Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) Nedir KAYSİS, kamu kurumlarının teşkilat yapısından, sunulan hizmetlere, hizmetlerde kullanılan belgelerden, belgelerde bulunan bilgilere kadar kamu yönetiminde yer alan unsurların mevzuat dayanaklarıyla birlikte tespit edilerek elektronik ortamda tanımlandığı, geliştirilen e-devlet uygulamalarının birbirine tek merkezden entegre edilerek a-devlete (Akıllı Devlet) geçilmesini sağlayacak temel bir bilgi sistemidir. İçeriği Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS); Devlet teşkilatını oluşturan kurum ve kuruluşlar ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarında yer alan birimlerinin tanımlanarak dinamik organizasyon şemalarının oluşturulması, Kamu hizmetleri ile bunların sunulma süreçlerinin tespit edilmesi, Hizmetlerin başvurularında istenen veya sonucunda düzenlenen belgelerin tanımlanması ve birer örneğinin sisteme kaydedilmesi, Hizmetlerin sunumunda girdi olarak kullanılan veya sonucunda çıktı olarak üretilen verilerin tespit edilerek üst veri (meta data) olarak tanımlanması, Hizmetlerin sunumunda yapılan resmi yazışmalar ile yazışmalardaki paraf ve imza süreçlerinin tespit edilmesi ve ilgili hizmetler ile ilişkilendirilmesi, Kurumlar/birimler, hizmetler, belgeler, yazışmalar gibi unsurlar ile yürürlükte bulunan mevzuat dayanaklarının ilişkilendirilmesi, e-devlet hizmetlerinin sunumu için geliştirilen elektronik uygulamalar ve uygulamalar üzerinden kurumların bilişim alt yapısının ortaya çıkarılması, Vatandaşların kamu hizmetlerinden memnuniyetinin ölçülmesi, Kurumların Hizmet Standartları Tablolarının oluşturulması ve vatandaşların tek noktadan erişebilecekleri şekilde sunulması, Kamu hizmetlerinin sunumuna ilişkin kurumsal performans raporlarının oluşturulması, Kurumlar tarafından sunulan ortak hizmetlere ilişkin merkezi elektronik uygulamaların geliştirilmesi, Hizmetlerin sunulma süreleri ve yıllık işlem sayıları gibi istatistiklerin toplanması gibi hususları içermektedir.
Amaçları Kamu yönetimine ilişkin politika ve stratejilerin geliştirilmesinde gerekli verilere tek bir noktadan erişim sağlayacak referans kaynak oluşturulması, Kamu yönetimine ilişkin verilerin vatandaşların erişimine açılarak şeffaflaşmanın artırılması, Vatandaşların kamu yönetiminden memnuniyet düzeyinin kurumlar ve hizmetler düzeyinde ölçülmesi, Vatandaş memnuniyeti de esas alınarak kamu hizmetlerinde gereksiz bürokratik işlemlerin tespit edilmesi ve mevzuat dayanaklarının sadeleştirilmesi, e-devlet kapsamında yer alacak kamu hizmetlerinin, çekirdek, destek ve bilgi sorgulama hizmetleri şeklinde tasnif edilmesinin sağlanması, Kamu kurumları ve sunulan hizmetler arasındaki ilişkilerin yazışma, belge ve veri hareketleri üzerinden ortaya çıkarılarak ulusal süreç haritaları ve veri akış şemalarının oluşturulması, Kamu kurumları tarafından sunulan ortak hizmetlere ilişkin ihtiyaç duyulan uygulamaların geliştirilerek kamu kaynaklarında etkin kullanımın, veri bütünlüğünün sağlanması ve tek merkezden raporlama yapılabilmesi, Kamu yönetimine ilişkin üst verilerin tüm kamu kurumları tarafından esas alınacak şekilde tanımlanarak kurumlar arası birlikte çalışabilirlik ve veri paylaşımının sağlanması, Kurumlar arası veri paylaşımının tek bir merkezden dinamik olarak yapılmasını sağlayacak Ulusal Veri Santralinin geliştirilmesi, Ulusal Veri Santrali aracılığıyla e-devlet çalışmalarının yapay zekaya dayalı a-devlet (Akıllı Devlet) çalışmalarına dönüştürülmesi, Ulusal Veri Santrali üzerinden elde edilen veriler ile oluşturulacak kurumsal performans raporları ve üst politika metinlerinde yer alan hedefler doğrultusunda kamu kurumlarının izlenmesi, a-devletin, KAYSİS te yer alan kayıtlar üzerinden tek merkezden dinamik olarak yönetilmesinin sağlanması, Gelişimi ve Alt Uygulamaları Yüksek Planlama Kurulu kararıyla yürürlüğe giren 2006-2010 Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planının 29 numaralı eylemi ile kamu kurumlarına Kamu Hizmetleri Envanterini hazırlama, Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığına da koordinasyon çalışmalarını yürütme görevi verilmiştir. Bu kapsamda Başbakanlık tarafından hazırlanan hizmet envanteri tablolarının tüm kamu kurumları tarafından doldurularak İdareyi Geliştirme Başkanlığına gönderilmesi istenmiştir. Gönderilen Hizmet Envanteri Tablolarının tek bir merkezde toplanması ve tablolarda yer alan kayıtların elektronik ortamda etkin bir şekilde kullanılabilmesi amacıyla 2009 yılında bir veri tabanının geliştirilmesine ihtiyaç duyulmuştur. Bu nedenle Hizmet Envanteri Yönetim Sisteminin (HEYS) geliştirilmesine yönelik çalışmalar başlatılmıştır.
