Sayfa No: 1/34 Sistem Elemanları Sayfa No STANDART NO ISO 9001 ISO 14001 EYS Elemanları Referans Çizelgesi 1-2 - - - Fakülte Tanıtımı 3 - - - Entegre El Kitabının Kullanılması 4-5 - - - OHSAS 18001 Entegre Yönetim Sistemi 6 4 4 4 Genel Gereklilikler 7 4.1 4.1 4.1 Doküman Gereklilikleri 7 4.2 4.4.4 4.4.4 Genel 7 4.2.1 4.4.4 4.4.4 El Kitabı 8 4.2.2 - - Dokümanların Kontrolü 9 4.2.3 4.4.5 4.4.5 Kayıtların kontrolü 9 4.2.4 4.5.4 4.5.4 Yönetimin Sorumluluğu 9 5 - - Yönetimin Taahhüdü 09-10 5.1 4.4.1 4.3.2 Müşteri Odaklılık 11 5.2 - - Çevre Boyutları 11-4.3.1 - Kaza tanımlaması, Risk değerlendirme ve risk kontrolü için planlama 11-12 - - 5.2.2 Kanuni ve Diğer Şartlar 12-4.3.2 4.3.2 Kalite Politikası 13/14 5.3 4.2 4.2 Planlama 15 5.4 4.3 4.3 Kalite Hedefleri 15 5.4.1 4.3.3 4.3.3 Entegre Yönetimi Sistemi Planlanması 15 5.4.2 4.3 4.3 Çevre/İSG Programları 15-4.3.3 4.3.4 Sorumluluk, Yetki ve İletişim 16 5.5 4.4 4.4 Sorumlular ve Yetkiler 16 5.5.1 4.4.1 4.4.1 16-17 5.5.2 4.4.1 4.4.1 İletişim 18 5.5.3 4.4.3 4.4.3 Yönetimin Gözden Geçirilmesi 19 5.6 4.6 4.6 Gözden Geçirme Girdileri 19 5.6.2 4.6-4.5.2 4.6 Gözden Geçirme Çıktıları 19 5.6.3 4.6 4.6 Kaynak Yönetimi 20 6 - - Kaynakların Temini 20 6.1 4.4.1 4.4.2 İnsan Kaynakları 20 6.2 4.4.1 4.4.2 Genel 20 6.2.1 4.4.1 4.4.2 Yetkinlik, Bilinç ve Eğitim 20-21 6.2.2 4.4.2 4.4.2 Altyapı 21 6.3 4.4.1
Sayfa No: 2/34 Çalışma Ortamı 21 6.4 - - Üretimin Gerçekleştirmesi 22 7 4.4 - Üretimin Planlanması 22 7.1 - - Çevre ile ilgili faaliyetlerin kontrolü 22-4.4.6 - İSG ile ilgili faaliyetlerin kontrolü 22-23 - - 4.4.6 Müşteri İle İlgili Prosesler 22 7.2 - - Müşteri İletişimi 23 7.2.1 4.4.3 4.4.3 Tasarım ve Geliştirme 23 7.3 Satın alma 24 7.4 Satın alma Prosesi 24 7.4.1 4.4.6 4.4.6 Satın alma Bilgisi 24 7.4.2 4.4.6 4.4.6 Üretimin ve Hizmetin Sağlanması 25 7.5 4.4.6 4.4.6 Üretimin ve Hizmetin Sağlamanın Kontrolü 25 7.5.1 4.4.6 4.4.6 Üretimin Sağlanması İçin Proseslerin Geçerliliği 25 7.5.2 - - Belirleme ve İzlenebilirlik 26 7.5.3 - - Müşteri Malı 26 7.5.4 - - Ürünün Muhafazası 26 7.5.5 - - İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü 27 7.6 - - Ölçüm, Analiz ve İyileştirme 27 8 - - Genel 27 8.1 - - İzleme ve Ölçme 27 8.2 4.5.1-4.5.2 4.5.1 Müşteri Memnuniyeti 28 8.2.1 - - İç Tetkikler 28 8.2.2 4.5.5 4.5.4 Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi 28 8.2.3 4.5.1-4.5.2 4.4.6 Ürünün İzlenmesi Ölçülmesi 29 8.2.4 4.5.1-4.5.2 4.4.6 Uygun Olmayan Üretimin Kontrolü 29 8.3 4.5.3 4.5.2 Acil Hal Hazırlığı ve Yapılması Gereken İşler 29-30 - 4.4.7 4.4.7 Veri Analizi 30 8.4 4.5.1 - İyileştirme 30 8.5 - - Sürekli İyileştirme 30 8.5.1 - - Düzeltici Faaliyetler 31 8.5.2 4.5.3 4.5.2 Önleyici Faaliyetler 32 8.5.3 4.5.3 4.5.2 Revizyon İşleme Sayfası 33 Genel İş Akış Şeması Proses Etkileşim Tablosu 34 35 Organizasyon Şeması 36
Sayfa No: 3/34 I ÖNSÖZ 1976 yılında 27 öğrenci ile Diyarbakır Üniversitesi Diş hekimliği Fakültesi olarak Diyarbakır da faaliyet göstermeye başlamıştır. Dağkapı da günümüzde Tigris otel olarak kullanılan bina yönetim ve idare binası olarak kullanılırken, Tıp fakültesi bünyesinde bulunan prefabrik yapılarda öğrenci pratik eğitimi ve hasta diş sağlığı hizmeti verilmekteydi. İlerleyen yıllarda Milli Eğitim Bakanlığı na özel bir fakülte tarafından Şehitlik semtinde yurt binası olarak bağışlanmış olan binaya taşınarak geçici olarak eğitim ve öğretim faaliyetlerine devam etmiştir. 1981 yılında Dicle Üniversitesi ismini alarak şu anda Dağkapı hastaneler bölgesinde Kızılay kan bankası olarak kullanılan binaya taşınılmış ve kısa bir süre hizmet verilmesini takiben, kampüs yerleşkesi içinde yer alan Tıp Fakültesi A katında hasta sağlığı hizmetini, 5. katta ise yönetim hizmetlerinin verilmesi sağlanmıştır. 