T.C İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU. Oturum Saati 08:30

Transkript

1 T.C Evrak Tarih ve Sayısı: 17/10/ BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU *BEK43EFK0* Oturum Tarihi 17/10/2018 Oturum Saati 08:30 Oturum Sayısı 73 KARAR ÖRNEĞİ Gündem: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun tarihli ve 73 sayılı kararı ile oluşturulan formların görüşülmesi. Karar: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunca oluşturulan belgeler incelenmiş olup, Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürünün 5/1 maddesi uyarınca 14 adet yeni iş akış süreci ve 1 adet yeni görev tanımının ekteki şekliyle kabulüne oy birliğiyle karar verilmiştir. EKLER: İş Akış Süreci (14 adet) Görev Tanımı (1 adet) e-imzalıdır Prof. Dr. Nurgül ÖZBAY Başkan e-imzalıdır Prof. Dr. Aykut EKİNCİ Üye e-imzalıdır Doç. Dr. Cihan DARCAN Üye e-imzalıdır Alper YILDIRIM Üye e-imzalıdır Üye 17/10/2018 Nigar ÖZALP Mevcut Elektronik İmzalar ALPER YILDIRIM (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Daire Başkanı) 17/10/ :01 AYKUT EKİNCİ (Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu Müdürlüğü - Yüksekokul Müdürü) 17/10/ :36 CİHAN DARCAN (Genel Sekreterlik - Genel Sekreter V.) 17/10/ :44 NURGÜL ÖZBAY (Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü - Rektör Yardımcısı) 17/10/ :23 Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe Kampüsü BİLECİK Ayrıntılı bilgi için irtibat: Hakan GÖGER Tel: Faks: Elektronik ağ: Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

2 AKADEMİK BİRİMLER ÖĞRENCİ BELGESİ/NOT DURUM BELGESİ Toplam Sayfa 1 2. Kapsam Bu akış sürecinin amacı, öğrenci belgesi, not durum belgesi işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktsını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu akış süreci, öğrenci belgesi, not durum belgesi işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Dekanlık//Birim Görevlisi/ 4. Süreç Riskleri bilgileri ve/veya notların OBS ye yanlış girilmesi 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri belgesi, not durum belgesinin OBS den kontrol edilmesi. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Dekanlık/Müdürlü k/ Birimi dilekçe ile akademik birim öğrenci işlerine başvurur. ( belgesi e-devlet üzerinden de alınabilir) OBS/Evrak Dekanlık/Müdürlü k/ Birimi İlgili görevli OBS'den belgelerin çıktlarını alır.birim amirinin imzasına sunulur. OBS/Evrak Birimi/ Onaylanan belge/belgeler öğrenciye teslim edilir. OBS/Evrak

3 SINAV PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI Toplam Sayfa 1 Bu akış sürecinin amacı, sınav işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu akış süreci, sınav işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Dekanlık//Birim Görevlisi/ 4. Süreç Riskleri Web sayfasındaki aksaklıklar, ilanların aksaması 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Akademik takvim ve uygulama takvimi üzerinden kontrol edilmesi. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Rektörlük ÖİDB Ara sınav, fnal ve bütünleme sınavları akademik takvime ve uygulama takvimine göre gün ve saatleri belirlenir. OBS Dekanlık / /Birim İşleri/ Sınav programları ilgili birim tarafndan 15 gün önce belirlenip web sayfasında yayınlanır. Sınav görevleri dersin yürütücüsü ve gözetmenine bildirilir, sınav hazırlıkları yapılır. /Evrak Dekanlık / / Sınav programına göre sınavlar yapılır. Evrak

4 AKADEMİK BİRİMLER KISMİ ZAMANLI ÖĞRENCİ ÇALIŞTIRMA İŞLEMLERİ Doküman. No: İlk Yayın Tarihi 0 Sayfa 1 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, kısmi zamanlı öğrenci çalıştırma işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, kısmi zamanlı öğrenci çalıştırma işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Birim Görevlisi 4. Süreç Riskleri Yanlış beyan, yanıltıcı belge sunulması. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Yönerge. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Birim Görevlisi SKSDB'dan Kısmi Zamanlı olarak çalışacak öğrenci başvurularını ve kontenjanlarını bildiren yazı gelir. Bölüm Başkanlığı/ Dekanlık/ Birimlerde oluşturulan Burs Komisyonununa gelen yazı bildirilir. Başvuru yapan öğrenciler evrakları ile birlikte toplanır. Komisyon Evrak Fakülte/Yüksekokul Burs Komisyonu tarafndan değerlendirilir. Başvurusu kabul edilen öğrenciler SKSDB'a bildirilir. İşe başlama girişini SKSDB yapar. lerin aylık puantaj listesi SKSDB'a gönderilir.

