PERSONEL YÖNETMELĐĞĐ

Transkript

1 2005-ANKARA 1

2 AMAÇ BİRİNCİ BÖLÜM GENEL HÜKÜMLER Madde 1- Bu yönetmelik hükümleri; Türkiye Kızılay Derneği Genel Müdürlüğünde (bu yönetmeliğin takip eden maddelerinde Dernek olarak anılacaktır), özel sözleşmelerle çalışan veya dışarıdan destek veren danış man, vb. ve aşağıda Geçici Personel başlığıyla tanımlananlar dış ındaki hiz met akidli personelin çalış ma şekil ve şartlarını, niteliklerini, hak ve yükümlülükleri ile ücretlerine ilişkin esasları düzenler. Genel Başkanlığa bağlı olarak görev yapan Teftiş Kurulu Başkanı, Baş Denetçi, Denetçi ve Denetçi Yardımc ıları özlük hakları hariç bu yönetmelik kapsamı dışında olup harcırahla ilgili hükümler Teftiş Kurulu Başkanlığının Yönetmeliğinde düzenlenmiştir. İş Kanunu ve çalış ma hayatını ilgilendiren diğer kanun,tüzük ve yönetmelik hükümleri saklıdır. TEM EL İLKE Madde 2: İnsan Kaynaklarının en etkin ve verimli şekilde kullanılmas ı ve yönetim gücünün kuruluş hedefleri doğrultusunda yönlendirilmesi için sürekli kaliteyi iyileştirici süreç ve sistemlerle bireysel ve takım performansını geliştirmek,çalışanlara eşit kariyer ve profesyonel geliş me olanakları tanımaktır. TANIMLAR Madde 3 - Aşağıda yazılı bulunan kavramların bu yönetmelikte anlamları karşılarında gösterilen tanımlar gibidir. a. Dernek: Türkiye Kızılay Derneği ve kendisine bağlı diğer hiz met yerleridir. b. Personel: Dernekte bir görevde hiz met akti ile çalışan ve lüzum görülen hallerde il ve ülke hudutları haricinde verilecek geçici görevleri de yapmakla yükümlü kişilerdir. c. Aylık Ücret : Ay içinde hak kazanılan net ücrettir. d. Geçici Personel: Dernekteki uz manlık gerektiren bir görevin yapılması ve belirli bir işin tamamlanmas ı amac ı ile görev süresince çalıştırılmak üzere bu göreve uygun görülmüş olan belirli süreli sözleş meli personeldir. e. Geçici Görev: Personelin kendi görev yerinin dış ındaki bir görevde geçici olarak çalıştırılmas ıdır. 2

3 İKİNCİ BÖLÜM ELEMAN SEÇM E VE YERLE TİRM E Bu bölüm aşağıda belirtilmiş olan süreç dahilinde uygulanacaktır. AMAÇ Madde 4- Bu prosedürün amacı, TÜRKİY E KIZILAY DERNEĞİ İnsan Kaynakları Bölümü tarafından; boşalan veya ilave kadrolar için seçilen uygun ve nitelikli personelin seç me ve yerleştirme sürecinin ve faaliyetlerinin kurumun günlük iş akışlarının ve diğer çalışanların motivasyonlarını etkilemeyecek şekilde bir sistematik dahilinde yapılmas ını sağlamaktır. KAPSAM Madde 5- Bu prosedür, tüm TÜRKİY E KIZILAY DERNEĞİ Genel Müdürlüğü personelini kapsar. SO RUMLULUKLAR Madde 6- Bu prosedürün uygulanmas ı Genel Müdürlüğün / İnsan Kaynakları Bölümünün sorumluluğunda olup, prosedürde aç ıklanan faaliyetlerle ilgili yetki ve sorumluluklar aşağıdaki gibidir : 3

4 6.1 TÜRKİYE KIZILAY DERNEĞİ Personel Seçme İşlemleri : Faaliyetler Eleman talep formunun doldurulmas ı ve İnsan Kaynaklarına ulaştırılmas ı Taleplerin incelenmesi Taleplerin onaylanmas ı Adayların Bulunması Dernek içi kaynakların değerlendirilmesi Adayların değerlendirilmesi İş teklifi İlgili Birim/Kişi Personel talebi yapma yetkisine sahip tüm yöneticiler İnsan Kaynakları İnsan Kaynakları / Genel Müdür İnsan Kaynakları İnsan Kaynakları İnsan Kaynakları / İlgili Direktör ve Müdür İnsan Kaynakları 6.2 TÜRKİYE KIZILAY DERNEĞİ Personel Yerleştirme İşlemleri : Faaliyetler İşe alma sürecinin tamamlanması ve iş teklifine olumlu cevap verilmesi İşe başlayacak personelin SSK işlemlerinin yapılması Personel iş teklif formunun hazırlanmas ı ve imzalatılmas ı Hiz met sözleşmesinin imzalatılması/onay ı İlgili birimlere işe başlama tarihinin bildirilmesi Yöneticiler için verilecek telefon, araba tahsis formlarının hazırlanması Personele ait yasal belgelerin kontrolü Personelin bölümüne götürülüp tanıştırılmas ı Personel oryantasyon programına dahil edilmesi Personele ait bilgilerin programa girilmesi Personele ait belgelerin dosyalanmas ı İlgili Birim / Kişi İnsan Kaynakları İnsan Kaynakları / Personel Bölümü İnsan Kaynakları İnsan Kaynakları / Genel Müdür İnsan Kaynakları İnsan Kaynakları İnsan Kaynakları / Personel Bölümü İlgili Yönetici / İnsan Kaynakları İnsan Kaynakları İnsan Kaynakları / Personel Bölümü İnsan Kaynakları / Personel Bölümü 4

