1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, OMÜ Mühendislik Fakültesi Kalite Yönetim Sistemine ait tüm dökümanların hazırlanması, onaylanması, revizyonu ve kontrol altına alınmasıyla ilgili yöntemleri tarif eder. 2. KAPSAM OMÜ Mühendislik Fakültesi bünyesinde kullanılan Kalite Yönetim Sistemi dökümanlarını kapsar. 3. SORUMLULAR OMÜ Mühendislik Fakültesinde görev yapan tüm personel bu prosedürün uygulanmasından sorumludur. 4. TANIMLAR DOBİ: Dokümante edilmiş bilgiyi, Yürürlükte Olan DOBİ: OMÜ Mühendislik Fakültesi personeli tarafından kullanılmakta olan dokümanları (KEK, Görev Tanımları, Prosedürler, Süreç Tanımları, Formlar vb.), Dış Kaynaklı DOBİ: OMÜ Mühendislik Fakültesi tarafından hazırlanmayan ancak uyulması zorunlu olan kanunlar, yönetmelikler, standartlar vb., Muhafaza Edilecek DOBİ: OMÜ Mühendislik Fakültesi kalite yönetim sisteminin uygulandığını gösteren kanıtlar /kayıtları ifade eder. 5. UYGULAMA 5.1 DOBİ lerin Hazırlanması, Gözden Geçirilmesi ve Onaylanması Ondokuz Mayıs Üniversitesi Mühendislik Fakültesi nin DOBİ leri aşağıdaki tabloda belirtilen sorumlular tarafından hazırlanır, gözden geçirilir ve onaylanır. DOBİ ADI Kalite El Kitabı Görev Tanımları Genel Prosedürler Proses Kartları İş Akış Şemaları Formlar Risk Değerlendirme Formları Formlar Kalite Koordinasyon Kurulu Dış Kaynaklı Dokümanlar - KONTROL EDEN ve ONAYLAYAN Ondokuz Mayıs Üniversitesi Tüm DOBİ ler AltaSoft Yazılımı na yüklenerek saklanır.
5.2. DOBİ lerin Kodlanması OMÜ Mühendislik Fakültesi nde doküman tiplerinin ve proseslerin kısaltmaları aşağıdaki tabloda verilmiştir. Doküman Tipi Kısaltma Proses Kısaltma Kalite El Kitabı KEK Araştırma-Geliştirme AG Prosedürler PRD Döner Sermaye DS Prosesler PRS Eğitim- Öğretim EÖ Görev Tanımları YGT İç Hizmetler İH Formlar FRM İnsan Kaynakları İK Risk Değerlendirme Formu RS Satın Alma ve Taşınır Kayıt ST Genel GN Tahakkuk TH Prosedürlerin Kodlanması: MF.GN.PRD.01 PRD Dokümanın prosedür olduğunu gösterir. 01 Prosedürün numarasını gösterir. MF.GN.PRD.01 Risk ve Fırsatlar Prosedürü MF.GN.PRD.02 Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü Prosedürü MF.GN.PRD.03 Hizmet İçi Eğitim Prosedürü MF.GN.PRD.04 İletişim Prosedürü MF.GN.PRD.05 Kalibrasyon Prosedürü MF.GN.PRD.06 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü MF.GN.PRD.07 Öğrenci İşleri Prosedürü MF.GN.PRD.08 İç Tetkik Prosedürü MF.GN.PRD.09 Paydaş Memnuniyeti Ve Şikayeti Prosedürü MF.GN.PRD.10 Düzeltici-Önleyici Faaliyet Prosedürü MF.GN.PRD.11 Veri Analizi Prosedürü MF. GN.PRD.12 Altyapı Ve Çalışma Ortamlarının Yönetimi Prosedürü MF. GN.PRD.13 Olağanüstü Durumlar Prosedürü Genel Bilgilerin Kodlanması: MF.GN.XX XX Dokümanın ne ile ilgili olduğunu gösterir.
