[2008] e-üniversite PROJESİ FİZİBİLİTE RAPORU. Kırıkkale Üniversitesi. Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı

Transkript

1 [2008] e-üniversite PROJESİ FİZİBİLİTE RAPORU Kırıkkale Üniversitesi Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı Mehmet PINARBAŞI Rahşan ERAKÇORA Yalçın YALÇINKAYA [2008_Kırıkkale] i

2 TABLOLAR DĠZĠNĠ TABLO 1: PROJE BĠLGĠ FORMU TABLO 2: BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM TEKNOLOJĠSĠ PROJELERĠNE AĠT MALĠYET VE HARCAMALARIN YILLARA GÖRE DAĞILIMI TABLOSU TABLO 3: ĠHTĠYAÇ ANALĠZĠ TABLO 4: TEKNĠK-SĠSTEM ANALĠZĠ TABLO 5: MALĠYET BĠLEġENLERĠ TABLO 6: EKONOMĠK VE SOSYAL ANALĠZ TABLO 7: PROJE ĠZLEME VE DEĞERLENDĠRME RAPORLARI TABLO 8: PROJE TAMAMLAMA RAPORU TABLO 9: KURULUġ BĠT ENVANTERĠ ii

3 ĠÇĠNDEKĠLER TABLOLAR DĠZĠNĠ... ĠĠ ĠÇĠNDEKĠLER... ĠĠĠ 1. GĠRĠġ PROJENĠN TANIMI VE KAPSAMI PROJE YERĠ/PĠLOT UYGULAMA ALANI ĠHTĠYAÇ ANALĠZĠ TEKNĠK SĠSTEM ANALĠZĠ VE TASARIMI MALĠYET BĠLEġENLERĠ DanıĢmanlık Hizmeti Donanım Ağ Altyapısı Güvenlik Yazılım Hazır Yazılım Uygulama Yazılım GeliĢtirme Eğitim Veri Ġhtiyacı- SayısallaĢtırma PROJE ĠZLEME VE PERFORMAN DEĞERLENDĠRME ÖLÇÜTLERĠ Proje Ġzleme Raporu Performans Değerlendirme Raporu EKONOMĠK VE SOSYAL ANALĠZ Fayda-Maliyet Analizi Maliyet Etkinlik Analizi iii

4 8.3. Risk Analizi Sosyal Analiz KURULUġ BĠT ENVANTERĠ MEVCUT VEYA UYGULANAN PROJELER HAKKINDA BĠLGĠ Elektronik Yüksek Öğretim Kayıtları Entegre e-kütüphane Sistemi E-ÜNĠVERĠSTENĠN ĠLERĠ SEVĠYE UYGULAMA ADIMLARI SONUÇ KAYNAKLAR FĠZĠBĠLĠTE ANALĠZ TABLOLARI EKLER iv

5 1. GĠRĠġ Bu rapor Kırıkkale Üniversitesi bünyesinde hazırlanan e-üniversite projesine ait fizibilite etüdü bilgilerini içermektedir. Amaç projenin hem üniversite hem de ülke ekonomisi için maliyetini ve faydalarını tespit etmektir. Proje yürütme organizasyon yapısı Ek 1 de verilmiģtir. Bu yapı BĠT projeleri yürütme aģaması için en uygun yapıdır. ÇeĢitli araģtırmalar ve emsal çalıģmalar araģtırılarak elde edilmiģtir. Proje kapsamında Kırıkkale Üniversitesi yerleģkeleri ele alınmıģ, ileri seviye uygulamalar için ülke geneli üniversite yerleģkeleri düģünülmüģtür. Proje bir kamu BĠT projesi çalıģması kapsamında çeģitli formatlar taranarak geliģtirilmiģ ve fizibilite raporu hazırlanmıģtır. ÇalıĢma yöntemi olarak Kamu BĠT Fizibilitesi Hazırlama Kılavuzunun önerdiği format olan tablolama yöntemi, yani verilerin tablolar yardımı ile sunumu yolu tercih edilmiģtir. ÇalıĢma bulguları BĠT proje maliyetleri, sosyal ve teknik analizler, projenin ekonomik ve sosyal faydaları olarak kısaca açıklanabilir. Projenin ilk yatırım maliyeti yüksek elde edilmiģ, buna karģın elde edilecek faydalar ve mali kazançlar da en yüksek seviyede sonuçlanmıģtır. Maliyet sorunu ise bütçe kaynaklarının elverdiği ölçüte belirlendiği için fazla yük oluģturmayacaktır. Proje kamu BĠT projeleri içerisinde baģarı ile tamamlanması planlana örnek proje olma yolunda ilerlemektedir. 1

