YÖNLENDİRİLMİŞ ÇALIŞMA I DERS NOTLARI

Transkript

1 KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ BEŞİKDÜZÜ MESLEK YÜKSEKOKULU YÖNLENDİRİLMİŞ ÇALIŞMA I DERS NOTLARI ÖĞR. GÖR. COŞKUN ALİYAZICIOĞLU EYLÜL TRABZON SLAYT 1

2 ÖNSÖZ Bu çalışmanın temel amacı, bilimsel araştırma ilkeleri doğrultusunda veri toplama, verilerin analizini yapabilme, bunları rapor şeklinde hazırlayabilme ve bunları etkin bir şekilde sunabilmektir. İş hayatı ile tanışabilme, iş ve iş yapma yöntemleri konusundaki gelişmeleri takip etme, topluluk içinde kendini ifade ederek kendine güven duygusunu geliştirebilme Yönlendirilmiş Çalışma derslerinin amacını oluşturmaktadır. 2

3 ÖNSÖZ Yönlendirilmiş Çalışma I ve Yönlendirilmiş Çalışma II derslerinin asıl amacı, öğrencilerin kendi eğitim alanlarıyla ilgili konularda, araştırma yöntemlerinden yararlanarak araştırma yapmak, bunları rapor haline getirmek ve etkin bir şekilde sunmaktır. 3

4 ÖNSÖZ Yönlendirilmiş çalışma I ve II dersi, işletmelerin kuruluş aşamalarından olan Fizibilite çalışmalarının amacına ulaşmasını sağlayacak bilgileri toplama aşamasından, işletmenin kurulduktan sonraki tüm faaliyetlerini kapsayacak her tür bilimsel bilginin belli kurallar çerçevesinde toplanmasını işlenmesini ve sunumunu sağlayacak yol ve yöntemleri göstermeyi amaçlamaktadır. Kısaca, Yönlendirilmiş Çalışma ile hem işlerin doğru yapılması, hem de doğru işlerin nasıl yapılacağını gösterme amaçlanmaktadır. 4

5 ÖNSÖZ Yönlendirilmiş Çalışma, öğrencilerin araştırma yapma ve araştırma sonuçlarını rapor haline getirebilme ve etkin bir şekilde topluluk önünde sunma becerisi kazandırmak amacına yönelik olarak sunulmaktadır. 5

6 GİRİŞ Farklı iletişim biçimleri vardır. Bunlar; SÖZLÜ, SÖZSÜZ veya YAZILI olmak gibi genel ayrımlara tabi tutulabilir. İletişimin türü ne olursa olsun, iletişim kurmanın zorunlu unsuru her zaman DİL dir. DİL; duygu, düşünce ve inançları anlatmak için kullandığımız sesli ve uyumlu işaretler bütünüdür. 6

7 GİRİŞ Konuşma veya yazma şeklinde iletişim kurarken, yapmamız gereken mesajın ETKİN biçimde İLETİLMESİni sağlamaktır. Bunun anlamı, mesaja verdiğimiz anlamın, bizim duygu ve düşüncelerimizin, hedef tarafından da paylaşılmasını sağlamaktır. Dilin, dolayısıyla iletişimin etkin kullanımının kendine özgü kuralları vardır ve ancak bu KURALLARA UYULMASI DURUMUNDA sözlü ve yazılı iletişimden beklenen yarar sağlanabilir. 7

8 GİRİŞ Etkili yazı yazmak, beceriden çok yetenekle ilgilidir; yani doğuştan getirilir; ancak iş yazışmalarının beceriyle geliştirilebilecek bir yönü vardır. Bunun için, ana dilin imla ve gramer kurallarının bilinmesi ve yazışma kurallarının şekil ve içerik koşullarının yerine getirilmesi gerekmektedir. Kitap; araştırma yapma, bunları sınıflandırma, özetleme, düzenleme rapor haline getirme ve etkin bir şekilde sunma becerisine katkıda bulunmak gibi bir amaçla yazıldı. 8

