STRATEJİK PLAN

Transkript

1 STRATEJİK PLAN

2

3 Stratejik Plan çalışması danışman katkısı ve planı hazırlayan Stratejik Plan Ekibi ile katılımcı süreçler kullanılarak yılları için 4 yıllık eylem ve etkinlikleri kapsayacak şekilde hazırlanmıştır. Borsa Stratejik Planı tarih ve 06 sayılı Borsa Meclisi kararı ile onaylanmış ve tüm kamuoyuna ilanı yapılmıştır. Mehmet ŞAHİN Yönetim Kurulu Başkanı Nezir YILDIZ Borsa Meclis Başkanı

4 Kızıltepe Ticaret Borsası Stratejik plan çalışmaları Dicle Kalkınma Ajansı 2016 Yılı Teknik Destek Programı DİKA TD kapsamında hazırlanmıştır.

5 Stratejik Plan Sahibi Kızıltepe Ticaret Borsası Destekleyen Kuruluş Dicle Kalkınma Ajansı KÜNYE Stratejik Plan ekibi Yönetim Kurulu Başkanı Mehmet Şahin Genel Sekreter Abdulkadir Şahin Genel Sekreter Yrd. Metin Sert Proje Koordinatörü Genel Sekreter Yardımcısı Metin Sert Projeyi Hazırlayan Uncu Danışmanlık Mehmet Uncu Proje Hazırlama Desteği Borsa Akademik Danışmanı Yrd. Doç. Dr. Mehmet Behzat Ekinci Grafik Tasarım Makleduz Dijital Hizmetler Basım Yeri Mardin Sesi Matbaası

6

7 İÇİNDEKİLER BAŞKANIN SUNUMU BÖLÜM TEMEL PRENSİPLER BÖLÜM STRATEJİK PLANLAMA TASARIMI BÖLÜM MEVCUT DURUM ANALİZİ Borsanın Tarihçesi Faaliyet Ekosistemi Yasal Yükümlülüklerin Kapsamı Borsanın Sunduğu Hizmetler Borsa Süreçleri Analizi Paydaş Analizi Kurum İçi Analiz Organizasyon Yapısı İnsan Kaynaklarına İlişkin Bilgiler Üyelere İlişkin Bilgiler Fiziksel Kaynaklar ve Teknolojik Altyapı Borsa Bütçesi Sosyal Sorumluluk Faaliyetleri GZFT (Güçlü, Zayıf Yanlar, Fırsatlar ve Tehditler) Analizi PESTLE Analizi Yılı Stratejik Plan Performans Değerlendirmesi Kızıltepe Ticaret Borsasının Geleceği Misyon Vizyon Temel ve Etik Değerler Kalite ve Akreditasyon Politikası Stratejik Düşünce ve Stratejik Yönetim Politikası Mali Yönetim Politikası İnsan Kaynakları Politikası İş Planlaması Politikası Haberleşme ve İletişim Politikası Bilgi ve İletişim Teknolojieri Politikası Üye İlişkileri Politikası

8 4.12. Kurumsal Risk Politikası Stratejik Amaçlar ve Stratejik Hedefler Maliyet Tablosu Stratejik Plan İzleme, Ölçme ve İyileştirme Değerlendirme ve Sonuç EKLER EK A. Kızıltepe Ticaret Borsası Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi EK B. Kızıltepe Ticaret Borsası Sunulan Hizmetler EK C. Borsa Kotasyon Listesi EK D Stratejik Plan Performansı

9 BAŞKANIN SUNUMU Kızıltepe ilçesi Mardin ilinin en büyük ilçesi olup, il merkezine 20 km. mesafede Mezopotamya Ovası üzerinde kuruludur. Mardin ili Hektar ile Türkiye nin en büyük tarım arazilerine sahip illeri arasında yer almaktadır. Bin yıllar boyunca tarım gerçekleştirilen Bereketli Hilal içinde yer alan tarım arazilerinin yüksek teknolojiye ve bilimsel verilere dayanan üretim metodlarıyla buluşarak daha fazla katma değer sunarak ülke ekonomisinin gelişmesine ve kalkınmasına katkı sunmalıdır. Mardin ve Kızıltepe de tarımın canlanması ve daha katma değerli hale dönüşmesi ekonomik ve sosyal kalkınmada en önemli stratejilerden biri olmalıdır. İlçemizde, tarımda modern tekniklerin kullanılması, üretimde verimlilik ve yüksek kalitenin sağlanması ve tarımsal ticaretin gelişmesi gereklidir. İlçede gerçekleştirilecek tüm tarımsal katma değer artışları İlçenin Türkiye de ekonomik kalkınmasına katkı sunacaktır. Hizmetin ihtiyaçtan doğduğu düşüncesinden yola çıkarak, Sanayi ve Ticaret Bakanlığının tarih ve sayılı yazısı ve 507 sayılı yasa kapsamında, Kızıltepe Ticaret Borsasının kurulması gerçekleştirilmiştir. Kızıltepe Ticaret Borsası Meclisi, Yönetim Kurulu ve tüm çalışanlarıyla; üyelerine kaliteli ve sürekli hizmet vermeye çalışmaktadır. Başta büyük bir pazara sahip olan Irak ın iç piyasa tüketimi için müteşebbisleri ve üyeleri yatırıma teşvik ederek, istihdama ve ekonomik canlılığa kavuşulması için gayret gösterilmiştir. Mevcut duumda organize sanayi bölgesinde toplam 12 un, 6 bulgur, 3 makarna firması üretimdedir. Gıda ürünlerinde bu ana ürünler dışında şehriye, bakliyat, kuruyemiş gibi ürünlerde üretilmektedir. Üretime ek olarak Mardin aynı zamanda en önemli ticaret merkezlerinden biri olarak toplam 2016 yılında 885 milyon 876 bin dolarlık ihracat gerçekleştirmiştir. Bunun yanında kaliteli ve iyi üretilen ürünlerin daha katma değerli olarak pazarlanması ve hem tüccar hem de çiftçinin kaliteli ürünü değerinde alıp satması için müzayede salonu projesine başlanılmıştır. Bu kapsamnda. Türkiye nin en gelişmiş müzayede salonu olacak bu yapı bölge kalkınması için önemli bir altyapı sağlayacaktır. Yapının Bölgenin kalkınmadaki dinamosu konumunda olan Dicle Kalkınma Ajansından alınacak Güdümlü Proje Desteği ile kurulması sağlanacaktır. Hizmetlerin en iyisine layık üyelere daha iyi hizmet sunabilmek için ISO 9001: 2008 Kalite Kontrol Belgesi alınmıştır. Yeni stratejik plan döneminde belge yeni sisteme göre revize edilecektir. Mevcut durumda Türkiye nin en büyük işlem hacmine sahip İlçe borsası olan Kızıltepe Ticaret Borsası, aynı zamanda Türkiye nin en yüksek işlem hacmi olan 12. Borsası konumundadır. 7,2 milyar liralık işlem hacmi ile birçok il borsasından daha yüksek işlem hacmine sahiptir. TOBB A sınıfı Akredite olan borsamız üyelerine en iyi ve en hızlı hizmet veren, teknolojik yenilikleri kullanan, kişilere değil bağımlı olmayan sistem üzerinden yönetilen bir borsa olarak bölge kurumlarına da örnek olarak gösterilmektedir. Bütün bu çalışmaların arkasında sadece Borsa yönetimi değil, tüm üyelerin katkısı ve ortak aklın kullanımı yatmaktadır. Gelecekte hedeflenen dönüşümleri gerçekleştirmek için ise, tarımsal kalkınmanın yollarını düşünmek, tartışmak ve bir ortak akıl etrafında toplanmak gerekmektedir. Hedeflenen amaç, strateji ve faaliyetlerin bütününe stratejik plan ile erişmek mümkündür. Değişen şartlar altında sürekli güncellenerek Borsa hedeflerine ulaşmak için bir araç olarak kullanılacak Stratejik Plan hazırlıklarında emeğini, moral ve desteklerini esirgemeyen herkese teşekkürü borç biliriz. Tüm hizmet ve çabalarımızın hayırlara vesile olması temennisiyle saygılarımı sunarım. Mehmet ŞAHİN Yönetim Kurulu Başkanı 5

10 TOBB 5 TEMEL PRENSİP TAKİP EDEN DEĞİL YÖNLENDİREN EDİLGEN DEĞİL ETKEN PASİF DEĞİL AKTİF STATİK DEĞİL DİNAMİK HÜKMEDEN DEĞİL HİZMET EDEN 6

