KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 1 / 36 MESKĠ MERKEZ SU ANALĠZ LABORATUVARI Kopya No: Bu Kitap Sayın,.aittir. Bu Kalite El Kitabının Tüm Hakları MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı na aittir. Yazılı izin olmadan alıntı yapılamaz, kopya edilemez veya çoğaltılarak dağıtılamaz.
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 2 / 36 ĠÇĠNDEKĠLER 1 ĠÇĠNDEKĠLER 2 1.ÖNSÖZ 3 2.ÜST YÖNETĠMĠN TARAFSIZLIK VE BAĞIMSIZLIK DEKLARASYONU 4 3.NIN AMACI VE YAPISI 5 3.1.AMAÇ VE KAPSAMI 5 3.2.SORUMLULUKLAR 5 3.3.HAZIRLANMASI 5 3.4.YAYINLANMASI 6 3.5.BASKI VE REVĠZYON 6 4.YÖNETĠM ġartlari 7 4.1.KURULUġ 7 MESKĠ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ORGANĠZASYON ġemasi 15 4.2.KALĠTE SĠSTEMĠ 16 KALĠTE POLĠTĠKASI 17 DOKÜMANTASYON YAPISI 19 4.3.DOKÜMAN KONTROLÜ 19 4.4.TALEPLERĠN, TEKLĠFLERĠN VE SÖZLEġMELERĠN GÖZDEN GEÇĠRĠLMESĠ 20 4.5.ANALĠZLERĠN TAġERONA VERĠLMESĠ 21 4.6.SATIN ALMA HĠZMETLERĠ VE DONANIM 21 4.7.MÜġTERĠYE HĠZMET 22 4.8.ġĠKÂYETLER 22 4.9.UYGUN OLMAYAN ANALĠZ ĠġĠNĠN KONTROLU 23 4.10.ĠYĠLEġTĠRME 23 4.11.DÜZELTĠCĠ FAALĠYET 23 4.12.ÖNLEYĠCĠ FAALĠYET 24 4.13.KALĠTE KAYITLARI 25 4.14.ĠÇ TETKĠKLER 26 4.15.YÖNETĠMĠN GÖZDEN GEÇĠRMESĠ 26 5.TEKNĠK ġartlar 27 5.1.GENEL 27 5.2.PERSONEL 28 5.3.YERLEġĠM VE ÇEVRE KOġULLARI 29 5.4.ANALĠZ METODLARI VE METODUN GEÇERLĠ KILINMASI 30 5.5.CĠHAZLAR 31 5.6.ÖLÇÜMLERĠN ĠZLENEBĠLĠRLĠĞĠ 32 5.7.NUMUNE ALMA 33 5.8.ANALĠZ NUMUNELERĠNĠN TAġINMASI VE NAKLĠ 33 5.9.ANALĠZ SONUÇLARININ KALĠTESĠNĠN TEMĠNĠ 33 5.10.SONUÇLARIN RAPOR HALĠNE GETĠRĠLMESĠ 34 6.SÖZLÜK 34 7.REVĠZYON TAKĠP TABLOSU 35 8.KONTROLLÜ KOPYA DAĞITIM TABLOSU 36
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 3 / 36 1.ÖNSÖZ Kuruluş amacı kaliteli, içilebilir nitelikte suyun Mersin halkına kesintisiz olarak temin edilmesi ve oluşan atıksuyun ekolojik dengeyi bozmayacak şekilde bertarafının sağlanması olan Mersin Büyükşehir Belediyesi Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü, bünyesinde kurduğu Merkez Su Analiz Laboratuarında yapılan analizlerde uluslararası geçerli yöntemlerin uygulanması ve analiz hizmetlerinin güvenilirliğinin sağlanması ile performansının arttırılması amaçlarına yönelik olarak, TS EN ISO/IEC 17025 standardına göre kurulmuş kalite yönetim sistemi çerçevesinde çalışma kararını almış ve uygulamaya koymuştur. TS EN ISO/IEC 17025 Standardında belirtilen tüm istekleri karşılamak amacıyla kuruluş bünyesindeki tüm faaliyetler için dokümante edilmiş prosedürler oluşturulmuş, böylelikle kaliteli, hızlı ve güvenilir analiz sonuçları üreterek müşteri memnuniyetinin arttırılması amaçlanmıştır. Çalışmalar takım ruhu ile gerçekleştirilmiş ve tüm çalışanlarımız üzerine düşen görevi yerine getirmiştir. Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasında ve uygulanmasında bizlere gerekli desteği sağlamalarından dolayı yöneticilerimize ve personelimize bu süreçte göstermiş oldukları özverili çalışmalar için teşekkür ederim. 03.12.2014
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 4 / 36 2.ÜST YÖNETĠMĠN TARAFSIZLIK VE BAĞIMSIZLIK DEKLARASYONU Mersin Su ve Kanalizasyon İdaresi (MESKİ) Genel Müdürlüğü Arıtma Tesisleri Dairesi Başkanlığı Merkez Su Analiz Laboratuvarı olarak; Ulusal ve Uluslararası yasal düzenlemelere, Laboratuvarlarımız ile ilgili Kanun, Mevzuat ve Yükümlülüklere uymayı, işletmeyi, Laboratuvar faaliyetlerinde yenilikleri takip etmeyi, bilgileri güncellemeyi, kontrol yöntemlerini TS EN ISO/IEC 17025 Uluslararası Standardı nın gereklerini karşılayan bir laboratuvar ortamı sağlayarak, mümkün olan en kısa sürede, nitelikli uygulamalarla, müşteri istekleri ve yasal şartlara uygun şekilde bağımsız olarak hizmet vermeyi, Laboratuvarımızda yapılacak olan analizlerle ilgili her türlü analiz talebini tarafsız olarak değerlendirmeyi, laboratuvar çalışanlarının ücretlerini yaptıkları analiz sayısından veya bu analizlerden alınan sonuçlardan bağımsız tutarak hiçbir kişi, firma ya da kuruma ayrıcalık göstermemeyi, laboratuvara baskı yapmamayı, personeli etki altında bırakmamayı, tarafsızlık içinde hizmet gereklerine uygun davranış göstererek hizmet sunmayı, dışarıdan gelebilecek baskıları önlemeyi ve olası bir baskı durumunda personeli bilgilendirmeyi; izlemeyi, Laboratuvarımızın kusurundan kaynaklanan müşteri zararlarını tazmin etmeyi, Artan hizmet kalitesi, güvenilirlik, dürüstlük, bağımsızlık, tarafsızlık ve gizlilik ilkelerine uygun politika TS EN ISO/IEC 17025 Kalite Yönetim Sistemini sürdürmek ve geliştirmek için kaynakları temin etmeyi, tüm Laboratuvar personelinin kalite politikasını benimseyerek, öğrenmesi ve uygulaması için gerekli faaliyetleri yürütmeyi beyan ve taahhüt ederim. 03.12.2014 Turgut AYBAK B.Günhan GÜNGÖRDÜ Dr. Halil KABAK Genel Müdür Genel Müdür Yrd. Daire BaĢkanı