5 Madde 7- UYGULAMA 7.1 SEÇME İ LEMLERİ : Personel Talep İşlemleri : Talepte bulunan yönetici Personel Talep Formu nu eksiksiz şekilde doldurur. Personel Talep Formu, talebi yapan bölümün müdürü ve genel müdür tarafından onaylanarak, personelin beklenen başlama tarihinden en az yedi iş günü önce İnsan Kaynaklarına iletilir İnsan kaynakları onaylanan taleplerle ilgili işlemlere başlar. Personel talebi reddedilen bölüme Personel Talep Formu nun bir kopyası İnsan Kaynakları tarafından iletilir Onaylanmayan formlar ilgili bölüme gerekçeleri ile geri gönderilir TÜRKİYE KIZILAY DERNEĞİ Personel İhtiyacının Karşılanması : Talebin Mevcut Kadrodan Karşılanması : İnsan kaynakları, talebi yapılan pozisyon için Derneğin mevcut kadrosundan bir atama yapılıp yapılamayacağını belirlemek amac ıyla pozisyonla ilgili iletişim kurar. İletişim sonucu toplanan başvurular incelenir ve mülakat süreci başlar. Pozisyon için uygun olduğu düşünülen aday için, adayın bağlı bulunduğu yöneticinin (direktör/müdür) ve talepte bulunan yöneticinin (direktör/müdür) onayı alınır ve aday ın kabulünü takiben atama gerçekleştirilir Talebin Mevcut Kadro Dışından Karşılanması : Talep mevcut kadrodan karşılanamadığı takdirde İnsan Kaynakları mevcut veri tabanına başvurur. Talebin veri tabanından karşılanamadığı durumlarda, dış kaynaklara başvurulur (Gazete ilanı, danış man firma, kariyer siteleri) Mülakat : İnsan Kaynaklarında toplanan özgeçmişler ve doldurulmuş olan İş Başvuru Formları talep edilen pozisyonun gerektirdiği kriterlere dayanılarak ön elemeden geçirilir.ön elemeden geçen adaylar birinci mülakat için çağrılır. İlk mülakat İnsan Kaynakları tarafından yapılır. Görüş mede olumlu olarak değerlendirilen adaylar ikinci bir mülakata çağrılır. Bu aşamada görüşme, talepte bulunan direktör, müdür ve İnsan Kaynakları tarafından yapılır. Pozisyona uygun bulunmayan adaylara olumsuz mektup posta veya yoluyla gönderilir. 5

6 Görüşmeyi yapan kişiler mülakat esnasında Görüşme Değerlendirme Formunu doldurur. Olumlu olarak değerlendirilen görüş melerde bu form personelin dosyasına konulur,olumsuz olarak değerlendirilen görüş melerde veritabanında saklanır Referans Kontrolü İnsan Kaynakları tarafından gerekli görüldüğü takdirde adayın çalış mış olduğu iş yerlerinden sözlü referans alınarak gerekli araştırma tamamlanır. Pozisyona uygun bulunmayan adayların bilgileri daha uygun olabilecek pozisyonlar için 6 ay süreyle saklanır Aranan Genel artlar : Kuruma alınacak personelde aşağıdaki genel koşulların bulunması gereklidir : T.C. vatandaşı olmak veya yabancı uyruklularda T.C nde ikamet ve çalış ma izni almış olmak, Erkeklerde askerlik görevini tamamlamış olmak veya uygun görülen sürelerde tecilli olmak, Kamu haklarından yoksun bulunmamak, Yüz kızartıc ı suçtan hüküm giymemiş bulunmak, Res mi yada özel kurum ve kuruluşlara zorunlu hiz met yükümlülüğü altında bulunmamak. Dernek, gerektiğinde işe alınacak elemanları genel veya özel nitelikte, sözlü veya yazılı sınava tabi tutabilir. Ayrıca ihtiyaç halinde seçim sürecinde psikometrik testler kullanılır. 6