6 2. PROJENĠN TANIMI VE KAPSAMI Bu bölümde esas alınan kılavuz gereği Proje Bilgi Formu hazırlanmıģ ve ilgili bilgiler ile doldurulmuģtur. Bu bilgi formunda; projenin adı, varsa yatırım programında yer alan numarası, proje sahibi kuruluģ, projenin amacı ve gerekçesi, sektörü/alt sektörü, yeri, baģlama ve bitiģ yılı, toplam proje tutarı, yıllar itibarıyla talep edilen ödenek tutarı, finansman Ģekli ve karakteristiğinin yanı sıra, projenin bu kılavuzda belirtilen üst politika belgeleriyle iliģkisi ve uyumu tanımlanmıģtır. Ayrıca, projenin planı, organizasyon ve yönetim yapısı ile proje kapsamında geliģtirilecek sistemin diğer kamu kurum ve kuruluģlarına ait bilgi sistemleriyle birlikte çalıģabilirlik gereksinimleri de ilgili bölümlerde tanımlanmıģtır. Formun sonunda hazırlayanlara ait bilgilere de yer verilmiģtir. Bu amaca yönelik hazırlanan Proje Bilgi Formu Tablo 1 de sunulmuģtur. 2

7 3. PROJE YERĠ/PĠLOT UYGULAMA ALANI Bu böümde projenin uygulanacağı Kırıkkale Üniversitesi yerleģke(ler) alanı hakkında bilgiler verilecektir. Fiziksel ve coğrafi özellikler: Kırıkkale üniversitesi ana kampus yerleģkeleri ve diğer ilçe yerleģkelerinin fiziksel ve coğrafi açıdan e- Üniversite sisteminin kurulmasına uygun olduğu, gerekli altyapı ve teçhizatın istenilen Ģekilde kurulumuna elveriģli yapıda bulunduğu tespit edilmiģtir. Projeyi etkileyecek toprak yapısı, coğrafi yerleģim gibi sorunlar asgari düzeye indirilmiģtir. Ekonomik ve Fiziksel Altyapı: Kırıkkale Üniversitesi yerleģkeleri (özellikle ana yerleģke) elektrik, su ve doğalgaz gibi altyapı kaynaklarını en iyi Ģekilde kullanır durumdadır. Ayrıca halen kullanılan basit de olsa bir haberleģme sistemi mevcuttur. Bu sistemler proje kapsamında geliģtirilecektir. Üniversite öğrencilerine bilgisayar ve internet hizmetlerini ücretsiz sunarak ekonomik açıdan öğrencilere yük getirmemeyi hedeflemektedir. Üniversite halen bir internet sitesine sahiptir. Bu site vasıtası ile bazı elektronik hizmetler sunmaktadır (akademik bilgi sistemi vs.). Sosyal Altyapı: Kırıkkale Üniversitesi Ģu anda yaklaģık öğrenci ile eğitim öğretime devam etmektedir. Bu miktar projenin uygulanıp geliģtirilmesi için yeterli bir miktardır. Kurumsal Yapılar: Kırıkkale üniversitesi hâlihazırda aģağıdaki Ģemada gösterilen idari birimler vasıtasıyla görevlerini yerine getirmektedir. 3

8 ġekil 1. Kırıkkale Üniversitesi Ġdari birimleri ġeması 4. ĠHTĠYAÇ ANALĠZĠ Ġhtiyaç Analizi, önerilen projenin amacı ve gerekçesine ıģık tutacak Ģekilde söz konusu proje hakkında bilgileri içeren çalıģmadır. Bu çalıģmada, Proje fikrinin hangi ihtiyaçlardan ortaya çıktığı, Proje sonucu sunulması hedeflenen hizmet(ler)in mevcut sunumunda karģılaģılan güçlükler ve yetersizlikler, Projenin hedef kitlesi, Beklenen talep düzeyi, Proje ile hedef kitlenin kanıtlanmıģ ve önceliğe sahip hangi ihtiyaçlarının karģılanacağı, gibi bilgiler ile projenin ortaya çıkmasını destekleyici nitelikteki tüm analizler yapılmıģtır. 4

9 Bu amaca yönelik olarak İhtiyaç Analizi Formu Tablo 3 hazırlanmıģtır. 5. TEKNĠK SĠSTEM ANALĠZĠ VE TASARIMI Teknik-Sistem Analizi, kurumun bilgi sistemi altyapıları ve bu altyapılar üzerinde sunulan ya da sunulması planlanan hizmetlerin mevcut durumunun ortaya konduğu, sorunların ve ihtiyaçların belirlendiği ve incelenen sistem girdilerinin, çıktılarının, süreçlerinin ve kontrol mekanizmasının detaylı olarak analiz edildiği çalıģmadır. Bu çalıģmanın amaçları: Mevcut sistemin analizinin yapılması: Mevcut sistemin detaylı incelenmesi suretiyle sınırlarının belirlenerek uç kullanıcı, hedef kitle ve kurumun hizmet verdiği diğer kurumlar açısından sistemin süreç analizlerinin yapılması, Kurumsal süreçlerinin incelenmesi sonucunda sorunların ortaya konması ve bu yönde cevap verilecek yeni süreç modelinin, ihtiyaçların ve önceliklerin belirlenmesi, Yeni sistem için veri analizinin yapılması ve süreçlerin birbirleriyle iliģkilerini gösteren mantıksal modelin hazırlanması, Yeni sistemin tanımlanan ihtiyaçlara göre BĠT bileģenlerinin ortaya konması, Yeni sistemin kurumsal altyapısının ortaya konmasıdır. Ayrıca bu analizde projenin baģka projelerle varsa olan iliģkilerinden de bahsedilecektir. Bu amaca yönelik hazırlanan örnek Teknik - Sistem Analizi Formu Tablo 4 de sunulmuģtur. 5