5 AKADEMİK BİRİMLER ÖĞRENCİ TEMSİLCİLİĞİ VE KONSEY SEÇİM İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 1 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, öğrenci temsilciliği ve konsey seçim işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, öğrenci temsilciliği ve konsey seçim işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Dekanlık/, Seçim Kurulu, Sandık Kurulu,. 4. Süreç Riskleri Yanlış beyan, yanıltıcı belge. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Seçim Takvimi ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Konseyi Yönergesi SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat SKSDB Rektörlük SKSDB tarafndan seçim takvimini içeren ilgili yazı birimlere gelir. Dekanlık/ / Seçim Kurulu Seçim Takvimine uygun olarak seçim kurulu, seçim kurulunca da sandık kurulu belirlenir, ve ilgili kurullar hazırlıkları yapar. Dekanlık/ / SKSDB/ Seçim yapılır. Bölüm temsilcileri arasında Fakülte/ temsilcisi adayları belirlenir. Belirlenen adaylar içerisinden bir aday 2 yıl görev yapmak üzere Fakülte/ temsilcisi seçilir. Seçilen temsilci SKSDB bildirilir. /Evrak SKSDB/ Fakülte/ temsilcilerinin kendi aralarında Üniversite Temsilcisi belirlenir.

6 AKADEMİK BİRİMLER YEMEK BURSU İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 1 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı/ Dekanlık / / Burs Komisyonu/ Birim Görevlisi/ 4. Süreç Riskleri lerin başvurusu süresini kaçırması, yanlış ve yanıltıcı beyan. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Yemek Bursu kontenjan ve koşulları web ve panolarda ilan edilir. Bu akış sürecinin amacı, yemek bursu işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu akış süreci, yemek bursu işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafndan yazı ile akademik birimlere ayrılan Yemek Bursu kontenjanı ve koşulları bildirir. /RY Birim İşleri Görevlisi Yemek Bursu kontenjan ve koşulları ilan edilir. WEB Dekanlık / /Burs Komisyonu/ ler Akademik Birimlerine başvuruda bulunur. Başvuran öğrenciler Akademik Birim Burs Komisyonu tarafndan değerlendirilir. Evrak Dekanlık / Komisyon tarafndan seçilen öğrenciler Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bildirilir.

7 AKADEMİK BİRİMLER ÖĞRENCİ DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 1 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, öğrenci disiplin soruşturması işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, öğrenci disiplin soruşturması işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Dekanlık//Soruşturmacı/ 4. Süreç Riskleri Evrak eksikliği, yanlış ve yanıltıcı beyan, mevzuata uygun hareket etmemek. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Yükseköğretim Kurumları Disiplin Yönetmeliği. SORUMLU Belge/Mevzuat Dekanlık / Disiplin soruşturmasını gerektiren dilekçenin ya da yazının birime gelmesi. Dekanlık/Müdürlü k/soruşturmacı Dekan /Müdür tarafndan belirlenen soruşturmacıya görevlendirme yazılarak bildirilir. Soruşturmacı on beş gün içinde sonuçlandıramazsa ek süre talebinde bulunur. Disiplin Kurulunda görüşülür ve ek sürenin verildiği soruşturmacıya bildirilir. Soruşturmacı raporu Disiplin Kurulunda görüşülür. ye ceza verildi mi? EVET HAYIR Evrak Dekanlık/Müdürlü k/öidb Alınan Disiplin Kurulu Kararı ÖİDB bildirilir. ÖİDB otomasyondan cezayı işler. ye yazı ile verilen ceza bildirilir. ye yazı ile ceza almadığı bildirilir.

8 AKADEMİK BİRİMLER YENİ KULÜP KURMA İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 1 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, yeni kulüp kurma işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktsını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, yeni yeni kulüp kurma işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Birim Görevlisi 4. Süreç Riskleri sisteminde yaşanılacak aksaklıklar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Kulüpleri Yönergesi SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Öğretim Elemanı/ Yönergede belirtilen tarihlerde, kurucu üyeler form dilekçe ve hazırladıkları kulüp tüzüğü ile kulüp danışmanına başvurur. EVRAK Öğretim Elemanı Danışman dilekçe ile Dekanlığa/Müdürlüğe başvurur. Dekanlık/ Fakülte/Yüksekokul tarafndan alınan talep dilekçeleri Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bildirilir.