HEYS in yazılım geliştirme çalışmaları sırasında, envanter çalışmalarının yürütüleceği kamu kurumları ve alt birimlerinin elektronik ortamda tanımlı güncel listelerine ihtiyaç duyulduğundan Başbakanlık Bilgi İşlem Başkanlığı tarafından yürütülen Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (DTVT) uygulaması İdareyi Geliştirme Başkanlığı bünyesine taşınarak Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) olarak hayata geçirilmiştir. DETSİS de devlet teşkilatında yer alan kurum ve kuruluşlar ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarında yer alan tüm birimleri tekil ve değişmez nitelikte T.C. Devlet Teşkilat Numarası ile tanımlanmaktadır. Bu numaralar, vatandaşlara ilişkin bilgilerin veri tabanlarında tutulmasında T.C. Kimlik Numarasının kullanılmasına benzer yapıda, kamu kurumlarına ilişkin bilgilerin veri tabanlarında tutulmasında kullanılacaktır. Bu anlamda tüm kurumlar tarafından, başta resmi yazılar olmak üzere kamu kurumları ve alt birimlerine ilişkin oluşturulan veriler söz konusu numaralar ile ilişkilendirilecektir. HEYS te yer alan kamu hizmetlerine ilişkin bilgilerin, elektronik ortamda dinamik olarak kullanılabilmesi amacıyla bilgilerin metin olarak elle yazılması yerine ekranda yer alan seçenekler arasından seçim yaptırılarak kaydedilmesi sağlanmıştır. Bu nedenle veri girişi yapan kullanıcılara sunulacak seçenekler Başbakanlık tarafından listeler halinde tanımlanarak sisteme yüklenmektedir. Ancak hizmetlere başvurularda istenen veya varsa hizmetlerin sonucunda düzenlenen belgelerin sayıca fazla olması nedeniyle kurumlar tarafından belge adlarına ilişkin önerilerin Başbakanlığa teklif edilmesini ve Başbakanlık tarafından gerekli standartlaştırma sağlandıktan sonra belge adlarının HEYS te kullanılabilecek şekilde tanımlanması amacıyla Devlet Belge Yönetim Sistemi (DBYS) geliştirilmiştir. HEYS te, kurumların taşra veya yurtdışı teşkilatlarınca sunulan hizmetleri pilot olarak belirlenen birimler tarafından sisteme kaydedilmektedir. Bu kayıtların aynı kurumun aynı türdeki diğer taşra veya yurtdışı birimlerince de sunulup sunulmadığının, sunuluyor ise yıllık işlem sayıları ile en kısa ve en uzun sunulma sürelerinin tespit edilmesi amacıyla Hizmet Standartları Yönetim Sistemi (HSYS) geliştirilmiştir.
Vatandaşların kamu hizmetlerinden memnuniyet oranlarının tespit edilerek Kamu yönetimine ilişkin politikaların belirlenmesi ve bürokrasinin azaltılması gibi çalışmalarda HEYS te tanımlı verilerin yanı sıra söz konusu oranların da kullanılabilmesi amacıyla Kamu Memnuniyet Anketi (KMA) geliştirilmiştir. Kamu hizmetlerinin HEYS te tanımlanması sırasında hizmetlerin sunumu kapsamında kurumlar tarafından yapılan resmi yazışmaların sayı bölümünde yer alan SDP kodlarının sisteme kaydedilmesi istenmektedir. Bu nedenle kurumların standart dosya planlarını oluşturarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün onayına sunabilecekleri ve planlarda yer alan Kodların hangi hizmetler de kullanıldığının tespit edilmesi ve HEYS te tanımlanan hizmetler ile ilişkilendirilmesini sağlamak amacıyla Standart Dosya Planı Sistemi (SDPS) geliştirilmiştir. Yukarıda bahsedilen uygulamalardan elde edilen veriler ile yeni geliştirilecek bazı uygulamalardan elde edilecek verilerin birleştirilmesiyle e-devletin alt yapısının hayata geçirileceği anlaşılmıştır. Bu kapsamda yapılan analiz çalışmaları sonucunda 5 yeni uygulamanın daha geliştirilmesi planlanarak 2014 yılı içerisinde mevcut uygulamaların Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) adı altında birleştirilmesine karar verilmiştir. KAYSİS in kullanıma açılmasından sonra geliştirilen ve geliştirilmesi planlanan yeni alt uygulamalar aşağıda açıklanmıştır.
