No Sorular Açıklama Evet (3) Hayır (4) Geliştiril mekte (5) Puan 2 0 1 KONTROL ORTAMI KONTROL ORTAMI: Kontrol ortamı, iç kontrol sisteminin diğer unsurlarına temel oluşturan genel bir çerçeve sağlamaktadır. Misyonun belirlenmesini, kurum personeline duyurulmasını ve bunlarla uyumlu bir organizasyon yapısının ve kurumsal kültürün oluşturulmasını tanımlamak amacıyla kullanılan bir kavramdır. Kontrol ortamı üzerinde etkili temel unsurlar kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, insan kaynakları yönetimi için yazılı kurallar ve uygulamalar, kurumsal yapı, yönetim felsefesi ve iş yapma biçimi olarak sayılabilir. Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Kontrol Ortamı Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz. 1 Biriminizde Kamu İç Kontrol Standartları bilinmekte mi? (Bu konuda farkındalığı artırmak amacıyla eğitimler verilmesi ve toplantılar düzenlenmesi uygun olacaktır.) Başkanlığımızca Kamu İç Kontrol Standartları bilinmekte KOS 1.2 ile KOS 2.7 Standart Kod numaralı standartlar kapsamında belirli periyotlarla toplantılar düzenlenerek iç işleyiş hakkındaki işlemler tutanağa bağlanmaktadır. Ayrıca Başkanlığımızda 27.05.2013 tarihinde ve 13.12.2013 tarihinde düzenlenen toplantılarla İç Kontrol Standartları eğitimi tüm personele verilmiştir. (Bakınız. Ek 24.05.2013 ve 13.12.2013 tarihli yazı ve ekleriyle 2013 yılı Toplantı Tutanakları-26 sayfa)
2 Biriminizde iç kontrol sistemi ve işleyişine ilişkin olarak yönetici ve personelin farkındalık ve sahiplenilmesini arttırmaya yönelik çalışmalar yürütülüyor mu? Örneğin; iç kontrole ilişkin periyodik bilgilendirme toplantıları yapılması, tanıtım broşürleri hazırlanması, iç kontrolün hizmet içi eğitim programlarına dahil edilmesi, iç kontrole ilişkin bilgi ve belgelere birimin web/intranet sayfasında kolay erişilebilir şekilde yer verilmesi gibi çalışmalar yürütülmekte mi? Başkanlığımızda İç Kontrol Sistemine ilişkin tüm veriler web sitemizde en güncel haliyle bulunmaktadır. Başkanlığımızca Kamu İç Kontrol Standartları KOS 1.2 ile KOS 2.7 Standart Kod numaralı standartlar kapsamında belirli periyotlarla toplantılar düzenlenerek iç kontrol sistemi ve iç işleyiş hakkındaki işlemler tutanağa bağlanmaktadır. Ayrıca Başkanlığımızda 27.05.2013 tarihinde ve 13.12.2013 tarihinde düzenlenen toplantılarla İç Kontrol Standartları eğitimi tüm personele verilmiştir. (Bakınız. Ek 24.05.2013 ve 13.12.2013 tarihli yazı ve ekleriyle 2013 yılı Toplantı Tutanakları-26 sayfa) 3 Biriminizin her düzeydeki yönetici ve personeli, etik davranış ilkeleri ve bu ilkelere ilişkin sorumlulukları hakkında bilgilendiriliyor mu? Örneğin, kamu etik kurallarının içselleştirilmesi yönünde verilen eğitimlere ve düzenlenen toplantılara yönetici ve personelin katılımı sağlanıyor mu? (Etik davranış ilkelerinin, biriminiz personeli için düzenlenen uygulanan temel, hazırlayıcı ve hizmet içi eğitim programlarında yer alması uygun olacaktır.) Başkanlığımız personeline ve yeni başlayan personele etik davranış ilkeleri ve bu ilkelere ilişkin sorumlulukları kapsamında KAMU GÖREVLİLERİ ETİK SÖZLEŞMESİ tüm personele imzalatılmış özlük dosyalarına takılmıştır. Başkanlığımızca etik ilkeler belirlenmiş ve bürolara asılmıştır; Doğruluk, Halka Hizmet Bilinci, Hizmet Strandartlarına Uymak, Amaç ve Misyona Bağlılık, Dürüstlük ve Tarafsızlık, Saygınlık ve Güven, Nezaket ve Saygı, Ayrımcılık Yapmamak, Saydamlık ve Katılımcılık, Hediye Almamak, Kamu Mallarını Korumak, Savurganlıktan Kaçınmak, Çıkar Çatışmasından Kaçınmak, Hesap Verme Sorumluluğu, İmtiyazsız Kamu Hizmeti. Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri İle Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik gereğince Üniversitemiz İç Kontrol Standartları Eylem Planı çalışmaları Kontrol Ortamı Standartları kapsamında KOS1 Standart Numaralı (Etik Değerler ve Dürüstlük) eylemle ilgili
Üniversitemiz İletişim Fakültesinde 27.05.2013 tarihinde 10.00-11.00 saatleri arasında Başkanlığımız personeline eğitim vermek üzere Başkanlığımız Şube Müdürü Hatice ÜNAL; 24.05.2013 tarihli 42204 sayılı yazı ile görevlendirilmiş ve eğitim gerçekleştirilmiştir. Bakınız. Ek:KAMU GÖREVLİLERİ ETİK SÖZLEŞMESİ VE 24.05.2013 TARİHLİ TOPLANTI VERİLERİ 4 Biriminizin her düzeydeki yönetici ve personeli, etik dışı davranış durumunda uygulanacak yaptırımlar hakkında bilgilendirilmekte midir? (Bu soruya "evet" cevabı verilmiş ise bu farkındalığın nasıl sağlandığı açıklanmalıdır.) Başkanlığımız personeline ve yeni başlayan personele etik davranış ilkeleri ve bu ilkelere ilişkin sorumlulukları kapsamında KAMU GÖREVLİLERİ ETİK SÖZLEŞMESİ tüm personele imzalatılmış, bürolara Etik İlkeler asılmış ve konu hakkında ilgili tüm personel bilgilendirilmiştir. 5 Biriminizde vatandaşa doğrudan sunulan hizmetlerle ilgili süre ve yöntem konusunda bir standart geliştirildi mi? (Bu soru cevaplandırılırken Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik kapsamında yapılan çalışmalar da değerlendirilebilir.) Başkanlığımızda Kamu Hizmet Standartları Tablosu ve Kamu Hizmet Envanteri bulunmaktadır. Başkanlığımız web sitesinde en güncel haliyle vatandaşların erişimine açıktır. Bakınız: http://idarimali.istanbul.edu.tr/ 3 "Evet" seçeneği işaretlenmişse "Açıklama" bölümünde kanıtlara(iç düzenlemeler, yapılmış faaliyetlerin detayları vb.) yer verilmelidir. 4 "Hayır" seçeneği işaretlenmiş ise "Açıklama" bölümünde gerekli açıklamalara yer verilmelidir. 5 "Geliştirilmekte" seçeneği işaretlenmişse "Açıklama" bölümünde gerekli açıklamalar (planlanan faaliyetlerin detayları vb.) yapılmalıdır.