7 7.2 YERLE TİRME İ LEMLERİ : TÜRKİYE KIZILAY DERNEĞİ PERSONEL İ TEKLİFİ : İşe başlamas ı uygun görülen adaya üzerinde karar verilen koşullar, İnsan Kaynakları tarafından, İnsan Kaynaklarının ve Genel Müdürün imzaladığı İş Teklif Formu ile yazılı olarak sunulur. İş Teklif Formu nu imzalayan yada sözlü olarak işi kabul ettiğini beyan eden adaylara işe alım için gerekli evraklar listesi verilir Oryantasyon İşe başlayan personel oryantasyon programına dahil edilir. (Baz ı servis kadroları buna dahil değildir.) Personelin İşbaşı Yapacağı Birim : Bölüm yöneticisi işe başlayacak personel için gerekli ortamın haz ırlanmas ını sağlar Hizmet Sözleşmesinin İmzalanması : İşe başlayan her personelin imzalaması zorunlu hizmet akdidir. Akit gizlilik koşulları göz önüne alınarak imzalattırılır, ve aynı koşullar çerçevesinde İnsan Kaynakları tarafından personelin dosyasına kaldırılır Gerekli Evraklar Listesi : Personelin işe başlayacağı gün yanında getirmesi gerekli kanuni evraklardır. Gerekli Evraklar: Vesikalık fotoğraf (6 adet), ikametgah belgesi, SSK kimlik kartı fotokopisi, nüfus cüzdan sureti, en son bitirilen okulun noter tasdikli diploma fotokopisi, askerlikle ilişiğinin olmadığına dair belge, sabıka kaydı (savcılıktan), sağlık raporu (Devlet Hastanesinden)(Sağlık Ocağından getirilecek raporların ekinde Akciğer röntgeni olması gerekmektedir),kan grubu belgesi,evlilik cüzdanı fotokopisi (ilk üç sayfa), varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopisi,en son iş yerinden hiz met belgesi, tahakkuk eden kümülatif gelir vergisi matrahını ve ödenen vergiyi gösterir belge (önceki iş yerinden). Evraklarını tamamlamayan personelin işe girişi yapılmaz. Eksik evrakları bulunan personel eksik evraklarını 30 işgünü içerisinde tamamlamakla yükümlüdür. Yukarıdaki formları imzalayarak ve tamamlayarak TÜRKİY E 7

8 KIZILAY DERNEĞİ kadrosuna giren personel ile ilgili istenilen tüm bilgiler İnsan Kaynakları programına işlenerek bordro işlemleri için gerekli çalış malar yapılır. Personele ait bilgiler İnsan Kaynakları programında gizliliği sağlanmış bir ortamda saklanır. DÖKÜMANTASYON Adres Saklanan Belge Süre/ Not TÜRKİY E KIZILAY İşbaşı Yapan Adayların Özgeçmişleri DERNEĞİ Personel Dosyası (Kendi haz ırladıkları) ve / veya Başvuru Formları Personel dosyalarında Görüşme Değerlendirme Formu süresiz olarak saklanır İş Teklif Formu Hiz met Sözleşmesi Personele ait yasal belgeler 8

9 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ÇALI MA DÜZENİ ATAMA YETKİSİ Madde 8 - Genel Müdür, Genel Merkez Kurulu nca, Direktör ve Müdür düzeyindeki personel Genel Müdür ün talebi ve Yönetim Kurulu nun onay ı ile, Genel Müdürlüğün diğer personeli ise Genel Müdür tarafından atanır. İ E BA LAMA Madde 9 - İşe alınan personel iki (2) aya kadar deneme süresine tabi tutulur (Bu süre içerisinde adaya pozisyon ücreti %20 eksik olarak ödenir). Deneme süresi içerisinde aday yetiştirilmesi ve işe hazırlanmasına ilişkin olarak İnsan Kaynakları tarafından belirlenen program çerçevesinde oryantasyon eğitimine tabi tutulur. Deneme süresi sonunda iki üst yöneticisi adayın işindeki başarı derecesi hakkında bir değerlendirme yapar ve görüşünü yazılı olarak İnsan Kaynakları na sunar. Değerlendirilen adayın bu süre içerisinde uygun bulunmaması durumunda personelin iş akdi feshedilir. KİMLİK KARTI Madde 10 - İşe alınan personele göreve başlamas ını takiben 5 iş günü içinde fotoğraflı ve onaylı bir adet kimlik kartı verilir. Herhangi bir nedenle Dernekle ilişiği kesilenlerden kimlik kartları geri alınır. SİCİL DOSYASI Madde 11 - İşe alınan personele bir sicil numaras ı verilerek, adına bir dosya açılır ve personel hakkındaki tüm bilgi ve belgeler burada saklanır. Aynı numara bilgi işlem kodlamalarında da kullanılır. Bu dosya Genel Merkez Yönetim Kurulu Üyeleri ve Denetçileri dışındaki kişilere Genel Müdürden onay alınmaks ızın gösterilemez. Bu dosyalar Özlük İşleri ve Tahakkuk Birimince muhafaza edilir. 9

