Süreç Modeli Süreç Modelleme Rehberi

Transkript

1 1.ürecin Genel Özellikleri 1.1 Bağlı Olduğu üreç Grubu (G) Kodu ve Adı 1.2 Bağlı Olduğu Ana ürecin (A) Kodu ve Adı Ödeme Ana üreci 1.3 ürecin () Kodu ve Adı Maaş ödeme döneminin gelmesi ile başlar harcama 1.4 ürecin Kapsamı birimlerinin maaşı onaylanması ile biter 1.5 ürecin Amacı Personelin Maaşlarının Ödenmesi üreç Modeli üreç Modelleme Rehberi 2. Diğer üreç Özellikleri 2 üreç Kaynakları ürecin insan kaynaklarını gir. ürecin ekipman ve donanım kaynaklarını gir. ürecin yazılım kaynaklarını gir. 3 Girdi, Çıktı ve Adımlar üreci başlatan olayları tanımla. ürecin girdilerini tanımla. ürecin çıktılarını tanımla. ürecin ilişkili olduğu mevzuatı tanımla. ürecin talimat ve prosedürlerini gir. ürecin formlarını gir. üreç aktivitelerini gir. üreç İletişim Tablosu İletişim Akış Diyagramı 5 ürecin İyileştirilmesi İçin Öneriler ürecin iyileştirilmesi için öneri gir. 6 Formu Dolduranlar Bu formun doldurulmasında çalışanların bilgilerini gir.

2 Ankara Defterdarlığı Muhasebe Müdürlüğü Maaş Ödeme Döneminin Gelmesi Harcama Birimi Değişiklikl er Yazısı Gelen Evrak üreci 1 Maaş Veri Belgeleri Harcama Birimleri Maaş Veri Belgelerinin Alınması ay2000i Maaş Bilgi Girişi Ekranı ay2000i Maaş Hesaplama Ekranı ay2000i Maaş Onay Ekranı Bilgi Giriş ve Değişikliklerinin Yapılması Toplu veya Münferit Maaş Hesaplatma İşleminin Yapılması Telefonla Harcama Birimi Bordro Teyidinden onra Maaşın Onaylanması Ödeme Emri Belgesi Teslim ve Tesellüm Tutanağı Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri Tamam Islak İmzalı ÖEB ve Eklerinin Alınması ve Kontrolünün Yapılması Teslim ve Tesellüm Tutanağı Eksik ay2000i Maaş Muhasebe ÖEB Muhasebeleştirilmesi Harcama Birimine İade Edilmesi Hata ve Noksan Belgeleri İade Tutanağı ÖEB nin Muhasebe Yetkilisi Tarafından İmzalanması ÖEB Hata-Noksan Bildirildi Ödeme ürecinin Onay Aşaması Harcama Birimlerinin Maaşı Onaylandı Harcama Birimine Banka Listesinin Verilmesi İmzalı Banka Listesi Harcama Birimlerinin Maaşı Onaylanmadı 1 Maaş Onayı Yapıldı Hazırlayan: Onaylayan:

3 G A Ödeme Ana üreci 2.1.ürecinİnsan Kaynaklar ı (Unvanlar ve paralel insan kayna ğı sayısı) No Görev Adı Kaynak Miktarı 1 İşlem Görevlisi 25 2 İşlem orumlusu 4 3 Muhasebe Yetkilisi Yard ımcısı 3 4 Muhasebe Yetkilisi 1

4 G A Ödeme Ana üreci 2.2.ürecin Ekipman ve Donan ım Kaynakları (Araç-gereç, alet, makine, tesis, binek veya ticari araçlar vb ve ıcı, bilgisayar, tarayıcı, yaz telefon, projeksiyon cihazı vb.) No Ekipman Adı Kaynak Miktarı 1 Bilgisayar 33 2 Yazıcı 3 3 Telefon 15 4 Faks 1