6 Biriminizin tüm iş ve işlemleriyle ilgili çıktılara personelin ve yetkili mercilerin erişimleri sağlanıyor mu? 7 Biriminizde personelin ve birimden hizmet alanların değerlendirme, öneri ve sorunlarını bildirebilecekleri uygun mekanizmalar (anket, yüz yüze görüşme, toplantı, elektronik başvuru vb.) mevcut mu? Etkin olarak kullanılıyor mu? (Mevcut ise kullanılan yöntemler hakkında kısaca bilgi veriniz. Düzenlenecek anketlerin gizlilik esaslı olması tavsiye edilmektedir.) Başkanlığımızda Kamu Hizmet Envanteri ve Kamu Hizmet Standartları tablolarının yanında faaliyetlerimize ilişkin tüm iş ve işlemler Kamu İç Kontrol Standartları KOS 1.6 kapsamında faaliyetlerimize ilişkin tüm bilgi ve belgeler sürekli olarak güncellenmekte ve Aylık Birim Faaliyet Raporu düzenlenerek Başkanlığımız sitesinde izleyen ayın ilk haftasında yayınlanmaktadır. Bakınız: http://idarimali.istanbul.edu.tr/ Her hafta düzenli olarak birimlerin Şube Müdürleri Başkanlığında toplanması neticesinde iş ve işlemlerin takibi yapılmakta sonuçları hızlandırılmakta ve büroların görüş, öneri, isteklerini almak üzere haftalık ve aylık birim faaliyet raporlarımıza ek olarak Kamu İç Kontrol Standartları KFS 7.1 standart kod no kapsamında İÇ KONTROL STANDARTLARI DÜZELTİCİ/ÖNLEYİCİ/GELİŞTİRİCİ FAALİYET FORMU düzenlenmiş ve uygulanması kapsamında girişimler yapılmıştır. Bakınız: Doldurulmuş İlgili Form örneği ve Şube Müdürleri Başkanlığında haftalık
olağan toplantı tutanak örnekleri (Örnek olarak her müdür ayrı ayrı birer nüsha konulmuştur.) 8 Biriminizin misyonu yazılı olarak belirlenip, duyuruldu mu? (Misyon; ilan panolarında, intranette, e-posta yoluyla personele duyurulabilir.) 9 Biriminizin ve alt birimlerin görev tanımlarına yönelik bir düzenleme(yönerge, genelge, onay vb.) var mı? (Bu soruya "Hayır" cevabı verilmişse bu işlemlerin ne zaman gerçekleştirilmesinin planlandığı belirtilmelidir.) İç Kontrol Standartları KOS 2.1 kapsamında Başkanlığımız ilan panosunda ayrıca web sitemizde de duyurulmuştur. Duyuru için Bakınız; http://idarimali.istanbul.edu.tr/?page_id=6098 Başkanlığımız görev tanımları en güncel haliyle ekte sunulmaktadır. Bakınız: İş Akış Çizelgesi (Revizyon Tarihi: 5 Mart 2014-5 sayfa).
10 Biriminizin her düzeydeki yönetici ve personeli için görev tanımları yazılı olarak belirlendi mi? İlgili yönetici ve personele bildirildi mi? (Personel görev tanımları, personelin görev yaptığı birimin görev tanımı esas alınarak hazırlanmalı, ilgili personele tebliğ edilmeli ve yılda en az bir kez gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir. Bu soruya cevap verilirken personel görev tanımlarının format ve içeriğinin belirlenmesine ve belirli aralıklarla güncellenmesine yönelik iç düzenleme bulunup bulunmadığı da değerlendirilmelidir.) 28.02.2011 tarihli ve 40729-12752 sayılı yazımızla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına personel görev tanımlarına yer verilmiştir. Görev tanımları yeni personel için yazıyla kişiye tebliğ edilmektedir. (Örnek için Bakınız; Görevlendirme yazısı örnekleri 2 sayfa) 08.04.2013 tarihli ve 41442-22693 sayılı yazı ekimizde görev tanımlarımız gönderilmiş olup, en son güncellemeyle Başkanlığımız her düzeydeki yönetici ve personeli için görev tanımları ADEK kapsamında oluşturulmuştur. Bakınız; Ek CD ADEK kapsamında yapılan görev tanımları 11 Biriminizin organizasyon şeması görev dağılımını, hesap vermeye uygun raporlama kanallarını gösteriyor mu? 12 Biriminizin ve alt birimlerin görevleri, idarenizin ve biriminizin misyonu ile uyumlu mu? (Birimin ve alt birimlerin görevlerinin misyonla uyumunun sağlanması ve değişikliklerin sürekli izlenerek organizasyon yapısı ve görevlerin değişiklikler çerçevesinde revize edilmesi gerekmektedir.) Organizasyon şeması görev dağılımı Memur, Şef, Müdür, Daire Başkanı şeklinde hiyerarşik düzende oluşturulduğundan görev alanıyla ilgili hesap verme mekanizmaları işletilmektedir. Başkanlığımız misyonunun oluşturulmasında destek hizmetleri fonksiyonu etkili olmuştur. Bu kapsamda bürolarımızda yapılan iş ve işlemler misyonumuzla uyumludur. Görev tanımları dikkate alınırken idarenin ve birimin misyonuna uyumlu olması dikkate alınmıştır.
13 Biriminizde hassas görevler ve bu görevlere ilişkin prosedürler belirlendi mi? (Söz konusu prosedürlerin yazılı olarak belirlenmesi, personele duyurulması ve hassas görevlere uygun kontrol faaliyetlerinin(görevler ayrılığı, rotasyon, yedek personel belirleme vb.) belirlenmesi önerilmektedir.) 14 Biriminizde her düzeydeki yöneticinin, verilen görevlerin sonucunu izlemesini sağlayacak mekanizmalar oluşturuldu mu? ("Evet" cevabı verilmiş ise bu mekanizmaların neler olduğu (raporlar, iş planları, periyodik toplantılar, otomasyon programı vs.) belirtilmelidir.) Hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenerek personele 16.12.2013 tarihli toplantımızda tebliğ edilmiştir. Ayrıca Kontrol Faaliyetleri Prosedürü belirlenerek hassas görevlere ilişkin kontrol faaliyetleri belirlenmiştir. Bakınız; Ek CD 16.12.2013 tarihli İÇ KONTROL STANDARTLARI SUNUMU, Kontrol Faaliyetleri Prosedürü fotokopileri Yöneticiler verilen görevlerin sonuçlarını izlemeye yönelik olarak haftalık toplantılar düzenlemektedir. Örnek toplantı tutanakları ektedir. 15 Yazılı olarak belirlenmiş görevde yükselme usulleri var mıdır? (Söz konusu usullerin personelin performansını da dikkate alacak şekilde belirlenmesi ve bu usullerden personelin haberdar edilmesi gerekmektedir.) 16 Biriminizde her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenerek, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmekte mi? Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme Ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği hükümlerine göre idarece işlem yapılmaktadır. Başkanlığımız İç kontrol standartları kapsamında 2013 yılı Aralık ayında Personel Performans Değerlendirme Anketi düzenlenmiş olup tüm personelin eğitim alması gerektiği kanaatine varılmıştır. Bakınız; İç kontrol standartları uygulama sonucu (1 sayfa), Eğitimin yapıldığına ilişkin toplantı tutanakları (9 sayfa).