11 1.BÖLÜM STRATEJİK PLANLAMA TASARIMI Kızıltepe Ticaret Borsası Yönetim Kurulu, Meclisi ve Personeli ile bir borsanın sahip olması gereken ve sadece bölgemizde değil aynı zamanda Türkiye de örnek gösterilebilecek strateji ile yönetilen, katılımcı bir yaklaşımla hizmet kalitesini standartların üzerine çıkaran, üyelerinin memnuniyetini sürekli arttıran bir borsa olmanın yolunda ilerlemektedir. Kızıltepe Ticaret Borsası TOBB Akreditasyon sisteminde A sınıfı 5 yıldızlı bir borsa olarak faaliyetlerine devam etmektedir. Bu na ek olarak kalite standartlarına uygun (TS EN ISO 9001:2008) sistem kurulumu gerçekleştirmiş, etkin bir bilişim sistemi ile borsa yönetimi gerçekleştirilmektedir. Bu sistem diğer borsa ve kurumlar tarafından örnek bir bilgi yönetim sistemi olarak ele alınmakta ve sistem gelişimi için taban olarak kullanılmaktadır. TOBB Akreditasyon çalışmaları kapsamında sistem, sistem yönetimi ve sistem gelişimi konularında tecrübe kazanan Borsa sistemi daha ileriye götüren bir yaklaşımı benimsemiştir. Bu doğrultuda stratejik plan çalışmaları sadece verilen hizmet kalitesinin devemlılığını değil geliştirilmesini içeren bir sistematikte ele alınmıştır yıllarını kapsayacak şekilde oluşturulan Stratejik Plan, Borsa üyelerinin, personelin görüş ve önerileri ve beklentilerini göz önünde bulundurarak, Kamu kurum kuruluşlarının ve Sivil Toplum Örgütlerinin önerilerini katılımcı yöntemlerle toplayarak hazırlanmıştır. Kızıltepe Ticaret Borsası nda uygulanan stratejik planlama çalışmasının aşamaları sırasıyla aşağıdaki gibidir: - Stratejik Plan Ekibinin oluşturulması, - Mevcut Stratejik Plan Performans ölçümü, - Stratejik Planlama eğitimi, - Mevcut Durum Analizi, - Paydaş Analizi, - GZFT analizinin yapılması, - PESTLE Analizinin gerçekleştirilmesi - TOBB Akreditasyon kriterlerinin gözden geçirilmesi - Risk Tabanlı Kurum Süreç Analizi - Stratejik amaç ve hedeflerin belirlenmesi, - Kurumsal Risk Analizi - Stratejik Planın paydaş onayına sunulması - Stratejik Planın Kurum tarafından onaylanması 7

12 Stratejik Planlamanın ilk aşamasında, Kızıltepe Ticaret Borsası çalışanlarından 3 kişilik stratejik planlama ekibi oluşturulmuş ve odaklı stratejik planlama eğitimi verilmiştir. Stratejik Planlama sürecinin ikinci aşamasında mevcut stratejik planın performans ölçümü gerçekleştirilmiştir. Bir önceki plan döneminde alınan stratejik planlama eğitimine ek olarak Borsa personeline ve üyelere stratejik planlamada yeni yaklaşımlar, senaryo ve odaklı stratejik planlama eğitimi verilmiştir. Kızıltepe Ticaret Borsasının veri tabanı incelenerek kullanılacak dökümanlar ve veriler tasnif edilmiştir. Tasnif sonrasında ise Borsanın Mevcut Durum Analizi gerçekleştirilmiştir. Mevcut durum analizine uygun olarak Borsanın gerçekleştirdiği ve gerçekleştirmeyi planladığı faaliyetlere uygun olarak paydaş analizi gerçekleştirilmiştir. Bu kapsamda paydaş analizine uygun olarak 3 parçalı GZFT analizi gerçekleştirilmiştir. Üyelere yönelik gerçekleştirilen GZFT analizi borsanın müşterileri nezdinde incelenmesini ve üyelerin memnuniyetinin ölçülmesine yönelik gerçekleştirilmiştir. Üyelere ayrıca stratejik planlamada temel kavramlar eğitimi verilmiştir. GZFT analizinin ikinci aşamasında Borsanın destekleyicisi ve dış paydaşı konumundaki diğer kurumlara stratejik planlamada temel kavramlar eğitimden sonra, Borsa algıları ölçülmüş Kızıltepe Ticaret Borsasının Güçlü ve Zayıf yönleri sorulmuş, Borsa için Fırsat ve Tehditler belirlenmiştir. GZFT analizinin üçüncü aşamasında ise Borsa personelinin memnuniyeti ölçülmüş, Borsanın personel nezdinde GZFT analizi gerçekleştirilmiştir. GZFT analizinden sonra paydaşların büyük çoğunluğunun belirttiği değişken dış koşulların incelenmesi amacıyla PESTLE Analizi gerçekleştirilmiştir. PESTLE Analizi Borsanın dışında gerçekleşen Politik, Ekonomik, Sosyo-Kültürel, Teknolojik, Hukuki ve Çevresel değişimlerin olumlu ve olumsuz olarak Borsaya olan etkisi incelenmiştir. Stratejik Planlamanın TOBB Akreditasyonu ile örtüşük olması için Akreditasyon sistemi incelenmiş stratejik plan kurgusu buna göre hazırlanmıştır. Bu kapsamda Akreditasyona uygun olarak tabanlı süreç analizleri gerçekleştirilmiştir. Bu aşamadan sonra Borsanın daha önceki vizyon, misyon ve temel değerleri revize edilmiş yeni stratejik amaç ve hedefler belirlenmiştir. Yeni belirlenen stratejik amaç ve hedefler kurum personeli ile paylaşılarak görüşleri alınmıştır. Buna ek olarak stratejik amaç ve hedeflere uygun olarak kurumsal analizi gerçekleştirilmiş, birimlere tabanlı çalışma metodu uygulanmıştır. Stratejik planın bütçelemesi 4 yıllık hazırlanmış, sonrasında paydaşların görüşlerine sunulmuştur. Gelen paydaş görüşleri doğrultusunda Stratejik Plan revize edilerek Yönetim Kurulunun onayına sunulmuştur. Yönetim Kurulunun onayı ile stratejik planın uygulanmasına başlanılmıştır. 8

13 3. BÖLÜM MEVCUT DURUM ANALİZİ Mevcut Durum Analizi Bölümünde Borsanın tarihçesi, faaliyet göstediği ekonomik-sosyal ekosistem, borsa süreçleri, Borsa Kurumsal yapısı incelenmiştir. Borsanın personel yapısı, bütçesi, gelir-gider kaynakları incelenmişt borsanın gelecek çizmesi için stratejilerin belirlenmesi sağlanmıştır Borsanın Tarihçesi Kızıltepe İlçesi yukarı Mezopotamya da yer alan, tarih boyunca önemli tarım merkezi olan bir coğrafyada kurulmuştur. Tarımın sanayileşmesi ve üretim artışından kaynaklı olarak ilçede artan tarımsal ürün değişimi ve ticareti, buna bağlı olarak sanayi ve ticarettte artıştan kaynaklı olarak 1990 lı yılların ortasında borsanın kurulumuna ihtiyaç duyulmuştur. Kızıltepe Ticaret Borsası, bu ihtiyaca binaen Sanayi ve Ticaret Bakanlığının tarih ve sayılı yazısı üzerine kurulmuştur. Kuruluş aşaması: Kızıltepe Ticaret Borsasının kuruluşunu yürütmek üzere tarihinde bir toplantı yapılarak kuruluş işlemlerini yürütmek üzere Mehmet Şahin, Ahmet Aslan, Mahmut Dündar, Nezir Yıldız ve M.Ali Beşer den oluşan bir heyet teşkil etmiştir Tarihinde ilk toplantısını yapan Müteşebbis Kurul, Başkanlığa Mehmet Şahin i seçmiş ve kuruluşla ilgili işlemler tamamlanmıştır tarihinde Borsa Meclisi, tarihinde Meclis Başkanı, Başkan Vekili seçilmiş, tarihinde de Yönetim Kurulu, Yönetim Kurulu Başkanı ve Başkan Vekili seçimleri yapılmış ve Kızıltepe Ticaret Borsası faaliyetlerine başlamıştır. Borsa Yönetim Kurulu Başkanı Sn. Mehmet Şahin in daha önce kuruluşunu ve Yönetim Kurulu Başkanlığını yaptığı Kızıltepe Şoförler ve Otomobilciler Odasının hizmet alanında Ticaret Borsası için bir bölüm tahsisi ile hizmete başlanmıştır yılında Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği nin kararıyla 300 Metrekarelik alan alınarak yeni alanda hizet verilmeye başlanılmıştır. Yeni Hizmet Binası yapımı ise Müzayede salonu inşaatına paralel olarak yeni stratejik plan takvimi içerisinde gerçekleştirilecektir. Sadece Kızıltepe nin değil aynı zamanda Mardin ili için çok önemli olan Muzayede Salonu çalışmalarını 2016 yılında başlatarak, Dicle Kalkınma Ajansının Güdümlü Proje Programı kaspamında desteklenecek projeler arasına almıştır. Kalkınma Ajansının desteği ile 2019 yılının başında müzayede salonunun faaliyete geçmesi sağlanacaktır. Tarımsal verimliliğin arttırılması, toprağın korunması, gübre, enerji ve tarımsal ilaç kullanımının azaltılması amacıyla Fertigasyon Sistemi Projesi ile Kalkınma Ajansı Doğrudan Faaliyet Destek Programına başvuru gerçekleştirilmiştir. Buna ek olarak Bölgedeki en önemli sorun olan yer altı su kaynaklarının korunmasına yönelik Dicle Kalkınma Ajansı ile beraber Merkezi Finans İhale Birimine İklim değişikliğinin Bölge tarımına olan etkisi adlı proje sunulmuştur. Tarım ürünlerinin daha katma değerli halde değişimi ve depolanmasına olanak sağlayacak olan lisanlı depolama ile ilgili olarak IPAII kapsamında hazırlıklar başlatılmıştır. 9