9 GİRİŞ Düşünce veya duyguyu anlatmanın üç yolu vardır; bunlar: 1. KONUŞMA, 2. YAZMA ve 3. VÜCUT DİLİNİ KULLANMA dır. 9

10 GİRİŞ YAZMA da yazının etkinliği, seçilen sözcüklere ve bunların cümle içindeki anlatım gücüne, onlara yüklenen sembolik ve imgesel anlamlara bağlıdır. Yazılı anlatımın gücü, kullanılan sözcüklerin canlılığı, coşkusu ve rengi, sözlü anlatıma kavuştuğu oranda artar. 10

11 BİRİNCİ BÖLÜM BİLGİ KAVRAMI, KAYNAKLARI VE YARARLANMA YÖNTEMLERİ I. VERİ VE BİLGİ KAVRAMLARI Veri (datum), işlenmemiş bilgi, ya da sistemlerin kendi dışından elde ettikleri, gerçek olaylar ve durumlar ile ortaya çıkan değerler olarak düşünülebilir. Bilgi (information) ise, sistem dışından elde edilen verilerin sistemin işine yarayacak şekilde işlenmesi, analiz edilmesi, sıralanması, diğer veri ve bilgilerle birleştirilmesi, özetlenmesi, raporlanması gibi faaliyetlerin ortaya çıkardığı bir veri bütünü olarak görülmektedir. 11

12 BİRİNCİ BÖLÜM BİLGİ KAVRAMI, KAYNAKLARI VE YARARLANMA YÖNTEMLERİ I. VERİ VE BİLGİ KAVRAMLARI Üst bilgi kavramı (knowledge), elde edilen bilgiler bütününün bir ürünü olarak, bilinenler bütünü, çeşitli bilgiler arasındaki ilişkileri de tanımlayacak bir yapıyı temsil etmektedir. Gerçek anlamda, bilgi kelimesinin temelinde, bilginin paylaşımına dair ufak belirtiler bulunmaktadır. Bilginin sadece o sistem içinde kalmadığını, diğer sistemlerle de paylaşılarak farklı bilgi çeşitlerine dönüştüğünü bilmek, aslında bilginin iletişim özelliklerini ön plana çıkararak, bir bilişim kavramının ortaya çıkmasına yardımcı olmaktadır. 12

13 BİRİNCİ BÖLÜM BİLGİ KAVRAMI, KAYNAKLARI VE YARARLANMA YÖNTEMLERİ I. VERİ VE BİLGİ KAVRAMLARI İnsanoğlunun teknik, ekonomik ve toplumsal alandaki iletişiminde kullandığı ve bilimin dayanağı olan bilginin, özellikle elektronik makineler aracılığıyla, düzenli ve ussal biçimde işlenmesi yönetim bilişim sisteminin temelini oluşturmaktadır. Ancak burada bilgi olgusunu, bilgi saklama, erişim, bilginin işlenmesi, aktarılması ve kullanılması yöntemlerinden ayrı düşünmemek gerekir. 13

14 BİRİNCİ BÖLÜM BİLGİ KAVRAMI, KAYNAKLARI VE YARARLANMA YÖNTEMLERİ I. VERİ VE BİLGİ KAVRAMLARI Etkin bir araştırma yapabilmek için yeterince bilgiye sahip olmak gerekir; daha doğru bir ifadeyle yeterince verinin toplanıp, bilgiye dönüştürülmesi gerekir. Bu çerçevede birbirlerinin yerine kullanılmış olsalar da veri ve bilgi kavramları farklı anlam içeriğine sahip kavramlardır. Kullanımlarında çoğu kez kaşıklık yapılan bu iki kavram arasındaki farkı anlayabilmek önemlidir; zira karar verme düzeyindeki kişilere veri değil, bilgi gerekmektedir. 14

15 BİRİNCİ BÖLÜM BİLGİ KAVRAMI, KAYNAKLARI VE YARARLANMA YÖNTEMLERİ I. VERİ VE BİLGİ KAVRAMLARI Yönetim için gerekli olan bilgi, karar sürecindeki belirsizliği azalttığı oranda değerli olacaktır. Her ne kadar bilginin değeri ve kalitesi karara bağlanacak soruna göre değişecek ve bazı konular için değerli olan bilgiler diğerleri için değersiz olabilecekse de, bu değerlemelere ölçü olabilecek ve bilgi kalitesini ortaya koyabilecek birtakım kriterleri aşağıdaki gibi belirlemek mümkündür. 15