1993 yılında, şu anda faaliyetlerini yürütmekte olduğu kampus yerleşkesi içindeki binasına taşınmış ve 7 anabilim dalıyla eğitim-öğretim ve hasta sağlığına yönelik olarak tüm bölgeye hizmet vermeye devam etmektedir. Halen Dicle Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesi 11 Profesör Doktor, 19 Doçent Doktor, 17 Yardımcı Doçent Doktor, 58 Araştırma Görevlisi ve DUS öğrencisi, 19 Doktora öğrencisi, ve 36 idari personelle faaliyetlerini sürdürmektedir. Kurulduğu günden bu yana 1096 diş hekimi ve 137 doktora öğrencisi mezunu vermiş olan fakültemiz, 2014-2015 eğitim öğretim yılında mevcut 518 öğrencisiyle çalışmalarına devam etmektedir. II FAKÜLTE TANITIMI Yasal Statü DİCLE ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ olarak yasal olarak belirlenmiş ticari unvan ile faaliyetlerini yürütmekte olup, diş hekimliği fakültedir.
Sayfa No: 4/34 3.2 DİCLE ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ Tanıtımı Adres : Tel : Faks : e-mail : Web Adresi Dicle Üniversitesi Rektörlüğü 21280 Merkez/DİYARBAKIR (412) 241 10 00 (412) 241 10 00 : www.dicle.edu.tr 3.3 Organizasyon Yapısı DİCLE ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ Entegre Yönetim Sistemleri Faaliyetleri gerçekleştirmektedir. DİCLE ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ nin organizasyon yapısı OEK.01 Organizasyon Şemasında gösterilmiştir.
Sayfa No: 5/34 3.4 Misyon, Vizyon, Entegre Politika Misyon: Hasta ve hasta yakını odaklı, tıbbi etik ilkelerini benimseyen, Avrupa birliği standartlarına uygun ve katılımcı yönetim anlayışı ile bütüncül bir sağlık hizmeti sunmaktır. Vizyon: En yüce değer, bilgi; en üstün hizmet, insana hizmettir anlayışıyla Avrupa Birliği Standartlarında, sürekli bilgi ve teknolojisini yenileyebilen, Türkiye ve Ortadoğu da güvenle anılan bir referans hastane olmaktır. Entegre Politika: Hastanelerimizde, Avrupa Birliği normlarına uygun sağlık hizmeti vermek için; * Hasta ve hasta yakını memnuniyetini sürekli arttırmak, * Teşhis ve tedavi ile ilgili işlemler hakkında hastaları bilgilendirerek onaylarını almak, * Katılımcı bir yönetim anlayışıyla tüm çalışanların deneyim, emek, bilgi, duygu ve düşüncelerini değerlendirmek, *Çalışanların iletişimini, kaynaşmasını ve motivasyonunu sağlamak için sosyal içerikli programlar uygulamak, * Hasta ve hasta yakını ve çalışan güvenliği konusundaki faaliyetleri desteklemek, * Çağdaş teknolojiyi kullanarak bilimsel araştırmalarda öncü olmak * Bilimsel, vicdani ve etik ilkelerden ödün vermeden çalışmak, * Her düzeyde eğitimin sürekliliğini sağlamak, * Sürekli ölçme ve değerlendirme ile hizmet kalitesini arttırarak kalıcı güveni sağlamak, * Tüm uygulama faaliyetlerimizde sürekli iyileştirmeyi sağlamak, * Çevre kirliliğini en aza indirmek, * Kanuni yasal şart ve mevzuatlara uyumlu olarak çalışmak, * Risk analizlerini gerçekleştirerek kaza risklerini minimuma indirmektir. 3.5 DİCLE ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ Faaliyetleri DİCLE ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ Entegre Yönetim Sistemleri Faaliyetleri
Sayfa No: 6/34 ENTEGRE EL KİTABININ KULLANILMASI Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı şirketimizin Entegre Yönetim Sistemi ni anlatan bir dokümandır. Kuruluşumuzun politikasını, kalite anlayışını, organizasyonunu ve ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2005, ISO 10002:2004 Entegre Yönetim Sistem Standardı kapsamındaki uygulamaları anlatır. Entegre Yönetim Sisteminin en genel dokümanı olup, prosedürlere, proseslere (süreçlere) ve kalite planlarına atıf yapar. Entegre Yönetim Sistemi içerisindeki uygulamaların detayı bu prosedürlerde ve talimatlarda verilmiştir. Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı yönetim adına, yönetimin görevlendirmiş olduğu Kalite Sistemleri Sorumlusu tarafından hazırlanır. Her sayfası tarafından onaylanarak imzalanır. Entegre Yönetim Sistemi El Kitabının dağıtımı iki şekilde yapılır : 1. Kontrollü kopya olarak dağıtılır. 