T.C İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU. Oturum Saati 15:00

Transkript

1 T.C Evrak Tarih ve Sayısı: 09/11/ BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU *BEKV37M39* Oturum Tarihi 08/11/2018 Oturum Saati 15:00 Oturum Sayısı 81 KARAR ÖRNEĞİ Gündem: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun tarihli ve 81 sayılı kararı ile oluşturulan formların görüşülmesi. Karar: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunca oluşturulan belgeler incelenmiş olup, Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürünün 5/1 maddesi uyarınca 11 adet yeni görev tanımının ekteki şekliyle kabulüne oy birliğiyle karar verilmiştir. EKLER: Görev Tanımı (11 adet) e-imzalıdır Prof. Dr. Nurgül ÖZBAY Başkan e-imzalıdır Prof. Dr. Aykut EKİNCİ Üye e-imzalıdır Murat IŞIK Üye e-imzalıdır Alper YILDIRIM Üye e-imzalıdır Üye Mevcut Elektronik İmzalar MURAT IŞIK (Genel Sekreterlik - Genel Sekreter V. V.) 08/11/ :58 NURGÜL ÖZBAY (Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü - Rektör Yardımcısı) 08/11/ :10 ALPER YILDIRIM (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Daire Başkanı) 09/11/ :17 AYKUT EKİNCİ (Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu Müdürlüğü - Yüksekokul Müdürü) 09/11/ :30 Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe Kampüsü BİLECİK Ayrıntılı bilgi için irtibat: Hakan GÖGER Tel: Faks: Elektronik ağ: Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

2 BELGELER BİRİM SORUMLUSU 1. Birimi Mezunlar ve Belgeler Şube Müdürlüğü 3. Görev Unvanı Belgeler Birim Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Öğrenci İşleri Daire Başkanı/ Mezunlar ve Belgeler Şube Müdürü Mezun durumunda olup dereceye giren öğrencileri kontrol ederek listesinin ilan etmek Yüksek Onur ve Onur Belgesi alacak öğrencileri kontrol etmek, bu öğrencilerin belgelerini basmak ve ilgili birimlere teslim etmek. Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi tarafndan akademik birimlerdeki programlara yerleştirilen öğrencilerin kimlik kartlarını ve kayıt zarflarını basmak. Öğrenci Kimliğini kaybeden öğrencilerden gazete ilanı ile birlikte dilekçe almak ve yeni öğrenci kimliklerini basmak. Üniversite içindeki birimler ve dışındaki kurumlarla, öğrencilerle ilgili Mezunlar ve Belgeler Şube Müdürlüğünün alanına giren her türlü yazışmayı yapmak. Üniversitemizde verilen ve KOSGEB tarafndan tanınan Girişimcilik derslerini başaran öğrencilerin listesini kontrol etmek, bu öğrencilerin katlım belgelerini basmak ve ilgili birimlere teslim etmek. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, birlikte çalıştğı kişilerin söz konusu kurallara Yaptğı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. Temel görevler kısmında belirtilen tüm iş ve işlemlerden bağlı bulunduğu ünvanlara karşı Görevin Gerektirdiği Bilgi paylaşımı, değişime ve gelişime açık olmak. Dikkatli ve özenli olmak. Otomasyon sistemi ve bilgisayar kullanımına hakim olmak, (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

3 BURSLAR BİRİM SORUMLUSU 1. Birimi İstatistik, Disiplin ve Harçlar Şube Müdürlüğü 3. Görev Unvanı Burslar Birim Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Öğrenci İşleri Daire Başkanı/İstatistik, Disiplin ve Harçlar Şube Müdürü 1. Öğrenci bilgilerinin YÖKSİS verilerinde güncel olmasının sağlanması Amirinin verdiği mevzuata uygun diğer işleri yapmak. 8. KYK burs kontenjanlarının birimlere gönderilmesi, birimlerden gelen burs kontenjanlarının KYK web sayfasına girişlerinin yapılması sağlamak. Öğrenci bilgi sisteminde burslar alanına giren sayfa ve raporların test edilerek eksikliklerinin veya iyileştirmelerinin, öğrenci işleri otomasyonu sistem sorunlularına geri dönüşlerinin yapılmasını sağlamak. Üniversite içindeki birimler ve dışındaki kurumlarla, öğrenci bursları ile ilgili her türlü yazışmayı yapmak. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, birlikte çalıştğı kişilerin söz konusu kurallara Yaptğı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen Temel görevler kısmında belirtilen tüm iş ve işlemlerden bağlı bulunduğu ünvanlara karşı Görevin Gerektirdiği Bilgi paylaşımı, değişime ve gelişime açık olmak. Dikkatli ve özenli olmak. Otomasyon sistemi ve bilgisayar kullanımına hakim olmak, (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

