TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ

Transkript

1 SAKARYA ÜNİVERSİTESİ TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ Hafta 4 Yrd. Doç. Dr. Semra BORAN Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir. "Uzaktan Öğretim" tekniğine uygun olarak hazırlanan bu ders içeriğinin bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan ders içeriğinin tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Her hakkı saklıdır 2008 Sakarya Üniversitesi

2 TOPLAM KATILIMCILIK, LİDERLİK, KARAR VERME TOPLAM KATILIM Toplam Kalite Yönetimi tüm çalışanların kendi işlevlerini yerine getirirken kalitenin sağlanmasına katılımını isteyen bir yönetim sistemidir. Toplam katılımcılık problemlerin çözümünde tüm çalışanların enerjisinden faydalanmayı tanımlar. Bir işi en iyi o işi yapan bilir temel prensibini esas alan bu anlayışta iş süreçlerinin iyileştirilmesinde ve geliştirilmesinde bizzat o işi yapan personelin katılımı çok önemlidir. Çünkü iyileştirme yanlarını o işle ilgili olan kişiler daha iyi bilecektir. Katılım sorumluluğun paylaşılmasını ve katkıyı içerir. Çalışanlar sorunlarını iletmenin yanı sıra çözüm önerileri üreterek kalitenin üretilmesine katılırlar. Sorunlarını iletebilmeleri için iletişimin açık olması gerekir. Günümüzde çalışanlar kendileri ile ilgili her türlü kararın görüşülmesine ve sonuçlandırılmasına aktif olarak katılıp, düşüncelerini ifade etmek, bu konularda fikirlerini alınmasını talep etmektedirler. Çalışanların bu tutum değişikliğinin başlıca nedeni kültür düzeyi ve bilgi seviyesi yükselen fertlerin başkaları tarafından yönetilen bir araç durumunda olmak istememeleridir. Başarma, başka insanlar tarafından beğenilme ve takdir edilme ve toplumda önemsenen bir konuma sahip olma ihtiyacı tam katılım ın oluşmasında ve gelişmesinde en önemli etkenlerdir. Çalışanlar sadece işlerini yapmakla kalmamalı aynı zamanda işlerini daha iyi nasıl yapacaklarını düşünmelidirler. Kendilerine ben bu kuruma nasıl daha fazla katkıda bulunabilirim, bu kurumu nasıl geliştirebilirim sorusunu sormaları beklenir. Ancak TKY de tam katılımın hedefi, yöneticilerin düşünüp çalışanların bu düşüncelere katkıda bulunarak uygulaması değildir. Hedef, işletmedeki her kişi için hem düşünmenin hem de uygulamanın birleştirilmesidir. Tam katılım için üst yönetimin liderliği sağlanmalı ve takım çalışması ve ruhu oluşturulmalıdır. Katılımı sağlamanın yolları işletme içinde takım çalışmalarının yaygınlaşmasını sağlamak ve/veya öneri sistemini işletmektir. Kalite Takımları Japonlar kalite çemberler adı verdikleri takımlar ile mükemmel başarılar elde ettiler. Takımlar yöneticiler ve çalışanlar arasındaki iletişimi olumsuz kılan engellerin kalkmasını morallerin yükselmesini sağlar. Bu da kalite ve verimliliği artışını getirir. Kalite takımları sadece bir bölümde veya farklı bölümlerde çalışan kişilerden oluşabilirler ve kalıcı veya geçici olabilirler. Bölüm bazında oluşan takımlarda takım lideri ustabaşı, farklı bölümlerden gelen çalışanlardan oluşan takımlarda ise lider en fazla etkili fonksiyonel alanın üst yöneticisidir. Mümkünse takımda iç ve dış müşteri veya iç ve dış tedarikçiye yer vermek iyi sonuç verecektir. 2