14 3.2. Faaliyet Ekosistemi Borsanın faaliyet gösterdiği bölgenin ekonomik ve sosyal özellikleri borsa potansiyelinin anlaşılmasına daha kolay olanak sağlamaktadır. Kızıltepe Ticaret Borsası Sadece Kızıltepe ilçesine değil Nusaybin hariç tüm ilçelere hizmet verebilmektedir. Ancak coğrafi yakınlık ve tarımsal potansiyel düşünüldüğünde en falza işlem Kızıltepe, Artuklu ve Derik kaynaklı yapılmaktadır. İlçeler düzeyinde veriler kısıtlı olduğu için anahtar veriler il için verilmiştir. Mardin ili Temel İstatistikler (TÜİK) Alan (Km2) Nüfus (2015) Nüfus Projeksiyonu Okuma Yazma Oranı (2015) 97 İşsizlik Oranı (TRC3)(2015) 25 Turizm Geceleme Sayısı (2015) Dış Ticaret(2015) 000$ İl/Bölge Bölge Alanı (2002) Nüfus (2015) Nüfus Yoğunluğu (kişi/km²) Alan (göl hariç, km²) Kadın Erkek Toplam TR ,3 TRC ,3 Mardin ,5 Artuklu ,7 Dargeçit ,4 Derik ,0 Kızıltepe ,8 Mazıdağı ,7 Midyat ,5 Nusaybin ,2 Ömerli ,2 Savur ,3 Yeşilli ,9 Mardin ili Türkiye nin en büyük illerinden olup Büyükşehir statüsündedir. Bu statü hem ilin potansiyelini arttırmakta hem de iş yapma kapasitesini geliştirmektedir. Bu kapsamda Mardin 86o milyon dolarlık dış ticareti geçmiş, turizmde geceleme sayısı 168 bin bandını yakalamıştır. 10

15 Kızıltepe İlçesi 1416 km2 alan ile Mardin ilinin en büyük ilçesidir yılı TÜİK ADNSK ya göre ile en kalabalık ilçe nüfusuna sahiptir. İlçeler arasında 167,8 kişi/km2 ile nüfus yoğunluğu en yüksek olan ilçedir, aynı zamanda Türkiye deki nüfus yoğunluğundan yüksektir. İlçeler arasında Kızılltepe ve Nusaybin dışında Ticaret Borsası bulunmamaktadır. Kızıltepe Ticaret Borsasının işlem hacmi tarımsal ürün ve tarımsal sanayi ürünlerine dayanmaktadır. Mardin ilinde ilçeler bazında tarımsal alan miktarı, ana tarımsal ürünlerin üretim miktarı aşağıda sunulmuştur: İlçe Toplam Alan(dekar) Toplam % 2016 yılı Mardin ili Bitkisel Üretim Alanı İstatistikleri (TÜİK) Tahıllar ve diğer bitkisel ürünlerin ekilen alanı(dekar) % Tahıllar ve Diğerleri Sebze bahçeleri alanı(dekar) % Sebze bahçeleri alanı (dekar) Meyveler, içe. ve bah. bitk.alanı (dekar) % Meyve alanı (dekar) Dargeçit , , ,00 1, ,37 Derik , , ,00 16, ,28 Kızıltepe , , ,00 15, ,87 Mazıdağı , , ,00 5, ,12 Midyat , , ,00 28, ,79 Nusaybin , , ,00 2, ,80 Ömerli , , , ,35 Savur , , , ,50 Yeşilli , , ,00 3, ,42 Artuklu , , ,00 25, ,48 MARDİN * Nadas alanları dışarda tutulmuştur Kızıltepe dekarlık alan tarımsal alan olarak kullanılmaktadır. Kızıltepe, Mardin ilinde tahıl ve diğer bitkisel ürünlerin üretildiği alanın %35,23, Sebze ve bahçe alanlarının %15,7 si ve Meyve alanlarının %3,87 sini oluşturmaktadır. Kızıltepe iözellikle tahıl üretimi konusunda öne çıkmaktadır. Kızıltepe ilçesine yakın Derik ve Artuklu ilçeleri ile Mardin ilinde tahıl üretim alanlarının % 63,28 sini oluşturmaktadır, bu alan dekarlık bir alana mukabil etmektedir. Bu alanın büyüklüğü ve yüksek verim Borsa faaliyetlerinin geliştirilmesi ve yüksek işlem hacmi için potansiyeli ortaya koymaktadır. Borsa da en fazla tescil edilen tescil edilen ürünlerin üretim bilgileri Mardin ve Türkiye ye kıyasla aşağıda sunulmuştur: 11

16 Borsa Tescil Edilen Ana Ürünlerin Üretimi ve Ekim Durumu Düzey Ürün adı Ekilen alan(dekar) Üretim (ton) Verim (kg/da) Mısır (Dane) Pamuk (Kütlü) Pamuk (Lif) Pamuk Tohumu (Çiğit) Kızıltepe Tütün Buğday (Diğer) Buğday (Durum) Arpa (Diğer) Mercimek (Kırmızı) Düzey Ürün adı Ekilen alan(dekar) Üretim (ton) Verim (kg/da) Mısır (Dane) Pamuk (Kütlü) Pamuk (Lif) Pamuk Tohumu (Çiğit) Mardin Tütün Buğday (Diğer) Buğday (Durum) Arpa (Diğer) Mercimek (Kırmızı)

17 Düzey Ürün adı Ekilen alan(dekar) Üretim (ton) Verim (kg/da) Mısır (Dane) Pamuk (Kütlü) Pamuk (Lif) Pamuk Tohumu (Çiğit) Türkiye Tütün Buğday (Diğer) Buğday (Durum) Arpa (Diğer) Mercimek (Kırmızı) Kızıltepe Ticaret Borsasında işlem gören ürünler mısır, buğday, arpa, pamuk, tütün ve mercimektir. Mardin ili Türkiye Kırmızı mercimek üretiminin %17 si, Durum Buğdayı üretiminin %11 i ve Mısır üretiminin %9 unu karşılamaktadır. Kızıltepe ilçesi bu üretimlerde Mardin ilinde Mercimek için %22,7, Durum buğdayı için %52,4 ve Mısır için %76,4 lık kısmını karşılamaktadır. Derik ve Artuklu ilçeleri analize katılınca bu oran artmaktadır. Kızıltepe ilçesinin tarımsal üretim miktarı sadece Mardin ili için değil aynı zamanda Türkiye için çok büyük bir önem arz etmektedir. 13

