ORDU ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET REHBERİ

Transkript

1 ORDU ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET REHBERİ

2 II

3 III

4 İÇİNDEKİLER I-GENEL BİLGİLER... VI A-Misyon ve Vizyon.. 1 B-Birime İlişkin Bilgiler.. 1 C-Yetki Görev ve Sorumluluklar... 3 II-GÖREV TANIMLARI.. 7 III-İŞ AKIŞ ŞEMALARI A-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü 14 B-Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü.. 26 C-Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü. 41 D-Bütçe ve Performans Planlama Şube Müdürlüğü IV-HİZMET ENVANTERİ VE HİZMET STANDARTLARI 58 V- HASSAS GÖREVLER.. 68 A-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü B-Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü.. 70 C-Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü. 73 D-Bütçe ve Performans Planlama Şube Müdürlüğü VI-İKAME PERSONEL LİSTESİ VE GÖREV TANIMI TESLİM FORMU.. 78 A-İkame Personel Listesi. 79 B-Görev Tanımı Teslim Formu IV

5 SUNUŞ Günümüzde kurumların kurumsallaşma ve kalite güvencesi sistemi oluşturabilmeleri hayati derecede önem kazanmıştır. Kurumsallaşma için birimlerde yer alan ve yeni katılacak personellerin görev tanımlarının yapılması ve hizmet sürecinin açık olarak tanımlanması bu konuda atılması gereken ilk adımdır. Kamu hizmeti kalitesinin artmaya başlamasıyla beraber, hedef odaklı yaklaşım ve kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılması ihtiyacını doğurmuş ve bundan dolayı kamu kurumlarının organizasyon yapısından, iletişim ve izlemeye kadar mali yönetim ve kontrol süreçleriyle ilgili pek çok alanda etkili araçların kullanılmasını gerekli kılmıştır. Bu süreçte benimsenen en önemli yönetim aracı ise iç kontrol sistemidir. Bu rehber; üst yöneticiye ve sorumlulara yardımcı olmak amacıyla faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli olarak gerçekleştirilmesinde, iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde izlenmesi ve değerlendirilmesi için hazırlanmıştır. Üniversitemizde ilk defa Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından hazırlanan Hizmet Rehberi nin diğer birimlere örnek olacağını ve kurumsallaşmaya büyük katkı sağlayacağına inanıyorum. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından hazırlanan Hizmet Rehberi nin hazırlanmasında titiz ve özverili çalışmalarından dolayı emeği geçen ve katkısı olan mesai arkadaşlarıma teşekkür ederim. Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı V

6 VI

7 A.MİSYON VE VİZYON A.1.Misyon Üniversitemizin orta ve uzun vadeli stratejilerini tüm birimlerle işbirliği yaparak belirlemek, Üniversitemize tahsis edilen kaynakların etkin ve verimli kullanımını sağlamak, izleme, değerlendirme ve raporlama yapmak suretiyle karar vericilere danışmanlık hizmeti sunmaktır. A.2.Vizyon Stratejik yönetim anlayışını benimseyerek Üniversitemizin geleceğine ışık tutan, çalışma alanına ilişkin konularda rehberlik ve koordinasyon işlevini üstlenen, etkin ve yol gösterici bir birim olmaktır. B.BİRİME İLİŞKİN BİLGİLER B.1. Tarihçe 10 Aralık 2003 tarihinde çıkarılan 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 9. ile 60. maddesinde ve 60. maddeye ek olarak 5436 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu İle Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun un 15. maddesinde belirtilen görevlerin yerine getirilmesi amacıyla Strateji Geliştirme Daire Başkanlıkları kurulması öngörülmüş ve Üniversitelerde Maliye Bakanlığına bağlı olarak hizmet veren Bütçe Dairesi Başkanlıkları tarihi itibariyle kapatılarak tarihinden itibaren faaliyete geçmek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlıkları kurulmuş, personelin de 31/12/2006 tarihine kadar geçici olarak görev yapması öngörülmüştür. Belirtilen birimlerin teşkilat yapıları ve faaliyetlerini yerine getirmeleri 26 Mayıs 2006 tarihinde, sayılı Resmi Gazetede yayınlanan 2006/9972 karar sayılı Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile belirtilmiştir. B.2. Fiziksel Yapı Başkanlığımız, Rektörlük hizmet binasının giriş katında yaklaşık olarak 267 m 2 lik alanda 6 ofis, 1 vezne, 1 arşiv, 1 taşınır ambarı ve sirkülasyon alanında hizmet vermektedir. 1

8 Teşkilat Yapısı Sedat ÇAKMAK Daire Başkanı Emel ÇELEBİ Mehmet Ali AKBAŞ Şube Müdürü Yücel CİN Şube Müdürü Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Neslihan ARSLANTÜRK Murat İPEK Bünyamin ARI Soner BALÇIK Esin FAKI Belgin AVCI Vezne Osman Fazıl ÇANAK İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Emrullah KOTAN Stratejik Planlama Burhan MAĞDEN Bütçe ve Performans Programı Erdinç CÜREBAL Eray ÖZTÜRK 2

9 C.YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR C.1. Başkanlığın Görevleri Üniversitenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak, Üniversitenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak, Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek, Üniversitenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek, Üniversitenin izleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek, Üniversitenin mevzuat uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı finansman programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak, Üniversitenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek, Üniversitenin bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile mali istatistikleri hazırlamak, İlgili mevzuat çerçevesinde idare (Üniversitenin) gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek, Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak, Üniversitenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek, Üniversitenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak, Üniversitenin diğer idareler nezdinde takibi gereken mali iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak, Mali konularla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak, Ön mali kontrol faaliyetlerini yürütmek, İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak Yönetim tarafından verilecek diğer görevleri yapmak, C.1.1. Başkanın Görevleri Başkanlığı yönetir, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapar, Başkanlık birimlerinin görev dağılımını yaparak hizmetlerinin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlar, 3

10 İç kontrol sistemi çalışmalarında üst yönetici ve harcama yetkililerine danışmanlık yapma ve bilgilendirme faaliyetlerini yürütür, İç kontrol sisteminin harcama birimlerinde etkili bir şekilde yapılmasını sağlayacak düzenlemeleri hazırlar ve üst yöneticinin onayına sunar, Mali hizmetlerin saydam, planlı, üniversitenin amaçlarını ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır, Yönetim tarafından verilecek diğer görevleri yapmak, C.1.2. Muhasebe Yetkilisinin Görevleri Muhasebe Yetkilisi, 5018 sayılı kanunda tanımlanan muhasebe hizmetlerinin yürütülmesinden ve muhasebe biriminin yönetiminden sorumludur, Giderleri ve borçları hak sahibine ödemek Gelirleri ve alacakları ilgili mevzuatına göre tahsil etmek, yersiz ve fazla tahsil edilenleri ilgililerine iade etmek, Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerini ilgili mevzuatında öngörülen zamanlarda denetimini sağlamak, Para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri almak, saklamak ve ilgililere vermek veya göndermek, Yukardaki bentlerde sayılan işlemlere ve diğer mali işlemlere ilişkin kayıtları usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutmak, mali rapor ve tabloları her türlü müdahaleden bağımsız olarak düzenlemek, Gerekli bilgi ve raporları, bakanlığa, harcama yetkilisi ile üst yöneticilere ve yetkili kılınmış diğer mercilere belirtilen sürelerde vermek, Hesabını kendinden sonra gelen muhasebe yetkilisine devretmek, devredilen hesabı devralmak, Diğer mevzuatla verilen görevleri yapmak, C.1.3 Şube Müdürünün Görevleri Personelin etkin ve verimli çalışmasını sağlamak Personelin işlerini koordine ve organize etmek, Görevi ile ilgili Kanun, tüzük ve yönetmelik hükümlerine uygun olarak yürütülmesi, Personelin yapmış olduğu işleri incelemek, hataları düzeltmek, C.1.4 Mali Hizmetler Uzman ve Uzman Yardımcılarının Görevleri 5018 sayılı kanunun 60. Maddesinde sayılan görevlere ilişkin olarak kendilerine verilen iş ve işlemleri yapmak, Kanun, Tüzük ve Yönetmelik ve Yönergelerle mali hizmetler birimlerine verilen görevlerden kendilerine verilen diğer iş ve işlemler, Görevleriyle ilgili olarak mevzuatın uygulanmasına ilişkin görüş ve önerilerini bildirmek, Uzman yardımcılarının bilgi ve tecrübelerinin geliştirilmesine katkıda bulunmak, Uzman ve uzman yardımcıları kendilerine verilen görevleri mevzuata, plan ve programlara uygun olarak zamanında ve eksizsiz yerine getirmekten sorumludurlar, 4

11 C.1.5.Şefin Görevleri Görevlerini kanun, tüzük, yönetmelik, yönerge, genelge, plan ve programlarına uygun olarak yürütmek, Sorumlu olduğu birimlerin mali işlerini yürütmek, bunlarla ilgili yazı, belge ve dosyaların düzenlenmesi ve muhafaza edilmesini sağlamak, Çalışma alanı ile ilgili amaca yönelik aylık, yıllık raporları hazırlamak ve amirine sunmak, C.1.6. Bilgisayar İşletmeni ve Memurun Görevleri Görev alanı ile ilgili kayıtlar tutma, evrak ve belgeleri arşivlemek, Hizmetlerle ilgili kayıtları tutmak, evrak ve belgeleri arşivlemek, Sorumlu olduğu birimlerin mali işlerini yürütmek, bunlarla ilgili yazı, belge ve dosyaları düzenlemek, C.1.7.Sekreterlik Başkanlık iç ve dış yazışmaları yapmak, Gelen giden evrak kaydını tutmak ve dağıtımını gerçekleştirmek, Başkanlık haberleşme hizmetlerini yürütmek, Başkanlığın verdiği diğer görevleri yapmak, C.2. Şubeler ve Görevleri C.2.1.İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü İç kontrol sisteminin kurulması, Üniversitenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak, İç kontrol standartlarının uygulanması, İç kontrol standartlarının geliştirilmesi konularda çalışmalar yapmak ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunmak, Ön Mali Kontrol Harcama birimlerinin, ihale kanunlarına tabi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı mal ve hizmet alımları için bir milyon Türk Lirasını, yapım işleri için iki milyon Türk Lirasını aşanlar kontrole tabidir, Ödenek aktarma işlemlerinin kanun ve yılı merkezi yönetim bütçe kanunu uyarınca Üniversite bütçesi içinde yapılacak aktarmalara yönelik ön mali kontrol işlemini yapmak, Bakanlık tarafından yıllık olarak vize edilen cetvellere ve tip sözleşmeye uygun olarak çalıştırılacak personelle yapılacak sözleşmeler ile ilgili mevzuat gereğince Bakanlık vizesi alınmaksızın çalıştırılabilecek sözleşmeli personelle yapılacak sözleşmelerin kontrollerini yapmak, Kadro, unvanların tespiti ve yan ödeme cetvellerinin ön mali kontrol işlemlerini yapmak, Harcama birimlerince istenen bilgileri sağlamak ve mali konularda danışmanlık hizmeti vermek, Başkanlığın verdiği diğer görevleri yapmak, 5

