7M ARAÇLARI : 7 yönetim (management) aracı

Transkript

1 7M ARAÇLARI : 7 yönetim (management) aracı Kalite Kontrol Araçları (Yedi Temel Araç) Nicel veriler Histogram Sebep Sonuç Diyagramı Kontrol Çizelgesi Pareto Diyagramı Kontrol Kartları Yayılım (Scatter) Diyagramları 7M Araçları (Yedi Yeni Araç) Nicel ve nitel veriler Yakınlık Diyagramları Ağaç Diyagramları Süreç Karar Program Kartları Matris Diyagramları İlişkiler Digrafı Önceliklendirme Matrisleri Faaliyet Ağı Diyagramı 1

2 Yakınlık Diyagramı Fikirleri, arasındaki benzerlikleri tanımlayarak anlamlı kategorilere dahil ederek düzenleme Çok sayıda nitel girdileri, daha az sayıda boyutlar, oluşum veya kategoriler halinde düzenleyerek veri indirgeme Çok sayıda değişken varken, değişkenlerin daha az sayıda önemli faktörler halinde ölçümlenmesi DOKTOR Doktorlar arkadaşçaydı Doktor ne yaptığını biliyordu Doktor beni bilgilendiriyordu 2

3 Yakınlık Diyagramı Nasıl Yapılır? Küçük bir kağıt parçasına fikirler yazılır. Takım, fikirleri kategorilere ayırırken, sessizce çalışır. Bir fikri bir kategoriye koyabilmek için, her kişi kağıtları teker teker değerlendirir ve gruplandırır. Son gruplandırma, tekrar gözden geçirilir ve takım tarafından tartışılır. Genellikle fikirlerin gruplandırılması, kolay anlaşılır, tutarlı planların geliştirilmesinde takıma yardımcı olur. 3

4 TAKIM BAŞARI FAKTÖRLERİ KARARLILIĞIN GÖSTERİMİ * Yönetim sponsorlarının belirlenmesi * Her ekip için bir başkanın belirlenmesi * Bütün ekip üyelerinin gönüllü katılımı TAKIM SÜREÇ BİLGİSİ TEKNİK SÜREÇ * Daha iyi veri analiz becerileri * Eki liderleri için eğitim * Daha basit süreç geliştirme modelleri TOPLANTI SÜRECİ * Toplantı zamanının ileri derecede kullanımı * Ekip üyeleri arasında çatışmayı azaltma * Toplantılarda çok dinleme, az konuşma DESTEK ARAÇLARI * Bir bilgisayara giriş * Ajanda ve sonuçlar için standartlaştırılmış formlar * Daha iyi toplantı tesisleri Takım Performansını Geliştirmek Problemi İçin Yakınlık Diyagramı 4

5 Bir Tekstil Firmasında Gelişme Alanlarının Belirlenmesi İçin Yakınlık Diyagramı 5

6 Bir Tekstil Firmasında Gelişme Alanlarının Belirlenmesi İçin Yakınlık Diyagramı (Devam) 6

7 Ağaç Diyagramları Bir sonuca ulaşılamadığında veya çok fazla özellikleri içeren katmanlaşmış fikirler oluştuğunda kullanılır. Amacı büyük fikirlerin veya büyük problemin küçük parçalara bölünebilmesidir. Böylelikle bir fikrin daha kolay anlaşılması veya problemin daha kolay çözülmesi sağlanacaktır. 7

8 Ağaç Diyagramı Örneği -1 Reaktif yaklaşım Döküm boşluğu Ortam şartları Personel Süreç Ortam sıcaklığı Ortam temizliği Kalifiye personel Eğitim Kalıp Ergitme fırını Tezgah Alaşım Kalıp temizliği Yağlama Sıcaklık Temizlik ve bakım Ergitme sıcaklığı Pota temizliği Gaz basıncı Kalıp kapama yeterliliği Piston yağı Genel temizlik Miktar Kimyasal bileşim Sıvı metal sıcaklığı Gaz içeriği İnkluzyon miktarı Temizleme ve curuf yapma 8

9 Ağaç Diyagramı Örneği -2 Reaktif yaklaşım Neden? Neden? Neden? Neden? Taşıma sorunları Makara kirli Yetersiz hizmet Yetersiz hizmet Sorumluluk Açık değil Fotokopiler lekeli Kağıt sorunları Emiciliği yetersiz Kağıdın boyutu yanlış Yanlış kağıt tipi Mürekkep sorunları Çok yavaş kuruması Makine Sıcaklığı düşük Yanlış mürekkep Yetersiz hizmet 9