10 6. MALĠYET BĠLEġENLERĠ Projeye ait danıģmanlık hizmeti, donanım, ağ altyapısı, güvenlik, yazılım, eğitim ve veri ihtiyacı-sayısallaģtırma kalemlerine iliģkin maliyet bileģenleri detaylı olarak sunulmuģtur. Bu amaca yönelik olarak Maliyet Bileşenleri Tablo 5 ( ) hazırlanmıģtır. AĢağıda maliyet bileģenleri kısaca açıklanmıģtır DanıĢmanlık Hizmeti DanıĢmanlık hizmeti, projenin tümü için yapılan Fizibilite Etüdü çalıģmasından farklı olarak, projenin belirli alt kalem(ler)i için kurum dıģından uzmanlık ihtiyacı olması durumunda alınabilecek hizmetleri kapsamaktadır. BĠT yatırımları için alınabilecek temel danıģmanlık hizmetleri aģağıda verilmiģtir: a) Teknik-sistem analizi: Mevcut iģleyiģ, kurumun görev ve yetkileri kullanma kapasitesi, zayıf ve güçlendirilmesi gereken yönlerin araģtırılması, b) Yazılım GeliĢtirme: Kurum içerisinde oluģturulacak yazılımlar için her aģamada teknik ve teorik destek alınması, c) Süreç Analizleri: Proje süreçlerin doğru ve yerinde iģleyiģinin kontrol edilmesi, d) Teknik Ģartname hazırlanması, e) Projenin yürütülmesi sürecinde kontrol, ölçme ve değerlendirme, standartlara uygunluk açısından değerlendirilmesi için teknik yardım sağlama. 6

11 6.2. Donanım Bu bölümde, kurumun proje kapsamındaki donanım ihtiyaçları (sunucu, masaüstü ve dizüstü bilgisayar, güvenlik duvarı, yazıcı, tarayıcı, kesintisiz güç kaynağı, yedekleme ve depolama birimleri, projeksiyon cihazı, optik okuyucu vb.) ve buna iliģkin bilgiler verilecektir. Tedarik edilmesi planlanan donanımların teknik özellik ve kapasiteleri bu donanımların sağlayacağı hizmetin yoğunluğu ile orantılı olarak seçilmiģ, sunulacak hizmetin gerektirdiğinin ötesinde kapasite ve teknik özelliklere sahip teçhizat talep edilmemesine özen gösterilmiģtir. Tedarik edilmesi planlanan donanımlar için Tablo 5.1 Donanım tablosu hazırlanmıģtır Ağ Altyapısı Bu bölümde; kurulması planlanan ağ yapısı ile ilgili bilgiler verilecektir. Talep edilen ürünlerin maliyetleri verilecektir. Kurulması planlanan ağ altyapısı için Tablo 5.3. Ağ Altyapısı tablosu hazırlanmıģtır Güvenlik Bu bölümde sistemde kullanılacak bilginin güvenliğini ile yazılım ve donanım güvenliğini de sağlayacak güvenlik yazılımları ve donanımları ile bilgiler verilecektir. Kurumun güvenlik altyapısı için Tablo 5.2. Güvenlik Altyapısı tablosu hazırlanmıģtır. 7

12 6.5. Yazılım Kamu kurum ve kuruluģlarında kurumsal kapasitenin geliģtirilmesi, iģ süreçlerinde etkinlik, verimlilik ve Ģeffaflığın artırılması amacıyla kullanılan bilgi ve iletiģim teknolojisi projeleri ve uygulamalarında kritik bileģenlerden bir tanesi de yazılımdır. Yazılım bileģenleri bir firmanın tescili altında lisans ücreti ödenerek ve hazır olarak veya ihtiyaçlar doğrultusunda kurum bünyesinde ya da hizmet satın alma yoluyla temin edilebilmektedir. AĢağıda tedarik Ģekilleri hakkında bilgiler verilmiģtir Hazır Yazılım Hazır yazılımlar için kurumsal donanım ve ağ altyapısına uygunluğunun yanı sıra, yazılımlar arasında kıyaslama yapılarak fiyat, performans ve güncelliği gibi özelliklerine dikkat edilerek seçim yapılmıģtır. Hazır yazılımlar için Tablo Hazır Yazılım tablosu hazırlanmıģtır Uygulama Yazılım GeliĢtirme Bir yüklenici tarafından veya kuruluģ bünyesinde geliģtirilecek yazılımlarda yazılım mühendisliği teknikleri gözetilmiģtir. Bu tekniklerden ġelale Modeli uygun görülmüģtür ve temel aģamaları aģağıda verilmiģtir. a) Analiz : Mevcut durumun analiz edildiği, gereksinimlerin belirlendiği ve projenin ön tasarımının yapıldığı aģamadır. b) Tasarım : Analiz aģamasında belirlenen gereksinimlere uygun Ģekilde iģ, süreç ve veri modelinin ortaya konduğu aģamadır. Veri modeli çalıģması, veri sözlüğü, meta-veri çalıģması ve veri tabanı tasarımını içermektedir. Kodlama aģamasında takip edilecek zaman planı bu aģamada oluģturulacaktır. 8