12 C.2.2.Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü Maaş ve diğer özlük hakları ödeme emri belgelerinin kontrolünü yapmak ve zamanında ödenmesini sağlamak, SGK kesintilerinin takibini yapmak ve zamanında SGK ödemeleri gerçekleştirmek, Kişi borçlarının takibi ve yazışmalarını yapmak, İcra kesintilerinin ödemelerini ve gerekli yazışmaları yapmak, Kefalet kesintilerinin ödemesini yapmak ve kefalet sandığına aylık ve üçer aylık dönemlerde bildirimde bulunmak, Tübitak projelerinin takibi ve TTS sisteminden girişlerinin yapılması, BAP kapsamında yapılan bütün evrakların incelenmesi ve ödemelerin yapılması, ÖYP ödemelerinin ve takibinin yapılması, Farabi, Erasmus ve Mevlana ödemelerinin ve takibinin yapılması, Kesin hesabı hazırlamak ve süresinde ilgili yerlere göndermek, Ay sonu ve yıl sonu işlemleri yapmak, Yıl sonu işlemlerinin bitirilmesi ile birimlerden gönderilen taşınır cetvellerini konsolide ederek Üniversite taşınır kesin hesap cetvelinin hazırlanması, Mali konularda üst yönetim ve harcama birimlerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık hizmeti yapmak, Başkanlığın verdiği diğer konuları yapmak, C.2.3.Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü Üniversitenin stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, Stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek, Stratejik plan çalışmalarını koordine etmek, İdare faaliyet raporunu hazırlamak, Üniversitenin faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek, Başkanlığın verdiği diğer görevleri yapmak, C.2.4.Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü Üniversitemiz bütçe çalışmalarını yapmak, bütçeyi hazırlamak ve e-bütçe sistemine girişleri tamamlamak, Kurum bütçesini TBMM ve Maliye Bakanlığına göndermek, AFP hazırlamak, Her mali yıl içinde Kurumsal Mali Beklentiler Raporunu hazırlamak ve yayınlamak, Tenkis, aktarma, ekleme, ödenek gönderme, revize ve ödenek kontrollerini yazmak, Performans programı çalışmalarını yapmak, Performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak, Yatırım bütçe tekliflerini konsolide ederek bakanlığa göndermek, 6

13 7

14 Birim Adı : Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İşin Adı : Başkan İş Kodu: Daire Başkanı : Sedat ÇAKMAK Tarih : Tanımı Yapan: Başkanlık İş Yapan İş Görenin Bağlı Bulunduğu İlk Genel Sekreter Yönetici İş Görevleri 1-Başkanlığı yönetir, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapar, 2-Başkanlık birimlerinin görev dağılımını yaparak hizmetlerinin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlar, 3-İç kontrol sistemi çalışmalarında üst yönetici ve harcama yetkililerine danışmanlık yapma ve bilgilendirme faaliyetlerini yürütür, 4-İç kontrol sisteminin harcama birimlerinde etkili bir şekilde yapılmasını sağlayacak düzenlemeleri hazırlar ve üst yöneticinin onayına sunar, 5-Üniversitenin muhasebe hizmetlerini koordinasyonunu sağlamak, 6-Üniversitenin bütçe hazırlık çalışmalarının koordinasyon ve takibini yapmak, 7-Stratejik planla ilgili çalışmalar yapmak, 8-Mali hizmetlerin saydam, planlı, üniversitenin amaçlarını ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri almak, 9-Yönetim tarafından verilecek diğer görevleri yapmak, Malzemeler Gözetim Mali Sorumluluk Çalışma Koşulları Kişisel Nitelikler Büro Malzemeleri İdari Personel Harcama Yetkilisi Büro Ortamı 657 Sayılı Kanunda ve diğer kanunlarda belirtilen niteliklere haiz olmak 8

15 Birim Adı : Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İşin Adı : Sekreterlik İş Kodu: Büro Personeli : Emel ÇELEBİ Tarih : Tanımı Yapan: Başkanlık İş Yapan İş Görenin Bağlı Bulunduğu İlk Yönetici Daire Başkanı İş Görevleri 1-Gelen-giden evrak kaydını tutmak, 2-Resmi yazışmaları yapmak, 3-Birim içinde faks ve santral işlemlerini aksamadan yürütülmesini sağlamak, 4-İade edilen evrakları tutanakla birlikte ilgili kişilere teslim etmek, 5-Başkanın verdiği diğer görevleri yapmak, Malzemeler Gözetim Mali Sorumluluk Çalışma Koşulları Kişisel Nitelikler Büro Malzemeleri İdari Personel Harcama Yetkilisi Büro Ortamı 657 Sayılı Kanunda ve diğer Kanunlarda belirtilen niteliklere haiz olmak 9

16 Birim Adı:Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İşin Adı : İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi Şb Müdürü :Yücel CİN Mali Hizmetler Uzmanı :Burhan MAĞDEN Bilgisayar İşletmeni :Emrullah KOTAN İş Kodu: Tarih : Tanımı Yapan: Başkanlık İş Yapan İş görenin Bağlı Bulunduğu İlk Şube Müdürü Yönetici İş Görevleri 1- İç Kontrol Sistemini oluşturmaya, uygulamaya, izlemeye ve geliştirmeye yardımcı olmak 2-Kamu İç kontrol standartları uyum eylem planı işlemi 3-Kamu iç kontrol standartlarına uyum eylem planı değerlendirme raporunun hazırlanması işlemi 4-Kamu iç kontrol standartlarına uyum eylem planının revize edilmesi işlemi 5-Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları işlemi 6-Kadro dağılım cetveli işlemleri 7-Ödenek gönderme belgeleri kontrolü işlemleri 8- Mali Kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda Üst Yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak. 9- Hizmetlerin geliştirilmesi yönünde uygulamada karşılaşılan sorunları ortadan kaldıracak tekliflerde bulunmak. 10-Yan ödeme cetvelleri işlemi Malzemeler Gözetim Mali Sorumluluk Çalışma Koşulları Kişisel Nitelikler Büro Malzemeleri İdari Personel Harcama Yetkilisi Büro Ortamı 657 Sayılı Kanunda ve diğer Kanunlarda belirtilen niteliklere haiz olmak 10

17 Birim Adı: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İşin Adı : Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Birimi Şb. Müdürü :Mehmet Ali AKBAŞ Mali Hizmetler Uzmanı :Murat İPEK Bilgisayar İşletmeni :Neslihan ARSLANTÜRK ONAR Bilgisayar İşletmeni :Osman Fazıl ÇANAK Tekniker :Bünyamin ARI Bilgisayar İşletmeni :Soner BALÇIK Sekreter :Esin SAMUT Büro Personeli :Belgin AVCI Tarih : İş Yapan İş görenin Bağlı Bulunduğu İlk Yönetici: İş Görevleri İş Kodu: Tanımı Yapan: Başkanlık Şube Müdürü 1-Maaş ve diğer özlük hakları ödeme emri belgelerinin kontrolünü yapmak ve zamanında ödenmesini sağlamak, 2-Ek Ders ve Fazla Çalışma Ödeme İşlemleri İş Akışı 3-Proje Ödeme İşlemleri İş Akışı 4-Kişi Borçlarının Takibi İşlemleri İş Akışı 5-Görev Yolluğu Ödeme İşlemleri İş Akışı 6-Satın Alma İşlemi İş Akışı 7-Avans ve Kredi İşlemleri İş Akışı 8-Geçici ve Kesin Teminat İşlemleri İş Akışı 9-Taşınırların Muhasebeleştirilmesi İşlemi İş Akışı 10-Yıl Sonu İşlemleri İş Akışı 11-Kesin Hesap İşlemleri İş Akışı 12-Döner Sermaye Vergi Matrahlarının Onaylanması İş Akışı 13-Şartname Gelirlerinin Takibi İşlemleri İş Akışı 14-SGK veya Vergi Borcu İşlemleri İş Akışı Malzemeler Gözetim Mali Sorumluluk Çalışma Koşulları Kişisel Nitelikler Büro Malzemeleri İdari Personel Harcama Yetkilisi Büro Ortamı 657 Sayılı Kanunda ve diğer Kanunlarda belirtilen niteliklere haiz olmak 11

18 Birim Adı : Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İşin Adı :Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi İş Kodu: Şb. Müdürü :Yücel CİN Mali Hizmetler Uzmanı :Burhan MAĞDEN Bilgisayar İşletmeni :Emrullah KOTAN Tarih : Tanımı Yapan: Başkanlık İş Yapan İş görenin Bağlı Bulunduğu İlk Şube Müdürü Yönetici: İş Görevleri 1-Üniversitenin stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, 2-Stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek, 3-Stratejik planı, değerlendirmek üzere Kalkınma Bakanlığına göndermek, 4-Stratejik planın uygulanması izlenmesi ve değerlendirilmesi çalışmalarını koordine etmek, 5-İdare faaliyet raporunu hazırlamak, 6-Üniversitenin faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek, Malzemeler Gözetim Mali Sorumluluk Çalışma Koşulları Kişisel Nitelikler Büro Malzemeleri İdari Personel Harcama Yetkilisi Büro Ortamı 657 Sayılı Kanunda ve diğer Kanunlarda belirtilen niteliklere haiz olmak 12

19 Birim Adı: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İşin Adı : Bütçe ve Performans Birimi Şb Müdürü : Yücel CİN İş Kodu: Şef : Erdinç CÜREBAL Mali Hizmetler Uzm. Yard.: Eray ÖZTÜRK TARİH : Tanımı Yapan: Başkanlık İş Yapan İş görenin Bağlı Bulunduğu İlk Yönetici Şube Müdürü İş Görevleri 1-Bütçe hazırlıkları, 2-Ayrıntılı Finansman Programının hazırlanması, 3-Toplulaştırılmış Proje Detay Programlarının hazırlanması. 4-%20 Ek Karşılık Prim Tahakkuk Cetvelinin hazırlanması 5-Yapılan Zam ve Tazminatlara ilişkin veri girişlerinin yapılması 6-Girişimçi ve Yenilikçi Üniversite Endeksinin hazırlanması 7-İdari Kimlik Kodlarının verilmesi 8-DOKAP Eylem Planının hazırlanması 9-Başkanlık web sayfasının düzenlemesi ve takibi 10-Yatırım Programı Hazırlıklarının koordinasyonu 11-Yatırım İzleme ve Değerlendirme Raporunun hazırlanması. 12-Revize işlemleri 13-Aktarma işlemleri 14-Ödeme Evraklarının Ödenek Yeterliliklerinin Kontrolü 15-Serbest Bırakma işlemleri 16-Ekleme işlemleri 17-Kurumsal Mali Beklentiler Raporu 18-Performans Programı hazırlama işlemi Malzemeler Gözetim Mali Sorumluluk Çalışma Koşulları Kişisel Nitelikler Büro Malzemeleri İdari Personel Harcama Yetkilisi Büro Ortamı 657 Sayılı Kanunda ve diğer Kanunlarda belirtilen niteliklere haiz olmak 13

20 14

21 İç Kontrol Sisteminin Kurulması İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU VE BELGE/KAYIT İç Kontrol sistemine yönelik sahiplenmenin, yetkilendirmenin ve izlemenin sağlanması ve çalışmaların başlatılması için üst yöneticinin onayına sunulur. Üst yönetici onayı ile çalışmaları yapacak kurul oluşturulur. Kurul tarafından mevcut durumun analizi yapılır. Üst yönetim, -Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği -Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi -İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Çalışma Esas ve Usulleri Hakkında Yönerge Kurul tarafından hazırlanan 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen iç kontrol sisteminin tespit eden, karşılaştıran ve boşlukları ortaya koyan mevcut durum değerlendirme rapor hazırlanır. Kurul Üyesi, Hazırlanan raporda belirlenen sorunların çözümüne ilişkin,kamu iç kontrol standartları uyum eylem planı çerçevesinde eylem planı taslağı hazırlanarak üst yöneticinin onayına sunulur. Üst yönetim,, Kurul Üyesi Üst yönetici tarafından onaylanan eylem planı Maliye Bakanlığına ve Üniversitemiz harcama birimlerine uygulanmak üzere gönderilir. Üst Yönetici, Hazırlayan Bilg.İşl.Emrullah KOTAN Şb.Md.Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr.Ş.Metin KARA Rektör Yardımcısı 15

22 Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU Maliye Bakanlığı tarafından tebliğ ve rehberlerin yayınlanmasını müteakip Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından gerekli belgeler hazırlanır. Üst Yönetim, Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı hakkında üst yönetime bilgilendirme yapılır. Üst Yöneticiden çalışmaların başlatılmasına ve çalışmaları yürütecek İzleme ve Değerlendirme Kurulunun oluşturulmasına yönelik Olur alınır. Üst Yönetim, Olur kapsamında yapılacak toplantı davet yazısı ile toplanarak yürütülecek faaliyetler ve görev dağılımı konusunda karar alınır. Üst Yönetim, İzleme Yönlendirme Kurulunun ilk toplantısında alt çalışma grupları belirlenerek yürütülecek faaliyetler tespit edilir. İzleme ve Yönlendirme Kurulu Alt çalışma grupları ile tanışma ve bilgilendirme toplantısına katılım sağlamak üzere tebligat yapılır. Alt çalışma grupları üyeleri ile çalıştay yapılarak, çalıştay sonunda iç görev dağılımı yapmaları sağlanır. İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu, Sayfa 1/1 Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Alt çalışma grupları yürütecekleri faaliyetlere ilişkin, çalışma raporunu değerlendirilmek ve üst kurula sunulmak üzere gönderir. Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı, Alt Çalışma Grupları Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 16