4 DİSİPLİN BİRİM SORUMLUSU BŞEÜ-KAYSİS Belge No. 1. Birimi İstatistik, Disiplin ve Harçlar Şube Müdürlüğü 3. Görev Unvanı Disiplin Birim Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Öğrenci İşleri Daire Başkanı/İstatistik, Disiplin ve Harçlar Şube Müdürü Amirinin verdiği mevzuata uygun diğer işleri yapmak 5. Akademik birimler tarafndan disiplin cezası verilen öğrencilerin bilgilerinin öğrenci işleri otomasyonuna ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına ait YÖKSİS veri tabanına işlenmesini sağlamak. Öğrenci bilgi sisteminde disiplin cezası alanına giren sayfa ve raporların test edilerek eksikliklerinin veya iyileştirmelerinin, öğrenci işleri otomasyonu sistem sorunlularına geri dönüşlerinin yapılmasını sağlamak. Üniversite içindeki birimler ve dışındaki kurumlarla, öğrencilerle ilgili disiplin alanına giren her türlü yazışmayı yapmak. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, birlikte çalıştğı kişilerin söz konusu kurallara Yaptğı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen Temel görevler kısmında belirtilen tüm iş ve işlemlerden bağlı bulunduğu ünvanlara karşı Görevin Gerektirdiği Bilgi paylaşımı, değişime ve gelişime açık olmak. Dikkatli ve özenli olmak. Otomasyon sistemi ve bilgisayar kullanımına hakim olmak, (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

5 HARÇLAR BİRİM SORUMLUSU 1. Birimi İstatistik, Disiplin ve Harçlar Şube Müdürlüğü 3. Görev Unvanı Harçlar Birim Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Öğrenci İşleri Daire Başkanı/İstatistik, Disiplin ve Harçlar Şube Müdürü Öğrencilerin fazla ödediği katkı payı, öğrenim ücreti ve yaz okulu ücretleri ile ilgili iade taleplerini Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına iletmek. Her yıl Bakanlar Kurulu tarafndan tespit edilen Üniversite katkı payları/öğrenim ücretlerinin Öğrenci bilgi Sistemine tanımlamak. Öğrenci Bilgi Sisteminde her bir kayıt süreci için harç tiplerinin belirlenmesi ve harç tahakkuklarının yapılmasını sağlamak. Birden fazla üniversitede kaydı olanların verilerinin YÖKSİS`ten çekilmesi ve harç tahakkuklarının yapılmasını sağlamak. 5. Yüzde On`a giren öğrencileri kontrol edip, listelerini ilan etmek Yaz okulu ücretlerinin senatoya sunulması. Ücretlerin ilanı ve sisteme tanımlanması. 8. Yüzde On'a giren öğrencilerin Öğrenci Bilgi Sisteminde harç tahakkuklarının güncellenme işlemini yapmak. Her dönem başında öğrenciler tarafndan yatrılan yaz okulu/katkı payı / öğrencim ücretlerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı hesabına aktarmak. 9. Harç raporlarını incelemek Amirinin verdiği mevzuata uygun diğer işleri yapmak Öğrenci bilgi sisteminde harçlar alanına giren sayfa ve raporların test edilerek eksikliklerinin veya iyileştirmelerinin, öğrenci işleri otomasyonu sistem sorunlularına geri dönüşlerinin yapılmasını sağlamak. Üniversite içindeki birimler ve dışındaki kurumlarla, öğrenci harçları alanına giren her türlü yazışmayı yapmak. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, birlikte çalıştğı kişilerin söz konusu kurallara Yaptğı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen Temel görevler kısmında belirtilen tüm iş ve işlemlerden bağlı bulunduğu ünvanlara karşı Görevin Gerektirdiği Bilgi paylaşımı, değişime ve gelişime açık olmak. Dikkatli ve özenli olmak. Otomasyon sistemi ve bilgisayar kullanımına hakim olmak, (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