13 c) Kodlama : Yazılımın tasarım aģamasında oluģturulan modellere uygun Ģekilde geliģtirildiği aģamadır. d) Test : GeliĢtirilen yazılımların test edildiği aģamadır. Birden fazla mekânda çalıģacak yazılımların test aģamasında pilot bölge seçilerek gerçek uygulamada yaģanan sorunlar tespit edilir. Bu aģamada yazılım yeterli olgunluk seviyesine ulaģana kadar test sonuçları kodlama-geliģtirme aģamasında geri dönülerek gereken düzeltmelerin yapılması sağlanır. e) Kurulum : Test aģamasından geçerek yeterli olgunluğa ulaģan uygulama yazılımının yaygınlaģtırıldığı aģamadır. Bu aģamanın baģında öncelikle entegrasyon, yaygınlaģtırma planı ve ekipleri oluģturulmalıdır. YaygınlaĢtırma ekibine yazılımın kurulumu hakkında hazırlanan yönerge ile teknik konularda gereken eğitim verilmelidir. f) Bakım-Güncelleme: Sistemin sürdürülebilirliğinin sağlanması için bakım ve güncelleme planı oluģturulmalıdır. Uygulama yazılımı geliģtirme kalemi için Tablo Uygulama Yazılımı Geliştirme Planı hazırlanmıģtır Eğitim BĠT projelerinin amacına ulaģabilmesi için kurum personelinin proje kapsamında kurulacak sistemin yazılım ve donanım kalemleri üzerindeki kullanım yeteneklerinin geliģiminin sağlanması temel bir zorunluluktur. Proje kapsamında alınacak eğitimlere iliģkin olarak Tablo 5.5. Eğitim tablosu hazırlanmıģtır. 9

14 6.7. Veri Ġhtiyacı- SayısallaĢtırma BĠT projelerinde sistemin sürdürülebilirliğini etkileyen faktörlerden birisi de güncel ve doğru verilerin temin edilmesidir. Tarama ve Kodlama yöntemleri kullanılarak bilgilerin güncel ve doğru kalması sağlanmıģtır. Veri ihtiyacı-sayısallaģtırma kalemi için Tablo 5.6. Veri İhtiyacı- Sayısallaştırma tablosu hazırlanmıģtır. 7. PROJE ĠZLEME VE PERFORMAN DEĞERLENDĠRME ÖLÇÜTLERĠ 7.1. Proje Ġzleme Raporu Proje planında öngörülen aģamaların zaman-bütçe kısıtlarına uygunluğunun izlenebilmesi amacıyla Proje Ġzleme Raporu hazırlanmıģtır. Bu raporda, proje planında belirlenen zaman ve bütçe hedeflerine ne oranda ulaģıldığına iliģkin bilgiler verilmiģ, varsa proje planından sapmalar ve nedenleri açıklanmıģtır. Bu amaca yönelik olarak Tablo 7.1 baģlığı altında yer alan Proje İzleme Raporu hazırlanmıģtır Performans Değerlendirme Raporu Performans değerlendirme raporu ile fizibilite etüdünde belirlenen performans ölçütleri hedeflerine ne oranda ulaģıldığına iliģkin değerlendirmeler verilmiģtir. Hedeflerden sapmalar varsa bunların nedenleri açıklanmıģtır. Bu amaca yönelik olarak Tablo 7.2 baģlığı altında yer alan Performans Değerlendirme Raporu hazırlanmıģtır. 10

15 8. EKONOMĠK VE SOSYAL ANALĠZ Projenin ekonomik ve sosyal analizi; fayda-maliyet analizi veya maliyetetkinlik analizi ile risk analizi (idari, hukuki, teknik ve mali) gibi temel analizleri içerir. Ekonomik ve sosyal analizde, projenin faydalı ömrü süresince gerçekleģmesi beklenen ilgili fayda ve maliyetler dikkate alınmıģtır. Ġlgili fayda ve maliyet; proje kararı ile doğrudan iliģkili olan fayda ve maliyetleri ifade eder. Devlet planlama TeĢkilatının hazırladığı Kamu Bilgi ve ĠletiĢim Teknolojisi Projeleri Hazırlama Kılavuzu nda BĠT projelerinin ekonomik ve mali analizinde kullanılacak indirgenme oranı yüzde 10 olarak verilmiģtir. Hesaplamalar bu oran üzerinden yapılmıģtır Fayda-Maliyet Analizi Fayda-maliyet analizi projenin yatırım dönemi ve ekonomik ömrü süresince ortaya çıkan fayda ve maliyetlerinin bir referans yılına indirgenerek karģılaģtırılması esasına dayanan yöntemdir. Söz konusu analizde kullanılan temel analiz ölçütleri net bugünkü değer ve iç karlılık oranı olmuģtur Maliyet Etkinlik Analizi Bilindiği gibi bazı faydaların parasal değere dönüģtürülmesi mümkün olamamaktadır. Özellikle sosyal içerikli ve/veya altyapı projelerinde bu durum söz konusu olmaktadır. Bu çerçevede projenin yaratacağı faydaların ölçülemediği ya da ölçmeye çalıģmanın maliyetinin yüksek olabileceği durumlarda maliyet-etkinlik analizi kullanılmaktadır. 11