23 Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU Alt çalışma grupları tarafından hazırlanan raporlar uygulanabilirlik yönünden değerlendirilir. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Çalışma raporu, revize için ilgili çalışma grubuna iade edilir. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Uygun görülmeyen Eylem Planı Taslağı düzeltilmek üzere iade edilir. Alt çalışma grubu tarafından hazırlanan raporları birleştirerek Üniversite İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı hazırlanır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu, ve Alt Çalışma Grupları Hayır Taslak uygun mu? Uygun görülen Eylem Planı Taslağı ilgili birimlere ve uygulanmak üzere gönderilir. Rektörlük, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu ve Son hali verilen Üniversitemiz Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Maliye Bakanlığına gönderilir. Rektörlük, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu ve Sayfa 1/2 Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 17

24 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Değerlendirme Raporunun Hazırlanması İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU VE BELGE/KAYIT Eylem planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçlarını belirli aralıklarla raporlanarak Daire Başkanlığına sunulur -Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi sunulan raporların üst yönetici onayına sunulur. Üst Yönetici ve Üst yöneticinin onayına sunulan raporun MB Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilmektedir. Üst Yönetici ve Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 18

25 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının Revize İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU Eylem planında öngörülen çalışmaların gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda üst yöneticinin onayıyla her zaman revize edilebilir. -Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi Kamu iç kontrol standartları uyum eylem planı revizesine ilişkin olur hazırlanarak üst yöneticiye sunulur., Üst Yönetici Üst yöneticinin oluru sonrası İç kontrol standartları uyum eylem planı komisyonu oluşturulur. -İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Revize Komisyonu Komisyon tarafından eylem planı revizesine ilişkin taslak hazırlanır. -Eylem Planı Revize Taslağı - Revize eylem planı taslağı Üst yöneticinin onayına sunulur. -Eylem Planı Revize Taslağı - Üst yönetici tarafından onaylanan revize eylem planı MB ve uygulanmak üzere Üniversite birimlere gönderilir. -İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Revize - Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 19

26 Dosya No : Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarıları İşlemleri İş Akışı İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU VE BELGE/KAYIT Harcama birimlerinden gelen ihale dosyası Başkanlığımıza teslim edilir. Sekreterlik -İhale İşlem Dosyası Mevzuata uygun bulunmayan evraklar ilgili harcama birimine düzeltmek üzere iade edilir. Teslim alınan ihale dosyası mevzuat kapsamında belirli süreler içerisinde incelenir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Sayılı Kanun Sayılı Kanun Sayılı Kanun -Kamu İhale Genel Tebliği Hayır Mevzuata Uygun mu? İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Evet Mevzuata uygun olan ihale dosyası için uygun görüş yazısı yazılır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Uygun görüş verilmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilir İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Üst yöneticiye bildirildikten sonra iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 20

27 Kadro Dağılım Cetvelleri İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon Tarihi : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU Personel Daire Başkanlığından gelen kadro dağılım cetvelleri Başkanlığımızca teslim alınır. Sekreterlik Hayır Kadro dağılım cetvelleri mevzuata uygun değilse Personel Daire Başkanlığına iade edilir. Teslim alınan kadro dağılım cetvelleri mevzuat kapsamında belirli süreler içerisinde değerlendirilir. Mevzuata uygun mu? Evet Mevzuata uygun bulunan kadro cetvelleri için uygun görüş yazısı yazılır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Sayılı Kanun -657 Sayılı Kanun -78 Sayılı KHK -190 Sayılı KHK -Kadro İhtisası, Serbest Bırakma ve Kadro Değişikliği ile Kadroların Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Uygun görüş verilmeyen kadro cetvelleri için Üst yöneticiye bildirilir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Üst yöneticiye bildirildikten sonra arşive kaldırılır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 21

28 Ödenek Gönderme Belgeleri Kontrolü İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU VE BELGE/KAYIT Bütçe ödeneklerinin dağıtımı ödenek gönderme belgesi ile yapılır. Harcama birimlerinin talebi üzerine ödenek gönderme belgeleri tarafından hazırlanır. Bütçe ve Performans Birimi Bütçe ve Performans Birimi tarafından hazırlanan Ödenek gönderme belgeleri, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol birimi tarafından kontrol edilir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi Kontrol edilen ve uygun bulunan Ödenek Gönderme Belgeleri, en geç 3 iş günü içinde sonuçlandırılır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 22

29 Mali Kanunlarla veya Diğer Mevzuatın Uygulanması Konusunda Üst Yöneticiye ve Harcama Yetkililerine Danışmanlık Yapmak. Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV İŞLEV Ebys üzerinden gelen Tüm akademik ve idari birimlere ilişkin görüş yazıları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Başkanlık Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilen görüş yazıları ön mali kontrol birimine havale edillir. Başkanlık Ön mali kontrol birimi ise belirli sürelerde görüş yazısına cevap vererek üst yazıyla ilgili birime gönderir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 23

30 Hizmetlerin Geliştirilmesi Yönünde Uygulamada Karşılaşılan Sorunları Ortadan Kaldıracak Tekliflerde Bulunmak Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU Strateji Geliştirme Daire Başkanlığımız tarafından sorun veya problem tespit edilir. Tespit edilen sorunun ebys üzerinden üst yöneticiye bildirilir. Üst Yönetici Üst yönetici tarafından sorunun çözülmesi için talimat verilmesi Sorunun çözülmesi için ilgili birimle iletişime geçilmesi. Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 24

31 Yan Ödeme Cetvelleri İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT Personel Daire Başkanlığınca ilgili mevzuat çerçevesinde hazırlanan yan ödeme cetvelleri ön mali kontrolü yapılmak üzere Başkanlığımıza gönderilir. Yan Ödeme Cetvelleri Mevzuata uygun değilse Personel Daire Başkanlığına iade edilir. Gönderilen yan ödeme cetvelleri incelenmek üzere ilgili birime havale edilir. Yan ödeme cetvelleri ilgili mevzuat çerçevesinde incelenir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi 190 Sayılı Yan Ödeme Kararnamesi 657 Sayılı Kanun 5018 Sayılı Kanun Hayır Mevzuata Uygun mu? Evet Uygun görülen cetveller üst yöneticiye sunulmak üzere ilgili birime görüş yazısı ekinde gönderilir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi Ön Mali Kontrol biriminde dosyalanır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 25

32 26

33 Maaş ve Diğer Özlük Hakları Ödeme Emri Belgelerinin Kontrolünü Yapmak ve Zamanında Ödenmesini Sağlamak Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT Harcama birimleri tarafından HYS üzerinden hazırlanan maaş evrakları ve ekleri ilgili ayın 15'inden 4 iş günü öncesi başkanlığımıza teslim edilir. Harcama İşlemleri Genelgesi 2015/1 Ödeme emri belgesi ve eki belgeler mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili birime iade edilir. Başkanlığımıza teslim edilen maaş evrakları Muhasebe birimi tarafından kontrol edilerek muhasebe yetkilisi verilir. Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Birimi Hayır Mevzuata uygun mu? Muhasebe Yetkilisi Evet Maaş evrakları KBS üzerinden muhasebeleştirilir ve SAY2000İ sisteminden onaylanır. Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Birimi Muhasebe birimince onaylanan ödeme emri belgeleri vezneye teslim edilir ve ilgili birimler tarafından bankaya ödeme listesi gönderilerek ödeme gerçekleşir. Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 27

34 Ek Ders ve Fazla Çalışma Ödeme İşlemleri İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon Tarihi : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT Harcama birimleri ve İdari Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından gönderilen ek ders ve fazla çalışma evrakları Muhasebe birimine teslim edilir. Muhasebe Birimi Mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Hayır Muhasebe birimi tarafından gereken kontroller yapılır. Mevzuata Uygun mu? Sayılı Kanunu Sayılı Kanun Yükseköğretim Kurumlarında İkili Öğretim Yapılması, -Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği Evet Ödeme emri belgesi imzalanmak ve kontrol edilmek üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe yetkilisi kontrol edip imzaladıktan sonra KBS üzerinden muhasebeleştirilir. Muhasebe Birimi Muhasebe birimi banka gönderme emri ile ödemeyi ilgili harcama biriminin hesabına aktarır. Harcama birimi elektronik ortamda banka listesini göndererek, kişinin hesabına geçmesini sağlanır. -Vezne -İlgili Harcama Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Mehmet Ali AKBAŞ Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 28

35 Proje Ödeme İşlemleri İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT Muhasebe işlem fişi belgelerinde mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere harcama birimine iade edilir. Hayır İlgili harcama birimlerinden gelen projelere ait evraklar (Tübitak,BAP,Farabi,Mevlana,Dokap,AB ve Erasmus) Başkanlığımızca teslim alınır. Muhasebe birimi tarafından mevzuat kontrolleri yapılır. Mevzuata uygun mu? Proje Birimi -Tübitak Esas ve Usuller -Mevlana Yönetmeliği -YÖK ÖYP Değişim Yönetmeliği -BAP Yönetmeliği -ÖYP İlişkin Usul ve Esas -Kalkınma Ajansları Usul ve Esasları -AB Yönetmeliği Evet Projelerin ödemesine ilişkin muhasebe işlem fişleri say2000i sistemine kayıt edilerek muhasebeleştirilir. Muhasebe yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak muhasebe işlem fişleri imzalanır ve onaylanmak üzere vezneye gönderilir. Vezne tarafından onaylanan MİF, banka gönderme emri listesi eklenerek bankaya gönderilir. -Muhasebe Yetkilisi -Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Eki Belgeleri Ödeme işlemi bittikten sonra MİF ve gönderme emirleri muhasebe birimine teslim edilir. Vezne Banka kapatma işlemi yapılarak arşivlenmek üzere dosyaya kaldırılır. Muhasebe Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Mehmet Ali AKBAŞ Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 29

36 Kişi Borçlarının Takibi İşlemleri İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT İlgili harcama birimleri tarafından gönderilen kişi borçları evrakı Başkanlığımıza teslim edilir. Sekreterlik Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapılır. Muhasebe Birimi Evet Tespit edilen hataları düzeltilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Belge üzerinde hata var mı Hayır Muhasebe birimi tarafından Say2000i sisteminden kişi borcu dosyası açılır ve Muhasebe İşlem Fişi çıkarılır. Muhasebe Birimi Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu -16 Seri Nolu Muhasebat Genel Tebliği -Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik MİF onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe yetkilisi onayladıktan sonra harcama birimi tarafından ilgili kişiye tebliğ edilir. Hayır Tahsilat yapıldı mı? Muhasebe Birimi Açılan borcun süresinde ödenmemesi halinde Hukuk müşavirliğine bildirilerek hukuki yollardan tahsili yapılır. Evet Tahsilatın yapıldığını gösteren banka dekontu eklenerek MİF kesilir ve kişi borcu dosyası kapatılır. Muhasebe Birimi Hukuk Müşavirliği Muhasebe yetkilisinin onayından sonra arşivlenmek üzere dosyalanır. Muhasebe Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Mehmet Ali AKBAŞ Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 30

37 Görev Yolluğu Ödeme İşlemleri İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT İlgili harcama birimleri tarafından gönderilen geçici ve sürekli yurtiçi veya yurtdışı görev yolluğu ödemelerine ait ödeme emri belgeleri ve ekleri Başkanlığımıza teslim edilir. Muhasebe Birimi Ödeme emri belgesi ve ekleri mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Hayır Mevzuat kapsamında ödeme emri belgeleri ve ekleri üzerinde gereken kontroller yapılır. Mevzuata uygun mu? Muhasebe Birimi -Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu Harcırah Kanunu Sayılı Yükseköğretim Kanunu Yükseköğretim Personel Kanunu -657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu -Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Evet Girişi yapılan Ödeme emri belgesi imzalanmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur Muhasebe Yetkilisi Muhasebe yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi onaylanmak üzere vezneye gönderilir. Banka gönderme emri listesine eklenerek ödeme gerçekleşir. Muhasebe Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Mehmet Ali AKBAŞ Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 31