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 5 / 36 3.NIN AMACI VE YAPISI 3.1.AMAÇ VE KAPSAMI Bu Kalite El Kitabı, MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı analiz hizmetlerinin TS EN ISO/IEC 17025 standardına göre yürütülmesini ve yeterliliğinin sağlanmasını, yapılan analizlerin çerçevesini, organizasyonun yapısını ve görev talimatlarını, politika, hedef ve taahhütlerini, kalite yönetim sistemini ve dokümantasyon yapısını ve standardın şartlarını nasıl karşıladığını açıklamakta ve referans göstermektedir. Ayrıca bu Kalite El Kitabı ile MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı nın Kalite Politikasına uygun olarak Kalite Yönetim Sisteminde iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerine fırsat verecek uygulamaları sağlamak, Laboratuvarın etkin bir şekilde yönetimini sağlamak ve analiz sonuçlarını olumsuz yönde etkileyen tüm faktörlerin ortadan kaldırılması amaçlanmaktadır. Kalite El Kitabı bu nedenlerle laboratuvar personeli için uyulması gereken bir rehber, yeni başlayan personel için eğitim aracı, yasal otorite ve müşteriler için bir tanıtım ve sunum kitabı niteliğindedir. 3.2.SORUMLULUKLAR Kalite El Kitabı, tarafından hazırlanır ve tarafından onaylanır. Kalite El Kitabında belirtilen Politika, Prosedürler ve Destek Dokümanların bütün personel tarafından anlaşılıp, uygulanmasından Laboratuvar Şube Müdürü, faaliyetlerin Kalite El Kitabı na uygun olarak yürütülmesinden sorumludur. Kalite El Kitabında yer alan Kalite Politikası ile Üst Yönetimin Deklarasyonu Arıtma Tesisleri Dairesi Başkanı nın onayı ile tarafından güncelleştirilir. 3.3.HAZIRLANMASI MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı tarafından sürdürülen ve bu Kalite El Kitabında belirtilen Kalite Yönetim Sistemi Yönetim ve Teknik Şartları; TS EN ISO/IEC 17025 standardı temel alınarak hazırlanır ve güncelliği sağlanır. Kalite El Kitabı, Doküman Formatı (FRM.01) kullanılarak tarafından hazırlanır. Revizyon ve yeni yayın yetkisi ve ndadır. Revizyonlar Kalite El Kitabının tamamı bazında yapılır. Kalite El Kitabı periyodik gözden geçirme sonucunda gerekirse yeniden yayınlanır. İlk yayında Kalite El Kitabı Baskı No: KEK.01 ve 00 revizyon ile yayınlanır. Kalite El Kitabının onayı orijinal nüsha üzerinde yapılır. Kalite El Kitabının Akreditasyon Kuruluşlarına, Taşeronu olduğumuz Analiz Laboratuvarlarına, Yasal Otoritelere ve gerekirse çalışanlara dağıtımı bilgisayar ortamında salt okunur/pdf formatında veya orijinal kopyadan fotokopi çekilmek suretiyle çoğaltılarak ve üzerine lacivert renkli KONTROLLÜ kaşesiyle tanımlanarak teslim edilir. Orijinal Kopyanın numarası 00 kabul edilmiş olup nde bulunur. Diğer dağıtımlar Kalite El Kitabı içindeki Dağıtım Tablosu imzalatılarak ve numara verilerek yapılır. Kalite El Kitabının müşterilere veya bilgi amaçlı dışarıya verilmesi kararlaştırılmışsa; orijinal kopyadan
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 6 / 36 fotokopi çekilmek suretiyle çoğaltılır ve üzerine lacivert renkli KONTROLSÜZ ile tanımlanarak teslim edilir. Kontrollü kaşesi olmayan Kalite El Kitabı Kontrolsüz olarak kabul edilir. Kalite El Kitabı nın atıf yaptığı bütün dokümanlar, tarafından Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PRS.01) ne göre güncelleştirilir. 3.4.YAYINLANMASI Kalite El Kitabı hem basılı ortamda hem de bilgisayar ortamında yayınlanır. Dokümanların hazırlanması, onaylanması, kullanılması, revize edilmesi ve yayınlanması Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PRS.01) ne göre sağlanır. 3.5.BASKI VE REVĠZYON Kalite El Kitabı, gelişmelere ve değişen şartlara göre; tüm tarafların teklifiyle tarafından hazırlanır ve nın onayıyla güncelleştirilir. Standart revize olduğunda veya sistemde köklü değişiklikler yapıldığında Kalite El Kitabı yeniden yayınlanır ve Baskı No bir arttırılır, Revizyon No sıfırlanır. Kalite El Kitabında yapılan değişikliğin içeriği Revizyon Takip Tablosu nda belirtilir. Kalite El Kitabının tüm sayfalarının hazırlayan ve onaylayan tarafından imzalanması ile revizyon gerçekleşmiş olur. Revize edilen Kalite El Kitabının eski orijinal metinlerine tarafından kırmızı GEÇERSİZ kaşesi basılarak diğer dokümanlarla karışması önlenecek şekilde muhafaza edilir. Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PRS.01)