16 Ancak, en ucuz alternatifin seçimini temel alan maliyet-etkinlik analizi, en ucuzun her zaman en iyi alternatif olmaması nedeniyle doğru sonucu veremeyebilmektedir. Bu nedenle, maliyet-etkinlik analizinin uygulanacağı projelerin amacı, kapsamı ve sağlayacağı hizmetin niteliği doğru ve net olarak tanımlanmıģ olmalıdır Risk Analizi Tüm projelerde olduğu gibi BĠT projelerinde de riskler vardır. Bu bölümde idari, teknik, hukuki ve mali riskler irdelenmiģ ve çözüm önerileri getirilmiģtir Sosyal Analiz BĠT projeleri ekonomik faydalarının yanı sıra birtakım sosyal faydaları da beraberinde getirmektedir. Bu sosyal faydaların nicelik olarak ölçülmesi oldukça güçtür. Fizibilite Etüdünün içinde projenin tamamlanması sonrasında beklenen sosyal faydalar ayrıntılı olarak irdelenmiģtir. Ekonomik ve Sosyal Analiz Amacına yönelik olarak Tablo 6 Ekonomik ve Sosyal Analiz Raporu (Tablo 6.1- Tablo6.2) hazırlanmıģtır. 12

17 9. KURULUġ BĠT ENVANTERĠ Kırıkkale üniversitesinde halen kullanılan Bilgi Teknolojileri altyapısı detaylı olmasa da incelenmiģ; BT için kullanılan yazılım, donanım, ağ altyapısı gibi envanter kalemlerinin dökümü çıkarılmaya çalıģılmıģtır. Kesin rakamlara ulaģmak çok zaman alacağından ve masraflı olacağından dolayı bazı envanter kalemlerinin miktarları tahmin edilerek hesaplanmıģtır. Bu amaca yönelik olarak hazırlanan Tablo 9 Kuruluş BİT Envanter Raporu (Tablo 9.1-Tablo 9.5) hazırlanmıģtır. 10. MEVCUT VEYA UYGULANAN PROJELER HAKKINDA BĠLGĠ Bu kısımda Bilgi Toplum Stratejisi gereği uygulanılması düģünülen veya uygulamaya geçmiģ projeler hakkında bilgi verilecektir. Verilen bilgilerin e- Üniversite projesi ile kıyaslamak yapılabilecek cinsten bilgiler olmasına özen gösterilmiģtir. Kısaca bu projeler aģağıdaki gibidir: Elektronik Yüksek Öğretim Kayıtları Proje Sahibi Kuruluş: Yükseköğretim Kurulu Zamanlama: BaĢlangıç: Temmuz 2006 BitiĢ: Ocak 2008 Projenin Amacı ve Tanımı: Yüksek öğretim kurumlarında öğrenci ve ders kayıtlarının elektronik ortamda gerçekleģtirilmesi sağlanacaktır. Projeden Beklenen Faydalar: Üniversite kayıt sürecinin çevrimiçi ortama aktarılması sonucu öğrencilere ve velilere zaman kazancı sağlanacak, birçok belgenin fiziksel olarak çeģitli kurumlardan toplanmasına gerek kalmayacaktır. 13

18 Öğrenciler her sene ders seçim sürecinde okulda fiziksel olarak sıra beklemek zorunda kalmayacak, harç ödemesini de elektronik ortamdan gerçekleģtirebilecektir. Bu, kurum içi verimliliğe de olumlu yönde yansıyacaktır. Öğrenci ve ders kayıtlarının dijital ortama aktarılması kurum içi süreçlerde de verimlilik artıģı sağlayacak, elektronik ortamda gelen baģvurular daha hızlı değerlendirilebilecektir Projenin Tahmini Maliyeti: Entegre e-kütüphane Sistemi Proje Sahibi Kuruluş: Kültür ve Turizm Bakanlığı Zamanlama: BaĢlangıç: Temmuz 2006 BitiĢ: Temmuz 2008 Süre:24 ay Projenin Amacı ve Tanımı: Ülkedeki tüm kütüphanelerde yer alan kaynakların tek bir noktadan sorgulanabilmesi 14

19 Kitap ayırtma, talep, uzatma, ceza ödeme gibi iģlemlerin çevrimiçi gerçekleģtirilmesi; elektronik kanallardan kullanıcılara çeģitli bilgilendirme mesajları(kitap süre dolumu, ceza ödemesi, vb) iletilmesi Seçili kütüphane materyallerine (kitap, tez, saydam, vb) çevrimiçi eriģim imkanı sağlanması Devlet arģivlerinde yer alan en önemli veya en sık kullanılan belgelerin elektronik ortama aktarılması, bu belgelere çevrimiçi eriģim sağlanması Farklı kurumlar tarafından yürütülen e-kütüphane çalıģmalarının birleģtirilmesi Projeden Beklenen Faydalar: Kullanıcıların farklı yerlerde bulunan kaynaklara ulaģabilme imkanının artması, arama süresinin kısaltılması Kitap uzatma veya ceza ödeme gibi iģlemler için fiziksel olarak kütüphaneye gitme zorunluluğunun kalkması, elektronik kanallardan yapılan hatırlatmalarla kullanıcıların hizmet memnuniyetinin artırılması ÇeĢitli kütüphane iģlemlerinin elektronik ortamda yapılması sonucu kütüphanelerde iģ yükünün azalması, arka-ofis süreçlerinin de elektronik ortamda gerçekleģmesi sonucu verimliliğin artması Ortak veritabanı kullanımı ile kütüphaneler arasında kitap paylaģımı ve takibinin kolaylaģması Çevrimiçi sunulan kütüphane materyalleriyle kullanıcılara mekandan bağımsız olarak ve hızlı bir Ģekilde bilgiye eriģim imkanı, mevcut kaynak sayısı ile daha çok kullanıcıya hizmet imkanı 15

