Verimlilik Artırmada Önemli Bir Araç: Performans Yönetim Sistemi

Transkript

1 Verimlilik Artırmada Önemli Bir Araç: Performans Yönetim Sistemi Nehir Akşirin BORLUK Milli Prodüktivite Merkezi Verimlilik Uzmanı Günümüzde insan kaynağının verimlilik artışında önemli bir yere sahip olduğu herkes tarafından kabul edilmektedir. Ancak, pek az kuruluş kazancını gerçek anlamda artıracak bu kaynağın üzerine eğilmekte ve onu geliştirmeye çalışmaktadır. Çünkü, insan faktörüyle uğraşmak işletmenin diğer kaynaklarıyla uğraşmaktan çok daha zordur. İnsan kaynağının organizasyonun rekabette fark yaratarak başarılı olmasını sağlayacak şekilde, etkili ve verimli bir şekilde değerlendirilmesi için insan kaynakları yönetimi fonksiyonları benimsenmekte ve uygulanmaktadır. İnsan kaynakları yönetimi nin en önemli fonksiyonlarından biri de performans yönetimi dir. Bu makalede, insan kaynağının etkili kullanımında önemli bir araç olan performans yönetim sistemlerinin temel ilkelerine değinilmektedir. Performans Yönetim Sisteminin Tanımı Performans yönetim sistemi(pys), stratejik planlama, performans standartları, bireysel hedefler, performans değerlendirme, eğitim ve bireysel gelişim arasında bağlantı kuran yönetsel bir süreçtir (Pickett, 2000:228). Değişimin en güçlü araçları olarak görülen "performans yönetim sistemleri" öncelikle kamu kesimi kültürüne ve kurumsal özelliğine değişim getirmek için kullanılmıştır. Ülkemizde de uygulamalar ilk olarak kamu kesiminde başlamış; ancak, konuya özel sektörün ilgisinin artmasıyla özellikle son 20 yıldır yaygın bir şekilde kullanılmaya başlanmıştır. Ayrıca 4857 sayılı İş Kanunundaki değişiklikle örgütler çalışanlarını daha yakından izlemeye ve daha adil bir iş ortamı sağlamaya yönlendirildiğinden etkin PYS modeli arayışı da hız kazanmıştır. Bir PYS'nin etkin olabilmesi için aşağıdaki ilkeleri içermesi gerekmektedir (Furnham, 2004:88): PYS'nin açık amaçları ve ölçülebilir başarı kriterleri olmalıdır. PYS çalışanların katılımıyla oluşturulmalı ve uygulanmalıdır. PYS'nin anlaşılması ve uygulanması kolay olmalıdır. PYS çalışanlara, kendi performans hedefleri ile organizasyonun performans hedefleri arasında açık bir bakış açısı sağlamalıdır. Görevler açık olmalıdır. Performans gelişimi üzerine odaklanmalıdır. Eğitim ve gelişim altyapısı için yeterli kaynakları tahsis etmelidir. Başarı kriterleri düzenli bir şekilde gözden geçirilmelidir. 1

2 Performans Yönetim Sisteminin Amaçları PYS temel olarak ücretlendirme, iş değiştirme, yükseltme gibi yönetsel kararların oluşturulmasında kullanılmaktadır. Ayrıca, çalışanların geliştirilmesi gereken noktalarının tespit edilmesinde ve buna yönelik eğitim planlarının hazırlanmasında, kariyer planlamanın yapılmasında önemli bir rol üstlenmektedir. PYS'nin diğer amaçları ayrıntılı olarak şu şekilde sıralanabilir: Çalışanın performansını yönlendirecek, işinde gelişmesini ve geleceğe hazırlanmasını sağlayacak geri besleme sağlamak. Örgütsel hedefleri, açık ve tanımlanmış bireysel hedeflere dönüştürmek (Barutçugil, 2002:126). Herhangi bir pozisyon için söz konusu olan hedeflerin gerçekleştirilmesinde gerekli olan performans kriterlerini belirlemek (Uyargil,1994:2). Belirlenen performans kriterlerine göre çalışanları zamanında, adil ve eşit bir şekilde değerlendirmek. Örgütün geleceğine yönelik hayaller (vizyon) oluşturmak (Akal, 2000:51). Terfi kararlarını vermek. İş performansını artırmak. Çalışanlara rehberlik etmek ve akıl hocalığı yapmak. Ücret artışları vermek. Çalışanları motive etmek. Eğitim ve gelişim ihtiyacını belirlemek. Çalışan ile yönetici arasında daha iyi iş ilişkileri kurmak. Çalışanların kariyer hedeflerini oluşturmalarına yardımcı olmak. Hedefler oluşturmak ve ölçmek. İşleri daha etkili tahsis etmek. Performans Yönetim Sisteminin Bileşenleri Performans yönetim sistemi, performansın planlanmasını, değerlendirilmesini ve geliştirilmesini içeren bir süreçtir Performans Yönetimi Araştırmasına göre, geleneksel PYS performans planlama ve değerlendirme, ödüllendirme ve cezalandırma üzerine odaklanmaktadır (2000 Performance Management Survey Performans Yönetimi Araştırması). a- Performans Planlama Performans yönetim sürecinin ilk adımı olan performans planlama çalışması yapılmadan önce, örgüt stratejisi ve hedeflerinin, birimlerin hedeflerinin açık bir şekilde tanımlanması gerekmektedir. 2