2. Kontrolsüz kopya olarak dağıtılır. Kontrollü kopya olarak kabul edilen El Kitabı nın kapak sayfasına Kırmızı Renkli KONTROLLÜ kaşesi vurulur. Bu kaşe ıslak orijinal kaşedir. Dağıtılan tüm El Kitabı nın dağıtım listesi tutulur. Kontrollü kopya verilenlere El Kitabı ndaki tüm değişiklikler (revizyonlar) yazılı olarak iletilir ve revizyona uğrayan sayfa El Kitabı sahibi tarafından El Kitabı ndan çıkartılır ve yerine yenisi takılır. Ayrıca El Kitabı nda bulunan revizyon işleme sayfasına bu revizyonlar işlenir. KONTROLLÜ kaşesi vurulmamış kopyalar KONTROLSÜZ kapsamındadır. Bu kopya sahiplerine El Kitabı ndaki değişiklikler iletilmez. Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı nin onayı olmadan çoğaltılamaz ve dağıtılamaz. Entegre Yönetim Sistemi El Kitabında ISO 9001:2008, ISO 14001:2004,OHSAS 18001 Entegre Yönetimi Sistemleri Standardı na uygun olarak kurulmuş olan Entegre Yönetim Sistemi nde, standardın her maddesindeki uygulamaları içeren açıklamalar mevcuttur.
Sayfa No: 7/34 Entegre El Kitabı nın toplam sayfasının yarısından fazlası değişikliğe (revizyona) uğradığında El Kitabı nın kapak sayfasındaki Revizyon No ve Revizyon Tarihi değiştirilir ve El Kitabında yeniden yayınlanır. Revize edilmemiş, ilk yayınlar için; Yayın Tarihi bölümlerine İlk Yayın tarihi yazılır. Yapılan revizyonlar 1 (bir) den başlar ve bir sayı arttırılarak devam eder. Geniş bir çalışma bölgesinde faaliyet gösteren FAKÜLTE yürütülen hizmetler için ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001 Entegre Yönetim Sisteminin gerektirdiği dokümanları hazırlayarak müşteri memnuniyetini sağlayan şartları oluşturmuştur. Doküman Kontrolü Prosedürü (P-01) a) KAPSAM; FAKÜLTE Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı; FAKÜLTE ın; hedeflerine ulaşması için belirlenmiş olan politikası doğrultusunda uygulanacak olan Entegre Yönetim Sistemiyle ilgili esasları, dokümanları, yetki ve sorumlulukları, gerekli olan tablo ve şemaları kapsar. FAKÜLTE Entegre Yönetim Sistemleri kapsamında; İnsan Kaynakları ve Eğitim Proses, Bilgi İşlem Prosesi, Müşteri İlişkileri Prosesi, Satınalma Prosesi, Yapım Prosesi, Harita GIS Prosesi, İç Tesisat Prosesi, İşletme Prosesi ve ilgili birimlerinin faaliyetleri de mevcut sistem içerisinde değerlendirilmektedir. b) Kapsam Dışı Bırakılan Maddeler; FAKÜLTE, Entegre Yönetim Sistemi kapsamında 7.3 ve 7.5.2 maddeleri kapsam dışı bırakılmış ve haklı gerekçeleri ilgili bölümlerinde açıklanmıştır. UYGULAMA ALANI: Bu el kitabında açıklanan Entegre Yönetim Sistemi fakültemizin Diş Hekimliği Faaliyetleri faaliyet sunumunu kapsar. Çevre Yönetim sistemi Diş Hekimliği Faaliyetleri sunumu faaliyeti neticesinde çevreyi etkilediğimiz şantiye ve gerçekleştirilen iş alanı mahallini kapsar İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi; Diş Hekimliği Faaliyetleri neticesinde İş Sağlığı ve Güvenliği tehlikeye girebilecek olan halk, personel, araç, makine ve tedarikçilerimizi-taşeronlarımızı kapsar. KISALTMALAR EYS:Entegre Yönetim Sistemi
Sayfa No: 8/34 KYS: Kalite Yönetim Sistemi ÇYS : Çevre Yönetim Sistemi İSG : İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi YT : KYS - ÇYS - İSG ENTEGRE EL KİTABI DAĞITIM LİSTESİ Sıra No Adı Soyadı 1 Dekan 2 3 Baş Hekim Unvanı Dekan Yardımcısı /Yönetim Temsilcisi 4 Baş Hekim Yardımcısı 5 Baş Hemşire 6 Kalite Sistemi Sorumlusu 4. ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ 4.1 GENEL GEREKLİLİKLER Fakültemiz bünyesinde Kalite Yönetim Sistemi, Çevre Yönetim Sistemi ve İş Sağlığı ve Güvenliği, Müşteri Memnuniyeti ve Şikayetleri Yönetim Sistemi kurulmuş, dokümante edilmiş ve etkin bir şekilde uygulanmaktadır. Fakültemizde kurulan entegre yönetim sisteminin temel amacı; sürekli artan ürün ve hizmet kalitesiyle en üst düzeyde müşteri memnuniyetini sağlarken çevre kirliliğini önlemek ve çalışanların sağlığı ve iş güvenliğini temin etmektir. Fakültemizde uygulanan entegre yönetim sistemi içerisinde ihtiyaç duyulan prosesler belirlenerek bu proseslerin sırası ile birbirleriyle olan etkileşimleri tanımlanmıştır.