5 G A Ödeme Ana üreci 2.4.ürecin Yaz ılım Kaynakları (Her türlü yaz ılım) No Yazılım Adı 1 ay 2000i 2 KB

6 G A Ödeme Ana üreci 3.1.üreci Başlatan Olaylar No Olay Tanımı 1 Maaş ödeme döneminin gelmesi

7 G A Ödeme Ana üreci 3.2.ürecin Girdileri - 1 No Girdi Adı 1 Harcama Birimi Değişiklikler Yazısı ile Maaş Veri Belgeleri 1.1 İlk Atamalarda Atama Onay ı 1.2 İlk Atamalarda Göreve Başlama Yazısı 1.3 Naklen Atamalarda Atama Onay ı Yazısı 1.4 Naklen Atamalarda Göreve Başlama Yazısı 1.5 Naklen Atamalarda Personel Nakil Bildirimi 1.6 Aile Yardım Bildirimi İlk,Naklen Atamalar ve Değişikliklerde 1.7 Aile Durum Bildirimi (Asgari Geçimİndirimi İçin) 1.8 Terfilerde Terfi Onayı 1.9 Görevden Uzaklaştırmalarda yetkili makam onayı 1.10 Görevden Uzaklaştırılmış olanların göreve iadelerinde yetkili makam onayı 1.11 Görevden Uzaklaştırılmış olanların göreve iadelerinde göreve başlama yazısı 1.12 Aylıksız izin ve askerlik dönüşü yeniden işe başlamalarda işe başlama yazısı 1.13 Kira Değişiklik Listesi 1.14 ağlık Raporu Listesi 1.15 Kefalet Kesintisi Bildirim Formu 1.16 Kişi Borcu Kesintisi Hesaplama Belgesi 1.17 endika Kesintisi De ğişiklik Listesi 1.18 Maaş Değişiklik Formu 1.19 Yabancı Dil onuç Belgesi 1.20 Engelliİndirim Oranını Gösterir Gelir İdaresi Başkanlı ğı Yazısı 1.21 Personel Kıdem Listesi 1.22 Şahıs sigorta prim ödeme belgeleri 2 Teslim ve Tesellüm Tutana ğı Ödeme Belgeleri 3.1 Ödeme Emri Belgesi 3.2 Personel Bildirimi 3.3 Banka Listesi 3.4 Bordro İcmal Listesi 3.5 Asgari Geçimİndirimi Listesi

8 G A Ödeme Ana üreci 3.2.ürecin Girdileri - 2 No Girdi Adı 3.6 İlk Atamalarda Atama Onay ı 3.7 İlk Atamalarda Göreve Başlama Yazısı 3.8 Naklen Atamalarda Atama Onay ı Yazısı 3.9 Naklen Atamalarda Göreve Başlama Yazısı 3.10 Naklen Atamalarda Personel Nakil Bildirimi 3.11 Aile Yardım Bildirimi İlk,Naklen Atamalar ve Değişikliklerde 3.12 Aile Durum Bildirimi (Asgari Geçimİndirimi İçin) 3.13 Terfilerde Terfi Onayı 3.14 Görevden Uzaklaştırmalarda yetkili makam onayı 3.15 Görevden Uzaklaştırılmış olanların göreve iadelerinde yetkili makam onayı 3.16 Görevden Uzaklaştırılmış olanların göreve iadelerinde göreve başlama yazısı 3.17 Aylıksız izin ve askerlik dönüşü yeniden işe başlamalarda işe başlama yazısı 3.18 Kira Kesinti Listesi 3.19 ağlık Raporu Listesi 3.20 Kefalet Kesintisi 3.21 Kişi Borcu Kesintisi Listesi 3.22 endika Kesintisi Listesi 3.23 Maaş Değişiklik Formu 3.24 Yabancı Dil Tazminatı Listesi 3.25 Engelliİndirim Oranını Gösterir Gelir İdaresi Başkanlı ğı Yazısı 3.26 Personel Kıdem Listesi

9 G A Ödeme Ana üreci 3.3.ürecin Çıktıları No Çıktı Adı 1 Ödeme Emri Belgesi 2 Teslim ve Tesellüm Tutana ğı 3 Hata ve Noksan Belgeler iade Tutana ğı 3.1 Ödeme Emri Belgesi 3.2 Personel Bildirimi 3.3 Banka Listesi 3.4 Bordro İcmal Listesi 3.5 Asgari Geçimİndirimi Listesi 3.6 İlk Atamalarda Atama Onay ı 3.7 İlk Atamalarda Göreve Başlama Yazısı 3.8 Naklen Atamalarda Atama Onay ı Yazısı 3.9 Naklen Atamalarda Göreve Başlama Yazısı 3.10 Naklen Atamalarda Personel Nakil Bildirimi 3.11 Aile Yardım Bildirimiİlk,Naklen Atamalar ve De ğişikliklerde 3.12 Aile Durum Bildirimi (Asgari Geçimİndirimi İçin) 3.13 Terfilerde Terfi Onayı 3.14 Görevden Uzaklaştırmalarda yetkili makam onayı 3.15 Görevden Uzaklaştırılmış olanların göreve iadelerinde yetkili makam onayı 3.16 Görevden Uzaklaştırılmış olanların göreve iadelerinde göreve başlama yazısı 3.17 Aylıksız izin ve askerlik dönüşü yeniden işe başlamalarda işe başlama yazısı 3.18 Kira Kesinti Listesi 3.19 ağlık Raporu Listesi 3.20 Kefalet Kesintisi 3.21 Kişi Borcu Kesintisi Listesi 3.22 endika Kesintisi Listesi 3.23 Maaş Değişiklik Formu 3.24 Yabancı Dil Tazminatı Listesi 3.25 Engelliİndirim Oranını Gösterir Gelirİdaresi Başkanlı ğı Yazısı 3.26 Personel Kıdem Listesi 4 İmzalı Banka Listesi