HEYS te hizmetler tanımlanırken, hizmetlerin sunumu için kurumlara yetki/görev/sorumluluğun verildiği mevzuat dayanakları ile başvurularda belgelerin istenmesine ve resmi yazışmaların yapılmasına neden olan mevzuat dayanakları belirlenerek sisteme kaydedilmektedir. Resmi Gazete de yayımlanan mevzuat dayanakları, Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü tarafından yürütülen e-mevzuat Sistemi ile sağlanan entegrasyon üzerinden sorgulama yapılarak kaydedilmektedir. Ancak kamu hizmetlerine ilişkin süreçler ve başvurularda istenen belgeler incelendiğinde bunların çoğunlukla Resmi Gazetede yayımlanmayan kurum içi yönetmelik, yönerge veya tebliğ gibi ikincil mevzuat ile düzenlendiği görülmektedir. Ülkemizde kamu kurumları tarafından yürürlüğe konulan tüm ikincil mevzuatın merkezi olarak tutulduğu bir sistem bulunmamaktadır. Bu nedenle tüm kamu kurumları tarafından yürürlüğe konulan her türden mevzuatın tek merkezde tutulması ve elektronik ortamdan vatandaşların ve kamu kurumlarının erişimine açılması amacıyla Kamu Mevzuat Sistemi (KMS) alt uygulaması geliştirilmiştir. Sistemin yazılım geliştirme çalışmaları tamamlanmış olup tüm Kurumlara ait ikincil mevzuatın sisteme yüklenmesi amacıyla yakın bir tarihte kullanıma açılacaktır. 2006-2010 Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planının 29 Numaralı eylemi olan Kamu Hizmetleri Envanteri ile temel olarak elektronik kanallar üzerinden sunulan hizmet yüzdesi gösterge sinin hesaplanması amaçlanmaktadır. HEYS te hizmetlerin elektronik ortamdan yürütülüp yürütülmediği tespit edilmesine rağmen hangi elektronik kanallar üzerinden yürütüldüğü tam olarak tespit edilememektedir. Bu nedenle kurumlar tarafından geliştirilen elektronik uygulamaların (sistemlerin) merkezi bir uygulama üzerinden tespit edilerek HEYS te elektronik ortamdan sunulduğu belirtilen hizmetler ile bu hizmetlerin sunumunu sağlayan sistemlerin ilişkilendirilmesi ve kurumların bilişim alt yapısının tespit edilmesi amacıyla Kamu Bilişim Sistemleri Envanteri (BİLSİS) alt uygulaması geliştirilmiştir. Sistemin yazılım geliştirme çalışmaları büyük ölçüde tamamlanmış olup yakın bir tarihte kullanıma açılacaktır. Kamu kurumları tarafından 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 9. maddesi gereğince Stratejik Planlarının hazırlanması ve 55. maddesi gereğince İç Kontrol Sisteminin kurulması gerekmektedir. Bu nedenle Stratejik Planlar ile İç Kontrol Sistemlerinin birbirini tamamlayacak şekilde kurumların yürüttükleri faaliyetler üzerinden ilişkilendirilmesi gerektiği görülmüştür.
