Teklif: 69 / Bolu Belediyesi Danışmanlık

Transkript

1 Teklif Sahibi Bolu Belediyesi Büyükcami, Borazanlar Mh. Muhtarlığı, Merkez/Bolu Hazırlayan Haydar Koçak Teklif Tarihi Geçerlilik Tarihi 21/08/ /07/2016 Teklif No Ödeme Şartları 69 Teklif içinde belirtilmiştir. Page

2 MOTTOMUZ: Teklif: 69 / Bolu Belediyesi Danışmanlık Kendi kendine öğrenen, kendini tanımlayan, nasıl oluşturabiliriz? kendini iyileştiren ve optimize eden bir sistemini Çözüm metodolojimiz ve yaklaşımımız. DOĞRU SORULAR, DOĞRU ÇÖZÜMLERE ULAŞMANIZI SAĞLAR: Uygulamalarınızdaki (ERP,CRM, HBYS, Operasyonel..) süreçlerinizdeki darboğazlarının tespit etmek mi istiyorsunuz, Süreçlerini yalınlaştırmak ve gereksiz aktiviteleri tesbit edip kolayca elimine etme Süreçlerdeki uygunsuzluk ve sapmaları kolayca tesbit etme(referans model karşılaştırma)? Süreçlerdeki yaptığınız değişimlerin etkilerini ölçme Süreçler üzerinde Riskleri takip edip, kolayca izleme Süreçlerinizin analitik olarak analiz edilip sizin için karar ağaçlarının oluşturulması Süreç Yönetimi konusunda kısa ya da uzun süreli süreç uzmanı tedariği Kurumsal Mükemmellik için farklı farklı platformalarda olan Performans Yönetiminden başlayıp, Süreç Yönetimi, Risk Yönetimi, Kalite Yönetimi, Proje ve Portföy yönetimi, Döküman Yönetimi konularında tek platformda çözüm sunma Page

3 Mükemmel Çözüm Tasarımları için Lider Çözümler Softexpert Türkiye uygulama iş ortağıyız. IBM ile İş Analitik (SPSS, Ilog, Maximo, Open Pages) konusunda İş Ortağız Genesys ile Müşteri Analitik ve İş Gücü planlama konusunda İş ortağıyız. SAP ile Süreç Madenciliği ve GRC konularında iş ortağıyız Celonis EMEA Bölgesi Danışmanlık ve Satış İş Ortağıyız. Süreç Yönetim Merkezi, müşterinin ihtiyaçlarına göre en doğru çözümü önermek adına yukarıda listelediğimiz resmi iş ortaklığımızda öncelik koymamaktayız. Sizin sahip olduğunuz mevcut kurumsal mimari, ölçeğiniz, kurum içindeki yetkinlik birikimiz, bütçenize göre alternatifler sunarak proje başarınızı öncelikli olarak dikkate alıyoruz. ANA FAALİYET ALANLARIMIZ Süreç Madenciliği Kurum içindeki kullandığınız ERP, CRM, BPM veya Operasyonel Sistemlerideki LOG lardan süreç modelleme, Dar boğaz analizleri, Süreç denetimleri, sosyal network ilişkilerinin yakalanması... Süreç Modelleme Kurum içindeki İş Süreçlerinin Keşfedilmesi, BPMN notasyonuna göre akış diagramlarının çıkartılması, Makro Modelden-Sürece süreç hiyerarşi ve bağlantılarının çıkartılması, Turtle - SPIOC Diagramları,... Süreç Optimizasyon Kurum içindeki değer zinciri analizlerine göre süreçlerin yalınlaştırılması, süreç içinde kaynakların performanslarını izlemek, süreçlerin SLA uyumluluğuna göre iş gücü dağılımını yönetmesine yardımcı olunması Süreç Otomasyon Page