20 ArĢiv belgelerinde yer alan çeģitli bilgilerin zamanın yaratacağı olumsuz fiziksel etkilere, yangın gibi risklere karģı daha iyi korunuyor hale gelmesi. Projenin Tahmini Maliyeti: 11. e-ünġverġstenġn ĠLERĠ SEVĠYE UYGULAMA ADIMLARI Projede, pilot uygulama bağlamında Kırıkkale Üniversitesinden uygulanmasından sonra ileri seviyede gerçekleģmesi düģünülen bazı politikalar vardır. Bunlar: Tüm ülke geneli üniversitelerde yerleģik bir e-üniversite altyapısı kurulması. Yapılacak anket çalıģmasının genelleģtirilerek uygulanması. Anket çalıģması sonuçlarından yola çıkarak sistemde iyileģtirilmeler yapılması. Sistemin daha az maliyetle yaygınlaģtırılması. 16

21 Benzer projelerden faydalanarak sistemin geliģtirilmesi. Kullanıcı ihtiyaçlarının sürekli tespiti için bir birim kurulması. Ar-Ge çalıģmalarının sürekli desteklenmesi. Bu standardın tüm üniversitelerde kullanılması için yasal yaptırımlar getirilmesi. E-eğitim ile projeyi destekleme. Sınavların elektronik ortamda yapılmasını sağlayacak altyapının oluģturulması ve fizibilite raporunun hazırlanması. BĠT alanında yetki öğretim üyesi yetiģtirmek için projeye gerekli donanımın eklenmesi ve fizibilitesinin hazırlanması. Üniversiteler ve YÖK, ÖSYM gibi kurumlar arasındaki tüm bilgi trafiğinin de kontrol edilir hale getirilmesi. 12. SONUÇ e-üniversite gerçekleģtirmek istediği amaçlar doğrultusunda ilerlemiģ ve gerçek bir baģarı yakalamıģtır. Yukarıda bahsedilen benzer projeler içerisinde maliyet açısından olsun sosyal ve teknik faydalar açısından olsun e-üniversite gerçekten tercih edilen proje olmuģtur. Benzer projelerle karģılaģtırma yapılırken dikkat edilecek bir nokta e- Üniversitenin maliyetinin çok çok düģük göründüğüdür. Sanki e-üniversite seçilmesi çok doğalmıģ gibi gelebilir. Fakat projenin ileri seviye adımlarının maliyetleri de düģünülürse hesaplanan maliyetler artacaktır. Yine de örnek proje maliyetlerini geçmeyeceği düģünülmektedir. 17

22 Proje ayrı ayrı sunulan hizmetlerin bir arada sunulmasını sağlaması nedeniyle maliyeti yüksek dahi olsa tercih sebebi olacaktır (teknik ve sosyal fayda yönünden). Raporun sonucunu destekleyecek Proje Tamamlama Raporu Tablo 8 de verilmiģtir. 18

23 KAYNAKLAR 1. E. Kâhya, Mühendislik Ekonomisi, EskiĢehir Osmangazi Üniversitesi Yayınları, EskiĢehir, Dönemi Yatırım Programı Hazırlama Rehberi, DPT, e-dönüģüm Türkiye Ġcra Kurulu 4 No lu Karar Eki: Bilgi Toplumuna DönüĢüm Politika Belgesi 4. Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı ( ) 5. DPT, Kamu Yatırım Projelerinin Planlanması ve Analizi, M. PınarbaĢı, ICT En Ġyi Organizasyonel Yapılanma Raporu, TURKSAT, Ankara, sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu /02/2003 tarihli ve 2003/12 sayılı BaĢbakanlık Genelgesi. 19