17 Biriminizin yöneticileri personelin yeterliliği ve performansı ile ilgili olarak yaptıkları değerlendirmeleri ilgili personelle paylaşıyor mu? (Yöneticilerin çalışanların performansına ilişkin değerlendirme sonuçlarını çalışanları ile paylaşmaları önerilmektedir.) 18 Biriminizde performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınıyor mu? (Örneğin, performansı yetersiz görülen personelin performansını geliştirmek için eğitim verilmesi, teşvik etmek için eksik alanları ile ilgili görüşmeler yapılması, tecrübeli personelin refakatinde görevlendirilmesi gibi önlemler alınıyor mu?) Başkanlığımız çalışanlarına mahsus yapılan 2013 yılı performans değerlendirme anketi neticesinde birimimiz çalışanlarına değerleme puanına ilişkin belgelerini vermek üzere 20.03.2014 tarihinde saat 15.00 te 42 kişilik toplantı düzenlenmesi planlanmıştır. Personel performans değerleme puanları belgelerde mevcuttur. Bakınız; 13.03.2014 tarihli ve 28792 sayılı yazı Başkanlığımız İç kontrol standartları kapsamında 2013 yılı Aralık ayında Personel Performans Değerlendirme Anketi düzenlenmiş olup yapılan değerlendirme sonucunda her bir birim faaliyetleri ve sorumluluklarıyla ilgili olarak mevzuatları kapsamında çalışanların iş deneyimi ve uygulama birliğini sağlamak 2013 yılında yoğun mevzuat değişikliklerinin yaşanmasından dolayı çalışanlar sorumlu şube müdürleri başkanlığında iç birim eğitiminin düzenlenmesi gerektiği uygun görülmüştür. 2014 ve ileriki yıllarda aynı şekilde performans değerlendirme anketi ve yüzyüze görüşme yöntemi ile sürekli olarak değerlendirme yapılacak ve gerekli önlemler alınacaktır.
19 Biriminizde yüksek performans gösteren personel için geliştirilmiş ve uygulanan ödüllendirme mekanizmaları var mı? (Yüksek performans gösteren personel için ödül/motivasyon mekanizmaları (yönetici tarafından tüm çalışanlar huzurunda takdir edilme, başarı belgesi, yurt içi ve yurt dışı kariyer geliştirme fırsatlarından yararlandırma vb.) geliştirilmesi ve bu kriterlerin tüm personele bildirilmesi tavsiye edilmektedir.) Başkanlığımız çalışanlarına mahsus yapılan 2013 yılı performans değerlendirme anketi neticesinde birimimiz çalışanlarına değerleme puanına ilişkin belgelerini vermek üzere 20.03.2014 tarihinde saat 15.00 te 42 kişilik toplantı düzenlenmesi planlanmıştır. 8 Teşekkür Belgesi, 20 Takdir Belgesi verilmiştir. 20 Biriminiz personeline yönelik insan kaynakları ile ilgili prosedürler (personel alımı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, performans değerlendirmesi vb.) var mı? Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığınca yerine getirilmektedir. 21 Biriminizde iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlendi mi? (İş akış süreçlerinin belirlenmesi ve bu süreçlerdeki imza ve onay mercilerinin belirlenmesi ve duyurulması önerilmektedir.) 22 Biriminizde yapılacak yetki devirlerinin esasları yazılı olarak belirlendi mi? (Yapılacak yetki devirlerinin kapsam, miktar, süre ve devredilen yetkinin başkasına devredilip devredilemeyeceği gibi bilgileri içermesi gereklidir. Ayrıca, yetki devri yapılırken yetki ve sorumluluk dengesinin korunmasına özen gösterilmelidir.) Başkanlığımız iş akış sürecindeki sorumlular kısmında imza ve onay mercileri belirlenmiştir. Bakınız; Başkanlığımız İş Akış Süreci (3 sayfa). Başkanlığımızda yetki devrine esas form düzenlenmiş olup, formun alt kısmında yasal dayanaklara değinilmiştir. Bakınız; Başkanlığımız Harcama Yetkisi Devir Belgesi (3 sayfa).
23 Biriminizde yetki devredilecek personel için asgari gereklilikler (bilgi, beceri ve deneyim) belirlendi mi? 24 Biriminizde yetki devredilen personelin, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene rapor vermesine ilişkin düzenleme var mıdır? Hiyerarşik olarak mevzuata göre bir alt kademedeki personele devredilebilmektedir. Konuya ilişkin Başkanlığımız Harcama Yetkisi Devir Belgesi Ek-2 Yetki Devri Formu bulunmaktadır. Bakınız; Yetki Devri Formu Ek-2 (1 sayfa). TOPLAM PUAN - KONTROL ORTAMI RİSK DEĞERLENDİRME RİSK DEĞERLENDİRME: Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir. Bu bölümde idare, risk algısı ve riskle başa çıkabilme kapasitesini aşağıdaki sorular aracılığıyla bir öz değerlendirmeye tabi tutmalıdır. Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Risk Değerlendirme Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz. 1 Performans programında yer alan hedeflere ulaşma düzeyinin izlenmesi ve değerlendirilmesine yönelik raporlama prosedürü belirlendi mi? "Evet" cevabı verildiyse uygulamada izleme ve değerlendirme sürecinin nasıl işlediği kısaca açıklanmalıdır. Stratejik Plan kapsamında yılı içinde Uluslararası diğer kuruluşlarla oluşturulan işbirliği sayısı/adet izleme ve değerlendirme sürecinde Üniversitemizin Uluslararası kuruluşlara üyelik aidatı ödemeleri performans olarak gösterilmekte konuyu Başkanlığımız Harcırah ve Ön Ödeme Bürosunca takibi yapılmakta ve Bütçe Bürosunca performans değerlendirmesi verileri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmektedir. Bakınız; 23.07.2013 tarih ve 43257-45322 sayılı yazı ile 14.08.2013 tarih ve 43575-49308 sayılı yazılar ve ekleri (8 sayfa).