HEYS te operasyonel süreçler şeklinde tanımlanan hizmetler esas alınarak İç Kontrol Sistemi oluşturulabilecek, hizmetlere ilişkin kurumsal hedefler ve bu hedefler doğrultusunda stratejilerin oluşturulacağı planlar hazırlanabilecektir. Ayrıca stratejik planlarda yer alan stratejiler (Faaliyetler/Projeler, Göstergeler) ile Kalkınma Planları, Hükümet Programları gibi üst politika belgelerinin ilişkilendirilmesi sağlanabilecektir. Bu nedenle kamu hizmetlerine ilişkin hedefler ve strateji ile bu hizmetlerin sunumunda yer alan alt süreçlerin tek yapı içerisinde oluşturulması ve fiili hizmet süreçlerine ilişkin istatistikler ile bir merkezden raporlanması amacıyla KAYSİS te Kamu Stratejik Yönetim Sistemi (KSYS) alt uygulamasının geliştirilmesi çalışmalarına başlanmıştır. Sistemin yazılım geliştirme çalışmaları büyük ölçüde tamamlanmış olup yakın bir tarihte kullanıma açılması planlanmaktadır. KAYSİS te yer alan alt uygulamalardan elde edilen tüm veriler ile ilgili diğer kurumlardan alınabilecek verilerin birleştirilerek kurumların performanslarının izlenebileceği öngörülmüştür. Bu nedenle Performans Takip Sistemi (PERSİS) adıyla yeni bir alt uygulamanın geliştirilmesine yönelik analiz çalışmaları yapılmaya başlanmıştır. PERSİS in hayata geçirilmesiyle kamu hizmetlerinin sunulma süreleri, yıllık işlem sayıları, personel sayıları, bütçe ve harcama rakamları, üst politika belgeleri ve stratejik planlarda yer alan hedefler ile vatandaşların memnuniyet oranları gibi veriler analiz edilerek Kurumsal Performans Raporları hazırlanabilecektir. Ayrıca kurumların aynı hizmetleri yürüten taşra ve yurtdışı birimleri arasında karşılaştırmalı performans analizleri yapılabilecektir. 2011 yılında HEYS in kullanıma açılmasıyla birlikte kamu hizmetlerinin sunumunda girdi olarak kullanılan ve hizmetlerin sonucunda çıktı olarak üretilen bilgi türlerinin tespit edilerek elektronik ortamda üst veri olarak tanımlanması amacıyla HEYS ile entegre olarak çalışan Kamu Veri Envanteri (KVE) uygulaması geliştirilerek kullanıma açılmıştır. Ancak 2011 yılı sonunda HEYS ve KVE işlemlerinin birlikte yürütülmesi yerine HEYS çalışmalarının tamamlanmasından sonra KVE çalışmalarının yapılmasının daha uygun olacağına karar verilerek uygulama geçici olarak durdurulmuştur. HEYS çalışmalarının tamamlanmasından sonra Uygulama yeniden kullanıma açılacaktır.
KAYSİS te yer alan tüm alt uygulamalar, elde edilen verilerin dinamik olarak kullanılabilmesi amacıyla İlişkisel Veri Tabanı Yönetim Sistemleri esas alınarak geliştirilmiştir. Bu nedenle sistemde oluşturulan tüm kayıtlar, kamu kurumları tarafından üretilen verilerin tanımlanmasında ve veri tabanlarında tutulmasında üst veri (meta data) olarak kullanılabilecek niteliktedir. Söz konusu üst verilere T.C. DETSİS Numarası, Hizmet Envanteri Kodu, Devlet Belge Numarası, Kamu Üst Veri Kodu, Resmi Yazışma Kodu, Paraf Listesi Kodu örnek olarak gösterilebilir. Tüm kamu kurumları tarafından bu üst verilerin elektronik ortamda esas alınması durumunda, örneğin 24316060 numarası Milli Eğitim Bakanlığını, 39945 numarası 24 Kasım Öğretmenler Günü Kutlamalarını Düzenlemek hizmetini, 1006 numarası Haftalık Ders Çizelgesi belgesini ifade edecektir. Kamu kurumlarının kullandıkları elektronik uygulamalar kapsamında oluşturdukları idari kayıtların (verilerin) KAYSİS te tanımlanan üst veriler ile ilişkilendirilerek tutulması halinde e-devlet çalışmaları kapsamında kurumlar arası veri paylaşımı sağlanabilecektir. Bu kapsamda KAYSİS te tanımlanan üst verileri kullanarak tüm kurumların sunucularına erişim sağlayarak kurumlar arası veri paylaşımını gerçekleştirecek, Proxy niteliğinde merkezi bir uygulamanın hayata geçirilmesi amacıyla Ulusal Veri Santrali (UVS) analiz çalışmaları yapılabilecektir. KAYSİS te, kamu hizmetleri, hizmetlerin sunulduğu elektronik uygulamalar, uygulamaların yazılım, donanım ve veri tabanı mimarisine ilişkin bilgileri, web servis erişim bilgileri, servislerde bulunan metotlar, her bir metodun giriş ve çıkış parametreleri tanımlanacaktır. Geliştirilecek UVS nin söz konusu tanımları dinamik olarak kullanması ve web servisler üzerinden tüm kurumların sunucularına (server) erişim sağlayabilmesi halinde e-devlet çalışmalarından a-devlet (Akıllı Devlet-Smart Government) çalışmalarına geçilmesi sağlanacaktır. UVS ayrıca kamu kurumlarına ait tüm sunucuların tek merkez üzerinden yönetilmesini sağlayarak dağıtık yapıda bulut bilişimi hayata geçirecektir. KAYSİS Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi