AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ

Transkript

1 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET REHBERİ

2 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET REHBERİ HAZIRLAYANLAR Fatih Musab YILMAZ Mali Hizmetler Uzmanı Aysel COŞKUN Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı Döne KURAK AYDOĞAN Bilgisayar İşletmeni TASARIM Ümit GÜNEŞLİ Bilgisayar işletmeni Ahi Evran Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Merkez Yerleşkesi / KIRŞEHİR (40100) sgdb@ahievran.edu.tr

3 Çalışmalarımız yıllarca izlenip uygulanacak bir programa dayanmadıkça başarısızlığa mahkûmdur..

4 İÇİNDEKİLER SUNUŞ... 5 I. GENEL BİLGİLER... 6 A. MİSYON VE VİZYON MİSYON VİZYON... 7 B. BİRİME İLİŞKİN BİLGİLER TARİHÇE TEMEL DEĞERLER TEŞKİLAT ŞEMASI... 8 C. YETKİ GÖREV VE SORUMLULUKLAR BAŞKANLIĞIN GÖREVLERİ BAŞKANIN GÖREVLERİ MUHASEBE YETKİLİSİNİN GÖREVLERİ MALİ HİZMETLER UZMAN VE UZMAN YARDIMCILARININ GÖREVLERİ ŞUBE MÜDÜRÜNÜN GÖREVLERİ TAŞINIR KONSOLİDE GÖREVLİSİNİN GÖREVLERİ ŞEFİN GÖREVLERİ BİLGİSAYAR İŞLETMENİ VE MEMURUN GÖREVLERİ YÖNETİCİ ASİSTANI GÖREVLERİ ŞUBELER VE GÖREVLERİ MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ A) PROJELER BİRİMİ B) MAAŞ VE ÖZLÜK HAKLARI BİRİMİ C) TAKİP VE KONTROL BİRİMİ D) EMANETLER BİRİMİ E) TAŞINIR İŞLEMLERİ BİRİMİ İÇ KONTROL VE ÖN MALİ KONTROL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ A) İÇ KONTROL BİRİMİ B) ÖN MALİ KONTROL BİRİMİ STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ A) STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA BİRİMİ B) PERFORMANS VE KALİTE ÖLÇÜTLERİ GELİŞTİRME BİRİMİ C) YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ BİRİMİ BÜTÇE VE PERFORMANS ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ A) BÜTÇE HAZIRLAMA VE UYGULAMA BİRİMİ B) PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLAMA BİRİMİ II. İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ VE ŞEMALARI A. MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ PROJELER BİRİMİ TÜBİTAK ÖDEME İŞLEMLERİ FARABİ ÖDEME İŞLEMLERİ AB ERASMUS ÖDEME İŞLEMLERİ MEVLANA ÖDEME İŞLEMLERİ ÖYP ÖDEME İŞLEMLERİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ ÖDEME İŞLEMLERİ MAAŞ VE ÖZLÜK HAKLARI BİRİMİ MAAŞ ÖDEME İŞLEMLERİ EK DERS VE FAZLA ÇALIŞMA ÖDEME İŞLEMLERİ... 27

5 KEFALET KESİNTİSİ İŞLEMLERİ SENDİKA KESİNTİSİ İŞLEMLERİ SOSYAL GÜVENLİK PRİMİ KESİNTİLERİ İŞLEMLERİ İCRA KESİNTİLERİNİN ÖDEMELERİ VE GEREKLİ YAZIŞMALAR İŞLEMİ KİŞİLERDEN ALACAKLAR İŞLEMİ İŞKUR VE 4/C Lİ PERSONELLERİN MAAŞ İŞLEMLERİ DÖNER SERMAYE VERGİ MATRAHLARININ ONAYLANMASI İŞLEMLERİ TAKİP VE KONTROL BİRİMİ ÖĞRENCİ HARÇ İADESİ İŞLEMLERİ YEVMİYELERİN ARŞİVLENMESİ İŞLEMİ BANKA HESABI İŞLEMLERİ VERGİ BEYANNAMESİ İŞLEMLERİ JÜRİ ÜYELİĞİ İŞLEMLERİ GÖREV YOLLUĞU İŞLEMLERİ SATIN ALMA İŞLEMLERİ İHALE İŞLEM DOSYASI İNCELEME İŞLEMLERİ DİĞER ÖDEME İŞLEMLERİ EMANETLER BİRİMİ GEÇİCİ VEYA KESİN TEMİNAT İŞLEMLERİ SGK VEYA VERGİ BORCU İŞLEMLERİ İHALE TAAHHÜT KARTI İŞLEMLERİ HAZİNE YARDIMLARININ TAKİBİNİ YAPMAK VE AYLIK NAKİT TALEBİNDE BULUNMA İŞLEMLERİ ÜNİVERSİTE GELİRLERİNİN TAKİBİ VE KAYDEDİLMESİ İŞLEMLERİ KESİN HESAP İŞLEMİ ŞARTNAME GELİRİNİN TAKİBİ İŞLEMİ AVANS VE KREDİ İŞLEMLERİ AY SONU İŞLEMLERİ YILSONU İŞLEMLERİ TAŞINIR İŞLEMLERİ BİRİMİ TAŞINIR İŞLEM FİŞLERİNİN KONTROLÜ VE DÜZENLİ KAYIT ALTINA ALINMASI İŞLEMLERİ DEVİR VE BAĞIŞ TAŞINIR İŞLEMLERİ ÜÇER AYLIK TÜKETİM MALZEMESİ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ DEMİRBAŞ MALZEMELERİN KAYITLARDAN DÜŞÜM İŞLEMLERİ TAŞINIR KESİN HESAP CETVELLERİNİN HAZIRLANMASI İŞLEMİ B. İÇ KONTROL VE ÖN MALİ KONTROL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İÇ KONTROL VE ÖN MALİ KONTROL İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ İÇ KONTROL BİRİMİ İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KURULMASI İŞLEMİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI İŞLEMİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA DEĞERLENDİRME RAPORUNUN HAZIRLANMASI İŞLEMİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANININ REVİZE EDİLMESİ İŞLEMİ ÖN MALİ KONTROL BİRİMİ TAAHHÜT EVRAKI VE SÖZLEŞME TASARILARI İŞLEMLERİ KADRO DAĞILIM CETVELİ İŞLEMLERİ ÖDENEK GÖNDERME BELGELERİ KONTROLÜ İŞLEMLERİ YAN ÖDEME CETVELLERİ İŞLEMLERİ SÖZLEŞMELİ PERSONEL SAYI VE SÖZLEŞMELERİ İŞLEMLERİ ÖDENEK AKTARMA KONTROLÜ İŞLEMLERİ... 71

6 C. STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA BİRİMİ STRATEJİK PLAN HAZIRLIK ÇALIŞMALARI İŞLEMİ STRATEJİK PLANIN HAZIRLANMASI İŞLEMİ STRATEJİK PLANIN DEĞERLENDİRİLMEK ÜZERE KALKINMA BAKANLIĞINA GÖNDERİLMESİ İŞLEMİ STRATEJİK PLANIN İLGİLİ BİRİM-KURUM/KURULUŞLARA GÖNDERİLMESİ VE KAMUOYUNA SUNULMASI İŞLEMİ STRATEJİK PLANIN UYGULANMASININ İZLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ İŞLEMİ İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLANMASI İŞLEMİ D. BÜTÇE VE PERFORMANS PROGRAM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BÜTÇE VE PERFORMANS PROGRAM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ BÜTÇE HAZIRLAMA VE UYGULAMA BİRİMİ BÜTÇE HAZIRLAMA İŞLEMİ ALINAN BAĞIŞ VE YARDIMLAR ÖDENEK KAYDI İŞLEMİ AYRINTILI FİNANSMAN PROGRAMI HAZIRLAMA İŞLEMİ BÜTÇE İPTAL İŞLEMİ KURUM ÖDENEKLERİNİN BİRİMLERE DAĞITIM İŞLEMİ DÖNER SERMAYE GELİRLERİNDEN % 5 PAYININ TAKİP VE GELİR FAZLASI KISMININ KAYDI İŞLEMİ İKİNCİ ÖĞRETİM GELİRLERİNİN TAKİP VE GELİR FAZLASI KISMININ KAYDI İŞLEMİ KURUMSAL MALİ DURUM VE BEKLENTİLER RAPORU HAZIRLAMA İŞLEMİ ÖDENEK AKTARMA İŞLEMİ ÖDENEK EKLEME İŞLEMİ ÖDENEK GÖNDERME BELGESİ İŞLEMİ TENKİS BELGESİ DÜZENLEME İŞLEMİ YATIRIM BÜTÇESİNİN HAZIRLANMASI İŞLEMİ TOPLU PROJE DETAY PROGRAMI İŞLEMİ YATIRIM PROGRAMININ REVİZESİNİN YAPILMASI İŞLEMİ YILI KAMU YATIRIMLARI İZLEME VE DEĞERLENDİRME RAPORU HAZIRLANMASI İŞLEMİ YATIRIM HARCAMALARI GERÇEKLEŞME RAPORU VE KAMU YATIRIMLARI ÖZET TABLOSU İŞLEMİ PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLAMA BİRİMİ PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLAMA İŞLEMİ III. EKLER

7 SUNUŞ Ülkemizde mali yönetim ve kontrol sistemi, kamu mali yönetimi ve kontrol sistemimizi yeniden düzenleyen tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunuyla köklü bir değişim yaşamıştır. Bu Kanunla mali yönetim ve kontrol sistemimiz bütünüyle yeni bir anlayış çerçevesinde değiştirilmiştir sayılı Kanun ile bütçe kapsamının genişletilmesi suretiyle bütçe hakkının en iyi şekilde kullanılması, bütçe hazırlama ve uygulama sürecinde etkinliğin arttırılması, malî yönetimde saydamlığın sağlanması, sağlıklı bir hesap verme mekanizması ile harcama sürecinde yetki-sorumluluk dengesinin yeniden kurulması, etkin bir iç kontrol ve iç denetim sisteminin oluşturulması ve bu suretle çağdaş gelişmelere uygun yeni bir kamu malî yönetim sisteminin oluşturulması amaçlanmıştır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı çalışma usul ve esasları, 5018 sayılı Kanuna dayanılarak çıkarılan Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte belirlenmiştir. Bu yönetmelikle birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı; üst yönetici ve harcama birimlerine danışmanlık görevini de yerine getirmektedir. Başkanlığımız mali hizmet uzmanları ve birim personeliyle birlikte, 5018 sayılı Kanun çerçevesinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Hizmet Rehberi hazırlanmıştır. Yapılan bu çalışmalar sonucunda büyük özen ve özveriyle hazırlanan Hizmet Rehberinin çalışanlar ve aramıza yeni katılacak personele, görevlerini yürütürken bir yol gösterici olacağı, sıkça karşılaşılan sorunlara çözüm ile zamanı doğru ve güzel kullanarak uygulama birliği sağlayacağı düşünülmektedir. Birçok mevzuatı içeren, amacına uygun önemli bir yol gösterici olan hizmet rehberi yoğun iş temposu içerisinde büyük bir özveriyle hazırlanmıştır. Bu çalışmada emeği geçen ve katkısı olan mesai arkadaşlarıma teşekkür ederim. Ali YILMAZ Strateji Geliştirme Daire Başkanı A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 5

8 I. GENEL BİLGİLER A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 6

9 A. MİSYON VE VİZYON 1. MİSYON Mali hizmet odaklı ön mali kontrolün en son halkasını oluşturarak, kurumdaki mevzuat uygulama zenginliğinin ve yönetim kalitesini arttırılmasına yönelik etkin bir danışma ve kontrol fonksiyonu gerçekleştirip mevzuat ve uygulama dengesini kurmaktır. 2. VİZYON Üst Yönetim adına danışma ve kontrol birimi konumuyla, idarenin ulusal ve uluslararası standartlara ulaşmada tetikleyici rolünü güçlendirerek, mevzuat uygulama zenginliğini oluşturmak, yönetimde kalite ve kurumsallaşmanın en yüksek standartlarda ortaya çıkmasında temel aktör olmaktır. 1. Tarihçe B. BİRİME İLİŞKİN BİLGİLER 17 Mart 2006 ve 5467 sayılı Kanunla kurulmuş olan Ahi Evran Üniversitesine bağlı olarak faaliyete geçmek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı kurulmuştur. Başkanlık, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60 ıncı ve 5436 sayılı Kanunun 15 inci maddesine dayanılarak hazırlanan Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde görev yapmaktadır. 2. Temel Değerler Tarihi ve kültürel değerlere sahip çıkan, Akıl, ilim ve ahlak ekseninde ahilik ilkelerini benimseyen, Bilimi önceleyen, Yeniliğe ve gelişime açık, çözüm odaklı, Adil, şeffaf, hesap verebilir ve katılımcı yönetim anlayışına sahip olan, Görev ve sorumluluk bilincini aşılayan, Kalite ve verimliliği ilke edinen, Etkili iletişimi ilke edinen, Yönetimde kurumsallaşmayı ilke edinen, İnsan odaklı ve toplumsal duyarlılığı olan, Farklılıkları zenginlik olarak kabul eden, hoşgörülü ve özgürlükçü, İşbirliğini ve dayanışmayı teşvik eden, rekabete açık, Etik bilinçlenmeye önem veren, Çevreye duyarlı olan A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 7

10 3. Teşkilat Şeması Strateji Geliştirme Daire Başkanı Yönetici Asistanı Evrak Kayıt Muhasebe - Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü Projeler Birimi İç Kontrol Birimi Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi Bütçe Hazırlama ve Uygulama Birimi Emanetler Birimi Ön Mali Kontrol Birimi Performans ve Kalite Ölçütleri Geliştirme Birimi Performans Programı Hazırlama Birimi Maaş ve Özlük Hakları Birimi Yönetim Bilgi Sistemi Birimi Taşınır İşlemleri Birimi Takip ve Kontrol Birimi A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 8

11 C. YETKİ GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1. Başkanlığın Görevleri Üniversitenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek, İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren Üniversite bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak, Üniversite faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek, Mevzuat uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı finansman programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak, Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak, İlgili mevzuatı çerçevesinde Üniversite gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek, Üniversitenin muhasebe hizmetlerini yürütmek, Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak Üniversitenin idare faaliyet raporunu hazırlamak, Üniversitenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek, Üniversitenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak, Üniversitenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak, Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak, Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek, İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak, Malî konularda üst yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 9

12 1.1. Başkanın Görevleri Başkanlığı yönetir, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapar, Başkanlık birimlerinin görev dağılımını yaparak hizmetlerin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlar, İç kontrol sistemi çalışmalarında üst yönetici ve harcama yetkililerine danışmanlık yapma ve bilgilendirme faaliyetini yürütür, İç kontrol sisteminin harcama birimlerinde etkili bir şekilde yapılmasını sağlayacak düzenlemeleri hazırlar ve üst yöneticinin onayına sunar, Mali hizmetlerin saydam, planlı, Üniversitenin amaçlarını ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır, İç denetçiler tarafından yapılan denetimler sonucunda düzenlenen raporlara ilişkin olarak üst yönetici tarafından verilen görevleri yerine getirir Muhasebe Yetkilisinin Görevleri Muhasebe Yetkilisi, 5018 sayılı Kanunda tanımlanan muhasebe hizmetlerinin yürütülmesinden ve muhasebe biriminin yönetiminden sorumludur, Gelirleri ve alacakları ilgili mevzuatına göre tahsil etmek, yersiz ve fazla tahsil edilenleri ilgililerine iade etmek, Giderleri ve borçları hak sahiplerine ödemek, Para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri almak, saklamak ve ilgililere vermek veya göndermek, Yukarıdaki bentlerde sayılan işlemlere ve diğer mali işlemlere ilişkin kayıtları usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutmak, mali rapor ve tabloları her türlü müdahaleden bağımsız olarak düzenlemek, Gerekli bilgi ve raporları, Bakanlığa, hizmet verilen ilgili kamu idaresinin harcama yetkilisi ile üst yöneticisine ve yetkili kılınmış diğer mercilere muhasebe yönetmeliklerinde belirtilen sürelerde düzenli olarak vermek, Vezne ve ambarların kontrolünü ilgili mevzuatında öngörülen sürelerde yapmak, Muhasebe hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri ilgili mevzuatında belirtilen sürelerle muhafaza etmek ve denetime hazır bulundurmak, Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerini ilgili mevzuatında öngörülen zamanlarda denetlemek veya muhasebe yetkilisi mutemedinin bulunduğu yerdeki birim yöneticisinden kontrol edilmesini istemek, A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 10

13 Hesabını kendinden sonra gelen muhasebe yetkilisine devretmek, devredilen hesabı devralmak, Muhasebe birimini yönetmek, Diğer mevzuatla verilen görevleri yapmak Mali Hizmetler Uzman ve Uzman Yardımcılarının Görevleri 5018 sayılı Kanunun 60 ıncı maddesinde sayılan görevlere ilişkin olarak kendilerine verilen iş ve işlemleri yapmak, tarihli ve 5436 sayılı Kanunun 15 inci maddesinde sayılan görevlere ilişkin olarak kendilerine verilen iş ve işlemleri yapmak, Kanun, tüzük, yönetmelik ve yönergelerle malî hizmetler birimlerine verilen görevlerden kendilerine verilen diğer iş ve işlemleri yapmak, Görevleriyle ilgili mevzuatın uygulanmasına ilişkin görüş ve önerilerini bildirmek, Görev alanlarıyla ilgili araştırma, inceleme ve etüt yapmak ve bunları raporlamak, Üniversite tarafından yapılacak eğitim programı hazırlık çalışmalarına ve uygulamalarına katılmak, Amirleri tarafından verilen benzeri görevleri yapmak, Uzmanlar, uzman yardımcılarının bilgi ve tecrübelerinin geliştirilmesine katkıda bulunur, Uzman ve uzman yardımcıları kendilerine verilen görevleri mevzuata, plan ve programlara uygun olarak zamanında ve eksiksiz yerine getirmekten sorumludurlar, Uzman ve uzman yardımcıları, malî hizmetler birimi dışında çalıştırılamaz. Uzman ve uzman yardımcılarına Yönetmelikte belirtilen görevler dışında görev verilemez Şube Müdürünün Görevleri Görev konusu işlerin Kanun, Tüzük ve Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak, Personelin etkin ve verimli çalışmasını sağlamak, Personelin denetlenmesini sağlamak, Personelin yetişmesi için gerekli tedbirleri sağlamak, Personelin işlerini koordine ve organize etmek, denetlemek, Personelin yaptığı işleri incelemek, hataları düzeltmek, A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 11

14 Personel arasında dengeli görev bölümü ve iş dağılımı yaparak, hizmetin düzenli, verimli ve süratli bir şekilde yürütülmesini, personelin disiplin ve işbirliği içinde çalışmasını sağlamak, kendisine bağlı personelin üstü olarak görevini yerine getirmek Taşınır Konsolide Görevlisinin Görevleri Harcama birimlerinin taşınır kayıt ve taşınır kontrol yetkililerinden aldığı taşınır hesap cetvellerini konsolide ederek, Üniversitenin taşınır kesin hesabı cetveli ile taşınır hesabı icmal cetvelini üst yönetici adına hazırlamak, Taşınır Mal Yönetmeliğinde görev alanına giren iş ve işlemleri yapmak Şefin Görevleri Görevlerini kanun, tüzük, yönetmelik, yönerge, genelge, emir, çalışma plan ve programlarına uygun olarak yürütmek, Sorumlu olduğu birimlerin malî işlerini yürütmek, bunlarla ilgili yazı, belge ve dosyaların düzenlenmesi ve muhafaza edilmesini sağlamak, Gelen ve giden evrakın kayıt ve dosyalama ve arşiv işlemlerinin takibini yapmak, İç denetim, kalite yönetim sistemi ve genel teftiş rapor sonuçlarına uygun olarak düzeltici ve önleyici faaliyetleri yerine getirmek, Çalışma alanı ile ilgili amaca yönelik aylık, yıllık raporları hazırlamak ve amirine sunmak Bilgisayar İşletmeni ve Memurun Görevleri Görev alanıyla ilgili kayıtları tutmak, evrak ve belgeleri arşivlemek, Hizmetlerle ilgili kayıtları tutmak, evrak ve belgeleri arşivlemek, Sorumlu olduğu birimlerin malî işlerini yürütmek, bunlarla ilgili yazı, belge ve dosyaları düzenlemek, Personelin özlük haklarıyla ilgili tüm iş ve işlemlerini yürütmek Yönetici Asistanı Görevleri Başkanlık iç ve dış yazışmalarını yapmak, Başkanlık sekreterlik görevini yapmak, Gelen giden evrak kaydını tutmak ve personele dağıtımını gerçekleştirmek, Kaydı yapılan evrakları dosyalamak, Başkanlık haberleşme hizmetlerini yürütmek, A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 12

15 Başkanlık personellerinin izinlerini oluşturmak, Başkanlık maaş evraklarını hazırlamak, Başkanlığın verdiği diğer görevleri yapmak. 2. Şubeler ve Görevleri 2.1. Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü a) Projeler Birimi Tübitak projelerinin takibi ve TTS sistemine girişlerinin yapılması, Bilimsel araştırma projeleri kapsamında yapılan bütün evrakların incelenmesi ve ödemelerinin yapılması, Bütçe giderlerinin proje bazında tahakkuk tahsillerinin yapılması, Farabi ödemelerinin ve takibinin yapılması, Erasmus ödemelerinin ve takibinin yapılması, ÖYP ödemelerinin ve takibinin yapılması, Mevlana ödemelerinin ve takibinin yapılması, Başkanlığın verdiği diğer görevleri yapmak. b) Maaş ve Özlük Hakları Birimi Maaş ve diğer özlük hakları ödeme emri belgelerinin kontrolünü yapmak ve zamanında ödenmesini sağlamak, Ek ders ve fazla çalışma ödemelerinin kontrolünü yapmak ve zamanında ödemesini sağlamak, Kefalet kesintilerinin ödemesini yapmak ve kefalet sandığına aylık ve üçer aylık dönemlerde bildirimde bulunmak, Sendika aidatlarının takibini yapmak ve ilgili kurumlara ödemek, Sosyal güvenlik kesintilerinin takibini yapmak ve zamanında Sosyal Güvenlik Kurumuna ödemeleri gerçekleştirmek, İcra kesintilerinin ödemelerini ve gerekli yazışmalarını yapmak, Kişi borçlarının takibi ve yazışmalarını yapmak, Döner sermaye ve diğer ek ödemelere ait vergi matrahlarının KBS üzerinden onayını yapmak, İş-kur ile yapılan protokol çerçevesinde çalışan personelin maaş ve SGK kesintilerinin ödemesini yapmak, A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 13

16 657 sayılı Kanunun 4/c maddesi kapsamında çalışan personelin maaş ve SGK kesintilerinin ödemesini yapmak, Kısmı zamanlı çalışan öğrencilerin maaş ve SGK kesintilerinin ödemesini yapmak, Yabancı uyruklu çalışan personelin maaş ve SGK kesintilerinin ödemesini yapmak, Banka ile yapılan promosyon protokolü çerçevesinde promosyonlarını aylık almak isteyen personellerin listesini her ay bankaya göndermek, Harcama birimlerinden gelen maaş promosyon taahhütnamelerini 6 aylık periyotlar halinde bankaya göndermek, Cari transferler adı altında %20 ek karşılıkları makam-temsil tazminatı ve emekli ikramiyelerinin ödeme emri belgelerinin kontrolünü yapmak ve zamanında ödenmesini sağlamak, Personel Daire Başkanlığı tarafından başkanlığımıza gönderilen kefalet senetlerinin nazım hesaplara kaydını yapmak, Mali kanunlarla ilgili mevzuatın uygulanması konusunda üst yönetim ve harcama birimlerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık hizmeti yapmak, Başkanlığın verdiği diğer görevleri yapmak. c) Takip ve Kontrol Birimi Öğrenci harç iadelerinin takibi ve iadesi, Günlük yevmiyelerin ayrılması, düzenlemesi ve arşivlenmesi, Ödeme emirlerinin işlem ve onay numaralarının alınması, Gönderme emri listelerinin oluşturulup bankaya teslimi ve banka dekontlarının alınması, Banka hesaplarının takibi ve banka hesap ekstrelerinin kapatılması, Üniversitemize ait verginin beyanı ve ödemesinin yapılması, Jüri üyeleri ücret ödeme evraklarını incelemek, Geçici ve sürekli görev yolluk ödeme belgelerinin kontrolü ve ödemesini yapmak, Satınalma evraklarının kontrolü ve ödemesinin yapılması, Birim ile ilgili yazışmaları yapmak, Başkanlığın verdiği diğer görevleri yapmak. d) Emanetler Birimi Kişi veya kurumlardan kesilen SGK ve vergi borçlarının tahakkuk, tahsil ve ödemelerinin yapılması, İhale dosyaları taahhüt kartlarının oluşturulması ve düşümlerinin yapılması, A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 14

17 Bütçe Kanunu ile Üniversite adına tahakkuk eden hazine yardımlarının takibini yapmak ve aylık nakit talebinde bulunmak, Üniversite gelirlerinin takibini ve muhasebe kayıtlarını yapmak, Kesin hesap hazırlamak ve süresinde ilgili yerlere göndermek, Üçer aylık dönemler itibariyle tüketime yönelik çıkış işlemlerini muhasebeleştirmek, Şartname gelirini muhasebeleştirmek, Geçici ve kesin teminatların muhasebeleştirilmesi ve iadesini yapmak, Avans ve kredi takiplerinin yapılarak zamanında kapatılmasını sağlamak, Ay sonu ve yılsonu işlemlerini yapmak, Birim ile ilgili yazışmaları yapmak, Başkanlığın verdiği diğer görevleri yapmak. e) Taşınır İşlemleri Birimi Üniversite birimlerinin satın aldıkları malzemelerin taşınır işlem fişinin gerekli olup olmadığı, eğer varsa oluşturulan taşınır işlem fişlerinin kontrolü ve düzenli kayıt altına alınmasının sağlanması, Üniversite birimlerin devir yolu ile aldıkları ya da bağış yapılan taşınırların kontrol edilerek kayıtlara geçirilmesi, Üniversite birimlerinin üçer aylık dönemlerde yapmış oldukları tüketim malzemesi çıkışlarının kayıtlara geçirilmesi, Üniversite birimlerinin yapmış oldukları taşınır malların kayıttan çıkarılması işlemlerinin kanun ve yönetmeliklere uygunluğunun kontrolü, evraklarının incelenmesi ve kayıtlara geçirilmesi, Üniversite birimlerinin TKYS ve Taşınır Muhasebe raporlarının kontrolü ve oluşan uyuşmazlıkların araştırılması ve giderilmesi, Üniversite birimlerinin yılsonu işlemlerinin sistem üzerinden kontrol edilerek oluşabilecek hataların önlenmesi ve düzeltme işlemlerinin yapılması, Yılsonu işlemlerinin bitirilmesi ile birimlerden gönderilen Taşınır Cetvellerini konsolide ederek Üniversite Taşınır Kesin Hesap Cetvelinin hazırlanması, Üçer aylık dönemler itibariyle tüketime yönelik çıkış işlemlerini muhasebeleştirmek, Başkanlığın verdiği diğer görevleri yapmak. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 15

18 2.2. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü a) İç Kontrol Birimi İç kontrol sisteminin kurulması, İç kontrol standartlarının uygulanması, İç kontrol standartlarının geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunmak, Üniversitenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak, Başkanlığın verdiği diğer görevleri yapmak. b) Ön Mali Kontrol Birimi İhale konularına tabi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı sözleşme tasarılarında tutarı mal ve hizmet alımları için bir milyon Türk Lirasına, yapım işlerinde iki milyon Türk Lirasına eşit olanların ve bu tutarı aşanların ön mali kontrolünü yapmak, Üniversite ödenek bilgilerini; yılı merkezi yönetim bütçe kanununa, bütçe tertibine, ayrıntılı finansman programına, bütçe ödeneklerinin dağılım ve kullanımına ilişkin usul ve esaslara uygunluğu yönünden kontrol ederek ve uygun bulunan ödenek gönderme belgeleri veya ödenek gönderme belgeleri icmalinin ön mali kontrol işlemini üç iş günü içinde sonuçlandırılmasını sağlamak, Ödenek aktarma işlemlerinin kanun ve yılı merkezi yönetim bütçe kanunu uyarınca Üniversite bütçesi içinde yapılacak aktarmalara yönelik ön mali kontrol işlemini yapmak, Kadro dağılım cetvelleri, 190 sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve Kadro İhdası, Serbest Bırakma ve Kadro Değişikliği ile Kadroların Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde, Maliye Bakanlığı ve Devlet Personel Başkanlığı ile uygunluk sağlandıktan sonra ön mali kontrol işlemini yapmak, Yılı merkezi yönetim bütçe kanunun belirlenen yetki çerçevesinde geçici işçi pozisyon sayılarının aylar ve birimler itibariyle dağılımını ön mali kontrole tabi tutarak vize işlemlerini gerçekleştirmek, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 152 nci maddesine dayanılarak yürürlüğe konulan Bakanlar Kurulu kararı uyarınca, zam ve tazminat ödemesi yapılacak personelin kadro veya görev unvanları, sınıfları, dereceleri, sayıları ve hizmet yerleri ile bunlara uygun A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 16

19 olarak ödenecek zam ve tazminatın miktarlarını gösteren ve serbest kadro üzerinden hazırlanan cetvel ile bunların birimler itibarıyla dağılımını gösteren listelerin ön mali kontrol işlemini yapmak, Maliye Bakanlığı tarafından yıllık olarak vize edilen cetvellere tip sözleşmeye uygun olarak Üniversitede çalıştırılacak personelle yapılacak sözleşmeler ile ilgili mevzuatı gereğince Maliye Bakanlığı vizesi alınmaksızın çalıştırılabilecek sözleşmeli personelle yapılacak sözleşmelerin ön mali kontrole tabi tutmak, Harcama birimlerince istenen bilgileri sağlamak ve mali konularda danışmanlık hizmeti vermek, İlgili yazışmaları ve dosyalamaları yapmak, Başkanlığın verdiği diğer görevleri yapmak Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü a) Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi Üniversitenin stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, Üniversitenin stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek, Stratejik planlamaya ilişkin diğer destek hizmetlerini yürütmek, İdare faaliyet raporunu hazırlamak, Üniversitenin misyonunun belirlenmesi çalışmalarını yürütmek, Üniversitenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler almak, Kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak, Üniversitenin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek, Üniversitenin görev alanıyla ilgili araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek, Üniversitenin faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek, Başkanlığın verdiği diğer görevleri yapmak. b) Performans ve Kalite Ölçütleri Geliştirme Birimi Üniversitenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek, A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 17

20 Üniversite yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, Performansı analiz etmek ve yorumlamak, Üniversite ve birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirmek, Bilgileri üst yöneticiye sunmak, Başkanlığın verdiği diğer görevleri yapmak. c) Yönetim Bilgi Sistemi Birimi Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri varsa ilgili birimlerle işbirliği içinde yerine getirmek, Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek, İstatistikî kayıt ve kalite kontrol işlemlerini yapmak Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü a) Bütçe Hazırlama ve Uygulama Birimi Kurumun bütçe çalışmalarını yapmak, bütçeyi hazırlamak, e-bütçe sistemine girişleri tamamlamak, Kurum bütçesini TBMM ve Maliye Bakanlığına göndermek, Ayrıntılı finansman programını hazırlamak, sistemde kayıtlarını gerçekleştirmek raporlamak ve arşivlemek, Her mali yıl için Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporunu hazırlamak ve yayınlamak, E-bütçe sisteminden bütçe işlemlerini gerçekleştirirken tenkis, aktarma, ekleme, ödenek gönderme, revize ve ödenek kontrollerini yapmak, Bütçe ile ilgili bütün yazışmaları yapmak, Yatırım bütçe teklifini hazırlamak, Yılı Yatırım Programı İzleme ve Değerlendirme Raporunu hazırlamak ve Kalkınma Bakanlığına göndermek, Maliye Bakanlığı ve Kalkınma Bakanlığı ile bütçe görüşmeleri yapmak, Bütçe hazırlama rehberinde yer alan esaslar çerçevesinde, bütçe teklifleri Eylül ayı sonuna kadar Maliye Bakanlığına gönderilir, Kırşehir Valiliği ile koordinasyon halinde olarak, il koordinasyon kurulu toplantıları için gerekli verileri Valiliğe ulaştırmak, A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 18

21 Konya Ovası Projesi kapsamında yatırımlarda meydana gelen harcamaları 3 er aylık dönemler itibariyle raporlamak, Başkanlık tarafından verilen diğer görevleri yapmak. b) Performans Programı Hazırlama Birimi Performans programı çalışmalarını yapmak, Performans programı çalışmalarını koordine etmek, Performans programı sisteme girişlerini yapmak, Performans programını ilgili kurumlara göndermek, Performans ve kalite ölçütleri geliştirme çalışmaları yapmak, Performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek, Performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak, Belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunmak, Başkanlık tarafından verilen diğer görevleri yapmak. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 19

22 II. İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ VE ŞEMALARI A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 20

23 A. Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 21

24 1. Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü İş Akış Süreçleri 1.1. Projeler Birimi Tübitak Ödeme İşlemleri Farabi Ödeme İşlemleri AB Erasmus Ödeme İşlemleri Mevlana Ödeme İşlemleri ÖYP Ödeme İşlemleri Bilimsel Araştırma Projeleri Ödeme İşlemleri 1.2. Maaş ve Özlük Hakları Birimi Maaş Ödeme İşlemleri Ek Ders ve Fazla Çalışma Ödeme İşlemleri Kefalet Kesintisi İşlemleri Sendika Kesintisi İşlemleri Sosyal Güvenlik Primi Kesintileri İşlemleri İcra Kesintilerinin Ödemeleri İşlemleri Kişilerden Alacaklar İşlemleri İşkur ve 4/c li Personellerin Maaş İşlemleri Döner Sermaye Vergi Matrahların Onaylanması İşlemleri 1.3. Takip ve Kontrol Birimi Öğrenci Harç İadesi İşlemleri Yevmiyelerin Arşivlenmesi İşlemleri Banka Hesabı İşlemleri Vergi Beyannamesi İşlemleri Jüri Üyeliği İşlemleri Görev Yolluğu İşlemleri Satın Alma İşlemleri İhale Dosyası İşlemleri Diğer Ödeme İşlemleri 1.4. Emanetler Birimi SGK veya Vergi Borcu İşlemleri İhale Taahhüt Kartı İşlemleri Hazine Yardımlarının Takibinin Yapılması ve Aylık Nakit Talebinde Bulunması İşlemleri Üniversite Gelirlerinin Takibi ve Kaydedilmesi İşlemleri A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 22

25 Kesin Hesap İşlemi Şartname Gelirinin Takibi İşlemleri Avans ve Kredi İşlemleri Yılsonu İşlemi Ay Sonu İşlemleri Geçici veya Kesin Teminat İşlemleri 1.5. Taşınır İşlemleri Birimi Taşınır İşlem Fişlerinin Kontrolü ve Düzenli Kayıt Altına Alınmasının Sağlanması İşlemleri Devir ve Bağış Taşınır İşlemleri Üçer Aylık Tüketim Malzemesi Çıkış İşlemleri Demirbaş Malzemelerin Kayıtlardan Düşüm İşlemi Taşınır Kesin Hesap Cetvellerinin Hazırlanması İşlemi A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 23

26 1.1. Projeler Birimi Tübitak Ödeme İşlemleri İlgili birimden gelen Tübitak kapsamındaki evrak proje birimince teslim alınır. TTS sistemi üzerinden, gelen evrağın ödeneği olup olmadığı ve ekindeki belgeler kontrol edilir. TTS sayfasından muhasebe kaydı ayrıca yapılır. Belgelerde hata varsa ilgili harcama birimine iade edilir, doğru olan belgelere say2000i sistemi üzerinden işlem numarası alınır. Muhasebe yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak muhasebe işlem fişleri onaylanıp imzalanır. Muhasebe yetkilisince onaylanan muhasebe işlem fişleri muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe birimi muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir Farabi Ödeme İşlemleri AB ofisi tarafından gelen AB Erasmus ödemelerine ait evrak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Teslim alınan evrak muhasebe yetkilisi tarafından, incelenmek üzere proje birim personeline verilir. Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapıldıktan sonra hata bulunursa muhasebe işlem fişi ilgili harcama birimine iade edilir. Mevzuata uygun olan muhasebe işlem fişine say2000i sistemi üzerinden işlem numarası alınır. Muhasebe yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak muhasebe işlem fişleri onaylanıp imzalanır. Muhasebe yetkilisince onaylanan muhasebe işlem fişleri muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe birimi muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir AB Erasmus Ödeme İşlemleri AB ofisi tarafından gelen evrak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Teslim alınan evrak muhasebe yetkilisi tarafından incelenmek üzere muhasebe birimine verilir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 24

27 Muhasebe işlem fişinin ilgili AB Erasmus projesince belirlenen ödeme kriterleri kapsamında doğruluğu incelenir. Belgelerde hata varsa ilgili harcama birimine iade edilir, doğru olan muhasebe işlem fişine say2000i sistemi üzerinden işlem numarası alınır. Muhasebe yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak muhasebe işlem fişleri onaylanıp imzalanır. Muhasebe yetkilisince onaylanan muhasebe işlem fişi muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe birimi, önce döviz kuru değerleme işlemi yapar. Daha sonra muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir Mevlana Ödeme İşlemleri İlgili birimden gelen Mevlana kapsamındaki evrak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Teslim alınan evrak muhasebe yetkilisi tarafından incelenmek üzere muhasebe birimine verilir. Muhasebe birimince mevzuat kapsamında gerekli inceleme yapılır. Belgelerde hata varsa ilgili harcama birimine iade edilir, doğru olan muhasebe işlem fişine say2000i sistemi üzerinden işlem numarası alınır. Muhasebe yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak muhasebe işlem fişleri onaylanıp imzalanır. Muhasebe yetkilisince onaylanan muhasebe işlem fişi muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe birimi muhasebe işlem fişini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir ÖYP Ödeme İşlemleri ÖYP Koordinatörlüğü biriminden gelen evrak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Muhasebe yetkilisine sevk edilen ÖYP evrakı incelenmek üzere muhasebe birimine verilir. Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapıldıktan sonra hata bulunursa muhasebe işlem fişi ilgili harcama birimine iade edilir. Mevzuata uygun olan muhasebe işlem fişine say2000i sistemi üzerinden işlem numarası alınır. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 25

28 Muhasebe yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak muhasebe işlem fişleri onaylanıp imzalanır. Muhasebe yetkilisince onaylanan muhasebe işlem fişleri muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe birimi muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir Bilimsel Araştırma Projeleri Ödeme İşlemleri Bilimsel Araştırma Projeleri biriminden gelen evrak proje birimince teslim alınır. Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapıldıktan sonra hata bulunursa muhasebe işlem fişi ilgili harcama birimine iade edilir. Mevzuata uygun olan muhasebe işlem fişine say2000i sistemi üzerinden işlem numarası alınır. Muhasebe yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak muhasebe işlem fişleri onaylanıp imzalanır. Muhasebe yetkilisince onaylanan muhasebe işlem fişleri muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe birimi muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir Maaş ve Özlük Hakları Birimi Maaş Ödeme İşlemleri Harcama birimleri tarafından KBS üzerinden hazırlanan maaş evrakları ve ekleri her ayın en geç 10'una kadar Başkanlığa teslim edilir. Maaş servisine teslim edilen evraklar incelenerek tekrar kontrol edilmek üzere muhasebe yetkilisine verilir. Muhasebe yetkilisi kontrol ederek imzalar. Maaş evraklarında hata söz konusu ise düzeltilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Hatası bulunmayan maaş evrakları KBS üzerinden muhasebeleştirilir, onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe yetkilisince onaylanan ödeme emri belgesi muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 26

29 Ek Ders ve Fazla Çalışma Ödeme İşlemleri Harcama birimleri tarafından gönderilen ek ders ve fazla çalışma evrakı maaş servisine teslim edilir. Maaş servisi tarafından ek ders ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinden gereken kontroller yapılır. Ödeme emri belgesi ve eki belgelerde mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler varsa düzeltilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Ödeme emri belgesinde herhangi bir eksiklik yoksa kontrol edilip imzalanmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Muhasebe yetkilisi tarafından kontrol edilip imzaladıktan sonra KBS üzerinden muhasebeleştirilmek üzere maaş servisine gönderilir. Ödeme emri belgesi ve ekleri onaylanarak ödenmek üzere muhasebe birimine gönderir. Muhasebe birimi ödeme emri belgesini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir Kefalet Kesintisi İşlemleri Maaş ödemeleri yapıldıktan sonra say2000i sisteminden kefalet aidatı ve kefalet giriş aidatına ait raporlar alınır. Gerekli kontroller yapıldıktan sonra kefalet ödemelerine ait muhasebe işlem fişi çıkartılır. Muhasebe işlem fişi onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Muhasebe yetkilisi onayladıktan sonra evrakı ödenmek üzere muhasebe birimine gönderir. Muhasebe birimi muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Kefalet sandığına, dekont ve kesinti listesi yazı ile gönderilir. Ayrıca üçer aylık dönemlerde de say2000i sisteminden alınan kefalet kesinti listesi Maliye Bakanlığı Kefalet Sandığı Başkanlığına yazı gönderilir Sendika Kesintisi İşlemleri Maaş ödemeleri yapıldıktan sonra say2000i sisteminden sendika aidatlarına ait raporlar alınır. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 27

30 Gerekli kontroller yapıldıktan sonra sendika ödemelerine ait muhasebe işlem fişi her sendika için ayrı ayrı çıkartılır. Muhasebe işlem fişleri onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Muhasebe yetkilisi onayladıktan sonra evrakı ödenmek üzere muhasebe birimine gönderir. Muhasebe birimi, muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir, Ayrıca sendika kesintisi listeleri yazı ile her ay Personel Daire Başkanlığına bildirilir Sosyal Güvenlik Primi Kesintileri İşlemleri Maaş ödemeleri yapıldıktan sonra say2000i sisteminden sosyal güvenlik primi kesintilerine ait raporlar alınır. Gerekli kontroller yapıldıktan sonra sosyal güvenlik primi ödemelerine ait muhasebe işlem fişi çıkartılır. Muhasebe işlem fişi onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Muhasebe yetkilisi onayladıktan sonra evrakı ödenmek üzere muhasebe birimine gönderir. Muhasebe birimi muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir İcra Kesintilerinin Ödemeleri ve Gerekli Yazışmalar İşlemi Üniversite personeline ait icra dairelerinden gelen icra kesintisi yazılarına yedi gün içinde cevap verilir. Gelen yazılar doğrultusunda ilgili personelin maaşından belirtilen oranda icra kesintileri gerçekleştirilir. Maaş ödemeleri yapıldıktan sonra say2000i sisteminden icra kesintilerine ait raporlar alınır. Gerekli kontroller yapıldıktan sonra icra kesintilerine ait muhasebe işlem fişi, her icra dairesi adına ayrı ayrı çıkartılır. Muhasebe işlem fişi onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Muhasebe yetkilisi onayladıktan sonra evrakı ödenmek üzere muhasebe birimine gönderir. Muhasebe birimi, muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 28

31 Kişilerden Alacaklar İşlemi İlgili harcama birimi tarafından gönderilen kişilerden alacaklar evrakı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapıldıktan sonra hata bulunursa evrak ilgili harcama birimine iade edilir. Hata bulunmayan evrak için say 2000i sisteminde kişilerden alacak dosyası açılır ve muhasebe işlem fişi çıkartılır. Muhasebe işlem fişi onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Açılan borcun süresinde ödenmemesi halinde Hukuk Müşavirliğine bildirilerek hukuki yollardan tahsili sağlanır. Eğer tahsilat gerçekleşirse banka dekontu muhasebe işlem fişine eklenerek kişi adına açılmış olan dosya kapatılır. Muhasebe yetkilisince onaylanan muhasebe işlem fişi muhasebe birimine arşivlenmek üzere gönderilir İşkur ve 4/c li Personellerin Maaş İşlemleri İlgili harcama birimleri tarafından ödeme emri belgeleri ve ekleri maaş servisine teslim edilir. Maaş servisine teslim edilen evraklar incelenerek muhasebe yetkilisine tekrar kontrol edilmek ve imzalanmak üzere teslim edilir. Muhasebe yetkilisi maaş evraklarını kontrol ederek imzalar. Ödeme emri belgesi ve ekleri mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Mevzuat kapsamında uygun olan maaş evrakları say2000i sistemi üzerinden muhasebeleştirilerek muhasebe birimine gönderilir. Muhasebe birimince onaylanan ödeme emri belgesi evrakları gönderme emri listesine eklenerek ödeme gerçekleştirilir Döner Sermaye Vergi Matrahlarının Onaylanması İşlemleri Harcama birimleri tarafından KBS sistemine girilen döner sermaye vergi matrahları döner sermaye işletme müdürlüğünden alınan liste ile karşılaştırılır. Belgede herhangi bir hata eksiklik varsa maaş servisi tarafından KBS sistemi üzerinden iade et butonuna basılarak iade işlemi gerçekleştirilir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 29

32 Belgede hata eksiklik yoksa KBS sistemi üzerinden onay butonuna basılarak girilen bilgilerin otomatik olarak maaş hesabına dahil edilmesi sağlanır Takip ve Kontrol Birimi Öğrenci Harç İadesi İşlemleri İlgili birimden gelen evrak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Teslim alınan evrak muhasebe yetkilisi tarafından, incelenmek üzere muhasebe birimine gönderilir. Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapıldıktan sonra hata bulunursa evrak ilgili harcama birimine iade edilir. Hata bulunmayan evrak onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe yetkilisince onaylanan muhasebe işlem fişi muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe birimi, muhasebe işlem fişini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Ödeme işleminden sonra Öğrenci Bilgi Sisteminden ilgili öğrenciye ait harç iadesi gerçekleştiğine dair işlemler yapılır Yevmiyelerin Arşivlenmesi İşlemi Say2000i sisteminde onay verilerek yevmiye numarası alınmış fişler günlük olarak muhasebe birimi tarafından yevmiye numarasına göre sıralanır. Sıralaması yapılan evraklar asıl ve suret olarak ayrılıp dosyalanır. Dosyalanan evraklar arşive kaldırılır Banka Hesabı İşlemleri Günlük olarak banka hesaplarına ait bir önceki günün ekstreleri alınır. Ekstreler ile banka gönderme emri listeleri karşılaştırılarak kontrol edilir ve her bir gönderme emri için ayrı ayrı banka kapatma işlemleri yapılır. Alınan banka ekstrelerinde, eğer hesaplara para girişi varsa ilgili muhasebe kayıtları yapılır. Yapılan muhasebe kayıt işlemlerinin tamamı muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. Muhasebe yetkilisince onaylanan evraklar arşivlenmek üzere muhasebe birimine gönderilir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 30

33 Vergi Beyannamesi İşlemleri Say2000i sisteminden bir önceki ayın vergi kesintilerine ait dökümler alınır ve kontrol edilir. Alınan dökümler ilgili vergi türüne göre ayrılır. E-beyanname programından beyan girişleri vergi türüne göre ayrı ayrı kaydedilir. E-beyanname programında hazırlanan vergi beyanları internet vergi dairesi üzerinden beyan edilir. Tahakkuk fişi ve beyanname çıktıları alınır. Say2000i sisteminden beyannamelere ait muhasebe işlem fişleri hazırlanarak muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. Muhasebe yetkilisi tarafından onaylanan ve imzalanan muhasebe işlem fişleri ödenmek üzere muhasebe birimine gönderilir. Muhasebe birimi muhasebe işlem fişini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir Jüri Üyeliği İşlemleri İlgili harcama birimi tarafından gönderilen jüri üyeliği ücretine ait ödeme emri belgesi Başkanlığa teslim edilir. Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapıldıktan sonra hata bulunursa ödeme emri belgesi ilgili harcama birimine iade edilir.hata bulunmayan ödeme emri belgesi onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe yetkilisince onaylanan ödeme emri belgesi muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe birimi ödeme emri belgesini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir Görev Yolluğu İşlemleri İlgili harcama birimi tarafından gönderilen geçici veya sürekli, yurtiçi veya yurtdışı görev yolluğu ödemelerine ait ödeme emri belgesi Başkanlığa teslim edilir. Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapıldıktan sonra hata bulunursa ödeme emri belgesi ilgili harcama birimine iade edilir. Hata bulunmayan ödeme emri belgesi onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe yetkilisince onaylanan ödeme emri belgesi muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 31

34 Muhasebe birimi ödeme emri belgesini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir Satın alma İşlemleri İlgili harcama birimi tarafından gönderilen satın almaya ait ödeme emri belgesi muhasebe birimine teslim edilir. Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapıldıktan sonra hata bulunursa ödeme emri belgesi ilgili harcama birimine iade edilir. Hata bulunmayan ödeme emri belgesi onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe yetkilisince onaylanan ödeme emri belgesi muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe birimi ödeme emri belgesini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir İhale İşlem Dosyası İnceleme İşlemleri İlgili harcama birimi tarafından gönderilen ihale dosyası üst yazı ile başkanlığa teslim edilir. İhale dosyası incelenmesi için muhasebe birimine teslim edilir. Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapıldıktan sonra hata bulunursa ödeme emri belgesi ilgili harcama birimine iade edilir. Hata bulunmayan ihale dosyası onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe yetkilisince onaylanan ihale dosyası ödenmek üzere muhasebe birimine gönderilir. Muhasebe birimi banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir Diğer Ödeme İşlemleri İlgili harcama birimi tarafından gönderilen elektrik, su, telefon vb. ait ödeme emri belgesi muhasebe birimine teslim edilir. Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapıldıktan sonra hata bulunursa ödeme emri belgesi ilgili harcama birimine iade edilir. Hata bulunmayan ödeme emri belgesi onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe yetkilisince onaylanan ödeme emri belgesi muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 32

35 Muhasebe birimi ödeme emri belgesini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir Emanetler Birimi Geçici veya Kesin Teminat İşlemleri Geçici ve kesin teminatlar, ilgili firmalar tarafından üniversitemizin banka hesabına para olarak yatırıldığında veya mektup olarak elden muhasebe birimine teslim edildiğinde muhasebe işlem fişi düzenlenerek kayıt yapılır. Muhasebe yetkilisi muhasebe işlem fişini imzalayıp onaylar. Geçici ve kesin teminatlar mektup şeklinde ise muhasebe biriminin kasasında saklanır. İhale işi bitiminde ihale birimi tarafından gönderilen teminatların serbest bırakılması yazısı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır ve muhasebe birimine sevk edilir. Yapılan değerlendirme sonucunda belgelerde, eksiklik tespit edilirse ilgili harcama birimine iade edilir. Muhasebe birimine gelen teminat iade yazısı teminat mektubu ile alakalı ise mektup firmaya elden ya da kargo yolu ile çıkış kaydı yapılarak iade edilir. Bu kayda ilişkin yapılan muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisine imzalatılıp onaylatılır. Muhasebe birimine gelen yazı, nakit olan bir teminata ait ise, muhasebe işlem fişi düzenlenerek muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe yetkilisi muhasebe işlem fişini imzalayıp onaylar. Muhasebe birimine ödenmek üzere havale eder. Muhasebe birimi muhasebe işlem fişini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir SGK veya Vergi Borcu İşlemleri Ödeme emri belgelerinde emanete alınan SGK ve vergi borçlarına ait dökümler say2000i sisteminden alınır. Borç eğer sosyal güvenlik primi ise SGK adına, vergi borcu ise ilginin borçlu olduğu vergi dairesi adına say2000i sisteminden muhasebe işlem fişi düzenlenir. Düzenlenen muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak muhasebe işlem fişleri onaylanıp imzalanır. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 33

36 Muhasebe yetkilisince onaylanan muhasebe işlem fişleri muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe birimi muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir İhale Taahhüt Kartı İşlemleri İlgili birimden gelen ihale dosyası zimmet karşılığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Muhasebe yetkilisi ihale dosyasının mevzuata uygunluğunu değerlendirerek tespit edilen hatalar varsa düzeltilmek üzere ilgili birime iade eder. Eğer hata bulunmuyorsa muhasebe birimine gönderir. Muhasebe birimince Say2000i sistemi üzerinden ihale dosyasına ait taahhüt kartı oluşturulur. İhale dosyasına ait ödemeler gerçekleştikçe ilgili ödemeye ait taahhüt düşüm kayıtları muhasebe işlem fişi ile yapılır. Muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. Muhasebe yetkilisinin onayından sonra muhasebe işlem fişi arşivlenmek üzere dosyalanır Hazine Yardımlarının Takibini Yapmak ve Aylık Nakit Talebinde Bulunma İşlemleri Bütçe kanunu ile üniversitemize tahsis edilen hazine yardımlarının say2000i sisteminde muhasebe işlem fişi düzenlenerek tahakkuk kaydı yapılır. Ayrıca bütçede tahsis edilen ödeneklerin aylık olarak serbest bırakılması için Hazine Müsteşarlığı sisteminden aylık nakit talebi işlemleri gerçekleştirilir. Maliye Bakanlığı tarafından aylık nakit talepleri doğrultusunda serbest bırakılan hazine yardımları Üniversitenin banka hesabına gelir. Gelen hazine yardımına say2000i sisteminde muhasebe birimince tahsil kaydı yapılır. Say2000i sisteminde düzenlenen muhasebe işlem fişi onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe yetkilisinin onayından sonra muhasebe işlem fişi arşivlenmek üzere dosyalanır Üniversite Gelirlerinin Takibi ve Kaydedilmesi İşlemleri Bütçe kanunu ile Üniversite ye tahsis edilen gelirlerin say2000i sisteminde muhasebe işlem fişi düzenlenerek tahakkuk kaydı yapılır. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 34

37 Günlük olarak kontrol edilen banka hesap hareketlerinde gelir işlemi varsa muhasebe birimi tarafından gelir işleminin türüne göre tahsil kaydı yapılır. İlgili işleme ait muhasebe işlem fişi onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe yetkilisinin onayından sonra muhasebe işlem fişi arşivlenmek üzere dosyalanır Kesin Hesap İşlemi Cari yılın bitiminde yılsonu işlemleri bittikten sonra bütçe ödenekleri kapatma formu çalıştırılarak bütçe ödenekleri kapatılır. Kesin hesap cetvellerinin kontrolleri yapıldıktan sonra iki nüsha hazırlanarak 15 Nisan'a kadar mutabakat için Maliye Bakanlığı Muhasebe Kesin Hesap Şubesine gönderilir. Mutabakat sağlandıktan sonra Rektör'ün ve Milli Eğitim Bakanı nın imzalarının ardından 15 Mayıs'a kadar beş nüsha halinde Maliye Bakanlığına gönderilir. Ekim ayının ilk haftasına kadar da beş nüsha Sayıştay Başkanlığına ve yirmi beş nüsha TBMM Plan Bütçe Komisyonuna gönderilir Şartname Gelirinin Takibi İşlemi İhalelerde belirlenen şartname bedellerinin Üniversite banka hesabına yatırılmasına müteakip, gelir kaydı işlemi, muhasebe birimi tarafından muhasebe işlem fişi düzenlenerek yapılır. Muhasebe işlem fişi onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Muhasebe yetkilisinin onayından sonra muhasebe işlem fişi arşivlenmek üzere dosyalanır Avans ve Kredi İşlemleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından ödemesi gerçekleştirilen Üniversite birimlerine ait avans ve kredilerin say2000i sistemi üzerinden kapatma süreleri düzenli olarak kontrol edilir. Kapatma süresi yaklaşmış bulunan avans ve krediler için ilgili harcama birimine haber verilir. Buna rağmen süresinde kapatılmayan avans ve krediler varsa kişi borcu dosyası say 2000i sisteminde açılarak avans ve krediler kapatılır. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 35

38 Bu gecikmeden dolayı avans ve kredilerin gecikme cezası ayrıca tahakkuk kaydı yapılarak tahsil edilir. Süresi dolmadan kapatılacak avans ve krediler için, ilgili harcama birimi tarafından ödeme emri belgesi yapılarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından avans ve kredi işlemleri sonuçlandırılır Ay Sonu İşlemleri Muhasebe birimi tarafından ilgili ay bitiminden sonraki ilk iş gününde say2000i sistemi üzerinden ay sonu muhasebeleştirme işlemi gerçekleştirilir. Yapılan değerlendirme sonucunda tutarsızlık tespit edilen hesaplar yeniden incelenir ve doğru kayıtlar girilerek hatalar düzeltilir. Ay sonu işlemlerine ait muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. Muhasebe yetkilisi muhasebe işlem fişini imzalayıp onaylar. Muhasebe yetkilisinin onayından sonra arşivlenmek üzere dosyalanır Yılsonu İşlemleri Muhasebe birimi tarafından cari yıl bitiminde say2000i sisteminden mizan ve ilgili raporlar dökümü alınarak kontrol edilir. Ayrıntılı mizanda borç alacak toplamlarının eşitliği, dönem sonucu eşitliği, nazım hesaplar borç alacak toplamlarının eşitliği ve mizanda ters artık veren hesaplar kontrol edilir. Yıl içindeki muhasebe kayıtlarında eksiklik ya da hatalar varsa gerekli düzeltme işlemleri yapılarak düzeltilir. Muhasebe yetkilisince gerekli kontroller yapıldıktan sonra say2000i sisteminde yılsonu işlemleri menüsünden yılsonu işlemleri aşamalı olarak yapılır. Bir no lu açılış kaydı oluştur butonuna basılarak bir sonraki yılın açılış kaydı otomatik olarak oluşturulur ve çıktısı alınır. Muhasebe yetkilisinin onayından sonra arşivlenmek üzere dosyalanır Taşınır İşlemleri Birimi Taşınır İşlem Fişlerinin Kontrolü ve Düzenli Kayıt Altına Alınması İşlemleri İlgili birimlerden gelen satın alma evrakları zimmet karşılığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 36

39 Teslim alınan satın alma evrakı muhasebe birim personeli tarafından incelendikten sonra taşınır konsolide yetkilisine verilir. Taşınır konsolide yetkilisi satın alınan malzemeler için Taşınır İşlem Fişinin gerekli olup olmadığını inceler. Taşınır İşlem Fişi hatalı kesilen veya hiç kesilmemiş olan ödeme evrakı ilgili birime düzeltilmek üzere iade edilir. Gerekli kontrolleri yapılıp uygun olan Taşınır İşlem Fişleri muhasebe yetkilisine sunulur. Ödeme işlemine devam edilir Devir ve Bağış Taşınır İşlemleri İlgili harcama birimden gelen devir ve bağış işlemine ait evrak zimmet karşılığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından muhasebe yetkilisine sevk edilen devir ve bağış işlemine ait taşınır işlem fişi, muhasebe yetkilisi tarafından incelenmek üzere taşınır konsolide yetkilisine gönderilir. Birimler arası yapılan devir işleminin toplam tutarının parasal sınırlara uygunluğu ve parasal sınırı aşan malzemenin sicil numarası olup olmadığı kontrol edilir. Bağış yoluyla edinilen malzemelerin taşınır işlem fişlerinde ise fiyatlarının belirlendiğini gösteren belgeler kontrol edilir. Evraklarda hata varsa ilgili birime iade edilir. Yoksa say2000i sisteminde muhasebeleştirilip onaylatılmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Bağış yoluyla edinilen veya devir yoluyla alınan taşınır işlem fişleri muhasebe yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak onaylanır Üçer Aylık Tüketim Malzemesi Çıkış İşlemleri İlgili harcama birimden gelen tüketim malzemesi çıkış evrakı zimmet karşılığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından muhasebe yetkilisine sevk edilen tüketim malzemesi çıkış fişleri incelenmek üzere taşınır konsolide yetkilisine verilir. Üçer aylık dönem halinde çıkışı yapılan taşınır işlem fişleri taşınır konsolide yetkilisi tarafından say2000i sisteminden kontrol edilir. Evraklarda hata varsa ilgili birime iade edilir. Yoksa say2000i sisteminde muhasebeleştirilip onaylatılmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Muhasebe yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak taşınır işlem fişleri onaylanır. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 37

40 Demirbaş Malzemelerin Kayıtlardan Düşüm İşlemleri İlgili harcama birimden gelen demirbaş malzemelerin kayıtlardan düşüm evrakı zimmet karşılığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından muhasebe yetkilisine sevk edilen demirbaş malzemelerin kayıtlardan düşüm evrakları incelenmek üzere taşınır konsolide yetkilisine verilir. Kayıtlardan düşümü yapılan malzemelere ait evraklar taşınır konsolide yetkilisi tarafından say2000i sisteminden kontrol edilir. Evraklarda hata varsa ilgili birime iade edilir. Yoksa say2000i sisteminde muhasebeleştirilip onaylatılmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Muhasebe yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak taşınır işlem fişleri onaylanır Taşınır Kesin Hesap Cetvellerinin Hazırlanması İşlemi Taşınır konsolide yetkilisi tarafından Taşınır Kayıt Yönetim Sistemi üzerinden ilgili birimlerin taşınır kayıtları ile muhasebe kayıtları karşılaştırılarak kontrol edilir. Hata veya eksiklikler varsa ilgili birimlere bildirilip düzeltilmesi sağlanır. İlgili harcama birimleri gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra yılsonu işlemlerini sonlandırarak Taşınır Hesap Cetvellerini incelenmek üzere Başkanlığa gönderir. Teslim alınan Taşınır Hesap Cetvelleri muhasebe yetkilisi tarafından incelenmek üzere taşınır konsolide yetkilisine verilir. Taşınır konsolide yetkilisi ilgili birimlerden gelen Taşınır Hesap Cetvellerini kontrol ederek yılsonu işlemlerini tamamlar. Taşınır konsolide yetkilisi Taşınır Hesap Cetvellerini onaylatmak üzere muhasebe yetkilisine sunar. Muhasebe yetkilisi tarafından onaylanan Taşınır Hesap Cetvelleri konsolide edilip Üniversitenin Taşınır Kesin Hesap Cetveli hazırlanarak ilgili kurumlara gönderilir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 38

41 PROJE ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar HAYIR İlgili harcama birimlerinden gelen projelere ait evrak(tübitak,bap Proje birimi tarafından ;Farabi, Mevlana, AB Erasmus, ÖYP Başkanlığımızca )teslim alınır. Evrakın üzerinde mevzuat kapsamında yapılması gereken kontroller yapılır. Mevzuata uygun mu? EVET Proje Birimi Sekreterlik Proje Birimi Muhasebe İşlem Fişi(HYS) DŞ-211 TÜBİTAK ilişkin Esas ve Usuller, DŞ-093 YÖK Mevlana Yönetmeliği, DŞ-048 YÖK Öğrenci ve Öğretim Üyesi Değişim Yönetmeliği DŞ-079 BAP Yönetmeliği DŞ-149 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları merkezi başkanlığın bütçe ve muh. Yönetmeliği DŞ-078 ÖYP İlişkin Usul ve Esas Muhasebe işlem fişi belgelerinde mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere harcama birimine iade edilir. Projelerin ödemesine ilişkin muhasebe işlem fişleri say2000i sistemine kayıt edilerek muhasebeleştirilir. Muhasebe Yetkilisi Proje Birimi Muhasebe İşlem Fişi(HYS) DŞ-030 Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Eki Belgeleri Muhasebe yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak muhasebe işlem fişleri onaylanıp imzalanır. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe İşlem Fişi(HYS) DŞ-030 Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Eki Belgeleri Muhasebe yetkilisince onaylanan muhasebe işlem fişleri ödenmek üzere muhasebe birimine gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe İşlem Fişi(HYS) DŞ-030 Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Eki Belgeleri Muhasebe birimi, muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesini ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi(HYS) DŞ-030 Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Eki Belgeleri Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. : H.SARIYAR Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :Y.KOÇ SAHİN (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 39

42 MAAŞ ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Harcama birimleri tarafından KBS üzerinden hazırlanan maaş evrakları ve ekleri her ayın en geç 10'una kadar Başkanlığımıza teslim edilir. Maaş Servisi Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri (KBS) FR-089 Harcama Talimatı FR-061 Aile Yardım Formu FR- 063 Aile Durum Bildirim Formu Maaş servisine teslim edilen evraklar incelenerek, tekrar kontrol edilmek üzere muhasebe yetkilisine verilir. Muhasebe yetkilisi kontrol ederek imzalar. Muhasebe Yetkilisi, Maaş Servisi Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri (KBS) FR-089 Harcama Talimatı FR-061 Aile Yardım Formu FR- 063 Aile Durum Bildirim Formu HAYIR Mevzuata uygun mu? DŞ sayılı Kanun DŞ-030 Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun EVET Ödeme emri belgesi ve eki belgeler mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Maaş evrakları KBS üzerinden muhasebeleştirilir, onaylanmak üzere Muhasebe birimine gönderilir. Muhasebe Yetkilisi, Maaş Servisi Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri (KBS) FR-089 Harcama Talimatı FR-061 Aile Yardım Formu FR- 063 Aile Durum Bildirim Formu Muhasebe birimince onaylanan ödeme emri belgesi evrakları banka gönderme emri listesine eklenerek ödemesi gerçekleştirilir. Muhasebe Yetkilisi, Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri (KBS) FR-089 Harcama Talimatı FR-061 Aile Yardım Formu FR- 063 Aile Durum Bildirim Formu Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Şef : S.AVCI FAŞDAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Şef : F.KARACA AVCU (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 40

43 EK DERS VE FAZLA ÇALIŞMA ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Harcama birimleri tarafından gönderilen ek ders ve fazla evrakı maaş servisine teslim edilir. Maaş Servisi Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri(KBS) FR-101 Ders Yükü Formu FR-089 Harcama Talimatı FR-303 Ekders Raporlu İzinli Durum Gösteren Liste Formu Maaş servisi tarafından ek ders ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinden gereken kontroller yapılır. Maaş Servisi Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri(KBS) FR-101 Ders Yükü Formu FR-089 Harcama Talimatı FR-303 Ekders Raporlu İzinli Durum Gösteren Liste Formu HAYIR Ödeme emri belgesi ve eki belgelerde mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir Mevzuata uygun mu? EVET Ödeme emri belgesi imzalanmak ve kontrol edilmek üzere Muhasebe Yetkilisine sunulur. Muhasebe Yetkilisi, Maaş Servisi DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ-030 Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği DŞ-150 Ders Yükü Tespiti ve Ders Ücreti Ödemelerinde Uygulanacak Esaslar Ödeme Emri Belgesi ve Ekli Belgeler Muhasebe yetkilisi kontrol edip imzaladıktan sonra KBS üzerinden muhasebeleştirilmek üzere maaş servisine gönderilir. Muhasebe Yetkilisi, Maaş Servisi Ödeme Emri Belgesi ve Ekli Belgeler Onaylanarak ödenmek üzere ödeme emri belgesi ve ekleri muhasebe birimine gönderilir. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi ve Ekli Belgeler Muhasebe birimi ödeme emri belgesini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştrir. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi ve Ekli Belgeler Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Şef : S.AVCI FAŞDAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Şef : F.KARACA AVCU (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 41

44 EMANET İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Say2000i sistemine kaydı yapılan emanetlerin sistem üzerinden ilgili raporlar alınır.(maaş ödemesinin içinde bulunan sendika, kefalet, icra, nafaka, SGK primi, cari transfer, makam-temsil tazminatı ve emekli ikramiyesi emanetleri) Maaş Servisi Say2000i sisteminden alınan emanete İlişkin Raporlar Emekli Keseneği Bildirgesi, Prim (SGK Sistemi) İlgili kurumlara gönderilecek emanetlerin say2000i sisteminde muhasebe işlem fişi hazırlanır Maaş Servisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i Sistemi) Muhasebe işlem fişi imzalanmak üzere Muhasebe Yetkilisine sunulur. Maaş Servisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i Sistemi) Muhasebe yetkilisi tarafından imzalanan muhasebe işlem fişi ödenmek üzere muhasebe birimine gönderilir. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i Sistemi) Muhasebe birimi muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i Sistemi) İlgili kurumlara aktarılan tutarlarda yazılı bildirim gerekenler hakkında yazışma yapılır. Muhasebe Yetkilisi, İlgili Kurum Üst Yazı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Şef : S.AVCI FAŞDAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Şef : F.KARACA AVCU (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 42

45 KİŞİLERDEN ALACAK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar İlgili Harcama birimleri tarafından gönderilen kişilerden alacaklar evrakı Başkanlığımızca teslim alınır. Mevzuatlar kapsamında gerekli kontroller yapılır. Sekreterlik Maaş Servisi DŞ-189 Muhasebat Genel Tebliğ (16) Eki Belge FR Öncesi Açığa Alınan Personel İçin Kişi Borcu Hesaplama Cetveli FR Öncesi Açığa Alınan Personel İçin Kişi Borcu Hesaplama Cetveli FR-304 Taksitlendirme Formu EVET Yapılan değerlendirme sonucunda hata tespit edilen belgeler düzeltilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Belge üzerinde hata var mı? HAYIR Maaş servisi personelleri tarafından say2000i sisteminde kişilerden alacaklar dosyası açılır ve muhasebe işlem fişi çıkarılır. Maaş Servisi DŞ sayılı Kanun DŞ nolu Muhasebat Genel Tebliğ DŞ-159 Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe İşlem Fişi onaylanmak üzere Muhasebe Yetkilisine gönderilir. Muhasebe Yetkilisi, Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Açılan borç miktarı ilgili kişiye yazı ile tebliğ edilir. Maaş Servisi Tebliğ Yazısı HAYIR Tahsilat yapıldı mı? Açılan borcun süresinde ödenmemesi halinde Hukuk Müşavirliğine bildirilerek hukuki yolllardan tahsili sağlanır. EVET Tahsilatın yapıldığını gösteren banka dekontu eklenerek Muhasebe İşlem Fişi kesilir ve ilgili kişi adına daha önce açılmış olan dosya kapatılır Maaş Servisi Hukuk Müşavirliği Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i), Banka Dekontu Muhasebe Yetkilisinin onayından sora arşivlenmek üzere dosyalanır Maaş Servisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr.Mustafa KURT Şef : S.AVCI FAŞDAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Şef : F.KARACA AVCU (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 43

46 İŞKUR VE 4/C Lİ PERSONELLERİN MAAŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar İlgili harcama birimi tarafından ödeme emri belgeleri ve ekleri maaş servisine teslim edilir. Maaş Servisi Harcama Birimi Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri (HYS) FR-089 Harcama Talimatı FR-061 Aile Yardım Formu FR- 063 Aile Durum Bildirim Formu Maaş servisi teslim edilen evraklar incelenerek muhasebe yetkilisine tekrar kontrol edilmek ve imzalanmak üzere teslim edilir. Maaş Servisi Muhasebe Yetkilisi Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri (HYS) FR-089 Harcama Talimatı FR-061 Aile Yardım Formu FR- 063 Aile Durum Bildirim Formu HAYIR Muhasebe yetkilisi maaş evraklarını kontrol ederek imzalar. Mevzuata uygun mu? Muhasebe Yetkilisi DŞ sayılı Kanun DŞ-030 Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun EVET Ödeme emri belgesi mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir Maaş evrakları say2000i sistemi üzerinden muhasebeleştirilerek muhasebe birimine gönderilir. Maaş Servisi Muhasebe Birimi, Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri (HYS) FR-089 Harcama Talimatı FR-061 Aile Yardım Formu FR- 063 Aile Durum Bildirim Formu Muhasebe birimince onaylanan ödeme emri belgesi evrakları gönderme emri listesine eklenerek ödeme gerçekleştirilir. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri (HYS) FR-089 Harcama Talimatı FR-061 Aile Yardım Formu FR- 063 Aile Durum Bildirim Formu Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr.Mustafa KURT Şef : S.AVCI FAŞDAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Şef : F.KARACA AVCU (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 44

47 DÖNER SERMAYE VERGİ MATRAHLARININ ONAYLANMASI İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Harcama birimleri tarafından KBS sistemine girilen döner sermaye vergi matrahları döner sermaye işletme müdürlüğünden alınan liste ile karşılaştırılır. Maaş Servisi Vergi Matrahı Listesi EVET Hata, eksiklik var mı? Maaş servisi tarafından KBS sistemi üzerinden iade et butonuna basılarak iade işlemi gerçekleştirilir. HAYIR KBS sistemi üzerinden onay butonunu basılarak girilen bilgilerin otomatik olarak maaş hesabına dahil edilmesi sağlanır. Maaş Servisi KBS Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Şef : S.AVCI FAŞDAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Şef : F.KARACA AVCU (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 45

48 ÖĞRENCİ HARÇ İADESİ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar İlgili birimden gelen evrak Başkanlığımızca teslim alınır. Teslim alınan evrak Muhasebe Yetkilisi tarafından incelenmek üzere muhasebe birimine gönderilir. Sekreterlik Muhasebe Yetkilisi FR- 316 Öğrenci Harç Düzeltme ve İade Belgesi Formu FR- 317 Öğrenci Harç İadesi Öğrenci Bilgi Formu FR-318 Öğrenci Harç İadesi Talep Formu HAYIR Mevzuata uygun mu? Dş-160 Yükseköğretimde Cari Hizmet Maliyetlerine Öğrenci Katkısı Olarak Alınacak Katkı Payları ve Öğrenim Ücretlerinin Tespitine Dair Karar Mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir EVET Onaylanmak üzere Muhasebe Yetkilisine gönderilir. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe Yetkilisince onaylanan muhasebe işlem fişi muhasebe birime ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe birimi muhasebe işlem fişini banka gönderme emir listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Ödeme işleminden sonra öğrenci bilgi sisteminden ilgili öğrenciye ait harç iadesi gerçekleştiğine dair işlemler yapılır. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. :M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 46

49 YEVMİYELERİN ARŞİVLENMESİ İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Say2000i sisteminde onay verilerek yevmiye numarası alınmış fişler günlük olarak muhasebe birimi personelleri tarafından yevmiye numarasına göre sıralanır. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi, Muhasebe İşlem Fişi (KBS, HYS, Say2000i) Sıralaması yapılan evraklar asıl ve suret olarak ayrılıp dosyalanır. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi, Muhasebe İşlem Fişi (KBS, HYS, Say2000i) Dosyalanan evraklar arşive kaldırılır. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi Muhasebe İşlem Fişi (KBS, HYS, Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. :M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 47

50 BANKA HESABI İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Günlük olarak banka hesaplarına ait bir önceki günün ekstreleri alınır. Muhasebe Yetkilisi Banka Ekstresi Ekstreler ile banka gönderme emri listeleri karşılaştırılarak kontrol edilir ve her bir gönderme emri için ayrı ayrı banka kapatma işlemleri yapılır. Muhasebe Birimi Banka Ekstresi, Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Alınan banka ekstrelerinde eğer hesaplara para girişi varsa ilgili muhasebe kayıtları yapılır. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Yapılan tüm muhasebe kayıt işlemleri Muhasebe Yetkilisinin onayına sunulur. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe Yetkilisince onaylanan evraklar arşivlenmek üzere muhasebe birimine gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. :M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 48

51 VERGİ BEYANNAMESİ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Say2000i sisteminden bir önceki ayın vergi kesintilerine ait dökümler alınır ve kontrol edilir. Muhasebe Birimi Say2000i Alınan Raporlar Alınan dökümler ilgili vergi türüne göre ayrılır. Muhasebe Birimi Say2000i Alınan Raporlar E-Beyanname programından beyan girişleri vergi türüne göre ayrı ayrı kaydedilir. Muhasebe Birimi Vergi Tahakkuk Fişi (İnt.Vergi Dairesi) E-beyanname programından hazırlanan vergi beyanları internet vergi dairesi üzerinden beyan edilir. Tahakkuk fişi ve beyanname çıktıları alınır. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi Vergi Tahakkuk Fişi (İnt.Vergi Dairesi) Say2000i sisteminde beyannamelere ait muhasebe işlem fişleri hazırlanarak Muhasebe Yetkilisinin onayına sunulur. Muhasebe Birimi Muhasebe Yetkilisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe Yetkilisi tarafından onaylanan ve imzalanan muhasebe işlem fişleri ödenmek üzere muhasebe birimine gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe birimi muhasebe işlem fişini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:M.AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur: A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 49

52 JÜRİ ÜYELİĞİ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar EVET İlgili harcama birimi tarafından gönderilen jüri üyeliği ücreti Başkanlığımıza teslim edilir. Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapılır. Hata var mı? Sekreterlik Muhasebe Birimi FR-291 Doçentlik Jüri Ücret Talep Formu FR- 294 Jüri Ücreti Ödeme Belgelerine Eklenecek Belgeler FR- 295 Jüri Ücreti Talep Dilekçesi Formu FR-296 Jüri Üyeliği Takip Formu DŞ-157 -Doçentlik Sınav Jüri Üyeleri ile yardımcı Doçent, Doçent ve Profesör Atama Jürilerinde Görev Alan Öğretim Üyelerine Ödenecek Ücrete İlişkin Usul Ve Esaslar HAYIR Ödeme emri belgesi mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir Ödeme emri belgesi muhasebeleştirilerek onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe Birimi, Muhasebe Yetkilisi Ödeme Emri Belgesi (HYS) Muhasebe Yetkilisince onaylanan ödeme emri belgesi muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Ödeme Emri Belgesi (HYS) Muhasebe birimi ödeme emri belgesini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi (HYS) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. :M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 50

53 GÖREV YOLLUĞU ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar İlgili harcama birimi tarafından gönderilen Geçici veya Sürekli, Yurtiçi veya Yurtdışı görev yolluğu ödemelerine ait ödeme emri belgesi Başkanlığıma teslim edilir. Sekreterlik Ödeme Emri Belgesi (HYS) Mevzuat kapsamında ödeme emri belgesi üzerinde gereken kontroller yapılır. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi (HYS) HAYIR Mevzuata uygun mu? DŞ- 077 Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ-030 Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği EVET Ödeme emri belgesi ve eki belgelerde mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Ödeme emri belgesi onaylatılmak üzere Muhasebe Yetkilisine sunulur. Muhasebe Yetkilisi, Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi (HYS) Muhasebe birimi ödeme emri belgesini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi (HYS) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. :M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 51

54 SATIN ALMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar İlgili harcama birimi tarafından gönderilen satınalmaya ait Ödeme emri belgesi muhasebe birimine teslim edilir. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi(HYS) FR-094 Onay Belgesi FR-091 Piyasa Araştırma Tutanağı FR-090 Muayene Komisyon Tutanağı FR-089 Harcama Talimatı FR 355 Satın Alma İhtiyaç Bildirim Formu EVET Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapılır. Hata var mı? Muhasebe Birimi DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ-030 Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği DŞ-066 Kamu İhale Genel Tebliğ HAYIR Ödeme emri belgesi mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir Ödeme emri belgesi muhasebeleştirilerek onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe Birimi, Muhasebe Yetkilisi Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri Muhasebe Yetkilisince onaylanan ödeme emri belgesi muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri Muhasebe birimi ödeme emri belgesini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. :M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 52

55 İHALE İŞLEM DOSYASI İNCELEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar İlgili harcama birimi tarafından gönderilen ihale dosyası üst yazı Başkanlığımıza teslim edilir. Sekreterlik Ödeme Emri Belgesi(HYS) İhale Dosyası İhale dosyası incelenmesi için muhasebe birimine teslim edilir. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi(HYS) İhale Dosyası Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapılır. Muhasebe Birimi, DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun EVET Hata var mı? HAYIR İhale dosyası mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir İhale dosyası muhasebeleştirilerek onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Ödeme Emri Belgesi(HYS) İhale Dosyası Muhasebe Yetkilisince onaylanan ödeme emri belgesi muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe Birimi Muhasebe Yetkilisi Ödeme Emri Belgesi(HYS) İhale Dosyası Muhasebe birimi ödeme emri belgesini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi(HYS) İhale Dosyası Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. :M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 53

56 DİĞER ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar İlgili harcama birimi tarafından gönderilen elektrik, su, telefon vb. ait ödeme emri belgesi muhasebe birimine teslim edilir. Muhasebe Birimi Ödeme Emri Belgesi(HYS) FR-089 Harcama Talimatı Fatura Mevzuat kapsamında gerekli kontroller yapılır. Muhasebe Birimi DŞ sayılı Kanun DŞ- 170 Kamu Konutları Yönetmeliği EVET Hata tespit edildi mi? HAYIR Ödeme emri belgesi mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir Ödeme emri belgesi muhasebeleştirilerek onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe Yetkilisince onaylanan ödeme emri belgesi muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe Yetkili Muhasebe Yetkili Ödeme Emri Belgesi ve Eki Belgeler Ödeme Emri Belgesi ve Eki Belgeler Muhasebe birimi ödeme emri belgesini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Muhasebe Yetkili Ödeme Emri Belgesi ve Eki Belgeler Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. :M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 54

57 SGK VEYA VERGİ BORCU İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Ödeme emri belgelerinde emanete alınan SGK veya Vergi borçlarına ait dokümanlar say2000i sisteminden alınır. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Borç eğer Sosyal Güvenlik Primi ise SGK adına, vergi borcu ise ilgilinin borçlu olduğu vergi dairesi adına say2000i sisteminden muhasebe işlem fişi düzenlenir. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Düzenlenen muhasebe işlem fişi Muhasebe Yetkilisine gönderilir. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe Yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapılarak muhasebe işlem fişleri onaylanıp imzalanır. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe Yetkilisince onaylanan muhasebe işlem fişleri muhasebe birimine ödenmek üzere gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe birimi muhasebe işlem fişlerini banka gönderme emri listesine ekleyerek ödemeyi gerçekleştirir. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Şef : S.AVCI FAŞDAK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Şef : F.KARACA AVCU (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 55

58 İHALE TAAHHÜT KARTI İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar İlgili birimden gelen ihale dosyası zimmet karşılığı Başkanlığımızca teslim alınır. Sekreterlik İhale Dosyası Muhasebe Yetkilisi İhale dosyasının mevzuata uygunluğunu değerlendirir Muhasebe Yetkilisi, DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği HAYIR Belgeler mevzuata uygun mu? EVET Tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Muhasebe birimince say2000i sistemi üzerinden ihale dosyasına ait tahakkuk kartı oluşturulur. Muhasebe Yetkilisi, Muhasebe Birimi İhale Dosyası İhale dosyasına ait ödemeler gerçekleştikçe ilgili ödemeye ait taahhüt düşüm kayıtları muhasebe işlem fişi ile yapılır. Muhasebe Yetkilisi, Muhasebe Birimi İhale Dosyası, Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe İşlem Fişi onaylanmak üzere Muhasebe Yetkilisine sunulur. Muhasebe Yetkilisi, Muhasebe Birimi İhale Dosyası Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe Yetkilisinin onayından sonra arşivlenmek üzere dosyalanır. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. :M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 56

59 HAZİNE YARDIM TALEBİ TABLOSU İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Yılı bütçesi ile verilen ve bloke tutulan hazine yardımlarının kullanılabilir duruma getirilebilmesi için Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü nden hazine yardımı serbest bırakma talebinde bulunulur. Muhasebe Birimi Talep Yazısı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış olan Hazine Yardımı Talep Tablosu doldurulurken; Başkanlığımızın Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü nden alınan ay sonu geçici mizandaki bakiyeler esas alınır. Tablonun önceki ay sütununa ay sonu kasa, banka, avans, emanet durumları, diğer likit değerler ve nakdi yükümlülüklere ilişkin borç bakiyesi veren hesapların negatif işaretle girişleri yapılır. Hazine yardımına ihtiyaç duyulan aya ait sütunda sadece gerçekçi gider ve öz gelir tahminlerine yer verilerek hazine yardımı satırı boş bırakılır. Muhasebe Birimi DŞ Hazine Yardım Talep Tablosu Doldurulan hazine yardımı talep tablosu Rektör imzalı yazı ile ilgili ayın 5'ine kadar Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ne gönderilir. Muhasebe Birimi DŞ Hazine Yardım Talep Tablosu Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü aylık nakit ihtiyaçlarımızı da göz önünde bulundurarak hazine yardımı talebimizi değerlendirip, e-bütçe sisteminde ayrıntılı finans programı revize işlemini yapmak suretiyle hazine yardımlarımızı kullanabilir duruma getirir. DŞ 219 Hazine Yardım Talep Tablosu Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. :M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 57

60 ÜNİVERSİTE GELİRLERİNİN TAKİBİ VE KAYDEDİLMESİ İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Bütçe kanunu ile üniversitemize tahsis edilen gelirlerin say2000i sisteminde muhasebe işlem fişi düzenlenerek tahakkuk kaydı yapılır. Muhasebe Yetkilisi, Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Günlük olarak kontrol edilen banka hesap hareketlerinde eğer gelir işlemi varsa muhasebe birimi tarafından gelir işleminin türüne göre tahsil kaydı yapılır. Muhasebe Yetkilisi, Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i), Dekont Muhasebe işlem fişi onaylanmak üzere Muhasebe Yetkilisine gönderilir. Muhasebe Yetkilisi, Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe Yetkilisinin onayından sonra arşivlenmek üzere onaylanır. Muhasebe Yetkilisi, Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. : M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 58

61 KESİN HESAP İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Cari yılın bitiminde yıl sonu ve taşınır işlemleri bittikten sonra Bütçe ödenekleri kapatma formu çalıştırılarak bütçe ödenekleri kapatılır. Muhasebe Yetkilisi Kesin Hesap Cetvelleri (TKYS), (Say2000i) Kesin hesap cetvellerinin kontrolleri yapıldıktan sonra iki nüsha hazırlanarak 15 nisan a kadar mutabakat için Maliye Bakanlığı Muhasebe kesin Hesap Şubesine gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Kesin Hesap Cetvelleri (TKYS), (Say2000i) Mutabakat sağlandıktan sonra Rektör ün ve Milli Eğitim Bakanı nın imzasının ardından 15 Mayısa kadar 5 nüsha halinde Maliye Bakanlığına gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Kesin Hesap Cetvelleri (TKYS), (Say2000i) Ekim ayının ilk haftasına kadar da 5 nüsha Sayıştay Başkanlığına ve 25 nüsha TBMM Plan Bütçe Komisyonuna gönderilir. Muhasebe Yetkilisi Kesin Hesap Cetvelleri (TKYS), (Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:M.AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur : A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 59

62 ŞARTNAME GELİRLERİNİN TAKİBİ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar İhalelerde belirlenen şartname bedellerinin üniversitemiz banka hesabına yatırılmasına müteakip gelir kaydı işlemi, muhasebe birimi tarafından muhasebe işlem fişi düzenlenerek yapılır. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe işlem fişi onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine sunulur. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe yetkilisinin onayından sonra muhasebe işlem fişi arşivlenmek üzere dosyalanır. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. :M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 60

63 AVANS VE KREDİ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Başkanlığımızca ödemesi gerçekleştirilen üniversitemiz birimlerine ait avans ve kredilerin say2000i sistemi üzerinden kapatma süreleri düzenli olarak kontrol edilir. Muhasebe Yetkilisi Say2000i Raporları Kapanma süresi yaklaşmış bulunan avans ve krediler için ilgili harcama birimine haber verilir. Muhasebe Yetkilisi Say2000i Raporları HAYIR Avans ve krediler süresinde kapandı mı? Kapatılmayan avans ve kredilere kişi borcu dosyası say2000i sisteminde açılarak avans ve krediler kapatılır. EVET Süresi dolmadan kapatılacak avans ve krediler için ilgili harcama birimi tarafından ödeme emri belgesi yapılarak Başkanlığımıza avans ve kredi işlemleri sonuçlandırılır. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Bu gecikmeden dolayı avans ve kredilerin gecikme cezası ayrıca tahakkuk kaydı yapılarak tahsil edilir. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:M.AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur : A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 61

64 YIL SONU İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Muhasebe birimi tarafından cari yıl bitiminde say2000i sisteminden mizan ve ilgili raporlar dökümü alınarak kontrol edilir. Muhasebe Birimi Say2000i Raporları(Mizan) Ayrıntılı mizanda borç alacak toplamlarının eşitliği, dönem sonucu eşitliği, nazım hesaplar borç alacak toplamlarının eşitliği ve mizanda ters artık veren hesaplar kontrol edilir. Muhasebe Birimi Say2000i Raporları (Mizan) EVET Hata tespit edildi mi? HAYIR Ayrıntılı mizan alınarak düzeltme işlemi yapılır. Muhasebe Yetkilisince gerekli kontroller yapıldıktan sonra say2000i sisteminde yıl sonu işlemleri menüsünden yıl sonu işlemleri aşamalı olarak yapılır. Muhasebe Yetkili Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Bir nolu açılış kaydı oluştur butonuna basılarak bir sonraki yılın açılış kaydı otomatik olarak oluşturulur ve çıktısı alınır. Muhasebe Yetkili Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe Yetkilisinin onayından sonra arşivlenmek üzere dosyalanır. Muhasebe Yetkili Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. :M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 62

65 AY SONU İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Muhasebe birimi tarafından ilgili ay bitiminden sonraki ilk iş gününde say2000i sistemi üzerinden ay sonu muhasebeleştirme işlemi gerçekleştirilir. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) EVET Hata ve eksiklik var mı? Yapılan değerlendirme sonucunda tutarsızlık tespit edilen hesaplar yeniden incelenir ve doğru kayıtlar girilerek hatalar düzeltilir. HAYIR Ay sonu işlemlerine ait muhasebe işlem fişi Muhasebe Yetkilisinin onayına sunulur. Muhasebe Yetkilisi, Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe Yetkilisi muhasebe işlem fişini imzalayıp onaylar. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe Yetkilisinin onayından sonra arşivlenmek üzere dosyalanır. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:M.AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur : A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 63

66 GEÇİCİ VEYA KESİN TEMİNAT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Geçici ve kesin teminatlar, İlgili firmalar tarafından üniversitemizin banka hesabına para olarak yatırıldığında veya mektup olarak elden muhasebe birimine teslim edildiğinde muhasebe işlem fişi düzenlenerek kayıt yapılır. Sorumlu Muhasebe Birimi İlgili Dokümanlar Teminat Mektubu, Banka Dekontu Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe Yetkilisi muhasebe işlem fişini imzalayıp onaylar. Geçici ve kesin teminatlar mektup şeklindeyse muhasebe biriminin kasasında saklanır. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Teminat Mektubu İhale işi bitiminde ihale birimi tarafından gönderilen teminatların serbest bırakılması yazısı Başkanlığımızca teslim alınır ve muhasebe birimine sevk edilir. Sekreterlik Gelen Evrak HAYIR Teminat mektubu iade talebi eki belgeleri tamam mı? EVET Yapılan değerlendirme sonucunda belgeler, tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Muhasebe birimine gelen teminat iade yazısı teminat mektubu ile alakalı ise mektup firmaya elden yada kargo yolu ile çıkış kaydı yapılarak iade edilir. Muhasebe İşlem Fişi onaylanmak üzere Muhasebe Yetkilisine sunulur. Muhasebe Yetkilisi, Muhasebe Birimi Muhasebe Yetkilisi Teminat Mektubu, Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe birimine gelen yazı, nakit olan bir teminata ait ise muhasebe işlem fişi düzenlenerek Muhasebe Yetkilisine gönderilir. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe Yetkilisi muhasebe işlem fişini imzalayıp onaylar.muhasebe birimine ödenmek üzere havale eder. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe birimi muhasebe işlem fişini banka gönderme emiri listesine ekleyerek ödemeyi gereçkleştirir. Muhasebe Birimi Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl. :M. AKANOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Memur :A. KILIÇ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 64

67 TAŞINIRLARIN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar İlgili harcama birimi tarafından gönderilen giriş, çıkış,devir, bağış, hurdaya ayırma, kayıttan düşme işlemlerine ait taşınır işlem fişi Başkanlığımıza teslim edilir. Sekreterlik Taşınır İşlem Fişi (TKYS) Taşınır İşlem Fişlerinin mevzuata uygunluğu değerlendirilir. Taşınır Konsolide Yetkilisi Taşınır İşlem Fişi (TKYS) HAYIR Belgeler mevzuata uygun mu? DŞ sayılı Kanun DŞ-028 Taşınır Mal Yönetmeliği EVET Mevzuat kapsamında tespit edilen eksiklikler giderilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir. Taşınır giriş veya çıkış işlemi say2000i sistemi üzerinden ilgili hesap koduna kayıt edilerek muhasebeleştirilir. Muhasebe Yetkilisi, Taşınır Konsolide Yetkilisi Taşınır İşlem Fişi(TKYS) Muhasebe İşlem Fişi (Say2000i) Muhasebe İşlem Fişi onaylanmak üzere Muhasebe Yetkilisine sunulur. Taşınır Konsolide Yetkilisi Taşınır İşlem Fişi(TKYS) Muhasebe İşlem Fişi Muhasebe Yetkilisinin onayından sora arşivlenmek üzere dosyalanır Taşınır Konsolide Yetkilisi Taşınır İşlem Fişi(TKYS) Muhasebe İşlem Fişi Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. : Ş.BAYRAM Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.: Ü.GÜNEŞLİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 65

68 B. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 66

69 2. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol İş Akış Süreçleri 2.1. İç Kontrol Birimi İç Kontrol Sisteminin Kurulması İşlemi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı İşlemi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Değerlendirme Raporunun Hazırlanması İşlemi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının Revize Edilmesi İşlemi 2.2. Ön Mali Kontrol Birimi Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarıları İşlemleri Kadro Dağılım Cetveli İşlemleri Ödenek Gönderme Belgeleri Kontrolü İşlemleri Yan Ödeme Cetvelleri İşlemleri Sözleşmeli Personel Sayı ve Sözleşmeleri İşlemleri Ödenek Aktarma Kontrolü İşlemleri A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 67

70 2.1. İç Kontrol Birimi İç Kontrol Sisteminin Kurulması İşlemi İç kontrol sistemine yönelik sahiplenmenin, yetkilendirmenin ve izlemenin sağlanması ve çalışmaların başlatılması için üst yönetici onayına sunulur. Üst yönetici onayı ile çalışmaları yapacak kurul oluşturulur. Kurul tarafından belirlenecek yöntemle mevcut durumun analizi yapılır. Kurul tarafından hazırlanan, 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen iç kontrol sistemini tespit eden, karşılaştıran ve boşlukları ortaya koyan mevcut durum değerlendirme raporu hazırlanır. Hazırlanan raporda belirlenen sorunların çözümüne ilişkin, Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı çerçevesinde eylem planı taslağı hazırlanarak üst yöneticinin onayına sunulur. Üst yönetici tarafından onaylanan eylem planı on gün içinde yazı ekinde, Maliye Bakanlığına ve Üniversite birimlerine gönderilir Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı İşlemi İç kontrol standartları tebliğ ve tanıtıcı rehberlerin Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanmasını müteakip Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından gerekli belgeler derlenerek rehber kitapçık hazırlanır. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı, tanıtıcı rehber ve uygulama hakkında üst yönetime bilgilendirme yapılır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca üst yöneticiden çalışmaların başlatılmasına ve çalışmaları yürütecek İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulunun oluşturulmasına yönelik Olur alınır. Alınan olur kapsamında bir üst yönetici yardımcısı başkanlığında harcama birimi yöneticilerinden oluşan üst kurul oluşturulur. Kurulun sekretarya görevini Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı yürütür. Üst kurul yapılacak toplantı davet yazısı ile toplanarak yürütülecek faaliyetler ve görev dağılımı konusunda karar alınır. Kurulun ilk toplantısında alt çalışma grupları belirlenerek yürütülecekleri faaliyetler tespit edilir. Alt çalışma grupları üyelerine tanışma ve bilgilendirme toplantısına katılım sağlamak üzere tebligat yapılır. Alt çalışma grupları üyelerine yapılacak çalışmalarla ilgili bilgilendirme yapılır. Çalışma gruplarının iç görev dağlımı yapmaları sağlanır. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 68

71 Alt çalışma grupları yürütecekleri faaliyetlere ilişkin çalışmalarını sonuçlandırarak çalışma raporlarını değerlendirilmek ve üst kurula sunulmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim eder. Alt çalışma grupları tarafından hazırlanan raporlar uygulanabilirlik yönünden değerlendirilir. Çalışma raporu, revize için ilgili çalışma grubuna iade edilir. İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu alt çalışma grubu tarafından hazırlanan raporları birleştirerek Üniversite İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı hazırlanır. Uygun görülen Eylem Planı Taslağı ilgili kurumlara iletilmek ve uygulanmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı üst kuruluna gönderilir. Son hali verilen Üniversite Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Maliye Bakanlığına sunulur Kamu İç Kontrol Standartlarına Değerlendirme Raporunun Hazırlanması İşlemi Oluşturulan destek çalışma grupları, eylem planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçlarını gösteren değerlendirme raporunu hazırlayarak en az altı ayda bir daire başkanının onayına sunar. Daire başkanının onayından sonra rapor, üst yönetici onayına sunulur. Üst yöneticinin onayını izleyen on işgünü içinde Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilmektedir. Bir nüshası da arşivlenmek üzere dosyalanır Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının Revize Edilmesi İşlemi Eylem planında öngörülen çalışmaların gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda üst yöneticinin onayıyla eylem planı her zaman revize edilebilir. İç kontrol standartları uyum eylem planı revizesine ilişkin Olur hazırlanarak üst yöneticiye sunulur. Üst yöneticinin olurundan sonra iç kontrol standartları uyum eylem planı revize komisyonu oluşturulur. Revize komisyonu tarafından eylem planı revizesine ilişkin taslak hazırlanır. Revize eylem planı taslağı üst yöneticiye onayına sunulur. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 69

72 Üst yönetici tarafından onaylanan revize eylem planı Maliye Bakanlığına ve uygulanmak üzere Üniversite birimlerine gönderilir Ön Mali Kontrol Birimi Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarıları İşlemleri Harcama biriminden gelen ihale dosyası Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Teslim alınan ihale dosyası on iş gün içerisinde mevzuat kapsamında incelenir. İhale dosyasında hata varsa ilgili harcama birimine iade edilir. Hata bulunmayan ihale dosyası için ise uygun görüş yazısı yazılır. Uygun görüş verilmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler halinde üst yöneticiye bildirilir. Üst yöneticiye bildirildikten sonra iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır Kadro Dağılım Cetveli İşlemleri Personel Daire Başkanlığından gelen kadro dağılım cetvelleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Teslim alınan kadro dağılım cetvelleri beş iş günü içerisinde mevzuat kapsamında incelenir. Kadro dağılım cetvellerinde hata varsa Personel Daire Başkanlığına iade edilir. Mevzuata uygun bulunan kadro dağılım cetvelleri için uygun görüş yazısı yazılır. Uygun görüş verilmediği halde Personel Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler halinde üst yöneticiye bildirilir. Üst yöneticiye bildirildikten sonra dosyalanır Ödenek Gönderme Belgeleri Kontrolü İşlemleri Bütçe ödeneklerinin dağıtımı ödenek gönderme belgesi ile yapılır. Harcama birimlerinin talebi üzerine ödenek gönderme belgeleri Bütçe Performans Şube Müdürlüğü tarafından hazırlanır. Üst yöneticinin onayına sunulmadan önce İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü tarafından kontrol edilir. Kontrol edilen ve uygun bulunan ödenek gönderme belgesi en geç üç iş günü içinde sonuçlandırılır. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 70

73 Yan Ödeme Cetvelleri İşlemleri Personel Daire Başkanlığından gönderilen yan ödeme cetvelleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Teslim alınan yan ödeme cetveli on iş günü içerisinde, mevzuata uygunluğu kapsamında incelenir. Yan ödeme cetvellerinde hata varsa ilgili harcama birimine iade edilir. Mevzuata uygun bulunan yan ödeme cetvelleri için uygun görüş yazısı yazılır. Uygun görüş verilmediği halde harcama birimleri tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler halinde üst yöneticiye bildirilir. Üst yöneticiye bildirildikten sonra iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır Sözleşmeli Personel Sayı ve Sözleşmeleri İşlemleri Personel Daire Başkanlığından gönderilen sözleşmeli personel sayı ve sözleşmeleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Teslim alınan evraklar beş iş günü içerisinde, mevzuata uygunluğu kapsamında incelenir. Evraklarda hata varsa Personel Daire Başkanlığına iade edilir. Mevzuata uygun bulunan evraklar için uygun görüş yazısı yazılır. Uygun görüş verilmediği halde Personel Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler halinde üst yöneticiye bildirilir. Üst yöneticiye bildirildikten sonra iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır Ödenek Aktarma Kontrolü İşlemleri Üniversite bütçesi içinde ödenek aktarmaları, harcama birimlerinin talebi üzerine Bütçe Performans Şube Müdürlüğü tarafından hazırlanır. Üst yöneticinin onayına sunulmadan önce İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü tarafından kontrol edilir. Kontrol edilerek en geç iki iş günü içinde sonuçlandırılır. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 71

74 İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KURULMASI İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları İç kontrol sistemine yönelik sahiplenmenin, yetkilendirmenin ve izlemenin sağlanması ve çalışmaların başlatılması için Üst Yönetici onayına sunulur. Sorumlu Üst Yönetim, SGDB, İlgili Dokümanlar DŞ 171 Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğ, DŞ 172 Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi DŞ 173 İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol İlişkin usul ve Esaslar YÖ -052 AEÜ İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Yönergesi YÖ 038 AEÜ İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Çalışma Esas ve Usulleri Hakkında Yönerge Üst yönetici onayı ile çalışmaları yapacak kurul oluşturulur. SGDB İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu Üye Listesi Kurul tarafından mevcut durumun analizi yapılır. Kurul Üyesi, SGDB Durum Analizi Kurul tarafından hazırlanan, 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen iç kontrol sistemini tespit eden, karşılaştıran ve boşlukları ortaya koyan mevcut durum değerlendirme raporu hazırlanır. Kurul Üyesi, SGDB Değerlendirme Raporu Hazırlanan raporda belirlenen sorunların çözümüne ilişkin, Kamu iç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı çerçevesinde eylem planı taslağı hazırlanarak Üst yöneticinin onayına sunulur. Üst Yönetim, SGDB, Kurul Üyesi İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Taslağı Üst yönetici tarafından onaylanan eylem planı 10 gün içinde yazı ekinde, Maliye Bakanlığına ve Üniversitemiz harcama birimlerine (uygulanmak üzere) gönderilir. Üst Yönetici, SGDB İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm :F.M.YILMAZ Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:A.COŞKUN Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Bil.İşl.: D.KURAK AYDOĞAN (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 72

75 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar İç Kontrol Standartları tebliğ ve tanıtıcı rehberlerin Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanmasını müteakip Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından gerekli belgeler derlenerek rehber kitapçık hazırlanır. Üst Yönetim, SGDB DŞ-171 Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğ DŞ-172 Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı, tanıtıcı rehber ve uygulama hakkında üst yönetime bilgilendirme yapılır. SGDB Sunum Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Üst Yöneticiden çalışmaların başlatılmasına ve çalışmaları yürütecek İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulunun oluşturulmasına yönelik Olur alınır. Üst Yönetim, SGDB Rektörlük Makam Oluru Alınan olur kapsamında bir Üst Yönetici Yardımcısı başkanlığında harcama birimi yöneticilerinden oluşan üst kurul oluşturulur. Kurulun sekretarya görevini Strateji geliştirme Daire Başkanlığı yürütür. Üst Yönetim, SGDB İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu Üye Listesi Üst Kurul yapılacak toplantı davet yazısı ile toplanarak yürütülecek faaliyetler ve görev dağılımı konusunda karar alınır. Üst Yönetim, SGDB Toplantı Davet Yazısı, Kurulun ilk toplantısında alt çalışma grupları belirlenerek yürütülecekleri faaliyetler tespit edilir. İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu FR Ahi Evran Üniversitesi Toplantı Katılım Formu Alt çalışma grupları üyelerine tanışma ve bilgilendirme toplantısına katılım sağlamak üzere tebligat yapılır. SGDB Tebligat Yazısı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm :F.M.YILMAZ Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:A.COŞKUN Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Bil.İşl.: D.KURAK AYDOĞAN (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 73

76 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /2 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Alt çalışma grupları üyelerine yapılacak çalışmalarla ilgili bilgilendirme yapılır.çalışma gruplarının iç görev dağlımı yapmaları sağlanır. İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu, SGDB FR-163 Ahi Evran Üniversitesi Toplantı Katılım Formu Alt çalışma grupları yürütecekleri faaliyetlere ilişkin çalışmalarını sonuçlandırarak çalışma raporlarını değerlendirilmek ve üst kurula sunulmak üzere Strateji geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir. SGDB, Alt Çalışma Grupları FR-163 Ahi Evran Üniversitesi Toplantı Katılım Formu, Grup Çalışma Raporları Alt çalışma grupları tarafından hazırlanan raporlar uygulanabilirlik yönünden değerlendirilir. İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu Çalışma raporu, revize için ilgili çalışma grubuna iade edilir. İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu, SGDB Gerekçeli Kurul Kararı ve İlişkili Çalışma Raporu İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme kurulu alt çalışma grubu tarafından hazırlanan raporları birleştirerek üniversite iç kontrol standartlarına uyum eylem planı taslağı hazırlanır. İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu, SGDB, Alt Çalışma Grupları Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı HAYIR Taslak Uygun mu? Uygun görülmeyen Eylem Planı Taslağı düzeltilmek üzere Üst kurula iade edilir. EVET Uygun görülen Eylem Planı Taslağı ilgili kurumlara iletilmek ve uygulanmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Üst kuruluna gönderilir. Son hali verilen Üniversitemiz Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Maliye Bakanlığına sunulur. Rektörlük, SGDB, İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu Rektörlük, SGDB, İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm :F.M.YILMAZ Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:A.COŞKUN Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Bil.İşl.: D.KURAK AYDOĞAN (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 74

77 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI DEĞERLENDİRME RAPORUNUN HAZIRLANMASI İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Oluşturulan destek çalışma grupları, eylem planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçlarına en az altı ayda bir olmak üzere değerlendirme raporunu hazırlayarak Daire Başkanının onayına sunar. SGDB DŞ-172 Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi Daire Başkanın onayından sonra rapor, Üst Yönetici onayına sunulur. Üst Yönetici, SGDB Değerlendirme Raporu Üst Yöneticinin onayını izleyen 10 iş günü içinde Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilmektedir. Üst Yönetici, SGDB Değerlendirme Raporu Bir nüshası da arşivlenmek üzere dosyalanır. SGDB Değerlendirme Raporu Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm :F.M.YILMAZ Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:A.COŞKUN Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Bil.İşl.: D.KURAK AYDOĞAN (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 75

78 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANININ REVİZE EDİLMESİ İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Eylem Planında öngörülen çalışmaların gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda üst yöneticinin onayıyla eylem planı her zaman revize edilebilir. Sorumlu İlgili Dokümanlar DŞ-172-Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi İç kontrol standartları uyum eylem planı revizesine ilişkin olur hazırlanarak üst yöneticiye sunulur. SGDB, Üst Yönetici Oluru Üst yöneticinin olurundan sonra iç kontrol standartları uyum eylem planı revize komisyonu oluşturulur. Üst Yönetici, SGDB İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Revize Komisyonu Revize komisyonu tarafından eylem planı revizesine ilişkin taslak hazırlanır. SGDB Eylem Planı Revize Taslağı Revize eylem planı taslağı Üst Yöneticiye onayına sunulur. SGDB Eylem Planı Revize Taslağı Üst Yönetici tarafından onaylanan revize eylem planı Maliye Bakanlığına ve uygulanmak üzere Üniversite birimlere gönderilir. SGDB İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Revizesi Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm :F.M.YILMAZ Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:A.COŞKUN Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Bil.İşl.: D.KURAK AYDOĞAN (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 76

79 TAAHHÜT EVRAKI VE SÖZLEŞME TASARILARI İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Harcama biriminden gelen İhale dosyası Başkanlığımızca teslim alınır. Sekreterlik İhale İşlem Dosyası HAYIR Teslim alınan ihale dosyası 10 gün içerisinde mevzuat kapsamında incelenir. Mevzuata Uygun mu? İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ 066 Kamu İhale Genel Tebliğ EVET Mevzuata uygun bulunmayan evraklar ilgili harcama birimine düzeltilmek üzere iade edilir. Mevzuata uygun olan ihale dosyası için uygun görüş yazısı yazılır. Uygun görüş verilmediği halde, harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler halinde üst yöneticiye bildirilir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü İhale İşlem Dosyası, FR 310 Ön Mali Kontrol İnceleme Formu Görüş Yazısı Görüş Yazısı Üst Yöneticiye bildirildikten sonra, iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Görüş Yazısı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm :F.M.YILMAZ Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:A.COŞKUN Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Bil.İşl.: D.KURAK AYDOĞAN (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 77

80 KADRO DAĞILIM CETVELLERİ İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Personel Daire Başkanlığından gelen kadro dağılım cetvelleri Başkanlığımızca teslim alınır. Sekreterlik Kadro Dağılım Cetvelli Listesi HAYIR Teslim alınan Kadro Dağılım cetvelleri 5 iş günü içerisinde, mevzuat kapsamında incelenir. Mevzuata Uygun mu? İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun Hükmünde Kararname DŞ sayılı Kanun Hükmünde Kararname DŞ 061 Kadro İhtisası, Serbest Bırakma ve Kadro Değişikliği ile Kadroların Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik EVET Kadro dağılım cetvelleri mevzuata uygun değilse Personel Daire Başkanlığına iade edilir. Mevzuata uygun bulunan kadro dağılım cetvelleri için uygun görüş yazısı yazılır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Görüş Yazısı Uygun görüş verilmediği halde, Personel Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler halinde Üst Yöneticiye bildirilir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Görüş Yazısı Üst Yöneticiye bildirildikten sonra dosyalanır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Görüş Yazısı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm :F.M.YILMAZ Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:A.COŞKUN Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Bil.İşl.: D.KURAK AYDOĞAN (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 78

81 ÖDENEK GÖNDERME BELGELERİ KONTROLÜ İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Bütçe Ödeneklerinin dağıtımı Ödenek gönderme belgesi ile yapılır. Harcama Birimlerinin talebi üzerine ödenek gönderme belgeler, Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü tarafından hazırlanır. Bütçe ve Performans Birimi Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Üst Yöneticinin onayına sunulmadan önce İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü tarafından kontrol edilir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Kontrol edilen ve uygun bulunan ödenek gönderme belgeleri, en geç 3 iş günü içinde sonuçlandırılır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm :F.M.YILMAZ Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:A.COŞKUN Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Bil.İşl.: D.KURAK AYDOĞAN (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 79

82 YAN ÖDEME CETVELLERİ İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Harcama biriminden gönderilen Yan Ödeme Cetvelleri Başkanlığımızca teslim alınır. Sekreterlik Yan Ödeme Cetvelli Listesi HAYIR Teslim alınan yan ödeme cetvelleri 10 iş günü içerisinde, mevzuat uygunluğu incelenir. Mevzuata Uygun mu? İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ 205 SGB Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik DŞ 173 İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar EVET Yan ödeme cetvelleri mevzuata uygun değilse harcama birimine iade edilir. Mevzuata uygun bulunan yan ödeme cetvelleri için uygun görüş yazısı yazılır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Görüş Yazısı Uygun görüş verilmediği halde, harcama birimleri tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler halinde Üst Yöneticiye bildirilir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Görüş Yazısı Üst Yöneticiye bildirildikten sonra iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Görüş Yazısı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm :F.M.YILMAZ Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:A.COŞKUN Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Bil.İşl.: D.KURAK AYDOĞAN (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 80

83 SÖZLEŞMELİ PERSONEL SAYI VE SÖZLEŞMELERİ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Personel Daire Başkanlığından gönderilen Sözleşmeli personel sayı ve sözleşmeleri Başkanlığımızca teslim alınır. Sekreterlik Sözleşme Teslim alınan evraklar 5 iş günü içerisinde, mevzuat uygunluğu incelenir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü DŞ sayılı Kanun DŞ sayılı Kanun DŞ 077 Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu DŞ İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar HAYIR Mevzuata Uygun mu? EVET Mevzuata uygun değilse Personel Daire Başkanlığına iade edilir. Mevzuata uygun bulunan sözleşmeli personel sayı ve sözleşmeleri için uygun görüş yazısı yazılır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Görüş Yazısı Uygun görüş verilmediği halde, Personel Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler halinde Üst Yöneticiye bildirilir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Görüş Yazısı Üst Yöneticiye bildirildikten sonra iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Görüş Yazısı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm :F.M.YILMAZ Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:A.COŞKUN Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Bil.İşl.: D.KURAK AYDOĞAN (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 81

84 ÖDENEK AKTARMA KONTROLÜ İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Üniversite bütçesi içinde ödenek aktarmaları, harcama birimlerinin talebi üzerine Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü tarafından hazırlanır. Bütçe ve Performans Birimi FR 290 Birim Ödenek Talep Formu Üst Yöneticinin onayına sunulmadan önce İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü tarafından kontrol edilir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Kontrol edilerek en geç 2 iş günü içinde sonuçlandırılır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm :F.M.YILMAZ Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:A.COŞKUN Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Bil.İşl.: D.KURAK AYDOĞAN (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 82

85 C. Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 83

86 3. Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü İş Akış Süreçleri 3.1. Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi Stratejik Plan Hazırlık Çalışmaları İşlemi Stratejik Planın Hazırlanması İşlemi HİZMET REHBERİ Stratejik Planın Değerlendirilmek Üzere Kalkınma Bakanlığına Gönderilmesi İşlemi Stratejik Planın İlgili Kurum/Kuruluşlara Gönderilmesi ve Kamuoyuna Sunulması İşlemi Stratejik Planın Uygulanmasının İzlenmesi ve Değerlendirilmesi İşlemi İdare Faaliyet Raporu Hazırlanması İşlemi 3.2. Performans ve Kalite Ölçütleme Geliştirme Birimi 3.3. Yönetim Bilgi Sistemi A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 84