10 Nasıl? Ağaç Diyagramı Örneği -3 Proaktif yaklaşım Nasıl? Standardize the process Solve problems Breakthrough to new level Improve processes Manage variation effectively Explore the process Improve customer satisfaction Understand current situation Simplify the process Set mission, vision, values Manage the boundaries Effective leadership Manage core competencies Use team management Effective teamwork Make decisions effectively Plan for quality 10

11 Ağaç Diyagramı Örneği -3 Proaktif yaklaşım Improve processes Effective leadership Plan team meetings Manage team meetings Effective teamwork Facilitate group participation Improve customer satisfaction Develop consensus Be an active team member Identify customer requirements Deploy customer requirements Plan for quality Prioritize improvements Competitive benchmarking Develop a strategic plan Policy/strategy deployment 11

12 Süreç Karar Program Kartları PDPC - Process Decision Program Charts Olasılık planlarının hazırlanmasına yardım eden bir tekniktir. PDPC nin en önemli faydası, proje programı üzerindeki başarısızlıklara etkisidir. PDPC, problemin ilk ortaya çıkması durumunda, problemin etkisini hafifletici özel eylemler bulur. Geliştirilen klasik PDPC, öznel olasılıklardan çeşitli problemlere kadar, bunların önceliklerine göre atanmasında yardım etmede kullanılır. 12

13 Süreç Karar Program Kartı Örneği -1 Hedef Görevler Hatalı giden ne? Muhtemel planlama Araştırma Malzeme yok Kütüphane kapalı Bilgisayar hatası Önceden doğrula Zamanı kontrol et. Araştırma raporu yazımı Yazım Bilgisayar hatası Yenisini düzenle Baskı Bilgisayar hatası Yazıcı hatası Mürekkep veya tonerin yokluğu Kâğıdın yokluğu Yenisini düzenle Yedek parça İkmal kaynaları 13

14 Süreç Karar Program Kartı Örneği -2 14

15 Matris Diyagramı Bir matris diyagramı iki veya daha fazla grup fikir arasındaki ilişkiyi analiz eder. Kalite Fonksiyon Göçerimi QFD, geliştirilmiş bir matris diyagramıdır. Matris diyagramının başlıca avantajı sizi ilişkiler arasındaki sistematik analiz yapmaya zorlamasıdır. 15

16 Bazı Matris Diyagramı Tipleri L Tipi T Tipi Y Tipi İlişkinin Tanımı Ağırlık Sembol Güçlü İlişki 9 Orta İlişki 3 Zayıf İlişki 1 16

17 Matris Diyagramı Örneği -1 KİŞİLER BÖLÜMLER KAYNAKLAR ve GÖREVLER -PROJE KOORDİNASYONU PROJE SAHİPLİĞİ GÖREV SORUMLULUĞU BİLGİLİ OLMA ASIL SORUMLULUK İKİNCİL SORUMLULUK KATILIM 17

18 Matris Diyagramı Örneği -2 Güçlü ilişki (9) Orta ilişki (3) Zayıf ilişki (1) 18 Eldeki Sıcaklık Zamanla akışkan sıcaklık kaybı Üstteki devrilme kuvveti Düşey darbede sıvı kaybı Yatay darbede sıvı kaybı Girinti/kuvvet ilişkisi Delinme dayanımı Ö Fincan ısınmıyor 8 Kahve sıcak kalıyor 7 Dökülmüyor/devrilmiyor 7 İçe esnemiyor 6 Sızdırmıyor 7 Çevre dostu 6 Kapak yerine oturuyor

19 İlişkiler Digrafı İlişkiler digrafları fikirlerin küçük kağıtlara Post-it lere yazılmasıyla başlar. Daha sonra bu küçük kağıtlar büyük kağıtların üstüne yerleştirilir. İlişkili fikirler arasında oklar çizilir. Kök fikirler; kendisine hiçbir ok girişi olmayan ve kendinden ayrılan birçok çıkış oklara sahip olan fikirdir. Kök fikirler çoğu zaman sistemi düzeltici anahtar kelimelerdir. 19