4 İş Süreçlerinizi ya da servislerini BPM araçları ile E-Form ve İş Akışları ile ERP, CRM gibi sistemlere entegre MOBİL özellikli jenerik iş otomasyonları konusunda çözümler sunuyoruz. Süreç Analitiği Süreçler için KPI ların oluşturulması ve bunların Performans Sistemi ile ilişkilendirilerek Performans yönetim sisteminin oluşturulması ve Süreçlerinin performansının görselleştirilerek sunulması Süreç Yönetişim (Risk) Süreçlerin risklerinin belirlenmesi, FMEA analizlerinin yapılması, süreç kontrol planlarının oluşturulması ve denetim planlarının oluşturularak şirket içinde GRC altyapısının oluşturulmasını sağlamak Profesyonel Servislerimiz Süreç Uzmanı Bulalım ya da Kiralayalım Kurumunuz için İş Süreçleri Konusunda uzman Günlük/ Aylık/Yıllık veya proje bazlı kaynak sağlıyoruz. Bu hizmetimizde sizin adınıza Mülakat dahil olmak üzere geniş destek hizmeti sağlıyoruz. 1. Proje bazlı uzman kiralama 2. Dönemsel aylık uzman kiralama 3. Yıllık uzman kiralama Bu hizmetimizde yedekleme hizmetimizle sürekli hizmet verme garantisini vermekteyiz. Çalışanın yetkinliği için verdiğimiz / aldırdığımız eğitim tarafımızca karşılanmakla birlikte 6 ayda bir 180 derece yetkinlik değerlendirmesi yapmaktayız. Yetkinlikleri için eğitim ya da yerine ikame tamamen bizim sorumluluğumuz altındadır. Faturalama ile direkt gider göstermenin yanında hizmet süreklilikliliğin avantajını yaşama fırsatı Page

5 İş Süreçlerinizi Bize Devredin, Yönetelim İşletmelerinizde kuracağımız sistemlerle Müşteri Şikayatleri, İç Destek Süreçleri, Kalite Yönetim Hizmetleri, Süreç İyileştirme Hizmetleri, Cağrı Yönetim Sistemlerini sizin adınıza yönetiyoruz. 0. Mevcut sürecin SLA ve KPI ların değerlendirip, yönetimin bu hizmetten beklediği SLA ve KPI değerlendirme ve bir yol haritasının oluşturulması 1. Eğer sistem üzerinde işliyorsa süreç üzerinden verilerin alınması; çalışan, tedarikçi,müşteri bazında süreçlerin darboğaz, rework ve değişiklik analizlerinin yapılarak mevcut durumun çıkartılması 2. Eğer mevcut süreçte çalışanlar varsa yetkinliklerinin değerlendirilmesi 3. Mevcut sistemin yeterliliğinin değerlendirilmesi, eğer sistem yoksa sürecin üzerinde yürüyeceği süreç otomasyonunun yapılması 4. Yöneticilerin sürece ait SLA ve KPI ların monitör edeceği portal yapısının oluşturulması 5. Aylık gözden geçirme toplantıları ile iyileştirilmelerin izlenmesi ve raporlanması Elinizdeki Yatırımlara Acil Destek Hizmeti Elinizdeki mevcut BPM, Workflow ya da Kalite Yönetim sistemleri var ama destek konusunda sıkıntı yaşıyorsanız Uzman arkadaşlarımız BPMN uzmanlığı ile uygulama bağımsız çözümler üretmektedir. 1. Elinizdeki çözümün etkinlik ve yeterlilik analizlerinin yapılması 2. Uygulamadaki veri analizlerinin yapılması, çalışan, tedarikçi,müşteri bazında süreçlerin darboğaz, rework ve değişiklik analizlerinin yapılarak mevcut durumun çıkartılması 3. Uygulamanın yeterli ise eğitimlerinin alınarak süreçlerin tasarlanması ve gerekli iyileştirmelerin yapılması 4. Aylık raporlamalarla uygulama etkinliği değerlendirme raporlarının hazırlanması Page