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 7 / 36 4.YÖNETĠM ġartlari 4.1.KURULUġ 4.1.1.Yasal Statü : Mersin Büyükşehir Belediyesi'nin 09/09/1993 tarih ve 504 sayılı kanun hükmünde kararname ile kuruluşunun ardından, Mersin Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü (MESKİ) Mersin Büyükşehir Belediyesi'nin Su ve Kanalizasyon hizmetlerini yürütmek ve bu amaçla gereken her türlü tesisi kurmak, kurulu olanları devralmak ve bir elden işletmek üzere Bakanlar Kurulu'nun 04/05/1995 tarih ve 95/6750 sayılı kararı ile kurulmuştur. MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı, 09/05/2007 tarih ve 6 sayılı MESKİ Genel Kurulu kararı ile kurulan Arıtma Tesisleri Dairesi Başkanlığı na bağlı olarak hizmet veren resmi bir kuruluştur. MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı Analiz Listesi (LST.05) nde belirtilen içme-kullanma suyu ve atık su analizleri yapmakla görevlidir. MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı nın iletişim bilgileri aşağıda verilmiştir. Adres : Özgürlük M. Cumhuriyet Bulvarı, Serbest Bölge Karşısı N:140/A Akdeniz MERSİN Tel : 0 (324) 234 36 85-89 Faks : 0 (324) 235 87 65 Web : www.meski.gov.tr e-posta adresi: kalite@meski.gov.tr 4.1.2.MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı verdiği hizmetlerle ilgili olarak TS EN ISO/IEC 17025 standardı ve müşteri şartlarını karşılayacağını, Akreditasyon Kuruluşuna ve Yasal Otoritelere karşı sorumluluğu aldığını beyan etmekte olup gerçekleştirdiği faaliyetlerden sorumludur. 4.1.3.MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı Kalite Yönetim Sistemi içerisinde analizler, laboratuvar adresinde yapılmaktadır. Bu nedenle Kalite Yönetim Sistemi Laboratuvarın adresinde laboratuvarla ilgili gerçekleştirilen faaliyetleri kapsamaktadır. Kalite Yönetim Sistemi MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı nın analiz hizmetleri harici faaliyetleri kapsamamaktadır. 4.1.4.MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı nda, TS EN ISO/IEC 17025 standardının şartlarına uygunluğunu olumsuz yönde etkilemeyecek şekilde organizasyon oluşturulmuştur. 4.1.5.Laboratuvar a)meski Merkez Su Analiz Laboratuvarı, yukarıda belirtilen hizmetleri gerçekleştirmek üzere, Kalite Yönetim Sisteminden veya analiz metodlarından ve destek dokümanlardan sapmaları tanımlamak ve tespit edilen sapmaları önlemek veya olumsuz etkilerini en aza indirecek faaliyetleri karşılama konusunda,
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 8 / 36 yeterlilikleri, yetki ve kaynakları olan yönetici ve teknik personele sahiptir. Bu personeller Düzeltici Faaliyet Prosedürü (PRS.07), Önleyici Faaliyet Prosedürü (PRS.08) ve Uygun Olmayan Analiz İşinin Kontrolü Prosedürü (PRS.06) ile görevlendirilmiştir. b)yönetim ve personelin, yapılan işin kalitesini olumsuz yönde etkileyebilecek her türlü iç-dış baskılardan ve bunların etkilerinden uzak tutulduğu üst yönetimce deklare edilmiştir (Madde 2). c)müşterilere ait gizli bilgiler ve tescilli hakların korunması Müşteriye Hizmet Prosedürü (PRS.10) ile sağlanmaktadır. Analiz sonuçları bilgisayar ortamında ve basılı ortamda muhafaza edilmektedir. Analiz sonuçları müşteriye kapalı zarf içinde iletilerek, 3. şahısların sonuçlara ulaşması engellenmektedir. d)yeterlilik, tarafsızlık, karar verme ve çalışmasıyla ilgili dürüstlüğe olan güveni azaltacak herhangi bir faaliyette bulunmayı önlemek için tüm MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı yönetici ve personeline Personel Etik Taahhütnamesi (FRM.11) imzalatılır. e)kuruluş ve yönetim yapısı organizasyon şeması ile detaylı olarak bölüm sonunda. 