20 İlişkiler Digrafı Örneği 20

21 Önceliklendirme Matrisi Önceliklendirme, önem sırasının düzenlenmesidir. Bir önceliklendirme matrisi, ağaç diyagramı ve matris kartının birleşimidir. Çok fazla miktardaki mevcut hedeflerin veya aktivitilerin önem sırasının belirlenmesinde karar vericilere yardım etmekte kullanılır. Önceliklendirme matrisi, takımın amaçlarının mantıklı bir şekilde daraltılarak bunlardan konuların anahtar kelimelerinin ve organizasyonda hangi özelliğin daha önemli olduğunun belirlenmesi sağlayacak şeklinde tasarlanmıştır. Önceliklendirme matrislerini geliştirmek için başlıca üç metot vardır: Tamamen analitik kriter metodu, İç ilişkiler digrafı (ID) / matris metodu kombinasyonu Anlaşma kriteri metodu. 21

22 Tamamen Analitik Metot Saaty (1988) tarafından yapılan çalışma tabanlıdır ve Analitik Hiyerarşi Süreci (AHP) olarak adlandırılır. AHP oldukça yorucu bir süreçtir ve organizasyonda stratejik önemi olan zor kararların verilmesinde bir danışman yardımıyla kullanılması önerilmektedir. 22

23 İlişkiler Digrafı/ Matris Kombinasyonu Metodu Bu yaklaşım bir ağaç diyagramının yaratılmasıyla başlar. Ağaç diyagramının en sağ alanındaki maddeler matrise yerleştirilir ve birbirlerine olan etkilerinin önemi belirlenir. Daha sonra ID matrisi tek bir madde ile başlar ve sırasıyla bir sonraki madde eklenir. Her bir madde eklenirken ekip X sebeb midir, X nereye yerleşecek? sorularını sorar. Daha sonra herbir maddeye gelen ve çıkan okların sayısı belirlenir. En son sütun, her bir parçanın diğer parça üzerindeki etkisinin ilişkisel gücünün tahminidir. 23

24 İD/ Matris Kombinasyonu Metodu Örneği Yeni özellikler ekle Mevcut ürünü daha hızlandır Mevcut ürünü daha kullanışlı hale geti Olduğu gibi bırak ama ucuzlat Kaynakları yeni ürünlere ada Teknik destek bütçesini arttır Çıkan oklar Giren oklar Toplam oklar Kuvvet Yeni özellikler ekle Mevcut ürünü daha hızlandır Mevcut ürünü daha kullanışlı hale getir Olduğu gibi bırak ama ucuzlat Kaynakları yeni ürünlere ada Teknik destek bütçesini arttır

25 Anlaşma Kriteri Metodu (Consensus Criteria Method CCM) Bazı kriterlere göre birkaç seçenekten birini seçmek için kullanılan basitleştirilmiş bir yaklaşımdır. İlgilenilen faklı seçenekler satırlara, kullanılacak kriterler sütunlara yerleştirilerek bir matris oluşturulur. Anlaşmanın karar kuralına göre takım tarafından kriterlere ağırlıklar verilir. Sonunda her kriter için oluşan değer, o kriterin ağırlığı olur. Daha sonra grup seçenekleri her kritere göre sıralar. Sıralama, kriteri en iyi sağlayan seçeneğin en yüksek sırayı alması şeklinde yapılır. Daha sonra her kriter için seçeneğin seçenekleri sıra sayılar, kriter ağırlıkları ile çarpılıp toplanarak önceliklendirilir. 25

26 Anlaşma Kriteri Metodunun Örneği 26

27 Ok Diyagramı Diğer bir adı da faaliyet ağı diyagramıdır. Kritik yol metodu (CPM-Critical Path Method) ve program gözden geçirme ve değerlendirme tekniği (PERT Program Evaluation and Review Technique) ile benzerdir. Proje yönetimi ve sistem mühendisliği ile ilgili eğitim gerektiren CPM ve PERT ten farklı olarak ok diyagramları çok az bir eğitimle kullanılabilmeleri için basitleştirilmişlerdir. 27

28 Projenin başlangıcı Ok Diyagramı Örneği ISO oryantasyonu (4 hafta) Eğitimin planlanması (1 hafta) Ön tetkikin planlanması (2 hafta) Ön tetkik hazırlığı (3 hafta) Ön tetkik (2 hafta) A Tetkikçi eğitimi (4 hafta) A Ön tetkik raporu (1 hafta) Tetkik çizelgesinin oluşturulması (1 hafta) Tetkikin planlanması (16 hafta) Tetkik hazırlığı (2 hafta) Düzeltici faaliyet (24 hafta) Tam tetkik (7 hafta) Projenin bitişi Tetkik raporu (2 hafta) Düzeltici faaliyet toplantıları (4 hafta) 28