38 Satın Alma İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT İlgili harcama birimleri tarafından gönderilen satın almaya ait ödeme emri belgesi ve ekleri Başkanlığımıza teslim edilir. Muhasebe Birimi Ödeme emri belgesi ve ekleri mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Hayır Mevzuat kapsamında ödeme emri belgeleri ve ekleri üzerinde gereken kontroller yapılır. Mevzuata uygun mu? Muhasebe Birimi Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu Sayılı KİK Sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu -Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği -Kamu İhale Genel Tebliği -Taşınır Mal Yönetmeliği Evet Ödeme emri belgesi onaylatılmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur Muhasebe Yetkilisi Muhasebe yetkilisi tarafından onaylanan ödeme emri belgesi, banka gönderme emri listesine eklenerek ödeme gerçekleşir. Muhasebe Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Mehmet Ali AKBAŞ Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 32

39 Avans ve Kredi İşlemleri İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU Başkanlığımızca ödemesi gerçekleştirilen Üniversitemiz birimlerine ait avans ve kredilerin say2000i sistemi üzerinden kapatma süreleri kontrol edilir. Muhasebe Birimi Kapanma süresi yaklaşmış bulunan avans ve krediler için ilgili harcama birimine haber verilir. Muhasebe Yetkilisi Hayır Avans ve krediler süresinde kapandı mı Muhasebe Yetkilisi Kapatılmayan avans ve kredilere kişi borcu dosyası say2000i sisteminden açılarak avans ve krediler kapatılır. Bu gecikmeden dolayı avans ve kredilerin gecikme cezası ayrıca tahakkuk kaydı yapılarak tahsil edilir. Evet Süresi dolmadan kapatılacak avans ve krediler için ilgili harcama birimi tarafından ödeme emri belgesi yapılarak Başkanlığımıza avans ve kredi işlemleri sonuçlandırılır. Muhasebe Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Mehmet Ali AKBAŞ Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 33

40 Geçici ve Kesin Teminat İşlemleri İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU Geçici ve kesin teminatlar, ilgili firmalar tarafından üniversitemizin banka hesabına para olarak yatırıldığında veya mektup olarak elden muhasebe birimine teslim edildiğinde muhasebe işlem fişi düzenlenerek kayıt yapılır Vezne Muhasebe yetkilisi muhasebe işlem fişini imzalayıp onaylar Muhasebe Yetkilisi Geçici ve kesin teminatlar mektup şeklindeyse muhasebe biriminin kasasında saklanır. İhale işi bitiminde ihale birimi tarafından gönderilen teminatların serbest bırakılması yazısı Başkanlığımızca teslim alınır. Hayır Teminat mektubu iade talebi eki belgeleri tamam mı? Yapılan değerlendirme sonucunda belgede tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Evet Muhasebe birimine gelen teminat iade yazısı teminat mektubu ile alakalı ise mektup firmaya elden ya da posta yolu ile çıkış kaydı yapılarak iade edilir. MİF onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Vezne Muhasebe Yetkilisi Muhasebe birimine gelen yazı, nakit olan bir teminat ait ise MİF düzenlenerek muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe yetkilisi MİF imzalayıp onaylar. Muhasebe birimine ödenmek üzere havale eder. Muhasebe birimi MİF banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Mehmet Ali AKBAŞ Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 34

41 Taşınırların Muhasebeleştirilmesi İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve KAYIT/BELGE İlgili harcama birimi tarafından gönderilen giriş, çıkış, devir, bağış, hurdaya ayırma, kayıttan düşme işlemlerine ait taşınır işlem Başkanlığımıza e-bys üzerinden gönderilir. Muhasebe Birimi Taşınır işlem fişlerinin mevzuata uygunluğu değerlendirilir. Hayır Belgeler mevzuata uygun mu? Muhasebe Birimi Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu -Taşınır Mal Yönetmeliği Mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Evet Taşınır giriş veya çıkış işlemi say2000i sistemi üzerinden ilgili hesap koduna kayıt edilerek muhasebeleştirilir. Taşınır Kayıt Yetkilisi Muhasebe işlem fişi imzalanmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe yetkilisinin imzalandıktan sonra onaylanır ve arşivlenmek üzere dosyalanır. Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Mehmet Ali AKBAŞ Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 35

42 Yıl Sonu İşlemleri İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU Muhasebe birimi tarafından cari yıl bitiminde say2000i sisteminden mizan ve ilgili raporlar dökümü alınarak kontrol edilir. Muhasebe Birimi Ayrıntılı mizanda borç alacak toplamlarının eşitliği, dönem sonucu eşitliği, nazım hesaplar borç alacak toplamlarının eşitliği ve mizanda ters artık veren hesaplar kontrol edilir. Muhasebe Birimi Evet Hata tespit edildi mi? Muhasebe Yetkilisi Ayrıntılı mizan alınarak düzeltme işlemi yapılır. Hayır Muhasebe yetkilisince gerekli kontroller yapıldıktan sonra say2000i sisteminde yıl sonu işlemleri menüsünden yıl sonu işlemleri aşamalı olarak yapılır. Bir nolu açılış kaydı oluştur butonuna basılarak bir sonraki yılın açılış kaydı otomatik olarak oluşturulur ve çıktısı alınır. Muhasebe Birimi Muhasebe yetkilisinin onayından sonra arşivlenmek üzere dosyalanır. Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Mehmet Ali AKBAŞ Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 36

43 Kesin Hesap İşlemleri İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU VE BELGE/KAYIT Cari yılın bitiminde, yıl sonu ve taşınır işlemleri bittikten sonra bütçe ödenekleri kapatma formu çalıştırılarak bütçe ödenekleri kapatılır. Muhasebe Yetkilisi Kesin hesap cetvellerinin kontrolleri yapıldıktan sonra iki nüsha hazırlanarak 15 Nisan a kadar mutabakat için Maliye Bakanlığı muhasebe kesin hesap şubesine gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Mutabakat sağlandıktan sonra Rektör ün ve Milli Eğitim Bakanı nın imzasının ardından 15 Mayıs a kadar 5 nüsha halinde Maliye Bakanlığına gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Ekim ayının ilk haftasına kadar 5 nüsha Sayıştay Başkanlığına ve 25 nüsha TBMM Plan Bütçe Komisyonuna gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Mehmet Ali AKBAŞ Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 37

44 Döner Sermaye Vergi Matrahlarının Onaylanması İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : 03/07/2017 Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU Harcama birimleri tarafından KBS üzerinden girilen döner sermaye vergi matrahları döner sermaye işletme müdürlüğünden alınan liste ile karşılaştırılır. Muhasebe Birimi Evet Hata eksik var mı? Muhasebe Birimi Muhasebe birimi tarafından KBS üzerinden iade edilir. Hayır KBS üzerinden onaylanarak maaş hesabına dahil edilir. Muhasebe Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Mehmet Ali AKBAŞ Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 38

45 Şartname Gelirlerinin Takibi İşlemleri İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU İhalelerde belirlenen şartname bedellerinin üniversitemiz banka hesabına yatırılmasına müteakip gelir kaydı işlemi, muhasebe birimi tarafından muhasebe işlem fişi düzenlenerek yapılır. Muhasebe Birimi Muhasebe işlem fişi onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe yetkilisin onayından sonra muhasebe işlem fişi arşivlenmek üzere dosyalanır. Muhasebe Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Mehmet Ali AKBAŞ Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 39

46 SGK veya Vergi Borcu İşlemleri İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU Ödeme emri belgelerinde emanete alınan SGK veya Vergi borçlarına ait dokümanlar say2000i sisteminden alınır. Muhasebe Birimi Borç eğer Sosyal Güvenlik Primi ise SGK adına, vergi borcu ise ilgilinin borçlu olduğu vergi dairesi adına say2000i sisteminden muhasebe işlem fişi düzenlenir. Muhasebe Birimi Düzenlenen muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe Birimi Muhasebe yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak muhasebe işlem fişleri onaylanıp imzalanır. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe yetkilisince onaylanan muhasebe işlem fişleri muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe birimi muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Muhasebe Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Mehmet Ali AKBAŞ Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 40

47 41

48 Stratejik Plan Hazırlık Çalışmaları İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT 5018 Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince Üniversite Stratejik Plan hazırlanır Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Stratejik Planlama Yönetmeliği -Stratejik Planlama Hazırlama Kılavuzu Etkili ve verimli bir stratejik planın oluşturulması için üst yönetici ve tüm personel tarafından planın sahiplenmesi sağlanmalıdır. Stratejik Plan çalışmalarının başladığının duyurulması amacıyla iç genelge hazırlanır. Hazırlanan iç genelgenin üst yöneticinin onayına sunulur., Üst Yönetici Üst yönetici tarafından onaylanan iç genelge yayınlanarak harcama birimleri ile toplantı yapılıp stratejik planlama çalışmalarının başladığı duyurulur., Üst Yönetici Yönlendirme Kurulu ve stratejik planlama ekibi oluşturulur. Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 42

49 Stratejik Plan Hazırlanması İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU Stratejik Planlama ekibi tarafından ekip üyelerinin ve stratejik planlama çalışmalarına katkı verecek diğer çalışanların stratejik planlama konusundaki eğitim ihtiyacı, danışmanlık ihtiyacı, veri ve mali kaynak ihtiyacının tespit edilmesi, Stratejik planlama ekibi tarafından hazırlanan hazırlık programı çerçevesinde planın yürütülmesi. Stratejik Planlama Ekibi Stratejik planlama ekibi tarafından kurumsal değerlendirme ve durum analizi yapılır. Stratejik Planlama Ekibi Stratejik planlama ekibi ve alt çalışma grupları tarafından misyon-vizyon, temel değerler, stratejik amaç ve hedefler, hedeflere yönelik performans göstergeleri, amaç ve hedeflere ulaşmayı sağlayacak faaliyet/projeler ile maliyetlendirilmesi belirlenir. Stratejik Planlama Ekibi Stratejik planlama ekibi tarafından üst yönetici onayına sunulur. Stratejik Planlama Ekibi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 43

50 Stratejik Planın Değerlendirilmek Üzere Kalkınma Bakanlığına Gönderilmesi İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve KAYIT/BELGE Üst yönetici tarafından onaylanarak uygun görülen stratejik plan, değerlendirilmek üzere Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Kalkınma Bakanlığı tarafından Stratejik Plan incelenir. Kalkınma Bakanlığı -Stratejik Plan Taslağı İnceleme sonucunda gerek görülen durumlar, en kısa sürede kuruma bildirilir. Kalkınma Bakanlığı Kalkınma Bakanlığı tarafından gelen değerlendirme raporunun stratejik planlama ekibi tarafından değerlendirilmesi ve gerekli düzeltmeler yapılması için gönderilir. Stratejik Planlama Ekibi Gerekli düzeltmeler yapılarak Stratejik Plana son şekli verilir. Stratejik Planlama Ekibi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 44

51 Stratejik Planın Uygulanmasının İzlenmesi ve Değerlendirilmesi İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT Stratejik planda belirtilen amaç ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını değerlendirmek üzere üst yönetici tarafından Stratejik Plan İzleme ve Değerlendirme Kurulu oluşturulur. Uygulamaya konulan stratejik planın, performans göstergeleri ve bütçe uygulama sonuçları ile önceden belirlenen stratejik amaç ve hedeflerle karşılaştırılmalı analizi yapılır. Bu karşılaştırma sonucunda gerekli görülen durumlarda stratejik planın güncellenmesi karar verilebilir. İzleme ve Değerlendirme Kurulu Stratejik Plan Taslağı İzleme ve değerlendirme sürecinini temel sorumluluk üst yönetimdir. Hedeflerin, göstergelerin ve risklerin takibi de ilgili hedeften sorumlu birimin harcama yetkilisinin sorumluluğundadır. Üst Yönetici Stratejik Plan Taslağı Harcama birimlerinden hedeflere ilişkin alınan gerçekleşme değerlerinin konsolide edilerek üst yöneticiye sunulması, sorumluluğundadır. Stratejik planın ilk yılı için altı aylık/yıllık izleme tablosu,diğer yıllar için altı aylık/ yıllık izleme tablosu ve birikimli izleme tablosu ayrı ayrı hazırlanır. Yıl sonu değerlendirme raporu ise Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 45