6 İSTATİSTİK BİRİM SORUMLUSU 1. Birimi İstatistik, Disiplin ve Harçlar Şube Müdürlüğü 3. Görev Unvanı İstatistik Birim Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Öğrenci İşleri Daire Başkanı/ Mezunlar ve Belgeler Şube Müdürü Özel ve kamu kuruluşlarından talep edilen istatistik verilerinin tablo/rapor halinde verilmesi Aylık olarak istatistik verilerinin tablolar halinde hazırlanması ve bu tabloların ilgili raporlara dönüştürülmesini sağlamak. Yıllık olarak istatistik verilerinin tablolar halinde hazırlanması ve bu tabloların ilgili raporlara dönüştürülmesini sağlamak. Aylık ve yıllık olarak hazırlanan istatistik raporlarının her ay, başkanlığımızın web sayfasında yayınlanması ve Genel Sekreterliğe gönderilmesi. Üniversite içindeki birimler ve dışındaki kurumlarla, öğrencilerle ilgili İstatistik, Disiplin ve Harçlar Şube Müdürlüğünün alanına giren her türlü yazışmanın yapılması. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, birlikte çalıştğı kişilerin söz konusu kurallara Yaptğı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen Temel görevler kısmında belirtilen tüm iş ve işlemlerden bağlı bulunduğu ünvanlara karşı Görevin Gerektirdiği Bilgi paylaşımı, değişime ve gelişime açık olmak. Dikkatli ve özenli olmak. Otomasyon sistemi ve bilgisayar kullanımına hakim olmak, (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

7 ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANI 1. Birimi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Kadro Unvanı Daire Başkanı 3. Görev Unvanı Öğrenci İşleri Daire Başkanı 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Genel Sekreter 1. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bağlı şube müdürlüklerindeki iş süreçlerini koordine etmek. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı iş süreçleri ile ilgili bilgilendirme toplantıları yapmak. 3. Eğitim-Öğretim Komisyonunda raportörlük yapmak. 4. Öğrenci Bilgi Sistemini yönetmek, yönlendirmek. 5. Daire Başkanlığı personelinin sorunlarını tespit etmek, sorunları çözüme kavuşturmak ve gerektiğinde üst makamlara iletmek, Daire Başkanlığı personelinin işlerini daha verimli, etkin ve kaliteli yapmalarını sağlayacak beceri ve deneyimi kazanmaları için sürekli gelişme ve iyileştirme frsatlarını yakalayabilmelerine olanak tanımak, Kurum/kuruluş ve şahıslardan Daire Başkanlığına gelen yazıların cevaplandırılması için gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak, 8. Amirinin vermiş olduğu diğer işleri yapmak. Görevin Gerektirdiği Bilgi paylaşımı, değişime ve gelişime açık olmak. Dikkatli ve özenli olmak. Otomasyon sistemi ve bilgisayar kullanımına hakim olmak, (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