9 AKADEMİK BİRİMLER YENİ BÖLÜM AÇILMASI İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 1 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, yeni bölüm açılması işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktsını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, yeni bölüm açılması işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Birim Görevlisi 4. Süreç Riskleri sisteminde yaşanılacak aksaklıklar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri YÖK Yönetmelik ve Yönergeleri. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Öğretim Elemanı Yeni açılacak Bölüm önerisi için Öğretim Elemanı dilekçe ile Dekanlığa/Müdürlüğe başvurur. Dekanlık / Yeni bölüm açılması için Öğretim Elemanının vermiş olduğu dosya Birim Kurulunca incelenir. Dekanlık / EVET Birim Kurulunca yeni bölüm açılmasını uygun görüldü mü? HAYIR Yeni Bölümle ilgili hazırlanan dosya Birim Kurul Kararı ile birlikte Senatoya sunulmak üzere ÖİDB na gönderilir. Red gerekçesi Öğretim Elemanına bildirilir.

10 AKADEMİK BİRİMLER SINAVLARA İTİRAZ Toplam Sayfa 1 Bu süreç akışının amacı, sınavlara itiraz işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetlerin her bir aşaması için standart bir yöntem belirlemek. 2. Kapsam Bu süreç akışı, sınavlara itiraz işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri ve OBS'de yaşanabilecek aksaklıklar, mevzuatta belirtilen süre şartlarına uymama. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmelikleri Dekanlık/ / Yöentim Kurlu / Öğretim Elemanı/ / SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Öğretim Elemanları Öğretim Elemanı taraından sınav notlarının Sisteme girilmesi ve ilan edilmesi. OBS Sınav sonuçlarının ilan edilmesinden başlayarak 5 (beş) iş günü içinde Bölüm Başkanlığı na/birim öğrenci işlerine itiraz dilekçesi verilir. EVRAK Dekanlık/Müdü rlük Dilekçe, öğretim elemanına sevk edilir. İlgili öğretim elemanı taraından incelenir. Öğretim Elemanı Evet Maddi hata var mı? Hayır Sonuç öğrenciye bildirilmek üzere Bölüm Başkanlığına/Öğr enci İşleri Birimine iletilir. Yönetim Kurulu/ Dekanlık / BirimYönetim Kurulu Kararı alır, sonucu ÖİDB'na bildirilir. OBS

11 AKADEMİK BİRİMLER MAZERET SINAV DİLEKÇE Toplam Sayfa 1 1.Amaç 2.Kapsam 3.Süreç Sahibi Dekanlık/ / Birim Görevlisi/ / 4. Süreç Riskleri ve OBS'de yaşanabilecek aksaklıklar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmelikleri, Haklı ve Geçerli Nedenler Yönergesi. Bu süreç akışının amacı, Mazeret Dilekçesi kabulü ve Mazeret Sınavı işlemlerinin Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Eğitim Öğretim Sınav Yönetmeliği kapsamında yapılmasıdır. Bu süreç akışı, Mazeret Dilekçesi kabulü ve Mazeret Sınavı işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat sınav haftasında sağlık kuruluşundan almış olduğu başvuru tarihi ve saatinin belirtildiği belge ile 5 (beş) iş günü içerisinde ilgili birime mazeret dilekçesi verir. KAĞIT Dekanlık/Müdürlü k/ Birim Görevlisi Birime gelen bütün dilekçe ve ekleri kontrol edilir. Mazeret sınavına girecek öğrenci listesi Birim Yönetim Kurulunda görüşülmesi için üst yazı ile Dekanlığa/Müdürlüğe gönderilir. Birim Yönetim Kurulu Birim Yönetim Kurulunda öğrencilerin mazeret dilekçeleri görüşülür. Yönetim Kurulu Kararı alınır. Hayır ye mazeret sınavı hakkı tanınmaz. KAĞIT Evet Bölüm Sekreterliği/Öğren ci İşleri Birim Görevlisi Bilgi Sisteminden öğrencilere mazeret sınavı hakkı tanımlanır. OBS Öğretim Elemanı/ mazeret sınav haftasında sınava girer.