4.1.7. de verilmiştir. f)dokümanların Kontrolü Prosedürü (PRS.01) ne göre, laboratuvara ait Standard Çalışma Talimatları (SÇT), Cihaz Talimatları ve Genel Talimatlar vb. göz önünde bulundurularak analiz kalitesine doğrudan etkisi olan, yönetme, uygulama veya doğrulama görevini yerine getiren bütün personelin, görev ve sorumlulukları, yetkileri ve birbirleri ile olan ilişkileri aşağıda ve görev talimatlarında belirtilmiştir. g)personel adayları dahil bütün analiz personeli, metotları, prosedürleri ve her analizin hedefini bilen, analiz sonuçlarını değerlendirebilen uzmanlar tarafından, uygun şekilde yönlendirilmeleri sağlanmakta olup, Personel Yönetimi ve Geliştirilmesi Prosedürü (PRS.23) ne göre Laboratuvar Birim Şefleri ve KY tarafından gerekli oryantasyon eğitimi ve geliştirme eğitimlerinden geçirilmektedir. h)meski Merkez Su Analiz Laboratuvarı, uygulamalarında gerekli kaliteyi sağlamak ve sürdürmek için ihtiyaç duyulan kaynakların temininden ve teknik işlemlerden sorumlu olarak Daire Başkanı, Laboratuvar Şube Müdürü, ile gerekli teknik yönetime sahiptir. Aşağıda Kalite Yönetim Birimi ve Teknik Yönetimin görev ve sorumlulukları özetle verilmiş olup; yetki, sorumluluk ve görevin gerektirdiği nitelikler ilgili Yönetmeliklerde detaylandırılmıştır. Genel Müdür MESKİ'nin 2560 sayılı Kuruluş Kanunu ile bu yönetmelik hükümleri ve gayesi istikametinde çalışmasını ve yönetilmesini sağlamak, İdare ve yargı organlarında üçüncü şahıslara karşı MESKİ'yi temsil etmek, Yönetmelikleri, yıllık yatırım ve performans programlarını, bütçe, bilanço ve personel kadro taslaklarını hazırlayıp Yönetim Kuruluna sunmak. Performans Programı, bütçe, iş ve yatırım programlarına uygun olarak harcama yapmak, Kuruluş Kanununun 23 üncü maddesine göre çıkarılacak yönetmeliğe uygun olarak su satışına ve kullanılmış suların uzaklaştırılması giderlerine dair tarifeyi hazırlayıp Yönetim Kuruluna sunmak, Gerektiğinde Yönetim Kurulu Kararı ile kuruluşta yeni düzenlemeler yapmak,
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 9 / 36 Alım, satım ihale işlerinin hazırlıkları ile Yönetim Kurulunun vereceği yetki dahilinde alım, satım ihale ve kira işlerini yapmak, bunlardan yetkisi haricinde kalanları Yönetim Kuruluna sunmak, Genel Kurul ve Yönetim Kurulu kararını uygulamak, Yönetim Kurulu tarafından tayin edilenler haricinde kalan memurları tayin etmek ve işçi almak, Genel Müdürlüğün vizyon ve misyon ilkelerine uygun olarak stratejik planın yapılmasını sağlamak, İdare içindeki şube müdürlüklerinin ve şefliklerin kaldırılmasına, yenilerinin kurulmasına, sayısına ve görev sınırlarına ilişkin olarak karar alınmak üzere Yönetim Kuruluna teklifte bulunmak. Karara bağlanmasını lüzumlu gördüğü konu ve teklifleri Yönetim Kuruluna veya Genel Kurula sunmak. İzinli veya görevli olarak il dışında olduğu zamanlarda, genel müdür yardımcılarından birisine vekâlet vermek. MESKİ yi Kalite Yönetim Sistemi gereklerine uygun olarak yönetmek ve bu sistemin güncelleme ve geliştirilmesine önderlik etmek. İhale Birimini oluşturmak için Yönetim Kuruluna teklifte bulunmak. Genel Müdür Yardımcısı (Teknik) Genel Müdür Yardımcıları hizmet alanı ile ilgili konularda yükseköğrenim görmüş ve en az 10 yıl uzmanlık dalında görev yapmış olmalıdır. Genel Müdür Yardımcıları, Genel Müdürün kendisine vereceği işleri yapmak suretiyle Genel Müdüre yardım ederler. Bu gibi hallerde Genel Müdür Yardımcısı yetkili ve görevli bulundukları hizmet konularından doğrudan mesuldürler. Genel Müdürlüğün stratejik planının yapılmasına katkı sağlamak. Biriminde yapılan faaliyetlerde, Kalite Yönetim Sistemi gereklerine uymak ve bu sistemin güncelleme ve geliştirilmesine katkı sağlamak. Arıtma Tesisleri Dairesi BaĢkanı Halen mevcut olan ve yeni yapılacak olan içme ve atıksu arıtma tesislerinin işletilmesi, bakım ve onarımlarının yapılmasını sağlamak. Kanalizasyon şebekesine yapılan endüstriyel deşarjların ilgili kanun ve yönetmeliklere uygunluğunu sağlamak. Arıtılan içme suyunun ilgili yönetmeliklere uygun olmasını sağlamak. Tasfiye edilen içme ve atıksuların analizlerinin yapılması ve yaptırılması işlemlerinin yürütülmesini sağlamak. İçme ve kullanma suyu havzalarının korunmasını sağlamak. Görev alanı içerisinde bulunan hizmetler ile ilgili olarak doğrudan temin iş ve işlemlerini yapmak. Daire Başkanlığının imkanları ile yapılabilecek dairesiyle ilgili tüm projeleri yapmak, imkanlarının yetersiz olması durumunda Plan Proje Dairesi Başkanlığı ndan projenin hazırlanmasını istemek. Dairesi ile ilgili ihale işlemlerine esas olmak üzere, İhale Onay Belgesi dahil tüm hazırlıkları yapmak ve İhale Birimine gönderilmek üzere Genel Müdüre sunmak.