18 3.3. Yasal Yükümlülüklerin Kapsamı Kamu kurumları tarihinde yürürlüğe giren 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve stratejik planlamaya ilişkin hükümlerin tarihinde yürürlüğe girmesiyle beraber stratejik plan yapma yükümlülüğünü üstlenmişlerdir. Stratejik planlama sürecinde, 24 Aralık 2005 tarihinde yayımlanan 5436 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun ve 26 Mayıs 2006 tarihli Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik referans metinler olarak kabul edilmektedir sayılı kanunua göre Stratejik Plan yapmak zorunda olan kurumlar Kamu kurumları, Belediyeler, Üniversiteler ve özel bütçeli kurumlardır. Kızıltepe Ticaret Borsası ve Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği bu kanunun kapsamı dışında yer almaktadır. Kızıltepe Ticaret Borsası ve üst birlik olan Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ni tanımlayan tarihli 5174 sayılı Kanunun 28. maddesinde borsalar; bu kanunda yazılı esaslar çerçevesinde borsaya dahil maddelerin alım satımı ve borsada oluşan fiyatların tespit, tescil ve ilanı işleriyle meşgul olmak üzere kurulan, tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde bir meslek kuruluşu olarak ifade edilmektedir. Bu çerçevede Kızıltepe Ticaret Borsası nın stratejik planının temel dayanağını 2010 tarihi itibarıyla güncelleştirilmiş Odalar ve Borsalar için Akreditasyon Kılavuzu ve ekleri oluşturmaktadır. Kızıltepe Ticari Borsası nın Stratejik Planını değerlendirecek olan kurum ise üst birlik olan Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği organı Akreditasyon Kurulu dur. Akreditasyon ise, genel olarak: malların ve hizmetlerin istenen şartlara uygun nitelikler taşıdığını tespit etmek gayesiyle yapılan deney, analiz, muayene ve belgelendirme (sertifikasyon) işlemlerini içeren uygunluk değerlendirmesi işleri yapan kuruluşların yeterliliklerinin onaylanması sürecidir. Stratejik plan, akreditasyon sürecinin oluşturmaya çalıştığı standardizasyonunun önemli bir unsurudur. Bu yeni standart, yetki almayı isteyen tüm odaların ve borsaların sahip olmaları ve üyelerine sunmaları gereken birtakım, temel becerileri ve hizmetleri içeren kapsamlı ve güvenilir bir çerçeveye dayandırılmaktadır. Bu kapsamda plan içeriğinde stratejik planın dayanağı sunulmuştur, Borsa nın gerçekleştirdiği işlerin tanımı ve yasal dayanağı ise EKA da tanımlanmıştır. 14

19 3.4. Borsanın Sunduğu Hizmetler Ticaret Borsaları, 5174 Sayılı Kanunda yazılı esaslar çerçevesinde borsaya dâhil maddelerin alım satımı ve borsada oluşan fiyatlarının tespit, tescil ve ilânı işleriyle meşgul olmak üzere kurulan kamu tüzel kişiliğine sahip kurumlardır. Ticaret Borsalarının; piyasa fiyatlarının oluşumu, fiyat istikrarı, piyasadaki belirsizlikleri azaltması, in dağıtılması ve paylaşılması yanında makro ekonomik planlar için sağladığı veri bankaları ile ülke ekonomisine verdikleri katkılar önemli fonksiyonlarıdır. Bu bağlamda Kızıltepe Ticaret Borsası`nın sunmuş olduğu hizmetler ve bu hizmetlere bağlı faaliyetler iki ana süreçte incelenmektedir. Bu süreçler üyelere sunulan hizmetlerin sürekli geliştirilmesi ve desteklenmesi için gerekli olan temel ve destek süreçleridir. Temel Süreçler Operasyonel ve taktik süreçler olarak stadart ve geliştirici hizmetler olarak ayrılmaktadır. Destek faaliyetleri ise klasik ve stratejik destek faaliyetleri olarak ikiye ayrılmaktadır. Operasyonel Hizmetler: Kanun ve yönetmelikler aracılığıyla Borsalara verilmiş görevlerdir. Bu hizmetlerin uygulanması aşamasında Kızıltepe Ticaret Borsası kanun, yönetmelik, iç yönergelere göre hareket etmektedir. Bu hizmetler verilirken hizmet kalitesi ve müşteri memnuniyetine önem verilmektedir. Taktik Hizmetler: Borsanın ulaşmak istediği nokta, hedefleri ve kurumsal kimliği doğrultusunda çağın gereklerine uyarak üyelerin her türlü beklentisinin önüne geçmek için yapılan hizmetlerdir. Destek Faaliyetleri ise verilen hizmetlerin gerçekleştirilmesi ve geliştirilmesi için gerekli faaliyetlerdir. Destek Faaliyetlerini de kendi içinde iki bileşene ayrılmaktadır. Klasik Destek Faaliyetleri: Yönetimsel kararların alınması, örgütlenme biçimin düzenlenmesi ve tüm faaliyetlerin planlanması gibi konuları içeren idari ve mali işler adı altında yürütülen faaliyetlerdir. Stratejik Destek Faaliyetleri: Toplam kalite yönetimi, proje geliştirme, araştırma geliştirme ve kurumsal yönetişim gibi konuları içeren faaliyetlerdir. Kızıltepe Ticaret Borsası Çağdaş ve Kaliteli Yönetim politikası ile hem modern yönetim süreçlerine sahip hem de üye memnuniyetini gözetleyen bir yaklaşım sergilemektedir. Kızıltepe Ticaret Borsasının Hizmet kalitesinin arttırılması amacıyla Kurumsal Risk Analizi gerçekleştirilmiş, lerin bertaraf edilmesi için eylem planları oluşturulmuştur. 15

20 Ana Süreçler Alt Süreçler Faaliyetler TEMEL SÜREÇLER DESTEK SÜREÇLER Operasyonel Hizmetler Taktik Hizmetler Stratejik Destek Faaliyetleri Klasik Destek Hizmetleri Tescil İşlemleri (Alım, Satım ve İhracat) Üye Sicili / Muamelat İşlemleri/Mustahsil Kayıtları Belge Hazırlama -Onaylama Ürün Fiyatlarının İlanı Sosyal Sorumluluk Faaliyetleri Politika temsil faaliyetleri Lobicilik faaliyetleri Üye İlişkileri ve İletişim Ağı Faaliyetleri İş Geliştirme, Eğitim, Bilgi, Danışmanlık ve Destek Faaliyetleri Araştırma ve Geliştirme Faalyetleri TOBB Oda/Borsa Akreditasyon sistemi ve Diğer Kalite Yönetim Sistemi Faaliyetleri Bilişim Teknolojileri Yönetimi Ekonomik ve İş İstatistikleri İş Planlaması ve Yönetimi Faaliyetleri Stratejik Plan Hazılama, İzleme ve Uygulama Faaliyetleri Uluslararası Ticaret Yönetimi Faaliyetleri Mali ve İdari İşler Üye İlişkileri Yönetimi Haberleşme ve Yayınlar 3.5. Borsa Süreçleri Analizi Borsanın hizmetleri ile ilgili birçok süreci bulunmaktadır. Borsa süreçleri daha önceki planlama sürecinde kaplumbağa modeli kullanılarak oluşturulmuştur. Yeni planda ise temelli bir yaklaşım sergilenerek Süreç (Proses) kartları oluşturulmuştur. Her bir bölümün gerçekleştirdiği faaliyetler EKB de veilmiştir. Süreçlerin tamamı ise bazlı süreç kartları ile beraber aşağıda sıralanmıştır: 16