12 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri SORUMLU ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GENEL Toplam Sayfa 1-5 Bu iş akış sürecinin amacı, öğrenci işleri şube müdürlüğü tarafından yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu iş akış süreci, öğrenci işleri şube müdürlüğü tarafından yürütülen faaliyetleri kapsar. Şube Müdürü/. OBS ve `de yaşanabilecek aksaklıklar, mevzuata aykırı hatalı iş ve işlemler yapmak. Şube müdürlüğü içerisinde personel görev dağılımı yapılarak konuyla ilgili uzmanlaşmanın sağlanması, iş ve işlemlerin mevzuata uygunluğunun denetlenmesi. İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Şube Müdürü Daire Başkanı tarafından üzerinden havale edilen evraklar, şube müdürü tarafından teslim alınır. /RYHY ile Gelen Evraklar ve eklerinin kontrolü yapılır. Şube Müdürü Hata/Eksiklik var mı? EVET Evrak iade işlemi RYHY/DTVG/MBYD HAYIR Gelen evrakla ilgili ne işlem yapılacağına karar verilir. Şube Müdürü Evrak ile ilgili işlem yapılacak mı? HAYIR İşlem ` de sonlandırılır. RYHY EVET Şube Müdürü Evrak işlem görmek üzere birim/kişilere yönlendirilir. RYHY Akademik Takvim ve Uygulama Takviminin hazırlanması ÖLYEÖY (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01)

13 SORUMLU ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GENEL İŞ AKIŞI Toplam Sayfa 2-5 Belge/Mevzuat İlgili yıla ait öğrenci kontenjan önerilerinin birimlerden istenerek Senatoya sunulması. ÖSYM-RY Yeni kayıt sürecinde belirli yazışmaların yapılması, seviye tespit sınavı ile ilgili belirlenen derslerin Senatoya sunulması işlemi LÖEÖSY Yeni ders planı ve ders planı değişikliklerinin senatoya sunulması, Ders Programı girişlerinin sistemden kontrol edilmesi işlemi LÖEÖSY/DPY Özel, Farabi, Erasmus değişim programları ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması işlemi PAGYY/EFK Yatay geçiş kontenjan ve başvuru işlemleri. Yatay geçiş, ÖSS, ÖSS EK, DGS, DGS Ek kontenjanları, LYS sınavsız geçişleri, YÇS ile afla gelen öğrencilerin intibak ve not aktarım işlemleri işlemi LÖEÖSY/YOY ÇAP/YANDAL öğrencilerinin iş ve işlemlerinin yapılması işlemi PAGYY Misafir (Yaz Okulu) öğrencilerinin iş ve işlemlerinin yapılması işlemi PAGYY (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01)

14 SORUMLU ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GENEL İŞ AKIŞI Toplam Sayfa 3-5 Belge/Mevzuat Ders Değerlendirme Kriterlerinin kontrolü girmeyen birimlerin tespiti işlemi LÖEÖY/SUEY Not giriş sürecinde notların kontrolü. Tek ders sınav notlarının girilmesi işlemi LÖEÖY İlişik kesme sürecinde uygulanan ilişik kesme kararlarının kontrol edilmesi işlemi LÖEÖY/PAGYY Akademik İzin İşlemleri sürecinde, ilgili kararların kontrol edilmesi işlemi LÖEÖY/HGNY Otomasyon Akademik Genel Sürecinde, kullanıcıların eksiklikler ve iyileştirmelerle iligili geri dönüşlerin yapılması işlemi TM Akademik Birimlerden gelen Ana Bilim Dalı/ Bölüm / Program açma/kapatma teklifleri ile öğrenci alımı/aktarımı teklifleri doğrultusunda gerekli işlemlerinin yapılması SYM Yükseköğretim Kurulu Başkanlığından gelen eğitim-öğretime yönelik yazıların ilgili birimlere iletilmesi. RYHY (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01)

15 SORUMLU ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GENEL İŞ AKIŞI Toplam Sayfa 4-5 Belge/Mevzuat Yeni hazırlanan Yönetmeliklerin ve Yönetmelik değişikliklerinin Resmi Gazetede yayımlanma işlemlerinin yapılması 2547-SYM Yeni hazırlanan Yönergeler ve Yönerge değişiklikleri işlemlerinin yapılması SYM/LÖEÖY Pasaport Harç Muafiyeti talep eden öğrencilerin ilgili makama gönderilmek üzere evrakının hazırlanması SPK Eğitim-Öğretim Komisyonu toplantılarının yapılması işlemi RYHY Senato yazılarınnın teklifi RYHY Enstitü öğrenci kontenjanları ve başvuru koşulları ile ilgili kurul kararlarının kontrolü, senatoya sunulması ve kararların ilgili birime bildirilmesi işlemi LÜEÖSY Enstitü öğrencilerinin intibak işlemleri LÜEÖSY (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01)