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 10 / 36 Genel Müdür ve bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısı tarafından verilen diğer görevleri yapmak. 6360 sayılı Kanunla bağlanan yerlerde oluşturulan şube müdürlüklerinde, kendi göreviyle ilgili gereken eğitim, doküman, teknik destek sağlamak, kendi görevleri ile ilgili olarak standardizasyonun sağlanmasına katkıda bulunmak. Biriminde yapılan faaliyetlerde, Kalite Yönetim Sistemi gereklerine uymak ve bu sistemin güncelleme ve geliştirilmesine katkı sağlamak. Laboratuvarı ġube Müdürü İçme suyu ve Atıksu Arıtma Tesislerinin sağlıklı bir şekilde kontrolü için tesislerde yapılamayan parametrelerin analizlerinin yürütülmesini sağlamak. Şehir şebekesine verilen suyun kimyasal ve mikrobiyolojik olarak periyodik kontrollerinin yürütülmesini sağlamak. Endüstriyel atıksuların takibi için gerekli analizlerin yapılmasını sağlamak. Havza koruma faaliyetleri ile ilgili analizlerin yürütülmesini sağlamak. Genel Müdürlüğün ihtiyacı olarak alınacak kimyasal malzemelerde; laboratuvar kapsamıyla ilgili kalite kontrol analizlerinin yapılmasını veya uygun yerlerde yaptırılmasını sağlamak. Özel ve Tüzel kişi ve kurumlarca talep olduğunda temiz su ve atıksu konusunda gerekli her tür analizlerin yapılarak veya uygun yerlerde yaptırılarak raporlandırılmasını sağlamak. Müdürlük bünyesinde yürütülen faaliyetleri koordine etmek, izlemek ve kontrol etmek. Personelin düzenli ve verimli çalışması için gerekli tedbirleri almak. İç ve dış yazışmaların gerekli evrak düzeninin tutularak yapılmasını sağlamak. Personelin tayini, terfi, atanma, kadro v.b.gibi özlük işleri hakkında Daire Başkanlığı na teklifte bulunmak ve konuyla ilgili yazışmaları yürütmek. Her mali yılbaşından önce memur, sözleşmeli personel ve işçi kadroları ile ilgili öneriler hazırlayıp Daire Başkanlığı na sunmak. Müdürlük içi faaliyetlerde uygulamada gözlenen aksaklıkların giderilmesinde gerekli tedbirleri almak. Şube içi gerekli her türlü satın alımlarda iş ve ihtiyaç isteklerini onaylayıp gerekli takipleri yapmak. Personelin mazeret izni, senelik izin, fazla mesai, hafta sonu ve bayram mesaisi v.b. düzenlemelerini yapmak. Şefler tarafından iletilen her türlü sonuçları, raporları ve diğer evrakın uygunluğunu kontrol edip Daire Başkanlığına iletilmesini sağlamak. Gizlilik gerektiren evraklarda personelin gizlilik esaslarına uymasını temin etmek. Personeli çalışmaları ile ilgili olarak gerektiğinde iç sirküler yayınlamak. İzin, hastalık v.b. gibi geçici nedenlerle görev yerinden ayrıldığı takdirde yerine vekalet edecek personeli Daire Başkanı nın onayına sunmak. Laboratuvardaki çalışmaların işçi sağlığı ve iş güvenliğine uygun yapılmasını temin etmek, yangın ve sivil savunma konularında tedbirler almak. Kendine bağlı Şeflerin çalışmalarını planlamak, koordine etmek, iş bölümü yapmak ve denetlemek. Müdürlüğe bağlı personelin verimini, mesleki bilgi ve becerisini artırıcı faaliyetler düzenlemek, eleman eğitim programları hazırlamak ve bu amaçla Daire Başkanlığı na öneriler sunmak. Müdürlük personelinin görevlerini yasalar, yönetmelikler, genelgeler ve talimatlara uygun olarak zamanında yapmasını sağlamak. Laboratuvarın güncel teknolojilere uyumlu olması için gerekli araştırma geliştirme ve uygulama faaliyetlerini yürütmek. Üst Makamlar tarafından verilen diğer görevleri yetki ve sorumluluğu dahilinde yerine getirmek.
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 11 / 36 TS EN ISO/IEC 17025 Standardına uygun olarak Genel Müdürlük Merkez Su Analiz Laboratuvarı nın Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasını, takip edilmesini, sürekliliğinin sağlanmasının, geliştirilmesini, Kalite Politikasının çalışanlara duyurulmasını ve çalışanlarda kalite bilincinin geliştirilmesini sağlamak. Laboratuvarda yapılan işlerin kalitesini olumsuz yönde etkileyebilecek; bağımsızlığını, tarafsızlığını, karar alma ve çalışmalarındaki objektifliğini zedeleyebilecek, ticari, mali, idari hiçbir faaliyet içerisine girmeden, üzerinde oluşabilecek her türlü iç ve dış baskıya karşı koyarak ve gizliliği sağlayarak hizmet vermek. TS EN ISO/IEC 17025 kapsamında Deney-Cihaz Talimatları ve Şartnameler hariç tüm dokümanları hazırlamak, revizyonlarını gerçekleştirmek ve kullanıcılara ulaştırmak. Yönetimin Gözden Geçirilmesi Toplantısına katılacak kişileri bilgilendirmek, toplantıya katılmak ve toplantıda alınan kararların uygulanmasını sağlamak/sağlatmak, Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı kararlarının yazılı olarak duyurusunu yapmak ve ilgililere dağıtmak, Genel Müdürlüğümüz Merkez Su Analiz Laboratuvarı nın akreditasyonu kapsamında Akreditasyon Kuruluşları ile olan koordinasyonu sağlamak, Kalite sisteminin etkinliği ve verimliliğinin sürekli artırılması amacıyla üst yönetimle bağlantılı olmak, Laboratuvarın akreditasyon kapsamındaki eğitim planlarını hazırlamak, uygulanmasını sağlamak, eğitim kayıtlarını tutmak ve muhafaza etmek, Müşteri Memnuniyeti ölçümlerini yapmak, değerlendirmek ve müşteri şikâyetlerine ilişkin kayıtların tutulmasını ve muhafazasını sağlamak, Laboratuvarın geleceğe dönük planlarında, Laboratuar Şube Müdürü ile koordineli olarak çalışmak, Laboratuvarda kullanılan Ulusal, Bölgesel ve Uluslararası Standartlar ve dokümanların gerektiğinde güncel olanlarının kullanılmasını sağlamak/sağlatmak, Laboratuvar Kalite Kontrol Planını hazırlamak, takibini yapmak. Gerektiğinde Taşeron/Tedarikçi tetkiklerine katılmak. Akreditasyon kuruluşuna karşı kurumu temsil etmek. Düzeltici önleyici faaliyet başlatmak ve kontrolünü yapmak, deney hariç gerektiğinde işin durdurulmasına karar vermek. Laboratuvar personelinin, terfi veya yetiştirilmesi gibi eğitim, kalifikasyon işlemleri hakkında İdareye teklifte bulunmak. Ġçmesuyu-Atıksu Analiz ġefleri Analiz Şefliği ile ilgili her türlü numune alımı ve kabulü ile ilgili düzenlemeler yapmak, numune kabul kriterlerini belirlemek, gerektiği hallerde odak noktalarının listesini hazırlamak ve tekrar numune alınmasını sağlamak ve kamu sağlığına aykırı hallerin olması durumunda Müdürlüğe bilgi vererek gerekli koordinasyonlara yardımcı olmak. Birime gelen su numunelerinin gerekli şekilde kayıt edilmesi, korunması ve Türk ve Dünya Standartlarına uygun olarak analiz edilmesini sağlamak. Analizlerin aksatılmadan zamanında yapılması için gerekli tedbirleri almak; bu amaçla gerekli düzenlemeleri yapmak. Gerekli hallerde içme suyu ve atıksu arıtma tesislerinin çeşitli ünitelerinde kontrol ve araştırmalar yaparak raporlar hazırlamak. Birimde kullanılan her türlü evrak, malzeme, cihaz ve eczanın usulüne uygun kullanılması için gerekli tedbirler almak ve takipler yapmak. Haftalık ve aylık faaliyet raporları hazırlayıp Müdürlüğe sunmak.