10 G A Ödeme Ana üreci 3.4.ürecinİlişkili Olduğu Mevzuat No İlgili Mevzuat İlgili Madde No 33, 36,43 (Ek1,2 Ek 657 s. Devlet Memurlar ı K. Gösterge Cetvelleri), 63,68,79,86,91,141,146,147,152, 154, 155, 156, 164, 165, 166, 167, 169, 170, 171, 172, 175, 202, 203, 204, 205, 206, Ek Md. 24, Ek Md. 26 (Ek 4 say ılı 1 Makam Tazminat Cetveli) 209 s. ağlık Bakanlı ğına Bağlı ağlık Kurumlarıİle Esenlendirme (Rehabilitasyon) 2 Tesislerine Verilecek Döner ermaye Hakk ında K. 5, Geçici Md 2 7, 18, 49, 50, 74, 78, 102, s. Hakim ve avc ılar K s. Emniyet Teşkilatı K s. Türk ilahl ı Kuvvetleri Personel K s. Türkiye Cumhuriyeti Emekli and ığı K. 103, 106, 108, 109, 111, Geçici Md 16, Geçici Md 18, (Ek1 ay ılı Ekgösterge Cetveli) 13, 16, 55, 56, 68, 85, 86, Geçici Md 22, Geçici Md 65, 136, 137 (1 ve 3 ay ılı Ekgösterge Cetvelleri), 145, 147, 148, 153, 154, 155, 156, 157, Ek Md 3, Ek Md 17, Ek Md 18 (5 ay ılı Makam Tazminat Cetveli) 4, 17, 32, 33, 34, 36, Ek Md 18, Ek Md 48, Ek Md 67, Ek Md s. osyal igortalar ve Genel a ğlı igortası Kanunu 4, 5, 7, 9, 40, 45, 60, 80, 81, Geçici Md 4, Geçici Md 7 3, 15, 16, 23, 24, 25, 61, 63, s. Gelir Vergisi kanunu 89, 94, 97, 103, 104, s. Damga Vergisi kanunu 19 (1 ay ılı Tablo 4-1-b) s. Kamu Görevlileri endikalar ı ve Toplu özleşme K. 28,Geçici 29,33,46,56,Ek Md 14Md 9, s. ağlık Bakanlı ğı Ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat Ve Görevleri Hakkında KHK Geçici Md 4, Geçici Md 5 1,2,3,4,6,7,8,10,11,12,14, /10344 s. BKK (Yan Ödeme Kararnamesi) s. KHK Ekli Cetveller (1,2,3,4,5) 1, 2, 28, Ek Md 1, Ek Md 4, Ek Md 8, Ek Md 9, Ek Md 13, Ek Md 17, Geçici Md 3, Geçici Md 11, Geçici Md 12, Geçici Md 16, Geçici Md 19, Ek Geçici Md 2, 1 ayılı Cetvel 105, 106, 107, 108, 255, 21 MYMY 256, 257, 273, 274, MYHBY 8, 9, 10, Aylıkların Banka Aracılı ğıyla Ödenmesi Hakkında Genel Tebli ğ (ıra No 1) Tümü

11 G A Ödeme Ana üreci 3.5.üreçte Kullan ılan Yazılı Talimat/Prosedür No Talimat/Prosedür 1 ay 2000i Duyurular ı 2 ay 2000i Maaş Klavuzları