16 SORUMLU ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GENEL İŞ AKIŞI Toplam Sayfa 5-5 Belge/Mevzuat Yurt Dışından Kabul Edilecek öğrencilerin kontenjanlarının belirlenmesi işlemi YUÖKKY Yurt Dışından Kabul Edilecek öğrenci lerin başvuru koşullarının belirlenmesi ve ilan edilmesi işlemi YUÖKKY Yurt Dışından Kabul Edilecek öğrenci lerin başvurularının değerlendirilmesi, sonuçlarının ilanı ve öğrencilerin kayıt işlemi YUÖKKY Yurt Dışından Kabul Edilecek öğrenci lerin ek alım kontenjan ve başvuru koşullarının belirlenmesi, ilan edilmesi ve kayıt işlemi YUÖKKY Yurt Dışından Kabul Edilecek öğrenci lerin bilgilerinin İl Göç İdaresine bildirilmesi işlemi RYHY Kurum içi ve kurum dışı yazışmaların yapılması işlemi RYHY (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01)

17 İLİŞİK KESME İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 1-1 Bu akış sürecinin amacı, ilişik kesme işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu akış süreci, ilişik kesme işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Dekanlık//Birim Görevlisi/ Birim Sorumlusu/ 4. Süreç Riskleri İlişiği kesilecek öğrencilerin YKK'nın veya ilişik kesme bilgilerinin OBS'ye yanlış girilmesi. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Akademik birimlerden gelen YKK'nın sistem üzerinden kontrol edilmesi. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat / İlgili Üniversite/ Dekanlık/ İlgili Üniversite tarafından dosyası istenerrek Yatay Geçiş ile Giden, Vefat Eden, Yükseköğretim Kurumundan Çıkarma Cezası Alan, dilekçe ile kendi isteğiyle ilişik kesilmesini talep eden, azami süresini dolduran ile ÇAP veya Yandal'dan başarılı olamayan öğrencilerin ilişik kesme kararlarının alınması Dilekçe/RY/YKK Dekanlık/ / Birim İşleri Görevlisi OBS üzerinden ilişik kesme işleminin yapılması ve ilişiği Kesilmiş ler Raporunun YKK kararının ekine konularak rektörlüğe resmi yazıyla gönderilmesi ve ilgili Üniversiteye öğrencinin dosyasının gönderilmesi OBS/ Yatay Geçiş ile Giden, Vefat Eden, Yükseköğretim Kurumundan Çıkarma Cezası Alan, kendi isteğiyle ilişiği kesilen, azami süresini dolduran ile ÇAP veya Yandal'dan başarılı olamadığı için ilişiği kesilen öğrencilerin ilişik kesme kararlarının OBS üzerinden kontrolü. Evrak Birim İşleri Görevlisi/ / Hata/Eksiklik var mı? Hayır Evet Hata/eksiklik ilgili birime resmi yazı ile bildirilir. İlişik kesme işlemini tamamlayan öğrenciye lise diplomasından bir fotokopi alınarak üzerine tarih, ad-soyad ve "Aslını aldım" yazdırılıp, imzalatılarak lise diplomasının aslının öğrenciye teslim edilmesi OBS//RY

18 KAYIT YENİLEME İŞLEMLERİ Toplam Sayfa Kapsam 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri SORUMLU Bu akış sürecinin amacı, kayıt yenileme işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu akış süreci, kayıt yenileme işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Dekanlık// Şube Müdürü/ Akademik Danışman/Birim Görevlisi/Otomasyon Sorumlusu/ Ders programlarındaki aksaklıklar, öğrencilerin zamanında ders seçmemesi, OBS'den kaynaklanan aksaklıklar Ders programı kontrol raporlarının incelenmesi ve eksikliklerin giderilmesi, kayıt yenileme süreci ile ilgili duyuru yayınlamak, Kayıt yenileme sürecinden önce OBS'de gerekli testlerin yapılması. İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Birim İşleri Görevlisi Kayıt olan öğrencilere akademik danışman atanması OBS Birim İşleri Görevlisi Ders programı kontrol raporlarının incelenmesi ve eksikliklerin giderilmesi OBS Şube Müdürü/ Dekanlık/ Kayıt yenileme süreci ile ilgili duyuru yayınlaması WEB Otomasyon Sorumlusu Kayıt yenileme sürecinden önce OBS'de gerekli testlerin yapılması. OBS / Akademik Danışman OBS üzerinden derslerin seçilmesi ve seçilen derslerin akademik form ile kontrol edilmesinden sonra kayıt onayı yapılması OBS / Akademik Danışman/ Birim Görevlisi Kayıt onayı tamamladıktan sonra kayıt onay formundan çıktı alınarak öğrenci ve danışman tarafından imzalanması, bir nüsha öğrenciye diğer nüsha arşivlenmek üzere akademik birim öğrenci işleri birimine teslim edilerek öğrenci dosyalarına OBS