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 12 / 36 Analiz Şefliği personelinin mazeret izni ve senelik izin v.b. gibi ihtiyaçları doğrultusunda işlerin aksatılmaması için gerekli iş ve izin planları hazırlamak. Kendisine bağlı personelin iş bölümünü yapmak, görevlerini eksiksiz ve düzenli olarak yapmasını sağlamak, gerekli hallerde akşam, hafta sonu, bayram ve resmi tatil dönemleri için mesailer düzenlemek. Birim stoklarının daima yeterli vaziyette bulundurulmasını sağlamak; azalan malzemenin zamanında temini için gerekli takipleri yapmak. İlgili analizlerle ilgili her türlü analiz ve kontrol faaliyetlerinin gerektiği gibi yapılmasını sağlamak ve raporların zamanında verilmesi için gerekli takipleri yapmak. Birimindeki faaliyetlerle ilgili olarak Müdürlüğe bilgi vermek. Personelin mesleki beceri ve gelişmesini sağlamak amacıyla gerekli düzenlemeleri yapmak; eğitim programları hazırlamak ve uygulamak. Üst Makamlar tarafından konuyla ilgili olarak verilen diğer görevleri yürütmek. Numune Kabul ve Rapor Düzenleme (NKRD) Birim Sorumlusu Laboratuvara gelen su numunelerinin; analiz şartlarına uygun olanlarının kabulünü yapmak, kayda geçirmek, diğer laboratuvar şefliklerine gerekli analizlerin yapılmasını Şube Müdürü adına talep etmek ve birimlerden gelen sonuçlara göre rapor düzenlemesi yapmak. Uygun şartlarda gelmeyen numuneler ile ilgili tutanakları tutarak numuneyi iade etmek. Faaliyet raporlarını çıkarmak. Numunelerin laboratuvara geliş sırasına göre kayıtlarını tutmak. Özel İstek olarak gelen analiz talepleri için numune kabul şartlarını müşteriye iletmek. İdare dışından gelen analiz taleplerinin kayıtlarını tutup numunenin alınabilmesi için talebi amirine iletmek. Analiz sonuçlarının gizliliğini sağlamak Analiz sonuçlarının muhafazasını sağlamak. Analiz sonuçlarının düzenli olarak raporlandırılmasını sağlamak. Kendisine bağlı personelin iş bölümünü yapmak; görevlerini eksiksiz ve düzenli olarak yapılmalarını sağlamak. Üst Makamlar tarafından konuyla ilgili olarak verilen diğer görevleri yürütmek i) Kalite Yönetim Sisteminin uygulanmasını ve daima takip edilmesini sağlamak için gerekli yetki ve sorumluluğa sahip bir atanmış olup, bu yönetici, laboratuvar politikası ve kaynakları hakkında kararların alındığı yönetim kademesi olan Daire Başkanı na doğrudan ulaşabilmektedir. j)kilit konumda olan teknik ve kalite yönetimi için yardımcılar, Görev Talimatlarında açıklanan Görevin Gerektirdiği Nitelikler sağlanmak koşulu ile Personel Atama Listesi (LST.03) ile atanmıştır. k)personelin yapılan faaliyetlerin önemi ve bunların Kalite Yönetim Sisteminin hedeflerinin gerçekleştirilmesine nasıl katkıda bulunacağının bilincinde olmasının sağlanması, Personel Yönetimi ve Geliştirilmesi Prosedürü (PRS.23) kapsamında gerçekleştirilen eğitim faaliyetleri ile temin edilmektedir. 4.1.6.ĠletiĢim: Üst yönetim, laboratuvarda uygun iletişim proseslerinin oluşturulması ve Kalite Yönetim Sisteminin düzgün işlemesi için, etkin bir iletişimin gerçekleşmesini sağlamaktadır. Üst yönetim, iletişim kanallarını kullanarak sistematik bir şekilde tüm çalışanlara kalite politikasını, hedefleri, kalite sistemi denetim sonuçlarını, kararları ve gelecekteki faaliyetleri iletir. İç iletişim, kurum kültürü
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 13 / 36 ve ruhunu yaratmada anahtar role sahiptir. Analiz ve ölçümlerin yapılması da dâhil iletişim kanalları; periyodik gözden geçirme, bilgilendirme toplantıları, eğitimler, iç yazışmalar, çalışan önerileri, e-mail, duyuru panosu ve telefondur. Müşteri ile iletişim yöntemleri Müşteriye Hizmet Prosedürü (PRS.10) nde açıklanmıştır.