3 Çizelge 1'de gösterilen performans planlama süreci, örgütün bütününün ve ilgili bölümlerin hedeflerinin gözden geçirilmesi ile başlar. Genellikle bölüm hedeflerinden bireysel planlar çıkarılır. Bu aşamada örgütün hedefleri ile bölümlerin hedeflerinin uyumlu olması büyük önem taşımaktadır. Performans planlama sürecinin ikinci aşaması, çalışanın iş tanımının dir. Bu aşama, işlerin ve dolayısıyla iş tanımlarının hızlı bir şekilde değiştiği iş dünyasında, iş tanımlarının sürekli olarak güncelleştirilmesini sağlamaktadır. Ayrıca, çalışanların rutin iş planlarının hazırlanmasına da temel oluşturmaktadır. Çalışanın güçlü ve güçsüz yönlerinin belirlenebilmesi ve buna göre planların oluşturulabilmesi için, yöneticinin performansı tanımlanacak olan çalışanı çok iyi tanıması gerekmektedir. Ayrıca, bu aşamada yönetici her bir hedefin çalışanlarda ne tür yeni bilgi ve beceriler gerektirdiğini de düşünmeli; buna göre gerekli eğitim programlarını ve diğer geliştirici destekleri planlamalıdır (Uyargil,1994). Performans planlamanın bir diğer aşaması çalışanın faaliyette bulunacağı çevre koşullarının dir. Bu aşamada, çalışanın hedeflerini gerçekleştirirken ihtiyaç duyacağı dışsal faktörler tespit edilir ve gerekli eğitim ve diğer desteklerle giderilmeye çalışılır. Performans planlamanın son aşaması kesin performans planlarının oluşturulmasıdır. Değerlendirme dönemi öncesinde gerekli biçimde hazırlanarak bir araya gelen çalışan ve yönetici, görüş birliği ile çalışanla ilgili hedefler ve kesin planlar belirler, yazılı bir şekilde bu hedefleri belgelerler. Çizelge 1 : Performans Planlama Aşamaları İşletmenin/bölümün hedeflerinin Çalışanın işinin / iş tanımlarının Çalışanın güçlü/güçsüz yönlerinin Çalışanın faaliyette bulunacağı çevre koşullarının Kesin performans planlarının Kaynak: Baştürk oluşturulması 2003, s.4'den uyarlanmıştır. b- Performans Değerlendirme Performans değerlendirme, çalışanın işinde ne kadar başarılı olduğunu belirleme, kendisine geri bildirme ve eksikliklerini giderecek şekilde bir gelişim planı oluşturma sürecidir (Barutçugil, 2002). Günümüzün performans değerlendirme sistemleri, belirli amaç ve hedeflerin ölçülebilir başarı faktörleri veya anahtar sonuç alanları ile birlikte kurulmasını gerektirmektedir. PYS'nin en ön önemli 3