87 3.1. Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi Stratejik Plan Hazırlık Çalışmaları İşlemi Etkili ve verimli bir stratejik planın oluşturulması için üst yönetici ve tüm personel tarafından planın sahiplenmesi sağlanmalıdır. Stratejik plan çalışmalarının başladığının duyurulması amacıyla iç genelge hazırlanır. Hazırlanan iç genelge üst yönetici onayına sunulur. Üst yönetici tarafından onaylanan iç genelge yayınlanır. Harcama birimleri ile toplantı yapılıp stratejik planlama çalışmalarının başladığı duyurulur. Yönlendirme kurulu ve stratejik planlama ekibi oluşturulur Stratejik Planın Hazırlanması İşlemi Stratejik planlama ekibi tarafından ekip üyelerinin ve stratejik planlama çalışmalarına katkı verecek diğer çalışanların stratejik planlama konusundaki eğitim ihtiyacı, danışmanlık ihtiyacı, veri ve mali kaynak ihtiyacı tespit edilir. İhtiyaçların giderilmesi konusunda destek hizmetleri yürütülür. Plan, stratejik planlama ekibi tarafından hazırlanan hazırlık programı çerçevesinde yürütülür. Stratejik planlama ekibi tarafından kurumsal değerlendirme ve durum analizi yapılır. Stratejik planlama ekibi ve alt çalışma grupları tarafından misyon-vizyon ve temel değerler belirlenir. Stratejik planlama ekibi ve alt çalışma grupları tarafından stratejik amaç, hedef ve stratejiler belirlenir. Stratejik planlama ekibi ve alt çalışma grupları tarafından hedeflere yönelik performans göstergeleri belirlenir. Stratejik planlama ekibi ve alt çalışma grupları tarafından amaç ve hedeflere ulaşmayı sağlayacak faaliyet/projeler belirlenir. Stratejik planlama ekibi tarafından stratejik amaç ve hedeflere ulaşmayı sağlayacak faaliyet/projelerin maliyetlendirilmesi belirlenir. Stratejik planlama ekibi tarafından üst yönetici onayına sunulur Stratejik Planın Değerlendirilmek Üzere Kalkınma Bakanlığına Gönderilmesi İşlemi Üst yönetici tarafından onaylanarak uygun görülen Üniversite Stratejik Planı değerlendirilmek üzere stratejik planın kapsadığı dönemin ilk yılından önceki yılın ocak ayında Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Kalkınma Bakanlığı tarafından Üniversite stratejik planı incelenir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 85

88 İnceleme sonucunda gerek görülen durumlarda üç ay içinde değerlendirme raporu kuruma gönderilir. Kalkınma Bakanlığı tarafından gönderilen değerlendirme raporu stratejik planlama ekibi tarafından değerlendirilmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Gerekli düzeltmeler yapılarak stratejik plana son şekli verilir Stratejik Planın İlgili Birim-Kurum/Kuruluşlara Gönderilmesi ve Kamuoyuna Sunulması İşlemi Son şekli verilen stratejik planın basımı gerçekleştirilir. Basım işlemi tamamlanan stratejik planın Maliye ve Kalkınma Bakanlıkları ile TBMM ve Sayıştay Başkanlığına gönderilir. Hazırlana stratejik plan tüm harcama birimlerine gönderilir. Hazırlanan stratejik plan kamuoyuna duyurulmak üzere Üniversite ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı internet sayfasında yayınlanır Stratejik Planın Uygulanmasının İzlenmesi ve Değerlendirilmesi İşlemi Stratejik planda belirtilen amaç ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını değerlendirmek üzere üst yönetici tarafından Stratejik Plan İzleme ve Değerlendirme Kurulu oluşturulur. Uygulamaya konulan stratejik planın; performans göstergeleri ve bütçe uygulama sonuçlarının önceden belirlenen stratejik amaç ve hedeflerle karşılaştırılmalı analizi yapılır. Bu karşılaştırma sonucunda gerekli görülen durumlarda stratejik planın güncellenmesi karar verilebilir. İzleme ve değerlendirme sürecinde temel sorumluluk üst yöneticidedir. Hedeflerin, stratejik performans göstergelerinin ve risklerin takibi de ilgili hedeften sorumlu birimin harcama yetkilisinin sorumluluğundadır. Harcama birimlerinden hedeflere ilişkin alınan gerçekleşme değerlerinin konsolide edilerek üst yöneticiye sunulması, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın sorumluluğundadır. Stratejik planın ilk yılı için altı aylık/yıllık izleme tablosu, diğer yıllar için altı aylık/yıllık izleme tablosu ve birikimli izleme tablosu ayrı ayrı hazırlanır. Yılsonu değerlendirme raporu ise Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Yeni plan dönemi çalışmalarına başlamadan hazırlanan yılsonu değerlendirme raporu, bir sonraki dönem stratejik plan çalışmalarında dikkate alınır. Stratejik plan dönemi sonunda hazırlanan yılsonu değerlendirme raporu stratejik plan gerçekleştirme raporu olarak adlandırılır. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 86

89 İdare Faaliyet Raporu Hazırlanması İşlemi Ocak ayının ilk haftası tüm harcama birimlerine birim faaliyet raporlarını, Ocak ayının 15 ine kadar hazırlayarak Başkanlığa göndermeleri yazı ile duyurulur. Harcama birimleri, birim faaliyet raporlarını belirtilen süre içinde hazırlayarak, konsolide edilmek üzere Başkanlığa gönderir. Birimlerden gelen faaliyet raporlarında yer alan bilgi ve verilerinin üniversite stratejik planı, yılı performans programı ve idare kesin hesap ile harcama birimlerinin bir önceki yıl bilgi ve verileri dikkate alınarak birim bazında kontrolünün yapılarak ayrıca harcama yetkilisi tarafından güvence beyanının imzalanıp imzalanmadığı kontrol edilir. Eksik bilgi varsa birim faaliyet raporları ilgili harcama birimlerine eksikliğin giderilmesi amacıyla iade edilir. Birim faaliyet raporları konsolide edilerek İdare Faaliyet Raporu taslağı hazırlanır. Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından «Mali Hizmetler Birim Yöneticisi İç Kontrol Güvence Beyanı» imzalanır ve üst yöneticiye gönderilir. Üst yönetici tarafından İdare Faaliyet Raporu incelenip, «Üst Yöneticinin İç Kontrol Güvence Beyanı» imzalanır. Üst yönetici tarafından imzalanan İdare Faaliyet Raporu en geç Şubat ayı sonuna kadar kamuoyuna duyurulur. Sayıştay Başkanlığı ve Maliye Bakanlığı na birer örneği gönderilir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 87

90 STRATEJİK PLAN HAZIRLIK ÇALIŞMALARI İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar 5018 sayılı Kanun gereğince Üniversite Stratejik Plan hazırlanır. Etkili ve verimli bir stratejik planın oluşturulması için üst yönetici ve tüm personel tarafından planın sahiplenmesi sağlanmalıdır. DŞ sayılı Kanun DŞ 026 Stratejik Planlama Yönetmeliği DŞ- 027 Stratejik Planlama Hazırlama Kılavuzu YÖ 037 Stratejik Plan Yönerge Stratejik Plan çalışmalarının başladığının duyurulması amacıyla iç genelgenin hazırlanır. SGDB İç Genelge Hazırlanan iç genelge üst yöneticiye onayına sunulur. SGDB, Üst Yönetici İç Genelge Üst yönetici tarafından onaylanan iç genelge yayınlanarak harcama birimleri ile toplantı yapılıp stratejik planlama çalışmalarının başladığı duyurulur. SGDB İç Genelge Yönlendirme kurulu ve stratejik planlama ekibi oluşturulur. Üst Yönetici, SGDB Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. K.ERDEMİR Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:F.YILMAZ Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Mali Hiz. Uzm. Yrd.:M. ÇİFTÇİ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 88

91 STRATEJİK PLAN HAZIRLANMASI İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Stratejik planlama ekibi tarafından ekip üyelerinin ve stratejik planlama çalışmalarına katkı verecek diğer çalışanların stratejik planlama konusundaki eğitim ihtiyacı, danışmanlık ihtiyacı, veri ve mali kaynak ihtiyacının tespit edilmesi. SGDB Hazırlık Programı İhtiyaçların giderilmesi konusunda destek hizmetlerinin yürütülmesi. SGDB, Üst Yönetici Stratejik planlama ekibi tarafından hazırlanan hazırlık programı çerçevesinde planın yürütülmesi. Stratejik Planlama Ekibi Stratejik planlama ekibi tarafından kurumsal değerlendirme ve durum analizi yapılır. Stratejik Planlama Ekibi Kurumsal Değerlendirme ve Durum Analizi Stratejik planlama ekibi ve alt çalışma grupları tarafından misyon-vizyon ve temel değerler belirlenir. Stratejik Planlama Ekibi Misyon-vizyon ve Temel Değerler Stratejik planlama ekibi ve alt çalışma grupları tarafından stratejik amaç, hedef ve stratejiler belirlenir. Stratejik Planlama Ekibi Amaç. Hedef ve Stratejiler Stratejik planlama ekibi ve alt çalışma grupları tarafından hedeflere yönelik performans göstergelerinin belirlenir. Stratejik Planlama Ekibi Performans Göstergesi Stratejik planlama ekibi ve alt çalışma grupları tarafından amaç ve hedeflere ulaşmayı sağlayacak faaliyet/projeler belirlenir. Stratejik Planlama Ekibi Faaliyet/Projeler Stratejik planlama ekibi tarafından stratejik amaç ve hedeflere ulaşmayı sağlayacak faaliyet/projelerin maliyetlendirilmesi belirlenir. Stratejik Planlama Ekibi Maliyelendirme Stratejik planlama ekibi tarafından üst yönetici onayına sunulur. Stratejik Planlama Ekibi Stratejik Plan Taslağı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. K.ERDEMİR Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:F.YILMAZ Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Mali Hiz. Uzm. Yrd.:M. ÇİFTÇİ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 89

92 STRATEJİK PLANIN DEĞERLENDİRİLMEK ÜZERE KALKINMA BAKANLIĞINA GÖNDERİLMESİ İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Üst yönetici tarafından onaylanarak uygun görülen idare stratejik plan değerlendirilmek üzere stratejik planın kapsadığı dönemin ilk yılından önceki yılın ocak ayında Kalkınma Bakanlığına gönderilir. SGDB Stratejik Plan Taslağı Kalkınma Bakanlığı tarafından idare stratejik planının incelenir. Kalkınma Bakanlığı Stratejik Plan Taslağı İnceleme sonucunda gerek görülen durumlarda 3 ay içinde değerlendirme raporunun kuruma gönderilir. Kalkınma Bakanlığı Değerlendirme Raporu Kalkınma Bakanlığı tarafından gönderilen değerlendirme raporunun stratejik planlama ekibi tarafından değerlendirilmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığa gönderilir. Stratejik Planlama Ekibi, SGDB Değerlendirme Raporu Gerekli düzeltmeler yapılarak stratejik plana son şekli verilir. Stratejik Planlama Ekibi, SGDB Stratejik Plan Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. K.ERDEMİR Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:F.YILMAZ Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Mali Hiz. Uzm. Yrd.:M. ÇİFTÇİ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 90

93 STRATEJİK PLANIN İLGİLİ BİRİM- KURUM/KURULUŞLARA GÖNDERİLMESİ VE KAMUOYUNA SUNULMASI İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Son şekli verilen stratejik planın basımının gerçekleştirilir. SGDB Stratejik Plan Basım işlemi tamamlanan stratejik planın Maliye ve Kalkınma Bakanlıkları ile TBMM ve Sayıştay Başkanlığına gönderilir. SGDB Stratejik Plan Hazırlanan stratejik plan tüm harcama birimlerine gönderilir. SGDB Stratejik Plan Hazırlanan stratejik planın kamuoyuna duyurulmak üzere Üniversite ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı internet sayfasında yayınlanır. SGDB Stratejik Plan Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. K.ERDEMİR Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:F.YILMAZ Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Mali Hiz. Uzm. Yrd.:M. ÇİFTÇİ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 91

94 STRATEJİK PLANIN UYGULANMASININ İZLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Stratejik planda belirtilen amaç ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını değerlendirmek üzere üst yönetici tarafından Stratejik Plan İzleme ve Değerlendirme Kurulu oluşturulur. SGDB Stratejik Plan Uygulamaya konulan stratejik planın; performans göstergeleri ve bütçe uygulama sonuçları ile önceden belirlenen stratejik amaç ve hedeflerle karşılaştırılmalı analizi yapılır. Bu karşılaştırma sonucunda gerekli görülen durumlarda stratejik planın güncellenmesi karar verilebilir. SGDB, İzleme ve Değerlendirme Kurulu Stratejik Plan İzleme ve değerlendirme sürecinde temel sorumluluk üst yöneticinindir. Hedeflerin, stratejik performans göstergelerinin ve risklerin takibi de ilgili hedeften sorumlu birimin harcama yetkilisinin sorumluluğundadır. Üst Yönetici Stratejik Plan Harcama birimlerinden hedeflere ilişkin alınan gerçekleşme değerlerinin konsolide edilerek üst yöneticiye sunulması, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın sorumluluğundadır. SGDB Stratejik Plan Stratejik planın ilk yılı için altı aylık/yıllık izleme tablosu, diğer yıllar için altı aylık/yıllık izleme tablosu ve birikimli izleme tablosu ayrı ayrı hazırlanır. Yıl sonu değerlendirme raporu ise Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Yeni plan dönemi çalışmalarına başlamadan hazırlanan yılsonu değerlendirme raporu, bir sonraki dönem stratejik plan çalışmalarında dikkate alınır. Stratejik plan dönemi sonunda hazırlanan yılsonu değerlendirme raporu stratejik plan gerçekleştirme raporu olarak adlandırılır. SGDB Stratejik Plan Gerçekleştirme Raporu Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. K.ERDEMİR Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:F.YILMAZ Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Mali Hiz. Uzm. Yrd.:M. ÇİFTÇİ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 92

95 İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLANMASI İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları 5018 sayılı Kanun gereğince Üniversite İdare Faaliyet Raporu Hazırlanır. Ocak ayının ilk haftası tüm harcama birimlerine birim faaliyet raporlarını ocak ayının 15 ine kadar hazırlayarak Başkanlığımıza göndermeleri yazı ile duyurulur. Sorumlu Stratejik Planlama Birimi İlgili Dokümanlar DŞ sayılı Kanun DŞ Kamu İdarelerince Hazırlanan Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik İlgili Yazı Harcama birimleri, birim faaliyet raporlarını belirtilen süre içinde hazırlayarak, konsolide edilmek üzere Başkanlığımıza gönderir. Sekreterlik İdare Faaliyet Raporu Taslağı Birimlerden gelen faaliyet raporlarında yer alan bilgi ve verilerin üniversite stratejik planı, yılı performans programı ve idare kesin hesap ile harcama birimlerinin bir önceki yıl bilgi ve verileri dikkate alınarak birim bazında kontrolünün yapılarak ayrıca harcama yetkilisi tarafından güvence beyanının imzalanıp imzalanmadığı kontrol edilir. Stratejik Planlama Birimi İdare Faaliyet Raporu Taslağı EVET Birim faaliyet raporları bilgileri kontrol edilir. Eksik bilgi var mı? HAYIR İlgili harcama birimine iade edilir. Birim faaliyet raporları konsolide edilerek İdare Faaliyet Raporu taslağı hazırlanır. Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından «Mali Hizmetler Birim Yöneticisi İç Kontrol Güvence Beyanı» imzalanır ve Üst Yöneticiye gönderilir. Stratejik Planlama Birimi İdare Faaliyet Raporu Rektörlük Makamınca İdare Faaliyet Raporu incelenir. «Üst Yöneticinin İç Kontrol Güvence Beyanı» imzalar. Üst Yönetici İdare Faaliyet Raporu Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Şube Müd. K.ERDEMİR Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Mali Hiz. Uzm. Yrd.:F.YILMAZ Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı Mali Hiz. Uzm. Yrd.:M. ÇİFTÇİ (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) Üst Yönetici tarafından imzalanan İdare Faaliyet Raporu en geç şubat ayı sonuna kadar kamuoyuna duyurulur. Sayıştay Başkanlığı ve Maliye Bakanlığına birer örneği gönderilir. Stratejik Planlama Birimi İdare Faaliyet Raporu A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 93

96 D. Bütçe ve Performans Program Şube Müdürlüğü A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 94

97 4. Bütçe ve Performans Program Şube Müdürlüğü İş Akış Süreçleri 4.1. Bütçe Hazırlama ve Uygulama Birimi HİZMET REHBERİ Bütçe Hazırlama İşlemi Alınan Bağış ve Yardımlar Ödenek Kaydı İşlemi Ayrıntılı Finansman Programı Hazırlama İşlemi Bütçe İptal İşlemi Kurum Ödeneklerinin Birimlere Dağıtım İşlemi Döner Sermaye Gelirlerinden % 5 Payının Takip ve Gelir Fazlası Kısmının Kaydı İşlemi İkinci Öğretim Gelirlerinin Takip ve Gelir Fazlası Kısmının Kaydı İşlemi Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Hazırlama İşlemi Ödenek Aktarma İşlemi Ödenek Ekleme İşlemi Ödenek Gönderme Belgesi İşlemi Tenkis Belgesi Düzenleme İşlemi Yatırım Bütçesinin Hazırlanması İşlemi Toplu Proje Detay Programı İşlemi Yatırım Programının Revizesinin Yapılması İşlemi Yılı Kamu Yatırımları İzleme ve Değerlendirme Raporu Hazırlanması İşlemi Yatırım Harcamaları Gerçekleşme Raporu ve Kamu Yatırımları Özet Tablosu İşlemi 4.2. Performans Programı Hazırlama Birimi Performans Programı Hazırlama İşlemi A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 95

98 4.1. Bütçe Hazırlama ve Uygulama Birimi Bütçe Hazırlama İşlemi Bütçe Çağrısı ve eki Bütçe Hazırlama Rehberinin Maliye Bakanlığı tarafından, Yatırım Genelgesi ve eki Yatırım Programı Hazırlama Rehberinin Kalkınma Bakanlığı tarafından yayınlanmasını müteakip Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından bütçe hazırlık çağrısı yapılarak harcama birimlerinden bütçe ödenek tekliflerini hazırlamaları talep edilir. Yapılan çağrı üzerine harcama birimlerince hazırlanan birim ödenek teklifleri değerlendirilmek üzere Başkanlığa, gönderilen dokümanlar müdürlüğe havale edilir. Harcama birimlerinden gelen bütçe teklifleri konsolide edilir. E bütçe sisteminde kurum bütçe teklifi oluşturulur. Üniversite bütçe ödenek teklifi uygunluk yönünden üst yönetim tarafından değerlendirilir. Üst yönetim tarafından uygun görülmeyen Üniversite bütçe teklifi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından revize edilerek yeniden düzenlenir. Üst yönetim tarafından kabul edilen üniversite bütçe teklifi Maliye Bakanlığı uzmanları ile görüşülür. Üniversite bütçe teklifinin Maliye Bakanlığı ile mutabakat sağlanmadıysa gerekli düzenlemeler yapılarak son şekli verilir. Üniversite bütçe teklifi, tasarı haline getirilir. Bütçe tasarısı kitapçık haline getirilerek üst yönetici imzasını müteakip Milli Eğitim Bakanlığına imzaya sunulur. İmza aşamasından sonra bütçe tasarısı kitapçıklarının basımına geçilir Alınan Bağış ve Yardımlar Ödenek Kaydı İşlemi Harcama birimlerinden ödenek eklenmesi ile ilgili bir yazı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gelir. Gelen yazı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından teslim alınır. Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğünden gelen tutar kontrol edildikten sonra Rektörlük Makamından Olur alınır. E-bütçe sisteminden gerekli ekleme kaydı yapılır. Ödenek gönderme belgesi düzenlenir. Kontrol edilen ödenek gönderme belgesi üst yönetici ve Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından imzalanır. E-bütçe sistemine girişi yapılan belgeler üst yönetici Olur u ile birlikte Sayıştay Başkanlığına gönderilir. Harcanmayan tutar tenkis edilerek ertesi yılın bütçesine harcama biriminin talebi ile alınan bağış ve yardımların ödenek devir kaydı e-bütçe sistemi üzerinden yapılır. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 96

99 Ayrıntılı Finansman Programı Hazırlama İşlemi Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliği nin yayınlanması ile başlar. Ayrıntılı Finansman Programı ( AFP); maaş ödemeleri, periyodik ödemeler, ikinci öğretim gelirlerinin tahsil edildiği aylar ve ihale ödemeleri dikkate alınarak aylar itibariyle hazırlanır. Hazırlanan AFP teklifi e-bütçe sistemine girilir. AFP icmal cetvelleri teklifi Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından imzalanarak üst yöneticinin imzasına sunulur. AFP İcmal Cetvelleri Teklifi üst yönetici tarafından onaylanır. AFP İcmal Cetvelleri Teklifi Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ne gönderilir. Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü, gönderilen icmal cetvellerini yeniden dağıtma gereği duymazsa ayrıntılı finansman programı Bakanlıkça vize edilir. Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından birim ödenekleri aylar itibariyle yeniden dağıtılıp vize edilirse Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından gerekli düzeltmeler e- bütçe sisteminden yapılır. Vize edilen AFP icmal cetvellerine göre düzenlenen birim ödenekleri ilgili birimlere bildirilir Bütçe İptal İşlemi Bütçe işlemlerinin gerçekleşmesinden sonra anlaşılan maddi hata veya mevzuat açısından uygunsuzluk durumunda bütçe işleminin iptali için Rektörlük Makamından Olur alınır. E-bütçe sisteminden ödenek gönderilmiş ise tenkis edildikten sonra birim ve kurum düzeylerinde sırasıyla gerekli bütçe iptal işlemi gerçekleştirilir. E-bütçe sisteminden ödenek gönderilmemiş ise birim ve kurum düzeylerinde sırasıyla gerekli bütçe iptal işlemi gerçekleştirilir Kurum Ödeneklerinin Birimlere Dağıtım İşlemi Kurumlarının Bütçe Ödeneklerinin Birimlere Dağılımı, Ödenek Gönderme Belgesine Bağlanması ve Kullanılmasına İlişkin Usul ve Esasların Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yayınlanması ile başlar. Ödenek dağılımında harcama birimlerinin önceki yıllardaki ödenekleri, harcama kapasiteleri, yıl içi ihtiyaçları, meydana gelen hizmet veya fiziki mekan genişlemeleri, ödeneğin gönderileceği harcama biriminin periyodik ödemeleri, ödeme bekleyen A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 97

100 evrakları ile birim tarafından gerçekleştirilmiş veya gerçekleştirilecek ihaleli işlerin ödenek ihtiyacı, harcama birimlerinin performansları ve hizmetlerin yerindeliği gibi esaslar dikkate alınarak birim ödenekleri belirlenir. Belirlenen ödeneklerin, Üniversiteler Bütçe Hazırlık Modülü içinde yer alan Birimlere Ödenek Dağıtım menüsü yardımı ile harcama birimleri bazında ekonomik sınıflandırmanın dördüncü düzeyinde e-bütçe sistemine girişi yapılır. Yapılan ödenek dağılımı üst yönetim tarafından ekonomik sınıflandırmanın ikinci düzeyi itibariyle Yönetim Kurulu nun bilgine sunulur ve Yönetim Kurulu Kararı alınır. Üst yönetim tarafından onaylanan ödenek dağılımı, Maliye Bakanlığının belirleyeceği süreye kadar e-bütçe sisteminde onaylanır. Bütçe ödeneklerinin onaylanan dağılımı, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından harcama birimlerine yazılı olarak bildirilir Döner Sermaye Gelirlerinden % 5 Payının Takip ve Gelir Fazlası Kısmının Kaydı İşlemi Döner Sermaye Gelirlerinin %5 BAP payı ilgili birim tarafından tertipler bazında ayrıntılı tablosu oluşturularak üst yazı ekinde Başkanlığa gönderilir. Gelen yazı Müdürlüğe havale edilir. Müdürlüğe gelen tablodaki tutarın yılı bütçesinde tahmin edilen gelire eşit veya gelirden daha az olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan kontroller sonucunda eşit veya daha az ise yılı bütçesi ile ayrıntılı harcama programına bağlanmış öz gelir ödenekleri, gelir elde edildikçe ödenek gönderme belgesine bağlanarak gelirleri kadar ödenek gönderme belgesi düzenlenir. Daha fazla ise yılı bütçesi ile tahmin edilen gelirin üzerinde gerçekleşen gelir fazlaları, gelir fazlası kayıtları alınan Rektörlük Olur u ile A cetveline ödenek B cetveline gelir kaydı olarak e-bütçe sistemine girişi yapılır. İlgili birime ödenek gönderme belgesi ile ödenek gönderilir. Kontrol edilen ödenek gönderme belgesi üst yönetici ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından imzalanır. E-bütçe sistemine girişi yapılan belgeler Rektörlük Olur u ile birlikte Sayıştay Başkanlığına gönderilir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 98

101 İkinci Öğretim Gelirlerinin Takip ve Gelir Fazlası Kısmının Kaydı İşlemi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından gelirlerin birimler bazında ayrıntılı tablosu oluşturularak üst yazı ekinde Başkanlığa gönderilir. Gelen yazı Daire Başkanı tarafından Bütçe ve Performans Program Müdürlüğüne havale edilir. Tabloda gösterilen gelir tutarı yılı bütçesinde tahmin edilen gelire eşit veya gelirden daha az olup olmadığı kontrol edilir. Tabloda gösterilen gelir tutarı yılı bütçesinde tahmin edilen gelire eşit veya gelirden daha az ise yılı bütçesi ile ayrıntılı harcama programına bağlanmış öz gelir ödenekleri, gelir elde edildikçe ödenek gönderme belgesine bağlanarak gelirleri kadar ödenek gönderme belgesi düzenlenir. Yılı bütçesi ile tahmin edilen gelirin üzerinde gerçekleşen gelir fazlaları için gelir fazlası ödenek kayıtları, alınan Rektörlük Olur u ile A cetveline ödenek, B cetveline gelir kaydı olarak e-bütçe sistemine girişi yapılır. İhtiyacı olan birimlere ödenek gönderme belgesi ile ödenek gönderilir. Ödenek gönderme belgesi kontrol edildikten sonra üst yönetici ve Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından imzalanır. E-bütçe sistemine girişi yapılan belgeler Rektörlük Olur u ile birlikte Sayıştay Başkanlığına gönderilir Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Hazırlama İşlemi İlgili birimlerden Temmuz ayının ilk iş gününe kadar Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporuna ilişkin gerekli veriler istenir. İlgili birimlerce gerekli veriler zamanında hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Gelen yazı Bütçe ve Performans Program Şube Müdürlüğüne havale edilir. Gelen veriler konsolide edilerek Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu taslağı hazırlanır, üst yönetime sunulur. Üst yönetimce onaylanan Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Temmuz ayı içerisinde kamuoyu bilgisine sunulur ve birer örneği Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilir Ödenek Aktarma İşlemi Harcama birimleri Ödenek Talep Formunu bir yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Bütçe ve Performans Program Şube Müdürlüğü tarafından ödenek talep formu kontrol edilir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 99

102 Ödenek aktarma işleminin kurum yetkisinde olup olmadığı kararlaştırılır. Aktarma işlemi kurumun yetki sınırları dahilinde değil ise aktarma talebiyle ilgili e- bütçe sisteminden talep girişi yapılıp üst yazı ile Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilir. Aktarma yetkisi kurum yetkisinde ise Rektörlük Makamından Olur alınır. Ödenek aktarma işleminin uygun olmaması durumunda ilgili birime aktarma işleminin gerçekleştirilemeyeceği gerekçeli bir yazı ile bildirilir. Ödenek aktarılacaksa; Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü e-bütçe sistemi üzerinden Kurum Düzeyinde aktarma işlemini yapar ve onaylar. Bu işlemden sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından birim düzeyinde gerekli aktarma kaydı yapılır. Ödenek gönderme belgesi düzenlenir. Ödenek gönderme belgesi kontrol edilerek üst yönetici ve Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından imzalanır. E-bütçe sistemine girişi yapılan belgeler Rektörlük Olur u ile birlikte Sayıştay Başkanlığına gönderilir Ödenek Ekleme İşlemi Harcama birimleri Ödenek Talep Formunu bir yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderir. Gelen yazı Bütçe ve Performans Program Şube Müdürlüğüne havale edilir. Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü personeli tarafından Ödenek Talep Formu kontrol edilir. Ödenek eklenip eklenmeyeceği hususu kararlaştırılır. Ödenek eklenmemesi kararlaştırılmış ise ilgili harcama birimine ödenek eklenemeyeceğine dair gerekçeli bir yazı yazılır. Ödenek eklenmesi kararlaştırılmış ise Rektörlük Makamı ndan Olur alınır. E-bütçe sisteminden gerekli ekleme kaydı yapılır. Ödenek gönderme belgesi düzenlenir, Kontrol edilen ödenek gönderme belgesi üst yönetici ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından imzalanır. E-bütçe sistemine girişi yapılan belgeler Rektörlük Olur u ile birlikte Sayıştay Başkanlığına gönderilir Ödenek Gönderme Belgesi İşlemi Ödenek gönderme belgesi; revize, aktarma, serbest bırakma, ödenek ekleme, gelirli ödenek ekleme, gelir fazlası ve likit karşılığı ödenek kaydı işlemlerinin sonuçlandırılmasında düzenlenir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 100

