Hayatboyu Öğrenme Programı - 2007-2013 Leonardo Da Vinci Programı Yenilik Transferi Ara Rapor Hazırlama Rehberi 2009 Ankara NOT: Bu rehber, Yenilik Transferi (TOI) proje sahibi kurumlarımıza, projelerine ilişkin Ara Rapor hazırlama sürecinde yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. Bu belge ile Avrupa Komisyonun temel belge ve usulleri arasında farklılıklar olması durumunda resmi dokümanlar esas alınacaktır. 1
I. GİRİŞ LdV Yenilik Transferi projelerinde proje süresi 24 ay olan projeler birinci yılının sonunda ilk yıla ilişkin faaliyetler ve harcamalar hakkında bir Ara Rapor sunmak zorundadır. 1. Ara Rapor Nedir? Ara Rapor, sözleşme süresi 24 aylık olan tüm projeler için sunulması sözleşme gereği zorunlu olan bir yükümlülüktür. Projenin değerlendirmesinde önemli bir aşamadır. İkinci ödeme dilimi için (maksimum %40) ön koşuldur. Ara Raporda, gerçekleştirilen faaliyetlerin, elde edilen proje sonuçlarının ve harcamaların sözleşmede belirtilen plan ve programa uygunluk kontrolü ve denetlenmesi yapılmaktadır. 2. Ara Raporda Neler Değerlendirilmektedir? Ara raporda şu noktalar değerlendirilmektedir: Projenin ilk döneminde yapılan ilerlemenin ve faaliyetlerin iş programına uygunluğu, Projenin ürünlerinin ve sonuçlarının kalitesi, Projenin uluslara arası boyutu ve ortaklara arası işbirliği düzeyi, Yapılan transfer ile ilgili ilerleme ve transferin etkisi, Proje harcamalarının program kuralları ile proje bütçesine uygunluğu, Ortaklara yapılan transferler vb. 3. Ara Raporun Puanlaması Nasıldır? Proje ara raporunun değerlendirilmesinde Yeşil, Sarı ve Kırmızı olmak üzere üç değerlendirme kriteri kullanılmaktadır. Bunlardan; Yeşil (Green) yapılan değerlendirme sonucunda proje faaliyetlerinin ve harcamaların uygun bulunduğu durumlarda verilecek nottur. Proje sahibine küçük düzeltmelerle ikinci ödemenin yapılabileceği anlamına gelmektedir. Sarı (Orange) proje faaliyetlerinin planlamadan daha geride olması ve/ya finansal harcamalarda bazı problemlerin tespit edildiği durumlarda verilecek nottur. Bu durumda ikinci ödeme dilimi, proje sahibinden istenen 2
kabuledilebilir gerekçe ve açıklamalar sunulana ya da gerekli düzeltmeler yapılana kadar ertelenebilir. Kırmızı (Red) - Projenin hem faaliyetleri hem de harcama açısından son derece yetersiz bulunduğu durumlarda verilecek nottur. Ödeme ertelenir ve/ya proje askıya alınabilir. 4. Rapor Ne Zaman Sunulmalıdır? Yenilik Transferi projeleri ile ilgili ara rapor sunmak için son tarih proje başlangıç tarihinden itibaren 12 ay artı 2 aydır. 5. Ara Raporla sunulması gereken ek belgeler Nelerdir? Proje ara raporu sunulurken aşağıdaki belgelerin ara raporla birlikte sunulması zorunludur. Harcama kanıt belgelerinin tamamı Final raporunda sunulmak zorunda olduğu için, aşağıda listelenen belgelerinin dışında harcama belgelerinin Ara Rapor ile birlikte sunulmasına gerek yoktur. Bu belgelerden biri eksik sunulduğu durumda, eksik belge tamamlanıncaya kadar raporun değerlendirmesi askıya alınacaktır. a) Islak imzalı bir orijinal nüsha halinde eksiksiz olarak doldurulmuş ve kurum yetkilisince imzalanmış ara rapor formu ve finansal tablolar (imzasız olarak sunulan rapor formu ve bütçe tabloları kabul edilmeyecektir). b) Ara rapor ile finansal tabloların elektronik kopyaları, c) Ortaklara yapılan banka transfer belgelerinin kopyaları, (bu belgede havalenin yapıldığı ortağın adı ve banka hesap numarası yazılı olmalıdır). d) Taşeronluk harcamaları ile ilgili anlaşmalar, ödeme belgeleri ve ilgili diğer belgeler. e) Önceden gönderilmemiş ise Ortaklarla Yapılan Sözleşmelerin birer kopyası Ayrıca şu eklerinde ara raporla birlikte sunulması zorunludur: f) Ortaklık toplantılarının tutanakları (minutes of meetings), g) Toplantı katılımcı listesi, h) Proje ürünlerinin/çıktılarının kopyaları(online ise internet adresi), i) Var ise yayınlar vb. 6. Ödemenin İkinci Dilimi Ne Zaman Yapılacaktır? Ara raporda %40lık ilk ödemenin %70lik bölümü harcanmış ve ara raporda bu durum beyan edilmiş ise ikinci ödeme dilimi serbest bırakılacaktır. 3