21 YÖNETİM SÜRECİ Doküman Kodu: S.1.1- Revizyon Tarihi: Revizyon No: 00- Sayfa No: 1/2 Amaç : TOBB Oda/Borsa Akreditasyon Sistemi ile ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminin Kurulması, gözden geçirilmesi ve devamlılığının sağlanması amacı ile yönetsel süreçleri 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Kanunun verdiği yetkiler ile planlamak, gözden geçirmek ve etkin bir şekilde uygulamaktır İlgili Referans Standartlar TAS: Madde 1.1. Yönetim Oda/ borsa Mevzuatı ISO 9001 GİRDİLERİ KAYNAKLARI ÇIKTILARI FIRSATLAR RİSKLER TOBB Akreditasyon Standarttı Görüş Talebi Lobicilik Faaliyeti Analizi veya/ve Talebi ISO 9001 Diğer borsalardan gelen kıyaslama raporu Formu 5174 sayılı TOBB Kanunu Üye geribildirimleri Etkinlik takvimi Yönetici eğitimleri Stratejik Pllan Gözden Geçirmeleri İLGİLİ KİŞİ / BİRİM Meclis başkanı Yönetim Kurulu başkanı Yönetim Kurulu Meclis üyeleri Hesapları inceleme komisyonu Disiplin Kurulu Meslek komiteleri Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı Akreditasyon inceleme komitesi Stratejik plan ekibi Yönetici Ofis Ekipmanları Bilgisayarlar Kırtasiye Malzemeleri Windows Alt Yapısı Printer Faks- Fotokopi-Tarayıcı Çalışanlar Çalışma Ortamı DATABANK ERP Yazılımı ETKİLEDİĞİ SÜREÇLER / FAALİYETLER Tüm Süreçler Stratejik plan Misyon Vizyon Kalite Politikası Mali politika İnsan kaynakları politikası Bilgi işlem politikası Haberleşme ve yayın politikası Üye ilişkileri politikası Temel değeler İç ve dış paydaş anketleri Bütçe Etkinlik planları Lobicilik faaliyetleri Sürekli iyileştirmeler Kıyaslama raporu İyileştirme planları Borsa organları toplantıları ve kararları Üye ilişkileri süreci AİK toplantıları sonuçları ETKİLENEN SÜREÇLER / FAALİYETLER S.1.2 S.1.3 S.1.4 S.1.5 S.1.6 S.1.7 S.1.8 Becerikli yöneticiler Kalite belgeleri Üye ve Personel Memnuniyeti Artışı Stratejik yönetim anlayışına sahip olma İtibar DOKÜMAN VE KAYITLAR F.07 AİK ve YGG Toplantı tutanağı F.06 UDF Faaliyet Formu F.12 Üye Şikâyet Öneri ve Talep Formu F.14 Eğitim ve Etkinlik Planı F.15 Yıllık Denetim planı F.17 Yönetici Oryantasyon Formu Stratejik Plan DATABANK ERP Veri Analizleri Üye ve Personel Memnuniyeti Anket raporları F.08 Yöneticiye Personel Eğitim Kartları Karar Defteri 1. Yönetim değişikliği 2. Stratejik planının hedefe ulaşamaması 3. Yönetimin Sistemsel İyileştirme Fırsatlarının Kaçırılması 4. Stratejik Planın Doğru Hazırlanmaması 5. Kaynak yetersizliği 6. Üye ve Personel Memnuniyetsizliği 7. Kurumsal Farkındalığın Sağlanamaması RİSK REFERANS NUMARASI 1. GSR1H1 2. GSR2H1 3. GSR3H1 4. GSR4H1 5. GSR5H1 6. GSR6H1 7. GSR7H1 PERFORMANS KRİTERLERİ 1. YK Tarafından gerçekleştirilen Toplantı Sayısı 2. Gerçekleştirilen Kişisel Gelişim Eğitim Sayısı 3. Gerçekleştirilen Teknik Eğitim Sayısı SÜREÇ / KALİTE HEDEFLERİ 1. Yıl içinde 2 Adet YK Toplantısı düzenlemek 2. Yıl içinde 5 Adet Kişisel Gelişim Eğitimi gerçekleştirmek 3. Yıl içinde 5 Adet Teknik Eğitim gerçekleştirmek STRATEJİK PLAN İLİŞKİSİ A A

22 PROSES RİSKLER RİSK BÖLGESİ ETKİ (RİSK SONUÇLARI) Olasılık PUANLAMA Etki (Şiddet) MEVCUT ÖNLEMLER ALINACAK ÖNLEMLER R öncelik (FIRSATLAR) KONTROL UYGULAMA VE ÖNLEMLER Yönetim Değişikliği Tüm süreçler İstikrar ve İtibar Kaybı 2 2,25 4,5 orta Yönetim kurulu toplantı takip sistematiği Yönetici katılımının özendirilmesi Databank ERP yazılım sisteminde Stratejik planın hedefe ulaşamaması Tüm süreçler Verimlilik ve Memnuniyetsizlik önemli Staretjik plan tüm paydaşların görüşleri doğrultusunda hazırlandı Stratejik plan performans izleme sonuçları AİK da gündem maddesi yapılmalıdır Hedefler Databank yazılımı ile takip edilmekte YÖNETİM SÜRECİ Yönetimin Sistemsel İyileştirme Fırsatlarının Kaçırlıması Kaynak yetersizliği Tüm süreçler Tüm süreçler Verimlilik ve Memnuniyetsizlik Verimlilik ve Memnuniyetsizlik 3 3,5 10,5 3 3,5 10,5 önemli önemli AİK ve YGG Toplantıları birleştirildi Her aşamada üye ve personel görüşleri doğrultusunda ihtiyaç analizi yapmaktadır. ISO 9011: 2015 KYS ye geçilmeli ve YGG toplantı sayısı arttırılmalıdır. Anket soruları ve personel AİK toplantı gündemleri sabitlenmeli. AİK ve YGG toplantısı kararları ile İyileştirme faaliyetleri sayısının takibi sistematik (Databank ERP de) Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet sayısı, İyileştirilmiş faaliyet sayısı Toplantı kayıtları Stratejik Planın Doğru Hazırlanmaması Tüm süreçler Verimlilik ve Memnuniyetsizlik önemli İç dış paydaş analizleri ve UÖF yapıldı Stratejik planın uygulanabilirliği ve gözden geçirilmesi AİK ve YGG toplantıları sonucu alınan kararlar. Önlemler yeterli Üye ve Personel Memnuniyetsizliği Tüm süreçler İtibar kaybı 3 4,5 13,5 önemli Borsa temel hizmetler standart tablosu oluşturuldu. İyileştirme sayılarının arttırılması Üye ve Çalışan Memnuniyeti oranının %80 altına düşmemesi Kurumsal Farkındalığın Sağlanamaması Tüm süreçler Sürekli ve Performansa Dayalı Çalışamama 3 4,25 12,75 önemli Yönetici eğitimleri düzenleniyor Oryantasyon ve eğitim sayıları arttırılmalı Eğitim takip sistematiği (Formlar ve Databank ERP Takip) 18

23 MALİ YÖNETİM SÜRECİ Doküman Kodu: S Revizyon Tarihi: Revizyon No:00- Sayfa No:1/2 Amaç : Kurumun muhasebe, vezne, satın alma, tedarikçi değerlendirme, satın alınan ürünleri taşıma, depolama, muhafaza ve ambalajlama işlemlerini 5174 sayılı kanun ile diğer ilgili kanunların gereklerine uygun olarak gerçekleştirmek İlgili Referans Standartlar TAS: Madde 1.1. Yönetim Oda/Borsa Mevzuatı ISO 9001 GİRDİLERİ KAYNAKLARI ÇIKTILARI FIRSATLAR RİSKLER RİSK REFERANS NUMARASI SÜREÇ /KALİTE HEDEFLERİ 5174 sayılı TOBB Kanunu ve ilgili yönetmelikler Yönetim kurulu kararları Meclis kararları Tedarikçiler Üyelerden gelen girdiler (tescil ücreti, aidat vs. ücretler) Satın alma talebi Bütçe Bütçe ve muhasebe yönetmeliği Tescil ve sicil servislerinden gelen üye işlemleri Kalite ve stratejik hedefler Yıllık İş Planı Yönetici ve Personel El Kitabı Personel Ofis Ekipmanları Bilgisayarlar Kırtasiye Malzemeleri Windows Alt Yapısı Printer Faks-Fotokopi-Tarayıcı Kasa Banka pos cihazları Depolama alanı Para Faturalar DATABANK ERP Yazılımı HİK Satın alınan ürün ya da hizmet Ödeme talimatları Gelir-Gider bütçesi Banka protokolleri Belge bedelleri Tüm muhasebe işlemleri Tedarikçi performans değerlendirmeleri Tedarikçi memnuniyet ölçümleri Kabul/şartlı kabul/ red edilen ürün ya da hizmetler Süreç performans izleme karnesi /SPİK) Doğru bütçe hedefi Kurumsal Tedarikçiler Üye sayısında artış Dış Paydaşlardan Sağlanan Katma değer 1.Hatalı muhasebesel işlem yapılması 2.Bütçenin yıl sonunda denkleşmemesi 3.Faiz Gelirlerinin Düşük Olması 4.Ana Gelirin Azalması 5.Tazminat talebi ile Karşılaşmak 6.Afet durumunda Oluşacak Zararlar 7.Personel Hataları 1. MİMR1H1 2. MİMR2H1 3. MİMR3H1 4. MİMR4H1 5. MİMR5H1 6. MİMR6H1 7. MİMR7H1 1. Yıl içinde 2 Lobi Faaliyeti düzenlemek 2. Yılda 5 Defa Tüccar ve Çiftçi Bilgilendirme Faaliyeti düzenlemek 3. Yıl içinde 4 Proje Hazırlamak 4. Yıl içinde 6 yeni laboratuvar Cihaz almak. 5. Yıl içinde 6 yeni analiz çeşidi geliştirmek 6. Yıl içinde 3 yeni ürünü Tescile dâhil etmek. 7. Yıl içinde 2 Bilinçlendirme Toplantısı düzenlemek. 8. Yıl içinde 1 adet Kurumsal Risk Analizi yapmak 9. Yıl içinde 1 adet Mali Risk Raporu oluşturmak İLGİLİ KİŞİ / BİRİM ETKİLEDİĞİ SÜREÇLER / FAALİYETLER ETKİLENEN SÜREÇLER / FAALİYETLER DOKÜMAN VE KAYITLAR PERFORMANS KRİTERLERİ STRATEJİK PLAN İLİŞKİSİ Mali ve İdari İşler Müdürü Sayman Üye görev tanımı Hesapları inceleme komitesi Meclis görev tanımı Yönetim kurulu Tüm Süreçler S.1.2 S.1.3 Mali politika SP Bütçe izleme tablosu Mali analizi P.02 Mali Yönetim Prosedürü DATABANK ERP Yazılım Verileri 1. Maliye Bakanlığına Gerçekleştirilen Yazışma ve Lobi Faaliyet Sayısı 2. Tüccar ve Çiftçi Bilgilendirme Faaliyetleri 3. Hazırlanan Proje Sayısı 4. Yeni alınan laboratuvar Cihaz sayısı 5. Yeni Analiz çeşidi sayısı 6. Tescile dahil edilen yeni ürün sayısı 7. Bilinçlendirme Toplantısı Sayısı 8. Kurumsal Risk Analiz Sayısı 9. Mali Risk Raporu Sayısı A A A