52 İdare Faaliyet Raporu Hazırlanması İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve KAYIT/BELGE 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince Üniversite İdare Faaliyet Raporu hazırlanır. Aralık ayının ortalarına doğru tüm harcama birimlerine birim faaliyet raporunu ocak ayının 15'ine kadar hazırlayarak Başkanlığımıza göndermeleri yazı ile duyurulur. Stratejik Planlama Birimi Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Kamu İdarelerince Hazırlanan Faaliyet Raporu Hakkında Yönetmelik İlgili harcama birimine iade edilir. Birimlerden gelen faaliyet raporlarında yer alan bilgi ve verilerin üniversitemiz stratejik plan yılı performans programı ve idare kesin hesap bilgi ve verileri dikkate alınarak birim bazında kontrolünün yapılarak ayrıca harcama yetkilisi tarafından güvence beyanının imzalanıp imzalanmadığı kontrol edilir. Stratejik Planlama Birimi -İdare Faaliyet Raporu Taslağı Evet Birim faaliyet raporları bilgileri kontrol edilir. Eksik bilgi var mı? Hayır Birim Faaliyet Raporları konsolide edilerek İdare Faaliyet Raporu hazırlanır. Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından Mali Hizmetler Birim Yöneticisi İç Kontrol Güvence Beyanı imzalanır ve Üst Yöneticiye gönderilir. Stratejik Planlama Birimi Rektörlük Makamınca İdare Faaliyet Raporu incelenir. Üst Yöneticinin İç Kontrol Güvence Beyanı imzalanır. Üst Yönetici Üst yönetici tarafından imzalanan İdare Faaliyet Raporu en geç şubat ayı sonuna kadar kamuoyuna duyurulur. Sayıştay Başkanlığı ve Maliye Bakanlığına birer örneği gönderilir. Stratejik Planlama Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 46

53 47

54 Bütçe Hazırlama İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT Bütçe Çağrısı ve eki Bütçe Hazırlama Rehberinin Maliye Bakanlığı tarafından, Yatırım Genelgesi ve eki Yatırım Programı Hazırlama Rehberinin Kalkınma Bakanlığı tarafından yayınlanmasını mütakip Başkanlığımızca bütçe hazırlık çağrısı yapılarak harcama birimlerinden bütçe ödenek tekliflerini hazırlamaları talep edillir. Bütçe ve Performans Birimi Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu -Bütçe Hazırlama Rehberi Yapılan çağrı üzerine harcama birimlerince hazırlanan birim ödenek teklifleri değerlendirmek üzere Başkanlığımıza gönderilen dokümanlar Bütçe ve Performans Birimi Harcama birimlerinden gelen bütçe teklifleri konsolide edilir. E-bütçe sisteminden kurum bütçe teklifi oluşturulur. Bütçe ve Performans Birimi Üniversite bütçe ödenek teklifi uygunluk yönünden Üst Yönetim tarafından değerlendirilir. Bütçe ve Performans Birimi Üst yönetim tarafından değerlendirilen üniversite bütçe teklifi Maliye Bakanlığı uzmanları ile görüşülür. Bütçe ve Performans Birimi Üniversite bütçe teklifini Maliye Bakanlığı ile mutabakat sağlanmadıysa gerekli düzenlemeler yapılarak son şekli verilir. Üniversite bütçe teklifi, tasarı haline getirilir. Bütçe ve Performans Birimi Üst Yönetim Maliye Bakanlığı Bütçe tasarısı kitapçık haline getirilerek Üst Yönetici imzası müteakip Milli Eğitim Bakanlığına imzaya sunulur. İmza aşamasından sonra bütçe tasarısı kitapçıklarının basımına geçilir. Bütçe ve Performans Birimi Üst Yönetim Milli Eğitim Bakanlığı Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 48

55 İŞLEV Ayrıntılı Finansman Programı Hazırlama İşlemi İş Akışı İŞLEV Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 SORUMLU ve BELGE/ KAYIT Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliği nin yayınlanması ile başlar. Ayrıntılı Finansman Programı (AFP); maaş ödemeleri, periyodik ödemeler, ikinci öğretim gelirlerinin tahsil edildiği aylar ve ihale ödemeleri dikkate alınarak aylar itibariyle hazırlanır. Bütçe ve Performans Birimi Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu -Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliği Hazırlanan AFP teklifi e-bütçe sistemine girilir. AFP İcmal Cetvelleri Teklifi tarafından imzalanarak Üst Yöneticinin imzasına sunulur. Bütçe ve Performans Birimi Üst Yönetici tarafından imzalanan AFP İcmal Cetvelleri Teklifi Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Maliye Bakanlığı BÜMKO gönderilen icmal cetvellerinin yeniden dağıtma gereği duymazsa AFP Bakanlıkça vize edilir. Bütçe ve Performans Birimi Maliye Bakanlığı BÜMKO tarafından birim ödenekleri aylar itibariyle yeniden dağıtılıp vize edilirse Başkanlığımızca gerekli düzeltmeler e- bütçe sisteminden yapılır. Bütçe ve Performans Birimi Vize edilen AFP icmal cetvellerine göre düzenlenen birim ödenekleri ilgili birimlere bildirilir. Bütçe ve Performans Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 49

56 Kurum Ödeneklerinin Birimlere Dağıtım İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT Yükseköğretim Kurumlarının Bütçe Ödeneklerinin birimlere dağılımı, ödenek gönderme belgesine bağlanması ve kullanılmasına ilişkin usul ve esaslar ın Maliye Bakanlığı BÜMKO yayınlanması ile başlar. Ödenek dağılımında harcama birimlerinin önceki yıllardaki ödenekleri, harcama kapasiteleri, yıl içinde ihtiyaçları, fiziki mekan genişlemeleri, periyodik ödemeler, gerçekleştirilmiş veya gerçekleştirilecek ihale işlerin ödenek ihtiyaçları dikkate alınarak birim ödenekleri belirlenir. Bütçe ve Performans Birimi Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Bütçe Kanunu -Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliğ Belirlenen ödeneklerin harcama birimleri bazında ekonomik sınıflandırma düzeyinde e- bütçe sistemine girişi yapılır. Bütçe ve Performans Birimi Üst Yönetici tarafından onaylanan ödenek dağılımı, Maliye Bakanlığı nın belirleyeceği süreye kadar e-bütçe sisteminde onaylanır. Bütçe ve Performans Birimi Onaylanan bütçe ödenekleri, Başkanlığımızca harcama birimlerine yazılı olarak bildirilir. Bütçe ve Performans Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 50

57 Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT İlgili birimlerden Temmuz ayının ilk iş gününe kadar Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporuna ilişkin gerekli veriler istenir. Bütçe ve Performans Birimi Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu İlgili birimlerce gerekli veriler zamanında hazırlanarak ye gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi İlgili harcama birimine iade edilir. Gelen veriler konsolide edilerek Rapor hazırlanır ve Üst Yöneticinin onayına sunulur. Bütçe ve Performans Birimi Hayır Üst Yönetici onay verdi mi? Üst Yönetici Evet Temmuz ayı içerisinde kamuoyu bilgisine sunulur ve birer örneği Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 51

58 Ödenek Aktarma İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT Harcama birimleri ödenek talep formunu üst yazı ile Başkanlığımıza gönderilir. Sekreterlik İlgili harcama birimine ödenek aktarılamayacağına dair gerekçeli yazı yazılır. Bütçe ve Performans Birimi tarafından kontrol edilen aktarma formu, Kurumun yetki sınırları dahilinde değil ise aktarma talebiyle ilgili e-bütçe sisteminden talep girişi yapılıp üst yazı ile Maliye Bakanlığı BÜMKO gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi -Ödenek Aktarma Formu Hayır Ödenek Aktarılacak mı? Evet BÜMKO e-bütçe üzerinden kurum düzeyinde aktarma işlemini yapar ve onaylar. Bu işlemden sonra Başkanlığımız tarafından birim düzeyinde gerekli aktarma kaydı yapılır. Ödenek gönderme belgesi düzenlenir. Bütçe ve Performans Birimi Ödenek gönderme belgesini kontrol edilerek Rektör ve tarafından imzalanır. Üst Yönetici Bütçe ve Performans Birimi E-bütçe sistemine girişi yapılan belgeler Rektörlük oluru ile birlikte Sayıştay Başkanlığına gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 52

59 Ödenek Ekleme İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU VE BELGE/KAYIT İlgili harcama birimi ödenek eklenemeyeceğine dair gerekçeli yazı yazılır ve ilgili birime gönderilir. Harcama birimleri ödenek talep formunu bir yazı ile Başkanlığımıza gönderir. Bütçe ve Performans Birimi Hayır Ödenek talep formu kontrol edilir.ödenek eklenecek mi? Evet E-bütçe sisteminden gerekli ekleme işlemi yapılır. Ödenek gönderme belgesi düzenlenir. Bütçe ve Performans Birimi Ödenek gönderme belgesi Üst Yönetici ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından imzalanır. Üst Yönetici Bütçe ve Performans Birimi E-bütçe sistemine girişi yapılan belgeler Rektörlük Olur u ile birlikte Sayıştay Başkanlığına gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 53

60 Ödenek Gönderme Belgesi İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT Ödenek gönderme belgesi, revize, aktarma, serbest bırakma, ödenek ekleme, gelirli ödenek ekleme, gelir fazlası ve likit karşılığı ödenek kaydı işlemlerinin sonuçlandırılmasında düzenlenir. Bütçe ve Performans Birimi Gönderilmesi gereken tutar e-bütçe sistemi üzerinden ödenek gönderme belgesine bağlanır. İcmal oluşturulur. Sistem üzerinden Muhasebat Genel Müdürlüğüne gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Muhasebe ve Kesin Hesap Birimi tarafından onaylandıktan sonra ödenek kullanılır duruma gelir. Muhasebe ve Kesin Hesap Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 54

61 Tenkis Belgesi Düzenleme İşlemi İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT Tenkis belgesi ödeneğin iptali ya da başka bir amaçla başka bir tertibe aktarılması amacı ile düzenlenir. Tenkis belgesi düzenlenirken ödeneğin kullanılabilir durumda olmasına dikkat edilir. Bütçe ve Performans Birimi E -bütçe sisteminden tenkis belgesi düzenlenir ve icmal oluşturulur. Belge sistem üzerinden Muhasebat Genel Müdürlüğüne gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama birimi tarafından say2000i sisteminden onaylanır. Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 55

62 Yatırım Bütçe Hazırlanması İşlemi ve İş Akışı Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT Yılı yatırım genelgesi ve yatırım programı hazırlama rehberi çerçevesinde yatırım programının hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetveller, gerekli dokümanlar Başkanlığımız tarafından yazı ile yatırımcı birimlerden istenir. -Yatırım Bütçesini Hazırlamak için Doldurulacak Cetveller, Tablolar (e-bütçe sistemi) Yatırımcı birimlerce Orta Vadeli Mali Plan, Bütçe Çağrısı, Bütçe Hazırlama Rehberi, Yatırım Genelgesi, Yatırım Programı Hazırlama Rehberine göre düzenlenen yatırım teklifleri hazırlanır ve Başkanlığımıza gönderilir. İlgili Birimler Yatırım bütçe teklifleri konsolide edilerek Rektörlük makamı ve Yatırımcı birimler ile yapılan görüşmeler sonucunda İdare Yatırım bütçesi hazırlanır. Hazırlanan teklifler Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Yatırım Programı Teklifi Rektör ün başkanlığında Kalkınma Bakanlığında görüşülür. Üst Yönetici BÜMKO bütçe tertipleri yönünden inceler ve Kalkınma Bakanlığında vizelenir. Vize edilen Yatırım Bütçesi Bütçe Tasarısına eklenir. Bütçe ile birlikte kanunlaşır. Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 56