103 Gönderilmesi gereken tutar e- bütçe sistemi üzerinde ödenek gönderme belgesine bağlanır. İcmal oluşturulur. Sistem üzerinden Muhasebat Genel Müdürlüğü ne gönderilir. Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü tarafından onaylandıktan sonra ödenek kullanılır duruma gelir Tenkis Belgesi Düzenleme İşlemi Tenkis belgesi ödeneğin iptali ya da başka bir amaçla başka bir tertibe aktarılması amacı ile düzenlenir. Tenkis belgesi düzenlenirken ödeneğin kullanılabilir durumda ( ön ödeme yapılmamış ve harcanmamış ) olmasına dikkat edilir. E -bütçe sistemi üzerinde tenkis belgesi düzenlenir ve icmal oluşturulur. Belge sistem üzerinden Muhasebat Genel Müdürlüğü ne gönderilir. Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü tarafından Say2000i sisteminden onaylanır Yatırım Bütçesinin Hazırlanması İşlemi Yılı Yatırım Genelgesi ve Yatırım Programı Hazırlama Rehberi çerçevesinde yatırım bütçe hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetveller, gerekli dokümanlar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından bir yazı ile yatırımcı birimlerden istenir. Yatırımcı birimlerce Orta Vadeli Mali Plan, Bütçe Çağrısı, Bütçe Hazırlama Rehberi, Yatırım Genelgesi, Yatırım Programı Hazırlama Rehberine göre düzenlenen yatırım teklifleri hazırlanır ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Gelen yazılar Bütçe ve Performans Program Şube Müdürlüğüne havale edilir. Yatırım bütçe teklifleri konsolide edilir. Rektörlük Makamı ve yatırımcı birimler ile yapılan görüşmeler sonucunda yatırım bütçesi hazırlanır. Hazırlanan teklifler Kalkınma Bakanlığı na gönderilir. Yatırım bütçe teklifi üst yönetici ve diğer yetkili personellerle birlikte Kalkınma Bakanlığında görüşülür. Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü nce bütçe tertipleri yönünden incelenir ve Kalkınma Bakanlığında vize edilir, Vize edilen yatırım bütçesi İdare Bütçe Tasarısına eklenir, bütçe ile birlikte kanunlaşır Toplu Proje Detay Programı İşlemi Yılı Yatırım Programının Resmi Gazete 'de yayınlanmasından sonra Yılı Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar Hükümleri doğrultusunda ilgili programın ödeneği ve detay programı dağıtım tablosu, yatırımcı birimlerce hazırlanıp üst yönetici tarafından onaylanır. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 101

104 Yatırım Detay Programı, Kalkınma Bakanlığı ve YÖK Başkanlığına gönderilir Yatırım Programının Revizesinin Yapılması İşlemi Yılı Yatırım Programında yer alan projelerin ödeneğine yıl içinde yapılacak ekleme, aktarma gibi revize talepleri ilgili yatırım birimince Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yazı ile bildirilir. Gelen yazı Bütçe ve Performans Program Şube Müdürlüğüne havale edilir. Proje revize talepleri Yılı Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar çerçevesinde Bütçe ve Performans Program Şube Müdürlüğü tarafından incelenir. Mevzuat açısından uygun görülen talepler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından üst yönetici Olur una sunulur. Üst yönetimden uygunluk görüşü alınır. E-bütçe sisteminde gerekli işlemler yapılır. E-bütçe sisteminden alınan dokümanlar üst yönetici Olur u ile birlikte Sayıştay Başkanlığına gönderilir. İlgili yatırımcı birim bilgilendirilir. Yatırım Programı revizesi üst yönetici imzasıyla YÖK Başkanlığına ve Kalkınma Bakanlığına otuz gün içinde gönderilir Yılı Kamu Yatırımları İzleme ve Değerlendirme Raporu Hazırlanması İşlemi 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu nun 25 inci maddesi ile Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 24 üncü maddesi doğrultusunda Yılı Kamu Yatırımları İzleme ve Değerlendirme Raporu hazırlanması için gerekli bilgiler yatırımcı birimlerden yazı ile istenir. Yatırım projelerini uygulayan harcama birimleri, Yıllık Yatırım Değerlendirme Raporunu hazırlanmasına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderir. Gelen yazı Bütçe ve Performans Program Şube Müdürlüğüne havale edilir. Yatırım projelerinin gerçekleşme ve uygulama sonuçlarına ilişkin Yıllık Yatırım Değerlendirme Raporu Bütçe ve Performans Programlama Şube Müdürlüğü tarafından hazırlanır. Üst yönetici onayına sunulur. Üst yönetici onaylamazsa gerekli düzenleme yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Son şekli verilerek üst yöneticiye tekrar sunulur. Raporun onaylanmasına müteakip izleyen yılın Mart ayı sonuna kadar Sayıştay Başkanlığı na, Maliye Bakanlığına, Kalkınma Bakanlığına ve YÖK Başkanlığına gönderilir. A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 102

105 Yatırım Harcamaları Gerçekleşme Raporu ve Kamu Yatırımları Özet Tablosu İşlemi Üç aylık yatırım harcamaları yatırım birimlerinden talep edilir. Yatırım birimlerinden gelen yazı Bütçe ve Performans Program Şube Müdürlüğüne havale edilir. E- bütçe ve say2000i sistemi ile bilgiler teyit edilir. Bilgiler Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü tarafından konsolide edilerek Kalkınma Bakanlığına gönderilir Performans Programı Hazırlama Birimi Performans Programı Hazırlama İşlemi Performans Programı performans esaslı bütçeleme sisteminin temel araçlarından biri olarak, Maliye Bakanlığınca yayımlanan Performans Programı Hazırlama Rehberi ndeki hususlara göre hazırlanır. Üst yönetim tarafından öncelikle stratejik amaç ve hedefler ile idare performans hedef ve göstergeleri belirlenir. Harcama birimleri sorumlu oldukları faaliyetlerin maliyetlerini tespit ederler. Bu faaliyetlerin maliyetleri ile faaliyetlerle doğrudan ilişkilendirilemeyen genel yönetim giderlerini ve diğer idarelere transfer edilecek kaynaklarını Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirirler. Üniversite düzeyinde dağıtılacak giderlerin dağıtımı yapılarak İdare Performans Programı oluşturulur. Ocak ayı içinde kamuoyuna açıklanır. Ocak ayı içinde kamuoyuna açıklanan Performans Programı en geç Mart ayının on beşine kadar Maliye ve Kalkınma Bakanlıklarına gönderilir A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 103

106 BÜTÇE HAZIRLAMA İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Bütçe Çağrısı ve eki Bütçe Hazırlama Rehberinin Maliye Bakanlığı tarafından, Yatırım Genelgesi ve eki Yatırım Programı Hazırlama Rehberinin Kalkınma Bakanlığı tarafından yayınlanmasını mütakip Başkanlığımızca bütçe hazırlık çağrısı yapılarak harcama birimlerinden bütçe ödenek tekliflerini hazırlamaları talep edilir. Bütçe ve Performans Birimi DŞ sayılı Kanun DŞ-077 Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu DŞ 181 Bütçe Hazırlama Rehberi Yapılan çağrı üzerine harcama birimlerince hazırlanan birim ödenek teklifleri değerlendirilmek üzere Başkanlığımıza gönderilen dokümanlar Müdürlüğümüze havale edilir. Bütçe ve Performans Birimi Birim Bütçe Teklifleri Harcama birimlerinden gelen bütçe teklifleri konsolide edilir. E bütçe sisteminde kurum bütçe teklifi oluşturulur. Bütçe ve Performans Birimi Bütçe Teklifleri (E- Bütçe Sistemi) Üniversite bütçe ödenek teklifi uygunluk yönünden Üst Yönetim tarafından değerlendirilir. Üst Yönetim Bütçe ve Performans Birimi Bütçe Teklifi (E- Bütçe Sistemi) Üst Yönetim tarafından uygun görülmeyen üniversite bütçe teklifi Başkanlığımızca revize edilerek yeniden düzenlenir. Üst Yönetim Bütçe ve Performans Birimi Bütçe Teklifi (E- Bütçe Sistemi) Üst Yönetim tarafından kabul edilen üniversite bütçe teklifi Maliye Bakanlığı uzmanları ile görüşülür. Üst Yönetim Bütçe ve Performans Birimi Bütçe Teklifi (E- Bütçe Sistemi) Üniversite bütçe teklifinin Maliye Bakanlığı ile mutabakat sağlanmadıysa gerekli düzenlemeler yapılarak son şekli verilir. Üniversite bütçe teklifi, tasarı haline getirilir. Üst Yönetim Maliye Bakanlığı Bütçe Tasarısı Bütçe tasarısı kitapçık haline getirilerek Üst Yönetici imzası mütakip Milli Eğitim Bakanlığına imzaya sunulur. İmza aşamasından sonra bütçe tasarısı kitapçıklarının basımına geçilir. Üst Yönetici Milli Eğitim Bakanlığı Bütçe Tasarısı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 104

107 ALINAN BAĞIŞ VE YARDIMLAR ÖDENEK KAYDI İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Harcama birimlerinden ödenek eklenmesi ile ilgili bir yazı Başkanlığımızca teslim alınır. Sekreterlik İlgili Yazı Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü nden gelen tutar kontrol edildikten sonra Rektörlük Makamı ndan Olur alınır. E- bütçe sisteminden gerekli ekleme kaydı yapılır. Ödenek gönderme belgesi düzenlenir. Bütçe ve Performans Birimi Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Kontrol edilen ödenek gönderme belgesi Rektör ve Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından imzalanır. Rektör, SGDB Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) E-bütçe sistemine girişi yapılan belgeler Rektörlük Olur u ile birlikte Sayıştay Başkanlığı na gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Yıl sonunda harcanmayan tutar tenkis edilerek ertesi yılın bütçesine harcama biriminin talebi ile Alınan Bağış ve Yardımların Ödenek Devir Kaydı e-bütçe sistemi üzerinden yapılır. Bütçe ve Performans Birimi Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr.Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 105

108 AYRINTILI FİNANSMANPROGRAMI HAZIRLAMA İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü nce Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliği nin yayınlanması ile başlar. Sorumlu Bütçe ve Performans Birimi İlgili Dokümanlar DŞ sayılı Kanun DŞ 077 Bütçe Kanunu DŞ 179 Yıllı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliğ Ayrıntılı Finansman Programı ( AFP); maaş ödemeleri, periyodik ödemeler, ikinci öğretim gelirlerinin tahsil edildiği aylar ve ihale ödemeleri dikkate alınarak aylar itibariyle hazırlanır. Bütçe ve Performans Birimi AFP İcmal Cetvelli (E - Bütçe Sistemi) Hazırlanan AFP teklifi e-bütçe sistemine girilir. AFP İcmal Cetvelleri Teklifi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından imzalanarak Üst Yöneticinin imzasına sunulur. Bütçe ve Performans Birimi AFP İcmal Cetvelli (E - Bütçe Sistemi) HAYIR AFP İcmal Cetvelleri Teklifi Üst Yönetici tarafından uygun görüldü mü? EVET Hatalı girilen veriler düzeltilerek hatalar giderilir. AFP İcmal Cetvelleri Teklifi Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ne gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi AFP İcmal Cetvelli (E - Bütçe Sistemi) Maliye Bakanlığım Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü gönderilen icmal cetvellerinin yeniden dağıtma gereği duymazsa Ayrıntılı Finansman programı Bakanlıkça vize edilir. Bütçe ve Performans Birimi AFP İcmal Cetvelli (E - Bütçe Sistemi) Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından birim ödenekleri aylar itibariyle yeniden dağıtılıp vize edilirse Başkanlığımızca gerekli düzeltmeler e - bütçe sisteminden yapılır. Bütçe ve Performans Birimi AFP İcmal Cetvelli (E - Bütçe Sistemi) Vize edilen AFP icmal cetvellerine göre düzenlenen birim ödenekleri ilgili birimlere bildirilir. Bütçe ve Performans Birimi AFP İcmal Cetvelli (E - Bütçe Sistemi) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 106

109 BÜTÇE İPTAL İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Bütçe işlemlerinin gerçekleşmesinden sonra anlaşılan maddi hata veya mevzuat açısından uygunsuzluk durumunda; Bütçe işleminin iptali için Üst yönetici Olur alınır. Bütçe ve Performans Birimi Olur Yazısı E-bütçe sisteminden ödenek gönderilmiş ise tenkis edildikten sonra birim ve kurum düzeylerinde sırasıyla gerekli bütçe iptal işlemi gerçekleştirilir. Bütçe ve Performans Birimi Bütçe İptal Belgesi (E - Bütçe Sistemi) E-bütçe sisteminden ödenek gönderilmemiş ise birim ve kurum düzeylerinde sırasıyla gerekli bütçe iptal işlemi gerçekleştirilir. Bütçe ve Performans Birimi Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 107

110 KURUM ÖDENEKLERİNİN BİRİMLERLERE DAĞITIM İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Yükseköğretim Kurumlarının Bütçe Ödeneklerinin Birimlere Dağılımı, Ödenek Gönderme Belgesine Bağlanması ve Kullanılmasına İlişkin Usul ve Esaslar ın Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü nce yayınlanması ile başlar. DŞ sayılı Kanun DŞ 077 Bütçe Kanunu DŞ 179 Yıllı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliğ Ödenek dağılımında harcama birimlerinin önceki yıllardaki ödenekleri, harcama kapasiteleri, yıl içi ihtiyaçları, meydana gelen hizmet veya fiziki mekan genişlemeleri, ödeneğin gönderileceği harcama biriminin periyodik ödemeleri, ödeme bekleyen evrakları ile birim tarafından gerçekleştirilmiş veya gerçekleştirilecek ihaleli işlerin ödenek ihtiyacı, harcama birimlerinin performansları ve hizmetlerin yerindeliği gibi esaslar dikkate alınarak birim ödenekleri belirlenir. Bütçe ve Performans Birimi Belirlenen ödeneklerin, Üniversiteler Bütçe Hazırlık Modülü içinde yer alan Birimlere Ödenek Dağıtım menüsü yardımı ile harcama birimleri bazında ekonomik sınıflandırmanın dördüncü düzeyinde e-bütçe sistemine girişi yapılır. Bütçe ve Performans Birimi Ödenek Dağılımı (E - Bütçe Sistemi) Yapılan ödenek dağılımı Üst Yönetici tarafından ekonomik sınıflandırmanın ikinci düzeyi itibariyle Yönetim Kurulu nun bilgine sunulur ve Yönetim Kurulu Kararı alınır. Bütçe ve Performans Birimi Ödenek Dağılımı (E - Bütçe Sistemi) Üst Yönetici tarafından onaylanan ödenek dağılımı, Maliye Bakanlığı nın belirleyeceği süreye kadar e-bütçe sisteminde onaylanır. Bütçe ve Performans Birimi Ödenek Dağılımı (E - Bütçe Sistemi) Bütçe ödeneklerinin onaylanan dağılımı, Başkanlığımızca harcama birimlerine yazılı olarak bildirilir. Bütçe ve Performans Birimi İlgili Yazı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 108

111 DÖNER SERMAYE GELİRLERİNİN %5 BAP PAYININ TAKİP VE GELİR FAZLASI KISMININ KAYDI İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Döner Sermaye Gelirlerinin %5 BAP payı Özel Kalem Müdürlüğü tarafından tertipler bazında ayrıntılı tablosu oluşturularak üst yazı ekinde başkanlığımıza gönderilir. Sekreterlik İlgili Yazı EVET Tabloda gösterilen gelir tutarı yılı bütçesinde tahmin edilen gelire eşit veya daha az mı? HAYIR Yılı bütçesi ile ayrıntılı harcama programına bağlanmış öz gelir ödenekleri, gelir elde edildikçe ödenek gönderme belgesine bağlanarak gelirleri kadar ödenek gönderme belgesi düzenlenir. Yılı bütçesi ile tahmin edilen gelirin üzerinde gerçekleşen gelir fazlaları, gelirli ödenek kayıtları ilk defa elde edilen gelirler alınan Rektörlük Olur u ile A cetveline ödenek B cetveline gelir kaydı olarak e-bütçe sistemine girişi yapılır.ihtiyacı olan birimlere ödenek gönderme belgesi ile ödenek gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Kontrol edilen ödenek gönderme belgesi Üst Yönetici ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından imzalanır. Üst Yönetici, SGDB Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) E-bütçe sistemine girişi yapılan belgeler Rektörlük Olur u ile birlikte Sayıştay Başkanlığı na gönderilir. Bütçe ve Performans Birim, Rektörlük Olur u Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz. Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 109

112 İKİNCİ ÖĞRETİM GELİRLERİNİN TAKİP VE GELİR FAZLASI KISMININ KAYDI İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından gelirlerin birimler bazında ayrıntılı tablosu oluşturularak üst yazı ekinde Başkanlığımıza gönderilir. Sekreterlik İlgili Yazı EVET Tabloda gösterilen gelir tutarı yılı bütçesinde tahmin edilen gelire eşit veya gelirden daha az mı? HAYIR Yılı bütçesi ile ayrıntılı harcama programına bağlanmış öz gelir ödenekleri, gelir elde edildikçe ödenek gönderme belgesine bağlanarak gelirleri kadar ödenek gönderme belgesi düzenlenir. Yılı bütçesi ile tahmin edilen gelirin üzerinde gerçekleşen gelir fazlaları için gelir fazlası ödenek kayıtları, alınan Rektörlük Olur u ile A cetveline ödenek B cetveline gelir kaydı olarak e- bütçe sistemine girişi yapılır. İhtiyacı olan birimlere ödenek gönderme belgesi ile ödenek gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Rektörlük Olur u Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Ödenek gönderme belgesi kontrol edildikten sonra Rektör ve Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından imzalanır. Rektör, SGDB Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) E-bütçe sistemine girişi yapılan belgeler Rektörlük Olur u ile birlikte Sayıştay Başkanlığı na gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Rektörlük Olur u Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 110

113 KURUMSAL MALİ DURUM VE BEKLENTİLER RAPORU HAZIRLAMA İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar İlgili birimlerden Temmuz ayının ilk iş gününe kadar Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporuna ilişkin gerekli veriler istenir. Bütçe ve Performans Birimi Bir Yıl Boyunca Yapılan Hizmetler ve İşlerin Listesi İlgili birimlerce gerekli veriler zamanında hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na gönderilir. Sekreterlik Bir Yıl Boyunca Yapılan Hizmetler ve İşlerin Listesi Gelen veriler konsolide edilerek Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu taslağı hazırlanır ve Üst Yönetici onayına sunulur. Bütçe ve Performans Birimi Rapor Taslağı HAYIR Üst Yönetici onay verdi mi? EVET İlgili Harcama birimine iade edilir. Temmuz ayı içerisinde kamuoyu bilgisine sunulur ve birer örneği Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ne gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Rapor Taslağı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr.Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 111

114 ÖDENEK AKTARMA İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Harcama birimleri Ödenek Talep Formunu üst yazı ile Başkanlığımıza gönderir. Sekreterlik İlgili Yazı Müdürlüğümüz tarafından Ödenek Talep Formu kontrol edilir. Bütçe ve Performans Birimi FR 290 Birim Ödenek Talep Formu Aktarma işlemi Kurumun yetki sınırları dahilinde değil ise aktarma talebiyle ilgili e-bütçe sisteminden talep girişi yapılıp üst yazı ile Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ne gönderilir. Üst Yönetici, SGDB Üst Yazı HAYIR Ödenek Aktarılacak mı? EVET İlgili harcama birime ödenek aktarılamayacağına dair gerekçeli bir yazı yazılır. Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü e-bütçe sistemi üzerinden Kurum Düzeyinde aktarma işlemini yapar ve onaylar. Bu işlemden sonra Başkanlığımız tarafından Birim Düzeyinde gerekli aktarma kaydı yapılır. Ödenek gönderme belgesi düzenlenir. Bütçe ve Performans Birimi Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Ödenek gönderme belgesi kontrol edilerek Rektör ve Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından imzalanır. Üst Yönetici, SGDB Ödenek Gönderme Belgesi (E Bütçe Sistemi) E-bütçe sistemine girişi yapılan belgeler Rektörlük Olur u ile birlikte Sayıştay Başkanlığı na gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Rektörlük Olur u Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr.Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 112

115 ÖDENEK EKLEME İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Harcama birimleri Ödenek Talep Formunu bir yazı ile Başkanlığımıza gönderir. Gelen yazı Müdürlüğümüze havale edilir. Sekreterlik İlgili Yazı FR 290 Birim Ödenek Talep Formu HAYIR Ödenek Talep Formu kontrol edilir. Ödenek eklenecek mi? EVET İlgili harcama birime ödenek eklenemeyeceğine dair gerekçeli bir yazı yazılır ve ilgili birime gönderilir. Rektörlük Makamı ndan Olur alınır. E-bütçe sisteminden gerekli ekleme kaydı yapılır. Ödenek gönderme belgesi düzenlenir. Kontrol edilen Ödenek gönderme belgesi Üst Yönetici ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından imzalanır. Bütçe ve Performans Birimi Üst Yönetici, SGDB Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Ödenek Gönderme Belgesi (E Bütçe Sistemi) E-bütçe sistemine girişi yapılan belgeler Rektörlük Olur u ile birlikte Sayıştay Başkanlığı na gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Rektörlük Olur u Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 113

116 ÖDENEK GÖNDERME BELGESİ İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Ödenek gönderme belgesi; revize, aktarma, serbest bırakma, ödenek ekleme, gelirli ödenek ekleme, gelir fazlası ve likit karşılığı ödenek kaydı işlemlerinin sonuçlandırılmasında düzenlenir. Bütçe ve Performans Birimi Gönderilmesi gereken tutar e- bütçe sistemi üzerinde ödenek gönderme belgesine bağlanır. İcmal oluşturulur. Sistem üzerinden Muhasebat Genel Müdürlüğü ne gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Ödenek Gönderme Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Muhasebe ve Kesin Hesap Müdürlüğü tarafından onaylandıktan sonra ödenek kullanılır duruma gelir. Muhasebe Birimi Ödenek Gönderme Belgesi (E Bütçe Sistemi) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 114

117 TENKİS BELGESİ DÜZENLEME İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Tenkis belgesi ödeneğin iptali yada başka bir amaçla başka bir tertibe aktarılması amacı ile düzenlenir. Tenkis belgesi düzenlenirken ödeneğin kullanılabilir durumda ( ön ödeme yapılmamış ve harcanmamış ) olmasına dikkat edilir. Bütçe ve Performans Birimi E bütçe sistemi üzerinde tenkis belgesi düzenlenir ve icmal oluşturulur. Belge sistem üzerinden Muhasebat Genel Müdürlüğü ne gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Tenkis Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü tarafından Say2000i sisteminden onaylanır. Muhasebe Birimi Tenkis Belgesi (E - Bütçe Sistemi) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr.Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 115

118 YATIRIM BÜTÇE HAZIRLANMASI İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Yılı Yatırım Genelgesi ve Yatırım Programı Hazırlama Rehberi çerçevesinde yatırım programının hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetveller, gerekli dokümanlar Başkanlığımız tarafından bir yazı ile yatırımcı birimlerden istenir. SGDB Yatırım Bütçesini Hazırlamak İçin Doldurulacak Cetveller Tablolar (E - Bütçe Sistemi) Yatırımcı birimlerce Orta Vadeli Mali Plan, Bütçe Çağrısı, Bütçe Hazırlama Rehberi, Yatırım Genelgesi, Yatırım Programı Hazırlama Rehberine göre düzenlenen yatırım teklifleri hazırlanır ve Başkanlığımıza gönderilir. İlgili Birimler Birim Yatırım Teklifleri Yatırım bütçe teklifleri konsolide edilir. Bütçe ve Performans Birimi Kurum Yatırım Teklifleri Rektörlük Makamı ve yatırımcı birimler ile yapılan görüşmeler sonucunda İdare Yatırım bütçesi hazırlanır. Hazırlanan teklifler Kalkınma Bakanlığı na gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Kurum Yatırım Teklifleri Yatırım Programı Teklifi Rektör ve diğer yetkili personellerimizle birlikte Kalkınma Bakanlığı nda görüşülür. Üst Yönetici, SGDB Kurum Yatırım Teklifleri Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü nce bütçe tertipleri yönünden incelenir ve Kalkınma Bakanlığı nda vizelenir. Yatırım Programı Tasarısı Vize edilen Yatırım bütçesi Bütçe Tasarısına eklenir, Bütçe ile birlikte kanunlaşır. Yatırım Programı Tasarısı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 116

119 TOPLU PROJE DETAY PROGRAMI İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Yılı Yatırım Programının Resmi Gazete 'de yayınlanmasından sonra Yılı Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar Hükümleri doğrultusunda yıllık yatırım detay programlarının yapılması için yatırımcı birimlere yazı yazılır. Bütçe ve Performans Birimi İlgili Yazı İlgili yatırım birimlerince Yatırım Detay Programı hazırlanıp Harcama Yetkililerince imzalandıktan sonra Üst Yöneticiye onaylatılarak Başkanlığı'mıza gönderilir. Üst Yazısı Toplu Proje Tablosu Detay Tablosu (E - Bütçe Sistemi) Yatırım Detay Programı Kalkınma Bakanlığı, YÖK Başkanlığı na gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Toplu Proje Tablosu Detay Tablosu (E - Bütçe Sistemi) Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 117

120 YATIRIM PROGRAMININ REVİZESİNİN YAPILMASI İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Yılı Yatırım Programında yer alan projelerin ödeneğine yıl içinde ihtiyaca binaen yapılacak ekleme, aktarma gibi revize talepleri ilgili birimlerce Başkanlığımıza bir yazı ile bildirilir. Sekreterlik İlgili Yazı Proje revize talepleri Yılı Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar çerçevesinde Başkanlığımız tarafından incelenir. SGDB Proje Revize Talepleri (E - Bütçe Sistemi) HAYIR Yapılan talepler mevzuat açısından uygun mu? DŞ sayılı Kanun DŞ 182 Yılı Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararı EVET İlgili harcama birimine iade edilir. Uygun görülen talepler Rektörlük Makamının Olur una sunulur. Bütçe ve Performans Birimi Proje Revize Talepleri (E - Bütçe Sistemi) E-bütçe sisteminde gerekli işlemler yapılır. Bütçe ve Performans Birimi E-bütçe sisteminden alınan dokümanlar Rektörlük Olur u ile birlikte Sayıştay Başkanlığı na gönderilir. İlgili yatırımcı birime bilgilendirme yapılır. Bütçe ve Performans Birimi Ödenek Gönderme Belgesi ( E - Bütçe Sistemi) Yatırım Programı revizesi Rektör ün imzasıyla YÖK Başkanlığı na ve Kalkınma Bakanlığı na 30 gün içinde gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Yatırım Programı Revizesi Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz. Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 118

121 YILI KAMU YATIRIMLARI İZLEME VE DEĞERLENDİRME RAPORU HAZIRLANMASI İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu nun 25'inci maddesi ile Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 24'üncü maddesi doğrultusunda Yılı Kamu Yatırımları İzleme ve Değerlendirme Raporu hazırlanması için gerekli bilgiler yatırımcı birimlerden yazı ile istenir. SGDB DŞ sayılı Kanun DŞ 205 SGB Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik DŞ 182 Yatırım Program Uygulanması, Koordinasyonu ve izlenmesine Dair Karar İlgili Yazı Yatırım projelerini uygulayan harcama birimleri, Yıllık Yatırım Değerlendirme Raporunu hazırlanmasına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri Başkanlığımıza gönderir. Gelen yazı Müdürlüğümüze havale edilir. Sekreterlik Yıllık Yatırım Değerlendirme Raporu Yatırım projelerinin gerçekleşme ve uygulama sonuçlarına ilişkin Yıllık Yatırım Değerlendirme Raporu Müdürlüğümüzce hazırlanır. Üst Yönetici onayına sunulur. Bütçe ve Performans Birimi Yıllık Yatırım Değerlendirme Raporu HAYIR Onaylandı mı? EVET Başkanlığımıza iade edilir. Hazırlanan rapor İzleyen yılın mart ayı sonuna kadar Sayıştay Başkanlığı na, Maliye Bakanlığı na, Kalkınma Bakanlığı na ve YÖK Başkanlığı na gönderilir. Bütçe ve Performans Birimi Yıllık Yatırım Değerlendirme Raporu Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz.Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof.Dr.Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 119