24 PROSES RİSKLER RİSK BÖLGESİ ETKİ (RİSK SONUÇLARI) PUANLAMA MEVCUT ÖNLEMLER ALINACAK ÖNLEMLER Olasılık Etki (Şiddet) R öncelik (FIRSATLAR) KONTROL UYGULAMA VE ÖNLEMLER Hatalı muhasebesel işlem yapılması Tüm süreçler Mali kayıplar Borsa imajının zedelenmesi 3 3,25 9,75 önemli Yetkin personel istihdamı mevcut Günün şartlarına göre personel eğitimleri yenilenmeli Bütçenin yıl sonunda denkleşmemesi Tüm süreçler Borsanın ekonomik sıkıntılara girmesi 3 3,25 9,75 önemli HİK ve Meclis gündemine geliyor her ay Yıllık tahminler uygun harcamalar yapılmalı MALİ YÖNETİM SÜRECİ Faiz Gelirlerinin Düşük Olması Ana Gelirin Azalması Tüm süreçler Tüm süreçler Faiz Riski Tahmini bütçeden sapma önemli önemli Değişik bankalardan teklifler alınarak en yüksek faiz veren bankaya yönelmek Gerçekçi tahminler yapılıyor (Şekerbank, Vakıfbank, Finansbank, Halk Bankası, Denizbank ve Ziraat Bankası vb. ile çalışılmalı) Kızıltepe tarımsal üretimin arttırılmasına yönelik hedefler belirlenmeli Tazminat talebi ile Karşılaşmak Tüm süreçler İtibar kaybına neden olur önemli Yedek akçe ayrılıyor Yedek akçe ayrılmalı Afet durumunda Oluşacak Zararlar Tüm süreçler Borsanın ekonomik sıkıntılara girmesi önemli Olası afetlere karşı taşınmaz malların sigortasının yaptırılması Kasada belirlenen miktardan fazla para bulundurmamak Personel Hataları Tüm süreçler Operasyonel orta Günlük kasa tutuluyor Personel eğitimlerinin yapılması 20

25 İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİM SÜRECİ Doküman Kodu: S Revizyon Tarihi: Revizyon No:00- Sayfa No:1/2 Amaç : İşe alımlarda ve Personelin Eğitim Performans ve kariyer durumuna göre istihdam ile iş verimliliğini yükselterek gelişim seviyesini ve personel kalitesini sürekli arttırmaktır İlgili Referans Standartlar TAS: Madde 1.1. Yönetim Oda/ borsa Mevzuatı ISO 9001 GİRDİLERİ KAYNAKLARI ÇIKTILARI FIRSATLAR RİSKLER RİSK REFERANS NUMARASI SÜREÇ /KALİTE HEDEFLERİ Personel Talebi Yetkinlik Tablosu ve Görev Tanımları TOBB Akreditasyon Standarttı ISO 9001 KYS Standarttı Personel Performans Değ. Sonucu Eğitim Talebi Personel Memnuniyeti Belirleme İhtiyacı Personel Önerileri Personel Şikayetleri Kıyaslama Çalışmaları Personel Toplantıları Personel Ofis Ekipmanları Bilgisayarlar Kırtasiye Malzemeleri Windows Alt Yapısı Printer Faks Fotokopi Tarayıcı Personel İlanı metni İşe Başlatılan ve Başlatılmayan Aday Eğitim Planı Eğitim Raporu Oryantasyon Değerlendirme Anketi Eğitim Memnuniyet Anketi Eğitim Etkinlik Ölçüleri İnsan Kaynakları Politikası Çalışan Memnuniyet Anketi ve Analiz Raporu Çalışan Etkinlikleri Uygulanan/Uygulanmayan Personel Önerileri Çözülen Çözülmeyen Personel Şikayetleri Kalifiye elemanlara sahip olma Güçlü planlama Kaliteli eğitim Kişilerin Katılımı Kurumsallaşma Şikayet ve Öneri Sistematiği Verimlilik 1. Kurum politika ve prosedürlerine dair çalışanların bilgisinin olmaması, 2. Organizasyon ve Görev tanımları i 3. Yanlış personel seçim maliyeti 4. Kapsamlı bir insan kaynakları yönetimi stratejisinin mevcut olmaması, 5. Uygun eğitim planlamasının yapılamaması, uygulamaya konulamaması, izlenememesi, eğitimlerin değerlendir ilememesi, 1. PSR1H1 2. PSR2H1 3. PSR3H1 4. PSR4H1 5. PSR5H1 1. Yıl içinde 1 adet güncelleme gerçekleştirmek 2. Yıllık 6 Adet Kişisel Gelişim Eğitimi Vermek 3. Yıllık 3 Adet teknik Eğitimi vermek 4. Yıl içinde 1 adet Data bank ERP Modülü hazırlamak. İLGİLİ KİŞİ / BİRİM ETKİLEDİĞİ SÜREÇLER / FAALİYETLER ETKİLENEN SÜREÇLER / FAALİYETLER DOKÜMAN VE KAYITLAR PERFORMANS KRİTERLERİ STRATEJİK PLAN İLİŞKİSİ Yönetim Kurulu görev Tanımı Genel Sekreter Görev Tanımı Kalite ve Akreditasyon Sorumlusu Personel Sorumlusu Mali ve İdari İşler Müdürü Tüm Süreçler S.1.1 S.1.2 S.1.4 S.1.7 S.2.6 F.33 İş Başvuru Formu F.10 Personel Oryantasyon Eğitim formu F.18 Yıllık İzin formu F.09 Personel Memnuniyet Anketi P.03 İnsan Kaynakları Prosedürü P.08 Uygunsuzluk Yönetimi Prosedürü F.22 Personel Toplantı Tutanağı F.11 Personel Performans Değerlendirme Formu F.35 Personel Eğitim Sonrası Değerlendirme Formu 1. Gerçekleştirilen Güncellemeler 2. Yıllık 6 Adet Kişisel Gelişim Eğitiminin Verilmesi 3. Yıllık 3 Adet teknik Eğitiminin Verilmesi 4. Hazırlanan Modül Sayısı A A A A

