İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı (TASLAK) TEMMUZ 2011
GİRİŞ Temel kavramlar ve Tanımlar İç kontrol, çok genel bir ifadeyle kurumların ya da şirketlerin iç işleyişlerindeki aksaklıkların ve olası problemlerin önüne geçmek ve ileride oluşabilecek risklerin önüne geçmek amaçlı belirli bir sistem içerisinde tanımlanmış kurallar ve düzenlemeler bütünüdür. Daha kapsamlı ve geçerli bir tanım ise Avrupa Birliği Komisyonu nun hazırladığı Beyaz Rapor da şöyle yapılmıştır; İç kontrol, organizasyonun amaçlarına ekonomik, etkin ve verimli bir şekilde ulaşması, ilgili mevzuata ve yönetim politikalarına uygunlun sağlanması varlıkların ve bilginin korunması, muhasebe kayıtlarının kalitesinin sağlanması ve güvenilir finansal ve yönetsel bilgilerin zamanında üretilmesi amacıyla yönetim tarafından oluşturulan politikaların ve prosedürlerin tamamıdır. İç kontrol sistemiyle birlikte getirilen düzenlemelerle birlikte kurumların işleyişlerinde; Operasyonların etkinliği ve verimliliği Finansal ve operasyonel bilgilerin güvenirliğini ve bütünlüğünü Faaliyetlerin yasa, düzenleme ve sözleşmelere uygunluğu Varlıkların korunması, amaçlanmaktadır. Böylece doğru işleyen bir iç kontrol sistemiyle birlikte kurum içerisinde işlerin yürütülmesi sırasında verimlilik ilkesinin esas alınması sağlanır. Bununla birlikte sistemin yeterliliği, faaliyetlerin kurumun plan, ilke ve prensipleriyle paralel yürütülmesi, çalışanların kuruma bağlılıklarının artırılması sağlanmaktadır. Bu yapıyla kurumların mevcut işlerinin verimli bir şekilde yapılmasının sağlanacağı gibi ileride oluşacak risklerin önüne geçmeyi de amaçlamaktadır. İlgili Mevzuat 28.09.2006 tarih ve 26303 sayılı Resmî Gazete de yayınlanan Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği nin İç Kontrol Sistemi başlıklı 11 inci maddesinde Kalkınma Ajanslarının yükümlülüklerine ilişkin şu ifadeler bulunmaktadır; (1) İç kontrol sistemi, Ajans gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesi, Ajansın mevzuata uygun olarak faaliyet göstermesi, her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesi, karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir bilgi edinilmesi amaçlarını gerçekleştirmek üzere, iç denetçinin görüşü alınmak suretiyle, Genel Sekreterin teklifi ve Yönetim Kurulunun kararı ile belirlenir. (2) İç kontrol sistemi, iç ve dış denetim raporları, öneriler, ihtiyaçlar ve şikâyetler çerçevesinde yılda en az bir defa Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir ve Müsteşarlığa rapor hâlinde sunulur Aynı zamanda 03.08.2009 tarih ve 27308 sayılı Resmi Gazete de yayınlanan Kalkınma Ajansları Denetim Yönetmeliği nin Mali Yönetim Yeterliği başlıklı 4/5 inci maddesinde, Ajansların Mali
Destek Programları yönetebilmeleri için gerekli bir önkoşul olan Mali Yönetim Yeterliliğinin kazanılması kıstasları arasında ajansın iç kontrol ve risk değerlendirmesi yapabilme kapasitesi esas alınacaktır, denmektedir. Bununla birlikte 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun Beşinci Kısmında "iç kontrol sistemi" düzenlenmiştir. Bu kanunla birlikte kamu kurumlarında düzenlenmesi gereken iç kontrol sistemine ilişkin usul ve esaslarla birlikte bu kontrolün standartlarına ilişkin genel çerçeve de çizilmiştir. 5018 sayılı Kanunun 55 inci maddesinde iç kontrol, "idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanmıştır. Kanunun 56ncı maddesinde iç kontrolün amaçları ise şu şekilde belirlenmiştir; Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamak olarak belirlenmiştir. Kanunun 57nci maddesinde ise kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama i, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluştuğu belirtilmiş, yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi, Kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması, bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemlerin alınması öngörülmüştür.
Kanunun 11 inci maddesinde, üst yöneticilerin, mali yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıştır. Buna göre üst yöneticilere, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi her türlü düzenlemelerin yapılması, harcama yetkililerine ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişini sağlama sorumluluğu verilmiş bulunmaktadır. Genel Sekreterliğin liderliğinde Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimi koordinatörlüğünde Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimi, Program Yönetim Birimi, İzleme ve Değerlendirme Birimi ve İnsan Kaynakları ve Mali Hizmetler Birimi başkanlarının katılımıyla İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu oluşturulmuştur. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu tarafından belirlenmiş mevzuat ve gereklilikler çerçevesinde Orta Karadeniz Kalkınma Ajansı iç kontrol sistemine ilişkin aşağıdaki önlemler ve eylemler İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı (Taslak) geliştirilmiştir. Gökhan YALÇIN Mustafa GÜLER Abdullah GÖKBİLGİN S.Selman KUTLUTAŞ PPKB Başkan V. PYB Başkan V. İDB Başkan V. İKMB Başkan V.
ORTA KARADENİZ KALKINMA AJANSI İÇ KONTROL STANDARLARINA UYUM EYLEM PLANI (TASLAK) ÖZET TABLO Standart Kod Genel Şart Öngörülen Kamu İç Kontrol Standartı Standart Açıklaması No Sayısı Eylem Sayısı KOS-1 Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 6 5 KOS-2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler İdarelerin misyonu ile in ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. 7 6 KOS-3 Personelin yeterliliği ve performansı İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 8 11 KOS-4 Yetki Devri İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. 5 4 RDS-5 Planlama ve Programlama İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. 6 5 RDS-6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. 3 3 KFS-7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. 4 3 KFS-8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. 3 2 KFS-9 Görevler ayrılığı Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. 2 3 KFS-10 Hiyerarşik kontroller Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. 2 2 KFS-11 Faaliyetlerin sürekliliği İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. 3 5 KFS-12 Bilgi sistemleri kontrolleri İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. 3 3 BİS-13 Bilgi ve iletişim İdareler, inin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. 7 12 BİS-14 Raporlama İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. 4 4 BİS-15 Kayıt ve dosyalama sistemi İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. 6 3 BİS-16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. 3 2 İZS-17 İç kontrolün değerlendirilmesi İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. 5 5 İZS-18 İç denetim İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. 2 2 TOPLAM 18 79 80
KISALTMALAR GS İD İDB İKİYK PPKB PYB RYK YDO : Genel Sekreterlik : İç Denetçi : İzleme ve Değerlendirme Birimi : İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu : İnsan Kaynakları ve Mali Hizmetler Birimi : Planlama Programlama ve Koordinasyon Birimi : Program Yönetim Birimi : Risk Yönetim Komitesi : Yatırım Destek Ofisleri
1- KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Tamamlanma Tarihi KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İç Kontrol Sistemi kurulum çalışmaları, İç Denetçinin atanmasıyla birlikte, İç Denetçinin danışmanlığında, Genel Sekreterin liderliği ve gözetiminde 31.05.2011 tarihinde kurulan İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonunca başlatılmıştır. İç kontrol sistemi çalışmaları yöneticiler tarafından sahiplenilmektedir ancak personel konuyla ilgili yeterli düzeyde bilgiye sahip değildir. 1.1.1 İç kontrol sistemi ile ilgili ilke ve kavramların bilinirliğinin artırılması için personel ve yöneticilere yönelik bilgilendirme ve eğitim yapılacaktır. İD ve İKİYK KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. İç kontrol sistemi oluşturulması çalışmalarına başlanmış olup, yöneticiler bu süreçte yapılan çalışmalarda öncülük etmekte ve örnek olmaktadır. 1.2.1 İç kontrol sistemi oluşturulduktan sonra yapılacak olan bilgilendirme toplantılarına yöneticilerin de katılımı sağlanacaktır. KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Etik Komisyonu oluşturulmuş, Orta Karadeniz Kalkınma Ajansı Etik İlkeler Uygulama ve İzleme Yönergesi hazırlanmış ve Ajans internet sitesinde yayınlanmıştır. Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usül ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi personel tarafından imzalanmıştır. Etik ilke ve kurallar Ajans binasında ve YDO Ofislerinde tablo halinde asılmıştır. 1.3.1 Etik konusunda tüm personele eğitim verilecek ve Ajans içerisinde bu eğitimlerin gelecek yeni personele de aktarılmasını sağlayacak etik komisyonu üyelerinden bir kişi eğitmen olarak atanacaktır. 30.09.2011 KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verilebilirlik genel olarak sağlanmış olup, Genel Sekreterlik tarafından tarafsızlık ve gizlilik beyannameleri personele tebliğ edilmiştir.yönetim Kurullarına izleme ve değerlendirme faaliyetleri hakkında ilerleme raporları sunulmaktadır. Ayrıca, mali konularda şeffaflığı sağlamak amacıyla 3 ayda bir internet sitesinde bütçe uygulama sonuçları yayınlanmaktadır. 1.4.1 Birim faaliyetlerinin ilgililere duyurulması noktasında her birimden birer kişi görevlendirilecektir. 31.08.2011 KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdarenin personele ve hizmet verilenlere adil ve eşit şekilde davranması için özen gösterilmektedir.yapılmış olan iş analizleri çerçevesinde personelin eşit davranılma noktasında görüşleri alınmış ve bu doğrultuda değerlendirme toplantıları GS başkanlığında yapılmıştır. Şikayet ve İhbar Prosedürü hazırlanmış olup kurum içi şikayet usulü düzenlenmiştir. 1.5.1 Ajans personeline yönelik yılda bir defa personel memnuniyet anketi yapılacaktır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam
KOS 1.6 KOS2 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile in ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için özen gösterilmektedir. Tam ve güvenilir bilgi ve belgelerin sağlanabilmesi için çift kontrol sistemi bir çok faaliyette izlenmektedir. Ayrıca Elektronik Doküman Yönetim Sistemi faliyete geçirilmiş olup, Kalkınma Ajansları Yönetim Bilgi Sistemlerinin Kurulması için DPT işbirliği ile çalışmalar devam etmektedir. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. İdarenin misyonu belirlenmiş ve Ajans internet sitesinde yayınlanarak tüm ilgililere duyurulmuştur. 2.1.1 2.1.2 Misyon ve vizyon güncellenmesine yönelik çalışmalar yılda bir kez yapılacaktır. Ajans misyon ve vizyonu personelin rahatlıkla görebileceği yerlerde çeşitli iletişim araçları kullanılarak duyurulacak ve personel tarafından benimsenmesi sağlanacaktır. PPKB PPKB 01.08.2011 KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare i ve alt ince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Ajans Organizasyon şeması hazırlanmış olup, belirlenmiş ve e ait görev tanımları yapılmıştır. Birim görev tanımları ve Organizasyon şeması Ajans internet sitesinde de yayınlanmıştır. 2.2.1 Ajans misyonunun gerçekleştirilmesini sağlamak amacıyla ihtiyaç duyulması halinde yeni görev tanımlamaları yapılacaktır ve bu görevlendirmeler personele bildirilecektir. KOS 2.3 İdare inde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Personel Yönergesi ile birim başkan ve uzmanlarının görevleri belirlenmiş ve personele görevlendirmeler tebliğ edilmiştir. Mevcut teşkilat şemaları ve in görev ve yetkileri mevzuat 2.3.1 çerçevesinde gözden geçirilerek görev dağılımlarında değişiklik yapılıp yapılmaması gerektiği kontrol edilecektir. KOS 2.4 İdarenin ve inin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve in teşkilat şeması oluşturulmuş ve fonksiyonel görev dağılımı yapılmıştır. 2.4.1 Yapılacak işlerin personel arasındaki dağılımınında değişiklik olması durumunda personel bilgilendirilecektir. KOS 2.5 İdarenin ve inin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. İdarenin ve in organizasyon yapısı, fonksiyonel bağlara ve hiyerarşiye uygun, görevler ayrılığı ilkesi baz alınarak, onay mekanizmalarını gösteren ve raporlama hiyerarşisini içeren şekilde düzenlenmiştir. KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenmiştir. 2.6.1. Hassas görevlere ilişkin prosedürler personele duyurulacaktır. GS ve 31.08.2011 KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Her yönetici kendi sorumluluğu altında olan konularda kontrol mekanizmaları oluşturmuştur. Kalkınma Ajansları mevzuatı temel alınarak her Birim tarafından kontroller yapılmaktadır. Görev dönüş raporları, çalıştay sonuç raporları, Kalkınma Kurulunda sunulan faaliyet özetleri, Destek Yönetim Kılavuzuna göre hazırlanan uzman raporları ve izleme raporları gibi mekanizmalarla bu kontrol sağlanmaktadır. Bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır.
KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. İnsan kaynakları yönetiminin geliştirilmesine yönelik çalışmalar devam etmektedir. 3.1.1 İş tanımları güncellenerek kurumun personel ihtiyacı düzenli olarak değerlendirilecektir. KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. 3.2.1 3.2.2 Personelin niteliklerinin geliştirilmesi için hizmet içi eğitim çalışmaları devam etmektedir. Deneme sürecinde olan personele Kalkınma Ajansları mevzuatı hakkında eğitim verilecek, tüm personel bu konuda yılda en az bir defa 10 günlük hizmet içi eğitime in tabi talepleri tutulacaktır. doğrultusunda belirlenecek eğitim konularına ağırlık verilecektir. Personelin uzmanlık alanı ile ilgili sürekli olarak eğitim alması, bu alanlardaki çeşitli seminer, kongre ve konferanslara katılımı sağlanacaktır. GS ve PPKB ve KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. İşe alım, performans değerlendirme, hizmet içi eğitim gibi insan kaynakları yönetim süreçleri mevzuatta belirlenen kriterler kapsamında yapılmaktadır. Birim içi görevlendirmelerde personelin yetkinliği ve özgeçmişi değerlendirilerek dağılım yapılmaktadır. 3.3.1 3.3.2 Yetkinlik değerlendirme ve işyükü analizleri ile kurum personel sayısı değerlendirilerek personel ihtiyacı belirlenecektir. Her birimde görev alan personel sayısı, hangi görevi yerine getirecekleri ve personelin nitelikleri tanımlanacaktır ve buna bağlı olarak in görev dağılımı belirlenecektir. Personel alım sınavlarında mesleki yeterliliğe önem verilmesine devam edilecek ve yapılacak görevlendirme ve atamalarda her görev için uygun personel seçilecektir. GS ve 31.12.2011 GS ve KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde Belirtilen hususlara genel olarak riayet edilmektedir. Bununla ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine birlikte, daha sistematik bir performans değerlendirmesi uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde yapılabilmesi amacıyla Performans Yönetim Sistemi kurulması bulundurulmalıdır. çalışmaları sürdürülmektedir. 3.4.1 Personelin ilerleme ve yükselmesine yönelik Performans Yönetim Sistemi çalışmaları tamamlanacaktır. 31.12.2011 KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Çalışma programlarında yıllık eğitim ihtiyacı belirlenerek eğitim faaliyetlerine bütçe ayrılmaktadır. Daha önceden planlanmamış eğitim programlarına in gündemleri paralelinde asgari görevlendirmeler yapılmaktadır. 3.5.1 3.5.2 Eğitim ihtiyacı analiz çalışması yapılarak, her görev için eğitim programı hazırlanıp güncellenecektir. Planlanan eğitim programlarının uygulanması sağlanacak ve değerlendirilmesi yapılacaktır. PPKB 31.12.2011 PPKB KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olunan yönetici tarafından yılda en az bir kere değerlendirilmekte fakat değerlendirme sonuçları personel ile paylaşılmamaktadır. Bu kapsamda Performans Yönetim Sistemi oluşturulma çalışmalarına başlanmıştır. 3.6.1 3.6.2 Personelin kendi performansını, yöneticilerin ve çalışma arkadaşlarının değerlendirmesini içeren performans yönetim sistemleri uygulanmaya başlanacaktır. Performans yönetim sistemi tamamlandıktan sonra değerlendirme prosedürleri uygulanmaya başlanacaktır. Birim yöneticileri belli periyodlarla ilgili personelinden performans çıktılarına ilişkin toplantılar yapacaktır. 31.12.2011 KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Performans Yönetim Sistemi çalışmaları devam etmektedir 3.7.1 Performans Yönetim Sistemine ayrıca performansı artırmaya yönelik teşvik edici yöntemler entegre edilecektir. 31.12.2011
KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim ve özlük hakları Kalkınma Ajansları Personel Yönetmeliği nde ve Ajans ile personel arasında imzalanan İş Sözleşmesi nde düzenlenmiştir ve İnsan Kaynakları prosedürüne eklenerek personele duyurulmuştur. KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiş ve personele duyurulmuştur. 4.1.1 4.1.2 İş akış süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapılarak iş akışı ve süreç yönetimi geliştirilecektir. İş akış süreçleri çerçevesinde İmza Yetkilileri Yönergesi ihtiyaca göre güncellenerek personele duyurulacaktır. 31.12.2011 KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devrine ilişkin usuller İnsan Kaynakları Yönergesinde belirtilmiş olup, bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devirleri devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olup, bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. 4.3.1 Pozisyonların gerektirdiği nitelikler göz önüne alınarak devredilen yetki ile yetki verilen kişinin görevinin uyumlu olması gözetilecektir. GS ve KOS 4.4 Yetki devredilen personelin gerekli bilgi, deneyim ve yeteneğe Yetki devredilen personel görevin sahip olmasına dikkat edilmekte olup, bu kriterler yetki sahibi gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip tarafından değerlendirilmektedir. Bu şarta genel olarak uyum olmalıdır. sağlanmıştır. KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin Yetki devrinin kullanıma ilişkin devreden ile devralan arasında kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde bilgi akışı sağlanmakta olup, bu şarta genel olarak uyum yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden sağlanmıştır. ise bu bilgiyi aramalıdır. 4.5.1 Yetki devri durumunda, yetki devdredenli devralan arasında yazılı bilgilendirme sisteminin oluşturulması sağlanacaktır. 31.12.2011
Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı 2- RİSK DEĞERLENDİRME Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Tamamlanma Tarihi RDS5 Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1 RDS 5.2 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, Ajansın bölge planı ve yıllık çalışma programları stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, Stratejik Plan unsurlarının önemli bir bölümünü performanslarını ölçmek, izlemek ve karşıladığından, halihazırda ayrıca Stratejik Plan değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle hazırlanmamaktadır. stratejik plan hazırlamalıdır. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve Ajansın yürüteceği program, faaliyet ve projelerle ile projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans performans hedef ve göstergelerini içeren yıllık çalışma hedef ve göstergelerini içeren performans programı programları hazırlanmakta ve hazırlanan programlar hazırlamalıdır. DPT'ye gönderilerek onaylanmaktadır. 5.2.1 Yıllık çalışma programları mevzuat çerçevesinde hazırlanmaya devam edilecektir. PPKB RDS 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve Ajans bütçesini yıllık çalışma programlarına uygun performans programlarına uygun olarak olarak hazırlamakta ve çalışma programları ile birlikte hazırlamalıdır. DPT'ye göndermektedir. 5.3.1 Bütçenin çalışma programına uygun olarak hazırlanmasına devam edilecektir. PPKB RDS 5.4 Yöneticiler faaliyetlerin mevzuat ve çalışma programlarıyla belirlenen amaç ve hedeflere Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik uygunluğunu sağlamaktadırlar. Bu amaç ve hedeflere plan ve performans programıyla belirlenen amaç ulaşılıp ulaşılmadığına dair değerlendirmeler Birim ve ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Ajans ara faaliyet ve yıllık faaliyet raporlarında belirtilmektedir. 5.4.1 Birim ve Ajans Altı aylık ara faaliyet ve yıllık faaliyet programlarının hazırlanmasına devam edilecektir.aynı zamanda, faaliyetlerin zamanında gerçekleştirilmesi, gerçekleşme oranları yıllık değerlendirme toplantılarında görüşülecek, gerçekleşmeyen faaliyetlere ilişkin önlemler alınacaktır. PPKB RDS 5.5 Yöneticiler Ajansın stratejik amaçlarına ulaşmasını Birim başkanları ve YDO koordinatörleri alanlarıyla ilgili kısa ve orta Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin sağlayacak özel hedefleri yazılı olarak belirlememişlerdir. vadeli hedeflerini Ajans hedeflerine uygun şekilde katılımcı yöntemleri hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve Ancak Ajans mevzuatı ve Destek Yönetim Kılavuzu'nda 5.5.1 GS personeline duyurmalıdır. in sorumluluklarına ilişkin ayrıntılı açıklamalar mevcuttur. kullanarak özel hedefler belirleyecek ve bu hedefler toplantılar aracılığıyla ve yazılı olarak personele duyurulacaktır. 31.12.2011 RDS 5.6 İdarenin ve inin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Ajansın hedefleri spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olarak yıllık çalışma programlarında belirlenmektedir. 5.6.1. in hedeflerinin de spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olması sağlanacaktır. Birim Başkanları RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.
RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Risk Yönetim Komitesi oluşturulmuş olup, birim bazında risk matrisleri ve kontroller belirlenmiştir. Ancak, Risk 6.1.1. Eylem Planı oluşturma çalışmaları devam etmektedir. Risk yönetim ve değerlendirmesi konusunda tüm personele eğitim verilecektir. RYK 31.12.2011 RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkilerinin sistematik analiz çalışmaları devam etmektedir. 6.2.1. Risklerin gerçekleşme olasılıkları ve muhtemel etkileri yılda bir kez analiz edilecektir. RYK RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Risk Eylem Planı oluşturma çalışmaları devam etmektedir. 6.3.1. Risk analizleri sonucu risklere karşı alınacak önlemlere ilişkin bir Risk Eylem Planı oluşturulacaktır. RYK 31.08.2011
3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kod No KFS7 KFS 7.1 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Mevcut Durum Her temel faaliyet için mevzuat kapsamında nasıl yapılacağını ve temel kontrol noktalarını gösteren Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji yazılı prosedürler ve süreç haritaları ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme belirlenmiştir. PYB sürecinde çift kontrol, yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, karşılaştırma, raporlama, doğrulama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. yetkilendirme, analiz etme süreçleri DYK paralelinde gerçekleştirilmektedir.yine mevzuatta belirlenen hususlar çerçevesinde İDB her bir proje için izleme sürecini gerçekleştirmektedir. Eylem Kod No 7.1.1. Öngörülen Eylem veya Eylemler Süreç ve risklerin izlenmesi ve uygun kontrol strateji ve yöntemleri belirlenmesi için Risk Yönetim Komitesi düzenli aralıklarla değerlendirme toplantıları yapacaklardır. Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri RYK İşbirliği Yapılacak Birim Tamamlanma Tarihi KFS 7.2 Kalkınma Ajansları mevzuatında ve faaliyetlere Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, ilişkin yazılı prosedürlerde bu hususlara ilişkin süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de önlemler belirtilmiştir ve söz konusu kontroller kapsamalıdır. yapılmaktadır. 7.2.1. Birim başkanları tarafından periyodik olarak düzenlenen toplantılarda bu kontrollere ilişkin değerlendirmeler yapılacak ve ihtiyaç dahilinde yeni kontrol mekanizmaları yazılı olarak belirlenerek personele duyurulacaktır. KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Taşınır yönetim otomasyonu ile taşınır malların dönemsel kontrolü sağlanmaktadır. Taşınır Mal Yönergesi doğrultusunda önlemler alınmaktadır. bu konuda bilgilendirilmiştir.mali İşler Prosedürü ile nakdi ve ayni varlıkların kontrolüne ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir. 7.3.1. Taşınır Mal Yönergesi doğrultusunda ve Taşınır Yönetim Otomasyon Programı ile dönemsel kontrol yapılmasına devam edilecektir. KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.
KFS 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri Faaliyetler, mali kararlar ve işlemlerin tamamı hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. hakkında yazılı prosedürler oluşturulmuştur. 8.1.1. Oluşturulan prosedürler yeterli olmakla birlikte, ihtiyaca göre gerekli düzenlemeler yapılacaktır. KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve Bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. 8.2.1. Mevzuatta olabilecek değişikliklere ve oluşacak yeni ihtiyaçlar doğrultusunda mevcut prosedürler güncellenecektir. KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, Bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından ajans personelinin kullanımına açık olan dosya anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. paylaşım sistemi etkindir. KFS9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, Her faaliyet, mali karar ve işlemin uygulanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri kayıt altına alınması, onaylanması ve kontrol farklı kişilere verilmelidir. edilmesi görevleri farklı kişilere verilmiştir. 9.1.1. Kalkınma Ajansları Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği doğrultusunda her faaliyet, mali karar ve işlemin uygulanması, kayıt altına alınması, onaylanması ve kontrol edilmesi görevlerinin farklı kişiler tarafından yapılmasına devam edilecektir. KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler Yapılan personel ihtiyaç analizleri ile görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı ayrılığı ilkesinin uygulanamama riskine karşı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve önlemler alınmaktadır. gerekli önlemleri almalıdır. 9.2.1. 9.2.2. Ortaya çıkabilecek risklerin önlenmesi amacıyla görevler ayrılığının tam uygulanamadığı durumlarda kritik yetkilerin toplandığı çalışanların iş ve işlemleri yakından takip edilecektir. Gerekli görüldüğü hallerde ihtiyaç olan alanlarda personel istihdam edilecektir. GS ve Birim Başkanları GS ve KFS10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Yöneticiler mevcut işlemlerin kontrolünü yazılı prosedürler dahilinde gerçekleştirmektedirler. 10.1.1. Oluşturulmuş olan prosedürler ile etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrollerin yapılmasına devam edilecektir, bu amaçla dönemsel takip çizelgeleri oluşturulacak ve sonrasında birim başkanları üçer aylık periyodik toplantılarla değerlendirmeler yapacaktır. KFS 10.2 Yöneticiler mevcut işlemlerin kontrolünü Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve oluşturulmuş olan prosedürler dahilinde onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerçekleştirmektedirler.bu doğrultuda Usulsüzlük gerekli talimatları vermelidir. ve İhbar Yönetimi prosedürü kapsamında talimatlar verilmektedir. 10.2.1. Yöneticiler tespit ettikleri olumsuzlukları personele bildirecek, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için ilgili prosedür dahilinde gerekli talimatlar verilecektir.
KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. nedenlere karşı gerekli önlemler alınmaktadır. 11.1.1. 11.1.2. 11.1.3. Acil durum iş planı oluşturularak personelin yetersizliği, görevden ayrılması gibi durumlar için önlemler alınacaktır. Hassas görevleri yerine getiren personel için asil ve yedek sorumlular belirlenecektir. Yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem değişikliklerinin varlığı, mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin yapılması sağlanacaktır. GS ve GS ve 31.12.2011 KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak Birim Başkanlarına ve Genel Sekretere vekalet edecek personel görevlendirilmektedir. 11.2.1. Mevzuatta belirtilen koşullara uygun olarak gerekli hallerde vekil personel görevlendirilmesi uygulamasına devam edilecektir. GS KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemleri ile ilgili bilgi aktarılması genelde sözlü olarak yapılmakta olup, yazılı raporlama sistemine geçilecektir. Görevinden ayrılan personel tarafından, iş veya işlemlerin durumunu ve 11.3.1. gerekli belgeleri de içeren yazılı ve standart olarak tanımlanmış bir iş devir teslim raporu hazırlanması uygulaması başlatılacaktır. 31.12.2011 KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bilgi sistemlerinde süreklilik ve güvenirlik sağlanmıştır. Bilgi teknolojilerine yönelik kontroller yazılı olarak Bilişim ve İnternet Yönergesinde düzenlenmiştir. 12.1.1. Bilgi güvenliği açısından teknolojik gelişmeler takip edilerek gerekli güncellemeler yapılacaktır. KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ve erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve konusunda yetkilendirilmeler yapılmış, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. oluşturulmuştur. 12.2.1. Program yönetim sürecini internet üzerinden kontrol etmek amaçlı geliştirilen Proje Kabul Sisteminin eksiklikleri tamamlanacaktır. PYB PYB 31.12.2011 KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Bilişim yönetişimini sağlamak amacıyla Bilişim ve İnternet Kullanımı Yönergesi hazırlanmış ve elektronik bilgi paylaşım sistemi kurulmuş olup, bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. 12.3.1. Bilgi İşlem Görevlisi ve Bilgisayar Mühendisi uzmanlara ihtiyaç duyulan eğitimler verilecektir. İKMB
4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Tamamlanma Tarihi BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, inin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.1 Ajans çeşitli mekanizmalar kullanılarak iç ve dış iletişimi gerçekleştirmektedir.iç iletişimde bilgi ve 13.1.1. iletişim altyapısı kurulmuş olup ftp, ortak klasör, İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış mail grupları ve elektronik dokümantasyon sistemi iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve M-Files ile bilgi akışı sağlanmaktadır. Ayrıca, birim iletişim sistemi olmalıdır. ve ajans toplantıları düzenli olarak yapılmaktadır. Dış iletişim için resmi yazışmalar paydaş veritabanı 13.1.2. kullanılarak yapılmakta, Ajans web sitesinde düzenli olarak duyurular ve haberler yapılmaktadır. Mevcut bilgi ve iletişim sisteminin etkinliğinin artırılması için çalışmalar yapılacaktır. Orta Karadeniz Kalkınma Ajansı Tanıtım ve İletişim Stratejisi kapsamında bölgedeki kuruluşlar ile iletişimin artırılması için çalışmalar yapılacaktır. PPKB 31.12.2011 BİS 13.2 Gerekli bilgiye hem sözlü iletişim, hem de elektronik paylaşım klasörleriyle ulaşılmakta olup, gerektiğinde hizmet veya eğitim satın alma yoluna Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine da gidilmektedir. Bu kapsamda M-Files Elektronik getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye Doküman Yönetim Sistemi, Elektronik Muhasebe zamanında ulaşabilmelidir. Sistemi, Mevzuat Programı, Medya Takip Hizmeti gibi çeşitli programlar ve hizmetler de satın alınmıştır. 13.2.1. Ajans ile ilgili tüm mevzuatın ajans internet sitesinde yayımlanması hususu takip edilecek ve değişiklik halinde güncellenecektir. BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Bilgiler genel olarak doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilirdir. Bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. 13.3.1. faaliyet alanlarıyla ilgili bilgileri sürekli güncelleyecektir. 13.3.2. Oluşturulmuş olan Elektronik Doküman Yönetim Sisteminin etkin olarak kullanımı sağlanacaktır. BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans Yöneticiler ve ilgili personel bütçenin uygulanması programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak ve kaynak kullanımına ilişkin bilgilere zamanında kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmektedir. erişebilmelidir. 13.4.1. 13.4.2. Bütçe Muhasebe ve Finans görevlisi tarafından bütçenin uygulanması ve kaynak kullanımına ilişkin ilgili personel ve yöneticilerin bilgi edinmesini sağlamaya devam edecektir. Ajansın üç aylık bütçe uygulama sonuçlarının internet sitesi üzerinden kamuoyuyla paylaşımına devam edilecektir. İKMB İKMB
BİS 13.5 Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi (KAYS) 13.5.1. geliştirilmesi çalışmaları sürdürülmektedir. Ajansta Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu Muhasebe Sistemi ve İzleme Bilgi Sistemi gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz oluşturulmuştur. İKİS Sistemi ve TÜİK veritabanı 13.5.2. yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. ise Ajansın Bölge verilerinin güncel takibi PPKB tarafından yapılabilmektedir. PYB Otomosyon Programı ve İzleme Bilgi Sistemi oluşturulmuştur. 13.5.3. KAYS ın tamamlanmasıyla beraber yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgi ve raporların üretilmesi ve analiz edilmesi daha sistematik bir şekilde yapılacaktır. Ajansta kullanılmaya başlanan Muhasebe Sistemi ve İzleme Bilgi Sistemi geliştirilecektir. PYB Otomasyon Sistem, tüm ihtiyacların karşılaması için geliştirilecektir. 31.12.2011 PYB 31.12.2011 BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları Birim başkanları, düzenli olarak kendi birimiyle çerçevesinde beklentilerini görev ve görüşerek, Genel Sekreter ise en az ayda bir kez sorumlulukları kapsamında personele tüm personeli toplayarak gerekli bildirimleri bildirmelidir. yapmaktadır. 13.6.1. Düzenli toplantılara devam edilecektir. GS ve BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi Öneri ve şikayetlerin alınması amacıyla gerekli personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını prosedürler oluşturulmuştur. iletebilmelerini sağlamalıdır. 13.7.1. Öneri ve şikayetlerin takibi düzenli olarak yapılacaktır. BİS14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14.1 Kalkınma Ajansı mevzuatı çerçevesinde Ajansın İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, amaç, hedef, strateji, varlıkları ve yükümlülükleri varlıkları, yükümlülükleri ve performans altı aylık ve yıllık olarak faaliyet raporlarının programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. açıklanmasıyla kamuoyuyla paylaşılmaktadır. 14.1.1. Faaliyet raporlarının düzenli olarak yayımlanmasına devam edilecektir. PPKB BİS 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama Bütçe uygulama sonuçları üçer aylık dönemlerde sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve internet sitesi üzerinden yayınlanmaktadır. Ancak, hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna mali beklentiler raporu hazırlanmamaktadır. açıklamalıdır. 14.2.1. Bütçe uygulama sonuçları üçer aylık dönemlerde internet sitesi üzerinden yayınlanmaya devam edecektir. İKMB BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. 14.3.1. Ajans faaliyet raporlarının internet sitesi üzerinden ve basılı olarak yayımlanmasına devam edilecektir. PPKB PPKB BİS 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili Bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. 14.4.1. hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Görev ve faaliyetlerle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında personelin yazılı olarak ve yapılacak toplantılarla bilgilendirilmesine devam edilecektir. BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare Bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. içi haberleşmeyi kapsamalıdır.
BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. BİS 15.3 Gerek Elektronik Doküman Yönetim Sistemi, gerekse Serverlar kişisel verilerin güvenliğini takip Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin etmekte ve ihlalleri kayıt altına almaktadır. Ayrıca, güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. manuel olarak tutulan kayıtlarda da bu hususlara dikkat edilmektedir. 15.3.1. Kişisel verilerin güvenliğinin artırılmasına yönelik eksik olup olmadığına yönelik düzenli kontroller yapılacaktır. İKMB BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Bu şarta genel olarak uyum sağlanmış olup, Arşiv Yönergesi ve Standart Dosya Planına uygun hareket edilmektedir. 15.4.1. Kayıt ve dosyalama sisteminin standartlara uygunluğu konusunda çalışmalar sürdürülecektir. İKMB BİS 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve Bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. 15.5.1. Elektronik Doküman Yönetim Sistemi ile Ajansa gelen tüm evrakların elektronik ortamda arşivlenmesi sağlanacaktır. İKMB BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de Elektronik Doküman Yönetim Sistemi kurulmuş kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve olup, bu şarta genel olarak uyum sağlanmıştır. dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. BİS16 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Usülsüzlük ve ihbar yönetim prosedürü hazırlanmıştır. Bu kapsamda hata, usülsüzlük ve yolsuzlukların bildirimi amaçlı formlar oluşturulmuştur. 16.1.1. Hazırlanan Usülsüzlük ve İhbar Yönetim prosedürü tüm personele duyurulacak ve prosedürde belirlenen hususlara uyulması için personel bilgilendirilecektir. GS ve İKMB 01.08.2011 BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve Usülsüzlük ve ihbar yönetim prosedürü yolsuzluklar yapmalıdır. hakkında yeterli incelemeyi hazırlanmıştır. İncelemeler bu kapsamda yapılacaktır. 16.2.1. Hazırlanan Usülsüzlük ve İhbar Yönetim prosedürü kapsamında gerekli incelemeler yapılacaktır. GS ve BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren Usülsüzlük, ihbar ve şikayet yönetim prosedürleri personele haksız ve ayırımcı bir muamele kapsamında bu konu dikkate alınarak gerekli yapılmamalıdır. düzenlemeler yapılmıştır.
5- İZLEME Standart Kod No İS17 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı İç kontrolün değerlendirilmesi:idareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Tamamlanma Tarihi İS 17.1 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel biriç kontrol sisteminin oluşturulma çalışmaları devam değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte etmekte olup, sistemin uygulamaya konulmasını kullanılarak değerlendirilmelidir. müteakiben gereken değerlendirmeler yapılabilecektir. 17.1.1. İç Kontrol Sistemi, uygulamaya konulmasını müteakiben, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu tarafından altı aylık periyotlarla izlenecektir. İKİYK İS 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan İç kontrol sisteminin oluşturulma çalışmaları devam kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve etmekte olup, sistemin uygulamaya konulmasını gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve müteakiben gereken değerlendirmeler yapılabilecektir. yöntem belirlenmelidir. 17.2.1. Düzenli olarak altı aylık periyotlarla yapılacak toplantılarla, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu iç kontrol sisteminin eksik yönlerinin belirlenmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntemler geliştirilecektir. İKİYK İS 17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin inin katılımı sağlanmalıdır. İç kontrol sisteminin oluşturulma çalışmalarına başlanmış olup, sürece ajansın tüm inin katılımı sağlanmıştır. Genel Sekreterin gözetiminde, İç Denetçinin danışmanlığında ve PPKB'nin koordinasyonunda tüm birim başkanlarının katılımı ile İzleme ve Yönlendirme Komisyonu oluşturulmuştur. 17.3.1. İç kontrol değerlendirme toplantıları, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu çalışmaları kapsamında tüm in temsicileri ile düzenli olarak yapılacaktır. İKİYK İS 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin İç kontrol sisteminin oluşturulma çalışmaları devam görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri etmekte olup, sistemin uygulamaya konulmasını ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen müteakiben gereken değerlendirmeler yapılabilecektir. raporlar dikkate alınmalıdır. 17.4.1. Yapılacak olan İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu toplantılarında birim yöneticilerin görüşlerinin, talep ve şikayetler ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporların önerilerinin dikkate alınması sağlanacaktır. Bu değerlendirmeler sonucunda rapor düzenlenecektir. İKİYK İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınmasıiç kontrol sisteminin oluşturulma çalışmaları devam gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı etmekte olup, sistemin uygulamaya konulmasını çerçevesinde uygulanmalıdır. müteakiben gereken değerlendirmeler yapılabilecektir. 17.5.1. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenerek bir eylem planı çerçevesinde uygulanacaktır. İKİYK İS18 İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İS 18.1 İç Denetçi Ajansta 16.05.2011 tarihinde göreve başlamış İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon olup, İç Denetim faaliyetlerinin İDKK tarafından Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmesi şekilde yürütülmelidir. amacıyla, İç Denetim Yönergesi ve İç Denetim Rehberi hazırlanarak yürürlüğe konulmuştur. 18.1.1. İç denetimin Kalkınma Ajansları Denetim Yönetmeliğine ve İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun olarak gerçekleştirilmesi için İç Denetçi tarafından çalışmalara devam edilecektir. İD
İS 18.2 İç Denetçi Ajansta 16.05.2011 tarihinde göreve başladığından, 2011 yılı hazırlık ve planlama yılı olarak İç denetim sonucunda idare tarafından alınması öngörülmüş, 2011 yılı Denetim Programı da bu gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı çerçevede, kurumsallaşma ve iç kontrol çalışmalarına hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. danışmanlık hizmeti verme perspektifi ile hazırlanmıştır. Dolayısıyla süreç ve birim denetimlerine 2012 yılında başlanacaktır. 18.2.1. Yapılan iç denetimler sonucunda, idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planları hazırlanarak, uygulama ve izleme yapılacaktır. GS