63 Performans Programı Hazırlama İşlemi Dosya No : İlk Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No : 1 İŞLEV İŞLEV SORUMLU ve BELGE/KAYIT Bütçe çalışmaları ile Performans Programı çalışmaları başlar. Üniversitemiz Stratejik Planda yer alan Amaç ve Hedeflere uygun olarak O yıl gerçekleştirilecek Performans Hedefleri belirlenir. İlgili harcama birimlerine yazı ve şablon gönderilerek Performans Programında gerekli olan tabloların doldurulması istenir. Bütçe ve Performans Birimi Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Performans Programı Hakkında Yönetmelik - Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Harcama birimlerinden gelen bilgiler doğrultusunda Performans Hedef ve Göstergeler kesinleşir. Performans Hedeflerinden sorumlu olan birimler belirlenir. Birim bütçeleri göz önüne alınarak her performans hedefinin maliyeti hesaplanır ve Performans Programının son düzenlemeleri yapılarak konsolide edilerek üst yöneticinin onayına sunulur. Bütçe ve Performans Birimi Üst Yönetici Harcama Birimleri Performans Programı Merkezi Yönetim Bütçe Kanun Tasarısının TBMM sunulmasını müteakiben tasarıda yer alan büyüklüklere göre revize edilir, bütçe tasarısının görüşülmesinden en geç üç gün önce Plan ve Bütçe Komisyonunun bilgisine sunulur. Bütçe ve Performans Birimi Üst Yönetici Nihai hali verilen Performans Programı, Ocak ayı içinde kamuoyuna duyurulur. En geç Mart ayının 15'ine kadar Maliye ve Kalkınma Bakanlıklarına gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Hazırlayan Bilg. İşl. Emrullah KOTAN Şb. Md. Yücel CİN Onay Sedat ÇAKMAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yürürlük Onayı Prof.Dr. Ş. Metin KARA Rektör Yardımcısı 57

64 58

65 ORDU ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET ENVANTERİ TABLOSU Sıra No Kurum Kodu Standart Dosya Planı Kodu Hizmetin Adı Hizmetin Tanımı Hizmetin Dayanağı Mevzuatın Adı ve Numarası Hizmetten Yararlananlar Hizmeti Sunmakla Görevli Kurum/ Birim Adı Merkezi İdare Başvuruda İstenen Belgeler İlk Başvuru Makamı Paraf Listesi Hizmetin Sunum Sürecinde Kurumun Varsa Yapılması Gereken İç Yazışmalar Kurumun Varsa Yapılması Gereken Dış Yazışmaları Mevzuatta Belirtilen Hizmetlerin Tamamlanma Süresi Hizmetin Ortalama Tamamlanma Süresi Yıllık İşlem Sayısı Hizmetin Elektronik Olarak Sunulup Sunulmadığı İç Kontrol Standartlarının Uyumlaştırılması, İzlenmesi ve Koordine Edilmesi İç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması ve geliştirilmesi uyum eylem planı hazırlanması ve izlenmesinde koordinasyonun sağlanması Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2- Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 3-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik 4-Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği 5- Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi 6-Ordu Üniversitesi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Yönergesi 7-Ordu Üniversitesi İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Çalışma Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge, 1-Sayıştay Başkanlığı 2-Maliye Bakanlığı 3-Üst Yönetici 4-Tüm Birimler Üst Yönetim - 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı 4-Üst Yönetici Tüm Harcama Birimleri 1-Maliye Bakanlığı - 2 Yıl Çok Sayıda İşlem Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarılar Ön Mali Kontrol Süreci Harcama birimlerince ön mali kontrol yapılmak üzere gönderilen taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının kontrol edilip görüş yazısının hazırlanması Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Sayılı KİK Sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu, 4- Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 5-Yılı Merkezi yönetim Bütçe Kanunu 6-Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 7-Mal Alımı İhale Uygulama Yönetmeliği 8-Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 9-Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği 10-Kamu İhale Tebliği 1-Sayıştay Başkanlığı 2-Üst Yönetici 3-Harcama Birimleri 1-Ön mali kontrol talep yazısı 2-İhale işlem dosyası 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı Harcama Birimleri - 10 İş günü - Çok Sayıda İşlem Sunulmuyor 59

66 Kadro Dağılım Cetveli Ön Mali Kontrol İşlemi Personel Daire Başkanlığnca hazırlanan kadro dağılım cetvellerinin ön mali kontrolü ve görüş yazısının hazırlanması Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Sayılı Devlet Memuru Kanunu Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK 4-Kadro ihdası, Serbest Bırakma ve Kadro Değişikliği ile Kadroların Kullanım Usul ve Esasları, 5-- Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 6-Diğer İlgili Mevzuat, 1-Sayıştay Başkanlığı 2-Üst Yönetici 3-Personel Daire Başkanlığı 1-Ön mali kontrol talep yazısı 2-Kadro Dağılım Cetveli 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı Personel Daire Başkanlığı - 5 İş Günü 5 İş Gün 1 Sunulmuyor Ödenek Gönderme Belgeleri ve Ödenek Aktarma Belgeleri Ön Mali Kontrol Süreci İşlemleri Harcama birimlerinin ödenek aktarma ve ekleme taleplerinin ön mali kontrol işlem sürecinin yapılması süreci Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 3- Yılı Merkezi yönetim Bütçe Kanunu 4- Ordu Üniversitesi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Yönergesi 5- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Harcama Birimleri E-bütçe sistemi üzerinden hazırlanan ödenek gönderme belgesi - 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı 4-Üst Yönetici Harcama Birimleri - 2 İş Günü 3 İş Günü 2 İş Gün Çok Sayıda İşlem Sunulmuyor İdare Faaliyet Raporu Hazırlama Üniversiteye tahsis edilen kaynaklar ile ilgili yıl performans programında yer verilen hedeflerin ne kadarına ulaşıldığını belirlemek amacıyla hesap verilebilirlik çerçevesinde kamuoyunun bilgisine sunulması Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2-Kamu idarelerince hazırlanan faaliyet raporları hakkında yönetmelik 3-Faaliyet raporu hazırlama rehberi 1-Maliye Bakanlığı 2- Sayıştay Başkanlığı 3-Tüm harcama Birimleri 4-Kamuoyu 1-Birim Faaliyet Raporu 2-İdare Faaliyet Raporu Hazırlama Formatı 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı 4-Üst Yönetici Harcama Birimleri 1-Maliye Bakanlığı 2- Sayıştay Başkanlığı 3-Kamuoyu Şubat Ayı Sonu 4 Ay 1 osted/ Stratejik Plan Hazırlanması ve Koordinasyonu İdare stratejik planın oluşturulması, güncellenmesi ve yenilenmesinin sağlanması Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 3-Kamu idarelerinde stratejik planlamaya ilişkin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 4-Kamu idareleri için Stratejik Plan Hazırlama Klavuzu 1-TBMM 2-Maliye Bakanlığı 3- Sayıştay Başkanlığı 4-Üst Yönetim 5-Tüm harcama Birimleri 6-Kamuoyu Kalkınma Bakanlığı Rehber 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı 4-Rektör Harcama Birimleri 1-TBMM 2-Maliye Bakanlığı 3- Sayıştay Başkanlığı 4-Kalkınma Bakanlığı 1 Yıl 5 Yıl 5 yılda 1 posted/64 60

67 Maaş Ödeme İşlemleri Üniversitemiz Personelinin Maaşlarının Ödenmesi Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2-Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği Sayılı Yükseköğretim Kanunu Sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu Sayılı Devlet Memuru Kanunu Sayılı Kanun Tüm Kurum Personeli 1-Harcama Talimatı 2-Bordro Dökümü 3-Bordro İcmal 4-Banka Listesi 5-Kesinti Listesi 6-Personel Bildirim Formu 1-İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi Harcama Birimleri - İlgili ayın 15 inden 4 iş günü öncesi 2 İş Günü Çok Sayıda İşlem 1-KBS 2- posted/ SGK ve Vergi Borcu İşlemleri Gerçek ve Tüzel Kişilerden Prim ve Borç Kesintilerinin SGK ve Vergi Ödemesi Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Sayılı Kanun Sayılı Kanun İş Kanunu Damga Vergisi Kanunu Gelir Vergisi Kanunu 7-Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği 8-Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği SGK SGK Borç Yazısı 1-İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi Vergi Borcu 1-20, 2-Sgk Borcu İşlemleri 30 gün 6 İş Günü Çok Sayıda İşlem Sunulmuyor Proje Ödemeleri (Tübitak, Farabi, AB, Erasmus, Mevlana, ÖYP ve BAP) İşlemleri Üniversitemiz bünyesinde yürütülen projelerin incelenip, muhasebeleştirilerek takibinin yapılması 1-TÜBİTAK kaynaklarından genel bütçe kapsamındaki Kamu idareleri ile Özel bütçeli idarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların harcanması ve Tübitak Tarafından Yürütülen Dış Destekli Projelerin harcanmasına ilişkin Esas ve Usuller, 2-Öğretim Üyesi Değişim Programına İlişkin Yönetmelik Sayılı İlgili maddelerine dayanılarak hazırlanan Mevlana Değişim Programına İlişkin Yönetmelik 4-Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığının Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği 1-Proje Yürütücüleri 2-Öğrenciler Mali Mevzuatta Gerekli olan Evraklar 1-İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi 3-Daire Başkanı İlgili Harcama Birimleri, Proje Yürütücüleri ve Proje Çalışanları İlgili kurum kuruluşlar ve ilgili banka Proje Sözleşme Süresi 4 iş Günü Çok Sayıda İşlem Sunulmuyor Kişi Borçları İşlemleri Üniversitemiz aleyhine oluşan kamu zararının, ilgili mevzuatına göre borç tahakkukunu yapmak ve faiziyle birlikte tahsilatını sağlamak Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Sayıştay Kanunu Sayılı Kanun Tebligat Kanunu Sayılı İcra ve İflas Kanunu 6-Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik 7-16 Seri No Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği 1-Üniversite personeli 2-Öğrenciler 3-Kamu Kurumları 4-Tedarikçiler ve Yükleniciler 1- Borçlandırm a onay yazısı, borç hesaplama tablosu 2- Sayıştay borçlarında sayıştay sorgusu veya ilamı 1-İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi 3-Daire Başkanı - 1-Sayıştay Başkanlığı 2-Borçlu Kişi, Özel ve Tüzel Kurumlar - Kişi Borçlar ında 30 gün Sayışt ay İlamı borçlar ında 90 gün Çok Sayıda İşlem hp/posted/112 61

68 Satınalma İşlemleri Üniversitemize ait her türlü doğrudan teminlerin ödeme işlemleri Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Sayılı KİK Sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu, 4-Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine İstinaden Hazırlanan Belgeler 5-Diğer Mali Mevzuat Ödeme yapılan kişi ya da firmalar 1-İhtiyaç Yazısı 2-Harcama Talimatı 3-Onay Belgesi 4-Muayene komisyonu 5-Fatura 6-Taşınır İşlem Fişi 7-Piyasa Fiyat Araştırması 1-İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi İş Günü 3 İş Günü Çok Sayıda İşlem Sunulmuyor Taşınır İşlem Fişlerinin Kontrolü ve Düzenli Kayıt Altına Alınması İşlemi Üniversitemize ait taşınır malların yönetimi, kayıt altına alınması, korunması, elden çıkartılmasına ilişkin taşınır işlem fişlerinin denetlenmesi Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2-Taşınır mal yönetmeliği Harcama Birimleri 1-Taşınır işlem fişi 2-İlgili birim yazısı 1-Taşınır Konsolide Yetkilisi 2-Muhasebe Yetkilisi Harcama Birimleri İş Günü Çok Sayıda İşlem 1-Say2000i Otomasyon 2-TKYS Taşınır Otomasyonu Kesin Hesap İşlemleri Üniversitemizin mali yıl boyunca yapmış olduğu gelir ve giderlerine ilişkin kesin hesabın hazırlanması Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 3-Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği 4-Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği 5-Kamu idarelerinin kesin hesaplarının ilişkin usulü ve esaslar hakkında yönetmelik 1-Sayıştay Başkanlığı 2-Maliye Bakanlığı 3-Üst Yönetim - 1-İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi 3-Daire Başkanı - 1-TBMM 2--Sayıştay Başkanlığı 3- Maliye Bakanlığı Cari yıl Nisan ayı sonuna kadar 4 ay 1 Sunulmuyor Görev Yolluğu Ödeme İşlemleri Üniversitemiz personelinin harcırah ödemelerinin ödenmesi 1-Yılı bütçe kanunu Harcırah kanunu 3-Merkezi Yönetim harcama belgeleri yönetmeliği sayılı yükseköğretim kanunu sayılı yükseköğretim personel kanunu sayılı kanun 1-Üniversite personeli 2- Görevlendirm e yapılan diğer kişiler 1-Harcama Talimatı 2-Bildirim 3- Görevlendir me Yazısı 4-Yönetim kurulu kararı 1-İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi İş günü Çok Sayıda İşlem 1-KBS 2-E-Devlet 62