4 bileşeni olan bu sürece, performans planlanma tamamlandıktan sonra, yani hedefler geliştirildikten ve tanımlandıktan sonra geçilir. Bu aşamada standartlar belirlenir ve kullanılacak değerlendirme yöntemi seçilir. Performans değerlendirmede, örgüt yapısına uyan performans değerlendirme yönteminin seçilmesi çok önemlidir. Performans değerlendirme yöntemi seçildikten sonra, değerlendirmenin kim veya kimler tarafından yapılacağına karar verilir. Değerlendirme hatalarının azaltılması için değerlendirme yapacak kişi, sistemle ve kullanılacak değerlendirme yöntemleri ile ilgili bilgilendirilir ve değerlendirmeye tabi tutulacak çalışana nasıl davranması gerektiği konusunda eğitim alır. Değerlendirme dönemi boyunca çalışan, hazırlanan plan çerçevesinde oluşturulan hedeflere ulaşabilmek için, değerlendiren kişiden geri besleme alır. Değerlendirmeyi yapacak kişi tespit edildikten sonra, değerlendirme görüşmeleri sürecine geçilir. Bu görüşmeler, performans değerlendirme sürecinin bütününün başarısını etkileyen önemli bir aşamadır. Bu nedenle değerlendirme görüşmesini gerçekleştirecek kişilerin becerikli ve duyarlı olması gerekmektedir. Performans değerlendirme görüşmelerinde, hangi amaç ve hedeflerin gerçekleştirildiği tartışılır ve üzerinde uzlaşıya varılır. Daha sonra çalışan ve yönetici işyerindeki performans standartları, gelecek dönem performans hedefleri ve bu hedefleri gerçekleştirmek için gerekli olan eğitim ihtiyaçları üzerinde anlaşır. Bir başka ifadeyle, bu görüşmeler yoluyla çalışan, performansıyla ilgili geri besleme alır, güçlü olduğu ve düzeltilmeye ihtiyaç gösteren performans alanlarını öğrenir, değerlendiren kişi ile beraber performansının artırılması için plan yapar ve gelecek değerlendirme döneminde kendinden nasıl bir performans beklenildiğini açık bir şekilde tanımlamış olur. Ayrıca çalışan, yöneticisiyle bir araya gelerek, gelecek döneme ait hedeflerini ve hareket planlarını da oluşturur. c- Performans Geliştirme Performans yönetim sisteminin bir diğer önemli bileşeni de çalışan performansının geliştirilmesidir. Bu amaca yönelik çalışmalar örgütün rekabetçi, yenilikçi ve böylece sürekli olmasını sağlar; kaliteli çıktılar elde edilmesine yardımcı olur. Performans değerlendirmede elde edilen sonuçlar hem bireysel performans düzeyini belirler hem de bireysel performansın geliştirilmesine yardımcı olur. Ancak, performans geliştirme sadece değerlendirme sonucunda fiili performansı, arzulanandan düşük çalışanları kapsayan bir süreç değildir. Başarılı çalışanın kariyer gelişimine yardımcı olmak, onu daha üst seviyedeki görev ve sorumluluklara hazırlamak için de performans geliştirmeden yararlanılmaktadır. Performans geliştirme süreci, performans geliştirme planlarının hazırlanması ile başlar. Bu planlar belirli amaçları, gelişime ihtiyaç gösteren alanları ve ihtiyaçlara yanıt verebilecek faaliyetleri, gelişimi ölçecek standartları ve ihtiyaç duyulan kaynakları içermelidir. Bu planlar, sadece gelişime ihtiyaç gösteren alanlarla sınırlı kalmamalı, çalışanın güçlü yanlarının nasıl daha fazla geliştirilebileceğini de dikkate almalıdır. Eğitim faaliyetleri, performans geliştirme sürecinde yaygın olarak kullanılmaktadır. Performans değerlendirme görüşmelerinde, eğitim ihtiyacı olan çalışan ile yönetici bir araya gelerek uygun bir eğitim programı oluştururlar. Daha sonra bazı örgütler katılımcıların öğrenme düzeyleri ve verdikleri tepkileri değerlendirerek eğitimin etkinliğini de ölçmektedir. 4

5 Çalışanlara eğitim ve gelişim fırsatları sağlamak, onların daha iyi performans göstermelerine, işle ilgili beceri ve yetkinliklerini güçlendirmelerine; yeni teknolojiler gibi iş yerindeki yeniliklere uyum sağlamalarına yardımcı olur. Performans geliştirmede kullanılan bir diğer strateji de, performans danışmanlığıdır. Performans danışmanlığı yönlendirici, yönlendirici olmayan ve katılımcı yaklaşım olmak üzere üçe ayrılmaktadır. Yönlendirici yaklaşımda, danışman çalışanın sorunlarını dinledikten sonra onu yönlendirir, motive eder. Yönlendirici olmayan yaklaşımda, danışman çalışandan sorunlarını ayrıntılı bir şekilde anlatmasını ve böylece kendi sorunlarını kendisinin anlamasını ve çözümler getirmesini ister. Katılımcı yaklaşımda ise, danışman ve çalışan sorunları birlikte tartışır ve çözüm yolları bulur (Uyargil,1994). Çalışan ile çalışmayanın birbirinden ayrılmasına yardımcı olan performans yönetim sisteminin, kesinlikle bir cezalandırma aracı olarak değil; aksine çalışanı zayıf yönlerini yok etmesi, güçlü yönlerini daha da kuvvetlendirmesi yönünde teşvik eden, öneriler geliştiren bir sistem olarak kullanılmasının, örgüt için daha verimli olacağı unutulmamalıdır. Yararlanılan Kaynaklar 1. AKAL, Z., (2000), İşletmelerde Performans Ölçüm ve Denetimi, 4. Baskı, MPM Yayınları, Ankara. 2. BARUTÇUGİL, İ., (2002), Performans Yönetimi, 1. baskı, Kariyer Yayınları İstanbul. 3. BAŞTÜRK, C, "İşletmelerde Performans Yönetim Sistemi", 1 Ocak (10 Eylül 2004). 4. FURNHAM, A, (2004), "Performance Management Systems", European Business Journel, Vol. 14, No.4, s PICKETT, L., (2000), "People Make the Difference", Industrial and Commercial Training, Vol. 32, No. 6, s UYARGİL,C., (1994), İşletmelerde Performans Yönetimi Sistemi-Performansın Planlanması, Değerlendirilmesi ve Geliştirilmesi, İ.Ü. İşletme Fakültesi Yayınları, İstanbul. 7. Society for Human Resource Management (2000), "Performance Management Survey", (6 Eylül 2004). 5