24 FĠZĠBĠLĠTE ANALĠZ TABLOLARI 20

25 Tablo 1: Proje Bilgi Formu 1 Projenin Adı: e-ünġversġte 2 Projenin Numarası: Proje Sahibi KuruluĢ: KIRIKKALE ÜNĠVERSĠTESĠ 4 Projenin Amacı ve Gerekçesi: Kayıtların elektronik ortamdan yapılabilmesi. Öğrencilerin Bilgi Teknolojileri kullanımındaki motivasyonunu artırmak. Kütüphane hizmetlerinin elektronikleģtirilmesi. Üniversite iģlemlerinin elektronik ortamda yapılması ile zaman ve maliyet açısından tasarruf sağlama. Kullanıcıların üniversite hizmetlerini daha doğru bilgi ile ve daha güvenli yapabilmelerini sağlama. Kurulacak sistemin öğrencilerin eğitiminde emsal çalıģma teģkil etmesi ve projede bizzat öğrenciler ile birlikte çalıģmak. Bilgi Toplumu na dönüģüm sürecine katkıda bulunmak. Üniversite hizmetlerinin daha hızlı, kolay ve sürekli yapılabilmesini sağlamak. Bilgi Teknolojileri alanında araģtırma yapmayı ve BT eğitimini teģvik etmek. ġeffaf ve etkin hizmetlerin oluģturulması, hizmet sunumunun iyileģtirilmesi. 5 Sektör / Alt sektörü: BĠLĠġĠM / BĠLGĠ SĠSTEMLERĠ 6 Proje Yeri: KIRIKKALE ÜNĠVERSĠTESĠ YERLEġKELERĠ 7 Karakteristik: ETÜD-FĠZĠBĠLĠTE RAPORU 8 BaĢlama ve BitiĢ Yılı: Ortası 9 10 Toplam Proje Tutarı: (. Yılı Fiyatlarıyla) Yıllar Ġtibarıyla Ödenek Teklifi: (. Yılı Fiyatlarıyla) Finansman ġekli: ÖZKAYNAK(BÜTÇE) - KREDĠ 12 Projeden Sorumlu Olanlar: Adı Soyadı Görevi Telefon Tarih Ġmza Hazırlayanlar: Mehmet PINARBAġI RahĢan ERAKÇORA Yalçın YALÇINKAYA Onaylayan Ġdareci: Süleyman ERSÖZ Mühendis Mühendis Mühendis Öğr. Gör 13 Projenin Ulusal Plan ve Programlar, e-dönüģüm Türkiye Projesi ve Bilgi Toplumu Stratejisiyle ĠliĢkisi e-üniversite daha çok e-dönüģüm Türkiye Projesi ve Bilgi Toplumu Stratejisiyle ilgili ortak yanlara sahiptir. Bunlar; 21

26 AB tarafından belirlenen 20 temel e-devlet hizmeti arasında yer almaktadır. Kayıtların elektronik ortamda tek bir noktadan gerçekleģtirilmesi kamu idari giderlerinde düģüģ sağlayacak, kırtasiyecilik azalacak, iģ akıģı hızlanacaktır. Yüksek öğretim ders ve öğrenci iģlemleri geniģ bir kitleye hitap etmekte olup, bunların çevrimiçi gerçekleģtirilmesi ile elektronik ortamda gerçekleģtirilen iģlem yüzdesinde de artıģ sağlanacaktır. Öğrenci ve veliler açısından gerek kullanıcı memnuniyeti gerek zaman tasarrufu gerekse de maliyet avantajı sağlanacaktır. Kendilerini e-üniversite projesinin uygulanmasıyla geliģtiren ve dolayısıyla yetkinleģen çalıģanlar iģ gücünün kalitesinin artmasını sağlayacaktır. Bilgiye zamanında ve hızlı eriģim sağlanacaktır. Kamuda veriye dayalı karar mekanizmalarının oluģturulması stratejisine katkıda bulunmak. 14 Projenin Kurumun Görev ve e-dönüģüm Stratejisiyle ĠliĢkisi Kırıkkale Üniversitesi bu proje ile aģağıda belirtilen görev ve stratejik hedeflerine ulaģmayı amaçlamaktadır. Öğrencilerin bilgi teknolojileri kavramına alıģması ve BT kullanım yüzdesinin artırılması. Üniversitedeki bilgisayar sayılarının artırılıp, gerekli hallerde eğitim verilebilecek laboratuar imkânlarının oluģturulması. Üniversite hizmetlerini daha hızlı, doğru ve az maliyetle gerçekleģtirerek hem ülke hem de üniversite bütçesine katkıda bulunmak. E-DönüĢüm ve Bilgi Toplum Stratejisi kapsamında üzerine düģen görevi yapmak ve bu projelere katkıda bulunmak. Hizmetlerin elektronik ortamda yapılması ile elde edilecek zaman tasarrufu ile daha baģka projelere yönelmek. Ayrıca Ġhtiyaç Analizi tablosunda belirtilen, projenin ortaya çıkmasında etkili olan ihtiyaçlar da eklenebilir. 15 Projeyi GerçekleĢtirecek Organizasyon Yapısı ve Projede görev alacak personel ve görevleri hakkında bilgi. Bu kısımda projenin yürütülmesinden ve proje yürürlüğe girdikten sonra da yönetim, izleme, kontrol, değerlendirme ve raporlama gibi iģlemleri yürütmekten sorumlu olacak bir birim kurulması gerekmektedir. Bu birim klasik Bilgi-ĠĢlem birimi gibi değil bir direktörlük, koordinatörlük birimi gibi iģleyecektir. Çünkü e-üniversite sadece bilgiyi iģlemeyi değil onun koordinasyonu ve ilgili kurumlar ile paylaģımını da kapsar. Fizibilite etüdü kapsamında belirlenen Bilgi Teknolojileri Daire BaĢkanlığının organizasyon Ģeması Ek 1 de verilmiģtir. Bu Ģemadaki birimlerin kısaca görevleri aģağıda tanımlanmıģtır. Bilgi Teknolojileri Daire BaĢkanlığı: e-üniversite için stratejik seviye yönetim birimi olarak görev yapacaktır. BiliĢim Hukuku ġubesi: e-üniversite kapsamında yürütülen projelerin hukuksal altyapısın değerlendirilmesini yapacaktır. Ayrıca yürütme aģamasında doğacak hukuksal sorunları çözmekle ve bu görevleri yerine getirebilecek insan kaynağına sağlamakla görevli olacaktır. Sistem üzerinde çalıģacak hizmetlerin ve kullanılan bilgilerin etik açıdan farkındalığını sağlayacaktır. Bilgi Güvenliği ġubesi: Kurumun bilgi güvenliğini sağlayacak tedbirleri, politikaları ve ihtiyaçları iģleyen durum ve acil durumlar için ayrı ayrı belirlemekten, geliģtirmekten ve 22