Sayfa No: 9/34 Entegre Yönetim Sistemi içerisinde belirlenen proseslerin etkin olarak uygulanabilmeleri için uygun metotlar tanımlanmış, ihtiyaç duyulan prosesler kaynaklar belirlenerek üst yönetim tarafından temin edilmiştir. Entegre Yönetim Sistemi içerisinde tanımlanan prosesler planlı olarak izlenmekte, ölçülmekte ve sonuçları analiz edilmektedir. Yapılan analiz sonuçlarında tanımlanan proseslerin etkinliğini arttırmak için gerekli faaliyetler belirlenerek uygulanmaktadır. Dış kaynaklı proses faaliyetleri olarak müşavir fakültelere yaptırılan tasarım projeleri söz konusu olup bu tip hizmet alımları sözleşme paralelinde yapılmakta ve şartlar karara bağlanmaktadır. Bu prosesler üzerindeki kontroller ilgili dokümanları paralelinde yapılmakta ve kayıtları muhafaza edilmektedir. Tanımlanan Prosesleri; İnsan Kaynakları ve Eğitim, Bilgi İşlem, Müşteri İlişkileri, Satınalma, Yapım, Harita, İç tesisat, İşletme proseslerinden oluşmaktadır. 4.2 DOKÜMAN ŞARTLARI 4.2.1 GENEL Fakültemiz bünyesinde, referans standartlar paralelinde kurulan entegre yönetim sistemi dokümante edilmiştir. Politika ve hedefler belirlenmiş ve YGG toplantılarında değerlendirilmektedir. Entegre yönetim sisteminin dokümantasyonu, Dokümanların Kontrolü Prosedüründe belirtilen seviyelerdeki dokümanlardan oluşmaktadır. Dokümanların hazırlanmasında, yapılan faaliyetin önemi, ne derece kritik olduğu ve faaliyeti yapacak personelin eğitim ve tecrübe durumu dikkate alınmaktadır. 4.2.2 KALİTE EL KİTABI Fakültemızın entegre yönetim sisteminin yönetimi, kaynakların yönetimi, hizmet gerçekleştirme proseslerinde müşteri memnuniyetini en üst düzeyde tutacak ve sürekli iyileştirmeyi sağlayacak şekilde ve Standartlarda belirlenen şartların karşılandığına dair bir entegre sisteminin kurulduğunu bildirmek ve işlediğini taahhüt etmektir.
Sayfa No: 10/34 Fakültemızda kurulu olan Entegre Yönetim Sisteminin en üst dokümanıdır, Fakültemız genelini kapsar. Entegre Yönetim Sistemi Standartlarının şartlarına uygun olarak ve standartların maddeleri ile bire bir eşleşmiş bölümler şeklinde, tarafından hazırlanır ve gözden geçirilir. El Kitabı, Genel Müdür onayı ile yürürlüğe girer. Ayrıca değişiklik ihtiyaçlarınn uygulanma kararı, sistem bütünlüğünü bozmayacak şekilde, Yönetim temsilcisi tarafından verilir. Entegre El Kitabı doküman hiyerarjik yapısı Şekil 1. deki gibidir. Kalite, Çevre, İSG, Müşteri Şikayetleri ve Memnuniyetleri Politikası Entegre El Kitabı Prosedürler, Proses Haritaları, İş Akışları Talimatlar, Planlar, Programlar, Formlar, Tablolar, Listeler Şekil 1 Genel Dokümantasyon Hiyerarşisi 4.2.3 DOKÜMAN KONTROLÜ Dokümanların kontrollü bir şekilde hazırlanması, onaylanması, kullanıcılara dağıtımı, güncelleştirilmesi, imhası, gözden geçirilmesi ve dış kaynaklı dokümanların kontrolü ile ilgili işleyişin tanımlanması amacı ile Doküman Kontrolü Prosedürü hazırlanmıştır.
Sayfa No: 11/34 Sistem içerisinde hazırlanan genel dokümanlar yürürlüğe girmeden önce; Fakültemız Kalite sistemi Sorumlusu tarafından kontrol edilir ve tarafından onaylanır. Dokümanların yürürlükteki son güncelleştirme durumu Geçerli Doküman Listesi ile izlenirken, öngörülen değişiklikler Revizyon Talep Formu ile değişiklik talebi alınır ve takibi Revizyon Takip Formu ile sağlanır. Dokümante edilmiş prosedür; Standardın öngördüğü prosedürlerden oluşur, ilgili prosedürler oluşturulmuştur. Doküman Kontrol Prosedürü (P-01) 4.2.4 KAYITLARIN KONTROLÜ Entegre Yönetim Sistemi için gerekli olan kayıtlar prosedür, proses ve talimatların ilgili bölümlerinde tanımlanmıştır. Kayıtların okunaklı, tanımlanabilir ve temin edilir olmasının sağlanması, kayıtlarının tanımlanması, muhafaza edilmesi, muhafaza süresi ve düzenlenmesi için Fakültemız Kayıtların Kontrolü Prosedürünü hazırlamış ve uygulamaktadır. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (P-02) 5. YÖNETİMİN SORUMLULUĞU 5.1 YÖNETİMİN TAAHHÜDÜ Fakültemiz üst yönetimi, Entegre Yönetim Sistemini geliştirme, sürdürme ve etkililiğini sürekli olarak iyileştirme konularında aşağıdaki çalışmaların yerine getirilmesinden sorumludur. Müşteri isteklerinin karşılanmasının önemini ve yanı sıra mevzuat ve yasal şartlara uygunluğun önemini kurum çalışanlarına iletme, Kalite, Çevre ve İSG politikasını oluşturma, Kalite, Çevre ve İSG hedeflerinin oluşturulmasını sağlama, Entegre Yönetim Sisteminin yönetim gözden geçirme toplantılarına katılma, Gerekli kaynakların bulunabilirliğinden emin olma.