3 Farklı bölümlerden gelen kişilerin oluşturduğu takımlar yeni bir prosesin geliştirilmesi ve mevcut olan prosesin iyileştirilmesi için kurulurlar. Kalıcı veya geçici olabilirler. Üyeler pazarlama, kalite, malzeme yönetimi, servis, finans, imalat ve tasarım bölümlerinden olabilir. Temel fikir ürün bittikten sonra tamir etmek değil başlangıçta tasarımda kaliteyi oluşturmaktır. Bu yaklaşım problemleri düzeltme maliyetinin çok daha yüksek olacağı ilerleyen aşamalarda problemleri bulma yerine problemlerin ortaya çıkmasını önlemeyi vurgular. Yönetimin sorumluluğu taahhüdü ve katılımı görüş noktasından üst yöneticilerin proje takımında yer alması istenebilir. Takımların iyileştirme projeleri konuları müşteri tatmini, tedarikçi yönetim, üretim problemleri, tasarım problemleri ve tanıma ödüllendirme olabilir. Öneri Sistemi Öneri sistemi katılımı sağlamanın diğer yaklaşımı olarak geliştirilebilir. Bu faaliyet yöneticilerin iş yükünü arttırıyor görünmesine rağmen pek çok yararlar sağlar. Çalışanlar sorunlarla ilgili onları ortadan kaldırmaya yarayacak çözüm önerilerini yazarak öneri kutularına atarlar bunlar öneri değerlendirme komisyonu tarafından değerlendirilir. Önerinin iyi veya kötü olduğu veya niçin uygulanacağı veya uygulanmayacağı konusunda cevap yazılır. Ödül para ve/veya çalışanın kendisini tanıtmasıdır. Diğer yaklaşım çalışanların ihtiyaç duyduğunda problemlerini ifade edebileceği form oluşturmaktır. Uygun fonksiyonel alan veya departman çözüm sağlayacaktır. Çalışanlar problemlerinin duyulacağı ve cevaplanacağını bildiğinden, haberleşme açık olur ve kalite iyileştirme potansiyeli artar. Katılımın Yararları Karar verme prosesine çalışanların katılımı kaliteyi geliştirir ve verimliliği arttırır. Daha iyi kararlar ortaya çıkar çünkü çalışan proses hakkında daha fazla bilgiye sahiptir. Onlar kararların uygulanması ve desteklenmesinde yer alırlar. İyileştirilecek noktaları ve proses kontrol dışı olduğu zaman alınacak düzeltici faaliyetleri daha iyi bilirler. İşgücü katılımı işçi yönetim ağız kavgasını azaltır ve morali yükseltir. Çalışanların kalite üretme ve arttırma konusunda katılımları sağlanamazsa ürün veya hizmet kalitesi sağlanamaz. 3

4 LİDERLİK Kalite şirketteki herkesin özellikle tepe yönetimin sorumluluğundadır. Tepe yönetim işletmedeki kalite iyileşme faaliyetlerin sürekliliğini sağlamak için kalite iyileştirme organizasyonunda yer almalıdır. Yöneticiler sadece üst veya tepe yöneticisi değildir. Hemen herkes yönetici konumundadır. Örneğin bir çalışma grubu başkanı da yöneticidir. Hangi seviyede olursa olsun yöneticiler lider olmalıdır. Liderlik yönetimden farklı bir kavramdır. Çünkü yönetim insanları etkilemede biçimsel güce, liderlik ise sosyal etkileme sürecine dayanır. Liderlik kısaca yönetsel bir görev olarak tanımlanabilir. Liderlik, hedeflerin oluşturulması ve hedeflere ulaşılmasına doğru örgütlenmiş çalışanların faaliyetlerinin etkileme süreci, sanatıdır. Liderlik bireysel ve grup davranışlarını etkileme gücü içermesi nedeniyle çok önemlidir. TKY işletmelerin değişimini gerektirdiğinden, değişimde beraberinde tepkiyi getireceğinden yöneticilerin bunun için liderlik yapmaları lider özelliklerini taşımaları istenir. Liderliğin esasını başkalarını etkileyebilme ve onları davranışa yönlendirebilme oluşturmaktadır Lider, bir grup insanı belirli amaçlar etrafında toplayabilen, bu amaçlar için onları etkileme, harekete geçirme yetenek ve bilgilerine sahip kişidir. Kısacası lider, başkalarını etkileyebilen, nereye, nasıl gidileceğini gösteren, hedef ve misyon koyan yani yol gösteren bir kişidir. Lider özellikleri şunlardır: vizyona yol göstericilik yapma, kendini iyi tanıma, meraklı, cesaretli, dinamik, dürüst, açık, aktif, soru soran, etkin, teşvik edici, esnek, araştırıcı, risk alıcı olma ve uzun vadeli düşünmedir. Yönetici ise, başkaları tarafından o pozisyona getirilmiş, başkaları adına çalışan, önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmak için çaba gösteren, işleri planlayan, uygulatan ve denetleyen kişidir. Ödül ve cezaya dayalı yasal gücü vardır. Yönetici ve Lider Lider ve yönetici özelliklerindeki farklılıklar karşılaştırmalı olarak aşağıdaki tanımlanmaktadır. 4