2 Bütçe hazırlık sürecinde stratejik plan ve performans programlarına uyumu sağlamaya yönelik prosedür var mıdır? (Stratejik planda gösterilen amaç ve hedeflerin hangi faaliyet ve projelerle gerçekleştirileceği, hangi göstergelerin izleneceği ve bu faaliyet ve projeler için gerekli kaynak ihtiyacı performans programlarında gösterilmektedir. Bu nedenle, birimlerin bütçe tekliflerini hazırlarken söz plan ve programları dikkate almaları gerekmektedir.) 3 Biriminizde yürütülen faaliyetlerin stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflerle uyumunu sağlamaya yönelik bir prosedür var mıdır? (Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması bakımından birimler faaliyetlerinde idarenin stratejik planı ve performans programında belirtilen amaç ve hedeflerine odaklanmalıdır.) 4 Biriminiz tarafından görev alanınız çerçevesinde idarenizin hedeflerine uygun spesifik hedefler belirlendi mi? Yapılan işlemler Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu, yılı içi yayınlanan Dönemi Bütçe Çağrısı ve Bütçe Hazırlama Rehberi ile Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliğlerine göre işlem yapılmaktadır. Başkanlığımız bütçe hazırlama süreci kapsamında destek birimi olmamız dolayısıyla oluşan taleplere göre planlama yapılmakta, bu kapsamda strateji plan ve performans programları 3 yıllık tahmini bütçeyle ilişkilendirilmektedir. Bakınız; Sermaye tertipleri talep formu Kaynaklarımızın etkili, ekonomik ve verimli kullanılması amacıyla cari giderlerimize ilişkin doğrudan temin yöntemiyle yapılacak alıma mahsus katılımı arttırmaya yönelik sistem değişikliğine gidilmiş olup, düzenlenen form ektedir. Ayrıca Başkanlığımız bütçe hazırlama sürecinde sermaye giderlerimize ilişkin oluşturduğumuz Gider Bütçe Fişleri Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığının 12.06.2013 tarihli ve 1817-36561 sayılı yazı gereğince Yılı Yatırım Projelerinin Stratejik Plan ve Performans Programı ile İlişkisi kapsamında amaç, hedef ve performans hedefi olarak İ.Ü. Stratejik Planla ilişkilendirmesi yapılmıştır. Bakınız; Doğrudan Temin alımıyla ilgili sistem değişikliğine gidildiğine ilişkin ilgili form ve Doğrudan Temin Harcama Talep Formu, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığının yazısı ve ilişkilendirme cevabımız. (11 sayfa). Başkanlığımızca Rektörlük Hedef Yönetim Planını desteklemek amacıyla 2013 yılında Başkanlığımıza yönelik 2013 yılı Hedef Yönetim Planı oluşturulmuştur. Bakınız; İ.Ü. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 2013 Hedef Yönetim Planı
5 Biriminizde, üst yönetici tarafından onaylanmış olan risk strateji belgesi tüm çalışanlara duyuruldu mu? 6 Biriminizde risk yönetimine ilişkin görev ve sorumluluklar açık bir şekilde ve yazılı olarak belirlendi mi? (Risk yönetiminde görev ve sorumlulukların net olarak belirlenmesi ve söz konusu görev ve sorumlulukların uygun, yetkin ve yetkilendirilmiş kişilere verilmesi, risk yönetimi için güçlü bir alt yapı oluşturur. İdareniz için Risk Strateji Belgesi hazırlanmış ise söz konusu belgede risk yönetimine ilişkin görev ve sorumluluklara da yer verilmiş olması gerekir.) Başkanlığımızda üst yönetici tarafından onaylanmış Risk Strateji Belgesi bulunmamaktadır. Ancak Başkanlığımız Risk Yönetimi Çalışmaları kapsamında 16.04.2012 tarihinde toplantı düzenlenmiş ve Başkanlığımızda Risk Belirleme Ekibi kurulmuştur. 20/21/22 Kasım 2013 tarihlerinde her bir büromuza ait iş riskleri çıkartılmıştır. Faaliyet alanlarımızla ilgili riskler sürekli olarak her yıl güncellenecektir. Bakınız; 16.04.2013 tarihli toplantı tutanağı ve eki (2 sayfa), 20/21/22 Kasım 2013 tarihleri toplantı tutanağı, Genel Sekreterlik Makamına yazılan 29.11.2013 tarihli ve 45482 sayılı yazı ve Kamulaştırma Bürosunun Risk Raporu (2 sayfa) Bürolarımıza ait iş riskleri prosedürleri (26 sayfa). Başkanlığımız Risk Yönetimi Çalışmaları kapsamında 16.04.2013 tarihinde toplantı düzenlenmiş ve Başkanlığımızda Risk Belirleme Ekibi kurulmuştur. 20/21/22 Kasım 2013 tarihlerinde her bir büromuza ait iş riskleri çıkartılmış ve gerekli prosedürler oluşturulmuştur. Faaliyet alanlarımızla ilgili riskler sürekli olarak her yıl güncellenecektir. Bakınız; madde 5 7 Biriminizde riskler, birim/program ve alt birim/ operasyonel düzeyinde tespit ediliyor mu? Risklerin tespitinde Kontrol Ortamı Madde 7 kapsamında açıklamış olduğumuz hususlar dahilinde risk önleme ve bertaraf yöntemi uygulanmaktadır.
8 Biriminizde tespit edilen risklerin, muhtemel etkileri ve gerçekleşme olasılıkları ölçülüyor mu? (Tespit edilen risklerin olasılık ve etkileri ölçülmeli ve rakamla gösterilmelidir.) 9 Biriminizde tespit edilen riskler, risk puanlarına(etki x Olasılık) veya önem derecelerine göre önceliklendiriliyor mu? Risklerin önem sırasına göre önceliklendirilmesi kaynak tahsisinde etkinliği sağlar. 10 Biriminizde tespit edilen riskler uygun araçlarla kayıt altına alınıyor mu? (Risklerin kaydedilmesi, verilen kararlar için kanıt oluşturulmasına, kişilerin risk yönetimi içindeki sorumluluklarını görmelerine ve izlenmesine yardımcı olmaktadır. Bu soruya "Evet" cevabı verilmiş ise risklerin kaydında kullanılan araçlar (risk kayıt formu, yazılım vb.)belirtilmelidir.) Kontrol Ortamı Madde 7 kapsamında İzleme Yöntemi ile takip edilerek sonuçları, gerçekleşen veya gerçekleşme olasılığı bulunan risklerin anında çözümüne yönelik prosedür geliştirilmektedir. Gerçekleşme olasılığı göz önüne alınarak üst yönetimin de katıldığı toplantıların yapılması. Ek: Hizmet Alımı --------------------- Risk önleme yöntemi olarak sorumlu şube müdürlerince sürekli izleme yöntemi kullanılmaktadır. Tüm faaliyetlerimiz aynı önem sırasında olduğundan gerçekleşme olasılığı bulunan risklerin yüksek risk olarak değerlendirilmesi ve izleme yöntemiyle tespit edilen risklerin anında çözümü amaçlanmaktadır. Bakınız; Kontrol Ortamı Madde 14 Tüm faaliyetlerimiz aynı önem sırasında olduğundan bu kapsamda Başkanlığımız büroları, riskleri bulgu halinde kayıt altına almaktadır. Bakınız; Risk Değerlendirme Madde 5 11 Biriminizde tespit edilen risklere verilecek cevap yöntemi belirlenirken fayda-maliyet analizi yapılıyor mu? (Risklere verilecek cevaplar belirlenirken; cevabın faydasının, getireceği maliyetten yüksek olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir.) Kamu kaynaklarının etkin, ekonomik, verimlilik esasına göre her birimin faaliyetleri kapsamında yüksek risk olarak değerlendiriliyor. Bakınız; Taşınmazlar Bürosu Uzlaşma Komisyonu Tutanağı, Ön Mali Kontrolde Araştırmacı Şadiye YILMAZ ın görevlendirilmesi
12 Biriminizde tespit edilen risklerin gerçekleşme olasılıklarında veya etkilerinde bir değişiklik olup olmadığı ya da yeni risklerin ortaya çıkıp çıkmadığı belirli periyotlarla gözden geçiriliyor mu? (Tespit edilen riskler risklerin önem derecesine göre yılda en az bir kez olmak üzere gözden geçirilmelidir.) 13 Risk yönetimi sürecinde personelin katkısı alınıyor mu? (Personelin risk yönetim sürecini sahiplenmesi ve işlerinin bir parçası olarak görmesi, risklere karşı güçlü bir kurumsal risk yönetimi sürecinin etkililiğini artıracaktır. Bu soruya "evet" cevabı verdiyseniz bu katkıyı nasıl sağladığınızı açıklayınız.) Kontrol Ortamı Madde 7 kapsamında açıklamış olduğumuz hususlar dahilinde risk önleme ve bertaraf yöntemi uygulanmaktadır. Başkanlığımız Risk Yönetimi Çalışmaları kapsamında 16.04.2012 tarihinde toplantı düzenlenmiş ve Başkanlığımızda Risk Belirleme Ekibi kurulmuştur. 20/21/22 Kasım 2013 tarihlerinde her bir büromuza ait iş riskleri çıkartılmıştır. Faaliyet alanlarımızla ilgili riskler sürekli olarak her yıl güncellenecektir. Bakınız; madde 5 14 Biriminiz yönetici ve personeli risk yönetimine ilişkin görev ve sorumluluklarının bilincinde mi? (Bu soruya cevap verilirken personelin risk yönetimindeki görev ve sorumluluklarına ilişkin bilgilendirme ve farkındalığın nasıl sağlandığı değerlendirilmeli ve bu kapsamda hangi araçların kullanıldığı açıklanmalıdır.) Başkanlığımız Risk Yönetimi Çalışmaları kapsamında 16.04.2012 tarihinde toplantı düzenlenmiş ve Başkanlığımızda Risk Belirleme Ekibi kurulmuştur. 20/21/22 Kasım 2013 tarihlerinde her bir büromuza ait iş riskleri çıkartılmıştır. Faaliyet alanlarımızla ilgili riskler sürekli olarak her yıl güncellenecektir. Bakınız; 16.04.2013 tarihli toplantı tutanağı ve eki (2 sayfa), 20/21/22 Kasım 2013 tarihleri toplantı tutanağı 15 Biriminizin diğer birimlerle ortak yürütülmesi gereken riskleri bulunması durumda söz konusu risklerin yönetilmesine ilişkin olarak ilgili birim ile İlgili birimle gerekli koordinasyon kurularak (telefon, yüzyüze görüşme) işbirliği sağlanmaktadır.