8 MEZUNLAR BİRİM SORUMLUSU 1. Birimi Mezunlar ve Belgeler Şube Müdürlüğü 3. Görev Unvanı Mezunlar Birim Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Öğrenci İşleri Daire Başkanı/ Mezunlar ve Belgeler Şube Müdürü Mezun edilen öğrencilerin diplomalarını basmak Diplomasını kaybeden öğrencilerin ikinci nüsha diplomalarını basmak. 8. Özel ve kamu kuruluşlarından gelen diploma teyidi ile ilgili yazıları cevaplamak Birimlerden Yönetim Kurulu Kararı ile gelen mezuniyet durumundaki öğrencilerin not durum belgelerini incelemek, İncelenen not durum belgelerinde herhangi bir sorun varsa birim sorumlularına bildirip not durum belgesinde düzeltmelerin yapılmasını sağlamak. Birim sorumlularının yetkilerinin dışında yada çözemedikleri bir düzeltme olduğunda Şube Müdürü ile düzeltmeleri yapmak. Birimlerden gelen mezuniyet kararlarını Öğrenci Bilgi Sistemine eklemek ve mezun olan öğrencilerin Öğrenci Bilgi Sisteminden ilişiklerini kesmek. Diploma ekleri, deferleri ve mezun öğrenci listelerini çıkarmak. Diplomalarla birlikte tutanakla ilgili birimlere teslim etmek. Diplomasını Anadolu Üniversitesi veya Dumlupınar Üniversitesinden almak isteyen öğrencilerin mezuniyet kararlarının öğrenci bilgi sistemine eklenmesi ve öğrencilerin ilişiklerinin kesilmesi ve öğrencilerin Yönetim Kurulu Kararı, İmza Sirküsü, Not Durum Belgesi ve Mezun Öğrenci Listesinin Üst Yazı ile ilgili üniversiteye gönderilmesi. İstisnai durumlarda geçici mezuniyet belgesi talep eden öğrencilere geçici mezuniyet belgesi düzenlenmek. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, birlikte çalıştğı kişilerin söz konusu kurallara Yaptğı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen Üniversite içindeki birimler ve dışındaki kurumlarla, öğrencilerle ilgili Mezunlar ve Belgeler Şube Müdürlüğünün alanına giren her türlü yazışmasını yapmak. Temel görevler kısmında belirtilen tüm iş ve işlemlerden bağlı bulunduğu ünvanlara karşı Görevin Gerektirdiği Bilgi paylaşımı, değişime ve gelişime açık olmak. Dikkatli ve özenli olmak. Otomasyon sistemi ve bilgisayar kullanımına hakim olmak, (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

9 ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİM SORUMLUSU Toplam Sayfa 2 1. Birimi Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü 3. Görev Unvanı Öğrenci İşleri Birim Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Öğrenci İşleri Daire Başkanı/Öğrenci İşleri Şube Müdürü 1. Akademik Takvim ve Uygulama Takviminin hazırlanması Yatay Geçiş Kontenjanlarının ve Başvuru Koşullarının senatoya sunulması ve İlan edilmesi İlişik Kesme sürecinde uygulanan İlişik Kesme Kararlarının Kontrol Edilmesi İlgili yıla ait öğrenci kontenjan önerilerinin birimlerden istenerek Senatoya sunulması ve ÖSYM nin sistemine girilmesi. Ders Planı Sürecinde; Yeni ders planları ve Ders Planı Değişiklikleri ile ilgili Akademik Birimlerden gelen kurul kararlarının Senatoya sunulması ve kabul edilenlerin sisteme girilmesi. Ders Programı Sürecinde; Ders Programları, Açılacak Dersler ve Görevlendirilecek Akademik Personel ile ilgili Akademik Birimlerden gelen kurul kararlarının sistemden kontrol edilmesi. Ders Programı Sürecinde; Kontenjan Yönetmi Sayfası için yetki verilecek personellerin isimlerinin ve ders programı girişi yapacak personellerin isimlerinin istenmesi sonrasında bilgilendirme toplantısı yapılması. Yeni öğrenci kaydı sürecinde; kayıtlarda görev alacak personelin belirlenmesi sonrasında Bilgilendirme Toplantılarının yapılması. Yeni kayıt duyurusunun hazırlanarak ilan edilmesi. Seviye Tespit Sınavı Komisyonunun Görevlendirilmesi. Yeni öğrenci kayıtlarında görev alacak personelin belirlenme ve bilgilendirmesine yönelik Akademik birimlerle gerekli yazışmaların yapılması ve seviye tespit sınavı ile ilgili olarak belirlenen derslerin Senatoya sunularak kabulü sonrasında Birimlere bildirilmesi. Özel Öğrenci, Farabi, Erasmus değişim programları ile gelen/giden öğrencilerin öğrenim sözleşmelerinin kontrolü, derslerinin eklenmesi ve intbak işlemlerinin gerçekleştrilmesi. 9. Yaz Okulu açılması ile ilgili YÖK onayı alınması. Yaz Okulunda Açılacak Derslerin İlanı. Misafr olarak (Yaz Okulu) gelen öğrencilerin kayıtlarının yapılması, danışman atanması, yaz okulunda başka üniversitelere giden öğrencilerin intbak kararlarının kontrolleri ve not aktarım işlemlerinin gerçekleştrilmesi; gelen öğrencilerin notlarının Üniversitelerine gönderilmesi. 10. İlave yatay geçiş kontenjan taleplerinin ilgili birimlerden istenerek Senatoya sunulması ve YÖKSİS e girilmesi. ÇAP/YANDAL öğrencileri ile ilgili Akademik Birimlerden gelen kurul kararlarının Senatoya sunulması, kayıt hakkı kazanan öğrencilerin bilgi sistemine girilmesi. Yatay Geçiş, DGS, DGS Ek Kontenjan, ÖSS, ÖSS Ek Kontenjan, af vb. ile gelen öğrencilerin intbak kararlarının kontrolleri ve not aktarım işlemlerinin gerçekleştrilmesi. Ders Değerlendirme Kriterlerinin Tanımlanması sürecinde Ders Değerlendirme Yüzdeliklerinin kontrol edilerek girmeyen akademik personellerin tespit edilerek girilmesinin sağlanması. Not Girişi sürecinde; Mazeret kararları, yarıyıl içi, yarıyıl sonu ve bütünleme not değişiklik kararlarının ve not girişlerinin kontrolü. Tek Ders sınav notlarının girilmesi. Öğrenci Akademik İzin İşlemleri sürecinde; Akademik izni uygun görülen öğrenciler ile ilgili kararların kontrol edilmesi. Öğrenci bilgi sisteminde Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü alanına giren sayfa ve raporların kullanıcılar tarafndan kullanılması ve eksikliklerle veya iyileştrmelerle ilgili geri dönüş yapılması. Akademik Birimlerden gelen Ana Bilim Dalı/Bölüm/Program açma/kapatma tekliferi ile öğrenci alımı/aktarımı tekliferinin senatoya onaylatılması ve Yükseköğretm Kurulu Başkanlığına sunulması. Yükseköğretm Kurulu Başkanlığından gelen eğitm-öğretme yönelik yazıların ilgili birimlere iletlmesi. (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