Sayfa No: 12/34 Temel Değerlerimiz: Personel Memnuniyeti Katılımcı Yönetim Müşteri Memnuniyeti Takım Ruhu Yasalara Uyum Fakültemiz Üst Yönetimi Fakülte Politikası oluşturulurken tüm çalışanlardan görüş alarak politikayı son haline getirdi ve fakülte içerisinde belirlenen yerlere asılarak duyurumunu yaptı. Oluşturulan fakülte Politikası, Hedefler, Görev ve Değerlere göre hareket edilip edilmediği İç Tetkiklerle belirlenerek, sonuçlar Yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında değerlendirilir. Fakültemiz Üst Yönetimi; kaynakların planlanması ve dağıtımında, doğrudan sorumluluğa sahiptir. Fakültemiz Üst Yönetimi; çalışanların katılımı ve eğitimi, çalışma ortamının ve iletişimin etkinliği, süreçlerin sürekli iyileştirilmesi vasıtasıyla etkinliğinin arttırılması ve paydaşlara en üstün değerlerin yaratılması için gerekli yöntem ve araçları araştırır, gelen önerileri değerlendirir ve uygular. Entegre El Kitabı (EK) Kalite Çevre ve İSG Politikası (KP) Kalite Hedefleri (KH) Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (P-06) 5.2 MÜŞTERİ ODAKLILIK İş yapma tarzımızın müşteri odaklı olduğu, Politikamız, Hedeflerimiz, Misyon, Temel Değerlerimiz ve Taahhütlerimizde vurgulanmaktadır. Temel ilkemiz, müşteri beklenti ve ihtiyaçlarına uygun çözümler üreterek, onlar için en üst düzeyde değerler yaratmaktır. Müşteri memnuniyeti ölçümlerinden oluşan göstergeler ile müşteri memnuniyeti hedeflerini ne ölçüde karşılandığı ortaya konur.
Sayfa No: 13/34 Fakültemiz yöneticileri, müşterilerimize ve kuruma değer yaratacak fırsatlar konusunda müşterilerimizle yönlendirici bir ilişki içerisindedirler. Bu yaklaşımı uygulamada; müşterek geliştirme ve performans/başarı gözden geçirme toplantıları, fuar çalışmaları ve ziyaretler esastır. 5.2.1 ÇEVRE BOYUTLARI Fakültemiz tarafından yapılan faaliyetlerin çevre üzerinde ne tür etkilerinin olduğu belirlenmiştir. Kontrol altında tutulacak çevre boyutları ve bunların önemli çevre etkilerinin belirlenerek çevreye olan etkilerinin önlenmesi, hafifletilmesi veya tekrarının önlenmesi amacıyla uygulanacak metot Çevre Boyutları Prosedüründe açıklanmıştır. Fakültemiz faaliyetleri sonucu ortaya çıkabilecek çevre etkilerinin şiddetleri Çevre Boyut ve Etki Değerlendirme formu içinde belirtilen şekilde tayin edilmektedir. Değişen faaliyet, prosesler ve benzeri sebepler neticesinde çevre boyutları yeniden belirlenir ve risk şiddetinin-etki değerlendirmesinin belirlenmesi yeniden yapılır. Çevre Boyutları Planlama Prosedürü ( ÇP-01) Çevre Boyut ve Etki Değerlendirme Formu (ÇP 01.F 01) 5.2.2 KAZA TANIMLAMASI RİSK DEĞERLENDİRMESİ VE RİSK KONTROLÜ İÇİN PLANLAMA Fakültemiz bünyesinde yürütülen faaliyetlerle ilgili olarak İş Sağlığı ve İş Güvenliği risklerinin belirlenmesi, bunların insan ve çevreye olabilecek etkilerinin önlenmesi, hafifletilmesi, tekrarının önlenmesi ve kazaların önlenmesi amacıyla uygulanacak metotlar Risk Değerlendirme Prosedüründe açıklanmıştır. Faaliyetlerimiz esnasında veya sonucunda olabilecek kazalar ve kaza riskleri belirlenerek etkileri Risk Değerlendirme Prosedürü paralelinde değerlendirilmektedir. Belirlenen risklerin dışında yeni bir kaza riskinin tespit edilmesi halinde planlama ve risk değerlendirme çalışmaları yeniden yapılmaktadır. Gerek çevre yönetimi ve gerekse İş sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili olarak yapılan planlama faaliyetlerinde fakültemiz bünyesinde yapılmakta olan rutin faaliyetlerin yanı sıra rutin olmayan faaliyetler de dikkate alınmaktadır. Çevre Boyutları Planlama Prosedürü ( ÇP-01) Risk Değerlendirme Prosedürü (İG.01)