10 HİZMETTEN AYRILMAYA YOL AÇAN HALLER Madde 12 - Aşağıdaki hallerde personelin Dernekle ilişiği sona erer. İstifa, Emeklilik, İşten ay ırma, Disiplin cezası ile görevine son verilme, Ölüm, Yaş sınırı, Adayda başarısızlık, Dernek dışında bir göreve atanma, Hastalık,süresinin kanuni belirtilen süreleri aşmas ı halinde, İşe alınmada yanlış beyan, Organizasyon Değişikliği Kadro İptali İSTİFA Madde 13 - Dernek personeli, makama yazılı olarak istifa isteğinde bulunabilir. İstifa eden personele kıdem ve ihbar taz minatı ödenmez. Derneğin talebi halinde personele ihbar süresi kullandırılır. ( İş Kanununun istisnai ve gereklilik gösteren maddeleri hariç) Zimmetinde ayni ve nakdi kıy metler bulunanlar gerekli devir teslim işlemlerini bitirmeden görevinden ayrılamaz. EM EKLİLİK Madde 14 - Dernek personelinin emeklilik işlemleri Sosyal Sigortalar Kurumu Mevzuatına göre yapılır. Kıdem Tazminatı İş Yasası hükümlerine göre ödenir. HİZMET SÖZLE M ESİNİN FESHİ Madde 15 - Taraflar, diğer tarafın hizmet akitlerine aykırı davranışlarından dolayı veya yürürlükteki iş Yasasının taraflara tanıdığı ihbarsız fesih hallerinin ortaya çıkmas ı halinde hizmet sözleşmesini İş Yasasının 24. ve 25. maddeleri gereğince ihbars ız feshetmeye yetkilidir. Hizmet Sözleşmesi süresi dolmadan karş ılıklı mutabakat sağlanmak koşulu ile iş akdi sona erdirilebilir.personelin yeterliliğinden veya davranışlarından ya da işletmenin, işyerinin veya işin gereklerinden kaynaklanan geçerli bir sebebe dayandırılarak görevlerine, atanmalarına yetkili organlarca her zaman son verilebilir. DİSİPLİN CEZASI İLE İ E SON VERM E Madde 16 - Dernek, İş Yasasının 25. maddesinde gösterilen ve bu yönetmelikte belirtilen sebeplerin varlığında hiz met sözleşmesini ihbarsız ve tazminatsız feshedebilir. Kurumca hazırlanan ve çıkarılan tüm yönetmelikler ve hükümler iş akidlerine ek olarak kabul edilir ve gerektiğinde bu madde kapsamında değerlendirilir. 10

11 ÖLÜM Madde 17 - Ölen personel için İş Yasasında ödenmesi öngörülen miktarlarda kıdem tazminatı kanuni mirasçılarına ödenir. YA SINIRI Madde 18 - Dernekte görevli iken 60 yaşını dolduran personelin Dernekçe resen ilişiği kesilir. Ancak yararlı çalış maları ile Dernekte hiz metine ihtiyaç duyulan personelin çalışma süreleri, Bağlı bulunduğu yöneticisinin teklifi, personelin talebi ve Genel Merkez Yönetim Kurulu'nun kararı ile 60 yaşını doldurduğu y ılsonu itibari ile 1 kez, 1 yıl için uzatılabilir. Yaş sınırının tespitinde doğum yılı esas alınır. Yaş sınırı ve uzatma işlemleri, doğum tarihlerindeki ay ve gün nazara alınmaks ızın her yılın 1 Ey lül tarihi esas alınarak hesaplanır ve değerlendirilir. 01 Eylül tarihi itibariyle iş akdi uzatılmayan personelin Dernekçe resen ilişiği kesilir. Uzman niteliğinde olan ve/veya part-time çalışan personelde 60 yaş sınırı aranmaz. Yaş sınırı nedeniyle Dernekle ilişiği kesilen personele mevzuat esasları dahilinde kıdem tazminatı ödenir. Yaş hükmü ihbar niteliğinde olduğundan, bu gibilere ayrıca ihbar öneline ait ücreti ödenmez. İşten ayrılmada işe alınmadaki onay sistemi çalış ır. AYRILANLARIN İSTİHKAKLARI İLE BORÇLARI Madde 19 Dernekten ayrılan personelin her türlü istihkakları Dernek e olan borçları düşüldükten sonra ödenir. NORMAL ÇALI MA Madde 20: -Personelin haftalık çalış ma süresi 45 saattir. Kural olarak personelin günlük çalış ma süresi haftanın beş iş günü 9 saattir.çalışılan bölüm, lokasyon ve işin şartlarına bağlı olarak bu belirtilen süre ve günler değişiklik gösterebilir.iş Kanunu hükümleri ve kurumun akid ve yönetmelikleri doğrultusunda çalış ma düzeni 6 iş günü olarak gerektiğinde revize edilebilir. Haftalık çalış ma sürelerinin iş günlerine bölünmesi, günlük işe başlama,ara dinlenmesi ve iş bitirme zamanları hakkında yapılacak değişiklikler, uygulanmaya başlanmadan en az 2 gün öncesinde personele duyurulur. FAZLA ÇALI MA Madde 21:- Çalışanlar hiz met akdi ile üstlendikleri işi normal süresi içinde yapmak ve tamamlamakla yükümlüdürler. Çalış manın normal süresi bittikten sonra da sürdürülmesini gerektiren durumlarda Ek Protokolün 7.maddesi Özel artlar Bölümünün 2.maddesi gereğince bölüm müdürünün onay ı ile fazla çalış ma yapılabilir. Kuruluş gerekli gördüğü hallerde İş Kanunu hükümlerine bağlı olarak da çalış ma süreleri dışında fazla çalışma yaptırabilir. Olağanüstü haller, afet ve krizlerde fazla çalışmay ı ve süresini Genel Müdürlük kararlaştırır. Çalışanlar kurum tarafından uygulanacak fazla çalışmaya uymay ı peşin kabul ederler. 11