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 14 / 36 4.1.7. MESKĠ Genel Müdürlüğü Organizasyon ġeması
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 15 / 36 MESKĠ Merkez Su Analiz Laboratuvarı Organizasyon ġeması Genel Müdür Genel Müdür Yardımcısı (Teknik) Arıtma Tesisleri Dairesi Başkanı Laboratuvar Şube Müdürü Yazı İşleri Şefi Kalite Yöneticisi Yrd. Atıksu Analiz Şefi İçme Suyu Analiz Şefi Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Birim Sorumlusu Mikrobiyolojik Analiz Birim Sorumlusu
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 16 / 36 Personel Atama Listesi (LST.03) Analiz Listesi (LST.05) Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PRS.01) Uygun Olmayan Analiz İşinin Kontrolü Prosedürü (PRS.06) Düzeltici Faaliyet Prosedürü (PRS.07) Önleyici Faaliyet Prosedürü (PRS.08) Müşteriye Hizmet Prosedürü (PRS.10) Personel Yönetimi ve Geliştirilmesi Prosedürü (PRS.23) Personel Etik Taahhütnamesi (FRM.11) 4.2.KALĠTE SĠSTEMĠ Laboratuvarda, uygun bir yönetim sistemi oluşturulmuş olup, uygulanmakta ve sürdürülmektedir. Laboratuvarda, analiz sonuçlarının kalitesini güvenceye almak için gereken bütün politika, sistem, program, prosedür ve talimatları doküman hâline getirilmiştir. Sistem dokümantasyonu, ilgili personele iletilmiş ve bu personel tarafından anlaşılmış ve dağıtımı Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PRS.01) ne göre ulaşılabilir ve uygulanabilir şekilde yapılmıştır.
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 17 / 36 KALĠTE POLĠTĠKASI MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarının Kalite Politikası; çalışmalarını güncel, Ulusal ve/veya Uluslararası standard veya güvenilir kuruluşlar tarafından yayınlanmış analiz metotlarına göre, iyi mesleki ve teknik uygulama şartları sağlanarak, mümkün olan en kısa sürede, yasal şartlara ve müşteri şartlarına uygun ve ekonomik olarak, tarafsızlık, bağımsızlık, dürüstlük, gizlilik ve güvenilirlik ilkeleri esas alınarak sürdürmektir. MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarının ana hedefi; konusunda sürekli olarak eğitilen, hedefini bilen uzman personeli ile analiz metod ve standardlarına uygun analiz cihazlarını kullanmak, kalibrasyon programları ile cihazları kontrol altında tutmak, müşterilerden gelen analiz isteklerini mümkün olan en üst seviyede karşılayarak ve kaliteli hizmet sunarak müşteri memnuniyetini sağlamak, analizlerin hassasiyetle sonuçlandırılabilmesi için gerekli referans/standart malzemeleri kullanmak, ulusal/uluslararası laboratuvarlarla yapılan karşılaştırma ölçümleriyle analiz kalitesinin teminini etkin kılmak ve böylece potansiyel müşteri şikayetlerini en az seviyeye indirmektir. Laboratuvar personelinin tamamı; TS EN ISO/IEC 17025 standardının şartlarına uygun olarak hazırlanmış kalite yönetim sistemi içindeki tüm politika ve prosedürleri öğrenmiş, benimsemiş ve bu politika ve prosedürlere uygun olarak çalışmaktadır. Bu kapsamda Laboratuvar Yönetimi TS EN ISO/IEC 17025 standardına, TÜRKAK Rehber ve Tebliğlerine uymayı ve Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için gerekli çalışmaları yapacağını taahhüt eder. 03.12.2014 Turgut AYBAK B.Günhan GÜNGÖRDÜ Dr. Halil KABAK Genel Müdür Genel Müdür Yrd. Daire BaĢkanı
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 18 / 36 Kalite Politikasının Duyurulması ve Benimsetilmesi Kalite Politikası eğitimlerle ve asılı olarak tüm çalışanlara duyurulur. Kalite Hedefleri ve Hedef Konuları: Aşağıdaki konularda Genel Hedefler oluşturulmuş olup Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarında ele alınmaktadır. - Personel yetkinliğinin arttırılması, - Müşteriye taahhüt edilen şartlardan sapma oranın azaltılması, - Müşteri şikayetlerinin azaltılması, - Müşteri memnuniyetinin arttırılması. Stratejiler: Kalite politikasını destekler nitelikteki kalite hedefleri, Kalite Hedefleri Belirleme ve Takip Planı (PLN.01) ile belirlenmiştir. Plandaki veriler, analiz edilerek mevcut durum, hedef değer ve hedefe ulaşmak için stratejiler belirlenmekte ve üst yönetim tarafından destek verilmektedir. Üst Yönetimin Sorumluluğu MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı Üst yönetimi, kalite yönetim sisteminin gerçekleştirilmesi, geliştirilmesi, yönetim sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi ve etkinliği konusundaki sorumluluğunu Kalite Politikası ile beyan etmekte ve Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantıları ile bunu kanıtlamaktadır. MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı Üst yönetimi, müşteri şartlarının ve yasal şartların karşılanmasının önemini Kalite Politikası ile organizasyona duyurmuş olup; temel ilkesi, müşteri memnuniyetinin bu kapsamda sağlanmasıdır. Teknik yönetimin ve nin bu standarda uygunluğu sağlama sorumlulukları da dâhil, görevleri ve sorumlulukları Madde.4.1.5.h. de tanımlanmıştır. MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarı Üst Yönetimi, Kalite Yönetim Sisteminde değişiklikler planlandığında ve uygulandığında, Kalite Yönetim Sisteminin bütünlüğünü ve işlerliğini sağlayacak önlemleri yapılan toplantılar ile planlar ve bu planlar doğrultusunda değişikliklerin gerçekleştirilmesini sağlar. Kalite Yönetim Sisteminin Dokümantasyon Yapısı Kalite El Kitabı, prosedürlere atıf yapmaktadır. Yönetim Sisteminde kullanılan dokümantasyonun yapısı, ana hatları ile aşağıda tarif edilmiştir. Doküman kodlamalarında aşağıdaki kısaltmalar kullanılır. PRS: Prosedür TLM: (Genel) Talimat GTL: Görev Talimatı SÇT: Standart Çalışma Talimatı CKT: Cihaz Kullanma Talimatı FRM: Form LST: Liste PLN: Plan KEK: Kalite El Kitabı TSL: Tetkik Soru Listesi