26 PROSES RİSKLER RİSK BÖLGESİ ETKİ (RİSK SONUÇLARI) Olasılık PUANLAMA Etki (Şiddet) MEVCUT ÖNLEMLER ALINACAK ÖNLEMLER R öncelik (FIRSATLAR) KONTROL UYGULAMA VE ÖNLEMLER Kurum politika ve prosedürlerine dair çalışanların bilgisinin olmaması, Tüm süreçler Üye memnuniyetsizliği, kargaşa ve verimlilik azalışı 4 3,75 15 önemli Oryantasyon seminerleri düzenleniyor. Oryantasyon her yıl yenilenebilir. Denetimlerde sorulmalı gerekirse UDF başlatılmalı Organizasyon ve Görev tanımları i Tüm süreçler Üye memnuniyetsizliği ve verimlilik azalışı 3 3,5 10,5 önemli Tüm süreçler tanımlandı Personel toplantılarında görüşülmeli. Organizasyon El Kitabında tanımlandı. İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİM SÜRECİ Yanlış personel seçim maliyeti Kapsamlı bir insan kaynakları yönetimi stratejisinin mevcut olmaması, Tüm süreçler Tüm süreçler Etkinliğe katılımın azalması Üye memnuniyetsizliği, kargaşa ve verimlilik azalışı 4 4, önemli önemli Eğitim veriliyor TOBB Akreditasyon sistemi şartları uygulanıyor. Personel toplantıları dahil. İşe alma prosedürü uygulanmalı Kuruma bağlı ve kalifiye personel sayısında artış ve insan Kaynağı alt yapısının güçlendirilmeli İşe alma prosedürü uygulanmalı Denetimlerde sorulmalı gerekirse UDF başlatılmalı Uygun eğitim planlamasının yapılamaması, uygulamaya konulamaması, izlenememesi, eğitimlerin değerlendirilememesi, Tüm süreçler Personelin yeni mevzuat ve gelişen teknolojiye ayak uyduramaması 3 3,75 11,25 önemli Personel eğitimleri planlanıyor Personel toplantılarında görüşülmeli. Eğitim sonrası personel performans değerlendirmeleri yapılmalı. 22

27 İŞ PLANLAMASI VE YÖNETİM SÜRECİ Doküman Kodu: S Revizyon Tarihi: Revizyon No:00- Sayfa No:1/2 Amaç : TOBB akreditasyon standarttı ve ISO 9001 şartlarını sağlamak İlgili Referans Standartlar TAS: Madde 1.1. Yönetim Borsa Mevzuatı ISO 9001 GİRDİLERİ KAYNAKLARI ÇIKTILARI FIRSATLAR RİSKLER RİSK REFERANS NUMARASI SÜREÇ / KALİTE HEDEFLERİ TOBB akreditasyon standarttı ISO 9001 standarttı Lobicilik faaliyetleri Teşvik ve yatırımlar Stratejik plan Talebi Yönetici Ofis Ekipmanları Bilgisayarlar Kırtasiye Malzemeleri Windows Alt Yapısı Printer Faks-Fotokopi-Tarayıcı Çalışanlar Çalışma Ortamı DATABANK ERP Yazılımı Stratejik plan hedeflerin durumu AİK toplantıları Paydaş görüşleri UDF Yıllık İş Planı Yıllık faaliyet Raporu Kurumsal Yapının Güçlenmesi İç ve Dış Paydaş İlişkilerinin Kurulması İş Birliği Misyon Vizyon ve Stratejik Yönetim Anlayışının Gelişmesi 1. Hedeflerin gerçekçi ve etkin belirlenmemesi ve gözden geçirilmemesi 2. İç/Dış Paydaş Analizindeki eksik tespitler 3. Planlı ve programlı bir çalışma yöntemi için gereken uygulanabilir orta ve uzun vadeli gelişme planlarının bulunmaması 4. İş planına uygun olmayan faaliyetler 5. Stratejik hedeflerin izlenememesi 6. Stratejik plan performans hedeflerinin Kalite hedefleri ile uyumlu olamaması 7. Faaliyet Raporlarının Hazırlanmaması 1. TBR1H1 2. TBR2H1 3. TBR3H1 4. TBR4H1 5. TBR5H1 6. TBR6H1 7. TBR7H1 1. Yıl içinde 1 Performans Sisteminin kurulması 2. Yıl içinde 1 adet performans İzleme Raporunun hazırlanması 3. Yıl içinde 1 İş Planlama Takip Sisteminin kurulması İLGİLİ KİŞİ / BİRİM ETKİLEDİĞİSÜREÇLER / FAALİYETLER ETKİLENEN SÜREÇLER / FAALİYETLER DOKÜMAN VE KAYITLAR PERFORMANS KRİTERLERİ STRATEJİK PLAN İLİŞKİSİ Tüm Birimler Tüm Süreçler S.1.1 S.1.2 S.1.4 S.1.7 S.2.6 Tüm KYS prosedürleri Tüm süreçler Üye memnuniyet Hedef talepleri F.07 YGG ve AİK toplantıları Süreç Performansları anketi F.21 Eğitim etkinlik değerlendirme formu F.12 Ziyaret, öneri, şikâyet formu DATABANK ERP Stratejik Plan Takip Modülü 1. Kurulan Performans Sistemi 2. Hazırlanan Performans İzleme Raporu 3. İş Planlama Modülü (Stratejik Plan Takip Sistemi) A A

28 PROSES RİSKLER RİSK BÖLGESİ ETKİ (RİSK SONUÇLARI) Olasılık Etki (Şiddet) PUANLAMA MEVCUT ÖNLEMLER ALINACAK ÖNLEMLER R öncelik (FIRSATLAR) KONTROL UYGULAMA VE ÖNLEMLER Hedeflerin gerçekçi ve etkin belirlenmemesi Tüm süreçler Hedeflerin başarılamaması ve zaman ve kaybı 3 3,75 11,25 önemli Hedefler iç ve dış paydaş analizleri ile belirlendi AİK ve YGG toplantılarında stratejik hedeflerin gözden geçirilmesi Açılan UDF sayısı ve SP revizyonu İç/Dış Paydaş Analizindeki eksik tespitler Tüm süreçler Borsanın amaçlarına uygun olmayan vizyon ve misyon tanımları 4 3,25 13 önemli Mevzuat ve mevcut durum analizleri ile stratejik hedefler belirlendi AİK ve YGG toplantılarında stratejik hedeflerin gözden geçirilmesi Açılan UDF sayısı ve SP revizyonu İŞ PLANLAMASI VE YÖNETİM Planlı ve programlı bir çalışma yöntemi için gereken uygulanabilir orta ve uzun vadeli gelişme planlarının bulunmaması İş planına uygun olmayan faaliyetler Stratejik hedeflerin izlenememesi Tüm süreçler Tüm süreçler Tüm süreçler Sistem siz ve plansız çalışma maliyet ve zaman kaybı Stratejik plandan sapmalar Planlanan hedeflerin uygulanamaması ve kargaşa durumu 5 2,25 11,25 4 3, önemli önemli önemli 4 yıllık stratejik plan hazırlandı ve yürürlüğe konuldu. Yıllık iş planları YGG ile AİK da karar alınıyor, gözden geçiriliyor Stratejik hedefler YGG ve AİK da gözden geçiriliyor. SP performans değerlendirmeleri sonuçları Gerekli durumlarda stratejik plan revize edilebilir. Gerekli durumlarda stratejik plan revize edilebilir. Yeterli görüldü UDF. Stratejik plan performans izleme karneleri SPİK oluşturulmalı UÖF. Stratejik plan performans izleme karneleri SPİK oluşturulmalı Stratejik plan performans hedeflerinin Kalite hedefleri ile uyumlu olamaması Tüm süreçler Stratejik plan ile ISO 9001 KY Sistemlerin entegre olmaması 4 3,75 15 önemli ISO 9001:2015 KYS ye geçirilecek ve belgelendirilecek Revizyon çalışmalarına başlanmalıdır. Kalite hedefleri stratejik hedefler olarak işletilmelidir. - Faaliyet raporlarının hazırlanmaması Üye ilişkileri Üyelerin borsa faaliyetlerinden haberdar olamaması önemli 2015 yılı itibarı ile faaliyet raporları oluşturuldu. Yeterli görüldü - 24