16 BİRİNCİ BÖLÜM BİLGİ KAVRAMI, KAYNAKLARI VE YARARLANMA YÖNTEMLERİ I. VERİ VE BİLGİ KAVRAMLARI Doğruluk, bilginin en önemli özelliklerinden biridir ve belirli bir zaman içerisinde doğru bilginin, üretilen ya da işlenen toplam bilgiye oranı olarak tanımlanabilir. Zamanlılık da, bilginin diğer özelliğidir. Bir yöneticiye geç gelmiş bir bilginin kalitesinin ve doğruluk derecesinin yüksek olması, karar vermede bir değer ifade etmeyecektir. 16

17 BİRİNCİ BÖLÜM BİLGİ KAVRAMI, KAYNAKLARI VE YARARLANMA YÖNTEMLERİ I. VERİ VE BİLGİ KAVRAMLARI Tamlık ise, bilginin yöneticiye karar verebilmesi için gereksinme duyduğu tüm verileri kapsaması anlamına gelir. Kısalık, diğer bir deyimle bilginin eksiksizliği, arzulanan bir başka kaliteli bilgi özelliğidir. 17

18 BİRİNCİ BÖLÜM BİLGİ KAVRAMI, KAYNAKLARI VE YARARLANMA YÖNTEMLERİ I. VERİ VE BİLGİ KAVRAMLARI Yöneticilerin gereksinme duydukları bilgi; gerekli verileri tablo ve çizgiler yardımıyla özetleyen ve öngörülen ölçütlerden sapmaları gösteren kısa ve öz bilgidir. Yerindelik ya da ilgililik, bilginin gerekli olan organ veya yöneticiye ulaşabilme özelliğidir. Diğer bir değişle yerinde bilgi, bir eyleme yol açan bilinmesi zorunlu bilgidir. 18

19 BİRİNCİ BÖLÜM BİLGİ KAVRAMI, KAYNAKLARI VE YARARLANMA YÖNTEMLERİ I. VERİ VE BİLGİ KAVRAMLARI Ucuzluk ya da elde edilme maliyeti, bilginin diğer bir önemli özelliğidir. Bilgi işleme süreci bir maliyeti gerektirmektedir. Bilginin kalitesini ve değerini ortaya koymak bakımından sayılan özelliklerinin yanında, ucuz ya da pahalı elde edilme özelliği de, önem kazanmaktadır. 19

20 1.1. VERİ KAVRAMI Veri, değerlenmemiş iletiler ya da işlenmemiş bilgi girdileridir; ancak veriler sınırlı ve ayrıntılı bir anlam dışında bilgi sayılmazlar. Veriler bağımsız birimlerdir ve sayılamayacak kadar çoktur, genellikle sayısal değerler olarak düşünülmelerine karşın, insanların ve makinelerin sayısal olmayan algılarını ve gözlemlerini içerecek biçimde tanımlanabilirler. 20

21 1.1. VERİ KAVRAMI Veri, genellikle davranışı etkilemeyen, belli bir ölçüde düzenlenmiş gözlemlere dayalı simgeler topluluğudur. Veri ile bilgi arasındaki ilişki hammadde ile son ürün arasındaki ilişki gibidir. Nasıl bir üretim bölümünün son ürünü, bir başka bölüm için hammadde olabiliyor ise, bir kişi için bilgi başka biri için veri olabilir. Yine bir kullanıcı açısından belli bir anda ve durumda veri olan, aynı kullanıcı için başka bir zaman ve yerde bilgi olabilir. Data (veri) belli bir işlemden geçirilerek bilgiye dönüşür ve bilgi karar vermede kullanılarak fonksiyonel bir hal alır. 21

22 1.1. VERİ KAVRAMI Veri ve bilgi arasında bu genel ayrımı yaptıktan sonra, veri kavramının değişik tanımlarını verecek olursak; veriler, değerlenmemiş iletiler veya işlenmemiş bilgi ham maddeleridir. Tek başına bir anlam ifade etmeyen işlenmemiş bilgiye veri denir. Veri işlenmemiş bir hammadde konumundadır. Belli bir süreçten geçirilmek suretiyle bilgiye dönüşür. Buna göre bilgi, verilerin işlenerek kullanıcının yararlanabileceği şekle sokulmasında kullanılan bilgi unsurlarıdır. 22