MF.GN.KP Kalite Politikası MF.GN.KH Kalite Hedefleri MF.GN.İD İç Ve Dış Hususları Değerlendirme MF.GN.İB İlgili Tarafların İhtiyaç Ve Beklentileri MF.GN.PE Proses Etkileşimleri MF.GN.GT1 Görev Tanımlamaları MF.GN.GT2 Görev Tanımlamaları Proseslerin Kodlanması: MF.GN.PRS.01 PRS Dokümanın proses olduğunu gösterir. 01 Prosesin numarasını gösterir. MF.GN.PRS.01 Araştırma-Geliştirme (AG) Proses Kartı MF.GN.PRS.02 Döner Sermaye (DS) Proses Kartı MF.GN.PRS.03 Eğitim-Öğretim (EÖ) Proses Kartı MF.GN.PRS.04 İç Hizmetler (İH) Proses Kartı MF.GN.PRS.05 İnsan Kaynakları (İK) Proses Kartı MF.GN.PRS.06 Satın Alma Ve Taşınır Kayıt (ST) Proses Kartı MF.GN.PRS.07 Tahakkuk (TH) Proses Kartı Risk Değerlendirme Formu: MF.RS.AG RS Dökümanın risk değerlendirme tablosu olduğunu gösterir. AG Prosesin kısaltmasını gösterir. MF.RS.AG Araştırma-Geliştirme (AG) Prosesi Risk Değerlendirme Formu MF.RS.DS Döner Sermaye (DS) Prosesi Risk Değerlendirme Formu MF.RS.EÖ Eğitim-Öğretim (EÖ) Prosesi Risk Değerlendirme Formu MF.RS.İH İç Hizmetler (İH) Prosesi Risk Değerlendirme Formu MF.RS.İK İnsan Kaynakları (İK) Prosesi Risk Değerlendirme Formu MF.RS.ST Satın Alma Ve Taşınır Kayıt (ST) Prosesi Risk Değerlendirme Formu MF.RS.TH Tahakkuk (TH) Prosesi Risk Değerlendirme Formu
İş Akışı (Prosesle bağlantılı iş akışı): MF.XX.01.İA01 XX Prosesin kısaltmasını gösterir. 01 Dökümanın ilgili prosesin 01 numaralı faaliyetine ait olduğunu gösterir. İA01 Dökümanın 01 numaralı iş akışı olduğunu gösterir. İş Akışı (Genel İş Akışı) MF.GN.İA.01 GN Dökümanın genel olduğunu gösterir. İA İş akışı olduğunu gösterir. 01 Dökümanın 01 numaralı iş akışı olduğunu gösterir. Formlar (Prosesle bağlantılı) MF.XX.01.FRM01 XX Prosesin kısaltmasını gösterir. 01 Dökümanın ilgili prosesin 01 numaralı faaliyetine ait olduğunu gösterir. FRM01 Dökümanın 01 numaralı form olduğunu gösterir. Formlar (Genel Form) MF.GN.FRM.01 FRM Dokümanın form olduğunu gösterir. 01 Dokümanın 01 numaralı olduğunu gösterir. 5.3. DOBİ lerin Dağıtımı Onaylanan DOBİ ler Yönetim Temsilcisi tarafından AltaSoft Yazılımı na eklenir ve ilgili kişilerin erişimine açılır. Onaylı ve güncel DOBİ lere erişim AltaSoft Yazılımı (http://omumuh.onlinekalite.com/index) üzerinden Yönetim Temsilcisi tarafından kullanıcılara verilen şifre ile sağlanır. AltaSoft Yazılımı üzerinden yayımlanan DOBİ lerin değiştirilmesi engellenir. 5.4. Yeni DOBİ Talebi Yeni bir DOBİ talebi olduğunda, talep madde 5.1 de belirtilen hazırlama sorumlusuna iletilir. Hazırlama sorumlusu yeni DOBİ talebini, hazırladığı DOBİ nin taslağı ile AltaSoft Yazılımı üzerinden yapar. Yönetim Temsilcisi ihtiyaç duyarsa ilgili Süreç Sahibi ile AltaSoft Yazılımı üzerinden talebi değerlendirir ve madde 5.1 de verilen tabloya göre onaya sunar. Onaylanan DOBİ ler, Yönetim Temsilcisi tarafından madde 5.3 deki gibi yayınlanır.