29 Nominal Grup Tekniği Üzerinde faaliyette bulunulacak kısa bir liste yaratmak için kullanılan bir metottur. Grup üyeleri arasındaki genel al-ver miktarını azaltmak için tasarlanmış oldukça yapılandırılmış bir yaklaşım kullanır. Nominal grup tekniği şu durumlarda kullanılır: 1) Grup yeniyse veya üyelerinden bazıları yeniyse, 2) İlgilenilen konu tartışmaya yol açan bir konu ise, 3)Takım bir anlaşmazlığı çözememekte ise. 29

30 NGT Nasıl Uygulanır? 1. Bölüm Formal bir beyin fırtınası 1. Görevi bir soru şeklinde tanımlayın 2. Tartışmanın amacını, kuralları ve NGT nin prosedürlerini açıklayın 3. Soruyu belirtip açıklayın 4. Fikirler üretin. Bunu, takımın fikirlerini sessizce kağıda yazmaları şeklinde yapın. 5. Elde edilen fikirleri listeleyin 6. Fikirleri açıklaştırın ve tartışın. 30

31 NGT Nasıl Uygulanır? 2. Bölüm Seçimi yapmak 1. En üstteki 50 fikri seçin. Üyeler kendi fikirlerini isterlerse listeden çıkarabilirler ama başkasının fikrini çıkaramazlar. 2. Aşağıdaki tabloyu kullanarak her üyeye indeks kartları dağıtın. Fikirler İndeks kartı sayısı 20 den az 4 kart kart kart 3. Her üye, her karta bir tane olmak üzere listeden seçtikleri fikirleri yazsın. 4. Her üye seçimlerini sıraya koysun ve sıra numaralarını kartların üzerine yazsın. 5. Grubun seçimlerini ve sıra numaralarını kayıt edin. 6. Sonuçları grupça tartışıp gözden geçirin. Her bir fikrin ne sıklıkta seçildiğini, her fikir için toplam sıra sayısının ne olduğunu ele alın. 31

32 Güç Alanı Analizi (FFA- Force-Field Analysis) Makine mühendisliğindeki serbest-gövde diyagramları olarak bilinen bir disiplinden ödünç alınmış bir metottur. Serbest gövde diyagramları, mühendise bir gövdeyi saran ve gövde üzerinde etkili olan tüm güçleri belirlemeye yardımcı olmak için çizilirler. Amaç, gövdenin denge durumunda durmasını sağlayan güçleri belirlemektir. FFA da denge, içinde bulunulan durumdur. FFA takıma, işlerin şu anki durumda kalmasını sağlayan güçleri anlamasında yardımcı olur. Bu güçlerden bazıları, sistemi istenen amaca doğru iten güçlerdir. Diğerleri ise istenen hareketi engelleyen ve hatta amaçtan uzaklaşmaya neden olan engelleyici güçlerdir. İtici ve engelleyici güçler belirlendikten sonra, takım 1) ilerlemeyi engelleyen güçleri azaltmak, 2) istenen yöne hareketi sağlayan güçleri arttırmak için bir hareket planı tasarlayabilir. 32

33 FFA Ne Zaman Kullanılır? FFA, planlamanın erken safhalarında kullanışlıdır. Engelleyiciler açıkça tanımlandığında, bunların üstesinden gelmek için stratejik bir plan geliştirilebilir. FFA aynı zamanda süreç durakladığında da kullanışlıdır. FFA yaparak insanlar bir araya getirilir ve bir fikir birliğine varmalarına çalışılır. 33

34 FFA Adımları 1. Amacı belirleyin. 2. Amacı gerçekleştirmek için gereken otorite, uzmanlık ve ilgiye sahip kişilerden oluşan bir takım oluşturun. 3. Takımın beyin fırtınası yada NGT kullanarak iticileri ve engelleyicileri belirlemesini sağlayın. 4. İticileri ve engelleyicileri listeleyen bir güç alanı diyagramı veya tablosu yaratın. 5. Engelleyicileri ortadan kaldırmak ve iticileri arttırmak için bir plan hazırlayın. 34

35 FFA Örneği -1 35

36 FFA Örneği -2 36

37 FFA Örneği -3 Bir Araba Satın Almak İticiler Engelleyiciler İndirim var Daha yüksek ödemeler Kredi faizi dü şük Araba yerine bir tekne istiyorum Eski araban ın tamir masrafı Kar ım da bir araba isteyecek Statü sembolü Eski araban ın ödemeleri bitmedi İş garantili değil Çocuk kolejde 37