12 HAFTA TATİLİ Madde 22:-Kurum işyerinde personel için hafta tatili Cumartesi ve Pazar günüdür. Hafta içinde tatil yapan personel için o günler tatil günü, Cumartesi ve Pazar günleri ise iş günü olarak işlem görür. ULUSAL BAYRAM VE GENEL TATİLLER Madde 23:-Kanunda belirlenen Ulusal Bayram ve genel tatil günleri çalışanlar için tatil günüdür. Kanunda düzenlenen Ulusal Bayram ve tatil günleri şunlardır. Cumhuriyet Bayramı Yılbaş ı Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramı Gençlik ve Spor Bayramı Zafer Bayramı Ramazan Bayramı Kurban Bayramı 29 Ekim (28 Ekim günü saat de başlar) 01 Ocak 23 Nisan 19 Mayıs 30 Ağustos 3.5 gün (Arife günü saat de başlar) 4.5 gün (Arife günü saat de başlar) Dernek Yönetimi, yukarıda belirtilen tatil günlerinde zorunlu nedenlerle çalış manın devamını gerekli gördüğünde personel bu günlerde çalışmayı kabul eder. 12

13 ÜCRET ÖDENM ESİ DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÜCRET V E YAN HAKLAR Madde 24 - Bir aylık çalış ma karşılığında personele net ücreti ödenir. Hafta tatili ile Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günleri bu ücrete dahildir. Personel ücretleri ve geçici personelin ücretleri, çalıştıkları ayı takip eden ilk gün ödenir. Türkiye Kız ılay Derneği nde ücret yönetiminin esası; çalışanların eğitim düzeyi, üstlendikleri işin nitelikleri, yetkinlikleri, performansları ve ücret araştırma sonuçları dikkate alınarak belirlenmesine dayanır. Çalışanların ücret artış prensipleri Dernek Yönetimince yapılan çalış malara dayalı olarak belirlenir ve Yönetim Kurulunca kabul edilen ölçütler esas alınarak ücret artış ı yapılır. Ücretlere ilişkin tüm bilgilerin kişiye özel olması nedeni ile bu konuda gizlilik esastır. Çalışanların bu konuya özen göstermeleri istenir. ÜCRET HAKLARI Madde 25 - Dernekçe bir göreve atanan personelin işe fiilen başladığı gün ücret hakkı doğar. Ay içinde görevden ayrılan personelin ücreti ise görevden ayrıldığı tarihte ödenir. Personelin ücretleri çalıştıkları süre dikkate alınmak sureti ile hesaplanır PRİM Madde 26 Personele y ıl sonlarında başarı değerlendirmesine (Performans Değerlendirme sonuçları) bağlı olarak prim ödemesi yapılabilir. Bu primler yönetim Kurulu kararıyla belirlenir. Böyle bir prim sistemi o anda dernekte çalış makta olan ilişiği kesilmemiş personele uygulanabilir, ileriki yıllar için hiçbir hak doğurmaz. Performans değerlendirme sistemine bağlı olarak uygulanacak prim sisteminin yürürlüğe girmesi veya kaldırılmas ı Yönetim Kurulun kararlarıyla oluşur. Ayrıca sene içinde ; a) Dernekle ilgili doğmas ı büyük bir tehlike ya da zararı önlemek, b) Önemli bir usulsüzlüğün ortaya çıkmas ını sağlamak c) Ulusal ve uluslar arası dergilerde yazıları çıkan, d) Derneğin giderlerinde önemli bir tasarrufta bulunmak veya gelirlerinde önemli artışlar sağlamak, Yukarıda belirtilen hususların gerçekleşmesinde rol oynayan personele Yönetim Kurulu kararıyla prim verilebilir. 13