23 1.1. VERİ KAVRAMI Her zaman yeniden işlenecek bilginin veri olarak değerlendirilmesi mümkündür. Verinin karara dönüşümünde veri işleme ile bilgi işleme süreçleri ayrı ayrı değerlendirilmese de, bu kavramların bir konu gibi işlenmesinde sakınca görülmemektedir. 23

24 1.1. VERİ KAVRAMI Bu tanımlara göre hangi tip verilerin toplanacağının belirlendiği bir işletmede, toplanan verilerin işleme tabi tutulması başka bir anlatımla bilgi haline getirilmesi gerekir. Verinin bilgi haline getirilmesine, verinin işlenmesi denir. Buraya kadar yapılan açıklamalara göre, kaydedilip işlendiği sürece bilgi işlem (bilişim) diyoruz. Burada kısaca bilgi kavramını ele alarak, bilgi işlemenin ne olduğunu ve bir araştırma için ne anlama geldiğini incelemeye çalışacağız. 24

25 1.2. VERİ ELDE ETME VE İŞLEME Gelişen teknoloji, hızlı pazar doyumu, beklenmeyen rakipler ve bütün bunlara ait çok sayıda veri veya bilgi, veri işleme sistemlerinin geçmişi; 1890 lara Herman Holerith in bu dönemde yapıları nüfus sayım sonuçlarının hesaplanmasında kullanılmak üzere delikli kart okuyan makineyi geliştirdiği döneme kadar gitmektedir. Bu makinenin icadı ile otomatik veri işlem başlamış oldu. Veri işleme, terim olarak, veriler üzerinde bilgisayarla işlem yapma anlamına gelmektedir. 25

26 26

27 1.2. VERİ ELDE ETME VE İŞLEME Bilginin hammaddesi olan veri çeşitli kaynaklardan elde edilebilir. Elde edilen veriler elle, makineyle veya başka biçimde yazılmış ve hazırlanmış olabilirler. Veriler çok farklı kaynaklardan elde edilebilir. Verilerin işlenmek üzere veri kaynaklarından elde edilmesi, bilgi işleme sürecinin ilk evresidir. 27

28 1.2. VERİ ELDE ETME VE İŞLEME Bir işletmede veri elde edilen kaynak belgeler; ambar çıkış fişleri, satış fişleri, faturalar, çek koçanları, işçi zaman kartları vb. belgelerdir. 28

29 1.2. VERİ ELDE ETME VE İŞLEME Bu belgeler bir işin ya da faaliyetin doğrulanmasını sağlar ve daha sonraki bir takım eylemlerin temelini oluşturur. Bu nedenle kaynak belgeler üzerindeki veriler, bilişim sistemine girmeden önce geçerliliği ve doğruluğu açısından denetlenmeli ve bilgi işleme süreci için gerekli veri olduğu belirlendikten sonra sisteme alınmalıdır. 29

30 1.2. VERİ ELDE ETME VE İŞLEME Bilgiyi elde etmenin bir diğer yolu da taklit (benchmark) etmektir. Rekabet avantajının giderek bilgiye dayalı hale gelmesi şirketleri, rakiplerini yakından takip etme ve onlarda gördükleri yeni bilgileri derhal elde etmek için çaba harcamaya yöneltmektedir. 30

31 1.2. VERİ ELDE ETME VE İŞLEME Bilgiyi taklit etme, bir şirketin diğer bir şirketteki başarılı bir uygulamayı veya herhangi bir konuda üretilen yeni bilgiyi örnek alarak, kendisine uygulaması ve kullanması anlamına gelmektedir. Şirketler kıyaslama, gözlemleme, başarılı iş görenleri transfer etme veya çeşitli enformasyon kanallarını kullanmak suretiyle bilgi taklit edebilmektedir. 31