12 G A Ödeme Ana üreci 3.6.üreçte Kullan ılan Form No Form Adı 1 Personel Bilgi Formu 2 Teslim ve Tesellüm Tutana ğı 3 Aile Durum Bildirimi 4 Aile Yardımı Beyannamesi 5 Hata Noksanİade Tutanağı 6 Personel Nakil Bildirimi

13 G A Ödeme Ana üreci Anasayfa 3.7.ürecin Aktiviteleri No Aktivite Adı Aktivite Açıklaması Tekrar ıklığı GerçekleştirenOnaylayan Danışılan Aktarılan Harcama Birimleri Maaş Veri 1 Belgelerinin Alınması Bilgi Giriş ve Değişikliklerinin 2 Yapılması Toplu veya Münferit Maaş Harcama Birimince Hazırlanan Değişikler ve Eki Belgeler teslim alınır. Her eferinde İşlem Görevlisi Yok Yok ay 2000i Maaş Bilgi Girişi Ekranından Veri Girişleri yapılır. Her eferinde İşlem Görevlisi Yok Veri girişleri tamamlandıktan sonra ay 2000i Maaş Hesaplama Ekranından ilgili ödeme dönemine ait Kurum Maaş Hesaplaması yapılır. İlgili döneme ait diğer münferit maaş hesaplaları Bakanlığımızca ayın 15 inde 3 Hesaplatmaİşleminin Yapılması yapılan güncelleme sonrası münferit maaş Her eferinde İşlem Görevlisi Yok Yok Telefonla Harcama Birimi Harcama Biriminin KB den Bordro Bordro Teyidinden onra 4 Maaşın Onaylanması Islak İmzalı ÖEB ve Eklerinin 5 Alınması kontrolünün yapıldığı telefon teyidinden İşlem orumlusu Kullanılan (Bilgi Verilen) Doküman (Talimat, Prosedür, Form) İşlem orumlusu Yok Yok Kullanılan Yazılım Ekran İşlem orumlusu Yok ay 2000i Maaş Bilgi Ekranı İşlem orumlusu sonra Maaş ay 2000l sisteminden onaylanır. Her eferinde İşlem Görevlisi Yok Yok Yok Yok Harcama Birirminden Teslim ve Tesellüm Tutanağı ile teslim alınan Islak İmzalı Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri kontrol edir. Tutanağın bir örneği Harcama Birimi Mutemetine verilir. Her eferinde İşlem Görevlisi Yok Yok Yok Yok nde Hata ve Noksan 6 Harcama Birimine İade Edilmesi Tespit Edildiği takdirde İade İşlemi Yapılır. Her eferinde İşlem Görevlisi Yok Yok Yok Yok Yok ÖEB nin ay 2000i sistemi ekranıyla uyumlu ÖEB ve Eklerinin Kontrolü ve 7 Muhasebeleştirilmesi ÖEB nin Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı ve Muhasebe Yetkilisi Tarafından 8 İmzalanması Hazırlayan: olduğu görüldükten sonra Maaş Hesaplama modülünde muhasebeleştir butonu kullanılarak işlem numarası alınır. Her eferinde İşlem Görevlisi Yok Yok Yok Yok Muhasebe ÖEB Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı ve Muhasebe Yetkilisi Tarafından İmzalanır. Her eferinde İşlem Görevlisi Onaylayan: Yetkilisi Yardımcısı veya Muhasebe Yok Yetkilisi Yok Yok Yok ay2000i Yetkinlik (En fazla 5 adet) orumlu Kişinin Almış Olması Gereken Eğitim(ler) Muhasebe Muhasebe Prosedürleri Bilgisi Prosedürleri Hayır Muhasebe Muhasebe Uygulama Yazılımı Uygulama Yazılımı Kullanım Bilgisi Kullanım Bilgisi Hayır Muhasebe Muhasebe Ay 2000i Maaş Hesaplama Uygulama Yazılımı Uygulama Yazılımı Ekranı Kullanım Bilgisi Kullanım Bilgisi Hayır Muhasebe Muhasebe Ay 2000i Maaş Hesaplama Uygulama Yazılımı Uygulama Yazılımı Ekranı Kullanım Bilgisi Kullanım Bilgisi Hayır Muhasebe Muhasebe Ay 2000i Maaş Hesaplama Uygulama Yazılımı Uygulama Yazılımı Ekranı Kullanım Bilgisi Kullanım Bilgisi Hayır Tahakkuka İlişkin Tahakkuka İlişkin Mevzuat ve Mevzuat ve Prosedür Bilgisi Prosedür Hayır Muhasebe Muhasebe Ay 2000i Maaş Hesaplama Uygulama Yazılımı Uygulama Yazılımı Ekranı Kullanım Bilgisi Kullanım Bilgisi Hayır Tahakkuka İlişkin Mevzuat ve Prosedür Bilgisi Tahakkuka İlişkin Mevzuat ve Prosedür Tedarikçi Marifetiyle? Hayır