gerekli işbirliği ve iletişim sağlanıyor mu? 16 Biriminizde risk yönetiminden elde edilen deneyimler diğer birimlerle paylaşılıyor mu? (Özellikle yeni ortaya çıkmış riskler ve bunlarla başa çıkma yöntemleri konusunda olumlu ve olumsuz deneyimlerin paylaşılması ve bu anlamda nelerin yanlış gidebileceğinin bilinmesi, hataların tekrarlanmasını önleyebilecek ve risklerle başa çıkmada etkinliği artıracaktır. Bu soruya "evet" cevabı verdiyseniz deneyimlerin hangi yöntemlerle paylaşıldığını (çalışma toplantıları, uygulamalı eğitimler, farklı iletişim kanalları ile bilgi paylaşımı, iyi uygulama örneklerinin paylaşılması, olumsuz örneklerin ya da hataların paylaşılması gibi) açıklayınız.) Belirlenen takvim kapsamında Genel Sekreterlik Makamınca düzenlenen ve Daire Başkanları, Fakülte ve Enstitü Sekreterlerinin katılımıyla yapılan periyodik toplantılarda risk yönetiminden elde edilen deneyimler gündem konusu yapılarak paylaşılmaktadır. TOPLAM PUAN - RİSK DEĞERLENDİRME KONTROL FAALİYETLERİ KONTROL FAALİYETLERİ: Kontrol faaliyetleri, hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Kontrol Faaliyetleri Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz.
1 Biriminizin her bir faaliyet ve riskleri için etkin kontrol strateji ve yöntemleri belirlenip uygulanıyor mu? (Belirlenmiş kontroller risklerle uyumlu olmalı, riskin niteliğine göre farklı kontrol yöntemleri belirlenmelidir. Kontrol strateji ve yöntemleri; düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme, varlıkların periyodik kontrolü ve güvenliği vb. şekilde belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Birimdeki kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.) Başkanlığımızın her bir faaliyet ve riskleri için Kontrol Faaliyetleri Prosedürü oluşturulmuş olup hassas görevlere ilişkin tüm işlemlerimizin her adımında Sorumlular, İş Akışı, Faaliyet, Doküman, Kontrol Stratejisi ve Yöntemi adımları belirlenmiştir. Bakınız; Hassas Görevler Prosedürü, Kontrol Faaliyetleri Prosedürü (13 sayfa). 2 Biriminizde kontrol faaliyetleri tespit edilirken fayda - maliyet analizi yapılıyor mu? (Birimde belirlenen kontrol yönteminin maliyeti ile beklenen faydası kıyaslanmalı, maliyeti faydasını aşan kontroller belirlenmeli ve daha az maliyetli alternatif kontroller seçilmelidir.) Kamu kaynaklarının etkin, verimli ve ekonomik kullanılması amacıyla oluşturulan prosedürler, göz önüne alınan mevzuatlar kapsamında değerlendirilerek iç kontrol standartları oluşturulmuş olup elde edilen fayda gözetilmektedir. Sonucuna göre değerlendirmesi yapılmaktadır.
3 Biriminizde uygulanan kontrol faaliyetlerinin etkililiği düzenli olarak gözden geçiriliyor mu? (Kontrol faaliyetlerinin etkinliği ve işleyişinin planlandığı şekilde gerçekleşmesi izlenmelidir. Kontrollerin işlediğine ilişkin gerekli kanıtlar periyodik olarak toplanmalı ve analiz edilmelidir.) 4 Biriminizin faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerine ilişkin yazılı prosedürler mevcut mu? (Biriminizin faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler bulunmalıdır. Bu prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.) Kontrol faaliyetlerinin etkililiğine ilişkin her hafta şube müdürleri başkanlığında düzenlenen toplantılarla aylık ve yıllık birim faaliyet raporlarıyla ayrıca risk belirleme ekiplerimizle düzenli olarak gözden geçirilmektedir. Bakınız; Önceki maddeler kapsamında dosyada bulunan tüm toplantı tutanakları Başkanlığımız mali konuların hepsi hassas görevler kapsamındadır. Ayrıca düzenlediğimiz Kontrol Faaliyetleri Prosedürü ile desteklenmektedir. Bakınız; 1. madde
5 Biriminizin yöneticileri tarafından, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontroller yapılıyor mu? (Birimin faaliyet ve işlemleri bu alanda yapılmış olan düzenlemeler çerçevesinde yürütülmelidir. Bu düzenlemelere uyulup uyulmadığı yöneticiler tarafından sistemli bir şekilde kontrol edilmelidir. Bu amaçla paraf, uygun görüş, kontrol listeleri ve fiziki sayım gibi kontrol süreçleri tanımlanabilir. Bu kapsamda, personel tarafından yapılan işlerin düzenlemelere uygun olup olmadığı yöneticiler tarafından izlenmelidir. Belirlenen hata ve usulsüzlüklerin ne şekilde giderileceğine ilişkin olarak yönetici talimatları oluşturulmalıdır.) Başkanlığımızca İç kontrol standartları standart kod no: BİS 16.2 ve BİS 16.3 kapsamında Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi, Yöntemi ve Uygulanması talimatı oluşturulmuştur. Bakınız; Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi, Yöntemi ve Uygulanması (1 sayfa).