32 32

33 33

34 1.2. VERİ ELDE ETME VE İŞLEME Dış kaynak kullanmak, özellikle son yollarda bilgi elde etmek amacıyla çokça başvurulan yöntemlerden biri olmuştur. Şirketler piyasa riskini bir ölçüde azaltmak, maliyetleri düşürmek, daha esnek ve çevik hareket edebilmek amacıyla giderek artan oranda kendi temel yetenekleri konusunda uzmanlaşmakta yatırımlarını bu dar alana yoğunlaştırarak geri kalan faaliyetlerinde dış kaynak kullanmaya yönelmektedirler. 34

35 1.2. VERİ ELDE ETME VE İŞLEME Veri elde etmenin diğer yolları; 1. türetme (replication), 2. yedekleme (substitution) ve 3. keşfetme (discovering) dir. Bu yöntemler, iç kaynaklardan bilgi elde etmede kullanılan yöntemlerdir. Türetme bir projede veya uygulamada elde edilen tecrübelerin başka yerlerde ve projelerde kullanılması iken, yedekleme bir bilginin yerine kullanılabilecek alternatifler üretmektir. Keşfetme ise organizasyon bilgi tabanı içerisinde gizli halde bulunan bilgiyi ortaya çıkarmaktır. 35

36 1.2. VERİ ELDE ETME VE İŞLEME Kurum ve kuruluşlar için ihtiyaç duyulan bilginin elde edilmesi önemli olsa da kuruluşlara esas rekabet avantajı kazandıran husus, önemli bir üretim faktörü haline gelen bilgi nin elde edilmesi ve işlenmesi yeteneğidir. Günümüzde rekabet üstünlüğü elde etmenin en güçlü aracı işlenmiş bilgidir. 36

37 1.2. VERİ ELDE ETME VE İŞLEME Nitekim McKinsey firmasının ABD, Avrupa ve Japonya daki önde gelen şirketleri kapsayan araştırma sonuçlarına göre başarılı firmaların %80 inin yeni fikirleri ve projeleri destekledikleri ve tamamının yeni bilgi üretilmesi konusunda sistematik çalışmalar yaptıkları ve önemli miktarda kaynak ayırdıkları ortaya konulmaktadır. Bu bağlamda kuruluşlar açısından başarının anahtarı, enformasyon işlemekten sürekli buluşçuluğa ve yeni bilgi üretilmesine kaymıştır. 37

38 1.2. VERİ ELDE ETME VE İŞLEME Veri elde etme evresi bilgi işleme süreci sonunda hazırlanan raporların ve yapılan analizlerin güvenilir olabilmesi için, kaynak belgeler üzerindeki verilerin son derece düzenli, anlaşılabilir ve en önemlisi doğru olması gerekir. 38

39 1.2. VERİ ELDE ETME VE İŞLEME Verileri doğru olarak elde etmenin yöntemlerinden bazıları şöyle sıralanabilir: a. Kaynak belgeler üzerine mümkün olduğu kadar çok bilgi kodlayarak, düzenli biçimde kaydetmek, b. Kaynak belgeler üzerinde farklı veri birimlerini kaydederken birbirinden ayrı alanlar ya da renkler kullanılmak, c. Kaynak belgelerin yapısı, bu belgeleri dolduran kişilerin, bilgileri düzenli ve anlamlı bir biçimde düzenleyebileceği biçimde olmalıdır. 39

40 1.2. VERİ ELDE ETME VE İŞLEME Veri ve bilgi işleme süreci, girdilerin niteliği bakımından farklılık göstermektedir. Ancak işlem sırasında benzer süreçlerden geçmektedir. Veri ya da bilgi işlem sürecinde temel olarak üç aşama bulunur. Bunlar sırasıyla; kaydetme, işleme ve raporlama dır. Bazı araştırmacılar, bu üç aşamayı detaylandırmak, sürece çok sayıda aşamayı katmaktadır. Bu aşamalar; sınıflama, sıralama, hesaplama, özetleme, veri elde etme, saklama, çoğalta ve yeniden başvurma gibi süreçlerdir. 40

41 Yararlanılan Kaynaklar Yücel İSLAM, Yönlendirilmiş Çalışma I- II, Seçkin Yayıncılık 41