27 uygulamaktan sorumlu olacaktır. Bu sorumluluk için gerekli olan teknik altyapının araģtırılması, uygun donanımların sağlanması ve altyapının kurulmasından sorumludur. Uygulama ve Yazılım geliģtirme ġubesi: Ġhtiyaç duyulan yazılımların dizaynından ve kurulmasından, hazır alınacak yazılımlara ait teknik özelliklerin belirlenmesinden ve alternatiflerin değerlendirilmesinden sorumludur. Ayrıca çözüme yönelik yazılım alternatifleri belirlemek, yazılımların güncellenmesini ve geliģtirilmesini sağlamak ve yazılım teknolojilerini takip etmekle yükümlüdür. Performans Test ve Kalite ġubesi: ġubelerin dokümantasyon standartlarının belirlenmesi, organizasyon süreçlerinin güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenip iyileģtirilmesi ve süreçleri insan odaklı dizayn etmekle sorumludur. Sistem Kurulumu ve Yönetimi ġubesi: Kurulacak sistemler için araģtırma yapmak, kullanılan sistemlerin yenilenmesi için teknolojiyi takip etmek, bu sistemlerin mali analizlerini yapmak ve bu sistemleri teknik olarak yönetmekten sorumludur. Bilgi ĠĢlem ġubesi: Kullanıcıya, hizmeti sunana ve diğer Ģubelere teknik, idari yardım ve servis masası olarak görev yapacaktır. Operasyon Süreç Yönetimi ġubesi: Ġç ve dıģ her türlü biliģim projelerinin yönetiminden, Ģubelerin tüm operasyonlarının yönetim ve standardizasyonu ile sistem süreçlerinin standardizasyonundan sorumludur. Ayrıca bu standardizasyon için gerekli literatür araģtırmasını yaparak uygun standardın belirlenmesiyle yükümlüdür. Ağ ve ĠletiĢim ġubesi: Ağ altyapısının iģletilmesi, kurulması, güvenliği ve yenilenmesiyle yükümlüdür. Ayrıca bu görevlerini yerine getirirken gerekli olan teknik altyapının belirlenmesinden de sorumludur. Bu organizasyon da görev alacak personelin niteliği ve görevleri ise aģağıda kısaca açıklanmıģtır. Her Ģubede en az 1 tane ilgili Ģubenin görevlerini yerine getirebilecek teknik bilgi ile donatılmıģ, üniversitelerin ilgili bölümünden (bu bölüme ve kesin çalıģan sayısına ilgili birim karar verecektir) mezun bir mühendis bulundurulacaktır. Ayrıca BiliĢim Hukuku biriminde biliģim hukuku alanında uzmanlaģmıģ en az bir tane hukukçu bulunacaktır. Ġlgili birimin belirleyeceği sayıda ve teknik donanıma sahip ara elemanlar bulundurulacaktır (ara elemanlar yüksek okul, meslek yüksek okulu tercih sebebi dikkate alınarak belirlenir). Gerekli görüldüğünde Ģube içi ve birimleri arası iģlemlerin yürütülmesi için ilgili birimin ihtiyacı doğrultusunda gerekli görülecek memur ve iģçi istihdamı yapılacaktır. NOT: Fizibilite raporunda maliyet ve iģgücü hesaplarında her personel tipi için ilgili her Ģubeye 1 er adet personel alındığı varsayılmıģtır. 23

28 16 Proje Planı (Faaliyet - Zaman Maliyet Çizelgesi ) 2008 Yılı Fiyatlarıyla Projenin başlangıç tarihi :16/01/ 2008 Faaliyet 1. Ölçümleme ve Analizler I. Yıl II. Yıl 1-3. ay 4-6. ay 7-9. ay ay ay ay ay ay III. Yıl Maliyet (Bin YTL) 445, Ġhtiyaç / Gereksinim Yönetimi ve Analizi 1.2. Risk Yönetimi 2. Ġhtiyaç / Gereksinim GeliĢtirme , , ,5 289, , , , , , ,25 357, Teknik Çözümler 3.394, Donanım Tespiti , , , ,75 996, Yazılım Tespiti , , , , , , ,287 24