Eğer %40lık ilk dilimin %70lik bölümü harcanmamış ise proje sahibine ikinci ödeme yapılmayacaktır. Proje sahibi projenin ileri ki zamanlarında harcamalarda %70lik eşiği aşınca yeni bir finansal tablo sunacak ve sunulan yeni finansal tablolar değerlendirildikten sonra ödemenin ikinci dilimi serbest bırakılacaktır. II. ARA RAPOR FORMU VE FİNANSAL TABLOLAR Sunulacak ara rapor iki bölümden oluşmaktadır. Ara Rapor Formu (Word belgesi) ve Finansal Tablolar (Excel Tablo) 1. Ara Rapor Formu Ara Rapor formu proje faaliyetlerinin anlatıldığı belgedir. Bu belgenin tüm bölümleri eksiksiz olarak doldurulmalıdır. Rapor şu bölümlerden oluşmaktadır: Uygunluk Beyanı (Declaration of Conformity) A. Yararlanıcı Kurum (Beneficiary Organisation) B. Ortaklık (Consortium) C. İş Programı (Work Programme) D. Sonuçlar, Ürünler Ve Kat Edilen İlerleme( Results, Products & Processes) E. Ürünlerin Yaygınlaştırılması İle İlgili Çalışmalar Vb. (Dissemination And Exploitation Of Results, Products & Processes) F. Etki (Impact) G. AB Politika Ve Önceliklerine Sağlanan Katkı (Contribution To Eu Policies) H. Genel Değerlendirmeler (General Comments) I. Ekler (Annexes) Uygunluk Beyanı (Declaration of Conformity) Bu bölümde kuruma ve projeye ilişkin genel bilgiler yer alacaktır. Bu bölüm kurum yetkilisince imzalanmalı ve raporun kapsadığı tarih aralığı da tam olarak yazılmalıdır. 2. Finansal Rapor ve Finansal Tablolar Projenin finansal bölümü sunulurken matbu ve kendinden hesaplamalı resmi finansal tablolar (Excel Tablo) kullanılmalıdır. Bu tablolar doldurulurken harcamaların beyanı için tablodaki mevcut satır sayısı yeterli gelmez ise Ulusal Ajans tan yardım istenmelidir. 4
Finansal tablolar H1-H7 aralığında tablolardan oluşmaktadır. Bu tablolardan ilki olan H1(a+b+c) Toplam bütçeyi ve toplam harcamaları göstermektedir. H2(a+b) toplam sözleşme bütçesi ile bu bütçenin ortaklara dağılımı ve harcamaların ortaklara göre dağılımını göstermektedir. H2c tablosu ise proje ortaklarına yapılan banka havalelerine lişkin bilgiler içindir. Diğer tablolar ise sırasıyla şunlardır: Tablo H 3- Personel Giderleri (Staff Cost) Bu harcama kalemi ile ilgili şu noktalara dikkate edilmelidir. Personel ödemeleri gerçek kazanç (actual costs) üzerinden yapılmalıdır. Beyan edilen rakam istendiği zaman ispatlanabilmelidir. Aynı süre aralığında iki farklı kategoride ücretlendirme yapılmamalıdır. Personel kaleminden ücretlendirlen kişiler proje sahibi ve ortak kuruluşların personeli olmalıdır. Taşeronların personel ücretleri bu kalemede beyan edilmemelidir. Personel olarak beyan edilen her kişi tek tek beyan edilmelidir. Toplu ve isimsiz beyanlar yapılmamalıdır. Örn. working-group, reaserch- group gibi. Tablo H 4 Seyahat ve İaşe-İbate (Travel And Subsistance) Bu harcama kalemi ile ilgili şu noktalara dikkate edilmelidir. a. Seyahat Giderleri (Travel Cost) Her seyahate ilişkin masraflar tek satırda gösterilmelidir. Toplu beyanlar kabul edilmeyecektir. Ör. iki kişiye ait yol masrafının tek satırda gösterilmesi gibi. Yol ve iaşe harcamaları doğru sütunlarda gösterilecektir.. Sadece gidiş ve dönüş günlerindeki harcamaları kapsamalıdır. (Ör. taksi, otobüs, uçak bileti, havaş, vize, yurtdışı çıkış harcı vb.) b. İaşe (Harcırah) (Subsistance Cost) Beyan edilen gün sayısı resmi toplantı günlerinden fazla olmamalıdır. Seyahat gün sayısı minimum da tutulmalıdır. (başvuruda belirtilenden fazla olursa gerekçelendirilmelidir.) Her kişi ayrı ayrı satırda gösterilmelidir. 5