122 YATIRIM HARCAMALARI GERÇEKLEŞME RAPORU VE KAMU YATIRIMLARI ÖZET TABLOSU İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Üç aylık yatırım harcamaları yatırım birimlerinden talep edilir. Harcama Birimleri Üst Yazı Yatırım birimlerinden gelen yazı Müdürlüğümüze havale edilir. Bütçe Performans Birimi Yatırımcı Birimlerin Yatırım Harcamaları Gerçekleştirme Raporu E-bütçe ve say2000i sistemi ile bilgiler teyit edilir. Bütçe Performans Birimi Kamu Yatırımları Proje Bilgi Sistemi Bilgiler Müdürlüğümüzce konsolide edilerek Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Bütçe Performans Birimi Yatırım Harcamaları Gerçekleşme Raporu ve Kamu Yatırımları özet Tablosu Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz. Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 120

123 PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLAMA İŞLEMİ İŞ AKIŞI Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa İA /1 İş Akışı Adımları Bütçe çalışmaları ile Performans Programı çalışmaları başlar. Üniversitemiz Stratejik Planında yer alan Amaç ve Hedeflere uygun olarak o yıl gerçekleştirilecek Performans Hedefleri belirlenir. Sorumlu SGDB SGDB İlgili Dokümanlar DŞ sayılı Kanun DŞ 183 Performans Programı Hakkında Yönetmelik DŞ 205 SGB Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Performans Hedefi Tablosu (E - Bütçe Sistemi) İlgili harcama birimlerine yazı ve şablon gönderilerek Performans Programında gerekli olan tabloların doldurulması istenir. Bütçe ve Performans Birimi Harcama Birimleri Performans Hedefi Tablosu (E - Bütçe Sistemi) Harcama birimlerinden gelen bilgiler doğrultusunda Performans Hedef ve Göstergeler kesinleşir. SGDB Hedef ve Göstergeler Performans hedeflerinden sorumlu olan birimler belirlenir. Üst Yönetim Faaliyetlerin Maliyeti Tablosu (E - Bütçe Sistemi) Birim bütçeleri göz önüne alınarak her performans hedefinin maliyeti hesaplanır. Üst Yönetim SGDB Faaliyetlerin Maliyeti Tablosu (E - Bütçe Sistemi) Performans Programının son düzenlemeleri yapılarak konsolide hale getirilir ve Üst Yönetici onayına sunulur. SGDB Performans Programı Teklifi Performans Programı Merkezi Yönetim Bütçe Kanun Tasarısının TBMM sunulmasını müteakiben tasarıda yer alan büyüklüklere göre revize edilir, bütçe tasarısının görüşülmesinden en geç üç gün önce Plan ve Bütçe Komisyonunun bilgisine sunulur. Üst Yönetim SGDB Performans Programı Taslağı Nihai hali verilen Performans Programı, Ocak ayı içinde kamuoyuna açıklanır. En geç Mart ayının 15'ine kadar Maliye ve Kalkınma Bakanlıklarına gönderilir. Üst Yönetim SGDB Performans Programı Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Mali Hiz. Uzm. : Ç YILDIRIM AKYÜREK Ali YILMAZ Prof. Dr. Mustafa KURT Bil.İşl.:Ö.UYSAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı Rektör Yardımcısı (Form No: FR167; Revizyon Tarihi: ; Revizyon:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 121

124 III. EKLER A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 122

125 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET ENVANTERİ SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/BİRİMLERİN ADI MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER(ÖZEL SEKTÖR VE BENZERİ) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI Proje Ödemeleri (Tübitak,Farabi, AB Erasmus, Mevlana,ÖYP,Bilim sel Araştırma) İşlemi Üniversitemiz bünyesinde yürütülen projelerin incelenip, muhasebeleştirilerek takibinin yapılması 1-TÜBİTAK kaynaklarından Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri ile Özel Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanması ve TUBİTAK Tarafından Yürütülen Dış Destekli Projelerin Harcamalarının Gerçekleştirilmesine İlişkin Esas ve Usuller, 2- Yükseköğretim Kurumları Arasından Öğrenci ve Öğretim Üyesi Değişim Programına İlişkin Yönetmelik ,10, ve 65. Maddelerine Dayanılarak Hazırlanan Mevlana Değişim Programına İlişkin Yönetmelik, 3-Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik, 4-Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığının Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, sayılı Kanunun 18.Maddesi ve Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununa Dayanılarak Hazırlanan Öğretim Üyesi Yetiştirme Programına İlişkin Esas ve Usuller. 1-Proje sahipleri 1-Öğrenciler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ Mali mevzuatta gerekli olan evraklar 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Muhasebe Yetkilisi Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı İlgili Harcama birimleri, proje İlgili kurum-kuruluşlar ve yürütücüleri ve proje ilgili banka çalışanları Proje sözleşme süresi 3 İş günü Çok sayıda işlem Sunulmuyor Maaş Ödeme İşlemleri Üniversitemiz personelinin, işkur ve 4/c 'li personelin maaşlarının ödenmesi sayılı Kanun, 2-Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği, sayılı Yükseköğretim Kanunu, sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayılı Kanun. Tüm kurum personeli işkur personeli 4/c'li personel Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Harcama Talimatı, 2-Bordro Dökümü, 3-Bordro İcmal, 4-Banka Listesi, 5-Tazminat Listesi, 6-Kesinti Listeleri, 7-Personel Bildirim Formu, 8-Asgari Geçim İndirim Listesi. 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2-Muhasebe Yetkilisi İlgili harcama birimleri Her ayın 10.Günü Çok sayıda işlem Kamu Bilgi Sistemi (KBS) Ek Ders Ödeme İşlemleri Öğretim üyeleri ve öğretim görevlilerinin mecburi ders yükleri dışında verdikleri ek derslerin puantaj ve evraklarının kontrolünü yapmak sayılı Kanun, sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, 3-Ders Yükü Tespiti ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar, sayılı Kanun, 5-Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği. 1-Öğretim üyeleri,öğretim görevlileri, okutmanlar 2-Kurum dışından ders vermekle görevlendirilenler. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Ek ders yükü, puantaj, ders programı ve ders planı, 2-Yönetim kurulu kararı, 3- Kesinti listesi 4- izin, rapor, görevlendirme listesi, 5-İcmal 6- Banka listesi 7- Harcama talimatı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2-Muhasebe Yetkilisi İlgili harcama birimleri _ 5 İş günü Çok sayıda işlem Kamu Bilgi Sistemi (KBS) Emanet(Kefalet,Sen dika SGK Prim,İcra, vergi Kesintileri) İşlemleri Emaneten yapılan nakden ve mahsuben tahsilâtlar ile ilgili mevzuatları uyarınca diğer kamu ve özel kişi veya kurumlar adına ödeme emri belgesi üzerinden kesilmek suretiyle emanet hesaplarına alınan tutarların ilgililerine ödenmesinin sağlanması sayılı Kanun, 2- Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, sayılı İcra İflas Kanunu, sayılı Sendikalar Kanunu, sayılı Kanun, sayılı Kanun, 7- Mülga 5434 sayılı Emekli Sandığı Kanunu, 8- Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin SGK Verilmesine ve Primlerin Ödenme Sürelerine Dair Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ, 9- Hizmet Borçlanma İşlemlerinin Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ, sayılı Kefalet Kanunu, 11-Vergi Usul Kanunu, 12-Merkezi Harcama Belgesi Yönetmeliği. 1-Üniversite Personeli 2-Öğrenciler 3-Kamu Kurumları 4-Tedarikçiler ve Yükleniciler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Diğer emanet iadelerinde ilgili birimin iade yazısı veya ilgili kişinin dilekçesi 2-İcra ödemelerinde İcra Müdürlüğü yazısı 3-Kefalet ödemelerinde Bakanlığa bilgi verilmesi 4-SGK prim Keseneği bildirgesi 5-Vergi tahakkuk fişi 6- Sendika kesinti listesi 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Muhasebe Yetkilisi Daire Başkanlığı _ 1- İcra Müdürlüğü 2- Maliye Bakanlığı 3-SGK 4- Finans Kurumları _ Adi Emanetler - 4 İş günü, İcra Kesintisi - 5 İş günü, Çok sayıda Kefalet Kesintisi işlem - 5 İş günü, Sendika Kesintisi -5 İş günü. 1- Maliye Bakanlığı say 2000i otomasyon sistemi Juri Üyeliği İşlemleri Doçentlik sınavı jürileri ile yardımcı doçentlik, doçentlik ve profesörlüğe atama jürilerinde görev alacak öğretim üyelerine katılım ücretlerini ödemek Doçentlik Sınav Jüri Üyeleri ile Yardımcı Doçent, Doçent ve Profesör Atama Jürilerinde Görev Alan Öğretim Üyelerine Ödenecek Ücrete İlişkin Usul ve Esaslar 1-Öğretim Üyesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Harcama Talimatı 2-Çeşitli Ödemeler Bodrosu 3-Görevlendirme Yazısı 4-Jüri üyeleri Ücret Beyan Formu 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Muhasebe Yetkilisi Daire Başkanlığı _ 3 iş günü Çok sayıda işlem sunulmuyor (Form No: FR- 279 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.)

126 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET ENVANTERİ SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/BİRİMLERİN ADI MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER(ÖZEL SEKTÖR VE BENZERİ) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI Harcırah Ödeme İşlemleri Üniversitemiz personelinin harcırah ödemelerinin ödenmesidir. 1-Yılı Bütçe Kanunu sayılı Kanun, 3-Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği, sayılı Yükseköğretim Kanunu, sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, sayılı Kanun, 1-Üniversite personeli 2-Görevlendirme yapılan diğer kişiler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Harcama Talimatı, 2-Görev Yolluğu Bildirimi, 3-Görevlendirnme Yazısı, 4-Yönetim Kurulu Kararı, 5-Sürekli Görev Yolluklarında; -Nakil Bildirim Formu, -Göreve Başlama Yazısı, -Sgk giriş belgesi, -Rayiç bedel, -İkametgah belgesi, -Kişi dilekçesi. 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Muhasebe Yetkilisi Daire Başkanlığı 3 İş günü, Çok sayıda işlem 1-Maliye Bakanlığı KBS 2- E - Devlet Kişilerden Alacaklar İşlemleri Üniversitemiz aleyhine oluşan kamu zararının, zararın oluştuğu tarihten itibaren ilgili mevzuatına göre borç tahakkukunu yapmak ve faiziyle beraber tahsilâtını sağlamak sayılı Kanun, sayılı Sayıştay Kanunu, sayılı Kanun, sayılı Tebligat Kanun, sayılı İcra ve İflas Kanunu, 6-Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 7-16 nolu Muhasebat Genel Müd. Genel Tebliğ, 1-Üniversite Personeli 2-Öğrenciler 3-Kamu Kurumları 4-Tedarikçiler ve Yükleniciler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Borçlandırma onay yazısı, borç hesaplama tablosu, Strateji Geliştirme 2-Sayıştay borçlarında Sayıştay sorgusu Daire Başkanlığı veya Sayıştay ilamı. 1- İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi 3-Daire Başkanı _ 1-Sayıştay Başkanlığı 2-Borçlu Kişi, Özel ve Tüzel Kurumlar kişi borçlarında borçluya teblig tarihinden itibaren 30 gün, Sayıştay ilamı borçlarında 90 gün. Çok sayıda işlem 1- Maliye Bakanlığı say 2000i otomasyon sistemi Öğrenci Harç İadesi İşlemleri Yükseköğretimde cari hizmet maliyetlerine öğrenci katkısı olarak alınacak katkı payları ve öğrenim ücretlerinin ödenmesi Yükseköğretimde Cari Hizmet Maliyetlerine Öğrenci Katkısı Olarak Alınacak Katkı Payları ve Öğrenim 1-Öğrenciler Ücretlerinin Tespitine Dair Karar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Birimden gelen yazı 2-Öğrenci bilgi formu 3-İade dilekçesi 4-Harç dekontu 5-Nüfüs cüzdan fotokobisi 6-Düzeltme ve iade belgesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı 1- İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi _ 3 iş günü Çok sayıda işlem 1-Öğrenci işleri bilgi sistemi 2-Maliye Bakanlığı say2000i otomasyon sistemi Öğrenci Harç İadesi İşlemleri Yükseköğretimde cari hizmet maliyetlerine öğrenci katkısı olarak alınacak katkı payları ve öğrenim ücretlerinin ödenmesi Yükseköğretimde Cari Hizmet Maliyetlerine Öğrenci Katkısı Olarak Alınacak Katkı Payları ve Öğrenim 1-Öğrenciler Ücretlerinin Tespitine Dair Karar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Birimden gelen yazı 2-Öğrenci bilgi formu 3-İade dilekçesi 4-Harç dekontu 5-Nüfüs cüzdan fotokobisi 6-Düzeltme ve iade belgesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı 1- İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi _ 3 iş günü Çok sayıda işlem 1-Öğrenci işleri bilgi sistemi 2-Maliye Bakanlığı say2000i otomasyon sistemi Yevmiyelerin Arşivlenmesi Yevmiye sıra numarasına göre düzenlenen ödeme belgeleri,asıl belgeler ve ekleri Sayıştay sayılı Kanun, Başkanlığına gönderilmek,bir sayılı Kanun, nushasıda Muhasebe biriminde muhafaza edilmek üzere ayrılır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1- İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi _ 1 İş günü Çok sayıda işlem Sunulmuyor Banka Hesabı İşlemleri Banka tahsilatı, verilen çek ve gönderme emirleri ve güncelleme işlemleri sayılı Kanun, 2-Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, 3-Kamu Haznedarlığı Genel Tebliğ. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Banka Ekstresi 2-Dekont Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1- İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi _ 1 iş günü Çok sayıda işlem 1-Maliye Bakanlığı say2000i otomasyon sistemi (Form No: FR- 279 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.)

127 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET ENVANTERİ SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/BİRİMLERİN ADI MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER(ÖZEL SEKTÖR VE BENZERİ) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI İhale Dosyası İşlemleri sayılı Kanun, İhale dosyasının ihale sayılı Kanun, kanunlarına göre incelenmesi sayılı Kanun. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-İhale işlem dosyası, 2-Teslim tutanağı. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1- İlgili Personel 2-Muhasebe Yetkilisi _ 3 iş günü Çok sayıda işlem Sunulmuyor Vergi Beyannamesi İşlemi Gerçek ve tüzel kişilerden kesinti ve tevkifat yapılan vergilerin beyan edilmek suretiyle ilgili vergi dairesi ödenmesi nolu Damga vergi Kanunu, nolu Gelir Vergisi kanunu, sayılı KDV kanunu, 4-Vergi usul kanunu. 1-Vergi Dairesi Müdürlükleri 2-iç ve dış paydaşlar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Say2000i Sisteminden Alınan Raporlar 2-Faturalar 1- İlgili Personel Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2-Muhasebe Yetkilisi 1- Ertesi ayın üncü gün akşamına kadar beyan, 3 gün 12 2-ertesi ayın 26 ncı gün akşamına kadar ödeme 1-Gelir İdaresi Başkanlığı E - Beyanneme Sistemi SGK ve Vergi Borcu İşlemleri Gerçek ve tüzel kişilerden prim ve borç kesintilerinin SGK ve vergi ödemesi sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayı Kanun, 4-Mülga 5434 sayılı Kanun, 5-Mülga 506 sayılı Kanun, sayılı Kanun sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayılı Kanun, 10-Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğ,i 11-Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği. 1-SGK Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-SGK borç yazısı 1-İlgili personel, Strateji Geliştirme 2-Muhasebe Yetkilisi Daire Başkanlığı 1-Vergi borçu işlemleri ayın 1-20, 2-Sgk borcu işlemleri 30 gün 7 iş günü çok sayıda işlem sunulmuyor İhale Taahhüt Kartı İşlemleri ilk ödeme ile birlikte ihale dosyasının gelmesinden sonra yapılan işlem Sayılı Kanun, Sayılı Kanun, Sayılı Kanun 4- Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği. _ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-İhale Dosyası 2- Ödeme Emri Belgesi 1-İlgili personel, Strateji Geliştirme 2-Muhasebe Yetkilisi Daire Başkanlığı _ 5 İş günü Çok sayıda işlem Sunulmuyor Nakit Talebi İşlemleri kurumun haftalık ve aylık nakit ihtiyaçının Hazine Müşteşarlığından talep edilmesine ilişkin işlemlerin yürütülmesi 1-Kamu Kurum Ve Kuruluşlarının Nakit Taleplerinin Tespitine İlişkin Yönetmelik 1-Hazine Müsteşarlığ 2- Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ Mali mevzuatta gerekli olan evraklar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, 2-Muhasebe Yetkilisi 3-Daire Başkanı _ 1-Hazine Müsteşarlığı 1-Her ayın 23.günü 1 gün Çok sayıda işlem Sunulmuyor sayılı Kanun, sayılı Kamu Finansmanı ve Borç Yönetimi Kanunu, 3-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Üniversite gelirlerinin Gelir Takibi ve 4-Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, tahakkuku, takibi ve tahsilinin Kaydedilmesi İşlemi 5-Kamu Haznedarlığı Genel Tebliği, yapılması 6-Yükseköğretim Kurumlarında Cari Hizmet Maliyetlerine Öğrenci Katkısı, 7-Hazine Taşınmazlarının idaresi Hakkında Yönetmelik 1-Harcama Birimleri 2-Tedarikçiler 3- Yükseköğretim Kurumu Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-İlgili birimin yazısı 2-Dekont veya banka ektresi 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Muhasebe Yetkilisi Daire Başkanlığı Gelir türüne göre ilgili birim 1- Maliye Bakanlığı 2-Hazine Müşteşarlığı 2 iş günü 3 iş günü, 3Yükseköğretim Kurumu 4-Diğer Paydaşlar Çok sayıda işlem Sunulmuyor (Form No: FR- 279 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.)

128 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET ENVANTERİ SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/BİRİMLERİN ADI MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER(ÖZEL SEKTÖR VE BENZERİ) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI Kesin Hesap İşlemleri üniversitemizin mali yıl boyunca yapmış olduğu gelir ve giderlerine ilişikin Bütçe Kesin Hesabının Hazırlanması sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 2-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 3-Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, 4-Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, 5-Kamu idarelerinin Kesin Hesaplarının ilişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 6-Kamu idaresi Hesaplarının Sayıştay'a Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar. 1-Sayıştay Başkanlığı 2-Maliye Bakanlığı 3-üst Yönetim Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Muhasebe Yetkilisi Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı _ 1-TBMM 2-Sayıştay Başkanlığı 3-Maliye Bakanlığı Cari yıl Nisan ayı sonuna kadar 4 ay 1 Sunulmuyor Şartname Gelirleri Takip İşlemi Üniversite 4734 sayılı Kanun kapsamında yapmış olduğu ihale işlemlerinde firmaların şartname için ödedikleri ücretin gelire alınması işlemi sayılı Kanun, sayılı Kanun, sayılı Kanun, 4-Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, 5-Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği. _ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme 1-İlgili Personel, Daire Başkanlığı 2-Muhasebe Yetkilisi _ 1 günü Çokk sayıda İşlem Maliye Bakanlığı say2000i otomasyon sistemi Üniveristemiz Harcama Ön Ödeme birimleri tarafından kesin İşlemleri ödeme öncesi yapılacak ön (Avans ve Krediler) ödeme işlemleri sayılı Kanun, sayılı Kanun, 3-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 4-Diğer mali mevzuat. 1- Harcama Birimleri 2- Diğer ilgili İç ve Dış Paydaşlar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1- Harcama yetkilisi mutemet görevlendirrme yazısı 2-Kredi ödeme talimatı 3-Harcama talimatı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Muhasebe Yetkilisi Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı 3 iş günü 3 iş günü Çok sayıda işlem Sunulmuyor Ay Sonu İşlemleri İdarenin aylık hesaplarının kapatılıp ilgili hesap belgelerinin hazırlanması ve gönderilmesi sayılı Kanun, 2-Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, 3-Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği. 1-Maliye Bakanlığı 2-Sayıştay Başkanlığı 3- Kamu kurum ve kuruluşları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Muhasebe Yetkilisi Daire Başkanlığı _ Sayıştay Başkanlığı Maliye Bakanlığı Her ayın ilk iş günü Her ayın ilk iş günü 12 1-Maliye Bakanlığı say2000i otomasyon sistemi Yıl Sonu İşlemleri İdarenin mali yıl hesaplarının kapatılıp yeni mali yılın açılış kayıtlarının yapılması sayılı Kanun, 2-Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, 3-Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, 4-Taşınır Mal Yönetmeliği. 1-Maliye Bakanlığı Strateji 2-Tüm Harcama Birimleri Geliştirme Daire 3-Sayıştay Başkanlığı Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Muhasebe Yetkilisi Daire Başkanlığı _ 1-Maliye Bakanlığı 2-Sayıştay Başkanlığı Ocak ayı sonu 30 gün 1 1-Maliye Bakanlığı say2000i otomasyon sistemi Teminat Mektubu Kayıt İşlemi sayılı Kanun, Üniversitemizin 4734 sayılı sayılı Kanun, Kanun kapsamında yapılan ihale Sayılı Kanun Harcama Birimleri işlemleri ile ilgili teminatların 4-Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği, kabul işlemleri. 5-KİK Genel Tebliğ. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1- Üniversitemizce düzenlenmiş teminata sebep işi ve teminat miktarını bildirir resmi yazı. 2-Mevzuatında belirtilen usulüne uygun Strateji Geliştirme düzenlenmiş teminat mektubu Daire Başkanlığı 3-Teminat mektubu teyit yazısı 4- Birimler tarafından bankalara yazılan teyit için resmi yazı. 1-İlgili Personel, 2-Muhasebe Yetkilisi _ 1 İş günü Çok sayıda işlem Sunulmuyor (Form No: FR- 279 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.)

129 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET ENVANTERİ SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/BİRİMLERİN ADI MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER(ÖZEL SEKTÖR VE BENZERİ) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI Üniversitemize ait her Satınalma İşlemleri türlüdoğrudan teminlerin ödeme işlemleridir sayılı Kanun, sayılı Kanun, Sayılı Kanun 4-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 5- Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine istinaden hazırlanan belgeler, 6-Diğer Mali Mevzuat. Strateji Ödeme yapılan kişi ya da Geliştirme Daire firma Başkanlığı _ 1-İhtiyaç Yazısı 2-Harcama Talimatı 3-Onay Belgesi 4-Muayene Kabul Komisyonu 5-Fatura 6-Taşınır İşlem Fişi 7-Piyasa Fiyat Araştırması 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2-Muhasebe Yetkilisi 3 İş günü, 3 İş günü, Çok sayıda işlem Sunulmuyor Diğer Ödeme İşlemleri Üniversitemize ait her türlü elektrik, su, telefon faturası vb. Ödemelerin yapılması sayılı Kanun, 2-Kamu Konutları Yönetmeliği, Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Harcama Talimatı 2-Ödeme Emri Belgesi 3-Fatura 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2-Muhasebe Yetkilisi 3 İş günü, 3 İş günü, Çok sayıda işlem Maliye Bakanlığı say2000i otomasyon sistemi Teminat Mektubu İadesi Üniversitemizin 4734 sayılı Kanun kapsamında yapılan ihale işlemleri ile ilgili teminatların iade işlemleri sayılı Kanun, sayılı Kanun, Sayılı Kanun Harcama Birimleri 4-Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği, 5-KİK Genel Tebliğ. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1- Alındı belgesi veya banka dekontunun aslı, 2- Üniversitemizce düzenlenmiş teminat 1-İlgili Personel iadesini ve gerekçesini bildirir resmi yazı, Strateji Geliştirme 2-Muhasebe Yetkilisi 3-İhale konusu iş ile ilgili vergi borcu Daire Başkanlığı olmadığına ilşikin resmi yazı, 4- Yapım ve hizmet işlerinde geçici veya kesin kabul tutanağı. _ 1 İş günü Çok sayıda işlem Sunulmuyor Taşınır İşlem Fişlerinin Kontrolü ve Düzenli Kayıt Altına Alınması İşlemi Üniversitemize ait taşınır malların yönetimi,kayıt altına sayılı Kanunun alınması,korunması,elden 2-Taşınır Mal Yönetmeliği çıkartılmasına ilişkin taşınır işlem fişlerinin denetlenmesi. 1- Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Taşınır İşlem Fişi 2-İlgili Birim Yazısı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-Taşınır Konsolide Yetkilisi 2-Muhasebe Yetkilisi Harcama Birimleri 3 iş günü Çok sayıda işlem 1- Maliye Bakanlığı say 2000i Muhasebe Sistemi 2-TKYS Taşınır Otomasyonu Devir ve Bağış Taşınır İşlemleri Üniversitemiz harcama birimleri arasında veya diğer sayılı Kanun, kurum - kişiler tarafından 2-Taşınır Mal Yönetmeliği yapılan devir ve bağış işlemlerinin kontrol edilmesi. 1- Harcama Birimleri Strateji 2-Diğer kamu kurum ve Geliştirme Daire kuruluşları Başkanlığı _ 1-Taşınır işlem fişi 2-İlgili birim yazısı 3- Bağışı gösteren belge Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-Taşınır Konsolide Yetkilisi 2-Muhasebe Yetkilisi 1-Harcama birimleri 2- Bağış işlemi yapan kurum ve kuruluşlar Diğer kurum ve kuruluşlar _ 3 iş günü Çok sayıda işlem 1- Maliye Bakanlığı say 2000i Muhasebe Sistemi 2-TKYS Taşınır Otomasyonu Üçer Aylık Tüketim Malzemesi Çıkış İşlemleri Üniversitemiz harcama birimlerinin üçer aylık dönemlerde yapmış olduğu tüketim malzemesi çıkışlarının kayıt ve kontrol edilmesi sayılı Kanun, 2- Taşınır Mal Yönetmeliği 1- Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Taşınır işlem fişi 2-İlgili birim yazısı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-Taşınır Konsolide Yetkilisi 2-Muhasebe Yetkilisi 1-Harcama birimleri 3 iş günü Çok sayıda işlem 1- Maliye Bakanlığı say 2000i Muhasebe Sistemi 2-TKYS Taşınır Otomasyonu Taşınır Kesin Hesap Üniversitemiz harcama sayılı Kanun, Cetvellerinin birimlerinin taşınırlarının kesin 2- Taşınır Mal Yönetmeliği Hazırlanması İşlemi hesaplarının gösterildiği işlem 1-Harcama Birimleri, 2-Sayıştay Başkanlığı, 3- Maliye Bakanlığı, 4-TBMM. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ Taşınır Hesap Cetveli Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-Taşınır Konsolide Yetkilisi 2- Muhasebe Yetkilisi Harcama Birimleri 1- Sayıştay Başkanlığı 2-Maliye Bakanlığı _ 4 ay 1 1- Maliye Bakanlığı say 2000i Muhasebe Sistemi 2-TKYS Taşınır Otomasyonu (Form No: FR- 279 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.)