6 Biriminizde görevler ayrılığı ilkesi uygulanıyor mu? Hangi durumlarda görevler ayrılığı ilkesini uyguladığınızı açıklayınız. (Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir ve görevler ayrılığı ilkesinin gözetildiği yazılı dokümanlarla desteklenmelidir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı hallerde, yöneticiler risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Bu tür durumlarda riski yönetmek için başka kontrol prosedürleri belirlenmelidir.) Başkanlığımız her düzeydeki yönetici ve personeli için görev tanımları ADEK kapsamında oluşturulmuştur. Dolayısıyla görevler ayrılığı ilkesi mali ya da mali olmayan tüm karar ve işlemlerimizde uygulanmaktadır. Bakınız; Kontrol Ortamı Madde 10 7 Biriminizde personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı önlemler alınıyor mu? "Evet" cevabı verildiğinde buna ilişkin kanıtlar gösterilebilir. Başkanlığımız personel yetersizliği ile ilgili 2013 yılı ve 2014 yılında Personel Daire Başkanlığına yazılan 03.01.2013 tarih 40033-452 sayılı yazı, 31.01.2013 tarih 40393-6178 sayılı yazı, 07.02.2013 tarih ve 40466-8085 sayılı yazı,16.12.2013 tarih ve 45783-75106 sayılı yazı bulunmaktadır. Bakınız; Ek: İlgili yazıların fotokopisi
8 Biriminizde vekalet sistemi etkin bir şekilde uygulanmakta mı? (Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Vekil olarak görevlendirilen personel gerekli niteliğe sahip olmalıdır. Personel kanunlarında yer verilen vekalet müessesesine ilişkin olarak, ayrıntılı iç düzenlemeler yapılmalı ve vekil personelde aranacak nitelikler ayrıntılı olarak belirlenmelidir.) Başkanlığımız her düzeydeki yönetici ve personeli için görev tanımları ADEK kapsamında oluşturulmuştur. Söz konusu görev tanımlarında vekili açıkça belirtilmiş olup asilin görev ve sorumlulukları nı kullanır. Bakınız; Kontrol Ortamı Madde 10 9 Biriminizde görevinden ayrılan personel, yürüttüğü iş ve işlemlerin durumuna ilişkin olarak yeni görevlendirilen personele rapor veriyor mu? (Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu yeni görevlendirilen personele vermesi yöneticiler tarafından sağlanmalıdır. Raporda, yürütülmekte olan önemli işlerin listesine, öncelikli olarak dikkate alınacak risklere, süreli işler listesine ve benzeri hususlara yer verilmelidir.) 10 Biriminizde kullanılan bilgi sistemlerinin güvenliğini sağlamaya yönelik mekanizmalar var mı? (Bu soruya cevap verilirken idarede bilgi güvenliği yönetim sistemi, İSO'nun bilgi güvenliğine ilişkin sertifikası vb. mekanizmaların var olup olmadığı değerlendirilmelidir.) 28.02.2011 tarihli ve 40729-12752 sayılı yazımızla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına hassas görevlere ilişkin personel görev alanı raporları gönderilmiştir. Örnekler için bakınız; 3 sayfa SGK Hizmet Takip Programı, Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi(KBS), Say-2000 Otomasyon Programları, E-Bütçe Sistemi Otomasyon Programı, Maliye Bakanlığı E-Bordro Sistemi, EKAP Otomasyon Programı, Kamu Bilgi Sistemi Taşınır Yönetim Sistemi, Kamu Bilgi Sistemi Harcama Yönetim Sistemi gibi otomasyon sistemleri üzerinden işlemler yürütülmektedir.
11 Biriminizde bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapıldı mı? (Bilgi sistemine yalnızca yetkili personelin erişimi sağlanmalıdır. Bu amaçla, bilgisayar programlarına erişebilmek üzere, sürekli güncellenen bilgi güvenliği yazılımları kullanılmalıdır. Belgelerle çalışılırken, belirlenmiş olan gizlilik düzeyinin korunmasına ilişkin düzenlemelere uyulmalıdır.) Başkanlığımızda bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda Özlem ATAR görevlendirilmiş ve yetkilendirilmiştir. Bakınız; ek 14.02.2014 tarih 15569 sayılı görevlendirme yazısı 12 Bilgi sisteminde yeterli bir yedekleme mekanizması ve teste tabi tutulmuş olağanüstü durum onarım planları/eylem planları mevcut mu? TOPLAM PUAN - KONTROL FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM Birimimizde SGK Hizmet Takip Programı, Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi(KBS), Say- 2000 Otomasyon Programları, E-Bütçe Sistemi Otomasyon Programı, Maliye Bakanlığı E-Bordro Sistemi, EKAP Otomasyon Programı, Kamu Bilgi Sistemi Taşınır Yönetim Sistemi, Kamu Bilgi Sistemi Harcama Yönetim Sistemi gibi otomasyon sistemleri kullanılmaktadır. İlgili Daire Başkanlığınca planlaması yapılmaktadır. BİLGİ VE İLETİŞİM: Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin, hedeflerin gerçekleştirilmesi ve iç kontrole ilişkin sorumluluklarını yerine getirmelerine imkân verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak uygun bir bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Bilgi ve İletişim Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz.
1 Biriminizde yatay ve dikey iletişimi kapsayan yazılı, elektronik veya sözlü etkin bir iç iletişim sistemi mevcut mu? (Soru cevaplandırılırken personelin birbirleri ve yöneticileri ile hangi yöntemlerle/araçlarla iletişim kurdukları tespit edilerek bunların uygun ve/veya etkin olup olmadıkları değerlendirilmelidir. Personelin görevlerini kesintisiz şekilde yerine getirebilmelerini sağlayacak bilgileri alabilmeleri için üst yönetim dâhil her düzeydeki yöneticilerle iletişim içerisinde olması sağlanmalıdır.) İletişimin konusu esas alınarak yazılı, sözlü veya elektronik iletişim sistemi kullanılmaktadır. Bakınız; Personelin e-mailleri alınmış olup listesi ektedir. 2 Biriminizde dış paydaşlar ile etkin iletişimi sağlayacak bir dış iletişim sistemi mevcut mu? 3 Mevcut iç ve dış iletişim sistemleri personelin ve/veya dış paydaşların beklenti, öneri ve şikâyetlerini iletmelerine imkân veriyor mu? (Örneğin; 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununun kurum içerisinde etkin bir şekilde işleyip işlemediği, talep ve şikâyetlerin süresinde cevaplanıp cevaplanmadığı, çalışanların şikâyet ve önerilerini yönetime sunmasına imkân veren bir sistemin mevcut olup olmadığı değerlendirilmelidir.) Başkanlığımızda dış paydaşlarla etkin iletişim kanallarımız dilekçe yoluyla başvuru ve Üniversitemiz Bilgi Edinme Sistemi üzerinden başvurulardır. Başkanlığımızda iç ve dış iletişim sistemlerine ilişkin 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununun kurum içerisinde etkin bir şekilde işlemekte talep ve şikayetler anında değerlendirmeye alınarak süresi içerisinde cevaplandırılmaktadır.
4 Biriminizde, personelin görev ve sorumlulukları ile birimin misyon ve hedefleri kapsamında kendisinden neler beklendiği yöneticiler tarafından yazılı olarak belirlenip ilgili personele bildiriliyor mu? (Her kademedeki yöneticiler, birimin misyon, ve hedefleri çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.) 5 Mevcut bilgi sistemleri idare/birim tarafından belirlenmiş hedeflerin izlenmesine ve bu doğrultuda gerçekleştirilen faaliyetler üzerinde etkin bir gözetim ve değerlendirme yapılmasına imkân veriyor mu? (Yönetim bilgi sistemi, karar alma süreçlerinde yöneticilerin ihtiyaç duydukları bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır.) Başkanlığımız görev tanımları en güncel haliyle ekte sunulmaktadır. Ayrıca ADEK kapsamında oluşturulan doküman listesi (ektedir) ile iş ve işlemlerin yapılması konusunda birim içi formlar ve mevzuat ile alım sürecinin sağlıklı başlaması amaçlanmış, Teknik Şartname Hazırlama Talimatı oluşturularak uygulama birliği sağlanması amaçlanmış web sitemizde yayınlanmıştır. Bakınız: İş Akış Çizelgesi (Revizyon Tarihi: 5 Mart 2014-5 sayfa). Görevlendirme Yazısı Örnekleri (2 sayfa), Teknik Şartname İçerik Formatı ve Hazırlama Talimatı (10 sayfa), ADEK Doküman Listesi (3 sayfa). SGK Hizmet Takip Programı, Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi(KBS), Say-2000 Otomasyon Programları, E-Bütçe Sistemi Otomasyon Programı, Maliye Bakanlığı E-Bordro Sistemi, EKAP Otomasyon Programı, Kamu Bilgi Sistemi Taşınır Yönetim Sistemi, Kamu Bilgi Sistemi Harcama Yönetim Sistemi gibi otomasyon sistemleri üzerinden ilgili raporlar dökülmektedir.