5 Yönetici İdarecidir, Tekrarcıdır, Mevcut durumun devamlılığını sağlayıcıdır, Sistem üzerinde odaklanır, Denetime güvenir, Kısa vadeli düşünür planlar yapar, Nasıl ve ne zaman gibi sorular sorar, Mevcut durumu kabul eder, Düşünceleri doğrudur, Başkaları tarafından yönetime getirilir, Gücünü kanun, prosedür gibi biçimsel yapıdan alır, Biçimsel olanı temsil eder. Lider Yenilikçidir, Orijinalcidir, Geliştiricidir, İnsanlar üzerinde odaklanır, Doğruluğa güvenir, Uzun vadeli düşünür planlar yapar, Neden ve niçin sorularını sorar, Mevcut durumu kabul etmez, daha iyiyi hedefler, Doğru düşünür, İçinde bulunduğu grup tarafından seçilir, Gücünü kendinden ve içinde bulunduğu gruptan alır, Doğal olanı temsil eder. Liderin Görevleri Bir yöneticinin başarılı bir lider olması için yerine getirmesi gereken faaliyetler şunlardır: İç ve dış müşterilerin ihtiyaçlarını isteklerini belirlemek. Astları kontrol etmekten çok yetkilendirmek. Onların işlerini yapmaları için kaynak, eğitim ve çalışma ortamı sağlamak. Bakımdan daha çok iyileşme üzerinde durmak. Önlemeyi vurgulamak. Rekabetten çok işbirliği sağlamak. Yönetmekten çok yöneltmek ve koçluk yapmak. Problemlerden öğrenmek. Problem mevcut olduğu zaman, minimize edilmekte olan bir şeyden daha çok onu bir öğrenme fırsatı olarak ele alırlar Sürekli olarak haberleşmeyi iyileştirmek. Kaliteyi taahhüt etmek. Tedarikçileri fiyata göre değil kalite esaslarına göre seçmek. Kalite çabalarını desteklemek için organizasyonel sistemler oluşturmak. Takım çalışmalarını işletme içinde yaygınlaştırmak. KARAR VERMEDE BİLİMSEL YÖNTEMLERDEN YARARLANMA Toplam Kalite Yönetiminin bir diğer temel özelliği başta üst yöneticiler olmak üzere her kademedeki çalışanların karar verme durumunda bilimsel yöntemleri kullanmaları ve ölçüm sonuçlarından elde edilen verileri esas almalarıdır. Kararlar doğru ve etkili olmak için veri ve bilgi analizlerine dayandırılmalıdır. Bu nedenle hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını belirlemek için güvenilir ölçme yöntemleri ile ölçümler yapılarak doğru bilgiler toplanmalıdır. Daha sonra bu bilgiler uygun yöntemler özellikle istatistiksel teknikler ile 5

6 değerlendirilerek karar verme ve faaliyetleri başlatmak amacıyla kullanılmalıdır. Karar verme aşamasında çok sayıda faktörün değerlendirilmesi gerektiği karmaşık durumlar söz konusu olduğunda yöneticilerin sezgilerine güvenme, cesaret gösterme, deneme yanılma teknikleri, bekle gör ve başkaları ne yapıyor yaklaşımlarını kullanmaları yanlış kararların verilme tehlikesini ortaya çıkarmaktadır. Bunun için bu alışkanlık ve kolaycılık yaklaşımını ortadan kaldırılmalı ve bütün karar vericilere "istatistiksel düşünme" alışkanlığı kazandırılmalıdır. Yöneticiler ayrıca bilgisayar ve iletişim teknolojileri gibi modern tekniklerin kullanımını yani problemlere nasıl entegre edeceklerini de öğrenmelidirler 6