130 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET ENVANTERİ SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/BİRİMLERİN ADI MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER(ÖZEL SEKTÖR VE BENZERİ) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI iç Kontrol Sisteminin Uyumlaştırılması, İzlenmesi ve Koordine Edilmesi. İç Kontrol Sisteminin kurulması, kamu iç kontrol standartlarının uygulanması ve gelişitrmelmesi Uyum Eylem Planın Hazırlanması ve İzlenmesinde koordinasyonun sağlanması sayılı Kanun, 2-Strateji Geliştirme Daire Başkanlıklarının Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 3-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 4-Kamu İç Kontrol Standartları Genel Tebliği, 5-Kamu İç Kontrol Standarları Uyum Eylem Planı Rehberi 6-Ahi Evran Üniveristesi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Yönergesi, 7-Ahi Evran Üniversitesi İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Çalışma Esas ve Usülleri Hakkında Yönerge. 1- Sayıştay Başkanlığı 2-Maliye Bakanlığı 3-Üst Yönetici 4-Tüm Birimler Üst Yönetim SGDB 1- İlgi Personel Strateji Geliştirme 2- Şube Müdürü Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı 4-Üst Yönetici Harcama Birimleri 1-Maliye Bakanlığı _ 2 Yıl Çok sayıda işlem üniversite web sitesi Taahüt Evrakı ve Sözleşme Tasarıları Ön Mali Kontrol Süreci harcama birimlerince ön mali kontrol yapılmak üzere gönderilen taahüüt evrakı ve sözleşme tasarılarının kontrol edilip görüş yazısının hazırlanması sayılı l Kanun, Sayılı Kamu İhale Kanunu, Sayılı Kamu İhaleleri Sözleşme Kanunu, 4-Yıllı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu, 5-Strateji Gelişitrme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 6-Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, 7-Mal Alımı İhale Uygulama Yönetmeliği, 8-Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, 9-DanıĢmanlık Hizmet Alımı Ġhaleleri Uygulama Yönetmeliği 10-Çerçeve AnlaĢma Ġhaleleri Uygulama Yönetmeliği 11-Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği 12-Fiyat Farkı Esasları (Mal Alımı, Hizmet Alımı ve Yapım İhaleleri) 13-Kamu İhale Genel Tebliği 14-Yılı Kamu İhale Tebliğleri 15-Ahi Evran Üniversitesi İç kontrol ve Ön Mali Kontrol Yönergesi 16-Diğer ilgili mevzuat 17- Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği, 1-Sayıştay Başkanlığı 2-Üst Yönetici 3-Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1- Harcama Biriminden gelen Ön Mali Kontrol talep yazısı 2-İhale İşlem Dosyası Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1- İlgi Personel 2- Şube Müdürü 3-Daire Başkanı Harcama Birimleri _ 10 iş günü, 10 iş günü Çok Sayıda İşlem Sunulmuyor Kadro Dağılım Cetveli Ön Mali Kontrol İşlemi Personel Daire Başkanlığınca hazırlanan kadro dağılım cetvellerinin ön mali kontrolü ve görüş yazısının hazırlanması sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu sayılı Devlet Memurları Kanunu 3-78 Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname 5-Kadro ihdası, Serbest Bırakma ve Kadro Değişikliği ile Kadroların Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 6-iç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esaslar (Madde 20) 7-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Madde 5, 9, 18) 8-Ahi Evran Üniversitesi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Yönergesi 9-Diğer ilgili mevzuat 1-Sayıştay Başkanlığı 2-Üst Yönetim 3-Persoenel Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1- Ön Mali Kontrol Talep Yazısı 2-kadro Dağılım Cetveli Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1- İlgi Personel 2- Şube Müdürü 3-Daire Başkanı Persoenel Daire Başkanı _ 5 iş günü 5 iş günü 1 Sunulmuyor Yan Ödeme Cetvelleri Ön Mali Kontrol İşlemleri Süreci Personel Daire Başkanlığınca hazırlanan Yan Ödeme Cetvellerinin ön mali kontrolü ve görüş yazısının hazırlanması sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu sayılı Devlet Memurları Kanunu 3-Devlet Memurlarına Ödenecek Zam ve Tazminatlara ilişkin Bakanlar Kurulu Kararı 4-iç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esaslar (Yönetmelik) 5-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 6-Ahi Evran Üniversitesi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Yönergesi 7-Diğer ilgili mevzuat 1-Sayıştay Başkanlığı 2-Üst Yönetici 3- Personel Dairesi Başkanlığı 4-Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1- Ön Mali Kontrol Talep Yazısı 2-Yan Ödeme Cetvelleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1- İlgi Personel 2- Şube Müdürü 3-Daire Başkanı Personel Dairesi Başkanlığı _ 10 iş günü, 10 iş günü 1 Sunulmuyor (Form No: FR- 279 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.)

131 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET ENVANTERİ SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/BİRİMLERİN ADI MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER(ÖZEL SEKTÖR VE BENZERİ) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Sayılı Devlet Memurları Kanunu 3-Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu Personel Daire Başkanlığınca Sözleşmeli personel 4-iç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve hazırlnana sözleşmeli personel sayı ve sözleşmeleri sayı ve sözleşmelrinin ön mali Ön Mali Kontrol kontrolü ve görüş yazısının Süreci işlemleri hazırlanması Esaslar (Yönetmelik) 5-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 6-Ahi Evran Üniversitesi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Yönergesi 1-Sayıştay Başkanlığı 2-Üst Yönetici 3-Persoenl Daire Başkanlığı 4-Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-Ön Mali Kontrol Talep Yazısı Strateji Geliştirme 2-Sözleşmeli Personel Vize Cetvelleri ve Daire Başkanlığı Sözleşmeleri 1- İlgi Personel 2- Şube Müdürü 3-Daire Başkanı Personel Dairesi Başkanlığı _ 5 iş günü, 5 iş günü 1 Sunulmuyor sayılı Kanun, 2-Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu, Ödenek gönderme Harcama birimlerinin ödenek 3-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve belgeleri ve ödenek aktarma ve ekleme Esaslar (Yönetmelik) aktarma belgeleri taleplerinin ön mali kontrol 4-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve ön mali kontrol işlem sürecinin yapılması Esasları Hakkında Yönetmelik süreci işlemleri süreci 5-Ahi Evran Üniversitesi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Yönergesi Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ E- Bütçe sistemi üzerinden hazırlanan ödenek gönderme belgeleri _ 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı 4-Üst Yönetici Harcama Birimleri _ Ödenek Aktarma 2 iş günü Ödenek Gönderme 3 iş günü 2 iş günü Çok sayıda işlem Sunulmuyor Ayrıntılı Finansman Programına Bağlı Dönemsel Yapılan Ödenek Serbest Bırakma İşlemi Aylar itibariyle dağıtılan yıllı bütçesinni her 3 ayda bir ödeneklerinin ödenek gönderme belgesine bağlanması sayılı Kanun, 2-Yılı Bütçe Kanunu, 3-Yılı içeresinde yayınlanan bütçe tebliğleri. Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı 4-Üst Yönetici Harcama Birimleri Maliye Bakanlığı Bütçe ve Ocak,Nisan, Temmuz ve Ekim Mali Kontrol Genel ayları Müdürlüğü Ocak,Nisan ve Ekim ayları Çok sayıda işlem Maliye Bakanlığı e- bütçe sistemi ( o.gov.tr) İlk 6 aya ait Bütçe uygulama Kurumsal Mali sayılı Kanun, sonuçları, ikinci altı aya ilişkin Durum ve 2-Maliye Bakanlığının Kurumsal Mali Durum ve beklentiler, hedefler ve Beklentiler Raporu Beklentiler Raporuna İlişkin Genel Yazı faaliyetler ile ilgili yapılan Hazırlama İşlemi raporlama işlemi 1-Maliye Bakanlığı 2-Üst Yönetim Strateji 3-Tüm akademik ve idari Geliştirme Daire birimler Başkanlığı 4-Kamuoyu _ Harcama Brimlerden Gelen Mali Durum ve Beklentiler Raporu _ 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 3-Daire Başkanı 4-Üst Yönetici Tüm Harcama Birimi _ cari yıl Temmuz ayı 1 ay 1 Web( vran.edu.tr) Bütçe Hazırlıkları İşlemi Merkezi Yönetim Bütçe Hazırlık çalışmaları çerçevesinde, Üniversitenin bütçe teklifinin hazırlanması sayılı Kanun, 2-Bütçe Hazırlama Rehberi. Yılı bütçe hazırlama rehberi ve yılı yatırım programı Harcama Birimleri hazırlama rehberi doğrultusunda E-Bütçe sistemi üzerinden hazırlanan tablolar harcama birimleri tarafından doldurulup Başkanlığımıza gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ Birim Bütçe Hazırlık Formu 1-İlgili Personel Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı 4-Rektör Harcama Birimleri 1- Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü, 2- Kalkınma Bakanlığı 1-Eylül 15 Orta Vadeli Mali Plan Resmi Gzatede Yayımlanır. 2-Eylül 15 Bütçe Teklifleri Maliye Bakanlığına Gönderilir Ekim Bakanlar Kurulu Bütçe Tasarısı TBMM Verilir. 4-17Ekim -10 Aralık TBMM Bütçe Komisyonu Görüşülür Aralık TBMM Genel Kurulunda görüşülür ve Cumhurbaşkanına gönderilir. 31 Aralık Resmi Gazetede 90 gün 1 Maliye Bakanlığı e- bütçe sistemi ( o.gov.tr) (Form No: FR- 279 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.)

132 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET ENVANTERİ SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/BİRİMLERİN ADI MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER(ÖZEL SEKTÖR VE BENZERİ) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI Ödenek Aktarma İşlemleri Üniversite Harcama sayılı Kanun, Birimlerinin ödenek 2-Yılı Bütçe Kanunu, ihtiyaçlarını tespit ederek, 3-Yılı içeresinde Yayınlanan Bütçe Tebliğleri, birimlere ödenek aktarmasını 4-İlgili harcama biriminden gelen talep yazısı. yapmak. Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4-Rektörlük Onayı Harcama Birimleri Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel 1 gün 1 gün Müdürlüğü Çok sayıda işlem Maliye Bakanlığı e- bütçe sistemi ( o.gov.tr) Ödenek Ekleme İşlemleri Üniversite Harcama Birimlerinin ödenek ihtiyaçlarını tespik ederek, birimlere ödenek eklemesini yapmak sayılı Kanun, 2-Yılı Bütçe Kanunu, 3-Yılı içeresinde Yayınlanan Bütçe Tebliğleri, 4-İlgili harcama biriminden gelen talep yazısı. Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4-Rektörlük Onayı Harcama Birimleri Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel 1 gün 1 gün Müdürlüğü Çok sayıda işlem Maliye Bakanlığı e- bütçe sistemi ( o.gov.tr) Ödenek Gönderme İşlemleri Ödenek ekleme ve aktarma işlemlerinin tamamlanması ardından birimlere ödeneklerin gönderilmesi işlemi sayılı Kanun, 2-Yılı Bütçe Kanunu, 3-Yılı içeresinde Yayınlanan Bütçe Tebliğleri. Üst yönetici olur'una istinaden yapılan ödenek ekleme ve aktarma işlemleri neticesinde yapılır. Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4- üst yönetici Onayı Harcama Birimleri Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel 1 gün 1 gün Müdürlüğü Çok sayıda işlem Maliye Bakanlığı e- bütçe sistemi ( o.gov.tr) Tenkis İşlemi sayılı Kanun, Yıl içerisinde ödenek 2-Yılı Bütçe Kanunu, gönderme belgesine bağlanan 3-Yılı içeresinde Yayınlanan Bütçe Tebliğleri. ödeneklerin geri çekilmesi Üst yönetici olur'una istinaden yapılan ödenek işlemi ekleme ve aktarma işlemleri neticesinde yapılır. Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4- üst yönetici Onayı Harcama Birimleri _ 1 gün 1 gün çok sayıda işlem Maliye Bakanlığı e- bütçe sistemi ( o.gov.tr) Alınan Bağış ve Yardımlar Ödenek Kaydı işlemi Alınan bağış ve yardımların bütçeleştirilmesi işlemi sayılı Kanun, 2-Yılı Bütçe Kanunu, 3-Yılı içeresinde Yayınlanan Bütçe Tebliğleri. Üst yönetici olur'una istinaden yapılan ödenek ekleme ve aktarma işlemleri neticesinde yapılır. Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4- üst yönetici Onayı Harcama Birimleri _ 1 gün 1 gün çok sayıda işlem Maliye Bakanlığı e- bütçe sistemi ( o.gov.tr) (Form No: FR- 279 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.)

133 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET ENVANTERİ SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/BİRİMLERİN ADI MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER(ÖZEL SEKTÖR VE BENZERİ) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI Bütçe İptal İşlemi Hatalı yapılan bütçe işleminin iptal edilmesi sayılı Kanun, 2-Yılı Bütçe Kanunu, 3-Yılı içeresinde Yayınlanan Bütçe Tebliğleri. Üst yönetici olur'una istinaden yapılan ödenek ekleme ve aktarma işlemleri neticesinde yapılır. Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4- üst yönetici Onayı Harcama Birimleri _ 1 gün 1 gün çok sayıda işlem Maliye Bakanlığı e- bütçe sistemi ( o.gov.tr) Kurum Ödeneklerinin Birimlere Dağıtım İşlemi Kurum bütçesinin yılbaşından birimlere ikinci ekonomik düzeyde dağıtılması sayılı Kanun, 2-Yılı Bütçe Kanunu, 3-Yılı içeresinde Yayınlanan Bütçe Tebliğleri. Üst yönetici olur'una istinaden yapılan ödenek ekleme ve aktarma işlemleri neticesinde yapılır. Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4- üst yönetici Onayı Harcama Birimleri _ 1 gün 1 gün çok sayıda işlem Maliye Bakanlığı e- bütçe sistemi ( o.gov.tr) Döner Sermaye Gelirlerinden %5 Payının Takip ve gelir Fazlası Kısmının Kaydı İşlemi sayılı Kanun, Döner sermayeden elde edilen 2-Yılı Bütçe Kanunu, gelirlerin %5'nin bilimsel 3-Yılı içeresinde Yayınlanan Bütçe Tebliğleri. araştırma projeler payı olarak Üst yönetici olur'una istinaden yapılan ödenek bütçeleştirilmesi ekleme ve aktarma işlemleri neticesinde yapılır. Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ Birimden gelecek olan talep yazısı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4- üst yönetici Onayı Harcama Birimleri _ 1 gün 1 gün çok sayıda işlem Maliye Bakanlığı e- bütçe sistemi ( o.gov.tr) ikinci Öğretim Gelirlerinin Takip ve Gelir Fazlası Kısmının Kaydı İşlemi İkinci Öğretim geliri yıl bütçesinde öngörülen tutarda veya tatardan az ise ödenek gönderme işleminin yapılmasıdır. İkinci öğretim geliri yıl bütçesinde öngörülen tutardan daha fazla ise gelir fazlası karşılığı kaydedilmesidir sayılı Kanun, 2-Yılı Bütçe Kanunu, 3-Yılı içeresinde Yayınlanan Bütçe Tebliğleri. Üst yönetici olur'una istinaden yapılan ödenek ekleme ve aktarma işlemleri neticesinde yapılır. Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4- üst yönetici Onayı Harcama Birimleri _ 1 gün 1 gün çok sayıda işlem Maliye Bakanlığı e- bütçe sistemi ( o.gov.tr) Toplu Proje Detay Programı Yıllı yatırım programında kesinleşen projelerin yatırımcı sayılı Kanun, harcama birimlerinin daire 2-Yılı Yatırım Programı, başkanları, genel sekreter 3- Yıllı Yatırım Programının Uygulanması imzası ve üst yönetici oluru ile Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar. Kalkınma Bakanlığına gönderilmesi Yatırımcı Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4- üst yönetici Onayı _ Kalkınma Bakanlığı 15 gün 15 gün 1 Sunulmuyor (Form No: FR- 279 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.)

134 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET ENVANTERİ SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/BİRİMLERİN ADI MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER(ÖZEL SEKTÖR VE BENZERİ) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI Yatrım Programının Revizesinin Yapılması İşlemi sayılı Kanun, Yıl içerisinde yatrırım 2-Yılı Yatırım Programı, tertiplerinde yapılan ödenek 3- Yıllı Yatırım Programının Uygulanması eklemelerinin Kalkınma Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar. Bakanlığına bildirilmesi işlemi Yatırımcı Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4- üst yönetici Onayı _ Kalkınma Bakanlığı 1 ay 1 ay çok sayıda işlem Sunulmuyor Yatırım Harcamaları Gerçekleşme Raporu ve Kamu Yatırımları Özet Tablosu Yatırım tertiplerinde yapılan harcamaların üçer aylık dönemler şeklinde Kalkınma Bakanlığına bildirilmesi sayılı Kanun, 2-Yılı Yatırım Programı, 3- Yıllı Yatırım Programının Uygulanması Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar. Yatırımcı Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4- üst yönetici Onayı _ Kalkınma Bakanlığı 15 gün 15 gün 4 Kamu Yatırımları Web sayfası Kamu Yatırımları İzleme ve Değerlendirme Raporu Hazırlama İşlemi Üniversite yatırım projelerinin gerçekleşmesine ilişkin üçer aylık periyotlarda izleme ve uygulama raporlarının yapılması sayılı Kanun 2-yıılı Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlemesi ne Dair Bakanlar Kurulu Kararı 3-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 1-Kalkınma Bakanlığı 2-Yükseköğretim Kurumu 3-Üst yönetim Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 4-Daire başkanı 5-Rek.Yrd. Harcama Birimleri 1-Kalkınma Bakanlığı Üçer aylık dönemleri takip eden 15 gün 15 gün 4 KAYSİS İKİS İdare Faaliyet Raporu Hazırlama Üniversiteye tahsis edilen kaynaklar ile ilgili yıl performans programında yer verilen hedeflerin ne kadarına ulaşıldığını belirlemek amacıyla hesap verilebilirlik çerçevesinde kamuoyunun bilgisine sunulması işlemidir Sayılı Kanun, 2- Kamu İdarelerince Hazırlanan Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik 3- Faaliyet Raporu Hazırlama Rehberi 1-Maliye Bakanlığı 2-Sayıştay Başkanlığı 3-Tüm Harcama Birimleri 4-Kamuoyu Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ 1- Birim Faaliyet Raporu 2-İdare Faaliyet Raporu Hazırlama Formatı 1-İlgili Personel, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4-Üst Yönetici Harcama Birimleri 1- Kamuoyu, 2- Maliye Bakanlığı ve 3- Sayıştay Başkanlığı Şubat ayı sonu Şubat ayı sonu 1 1- Üniversite ( ), 2- SGDB ( edu.tr) Performans Programının Hazırlanması Stratejik planda belirlenen amaçlar ve hedeflerden ilgili yılda hangisinin hedeflerini gösteren 1 yıllık plandır sayılı Kanun, 2-Kamu idarelerince hazırlanacak performans programları hakkında yönetmelik, 3-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik. 1-TBMM 2-Sayıştay 3-Maliye bakanlığı Strateji 4-Üst Yönetim Geliştirme Daire 5-Tüm akademik ve idari Başkanlığı birimler 6-Kamuoyu _ 1-İlgili Personel 2-Şube Müdürü 4-Daire başkanı 5-Rek.Yrd. Harcama Birimleri 1-TBMM 2-Maliye Bakanlığı Cari yıl Eylül ayı sonuna kadar Maliye Bakanlığına sunulur. 7 ay 1-Teklif 2-Tasarı 3-Program ( edu.tr) Stratejik Plan Hazırlaması ve Koordinasyonu İdare stratejik planının oluştuurlması, güncellenmesi, yenilenmesi ve koordinasyonunun sağlanması Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 2- Strateji Gelişitrme Birimlerinin çalışma usul ve esasları hakkında yönetmelik, 3-Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 4-Kamu İdareleri İçin Stratejik Plan Hazırlama Klavuzu, 5-Ahi Evran Üniversitesi Stratejik Plan Yönergesi. 1- TBMM 2-Sayıştay Başkanlığı 3- Kalkınma Bakanlığı 4-Maliye Bakanlığı 5-Üst Yönetim 6-Harcama Birimleri 7-Kamuoyu Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı _ Kalkınma Bakanlığınca çıkarılan rehber 1-İlgili Persoenl, Strateji Geliştirme 2-Şube Müdürü, Daire Başkanlığı 3-Daire Başkanı, 4-Rektör Harcama Birimleri 1- Kalkınma Bakanlığı 2- Maliye Bakanlığı 3-TBMM 4-Sayıştay Başkanlığı 5- Kamuoyu 1 yıl 5 Yıl 5 yılda 1 1- Üniversite ( ) 2- SGDB ( edu.tr) (Form No: FR- 279 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.)

135 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET STANDARTI SIRA NO HİZMETİN TANIMI BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ 1 Üniversitemiz bünyesinde yürütülen projelerin incelenip, muhasebeleştirilerek takibinin yapılması Mali mevzuatta gerekli olan evraklar 3 İş günü 2 Üniversitemiz personelinin, işkur ve 4/c 'li personelin maaşlarının ödenmesi. 1-Harcama Talimatı, 2-Bordro Dökümü, 3-Bordro İcmal, 4-Banka Listesi, 5-Tazminat Listesi, 6-Kesinti Listeleri, 7-Personel Bildirim Formu, 8-Asgari Geçim İndirim Listesi. Her ayın 10.Günü 3 Öğretim üyeleri ve öğretim görevlilerinin mecburi ders yükleri dışında verdikleri ek derslerin puantaj ve evraklarının kontrolünü yapmak. 1-Ek ders yükü, puantaj, ders programı ve ders planı, 2-Yönetim kurulu kararı, 3- Kesinti listesi 4- İzin, rapor, görevlendirme listesi, 5-İcmal 6- Banka listesi 7- Harcama talimatı 5 İş günü 4 Emaneten yapılan nakden ve mahsuben tahsilâtlar ile ilgili mevzuatları uyarınca diğer kamu ve özel kişi veya kurumlar adına ödeme emri belgesi üzerinden kesilmek suretiyle emanet hesaplarına alınan tutarların ilgililerine ödenmesinin sağlanması. 1-Diğer emanet iadelerinde ilgili birimin iade yazısı veya ilgili kişinin dilekçesi 2-İcra ödemelerinde İcra Müdürlüğü yazısı 3-Kefalet ödemelerinde Bakanlığa bilgi verilmesi 4-SGK prim Keseneği bildirgesi 5-Vergi tahakkuk fişi 6- Sendika kesinti listesi Adi Emanetler - 4 İş günü, İcra Kesintisi - 5 İş günü, Kefalet Kesintisi - 5 İş günü, Sendika Kesintisi -5 İş günü. (Form No: FR- 411 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 133

136 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET STANDARTI SIRA NO HİZMETİN TANIMI BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ 5 Doçentlik sınavı jürileri ile yardımcı doçentlik, doçentlik ve profesörlüğe atama jürilerinde görev alacak öğretim üyelerine katılım ücretlerini ödemek 1-Harcama Talimatı 2-Çeşitli Ödemeler Bordrosu 3-Görevlendirme Yazısı 4-Jüri üyeleri Ücret Beyan Formu 3 iş günü 6 Üniversitemiz personelinin harcırah ödemelerinin ödenmesidir. 1-Harcama Talimatı, 2-Görev Yolluğu Bildirimi, 3-Görevlendirme Yazısı, 4-Yönetim Kurulu Kararı, 5-Sürekli Görev Yolluklarında; -Nakil Bildirim Formu, -Göreve Başlama Yazısı, -Sgk giriş belgesi, -Rayiç bedel, -İkametgah belgesi, -Kişi dilekçesi. 3 İş günü, 7 Üniversitemiz aleyhine oluşan kamu zararının, zararın oluştuğu tarihten itibaren ilgili mevzuatına göre borç tahakkukunu yapmak ve faiziyle beraber tahsilâtını sağlamak. 1-Borçlandırma onay yazısı, borç hesaplama tablosu, 2-Sayıştay borçlarında Sayıştay sorgusu veya Sayıştay ilamı. kişi borçlarında borçluya teblig tarihinden itibaren 30 gün, Sayıştay ilamı borçlarında 90 gün. 8 Yükseköğretimde cari hizmet maliyetlerine öğrenci katkısı olarak alınacak katkı payları ve öğrenim ücretlerinin ödenmesi 1-Birimden gelen yazı 2-Öğrenci bilgi formu 3-İade dilekçesi 4-Harç dekontu 5-Nüfus cüzdan fotokopisi 6-Düzeltme ve iade belgesi 3 iş günü (Form No: FR- 411 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 134

137 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET STANDARTI SIRA NO HİZMETİN TANIMI BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ 9 Banka tahsilatı, verilen çek ve gönderme emirleri ve güncelleme işlemleri 1-Banka Ekstresi 2-Dekont 1 iş günü 10 İhale dosyasının ihale kanunlarına göre incelenmesi. 1-İhale işlem dosyası, 2-Teslim tutanağı. 3 iş günü 11 Gerçek ve tüzel kişilerden kesinti ve tevkifat yapılan vergilerin beyan edilmek suretiyle ilgili vergi dairesi ödenmesi 1-Say2000i Sisteminden Alınan Raporlar 2-Faturalar 3 gün 12 Gerçek ve tüzel kişilerden prim ve borç kesintilerinin SGK ve vergi ödemesi 1-SGK borç yazısı 7 iş günü 13 İlk ödeme ile birlikte ihale dosyasının gelmesinden sonra yapılan işlem 1-İhale Dosyası 2- Ödeme Emri Belgesi 5 İş günü 14 Kurumun haftalık ve aylık nakit ihtiyacının Hazine Müsteşarlığından talep edilmesine ilişkin işlemlerin yürütülmesi Mali mevzuatta gerekli olan evraklar 1 gün 15 Üniversite gelirlerinin tahakkuku, takibi ve tahsilinin yapılması 1-İlgili birimin yazısı 2-Dekont veya banka ekstresi 3 iş günü, (Form No: FR- 411 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 135

138 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET STANDARTI SIRA NO HİZMETİN TANIMI BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ 16 Üniversitemize ait her türlü doğrudan teminlerin ödeme işlemleridir. 1-İhtiyaç Yazısı 2-Harcama Talimatı 3-Onay Belgesi 4-Muayene Kabul Komisyonu 5-Fatura 6-Taşınır İşlem Fişi 7-Piyasa Fiyat Araştırması 3 İş günü, 17 Üniversitemize ait her türlü elektrik, su, telefon faturası vb. Ödemelerin yapılması. 1-Harcama Talimatı 2-Ödeme Emri Belgesi 3-Fatura 3 İş günü, Üniversitemizin 4734 sayılı Kanun kapsamında yapılan ihale işlemleri ile ilgili teminatların iade işlemleri. Üniversitemize ait taşınır malların yönetimi, kayıt altına alınması, korunması, elden çıkartılmasına ilişkin taşınır işlem fişlerinin denetlenmesi. Üniversitemiz harcama birimleri arasında veya diğer kurum - kişiler tarafından yapılan devir ve bağış işlemlerinin kontrol edilmesi. (Form No: FR- 411 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.) 1- Alındı belgesi veya banka dekontunun aslı, 2-Üniversitemizce düzenlenmiş teminat iadesini ve gerekçesini bildirir resmi yazı, 3-İhale konusu iş ile ilgili vergi borcu olmadığına ilişkin resmi yazı, 4- Yapım ve hizmet işlerinde geçici veya kesin kabul tutanağı. 1-Taşınır İşlem Fişi 2-İlgili Birim Yazısı 1-Taşınır işlem fişi 2-İlgili birim yazısı 3- Bağışı gösteren belge 1 İş günü 3 iş günü 3 iş günü A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 136

139 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET STANDARTI SIRA NO HİZMETİN TANIMI BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ 21 Üniversitemiz harcama birimlerinin üçer aylık dönemlerde yapmış olduğu tüketim malzemesi çıkışlarının kayıt ve kontrol edilmesi. 1-Taşınır işlem fişi 2-İlgili birim yazısı 3 iş günü 22 Üniversitemiz harcama birimlerinin taşınırlarının kesin hesaplarının gösterildiği işlem Taşınır Hesap Cetveli 4 ay 23 İç Kontrol Sisteminin kurulması, kamu iç kontrol standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi Uyum Eylem Planın Hazırlanması ve İzlenmesinde koordinasyonun sağlanması _ 2 Yıl 24 Harcama birimlerince ön mali kontrol yapılmak üzere gönderilen taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının kontrol edilip görüş yazısının hazırlanması 1- Harcama Biriminden gelen Ön Mali Kontrol talep yazısı 2-İhale İşlem Dosyası 10 iş günü 25 Personel Daire Başkanlığınca hazırlanan kadro dağılım cetvellerinin ön mali kontrolü ve görüş yazısının hazırlanması 1- Ön Mali Kontrol Talep Yazısı 2-Kadro Dağılım Cetveli 5 iş günü 26 Personel Daire Başkanlığınca hazırlanan Yan Ödeme Cetvellerinin ön mali kontrolü ve görüş yazısının hazırlanması 1- Ön Mali Kontrol Talep Yazısı 2-Yan Ödeme Cetvelleri 10 iş günü (Form No: FR- 411 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.) A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 137

140 AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET STANDARTI SIRA NO HİZMETİN TANIMI BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ 27 Personel Daire Başkanlığınca hazırlanan sözleşmeli personel sayı ve sözleşmelerinin ön mali kontrolü ve görüş yazısının hazırlanması 1-Ön Mali Kontrol Talep Yazısı 2-Sözleşmeli Personel Vize Cetvelleri ve Sözleşmeleri 5 iş günü 28 Harcama birimlerinin ödenek aktarma ve ekleme taleplerinin ön mali kontrol işlem sürecinin yapılması süreci E- Bütçe sistemi üzerinden hazırlanan ödenek gönderme belgeleri 2 iş günü 29 İlk 6 aya ait Bütçe uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetler ile ilgili yapılan raporlama işlemi Harcama Birimlerden Gelen Mali Durum ve Beklentiler Raporu 1 ay 30 Merkezi Yönetim Bütçe Hazırlık çalışmaları çerçevesinde, Üniversitenin bütçe teklifinin hazırlanması. Birim Bütçe Hazırlık Formu 90 gün Döner sermayeden elde edilen gelirlerin %5'nin bilimsel araştırma projeler payı olarak bütçeleştirilmesi Üniversiteye tahsis edilen kaynaklar ile ilgili yıl performans programında yer verilen hedeflerin ne kadarına ulaşıldığını belirlemek amacıyla hesap verilebilirlik çerçevesinde kamuoyunun bilgisine sunulması işlemidir. İdare stratejik planının oluşturulması, güncellenmesi, yenilenmesi ve koordinasyonunun sağlanması (Form No: FR- 411 ; Revizyon Tarihi:./ /..; Revizyon No:.) Birimden gelecek olan talep yazısı 1- Birim Faaliyet Raporu 2- İdare Faaliyet Raporu Hazırlama Formatı Kalkınma Bakanlığınca çıkarılan rehber 1 gün Şubat ayı sonu 5 Yıl A.E.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 138