6 Eğer aşağıdaki faydalar sizin ana sorularınız ise SÜREÇ YÖNETİM MERKEZİ dir. SÜREÇ MADENCİLİĞİ ÇALIŞMAMIZLA SİZE NE KATIYORUZ... Veri Madenciliğinde ERP Sistemlerinden, ITSM, CRM ya da Üretim Sistemlerindeki LOG lardan süreç akışı çıkarmanıza, bunu çeşitli metodlar ile analiz etmenize yardımcı olur. Veri Madenciliğini ancak LOG toplayabileceğimiz BT tabanlı akışlar için uygulayabiliriz. Veri Madenciliği ile akışların aktivite, rol ya da departman bazında nasıl aktığına, nerelerde tıkanmalar yaşandığına, kurum içinde iletişimin nasıl olduğuna, farklı değişkenlere göre akışın nasıl olduğunu hem görsel simülasyon hem de istatistiksel verilerle görmemize yardımcı olmaktadır. Sürecinizde sadece raporlama ile sonuçları görmek yeterli değildir. Akışı izleyip darboğazları belirleyebilirseniz gerçekten ilerleme sağlayabilirsiniz. Uygulama içindeki DARBOĞAZLARIN tespit edilmesi Tespit edilen süreç akışlarındaki etkin olmayan aktivitelerin elimine edilmesi İyileştirme öncesi ve sonrası analizlerle yapılan iyileştirmelerde değişimin ölçülmesi Süreçlerin DENETİM ve KONTROL lerinin yapılması Organizasyon içindeki SOSYAL NETWORK ün izlenerek, çalışanlar arasındaki iletişimin darboğaza etki analizlerinin yapılması En önemli çıktılardan biri olarak ÇALIŞAN GÖREV TANIMLARI ile gerçek süreçlerdeki aktivitelerle uyumluluğunun tesbit edilmesi Özellikle DİJİTAL DÖNÜŞÜM Projelerinde ( BT Projelerinin başlanması, Upgrade edilmesi, Değiştirilmesi, İyileştirilmesi, fonksiyonlarının genişletilmesi..) Mevcut durum analizi çalışmalarında mevcut durumun tesbit edilmesi Ortaya çıkan gerçek modelin BPMN standartlarında çıktılarının alınması Çalışanlar arasınıda BENZER İŞ dağılımının tesbit edilmesi Çalışanlar için gerçek aktivitelere bağlı olarak GÖREV TANIMINA zemin olabilecek verilerin toplanması Dönüşüm öncesi dönüşüm sonrası performanslardaki değişimin izlenmesi VAKA 1: ERP LER DE ETKINLIK VERİMLİLİĞİN ARTTIRILMASI ERP içinde (SAP, Oracle, AXAPTA, IFS, IAS, CPM, LOGO...) ya da Kendi yazdığınız ERPler de süreçlerin gerçek akışlarının çıkartılması ve modellenmesi ile 1. Süreçlerdeki darboğazların tesbit edilmesi 2. Süreçlerdeki atık (waste) aktivitelerin tesbit edilmesi ve yalınlaştırma Page

7 Teklif: 69 / Bolu Belediyesi Danışmanlık Süreçlerdeki Sosyal Network Analizlerin yapılarak, kim kiminle iletişim halinde tesbitlerinin yapılması Süreçlerdeki organizasyonel akışın tesbit edilmesi ve iyileştirmelerin yapılması Süreçlerdeki değişim etkileri analizlerinin yapılması (değişim öncesi ve sonrası analizleri) Gerçek Süreçlerle -Kurumun belirlediği referans model ile sapmaların tespit edilmesi faydalarını kazanabilirsiniz. Uyumlu çalışabilinecek ERP, ler: SAP, Microsoft Navision, IFS, IAS, LOGO, Netsis, CPM, Microsoft Axapta, Canias ERP... NOT: Aktivitelerinden zaman log u tutabilen tüm ERP ler ile uyumludur. VAKA 2: CRM ve Müşteri Destek Süreçleri Müşteri Süreçlerinde Satış, Pazarlama ve Destek olarak üç temel süreçten bahsedebiliriz. Elinizde CRM baz alarak Süreç Veri Madenciliği ile: Satış Öncesi, Satış süreçlerin etkinliğini ölçme, satıştaki hangi aktivitelerin atlandığı gözlenmesi...aktivity Funnel ın çıkartılması Satıştaki sonraki destek sürecinin izlenmesi, SLA uyumluluğunun takip edilmesi Müşteri şikayetleri süreci ve kurum içindeki talep akışının yayılımını izlemek Mevcut satış süreçleri ile hedeflenmiş akış arasındaki sapmaları belirlemek ve analiz etmek faydalarını elde edeceksiniz bu çalışmanın sonucunda: Satış sürecindeki darboğazları tespit edip satış sürecinin hızlanması Satış ekibi içindeki iletişim bariyerlerin tesbit edilerek etkinliğin arttırılması CRM uygulama verimliliğin arttırılması ve geliştirme önerilerinin verilmesi Müşteri memnuniyetinin arttırılması Uyumlu Çalışabilinecek CRM ler SAP CRM, Siebel, Microsoft CRM, Salesforce, SugarCRM... NOT: Aktivitelerinden zaman log u tutabilen tüm CRM ler ile uyumludur. Sürecinizde sadece raporlama ile sonuçları görmek yeterli değildir. Akışı izleyip darboğazları belirleyebilirseniz gerçekten ilerleme sağlayabilirsiniz. Page