10 ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİM SORUMLUSU 29. Amirinin verdiği mevzuata uygun diğer işleri yapmak Toplam Sayfa 2 Yeni hazırlanan Yönetmeliklerin ve Yönetmelik değişikliklerinin senatoya onaylatılması, Resmi Gazetede yayımlanmak üzere Cumhurbaşkanlığı Mevzuatı Geliştrme ve Yayın Genel Müdürlüğüne sunulması ile Hukuk Müşavirliğine bildirilmesi. Yeni hazırlanan Yönergelerin ve Yönerge değişikliklerinin senatoya onaylatılması, ilgili birimlere ve Hukuk Müşavirliğine bildirilmesi. Erasmus Değişim Programı dışındaki Work and Travel Programı ve yurt dışında gerçekleştrilen eğitm, seminer vb. programlara katılmak üzere Pasaport Harç Muafyet talep eden öğrencilerin ilgili makama gönderilmek üzere evrakının hazırlanması. Eğitm-Öğretm Komisyonu toplantı tarihi, gündem konuları ve toplantı sonrası alınan kararların birimlere bildirilmesi. Senatoya teklif edilmesi gereken konuların teklif. Birimlerden gönderilen Senatoya sunulması gereken kararların Senatoya arzı ve alınan kararların ilgili birimlere bildirilmesi. Ensttü öğrenci alım kontenjanları ve başvuru koşulları ile ilgili birim kurul kararlarının kontrol edilmesi, senatoya sunulması ve senato kararlarının ilgili birime bildirilmesi. Ensttü intbak işlemleri hakkında gelen ilgili birim yönetm kurulu kararı ve eklerinin kontrol edilmesi ve notların sisteme aktarılması. Üniversite içindeki birimler ve dışındaki kurumlarla Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğünün alanına giren her türlü yazışmanın yapılması. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştrilen Temel görevler kısmında belirtlen tüm iş ve işlemlerden bağlı bulunduğu ünvanlara karşı Görevin Gerektrdiği Bilgi paylaşımı, değişime ve gelişime açık olmak. 4. İletşim ve planlama becerisine sahip olmak. Dikkatli ve özenli olmak. Otomasyon sistemi ve bilgisayar kullanımına hakim olmak, (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