Sayfa No: 14/34 5.2.3 KANUNİ VE DİĞER ŞARTLAR Fakültemiz Entegre Yönetim Sistemi paralelinde yürütülmekte olan faaliyetlerimizle ilgili kanun, yönetmelik, mevzuat ve benzeri tüm dış kaynaklı dokümanların gereklerini dikkate almaktadır. Kanun, yönetmelik, mevzuat ve benzeri yasal şartların güncelliğinin takibi kalite sistemi sorumlusu tarafından ilgili prosedür paralelinde yapılmaktadır. Fakültemizle ilgili olan yasal şartlar ve bu yasal şartlara uyumun önemi verilen eğitimlerle personele anlatılmaktadır. Fakültemiz bünyesinde yasal şartların karşılandığı yapılan iç tetkiklerde doğrulanmaktadır. Fakültemizde uygulanmakta olan Entegre yönetim sistemi içerisinde yapılan faaliyetlerde yasal şartların yanı sıra milli ve uluslar arası standartlar ve ayrıca sektördeki iyi uygulamalar dikkate alınmaktadır. Müşterilerin Fakülte Faaliyetlerini güvenli bir şekilde gerçekleştirmek ve bunun için Ulusal ve Uluslararası kalite standartlarına uygun hizmet üretmek Müşterilerin emniyetini ve memnuniyetini sağlamak için en yüksek etkinlikle standartların üzerinde hedeflere yönelmek Doğal çevrenin korunması için her türlü çaba ve desteği göstermek Çalışanların sağlığı ile güvenliğini güvence altına almayı, tüm iş süreçlerini ve organizasyonu sürekli geliştirmeyi şirket kültürü olarak benimsemek Bilgi ve sorumluluğu paylaşarak katılımcı yönetimi (yönetişim) uygulamak
Sayfa No: 15/34 Kalite anlayışını sadece kendi şirketi içinde değil aynı zamanda tüm tedarikçi ve hizmet alınan diğer kuruluşlarda olmak üzere, tüm paydaşlarımızın faaliyetlerini bu bilinçle sürdürmesi için gereken desteği vermek Sektörel gelişmenin sağlanması için bilgi ve tecrübe birikimini sektör ile paylaşmak ve fakülte faaliyetlerine yeni ve etkin yaklaşımlar kazandırmak 5.3 Politika; Kalite, Çevre, İş Güvenliği ve İşçi Sağlığı a. Fakültemiz; belirlemiş olduğu politikasının şirket amacına uygunluğunu sürekli olarak takip ve kontrol eder. Politikasının içinde de belirtildiği gibi, sürekli yenilenmesi ve iyileştirilmesi yönetimin güvencesi altındadır. b. Politikasında belirlenmiş olan ana prensipler göz önüne alınarak şirketin periyodik hedefleri oluşturulacak ve sürekli olarak gözden geçirilerek hedeflere yaklaşımı değerlendirilecektir. c. Politikası; şirket personeline, duvarlara çerçeveleyerek asmak ve eğitim toplantılarında uygulanacak olan soru cevap metodu ile duyurulacak ve anlaşılması kontrol edilecektir. d. Politikasının gözden geçirilmesi, Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarının ve İş Bazında yapılan toplantıların olağan gündem maddesidir. Bu toplantılarda yapılan değerlendirmeler sonucu kalite politikasının uygunluğu sürekli kılınacaktır. 5.4 PLANLAMA 5.4.1. HEDEFLER Fakültemiz yönetimi ilgili fonksiyon ve seviyeleri için kalite hedefleri oluşturmuştur. Oluşturulan Kalite Hedefleri ölçülebilir ve Fakültemiz Politikasını desteklemektedir. Belirlenen hedefler planlı olarak YGG toplantılarında değerlendirilir, belirlenen ulaşılıp ulaşılmama durumuna göre hedefler revize edilir veya yeniden belirlenir. Hedefler (EH.00)
Sayfa No: 16/34 5.4.2 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ PLANLAMASI Fakültemiz dönemsel olarak belirlenen kalite hedefleri de dahil olmak üzere Entegre Yönetim Sistemini şartlarını sağlayacak şekilde prosesleri belirlemiştir. Entegre Yönetim Sisteminin planlanması; tanımlanan prosesleri, proseslerin sıralarını, etkileşimlerini, ihtiyaç duyulan kaynakları, proseslerin izlenmesi, ölçülmesi analizi ve iyileştirilmesini kapsar. Herhangi bir değişiklik halinde Entegre Yönetim Sisteminin bütünlüğü ve sürekliliği yapılan çalışmalar ile güvence altına alınır. 