19 YENİ ÖĞRENCİ KAYIT İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 1-1 Bu akış sürecinin amacı, Yeni Kayıt Süreci kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu akış süreci, Yeni Kayıt Sürecinin hazırlanması kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Dekanlık/ / Birim Görevlisi/ Birim Sorumlusu/ 4. Süreç Riskleri ve OBS'de yaşanabilecek aksaklıklar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Yeni Kayıt Süreciyle ilgili işlemlerin (kayıt duyurusu hazırlamak, verilerin OBS' ye aktarılması vb.) ilgili eğitim öğretim yılı başlamadan yapılması. SORUMLU İŞ AKIŞI Yeni öğrenci kayıtlarında görev alacak personelin belirlenme ve bilgilendirmesine yönelik akademik birimlere gerekli yazışmaların yapılması. Belge/Mevzuat /RY / Dekanlık/ / Dekanlık/ Yeni kayıt duyurusunun hazırlanarak ilan edilmesi. Yeni kazanan öğrencilerin liste ve zarflarının Akademik Birimlere gönderilmesi. WEB /RY Birim İşleri Görevlisi/ Kazanan öğrencilerin kayıt tarihleri içerinde kayıtlarının yapılması (İlan edilen belgelerle Şahsen veye e-devlet) E-DEVLET/ Kayıt yaptırmayan öğrencilerden kalan boş kontenjanlarla ilgili akademik birimlere yazı yazılması Dekanlık/ Kayıt olan sayıları ile boş kalan kontenjanların Rektörlüğe bildirilmesi. Dekanlık/ Kayıt olan sayıları ile boş kalan kontenjanların ÖSYM'ye bildirilmesi. ÖSYM (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01)

20 ŞUBE MÜDÜRÜ 1. Birimi Akademik ve İdari Birimler 2. Kadro Unvanı Şube Müdürü 3. Görev Unvanı Şube Müdürü 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Dekan/Müdür/Daire Başkanı Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektrdiği Nitelikler En az fakülte veya dört yıllık yüksekokul mezunu olmak. 2. BŞEÜ-KAYSİS Belge No. Revizyon No su DGT- Toplam Sayfa 1 Görevleriyle ilgili tüm mevzuata (Kanunlar, Kanun Hükmünde Kararnameler, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, Tüzükler, Cumhurbaşkanı Kararları, Yönetmelik, Genelgeler, Yönergeler) hakim olmak ve tüm idari işleri yürütmek. Biriminde yapılan işlerle ilgili olarak hafalık rapor hazırlamak ve bağlı bulunduğu yönetcisine sunmak. Biriminde görevli olan idari, teknik ve genel hizmet personeli arasında işbölümünü sağlamak. Gerekli denetm ve gözetmi yapmak. Biriminde görevlendirilecek idari ve genel hizmet personeli için birim amirine öneri sunmak. Biriminde görevli idari ve genel hizmet personeli izinlerini iş akış süreçlerini aksatmayacak şekilde düzenlemek. Tasarruf tedbirlerine uygun hareket edilmesini sağlamak. İdari personel ve genel hizmet personeli ile periyodik toplantlar yapmak ve verimli çalışmaları için gerekli tedbirleri almak. Personel arasında adil işbölümü yapılmasını sağlamak, kılık kıyafetleri ile görevini yerine getrip getrmediklerini denetlemek, gerekli durumlarda idari personelin görev alanları ve birimlerini düzenlemek. den gelen evrakların havalesini yaparak birim içi yönlendirilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak. Çalışma ortamında iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hususların uygulanması konusunda gerekli uyarıları yapmak, kapı ve pencerelerin mesai saatleri dışında kapalı tutulması konusunda uyarılarda bulunmak ve kontrol etmek. Birimine ait tüm verilerin güncel tutulmasını sağlamak. Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 68 inci maddesinin (B) bendinde belirtlen şartları taşımak. (Form No: DFR:004 ; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1