11 SİSTEM SORUMLUSU Toplam Sayfa 2 1. Birimi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Kadro Unvanı Öğretim Görevlisi/Şef/Bilgisayar İşletmeni/V.H.K.İ./Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı Sistem Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Öğrenci İşleri Daire Başkanı 1. Yönetici tarafından verilen görevleri yerine getirmek. EBYS Sistemini günlük olarak kontrol etmek. Gelen resmi yazılarda talep edilen işleri yapmak. 3. İş Takip Sisteminde tanımlanan işleri yapmak Bilgi İşlem Yazılım Birimi ile iletişim ve koordinasyonu sağlamak Düzenli Resmi Kurum Raporlarını hazırlamak Göreve ilişkin yayınları sürekli izlemek, gelişmeleri takip etmek ve bilgilerini güncellemek. 14. Günlük olarak maillerini kontrol etmek Öğrenci Bilgi Sistemi'ni sürekli iyileştirmek. Sistem hatalarını çözmek/çözdürtmek. Öğrenci bilgi sistemindeki temel tanımlamaları yapmak. Rapor ve rapor sayfalarının hatalarını düzeltmek, güncellemelerini yapmak, yeni rapor tasarlamak. ÖSYM tarafından Üniversitemize yerleştirilen öğrencileri sisteme aktarmak. Yeni öğrencilerin kayıtları için sistemi hazır hale getirmek. Akademik takvime bağlı olarak kritik günlerde (ders seçme, not girişi vb.) ilgili sayfa ve raporların testlerini yapmak. Tespit edilen sıkıntıları çözmek/çözdürtmek ve takibini yapmak. Resmi yazı ile talep edilen ve uygun görülen sistemden alınamayan veri taleplerini veritabanından sorgulayarak hazırlamak ve raporlamak. Birim içi talep edilen ve sistemden alınamayan veri taleplerini veritabanından sorgulayarak hazırlamak ve raporlamak. YÖKSİS Öğrenci Bilgi Transferinin günlük gerçekleşmesini ve YÖKSİS birim ağacının güncelliğini sağlamak. Yazılım konusunda kendini sürekli geliştirmek. Bigi İşlem Yazılım Birimine yazılım işlerinde destek olmak. Yeni servislerini eklemek ve eklenen servislerin çalışmasını sağlamak. Servislerle ilgili bilgilendirme yapmak. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen Görevin Gerektirdiği 1. Lise/ Önlisans/ Lisans/ Lisansüstü mezunu olmak, Analiz yapabilme yeteneğine sahip olmak, 3. Bilgi paylaşımı, değişime ve gelişime açık olmak, 4. Ekip çalışmasına uyumlu olmak, 5. İletişim ve planlama becerisine sahip olmak, Teknoloji ve yeniliklere açık olmak, Dikkatli ve özenli olmak, 8. Otomasyon sistemi ve bilgisayar kullanımına hakim olmak, (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

12 SİSTEM SORUMLUSU 9. MS SQL Veritabanı yazılımı bilgisine sahip olmak. 10. Temel yazılım bilgisine sahip olmak. (C#, HTML, ASPX, Javascript, MVC...) 11. MS Visual Studio yazılım bilgisine sahip olmak. 1 Temel istatistik bilgisine sahip olmak. 13. Raporlama bilgisine sahip olmak. (MS Reporting Server) 14. Görevleri ile ilgili tüm mevzuata hakim olmak ve tüm idari işleri yürütmek. Toplam Sayfa 2 (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