5.4.3 ÇEVRE VE İSG PROGRAMLARI Fakültemiz bünyesinde tespit edilen hedeflere ulaşabilmek için gerekli Çevre/ İSG programları oluşturulur. Oluşturulan Çevre/ İSG programlarında; yapılacak faaliyetler, faaliyetleri yapmakla sorumlu personeller, faaliyetleri tamamlama süreleri, izleme ve ölçme metotları ve ayrıca izleme ve ölçme sıklıkları belirtilmektedir. Belirlenen hedeflerle uyumlu olacak şekilde oluşturulan Çevre/ İSG programları paralelinde gerekli faaliyetler, izleme ve ölçmeler yapılmaktadır ve kayıt altına alınmaktadır. Belirlenen hedeflerden veya Çevre/ İSG programlarından sapma tespit edildiğinde gerekli faaliyetler, Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü paralelinde yapılır. Hazırlanan Çevre/ İSG programının yürürlüğe girmesinden sonra ortaya çıkan yeni gelişmeler veya değişikliğe uğrayan faaliyetlerin çevre etkileri ve kaza riskleri dikkate alınarak gerekiyorsa Çevre/ İSG programları revize edilir Çevre/ İSG programlarının oluşturulmasında kanunlar ve yönetmelikler dikkate alınır. Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü (P-05) Çevre ve İSG Programları 5.5. SORUMLULUK, YETKİ VE İLETİŞİM 5.5.1. SORUMLULUK VE YETKİ
Sayfa No: 17/34 Fakülte Yönetimimiz, kurumdaki sorumluluklar, yetkiler ve iç ilişkilerinin tanımlanmasını ve iletilmesini sağlamakla yükümlüdür. Fakültemizin organizasyon yapısı, iş tanımları ve sorumluluklara ait ayrıntılı bilgiler Görev Yetki ve Sorumluluklar El Kitabında yer almaktadır. Görev Yetki ve Sorumluluklar El Kitabı (OEK.01) 5.5.2. YÖNETİM TEMSİLCİSİ Üst Yönetim, fakülte için Entegre Yönetim Sistemini kuracak, sürdürecek bir kişiyi olarak atamıştır. nin yetki ve sorumlulukları: Fakülte Politikasının çalışanlara duyurulmasını ve çalışanların Kalite, çevre ve iş güvenliği bilincinin geliştirilmesini sağlar, Yönetimin belirlediği Kalite hedeflerine gidişi belli aralıklarla takip eder, Yönetimin gözden geçirmesi toplantısının yönetimini yapar ve alınan kararların uygulanmasını ve koordinasyonunu sağlar, ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi,14001 Çevre Yönetim Sistemi, 18001 İSG Sistemlerini oluşturan dokümanların hazırlanmasında koordinasyonu sağlar, Entegre El Kitabının hazırlanmasını, dağıtımını ve revizyonunun yapılmasını sağlar, Entegre El Kitabının dağıtım listesini, revizyonlarını ve orijinal nüshaların saklanmasını ve eskilerin toplanmasını sağlar, Entegre Yönetim Sistem Dokümanlarının dağıtımından, dağıtım listesinin ve geçerli prosedür listesinin tutulmasından, yürürlükten kalkan prosedürlerin toplanması ve imhasından, orijinal ve eski nüshaların bir kopyasının saklanmasının organizasyonundan sorumludur, Prosedürlerde herhangi bir değişiklik olduğunda revizyon numarası verilmesini ve yeniden yayınlanmasını sağlar,
Sayfa No: 18/34 Entegre Yönetim Sistemini oluşturan tüm dokümanları listelenmesini ve bir nüshasınının muhafaza edilmesini, Kuruluş İçi Kalite Tetkikleri için; Tetkikçi listesini hazırlar, gerektiğinde revizyonunu yapar, Genel Müdüre onaylatır. İç Kalite Tetkik Programını, her yılın ilk ayı içinde hazırlanmasını ve onaylanmasını sağlar. Tetkik heyetini tetkik programında yazılı tarihten bir hafta önce e-mail ile uyarır. Yıllık İç Kalite Tetkik Programlarının ilgili fakülte personeline yazılı olarak duyurulmasını sağlar. Tetkik tarihlerinden bir hafta önce de ilgili birimleri sözlü olarak uyarır. Gerek gördüğünde iç kalite tetkik periyotlarının sıklaştırılmasını talep eder. İç Kalite Tetkik Programlarının planlanan tarihlerinde bir değişiklik olursa, ilgili fakülte personeline iç haberleşme ve e-mail ile bildirir. Yeni tetkik tarihi tespit ederek programda gerekli revizyonu yaptırır. Tetkiklerin gerçekleşmesini sağlar, sağlatır. Gerektiğinde takip tetkik yaptırır. Tetkikleri kapatır. İç Kalite Tetkik raporlarını dosyalar, muhafaza eder, değerlendirir, Yönetime sunar. Kalite kayıtlarının saklanmasında ve elden çıkarılmasında ilgili çalışanlarla koordinasyon sağlar, Entegre Yönetim Sistemi içerisinde yapılan istatistik çalışmalarını kontrol eder, Sistem ile ilgili yazışmaları takip eder, Dış kaynaklı dokümanlardan Entegre Yönetim Sistem standartlarını temin eder ve güncellenmesini izler, İmha edilecek kayıtlarını kontrol eder, Şirket bünyesinde müşteri bilincinin oluşmasını sağlar.