Harcamalar ilgili sütunda gösterilmelidir (Subsistance Cost). Yol masrafları ile ilgili olan harcamalar bu kalemde gösterilmemelidir. Üçüncü şahısların masrafları burada gösterilmemelidir (bu harcamalar other cost kaleminde beyan edilmelidir. ). İaşe-ibate ödemelerinde ülkeler için belirlenen maksimum günlük bedeller aşılmamalıdır. İaşe günü hesaplanırken, TAM günlük iaşe bedeli için gece kalış esası kabul edilmeli ve dönüş günü yarım gün olarak kabul edilmelidir. Ör. yol dahil 4 günlük bir toplantı için iaşe gün sayı en fazla 3.5 gün olabilir. Tablo H5- Araç-Gereç Giderleri (Equipment Cost) Bu gider kalemi altında; yeni veya ikinci el araç-gerecin alımı, kiralanması veya leasing yoluyla alımı ve sigorta masrafları da dahil harcamaların ödemesi yapılabilir. alınan ekipman ile ilgili olarak amortisman bedeli ile ekipmanın projedeki kullanım yüzdesi önemlidir. Bu türden alımlarda ilgili kurallar uygulanmalıdır. alınan ekipman başlangıçta öngörülmüş olmalıdır. Değilse bu konuda kabul edilebilir gerekçeler sunulmalıdır. Tablo H6- Diğer Giderler (Other Cost) Bu harcama kalemi ile ilgili şu noktalara dikkate edilmelidir. Üçüncü tarafların masrafları buraya yazılmalıdır. Proje sahibi ve ortakların personelinin harcamaları bu başlık altında beyan edilmemelidir. Ortak yemek vb. burada beyan edilebilir ancak bu masraf ortakların ve taşeronların personeli ile ilgili bir harcama olmamalıdır. Masrafları beyan edilen proje sahibi ve ortakların personelinin dışındaki katılımcılara ilişkin katılımcı listesi sunulmalıdır. Pilot uygulama vb için katılımcıların masrafları bu bütçe başlığı altında beyan edilmelidir. Konferans katılım ücretleri bu başlık altında beyan edilmelidir. Ancak benzer harcamalar aktif katılımcı olarak durumlarda karşılanacaktır. Aksi takdirde katılım ücretleri ve diğer masraflar ödenmeyecektir. 6
Tablo H7- Taşeronluk Giderleri (Subcontracting Cost) Bu harcama kalemi ile ilgili şu noktalara dikkate edilmelidir. Üçüncü taraflarca yapılan harcamalar bu bölümde beyan edilmelidir(external costs). Tüm harcamalar için kanıtlar sözleşmeler ve faturalar vb. sunulmalıdır. Harcamalarda ilgili yıla ait İdari ve Mali Rehberde belirtilen harcama aralıklarına uygun prosedürler tatbik edilmelidir. Kişilerden yapılan alımlarda da makbuz konulacaktır. NOT: Yukarıda belirtilen bütçe kalemleri ile ilgili harcama kuralları, istisnalar ve kabul edilebilir harcamalara ilişkin daha fazla bilgi Merkez Başkanlığımız ile kurumunuz arasında imzalanmış olan Hibe Sözleşmesinin eki olan ilgili yıla ait İdari ve Mali Rehberde bulunabilir. http://www.ua.gov.tr//index.cfm?action=detay&yayinid=7057961da2997472d989aa33b280d479932bc III. GENEL HATIRLATMALAR Ara rapor sunulurken aşağıdaki noktalar göz önünde bulundurulmalı ve sunulan raporun bu şartları taşıdığından emin olunmalıdır. Her harcamanın ilgili bütçe kalemi altında beyan edilmelidir. Rapor resmi Ara Rapor Formu ile sunulmalıdır. Ara rapor ile finansal tabloların elektronik kopyaları sunulmalıdır. Ara raporda verilen bilgiler ile sözleşme ve başvuru belgelerindeki bilgilerin uyumlu olmasına dikkat edilmelidir. Harcamalarda çift beyan olmamasına dikkat edilmelidir. Ör. bir harcama hem Seyahat harcama kaleminde hem de Diğer Giderler harcama kaleminde gösterilmemelidir. Ara Rapor finansal tablosunda harcamalara ilişkin kesin tarihler yazılmalıdır. İki tarih aralığını kapsayan harcamalar için ise başlangıç ya da bitiş tarihlerinden uygun olanlardan biri esas alınabilir. Harcamalar KDV den muaf olarak beyan edilmelidir. Her ortağa ilişkin harcama ayrı ayrı gösterilmelidir Ortağın ilgili kalemdeki harcaması aynı anda gösterilmelidir. Ör. Other Cost kalemi ile ilgili P1 in tüm harcaması gösterildikten sonra ikinci ortağın harcaması listelenmelidir. 7
IV. FAYDALI DOKÜMANLAR 1) Ara Rapor Formu: http://www.ua.gov.tr/uploads/leonardodavinci/toi/interim_report_form_2007.doc 2) Ara Rapor Bütçe Tablosu http://www.ua.gov.tr//index.cfm?action=detay&yayinid=7057961da2997472d989aa33b280d479932bc Daha fazla bilgi için: www.ua.gov.tr Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi (ABEGPM) Hüseyin Rahmi Sok. No:2 ÇANKAYA/ANKARA Tel: +90 312 409 60 00 Faks: +90 312 409 60 09 +90 312 409 60 98 bilgi_toi@ua.gov.tr 8