13 YURT DIŞINDAN GELEN ÖĞRENCİLERİN BİRİM SORUMLUSU 1. Birimi Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü 3. Görev Unvanı Yurt Dışından Gelen Öğrencilerin Birim Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Öğrenci İşleri Daire Başkanı/Öğrenci İşleri Şube Müdürü Otomasyon sisteminde Öğrenci İşleri Şube Müdürlüğü alanına giren sayfa ve raporların kullanıcılar tarafndan kullanılması ve eksikliklerle veya iyileştirmelerle ilgili geri dönüş yapılması. 10. Amirinin verdiği mevzuata uygun diğer işleri yapmak Yurt Dışından Gelen Öğrenci kontenjan önerilerinin birimlerden istenilmesi, birimlerden gelen kurul kararlarının kontrol edilmesi, senatoya sunulması, senato kararına istinaden ilgili birimlere bildirilmesi ve kontenjan önerilerinin YÖKSİS e girilmesi. Yurt Dışından Gelen Öğrencilerin başvuru koşullarının senatoya sunulması, senato kararına istinaden koşulların ve kontenjanların ilan edilmesi. Yurt Dışından Gelen Öğrencilerin Başvurularının ön değerlendirilmesi ve sonuçların ilgili birimlere gönderilmesi, birimlerden gelen kurul kararları ve eklerinin kontrolü. Yurt Dışından Gelen Öğrencilerin Sonuçlarının ilan edilmesi ve kabul mektuplarının gönderilmesi, şartları sağlayan öğrencilerin kayıt işlemlerinin yapılması. Yurt Dışından Gelen Öğrencilerin ek alımı için kontenjan ve başvuru koşullarının belirlenmesi, senatoya sunulması, senato kararına istinaden koşulların ve kontenjanların ilan edilmesi. Yurt Dışından Gelen Öğrencilerin ek alım başvurularının ön değerlendirilmesi ve sonuçların ilgili birimlere gönderilmesi, birimlerden gelen kurul kararları ve eklerinin kontrolü. Yurt Dışından Gelen Öğrencilerin ek alım sonuçlarının ilan edilmesi ve kabul mektuplarının gönderilmesi, şartları sağlayan öğrencilerin kayıt işlemlerinin yapılması. Yurt Dışından Gelen Öğrencilerin bilgilerinin (Yeni kayıt, kayıt yenileme, ilişik kesme, mezun vb.) resmi yazı ile İl Göç İdaresine bildirilmesi. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, birlikte çalıştğı kişilerin söz konusu kurallara Yaptğı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. Temel görevler kısmında belirtilen tüm iş ve işlemlerden bağlı bulunduğu ünvanlara karşı Görevin Gerektirdiği Bilgi paylaşımı, değişime ve gelişime açık olmak. Dikkatli ve özenli olmak. Otomasyon sistemi ve bilgisayar kullanımına hakim olmak, (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

14 ZİRAAT ve DOĞA BİLİMLERİ FAKÜLTESİ ARAŞTIRMA UYGULAMA ALANI SORUMLUSU BŞEÜ-KAYSİS Belge No. Revizyon No su Birimi Ziraat ve Doğa Bilimleri Fakültesi Kadro Unvanı Tekniker 3. Görev Unvanı 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Araştırma Uygulama Alanı Sorumlusu Fakülte Sekreterliği 1. Bitkilerin zararlarına karşı korunma hakkında Planlama yapmak. 3. Budama, Ayıklama, Gübreleme, İlaçlama işlerinin planlanmasını yapmak. 4. Sebzeciliğin ve meyveciliğin bilimsel yöntemlerle yapılmasını sağlamak. 5. Sağlıklı bir tarım ortamı oluşturulmasını sağlamak. Çiftçi kayıt sistemini yürüterek kayıtlarını tutmak. İş sağlığı ve güvenliği (İSG) faaliyetlerini yürütmek. 8. Çevre koruma mevzuatına uygun çalışmak. 9. Kalite yönetim sistemini uygulamak. 10. Arıza ve hasarlar ile ilgili prosedürleri uygulamak. 11. İş akışında rastladığı aksaklıkları gidermek. 1 Çalışanları denetlemek. 13. Son temizlik denetimlerini yapmak. 14. Temizlik ve bakım işlemlerini yürütmek. 15. Envanter sayımına refakat etmek. 1 İlaçlamaya refakat etmek. 1 Mesleki gelişim faaliyetlerine katılmak, vb görev ve işlemleri yerine getirmek Sorumlular için belirlenmiş ortak görev ve sorumlulukları yerine getirmek Tarım alanlarının sulanması, gübrelenmesi ve sağlıklı bir tarım ortamı oluşturulmasını sağlamak. Güvenlik personeli ile ortak hareket ederek, Araştırma Ve Uygulama Alanında yaşanabilecek olumsuz olay ve durumlarda çözüm yolu aramak. Alanda yapılan işlerin kuruluşun misyon, vizyon ve temel değerlerine uygunluğunu sağlayacak şekilde çalışmaları yürütmek. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak. Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut İç Kontrol Sisteminin tanım ve gereklerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen 24. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. 25. Güvenlik Görevlilerinin vardiya listesini hazırlamak. 2 Güvenlik Görevlilerini Denetlemek. Görevin Gerektirdiği 1. En az önlisans mezunu olmak. Alanında eğitim almış olmak. 3. Alanıyla ilgili makine ekipmanı etkin kullanabilmek. (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1