağlanarak, bu aşamada operasyonel risklerin belirlenmesi, İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 32
Ne yapacağız? 2 İş akışlarının Bakanlık içinde entegre edilmesi, Anket çalışmaları ve Öneri Sistemi gibi faaliyetlerin, Bakanlık içine yerleştirilecek kiokslar aracılığıyla takip edilmesi, Performans yönetimine dayalı sistemin hayata geçirilmesi, Yönetim Bilgi Sisteminin kurulması hedeflenmiştir. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 33
Teşekkür ederim. Erol YANAR Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkan V. erol.yanar@udhb.gov.tr İÇ KONTROL FAALİYETLERİ 34