5.5. DOBİ Revizyon Talebi Yürürlükte olan DOBİ lerde revizyon ihtiyacı duyan herkes revizyon talebini, AltaSoft Yazılımı üzerinden Yönetim temsilcisine iletir. Yönetim Temsilcisi sistemin bütünlüğü açısından ön değerlendirme yapar, talep uygun ise AltaSoft Yazılımı üzerinden dokümanı revize etme ve onaylama işlemini başlatır. Onaylanan DOBİ, Yönetim Temsilcisi tarafından yeni revizyon numarası ile madde 5.3 deki gibi yayınlanır. 5.6. DOBİ İptal Talebi Yürürlükte olan bir DOBİ yi iptal ettirmek isteyen herkes, iptal talebini AltaSoft Yazılımı üzerinden Yönetim Temsilcisi ne iletir. Yönetim Temsilcisi sistemin bütünlüğü açısından ön değerlendirme yapar, talep uygun ise AltaSoft Yazılımı üzerinden iptal işlemini başlatır. İptal talebinin onaylanmasının ardından, yürürlükten kalkan DOBİ lere AltaSoft Yazılımı ndan erişim otomatik olarak engellenir. 5.7. Yürürlükten Kalkan DOBİ lerin Kullanımının Engellenmesi Yürürlükten kalkan DOBİ ler sadece Yönetim Temsilcisi nin erişebileceği bir şekilde AltaSoft Yazılımı nda saklanır. Yürürlükten kalkan DOBİ lerin sahadaki kopyaları ilgili Prosesin Sahibi tarafından imha edilerek kullanılması engellenir. 5.8. DOBİ lerin Takibi Yürürlükte olan DOBİ lerin güncelleri AltaSoft Yazılımı üzerinde kullanıcılara sunulur. AltaSoft Yazılımı nda yayınlanan tüm DOBİ ler günceldir. Kullanıcılar isterse AltaSoft Yazılımı ndan Yürürlükte Olan DOBİ ler Listesi ne ulaşabilir. AltaSoft Yazılımı üzerinden çıktıları alınarak çoğaltılan DOBİ lerin güncellik takibi yapılamaz, bu DOBİ lerin güncel tutulmasından ilgili Proses Sahibi sorumludur. 5.9. Dış Kaynakları DOBİ ler Dış kaynaklı DOBİ ler ilgili Süreç Sahibi tarafından belirlenir ve AltaSoft Yazılımı üzerinden dağıtımı yapılır. Dış kaynaklı DOBİ nin güncel tutulması, ilgili Proses Sahibi nin sorumluluğundadır. 5.10. Muhafaza Edilecek DOBİ ler Muhafaza edilecek DOBİ ler, ilgili Proses Sahiplerinin görüşü de alınarak AltaSoft Yazılımı üzerinde Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve yayımlanır.
Oluşan tüm muhafaza edilecek DOBİ ler kolay ulaşılabilir, okunabilir, anlaşılabilir olmalı ve iyi muhafaza edilmelidir. Saklanacak DOBİ lerin adı, saklama süreleri ve saklama sorumluları AltaSoft Yazılımı ndaki Muhafaza Edilecek DOBİ ler Listesi nde belirtilmiştir. Kayıtlar, AltaSoft Yazılımı üzerinde Muhafaza Edilecek DOBİ ler Listesi nde tanımlanan sürelerde ilgili saklama sorumluları tarafından saklanır. Bilgisayar ortamında bulunan elektronik DOBİ ler saklama süresi sonunda ilgili saklama sorumlusu tarafından bilgisayardan tamamen silinir. Bilgisayar ortamında tutulan DOBİ lerin, saklama süreleri dâhilinde, Yönetim Temsilcisi tarafından yedekleme ünitesi olarak kullanılan harici hard disk e yedeklemesi yapılır. Harici hard disk Yönetim Temsilcisi tarafından saklanır. Yedekleme işlemi aylık olarak gerçekleştirilir. 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR AltaSoft -Yürürlükte Olan DOBİ Listesi AltaSoft- Muhafaza Edilecek DOBİ ler Listesi