14 G A Ödeme Ana üreci Anasayfa 3.8.İletişimİlişkileri İletişim Akış Diyagramını Düzenle No Görev Adı İletişimde Bulunduğu Görev Adı İletişim Şekli İletişim Yönü İletişim ebebi 1 İşlem Görevlisi İşlem orumlusu Yazılı Tek Yönlü Onay Alma 2 İşlem orumlusu Muhasebe Yetkilisi Yard ımcısı Yazılı Tek Yönlü Bilgi Alma Muhasebe Yetkilisi 3 Yardımcısı Muhasebe Yetkilisi Yazılı Tek Yönlü Onay Alma 4 İşlem Görevlisi İşlem orumlusu özlü Çift Yönlü Bilgi Verme 5 İşlem Görevlisi Muhasebe Yetkilisi Yard ımcısı özlü Çift Yönlü Bilgi Verme 6 İşlem Görevlisi Muhasebe Yetkilisi özlü Çift Yönlü Bilgi Verme 7 İşlem orumlusu Muhasebe Yetkilisi Yard ımcısı özlü Çift Yönlü Bilgi Verme 8 İşlem orumlusu Muhasebe Yetkilisi özlü Çift Yönlü Bilgi Verme Muhasebe Yetkilisi 9 Yardımcısı Muhasebe Yetkilisi özlü Çift Yönlü Bilgi Verme

15 İletişim Akış Diyagramı Anasayfa. Muhasebe Yetkilisi Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı İşlem orumlusu İşlem Görevlisi

16 G A Ödeme Ana üreci Anasayfa 5.İyileştirme Önerileri Mevcut Durumda No ürecin Gerçekleştirilmesinde İyileştirme Öneriniz Yaşanan orun, Hata (Nasıl uygulanaca ğını detaylı olarak veya Olumsuzluk açıklayanız.) Merkezi Yönetim Harcama Belgelerinin ihtiyac ı MYHBY nin 2006 ılından y sonra karşılamaması çıkarılmış olan di ğer kanun ve 1 (Güncelleme) yönetmeliklere uyumunun ğlanması sa Kabul edilecek Elektornik Belgenin Şekil Şartlarının5070 ayılı Elektronikİmza Kanunun 2 Belirsizliği Harcama Birimlerinin Ortak Hesaba Ödeme Önerinizin ağlayacağı İyileştirmenin Gerçekleştirilebilmesi İyileştirme Alanı Fayda İçin Gerekli Kaynaklar Maliyeti Kanıtlayıcı belge tespitinin ürecinişleyişi uygulamas ına geçiş Yazılım 5018 ayılı Kanunun 61.Md. Muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumluluklar ı kapsamında ödeme yapılacak hak sahibinin kimli ğinin harcama birimlerinin ortak hesab ına yapılan ödemelerde Muhasebe 3 Yapılması Yetkilisinin orumluğunun yeniden Harcama Birimlerinin Maaş Eklerini imzalamaktan 4 kaçınmaları Harcama Birimlerinin Ödeme Emri ve eki Belgeleri aymanl ı ğa teslim ederken Ayl ıkların bankalar arac ılığı ile ödenmesine ilişkin 5 belirlenen sürelere orumluluk alanlar ının ve yaptırımlarının belirlenmesi Belirlenen sürelerin harcama birimlerini bağlayıcı olması ve cezai müeyyide uygulanmas ı Yazılım ürecinişleyişi ürecinişleyişi netleştirilerek ödeme sürecinin hızlanması ve ihtilafların önlenmesi Mevzuat değişikliği Yok Kurumlar aras ı kanıtlayıcı belge kabulünün Önerinizin Tahmini sağlanması Yazılım Var/Tespit Edilemedi. Ödeme yapılacak hak sahibinin kimli ğinin uygun gönderim Yazılım Yok Eki belgelerin sorumlularının belirlenmesiyazılım orumluluklar ın Yok belirlenmesi Yazılım Yok