69 Diğer Ödeme İşlemleri Üniversitemize ait her türlü elektrik, su, telefon faturası vb. ödemelerin yapılması Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2-Merkezi yönetim muhasebe yönetmeliği İlgili kurumlar 1-Harcama Talimatı 2-Ödeme emri belgesi 3-Fatura 1-İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi 3-Daire Başkanı İlgili Harcama Birimleri İlgili Kamu Kurumları - 3 İş günü Çok Sayıda İşlem Sunulmuyor Ek Ders Ödeme İşlemleri Öğretim üyeleri ve öğretim görevlilerinin mecburi ders yükleri dışında verdikleri ek derslerin puantaj ve evraklarının kontrolünü yapmak Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu 3-Ders Yükü Tespiti ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar, sayılı Kanun 5-Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği 1-Öğretim Elemanları 2-Kurum dışından ders vermekle görevlendirilen ler 1-Ek ders yükü, puantaj, ders programı ve planı 2-Yönetim kurulu kararı 3-Kesinti listesi 4-İcmal 5-Banka listesi 6-Harcama talimatı 1-İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi İlgili Harcama Birimleri İş Günü Çok Sayıda İşlem KBS Şartname Gelirleri Takip İşlemi Üniversite 4734 sayılı kanun kapsamında yapmış olduğu ihale işlemlerinde firmaların şartname için ödedikleri ücretin gelire alınması işlemi Sayılı KİK sayılı kanun Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 4-Genel yönetim muhasebe yönetmeliği 5-Merkezi yönetim muhasebe yönetmeliği İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi İş günü Çok Sayıda İşlem 1-Say2000i Otomasyon Kesin Teminat Alınması (Nakit) Üniversitemiz İdari birimleri, Fakülte, Enstitü ve Yüksekokullarınca yapılacak mal ve hizmet alımı ile yapım işi ihalelerinin gerçekleştirilebilmesi için alınması gereken işlemler 1-Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünün 15 Sıra nolu tebliği Sayılı KİK Sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu Yüklenici 1-Gerçek Kişilerde T.C. Kimlik No,Tüzel Kişilerde Vergi No 2-Teminat alınmasına ilişkin ilgili idarenin yazısı 1-Veznadar 2-Muhasebe Yetkilisi 3-Daire Başkanı Tüm Harcama Birimleri - İhale Üzerinde kalan İstekliden Sözleşme İmzalanmadan Önce 1 İş günü Çok Sayıda İşlem Sunulmuyor Kesin Teminat İadesi Üniversitemiz İdari birimleri, Fakülte, Enstitü ve Yüksekokullarınca yapılacak mal ve hizmet alımı ile yapım işi ihalelerinin gerçekleştirilebilmesi için alınması gereken işlemler 1-Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünün 15 Sıra nolu tebliği Sayılı KİK Sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu Yüklenici 1-Gerçek Kişilerde T.C. Kimlik No, Tüzel Kişilerde Vergi No 2-Teminat alınmasına ilişkin ilgili idarenin yazısı 1-Veznadar 2-Muhasebe Yetkilisi 3-Daire Başkanı Tüm Harcama Birimleri Finansal Kurumlar 4735 sayılı kamu ihale sözleşmeleri kanunun 13. Maddesi uyarınca 1 İş günü Çok Sayıda İşlem 63 Sunulmuyor

70 3-Vekil ise noter tasdiki vekalet 4-Yetki belgesi 5-Alındı Belgesinin aslı Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Merkezi yönetim bütçe kanunun ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklenti ve hedeflerin açıklanması Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 1-Üniversite 2-Kalkınma Bakanlığı Bümko resmi yazı 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı 4-Rektör BAP. Koordinatörlüğ ü, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Yapı İşleri ve Teknik Daire Bşk.lığı, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Bşk.lığı Maliye Bakanlığı Temmuz Ayı 1 Ay 1 osted/ Bütçenin Hazırlanması Bütçe çağrısının yayımını takiben Üniversitemiz Harcama Birimleri tarafından talep edilen bütçe tekliflerinin konsolide edilerek kurum bütçe teklifinin sunulması ve bütçe teklifinin oluşturulması Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 1- Tüm harcama Birimleri Birim Bütçe hazırlık formları 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı 4-Rektör Tüm harcama Birimleri 1- Maliye Bakanlığı 2-Kalkınma Bakanlığı Temmuz Ayı 5 Ay 1 osted/ Performans Programının Hazırlanması Stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflerden ilgili yılda hedef ve göstergelerini içeren program Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2.Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik 3. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Üniversite İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı 4-Rektör Yard. Tüm harcama Birimleri 1- Maliye Bakanlığı 2-Kalkınma Bakanlığı Temmuz Ayı 2 Ay 1 osted/ Ayrıntılı Finansman Programının (AFP) hazırlanması ve vize edilmesi Kanunlaşan ödeneklerin birim bazında aylık ve üçer aylık dilimler halinde dağıtımının yapıldığı programdır Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 3. Yılı Bütçe Uygulama Tebliği 1-Harcama Birimleri 2-Maliye Bakanlığı Resen - 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı 4-Rektör Tüm harcama Birimleri 1- Maliye Bakanlığı 31 Ocak 15 Gün 1 irim_detay_cetveli.pdf 64

71 Ödenek Gönderme Belgelerinin Düzenlenmesi Ayrıntılı Finansman Programı(AFP) kapsamında 3'er aylık dönemler itibariyle serbest bırakılan ödeneklerin ve bütçe işlemleri (aktarma, ekleme) sonucunda serbest kalan ödeneklerin ilgili birimlere gönderilmesidir. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Üniversite Resen - 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı 4-Rektör Tüm harcama Birimleri Gün Çok Sayıda Sunulmuyor Yatırım Değerlendirme Raporunun Hazırlanması Yatırımcı kamu kuruluşlarının yatırım projelerinin kuruluş, sektör ve proje bazında yatırım uygulama raporları ile izlendiği, her yatırım projesinin, uygulama yılı başından dönem sonuna kadar ve dönem içinde harcama ve gerçekleşme durumlarının takip ediildiği iş ve işlemlerdir. 1.Yılı Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar 2. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Madde 24) 1. Üniversite 2. Kalkınma Bakanlığı 3. YÖK 4. Sayıştay Bşk.lığı Strateji Geliştirme Daire Bşk.lığı Resen - 1. Memur 2. Şube Müdürü 3. Daire Başkanı 4. Genel Sekreter 5. Rektör BAP. Koordinatörlüğ ü, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Yapı İşleri ve Teknik Daire Bşk.lığı, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Bşk.lığı 1. Sayıştay Başkanlığı, 2. Maliye Bakanlığı, 3. Kalkınma Bakanlığı 15 Nisan, 15 Temmuz, 15 Ekim 30 Mart 15 Gün 4 d/ Danışmanlık Hizmeti Sunma ve Bilgilendirme Mali kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Madde 60) 2. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Madde 27) Üniversite Strateji Geliştirme Daire Bşk.lığı Görüş talep yazısı - 1. Memur 2. Şube Müdürü 3. Daire Başkanı 4. Genel Sekreter 5. Rektör Talepte bulunan birim - 2 Gün 2 Gün Çok Sayıda Sunulmuyor 65

72 ORDU ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET STANDARTI Sıra No Hizmetin Tanımı İç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması ve geliştirilmesi uyum eylem planı hazırlanması ve izlenmesinde koordinasyonun sağlanması Harcama birimlerince ön mali kontrol yapılmak üzere gönderilen taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının kontrol edilip görüş yazısının hazırlanması Personel Daire Başkanlığınca hazırlanan kadro dağılım cetvellerinin ön mali kontrolü ve görüş yazısının hazırlanması Harcama birimlerinin ödenek aktarma ve ekleme taleplerinin ön mali kontrol işlem sürecinin yapılması süreci Üniversiteye tahsis edilen kaynaklar ile ilgili yıl performans programında yer verilen hedeflerin ne kadarına ulaşıldığını belirlemek amacıyla hesap verilebilirlik çerçevesinde kamuoyunun bilgisine sunulması İdare stratejik planın oluşturulması, güncellenmesi ve yenilenmesinin sağlanması Üniversitemiz Personelinin Maaşlarının Ödenmesi Gerçek ve Tüzel Kişilerden Prim ve Borç Kesintilerinin SGK ve Vergi Ödemesi Üniversitemiz bünyesinde yürütülen projelerin incelenip, muhasebeleştirilerek takibinin yapılması Üniversitemiz aleyhine oluşan kamu zararının, ilgili mevzuatına göre borç tahakkukunu yapmak ve faiziyle birlikte tahsilatını sağlamak Üniversitemize ait her türlü doğrudan teminlerin ödeme işlemleri Üniversitemiz personelinin harcırah ödemelerinin ödenmesi Başvuruda İstenen Belgeler 1-Ön mali kontrol talep yazısı 2-İhale işlem dosyası 1-Ön mali kontrol talep yazısı 2-Kadro Dağılım Cetveli Hizmetin Tamamlanma Süresi - 2 Yıl E-bütçe sistemi üzerinden hazırlanan ödenek gönderme belgesi 1-Birim Faaliyet Raporu 2-İdare Faaliyet Raporu Hazırlama Formatı Kalkınma Bakanlığı Rehber 1-Harcama Talimatı 2-Bordro Dökümü 3-Bordro İcmal 4-Banka Listesi 5-Kesinti Listesi 6-Personel Bildirim Formu 1-SGK Borç Yazısı Mali mevzuatta gerekli olan belgeler 1- Borçlandırma onay yazısı, borç hesaplama tablosu 2- Sayıştay borçlarında sayıştay sorgusu veya ilamı 1-İhtiyaç Yazısı 2-Harcama Talimatı 3-Onay Belgesi 4-Muayene komisyonu 5-Fatura 6-Taşınır İşlem Fişi 7-Piyasa Fiyat Araştırması 1-Harcama Talimatı 2-Bildirim 3-Görevlendirme Yazısı 10 İş Günü 5 İş Günü 2 İş Günü Şubat ayı sonu 5 yıl İlgili ayın 15 inden 4 iş günü öncesi 6 İş Günü 4 İş Günü Kişi borçlarında tebliğ tarihinden itibaren 30 gün, Sayıştay ilamı borçlarında 90 gün. 3 İş Günü 4 İş Günü 66

73 Üniversitemize ait her türlü elektrik, su, telefon faturası vb. ödemelerin yapılması Öğretim üyeleri ve öğretim görevlilerinin mecburi ders yükleri dışında verdikleri ek derslerin puantaj ve evraklarının kontrolünü yapmak Üniversite 4734 sayılı kanun kapsamında yapmış olduğu ihale işlemlerinde firmaların şartname için ödedikleri ücretin gelire alınması işlemi Üniversitemize ait taşınır malların yönetimi, kayıt altına alınması, korunması, elden çıkartılmasına ilişkin taşınır işlem fişlerinin denetlenmesi Merkezi yönetim bütçe kanunun ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklenti ve hedeflerin açıklanması Bütçe çağrısının yayımını takiben Üniversitemiz Harcama Birimleri tarafından talep edilen bütçe tekliflerinin konsolide edilerek kurum bütçe teklifinin sunulması ve bütçe teklifinin oluşturulması 19 Kesin Teminat İadesi 20 Personel Daire Başkanlığnca hazırlanan kadro dağılım cetvellerinin ön mali kontrolü ve görüş yazısının hazırlanması 4-Yönetim kurulu kararı 1-Harcama Talimatı 2-Ödeme emri belgesi 3-Fatura 1-Ek ders yükü, puantaj, ders programı ve planı 2-Yönetim kurulu kararı 3-Kesinti listesi 4-İcmal 5-Banka listesi 6-Harcama talimatı 1-Alındı belgesi veya banka dekontunun aslı, 2-Üniversitemizce düzenlenmiş teminat iadesini ve gerekçesini bildirir resmi yazı 3-İhale konusu iş ile ilgili vergi borcu olmadığına ilişkin resmi yazı, 4-Yapım ve hizmet işlerinde geçici veya kesin kabul tutanağı 1-Taşınır işlem fişi 2-İlgili birim yazısı Harcama birimlerden gelen mali durum ve beklentiler raporu Birim Bütçe hazırlık formları 1-Gerçek Kişilerde T.C. Kimlik No, Tüzel Kişilerde Vergi No 2-Teminat alınmasına ilişkin ilgili idarenin yazısı 3-Vekil ise noter tasdiki vekalet 4-Yetki belgesi 5-Alındı Belgesinin aslı 1-Ön mali kontrol talep yazısı 2-Kadro Dağılım Cetveli 3 İş Günü 4 İş Günü 1 İş Günü 3 İş Günü 1 Ay 5 Ay 1 İş Günü 5 İş Günü 67