14 YEMEK Madde 27 - Yemek pişirilen veya sağlanan işyerlerinde çalışan personele her tam iş günü için bir öğün yemek verilir. Yemek verilen işyerlerinde yemek yemeyenlere yemek yardımı yapılmaz. Yemek pişirilemeyen veya sağlanmayan hizmet yerlerinde çalışan personele, çalıştığı her tam iş günü için nakit olarak yemek yardımı yapılabilir. Uz man doktor onayı ile sağlık sebebiyle iş yerinde çıkan yemekten yararlanamayan personele öğle yemeği karşılığı ayrıca ödenir. ULA IM Madde 28 Personelinin hiz met yerlerine ulaşımının sağlanmas ı için gerekli görüldüğü takdirde tespit edilen güzergahlar dahilinde Genel Müdürlük yönergesi çerçevesinde servis hizmeti konulabilir. DERNEK ARAÇLARININ TAHSİSİ Madde 29 Dernek araçlarının kullanımı Genel Müdürlükçe belirlenen personele tahsis edilebilir. Dernek araçları ile iş gereği gerçekleştirilen seyahatlere ilişkin yakıt, otopark, otoyol vb. ücretler belgelendirmek koşuluyla ayrıca ödenir. 14

15 BE İNCİ BÖLÜM MASRAF V E SEYAHAT Bu prosedürün amac ı, Türkiye Kız ılay Derneği personelinin yapacağı şehir içi, yurt içi ve yurt dışı yolculuklara ilişkin her türlü giderin, temsil ve ağırlama harcamalarının, Dernekçe yüklenilme ilke, koşul ve sınırlarını düzenlemektir. KAPSAM Madde 30-Tüm Kız ılay Derneği personelinin harcamalarını kapsar. Madde 31-TANIMLAR 31.1 SEYAHAT SÜRESİ : Görevlinin, görev seyahati sebebi ile evinden veya işyerinden, hareket gününden başlamak üzere evinin veya işyerinin bulunduğu mahale dönüş gününe kadar geçen zamandır AVANS : SEYAHAT AVANSI : Genel Müdürlüğün görevlendirdiği personele seyahat masraflarını karşılayabilmesi için tutarı seyahatin içeriği ve uzunluğu ile ihtiyaç sahibi personel tarafından belirlenen avanstır İ AVANSI : Genel Müdürlüğün uygun gördüğü görevi nedeni ile sürekli harcama yapan personele ödenen avanstır. Tutar işin içeriğine göre personel tarafından belirlenir. Madde 32. SO RUMLULUKLAR Bu prosedürün uygulanmas ı Mali İşler Bölümü sorumluluğundadır. 15

16 Madde 33. UYGULAMA 33.1 EHİRİÇİ YOLCULUKLAR : ehir içinde sürekli göreve çıkmak durumunda olanlara, Seyahate Çıkış Formu ile talep edilmesi ve onaylanması koşulu ile iş avansı verilir Görevli yaptığı harcamaları Personel Masraf Beyan Formu ile belgeler. Gereken onayları temin ettikten sonra, bu formu Mali İşler Bölümüne iletir. Dernek ödeme talimatına göre masraf beyan tutarı personele ödenir ehir içinde yapılacak yolculuklarda seçilecek araç türü, işin mahiyeti, görevin önemi ve ivediliği ile uyumlu olacaktır. Bu çerçeve içinde giderlerin minimum seviyede tutulmas ı esastır. ehir içi görev için yapılacak ulaş ım normal olarak toplu taşım araçları ile ve en kısa yoldan gidilecek şekilde yapılır. Dernek araçlarından faydalanılması halinde yol parası ödenmez ehir içi görevlendirmelerde birim yönetici ve/veya bölüm müdürü sözlü onay ı yeterlidir. Ayrıca izin için form doldurulması gerekmez YURTİÇİ ve YURTDI I SEYAHATLER : SEYAHAT ÖNCESİ : Yurt içi veya yurt dışı seyahate ç ıkan personelin ulaşım, konaklama masrafları duruma bağlı olarak kendisi yada Dernek tarafından belge karşılığı ödenir Bunun dış ında yapacağı harcamalarda belge karşılığında ödenir. Seyahate çıkacak kişiye seyahat süresince yapacağı harcamalara karşılık seyahat avansı verilir Genel Merkez Kurulu ve Denetçiler Kurulu Üyelerinin yurt içi ve yurt dışı seyahatlerinde ulaş ım, otel ve yemek giderleri karşılanır. Yurt içinde günlük harcırah iz değerden, yurt dış ında ise devletin uyguladığı harcırah kanununa göre ödeme yapılır Yurt içi günlük seyahat harcırahı her yıl Dernekteki her bir kademe için Devletin belirlediği üst limiti aşmamak kaydıyla Genel Müdürlük belirler. Denetim elemanları için Teftiş Kurulu Başkanlığı aynı yöntemle belirler. a-her kadro için yurtiçi geçici görevlendirmede her güne karşılık o y ıl için belirlenen harcırah verilir. b-ayrıca geçici göreve giden personelin otel yemek giderleri faturalandırılmak kaydıyla bir gün için toplam 2 günlük harcırahı geçemez.(genel Müdürlükçe anlaşma yapılan iller hariç) 16