8 Veri Madenciliği tekniği ile kurumunuzda Ortak Süreçler bağlamında Satış Süreçleri (e.g. CRM system) Müşteri Servisleri (e.g. CRM, Complaints Management system) Materyal Yönetimi (e.g. Warehouse Management System) Destek Süreçleri Sektörel Spesifik : Bankalarda kredi başvuru süreci Servis şirketlerinde taleplerin işletilmesi IT Taleplerinin Yürütülmesi Hastanelerde teşhis ve tedavi süreci Sigorta şirketlerinde Hasar süreçleri Devletlerde vatandaşların taleplerinin yürütülmesi Yazılım Şirketlerinde Yazılım Geliştirme Süreçleri... Süreç iyileştirme, süreçlerin denetimi, süreçlerin keşfedilip otomatik olarak modellenmesi, sapma analizlerinin yapılması, değişim öncesi ve sonrası etkinlik analizlerinin yapılması amacı ile süreç madenciliği aracını kullanabilirsiniz. Page

9 YATIRIM TABLOSU Yapılacak Hizmet Kapsamı: Kurumunuzda hedeflenen kapsamda iyileştirilmek ve analiz edilecek süreçler için belirli adımlar izlenmektedir. 1. Süreç Madenciliği ve Analizi 2. Süreç Doğrulama 3. Süreç Modelleme 4. Süreç Otomasyon 5. Süreç Uyumluluk 6. Süreç Optimizasyon adımları ile süreçleri analiz etmekteyiz. Bu proje için Softexpert Çözümü üzerinden süreç Modelleyip veri toplanacaktır. Süreç Madenciliği çözümü ile veri analizi yapılıp bulgularının çıkartılması ile sonuçlandırılır. Yukarıda yapılan çalışmaya bir SÜRECİN ANALİZİ adını veriyoruz. Adet Çözüm/Servis Açıklama 2 Süreç Analizi (Yurtiçi Taşıma Süreci) Çalışma Yaklaşık 6 ay sürecektir. Softexpert üzerinde workflow tasarımı, mobil workflow dahildir. Yapılan çalışma analiz içindir. Kiralama süresince kullanım hakkı vardır. Softexpert Suite 6 aylık kiralama (aylık 2000 USD) Liste Fiyatı İndirim Satış Fiyatı Vergi Satır Toplam 30, , % 30, , , % 12, Mail ve SMS Entegrasyonları 5, , % 5, Toplam 47, İndirim 0.00 Ara Toplam 47, Vergi 0.00 Genel Toplam 47, Opsiyonel Teklifler: TESLİM SÜRE SONU TARİHLERİ Kullanıcı Lisansları:15 güne kadar,en kısa sürede resmi bir teklif onaylanır. SLA:En kısa sürede kurulum serbest formu imzalanır. Page