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 19 / 36 DOKÜMANTASYON YAPISI Kalite Politikası Üst Yönetimin Deklarasyonu Kalite Hedefleri Kalite El Kitabı Prosedürler Talimatlar(Sistem/Görev/Analiz(SÇT)/Cihaz) Formlar/Planlar/Listeler Dış Kaynaklı Dokümanlar (Mevzuat, Standart, Rehber, Şartname vb.) Veriler/Kayıtlar Kalite Hedefleri Belirleme ve Takip Planı (PLN.01) Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PRS.01) 4.3.DOKÜMAN KONTROLÜ Kalite Yönetim Sisteminin yapısını oluşturan iç kaynaklı dokümanların hazırlanması, kontrol altına alınması, yayınlanması, dağıtılması, geri toplanması ve revize edilmesine yönelik uygulamalar ve dış kaynaklı dokümanların kontrolü ve dağıtımı için Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PRS.01) oluşturulmuş ve uygulanmaktadır. Dokümanların numaralandırılması, Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PRS.01) ne göre yapılmaktadır. Bu prosedür; dokümanların onaylanmış baskılarının, laboratuvarın fonksiyonunu etkili bir şekilde yerine getirmesinde hayati önemi olan işlemlerin yapıldığı bütün yerlerde bulundurulması, dokümanların ilgili kriterlere uygunluğunun sürekliliğini sağlamak amacıyla düzenli olarak gözden geçirilmesi ve gerektiğinde revize edilmesini, geçersiz veya güncelliğini yitirmiş dokümanların dağıtıldıkları veya kullanıldıkları her noktadan en hızlı şekilde toplanması veya amaç dışı kullanılmamalarının güvence altına alınmasını ve yasal zorunluluk veya bilgi muhafazası amacıyla saklanması gereken, güncelliğini yitirmiş dokümanların uygun bir şekilde işaretlenmesi şartlarını açıklamaktadır. Kalite Yönetim Sisteminde yer alan tüm dokümanlar yayınlanmadan önce yetkili personel tarafından gözden geçirilmekte ve onaylanmaktadır. Tüm dokümanların güncellik takibi için, Güncel Doküman Listesi (LST.01) oluşturulmuştur. Dokümanlar kurum kültürünü yansıtacak şekilde standart formatta oluşturulmuş olup laboratuvar tarafından basılı ve elektronik ortamda yayınlanmaktadır. Bu formatta Kurum logosu, dokümanın no su ve adı, ilk yayın tarihi, revizyon no ve revizyon tarihi, sayfa no/toplam sayfa no ile yayınlayan makamların bilgileri yer almaktadır.
KEK.01 10.12.2012 03.12.2014/03 20 / 36 Dokümanların onay işlemi, basılı doküman üzerinde ıslak imza ile yapılmakta ve KY tarafından muhafaza edilmektedir. Dokümanlarda elle değişikliğe izin verilmemektedir. Revizyon ya da yeni doküman ihtiyacı; standardın revizyonu, ilgili dış kaynaklı dokümanların revizyonu, tabi olunan mevzuatın revizyonu, iç ve dış tetkikler sonunda bulunan uygunsuzluklar, düzeltici ve önleyici faaliyetler, iyileştirmeler, müşteri şikayet ve önerileri ile dokümanlarda revizyon ihtiyacı oluşabilir, oluşan bu ihtiyaç yetkili personel tarafından değerlendirilerek uygun bulunması halinde doküman, doküman tipine göre verilen görevlere bağlı kalınarak hazırlanır ve/veya mevcut doküman revize edilerek, dokümanı onaylama yetkisi bulunan makam tarafından onaylanması sağlanır. Saklanan eski revizyonlar GEÇERSİZ Kaşesi ile işaretlenmiş olup ARŞİV klasöründe saklanır Dokümanlarda yapılan değişiklikler altı çizili olarak tanımlanır. Elektronik ortamda dokümanların dağıtılması ve güvenliği Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PRS.01) ile sağlanmaktadır. Elektronik ortamda yayınlanan dokümanların kullanıcılar tarafından değiştirilmesi önlenmiş ve dokümanlar sürekli olarak yedeklenmektedir. Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PRS.01) Güncel Doküman Listesi (LST.01) 4.4.TALEPLERĠN, TEKLĠFLERĠN VE SÖZLEġMELERĠN GÖZDEN GEÇĠRĠLMESĠ MESKİ Merkez Su Analiz Laboratuvarına gelen analiz taleplerinde, müşteri isteklerini sağlayabilecek metodların seçimi için müşteri şartları analiz edilmekte, şartların sağlanması için gerekli kaynak ve yeterlilik sağlanmakta ve müşteri ile anlaşılan metodların tanımlanması ve dokümante edilmesi hususunda Kalite Yönetim Sistemi işletilmektedir. Gelen analiz taleplerinin alınması, değerlendirilmesi, tekliflerin hazırlanması ve şartların gözden geçirilmesi hususlarını etkin olarak gerçekleştirmek amacıyla izlenecek yöntemler belirlenmiş ve tüm personel tarafından görev ve yetkileri çerçevesinde Taleplerin Tekliflerin ve Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi Prosedürü (PRS.09) ne göre uygulanmaktadır. Gelen talepler için, laboratuvar kaynakları ve yerine getirebilme kabiliyeti analiz edilir, müşteriye talepte belirtilen hususlara göre teklif hazırlanır ve yanlış anlaşılmaları engellemek için sözleşme şartları gözden geçirilir ve son halini alır. Müşteri ile varılan kararlara ait veriler laboratuvar personeline iletilir. işler. Sözleşme şartlarında olabilecek değişiklikte sistem hem müşteriye hem de çalışanlara yönelik olarak Taleplerin tekliflerin ve sözleşmelerin gözden geçirilmesi kayıtları kalite kaydı olarak tanımlanmakta ve muhafaza edilmektedir. Taleplerin Tekliflerin ve Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi Prosedürü (PRS.09)