17 c-ancak otelde kalmadığı durumlarda bir günlük yemek bedeli,bir günlük harcırahı aşamaz. Grup halinde görevlendirmede,en yüksek ünvana ait personelin harcırahı esas alınarak bütün personelin otel ve yemek bedeli belirlenir. d-görevin niteliği,görev yeri genel şartları ile konaklama imkanları,kalınacak süre vb durumlar değerlendirilerek otel giderlerinin yurtiçinde tamamının karşılanmasına Genel Müdürlük yetkilidir. e-kız ılay misafirhanelerinin olduğu yerler ile Kız ılay Genel Müdürlüğünün ilgili anlaşmalar yaparak kullanım kolaylığı sağlanacak devlet misafirhanelerinin olduğu yerlerde otellerden yararlanılmaz.genel Müdürlük her yıl söz konusu listeyi harcırah tutarlarını belirlediği genelgeye ek olarak yayınlar Dernek personeli Derneğin yemek ç ıkarttığı yerlerde yemekten ücretsiz yararlanır Yurt dışı günlük seyahat harcırahı Devletin belirlediği üst limitleri aşmamak kaydıyla Genel Müdürlükçe belirlenir. Otel ve yemek giderlerinin ne şekilde karşılanacağı Yönetim Kurulu kararıyla belirlenir. Bu kapsam dış ındaki uygulamaları, yönerge ile düzenlemeye Genel Müdürlük yetkilidir. Ulusal ve uluslararası afet müdahale, kriz ve insani yardım operasyonlarında seyahat harcırahları belirlemeye Ekipler Yönergesi içinde Genel Müdürlük belirlemeye yetkilidir Yurt içi ve Yurt dışı Seyahat Avansı almak için Seyahate Çıkış Talep Formu doldurulur ve onaylattırılır Yurt içi seyahatlerde form imzalatmanın olas ı olmadığı acil hallerde telefonla onay alınır. Ancak en kısa zamanda bu form doldurularak onaylattırılır. Aksi halde kişinin harcamaları ödenmez Onaylanmış Seyahate Çıkış Talep Formu nun aslı, avans talebinin karşılanması için Mali İşler Bölümüne verilmesi gerekmektedir SEYAHAT SONRASI : PERSONEL YÖNETMELĐĞĐ Personel seyahati sonrasında yaptığı harcamalara ait belgeleri alır ve dönüşte hesabı kapar Yapılan harcamalar Personel Masraf Beyan Formu düzenlenerek belgelendirilir. Ulaş ım ile ilgili kullanılan ve kullanılmayan biletler ile birlikte diğer tüm belgeler tarih sırasına göre bu forma eklenir Düzenlenen Personel Masraf Beyan Formu onay yetkileri Avans Talep Formu nda belirtildiği s ırada onaylatılır. Formun onaylanması ve takibi seyahate çıkan kişiye aittir. Onaylı formlar ve ekindeki belgeler seyahat dönüş tarihinden itibaren en geç bir hafta içinde Mali İşler Bölümüne iletilir. 17

18 Mali İşler Bölümüne gelen masraf formlarının kontrolünün yapılmasından sonra Personel Masraf Beyanı muhasebe kayıtlarına alınır ve ödeme planına göre ödenir Mali İşler Bölümüne gelen masraf listelerinin kontrolünün yapılmas ından sonra alınan avans fazlası Dernek kasasına iade edilir veya harcama fazlası kişiye ödenir. Yurt dış ı seyahatlerde avans, yabancı para cinsinden verilir, iade veya ödeme de aynı para cinsinden yapılır Avans döviz olarak alındı ise, yapılan harcamalar ilgili günkü kurlardan alınan döviz cinsine çevrilir ve hesap kapamaları alınan döviz cinsinden gerçekleşir YOLCULUK SÜRESİ : Yolculuk süresi işin gereğini aşamaz ve Seyahate Çıkış Talep Formu nun ilgili bölümüne form düzenlenirken mutlaka yazılır. Bu sürenin aş ılmas ı halinde, kayıtlı dönüş tarihi görevlendiren tarafından onaylanmadıkça aşan süre için yapılan giderler ödenmez Derneğin normal çalış ma günlerinde, yolculuk süresinin çalış ma saatlerinin dış ına ç ıkmas ı halinde, fazla mesai ödemesi yapılmaz KABUL EDİLEN HARCAMALAR : Geçici görevle gidilen yerlerde yemek ve konaklama giderleri,, Seyahate ilişkin çeşitli resmi giderler Yüklenilen görev zorunlu gereği olan posta, kargo, fotokopi, pul, kırtasiye gibi giderler Genel Müdürlük ve Yönetim Kurulunun temsil ve ağırlama giderleri YEM EK GİDERLERİ : Yurt içi ve yurt dışı seyahatlerde personelin günlük öğle ve akşam yemek harcama toplamları günlük verilen harcırah limitini aşamaz. Bu limitleri geçen harcamalar için ödeme yapılmaz. Bu limitler gerektikçe güncelleştirilir. 18