29 HABERLEŞME VE YAYINLAR SÜRECİ Doküman Kodu: S Revizyon Tarihi: Revizyon No:00 - Sayfa No:1/2 Amaç : Dış paydaşlarımıza anlatmak istediklerimiz açık ve net bir şekilde iletmemizi ve bunun nasıl yapılacağı şekillendirmemizi sağlayacak bir süreç oluşturmak İlgili Referans Standartlar TAS: Madde 1.1. Yönetim Oda/ borsa Mevzuatı ISO 9001 GİRDİLERİ KAYNAKLARI ÇIKTILARI FIRSATLAR RİSKLER RİSK REFERANS NUMARASI SÜREÇ /KALİTE HEDEFLERİ TOBB akreditasyon standarttı Yerel ve ulusal basın Yönetim kurulu kararları Röportaj talepleri Üye talepleri Üyelerin iletişim bilgileri TOBB yazıları Dış paydaşlar Organizasyon talepleri Personel Ofis Ekipmanları Bilgisayarlar Kırtasiye Malzemeleri Windows Alt Yapısı Printer Faks-Fotokopi- Tarayıcı Fotoğraf makinası Kamera Borsa web sayfası İnternet Altyapısı DATABANK ERP Yazılımı Organizasyonlar Web sayfası haberleri Web sayfası duyuruları Basın bültenleri Yerele ve ulusal medya haberleri Röportajlar Borsa gazetesi Üye veri tabanı SMS Faaliyet raporu Hızlı altyapı Çoklu haberleşme araçlarının kullanımı Üyelerin ve Kamuoyunun Güncel Gelişmelerden Haberdar olmaları Web Sayfası ve Mobil Uygulama Sayesinde Üyelerin Borsa İle İletişiminin Güçlenmesi 1. Medya Takibin Personelden dolayı aksaması ve üyelere iletilememesi 2. İletişim Stratejisi planlamanın uygulanamaması veya yanlış planlama yapılması 3. Medya ile ilişkilerin bozulması 4. Derginin ve diğer yayınların gecikmeli çıkması 5. Fonksiyonel Bir Web Sayfasının Olmaması 1. ÖKBR1H1 2. ÖKBR2H1 3. ÖKBR3H1 4. ÖKBR4H1 5. ÖKBR5H1 1. Yıl içinde 1 Haberleşme Stratejisi revizyonu 2. Yıl içinde Web Site Kullanıcı Sayısında %40 artış sağlamak 3. Yıl içinde Sosyal Medya Takipçi Sayısının %100 artırmak 4. Yıl içinde Mobil Uygulama Memnuniyet Oranı %5 artırmak İLGİLİ KİŞİ / BİRİM ETKİLEDİĞİ SÜREÇLER / FAALİYETLER ETKİLENEN SÜREÇLER / FAALİYETLER DOKÜMAN VE KAYITLAR PERFORMANS KRİTERLERİ STRATEJİK PLAN İLİŞKİSİ Özel kalem ve Basın yayın sorumlusu görev tanımı Tüm Süreçler S.1.3 S.1.6 S.2.2 Akreditasyon standarttı 1.5 Kupürler Dosyası Haber Arşivi DATABANK ERP Yazlımı Medya Yönetim Modülü F.27 Yayınlar Listesi F.31 İletişim Stratejisi 1. Haberleşme Stratejisi 2. Web Site Kullanıcı Sayısındaki yıllık artış 3. Sosyal Medya Takipçi Sayısının artış 4. Mobil Uygulama Memnuniyet Oranı artışı A A A A

30 PROSES RİSKLER RİSK BÖLGESİ ETKİ (RİSK SONUÇLARI) Olasılık PUANLAMA Etki (Şiddet) MEVCUT ÖNLEMLER ALINACAK ÖNLEMLER R öncelik (FIRSATLAR) KONTROL UYGULAMA VE ÖNLEMLER Medya Takibin Personelden dolayı aksaması ve üyelere iletilememesi Tüm süreçler Borsanın görünürlüğünün üyelere iletilememesi Borsa imajının zedelenmesi Önemli Risk Basın açıklamaları yapılıyor Web sayfası ve dergilerde haberlere yer verilmesi sayesinde yapılan işlerin faaliyet raporuna kolay eklenebilmesi e bülten oluşturulabilir ve web sayfasında yayınlanabilir HABERLEŞME VE YAYINLAR SÜRECİ Planlamanın uygulanamaması veya yanlış planlama yapılması Medya ile ilişkilerin bozulması Derginin ve diğer yayınların gecikmeli çıkması Tüm süreçler Tüm süreçler Tüm süreçler Etkinliğe katılım oranının düşük kalması Üye memnuniyetsizliği Verimsiz geçen toplantılar ve eğitimler Kurumun tanıtımının yanlış yapılması Borsanın tanınırlık hızının düşmesi Müşterileri bilgilendirmesinin eksik kalması 3 3,25 9,75 3 3,75 11,25 3 2,25 6,75 Önemli Risk Önemli Risk Önemli Risk Haberleşme ve iletişim stratejisi oluşturuldu. Basın toplantıları düzenleniyor Borsa dergisi periyodik çıkarılıyor Üyelerin ve kamuoyunun güncel gelişmelerden haberdar edilebilmesi için yayın oluşturulabilir. Yerel gazete abonelikleri alınmalı Sözleşmeli bir tedarikçi ile anlaşılabilir e bülten oluşturulabilir ve web sayfasında yayınlanabilir Abonelik sayısı Sözleşme Fonksiyonel Bir Web Sayfasının Olmaması Üye ve dış paydaş ilişkileri Üye ilişkileri ve 3. Tarafların iş gelişimine olumsuz yansır Önemli Risk İngiliz dil desteği sağlanıyor. Basın yayın v e bilgi İşlem sorumlusu tanımlandı. Basın yayın sorumlusu eğitimleri ve eğitim performans sonuçları. 26

31 BİLGİ VE İLETİŞİM TEKNOLOJİLERİ SÜRECİ Doküman Kodu S Revizyon Tarihi: Revizyon No 00- Sayfa No:1/2 Amaç : Borsanın hizmetlerini kolaylaştıracak yazılım ve donanımları kullanmak ve bu yazılım/donanımları korumak adına gerekli bakım/onarımları düzenli olarak planlamak, verileri arşivlemek ve yedeklemek İlgili Referans Standartlar TAS: Madde 1.1. Yönetim Oda/borsa Mevzuatı ISO 9001 GİRDİLERİ KAYNAKLARI ÇIKTILARI FIRSATLAR RİSKLER RİSK REFERANS NUMARASI SÜREÇ /KALİTE HEDEFLERİ F.23 Bakım Planı F.19 Araç Arıza Bildirim Formu Yazılım/donanım satın alma görüş talebi Teknik talepler ISO Bilgi güvenliği yönetim sistemi ISO Kalite yönetim sistemi TOBB akreditasyon standartları Tüm birimler Yedekleme ve Acil Durum Gereği Personel ofis ekipmanları Bilgisayar Sunucular/Server (uygulayıcı ve yedekleme) Güvenlik Duvarı DATABANK ERP Sistemi TOBB Net Yedekleme için Ağ Sunucusu (NAS) Kırtasiye malzemeleri Windows Altyapısı Printer-Faks Fotokopi Tarayıcı-Santral Güvenlik Sistemi Bakım/onarım raporu Yazılım/donanım formu Verilen E-posta adresleri Giderilen arızalar Karşılanan teknik hizmetler Risk analiz raporu Yedeklenen veriler/arşivleme Teknolojik altyapıya sahip olma Kaliteli donanım ekipman Personelin Bilişim Sistemine hakim olması Arıza Sayısının Azalması Verilerin Korunması 1. Ağ sorunları 2. Veri kayıpları 3. Sorumlu olmayan personel tarafından kullanım 4. Yanlış kullanım/kullanıcı hataları 5. Donanım ve yazılım yenileme için bütçe ayrılmaması 6. Sistemin Çökmesi/Hacklenmesi 7. Personel Kaybı 8. Hırsızlık ve Doğal Afetler 9. Yangın 10. Hizmet Sağlayıcının Değişmesi 1. BİBR1H1 2. BİBR2H1 3. BİBR3H1 4. BİBR4H1 5. BİBR5H1 6. BİBR6H1 7. BİBR7H1 8. BİBR8H1 9. BİBR9H1 10. BİBR10H1 1. Yıl içinde 1 ISO Belgesini almak 2. Yıl içinde 1 Bilgi ve İletişim Modülü hazırlamak 3. Yıl içinde Penetrasyon oranının %1 in altında gerçekleşmesini sağlamak 4. Yıl içinde 2 adet tatbikat gerçekleştirmek 5. Yıl içinde 1 adet Risk Analizi çalışması yapmak İLGİLİ KİŞİ / BİRİM ETKİLEDİĞİSÜREÇLER / FAALİYETLER ETKİLENEN SÜREÇLER / FAALİYETLER DOKÜMAN VE KAYITLAR PERFORMANS KRİTERLERİ STRATEJİK PLAN İLİŞKİSİ Bilgi işlem Birimi/Genel Sekreterlik Tüm Süreçler S.1.5 S.1.7 S.2.1 S.2.4 Bakım planı Risk analizi Bilgi işlem politikası Acil durum planı DATABANK ERP Sistemi Kayıtların kontrolü prosedürü Bilgi işlem prosedürü P.06 Bilgi Güvenliği (Bakım, Yedekleme ve Arşivleme) Prosedürü 1. ISO Belgesi 2. Bilgi ve iletişim Sistem Modülü 3. Penetrasyonun gerçekleşmesi 4. Yılda gerçekleşen tatbikat sayısı 5. Risk Analiz Sayısı A A A