6 Biriminizde hangi raporların, kim tarafından, ne sıklıkta, ne zaman hazırlanacağı, kime sunulacağı, dayanağı ve hazırlanan raporların kim tarafından kontrol edileceği açıkça belirlenip ve personele duyuruldu mu? (Birim içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, alt birimler ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.) Başkanlığımızda her yıl oluşturulan raporlar dönemi ve kanuni dayanağıyla birlikte çıkarılmış olup ilgili personel bilgisi dahilindedir. Bakınız; 5 sayfa 23.12.2011 tarihli ve 44835-79945 sayılı Genel Sekreterliğe yazdığımız yazı ve ekleri 7 Birimin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini kapsayan belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi mevcut mu? YÖK ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı kapsamında Üniversitemiz EBYS sistemi üzerinden evrak üretilmekte ve EBYS arşivinin yanısıra bürolarımız standart dosya planı koduna uygun şekilde üretilen evrakları dosyalamaktadır.
8 Biriminizde -elektronik ortamdakiler dâhil- gelen ve giden her türlü evrak ile daire içi haberleşmenin, iş ve işlemlerin kaydedildiği ve sınıflandırıldığı kapsamlı ve günceli bir kayıt ve dosyalama sistemi mevcut mu? (Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı, güncel ve belirlenmiş standartlara uygun olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Bu soru cevaplanırken Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi(2005/7) ile Elektronik Belge Standartları Genelgesi (2008/16) nde belirtilen hususlara uyulup uyulmadığı da değerlendirilmelidir.) YÖK ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı kapsamında Üniversitemiz EBYS sistemi üzerinden evrak üretilmekte ve EBYS arşivinin yanısıra bürolarımız standart dosya planı koduna uygun şekilde üretilen evrakları dosyalamaktadır. Bürolarımızın kullanmış olduğu Standart Dosya Planı Kodu ektedir. (15 sayfa). Böylece yönetici ve personel istenilen evraka kolayca ulaşabilmektedir. 9 Biriminiz personeli idare içinden ve idare dışından yapılacak ihbar ve şikâyetlere yönelik prosedürler hakkında bilgi sahibi mi? (İhbar prosedürlerinin ilan panoları, internet/intranet sayfaları ve benzeri yöntemlerle duyurulmalıdır.) Başkanlığımızda İç Kontrol Standartları kapsamında Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi, Yöntemi ve Uygulanması prosedürleri 16.12.2013 tarihinde yapılan İÇ KONTROL STANDARTLARI SUNUMU ile personel bilgilendirilmiştir. Bakınız; Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi, Yöntemi ve Uygulanması prosedürleri (1 sayfa), Kontrol Ortamı Madde 13
10 İhbar sistemi olası veya süregelen usulsüzlük, yolsuzluk ve sorunların kurum içinden ve kurum dışından bildirilebilmesi için uygun araçlar içeriyor mu? (Çalışanlar ile dış paydaşlara bu araçlarla ilgili yeterli bilgilendirme yapılmalıdır.) Başkanlığımızda İç Kontrol Standartları kapsamında Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi, Yöntemi ve Uygulanması prosedürleri kapsamında uygun ilkeler belirlenmiştir. 11 İhbar sistemi, bildirimde bulunan personelin güvenliğini sağlayıcı (haksız ve ayırımcı bir muameleye tabi tutulmama gibi) prosedürler içeriyor mu? (Bildirim yapan personele haksız ve ayrımcı muamele yapılmaması hususunda yöneticiler gerekli tedbirleri almalıdır.) Başkanlığımızda İç Kontrol Standartları kapsamında Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi, Yöntemi ve Uygulanması prosedürleri kapsamında uygun ilkeler belirlenmiştir. TOPLAM PUAN- BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME İZLEME: İç kontrol sistemi, idarelerin karşı karşıya kaldığı risklere ve değişikliklere sürekli olarak uyum göstermesi gereken dinamik bir süreçtir. Bu nedenle, iç kontrol sisteminin; değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere gerektiği biçimde uyum göstermesini sağlamak amacıyla izlenmesi gerekir. Etkili ve verimli bir izlemenin temelinde idarenin hedefleri ile ilgili, anlamlı, risklere yönelik önemli kontrollerin değerlendirildiği izleme prosedürlerinin tasarlanması ve uygulanması yatar. İzleme, doğru tasarlanıp uygulandığında, idarelere iç kontrol sisteminin etkinliği hakkında doğru ve ikna edici bilgi sağlar, iç kontrol aksaklıklarını zamanında tespit eder ve düzeltici önlem alacak kişilere ve gerektiğinde üst yönetime iletir. Böylece, kontrol sürecinde karşılaşılan aksaklıkların idarenin hedeflerine önemli bir zarar vermeden düzeltilmesi sağlanmış olur. Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin İzleme Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü okuyunuz. 1 Biriminizde iç kontrolün etkili bir şekilde işleyip Her hafta düzenli olarak birimlerin Şube Müdürleri işlemediği konusunda yöneticilere geri bildirimde bulunmaya olanak sağlayacak Başkanlığında toplanması neticesinde iş ve toplantılar düzenleniyor mu? işlemlerin takibi yapılmakta sonuçları
hızlandırılmakta böylece iş ve işlemlerde geri bildirim bulunmaya olanak sağlayacak yeterli süre bulunmaktadır. 2 Biriminizde sürekli izleme faaliyetleri etkin olarak uygulanıyor mu? (Mali raporların ve faaliyet raporlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi, üçüncü şahıslardan gelen şikâyet ve iddiaların araştırılması vb. sürekli izleme faaliyetleri ile sorunlar daha çabuk tespit edilip kontrol aksaklıkları için zamanında gerekli önlemler alınabildiğinden idarelerin öncelikle sürekli izleme faaliyetlerine ağırlık vermeleri önerilmektedir.) Başkanlığımızda her yıl oluşturulan raporlar dönemi ve kanuni dayanağıyla birlikte çıkarılmış olup her yıl güncellenmektedir. Bakınız; Bilgi ve İletişim Madde 6 3 Biriminizde iç kontrol sistemi, yılda en az bir kez değerlendiriliyor mu? (Biriminizde iç kontrol sisteminin hangi aralıklarla değerlendirildiği ve kullanılan yöntem hakkında bilgi veriniz. İç kontrol sistemi süreklilik temelinde izlenmeli gerektiğinde de özel değerlendirme yöntemleriyle değerlendirilmelidir. İç kontrol sisteminin özel değerlendirilmesi, çalışma grubu oluşturulması veya soru formu uygulaması suretiyle yapılabilir.) Başkanlığımızda 06.01.2014 tarihli toplantı kararı gereği, 09.01.2014 tarihli ve 1936 sayılı dağıtım yazısıyla İzleme ve Değerlendirme Komisyonu kurulmuş, komisyonun yapacağı görevler tanımlanmıştır. Buna göre Başkanlığımızda yürütülen iç kontrol sistemiyle ilgili iş ve işlemler 3 er aylık raporlar halinde düzenlenecektir. Bakınız; 06.01.2014 tarihli toplantı tutanağı, 09.01.2014 tarihli ve 1936 sayılı yazı 2 sayfa).
4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya kurumların talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmakta mı? 5 Biriminizin yönetici ve çalışanlarıyla iç denetim birimi arasında etkin bir işbirliği var mı? (Biriminizin yönetici ve personelinin iç denetim faaliyetlerine yönelik farkındalık düzeyini artırmak için neler yapıldı? Kısaca yazınız.) Başkanlığımızda iç kontrolün sisteminin değerlendirilmesinde dış denetimle ilgili Sayıştay Başkanlığının İstanbul Üniversitesi 2011 Yılı Taslak Denetim Raporu, 62. Sayfa ile 67. Sayfalar arası; İç Denetimle İlgili İç Denetim Birim Başkanlığının 29.03.2013 tarihli ve 94-20355 sayılı yazı ekinde gönderilen İç Kontrol Sistemi Soru Formu ndaki eksikliklerimizi dile getiren Strateji geliştirme Daire Başkanlığının 19.08.2013 tarihli ve 3190-50342 sayılı yazı ekindeki puanlarımız değerlemeye alınmıştır. Haftalık yapılan toplantılarımızla personelin ve Şube Müdürlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda ayrıca Başkanlıkça düzenlenen toplantılarla da Daire Başkanı ve Şube Müdürlerinin düzenlemesi ile İç Kontrol Sistemi şekillendirilmiş bulunulmaktadır. Başkanlığımızca Kamu İç Kontrol Standartları bilinmekte KOS 1.2 ile KOS 2.7 Standart Kod numaralı standartlar kapsamında belirli periyotlarla toplantılar düzenlenerek iç işleyiş hakkındaki işlemler tutanağa bağlanmaktadır. Ayrıca Başkanlığımızda 27.05.2013 tarihinde ve 13.12.2013 tarihinde düzenlenen toplantılarla İç Kontrol Standartları eğitimi tüm personele verilmiştir. Bakınız; Kontrol Ortamı Madde 1
6 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenip uygulanıyor mu? (Biriminizde önlemlerin izlenmesinden sorumlu kişi ve birim ile izleme yöntemine ilişkin kısaca bilgi veriniz. İzleme sonuçları hangi yönetim kademesiyle ve hangi aralıklarla paylaşılıyor? Belirtiniz.) 7 Biriminizde, iç denetim raporlarına istinaden alınması gereken önlemlere ilişkin hazırlanan eylem planları izleniyor mu? (Cevabınız "evet" ise kullanılan izleme yöntemi hakkında bilgi veriniz.) TOPLAM PUAN - İZLEME GENEL TOPLAM: Başkanlığımızda 06.01.2014 tarihli toplantı kararı gereği, 09.01.2014 tarihli ve 1936 sayılı dağıtım yazısıyla İzleme ve Değerlendirme Komisyonu kurulmuş, komisyonun yapacağı görevler tanımlanmıştır. Buna göre Başkanlığımızda yürütülen iç kontrol sistemiyle ilgili iş ve işlemler 3 er aylık raporlar halinde düzenlenecektir. Bakınız; İzleme Madde 3 Başkanlığımızda İç Denetim Raporlarına istinaden alınması gereken önlemlere ilişkin eylem planlarının izlemesi yapılmaktadır. Bakınız; Ek; 23.07.2013 tarihli Taslak Raporda Yer Alan Bulgulara Yönelik Başkanlığımız Cevap ve Eylem Planı (3 sayfa).
EK 2. İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI İÇ KONTROL SİSTEMİ DEĞERLENDİRME RAPORU 2013 YILI İÇİNDEKİLER I-GİRİŞ A. Misyon ve Vizyon Misyonumuz Üniversitemiz birimlerinin, hizmetlerini en iyi şekilde yürütebilmeleri için, Başkanlığımızın ve destek ödeneğimizin altında, mevcut ödenekler dahilinde mal ve hizmetlerin yasalar ve mevzuata uygun olarak en kısa zamanda, kaliteli ve en elverişli fiyatla satın alınması, depolanması ve dağıtılması ve bununla birlikte tüm Rektörlük kadrosundaki personeli ilgilendiren konularda (maaş, yolluk vb.) hizmet kalitesinin artırılmasını sağlayarak, Üniversitemize yakışır şekilde, diğer birim, kurum ve üçüncü şahıslara örnek teşkil edecek, etik değerlere uygun işlemler meydana getirmektir. Vizyonumuz Teknolojik imkanlarla donatılmış, kanunda belirtilen usulleri en iyi şekilde çalışmalarına ilke edinen, konusunda uzman, bilinçli, çalışkan ve gelişimci personeliyle, her zaman önce kamunun ve kurumun menfaatlerini ön planda tutarak, temin ettiği kaynakları en mükemmel şekilde kullanarak Üniversitemizde örnek bir Başkanlık olmaktır.
B. Organizasyon Yapısı (2013 yılı) II. İÇ KONTROL SİSTEMİ SORU FORMU SONUÇLARI II.1.Kontrol Ortamı II.2.Risk Değerlendirme Başkanlığımızca belirlenen eylem planına bağlanan yöntem ve süreçlerin izlenmesine, aktif ve dinamik olarak çalışanların sürece katılmasına, içselleştirmesine, iç kontrol standartlarının çalışanlarca kabullenilip sürdürülebilir mahiyette yürütülmesinin sağlanmasına ve devamına Başkanlığımızca belirlenen eylem planına bağlanan yöntem ve süreçlerin izlenmesine aktif ve dinamik olarak çalışanların sürece katılmasına, içselleştirmesine, iç kontrol standartlarının çalışanlarca kabullenilip
II.3.Kontrol Faaliyetleri II.4.Bilgi ve İletişim II.5.İzleme sürdürülebilir mahiyette yürütülmesinin sağlanmasına ve devamına Başkanlığımızca belirlenen eylem planına bağlanan yöntem ve süreçlerin izlenmesine aktif ve dinamik olarak çalışanların sürece katılmasına, içselleştirmesine, iç kontrol standartlarının çalışanlarca kabullenilip sürdürülebilir mahiyette yürütülmesinin sağlanmasına ve devamına Başkanlığımızca belirlenen eylem planına bağlanan yöntem ve süreçlerin izlenmesine aktif ve dinamik olarak çalışanların sürece katılmasına, içselleştirmesine, iç kontrol standartlarının çalışanlarca kabullenilip sürdürülebilir mahiyette yürütülmesinin sağlanmasına ve devamına Başkanlığımızca belirlenen eylem planına bağlanan yöntem ve süreçlerin izlenmesine aktif ve dinamik olarak çalışanların sürece katılmasına, içselleştirmesine, iç kontrol standartlarının çalışanlarca kabullenilip sürdürülebilir mahiyette yürütülmesinin sağlanmasına ve devamına III. DİĞER BİLGİLER III.1. İç Denetim Sonuçları III.2.Dış Denetim Sonuçları İç Denetim sonucunda öneriler, toplantı gündemi yapılarak ilgililerle tartışıldı ve kabul edilebilir bulundu. Eylem Planına bağlanarak sonuçlandırıldı. Dış Denetim sonucunda Sayıştay sorgusu gereği toplantı yapılarak ilgililerle tartışıldı ve kabul edilebilir bulundu. Eylem Planına bağlanarak sonuçlandırıldı. Dosyalar halinde muhafaza edildi. III.3. Diğer Bilgi Kaynakları Başkanlığımızca ADEK kapsamında yapılan İç ve Dış Kaynaklı Dokümanlar