Sayfa No: 19/34 Entegre Yönetim Sisteminin uygulanması ve sürekli iyileştirilmesi için ilgili diğer sorumlular ile koordineli çalışır. Görev Yetki ve Sorumluluklar El Kitabı (OEK.01) 5.5.3. İLETİŞİM Üst Yönetim fakülte içerisinde gerçekleşen yazılı ve/veya sözlü haberleşmenin gerekli gördüğü hallerde kayıt edilmesi ve numaralandırması için kullanılan yöntemler oluşturmuştur. Oluşturduğu bu iletişim ile Entegre Yönetim Sisteminin etkinliğini sağlamaya çalışmıştır. İletişim ile ilgili tüm detaylar aşağıdaki referans dokümanda belirtilmiştir. İletişimi sağlayan iletişim kanalları; İş bazında gözden geçirme ve bilgilendirme toplantıları, Bilgi Paylaşım Etkinlikleri, Elektronik iletişim ortamları, ÇYS ve İSİG yönetim sisteminin gerekliliğini yerine getirmek, sistemin tüm çalışanlar tarafından anlaşılmasını sağlamak ve sistem içerisindeki danışma ve iletişim yöntemlerini tanımlamak için prosedür oluşturulmuştur. İç Haberleşme Formu (F.06.01) Danışma ve İletişim Prosedürü (İG.02) 5.6. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ Üst Yönetim entegre sistemin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini belli periyotlarla gözden geçirir ve kayıtlarını tutar. 5.6.1. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRME GİRDİLERİ Üst Yönetimin gözden geçirme girdileri şunlardır: Entegre Politikasının Gözden Geçirilmesi
Sayfa No: 20/34 Hedeflerin değerlendirilmesi İç tetkik sonuçları, Düzeltici/ önleyici faaliyetler ve uygulama sonuçları Abone istek ve şikâyetleri Abone Memnuniyet Anketleri İnsan Kaynakları ve Eğitim Bir önceki gözden geçirmede alınan kararların takibi ve devam eden faaliyetler, Kaynaklar ve İyileştirme için öneriler İyileştirme için fırsatlar, Fakülte politikası ve hedefleri de dahil olmak üzere Entegre Yönetim Sistemindeki bütün değişiklik ihtiyaçları. Satınalma ve tedarikçiler Eğitim için kaynak ihtiyaçları Personel memnuniyet anketleri Alt Yapı ve Çalışma Ortamı 5.6.2. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRME ÇIKTILARI Üst Yönetimin gözden geçirme çıktıları şunlardır: a. Entegre yönetim sistemi ve süreçlerin etkinliğinin iyileştirilmesi, b. Müşteri istekleri doğrultusunda hizmetin iyileştirilmesi, c. Kaynak ihtiyaçları ile ilgili kararlardır. Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (P-06) 6. KAYNAK YÖNETİMİ 6.1. KAYNAKLARIN TEMİNİ
Sayfa No: 21/34 Fakültemiz üst yönetimi müşteri istek ve beklentilerinin en üst düzeyde karşılanması, çevre kirliliğinin önlenmesi ve iş kazalarının önlenmesi amacıyla ihtiyaç duyulan her türlü kaynağı temin etmektedir. İNSAN KAYNAKLARI 6.2 GENEL Fakültemiz çalışanların eğitimi, bilinç ve yetkinliklerinin geliştirilmesi ve katılımlarının sağlanması ve böylece organizasyonun etkinlik ve verimliliğinin arttırılması, yönetimin temel sorumluluğudur. Bu sorumluluğun yerine getirilmesi için; Sürekli eğitim ve kişi yetkinlik geliştirme planlaması, Görevlerin tanımlanması ve sorumlulukların belirlenmesi, Çalışanların işe bağlılıklarının takdiri, Çalışanlarla yapılan yüz yüze görüşmeler ve memnuniyet anketleri ile sağlanır. Çalışanların yaptıkları işlerin hedeflerine ulaşmada nasıl katkıda bulunacaklarının farkında olmaları, sene içerisinde verilen eğitimler, toplantılar ve iç tetkiklerle sağlanır. Entegre Yönetim Sisteminin Gözden Geçirilmesinden 1 ay önce Personel Memnuniyetinin Ölçülmesi amacıyla önerisi ile Kalite Sistemleri Sorumlusu tarafından anket yapılır. Bu anket sonuçları Entegre Yönetim Sistemi Gözden Geçirme toplantılarına girdi olur. Toplantıda anket sonuçları değerlendirilir ve gerektiğinde aksiyon belirlenir. Referans Doküman: İnsan Kaynakları ve Eğitim Proses Haritası ( PH.01) 6.2.2. YETKİNLİK, BİLİNÇ VE EĞİTİM Fakültemizin etkinliğinin ve verimliliğinin arttırılması için çalışanların yetkinliklerinin belirlenmesi ve geliştirilmesi yöneticilerin temel sorumluluklarındandır. Bunun için, öncelikle fakültemizin strateji ve hedefleri ile Entegre Yönetim Sistemi temelinde belirlenmiş olan görev tanımları ve sorumluluklar belirlenmiş ve bunlar için gerekli olan yetkinlik tespit edilmiştir. Fakültemizde müşterinin istediği hizmetin kalitesini etkileyen işleri yerine getiren çalışanın yetkinliklerini ilgili organizasyon el kitabı ve Görev Yetki ve Sorumluluklar dokümanında belirlenmiştir. Fakültemız Entegre Yönetim sisteminde tanımlı bu görev ve yetkinlikler için İnsan Kaynakları ve Eğitim Proses