74 68

75 Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Hassas Görevler Formu Alt Birimi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü Hassas Görevler Risk Düzeyi Görevin Yerine Getirilmemesi Sonucu Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller 1-İdarenin etkili bir şekilde yönetilmesi, mali kararlarda usulsüzlüklerin önlenmesi, zamanında -İdarenin gelir, gider, varlık ve ve güvenilir bilgi elde edilmesini sağlayan etkin İç Kontrol Sistemi Yüksek yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmemesi, -Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzlukların oluşması, -Karar oluşturmada, zamanında ve güvenilir bilgi edinilmemesi, -Varlıkların kötüye kullanılması ve israf edilmesi, İdarenin yaptığı faaliyetlerde belli bir standardın olmaması, bir kontrol mekanizması oluşturulmalıdır. 2-İç kontrol standartları konusunda ilerleme yapamayan birimlere destek verilmelidir. 3-İzleme ve Yönlendirme Kurulu çalışma usul ve esasları hakkında yönergede yer alan görevler, kurul üyeleri tarafından etkin bir şekilde yerine getirilmelidir. 4-İç kontrol standartları uyum eylem planındaki faaliyetlere dair çalışmaların birim bazında takip edilerek gereken bilgilendirmenin yapılmalıdır. 5-İç kontrol sistemi konusunda eğitimler düzenlenmelidir. Ön Mali Kontrol İşlemleri Yüksek Mali mevzuat hükümlerine uygunluk yönlerinden kontrol edilmemesi sonucu, kamu zararı ve kaynak israfı meydana gelmesi. 1-Başkanlığımız tarafından Kamu İhale Kanunu mevzuatı açısından değerlendirme yapılmadan görüş verilmeyecek. 2-Birimimize gelen Ön Mali Kontrol işlemlerinin mevzuatta belirlenen süreler içerisinde incelenmesi sağlanacak. 3-İlgili personelin çeşitli eğitim programlarına katılımının sağlanması suretiyle mevzuata hakim olması hususunun gözetilmesi sağlanacak. 69

76 70

77 Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Hassas Görevler Formu Alt Birimi Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü Hassas Görevler Risk Düzeyi Görevin Yerine Getirilmemesi Sonucu Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller Ödeme Emirlerinin Kontrolü ve Ödenmesi Çok Yüksek -Kuruma karşı güvenin sarsılması ve itibar kaybının oluşması, -Gecikmelerden dolayı kurumun zarara uğratılması, -Süresinde işlem yapılmaması halinde cezai işlemle karşılaşma ve yasal takibat, -Kefalete tabi olan kişilerden kesinti yapılmaması -Kefalet kesintilerinin yasal süre içinde kefalet sandığına aktarılmaması, -Kurum personelinin mağduriyetine sebep olunması, -Kamu zararının oluşması 1-Özlük hakları ödemelerinde hizmet standartlarında belirtilen sürede ödemenin gerçekleştirilmelidir. 2-Harcama birimlerinden gelen tahakkuk evraklarının muhasebe kayıtları SGK prim tahakkuk tutarlarının karşılaştırılmalıdır. 3-Maaştan kefalet kesintisi yapılan tutarların maaş ödemelerinden sonra derhal kefalet sandığına bildirilmelidir. 4-Döviz ödemeleri aynı gün içerisinde gerçekleştirilmelidir. 5-SGK prim kesintilerinin süresinde bildirilmesi için bildirgelerin ayın son haftası ödenmelidir. 6-SGK prim kesintilerinin tahakkukunun harcama birimleri tarafından zamanında yapılmasının sağlanması ve zamanında gelen bildirgelerle ilgili işlemleri öncelikle gerçekleştirilmelidir. 7-İcra işlemlerine yasal süresi içerisinde işlem yapılıp yapılmadığına kesinlikle kontrol edilmelidir. 8-Diğer ödemelerin zamanında yapılmalıdır. 71

78 Muhtasar, Katma Değer Vergisi, Damga Vergisi Beyanname Verme Süreci Hazineden Her Ay Üç Aylık Nakit Talebinde Bulunma İşlemleri Teminat Mektupları İş ve İşlemleri Çok Yüksek Çok Yüksek Yüksek -Beyanname süresinde verilmemesi sonucu idari para cezası ve faiz ödemesi, -Kurumun itibar kaybı, -Yasal Takibat, -Nakit taleplerine ilişkin bilgilerin zamanında ve doğru olarak iletilmemesi sonucu görevlilerinin idari para cezası alması, -Kurumun nakit ihtiyaçlarının zamanında karşılanmaması sonucu ödemelerin zamanında yapılmamasından kaynaklanan itibar kaybı, -Sözleşme hükümlerinin yerine getirilmemesi halinde kurumun yaptırımı olmaz, -İtibar kaybı 1-Say2000i de ki mizan raporlarındaki bilgilerin beyannameye doğru olarak geçilip geçilmediği kontrol edilmelidir. 2-İlgili evraklardaki tevkifatlı faturaların her ayın 20 sine kadar gönderilmelidir. 3-İzleyen ayın 23 ü akşamına kadar beyanname verilip 26 ncı günü akşamına kadar ödenmelidir. 1-Hazırlanan nakit taleplerini, üç aylık nakit ihtiyaçlarının bildirilmesine ilişkin olarak hazırlanan kılavuzda belirtilen esaslar çerçevesinde, bir adet merkez birimlerine, bir adet taşra birimlerine ait olmak üzere NTAS da yer alan formu doldurmak suretiyle her ayın son iş gününden dört iş günü önce Müsteşarlığa bildirilmelidir. 2-Sistem tarafından e-posta ile gönderilen sürelere dikkat edilmelidir. 3-Verilerde güncelleme yapılacaksa verilerin sisteme girildiği takip eden haftanın ilk gününde güncelleme yapılmalıdır. 1-Hesaba kaydedilen teminat mektuplarının takibi yapılmalıdır. 2-Süresi dolan teminat mektupları bankaya iade edilmelidir. 3-Teminat mektubu dışındaki mektupların ilgilisince takip edilmemesi halinde süresi bitiminde hazine adına gelir kaydedilmelidir. 72

79 73

80 Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Hassas Görevler Formu Alt Birimi Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü Hassas Görevler Risk Düzeyi Görevin Yerine Getirilmemesi Sonucu Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller İdare Faaliyet Raporunun Hazırlanması Stratejik Plan Çok Yüksek Çok Yüksek -Şeffaf ve hesap verme sorumluluğunun yerine getirilmemesi, -Stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflerin gerçekleşip gerçekleşmediğinin kontrol edilip edilmemesi, -Plan program eksikliği -Stratejik yönetiminin olmaması -Planın hazırlanmaması sonucu, performans programı ve faaliyet raporunun fonksiyonlarını yerine getirilmemesi 1-Tüm birimlerin faaliyet raporu çalışmalarına katılımı sağlanmalıdır. 2-İlgili raporun yasal dayanaklar hakkında bilgilendirmeler yapılmalıdır. 3-Faaliyet Raporlarının hazırlanmasında toparlanan veri ve bilgilerin kesin ve doğru olduğu teyit edilmelidir. 1-Stratejik plan mutlaka katılımcı yöntemlerle hazırlanmalıdır. 2-Stratejik plan izleme ve yönlendirme kurulu, belli periyodlarda toplantılar yaparak amaç ve hedeflere ulaşıp ulaşılmadığı konusunda çalışmalar yapmalıdır. Bu çalışmaların sonucunda üst yönetime rapor etmelidir. 74

81 75

82 Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Hassas Görevler Formu Alt Birimi Bütçe ve Performans Planlama Şube Müdürlüğü Hassas Görevler Risk Düzeyi Görevin Yerine Getirilmemesi Sonucu Bütçe Hazırlık Çalışmaları İş ve İşlemleri Çok Yüksek -Kurum bütçesinin etkin bir şekilde hazırlanmaması sonucu kurum ihtiyaçlarının tam olarak karşılanmaması, -Ödenek talep ve gönderme belgelerinin zamanında yapılmaması nedeni ile hizmetlerin gecikmesi ve ödemelerin cezai yaptırımla karşılaşılması, Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller 1-Harcama birimlerinin geçmiş yıllardaki bütçe gider gerçekleşmeleri dikkate alınarak bir önceki yılda yayımlanan Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, Bütçe Çağrısı ve eki Bütçe Hazırlama Rehberi Taslağına göre kurum bütçe ihtiyacı belirlenmelidir. 2-Temmuz ayı sonuna kadar kurum bütçesi oluşturularak üst yöneticiye ve Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne raporlanması sağlanmalıdır. 3-Bütçe gelir-gider tahminleri birbirleri ile uyumlu olmalıdır. 4-Bütçe işlemleri mevzuatta öngörülen sürelerde yapılmalıdır. 5-Ödenek aktarma, ekleme ve revize işlemlerine ilişkin talep ve işlemlerin ön mali kontrole tabi tutulmalıdır. 76

83 Ayrıntılı Finansman Programının Hazırlanması Mevzuat Kapsamında Hazırlanması Gereken Raporlar Çok Yüksek Yüksek -Yapılacak hizmetlere ilişkin ödeneğin ilgili aylara konulmaması, Sayılı Kanunun genel esaslarından olan mali saydamlık gereği kamuoyu ve ilgili kurumların zamanında bilgi sahibi olmaması, 1-Her yıl detay bütçe onaylandıktan sonra AFP hazırlanması için birimlerin teklifleri ya da ihtiyaçları göz önüne alınmalıdır. 2-Harcamaların niteliği ve diğer özel durumlar dikkate alınarak ödenek dağılımı yapılmalıdır. 1-Harcama birimleri ile koordineli çalışılarak bu raporların süresinde yayınlaması için gerekli çalışmaların titizlikle yapılmalıdır. 77

84 78

85 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının İzin, Rapor, Görevlendirme Hallerinde Geçici Olarak Birbiri Yerine İkame Edilecek Personel Listesi Görevli Personel Yerine Geçici İkame Edebilecek Personel Adı Soyadı Birimi Adı Soyadı Birimi Emrullah KOTAN İç Kontrol ve Ön Burhan MAĞDEN Stratejik Yönetim Burhan MAĞDEN Mehmet Ali AKBAŞ Neslihan ARSLANTÜRK ONAR Soner BALÇIK Murat İPEK Belgin AVCI Bünyamin ARI Emel ÇELEBİ Mali Kontrol Stratejik Yönetim ve Planlama Muhasebe Yetkilisi Muhasebe, Kesin Hesap Muhasebe, Kesin Hesap Muhasebe, Kesin Hesap Muhasebe, Kesin Hesap Muhasebe, Kesin Hesap Sekreter Emrullah KOTAN Murat İPEK Soner BALÇIK Murat İPEK Soner BALÇIK Soner BALÇIK Murat İPEK -Belgin AVCI -Neslihan ARSLANTÜRK ONAR ve Planlama İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Raporlama ve İç Kontrol Muhasebe, Kesin Hesap Muhasebe, Kesin Hesap Muhasebe, Kesin Hesap Muhasebe, Kesin Hesap Muhasebe, Kesin Hesap Muhasebe, Kesin Hesap Yukarda belirtilen tabloda yer alan personel eşleştirmelerin Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı kapsamında (KOS 4.4) hazırlanmıştır. Her türlü izinlerde ve geçici görevlendirmelerde görev yerinden ayrılan personelin yerine, tabloda belirtilen personellerin ikamesi ve Daire Başkanımızın talimatı doğrultusunda yapılacaktır. 79

86 80

87 81