10 Servisler: SoftExpert uygulama departmanı bir zaman çizelgesi hazırlamak ve daha sonar müşteri tarafından satış teklifi resmi kabulünden sonra 15 gün içerisinde süreç adımlarını planlamak için müşteri ile temasa geçilir. Ödeme Koşulları: Lisans Bedelinin %100 peşin ödencektir. Eğitimlerin tamamlanmasından sonra kalan bedel ödenecektir. Ödeme vadesi fatura tariginden 15 gün sonrasıdır. ÖDEME KOŞULLARI VE FATURALAR Standart Danışmanlık Tablosu Danışman Türü Deneyim Adam Saat Uygulama Danışmanı Kidemli Uygulama Danışmanı Yabancı Kidemli Danışmanlar Yönetim Danışmanları Uygulamalar üzerine deneyim sahibi (Eğitim, Uygulama modelleme) Uygulamalar üzerine deneyim sahibi (Eğitim, Uygulama modelleme, Süreçlerde iyileştirme) Uygulamalar üzerine deneyim sahibi (Eğitim, Uygulama modelleme, Süreçlerde iyileştirme) Sistem ve Departman Modellemesi ve buna ait politika, prosedür, KPI belirleme 75 USD 85 USD 100 USD 100 USD Page

11 GENEL TEDARİK KOŞULLARI Teklif: 69 / Bolu Belediyesi Danışmanlık Önemli: Her iki lisans için de şirket nerde olursa olsun minimum gereksinimler karşılandığı sürece her hangi bir iş istasyonundan sisteme giriş yapılabilir. EKSTRA DESTEK SERVİSİ Tatil günleri ve fazla mesaide verilen hizmet destek servisi aşağıdaki gibi saat başına ücretlendirilecektir: - 60% (atmış %): Pazartesiden Cumaya kadar mesai ücreti - 100% (yüz %): Cumartesi, Pazar ve tatil günleri için ücretlendirme KURULUM ÖNKOŞULU Kurulum yalnızca müşteri sistem ortamları için özel form dolduruiduktan sonra başlar. Sistemin yazılım ve donanımı için gerekli teknik kurulum gereksinimlerinden bahsederek çözümlerimizi satın alan meslektaşlarımızı dikkate almalıyız. Profesyonel Teknikyen Nitelikleri:Sistemin yönetim amaçları için, temel IT bilgisine (operasyonel sistemler ve veritabanı) sahip nitelikli kullanıcı adayına ihityaç vardır. DİĞER DEĞERLENDİRMELER Müşteri, görev ve kararları güçlendirerek hizmetleri takip etmek için bir temsilci belirlemelidir. Müşterinin yerinde gerçekleştirilicek hizmetlerin yürütülmesi için, müşteri çalışma alanı, yazılım donanım ve her ne olursa olsun bu gibi hizmetleri gerçekleştirmek için tüm altyapıyı sağlamalıdır. Müşteriler kendi kurulumlarına, bunun yanı sıra servis standart ve prosedürlerdeki dökümanlara erişebilmedirler. SoftExpert tüm malzeme ve süreç içinde elde edilen bilgiler için tam bir gizlilik garanti eder. Müşteri uzaktan erişim için VPN erişim imkanını sunar. Şehir dışı Istanbul da Kadikoyden itibaren 30 KM den uzak lokasyon kabul edilmiştir ve müşterilerde konaklama ve yol masrafı müşteriye aittir. Eğer ulaşım sağlanmazsa Yol masrafı olarak KM 1,5 TL yansıtılacaktır. Konaklama için 4 yıldız ve üstü standart olarak belirlenmiştir. Danışman 8:00 da ofisden çıkması ile danışmanlık saati başlar, Şehir dışı servislerde tam gün danışmanlık verilmektedir. Page

12 Bolu Belediyesi Teklifte belirtilen 47, KDV bedeli teklif içinde belirtilen ödeme tekvimi ile ödeme konusu Süreç Merkezi ile karşılıklı olarak anlaşılmıştır. Sunulan çözümler ve fiyatların özellikleri ve koşulları karşılıklı anlaşılmış ve burada kabul edilmiştir. Süreç Merkezi Satış Sipariş Sürecinin sonraki adımlarını gerçekleştirmek üzere ve bu teklif hakkında ilgili faturanın devamı ile yetkilendirilmiştir. Kabul Tarihi: / / Yetkili imza: Page