19 33.6 KONAKLAMA GİDERLERİ : Yurt dışı otel rezervasyonlarını duruma göre ya personelin kendisi yada Uluslararası İlişkiler Bölümü tarafından yapılır Otel faturaları oda ve kahvaltı bedelini kapsar. Aşağıda yer alanların dışında kalan otel harcamaları ödenmez. Genel Müdürlükçe belirlenen şehirlerde anlaşma yapılan otellerde anlaş ma şartları çerçevesinde otel ücretinin tamamı ödenir Dernekçe planlanan eğitimlere bölge dış ından katılacak personelin eğitimin yapıldığı oteldeki konaklama ücreti anlaşma çerçevesinde ödenir Su veya soda gibi temel içecek bedelleri Dernek tarafından karş ılanır Seyahat eden kişi, otel faturasını Dernekten almış olduğu seyahat avansından veya kredi kartından ödemiş ise, ilgili belgeleri, personel masraf beyan formu ekinde beyan eder. Otel faturalarına, ödenen tutarın ayrıntılarının bulunduğu ekstreler de eklenmelidir ULA IM GİDERLERİ : PERSONEL YÖNETMELĐĞĐ YURTİÇİ SEYAHATLERDE ULA IM : Yurt içinde yapılacak yolculuklarda seçilecek araç türü işin mahiyeti, görevin önemi ve ivediliğiyle uyumlu olacaktır. Bu çerçeve içinde giderlerin minimum seviyede tutulmas ı esastır. Yurt içi görev için yapılacak ulaşım normal olarak, belirli tarifeli araçlarla ve en kısa yoldan gelecek şekilde yapılır. Yurt içi ulaşımlarda kullanılacak araçlar aşağıda s ıralanmıştır : Dernek araçları Toplu taşım araçları Uçak Otobüs Demir yolları Deniz yolları Kiralık araç veya taksi Özel otomobil Seyahatlerde Dernek araçları da dahil kullanılacak ulaşım türünü belirlemeye Genel Müdürlük yetkilidir. Genel Müdürlükçe belirlenecek haller dış ında uçakla yolculuklarda her kademe personel için ekonomi s ınıfı kullanılır. 19

20 YURTDI I SEYAHATLERDE ULA IM : Yurtdışı seyahatlerde uçak rezervasyonu, Seyahate Çıkış Talep Formu na istinaden Uluslararası İlişkiler Bölümü tarafından yapılır. Genel Müdürlük tarafından belirlenecek haller dışında uçakla yolculuklarda her kademe personel için ekonomi s ınıfı kullanılır. Gerekli hallerde yurt dışı seyahatlerde Dernek araçları ve diğer ulaşım araçları da kullanılır Yurtdışında gidilen şehirde ulaş ım (havaalanı-şehir ve şehir içinde), uygunsa öncelikle toplu taşım vasıtaları ile değilse taksi ile yapılır. Yurtdışında şehirlerarası seyahat yapmak durumunda seçilecek araç türü işin mahiyeti, görevin önemi ve ivediliği ile uyumlu olacaktır. Buna uygun olarak ulaşım için toplu taş ım araçları, kiralık araç veya uçak kullanılır. Bu çerçeve içinde giderlerin minimum seviyede tutulması esastır. Ulaş ım en kısa yoldan gidilecek şekilde yapılmalıdır DERNEK ARACI KULANIMI : Yapılan masraflar ve masrafa konu olan dönemin başlangıç ve sonundaki araç kilometre sayaç rakamları, Personel Masraf Beyan Formu Dernek araba giderleri bölümü doldurularak beyan edilir. Kabul edilen masraflar aşağıdaki gibidir : Benzin(özel otomobille seyahatlerde her 100 Km ye 7 litre akaryakıt ücreti ödenir.km hesaplanmasında Karayolları Genel Müdürlüğünün mesafe cetveli baz alınacaktır) Tamir ve bakım (yedek parça, yağ değişimi vs.) Paralı geçişler, otopark Trafik cezaları araç sürücüsü tarafından ödenir ve nedenine bağlı olarak yönetimin uygun onayı halinde ödemesi yapılır ARAÇ KİRALAMA : Yurtiçi ve yurtdışı seyahatlerinde, diğer ulaş ım araçlarının uygun olmadığı durumlarda Genel Başkan onay ı ile araç kiralanabilir Araç kiralama seçiminde işi görebilecek araçın mahiyet ve güvenlik açısından en uygununun seçilmesi esastır Aracın kiralama süresi bitiminde alınan belgede, kira başlangıç ve bitiş kilometre sayaç rakamının yazdırılmas ı gereklidir. Bu belge Personel Masraf Beyan Formu na eklenir Kiralık aracı kullanan kişi, aldığı benzin faturalarına araç plakasını yazdırmak zorundadır. (Her 100 Km ye 7 litre akaryakıt ücreti ödenir) 20