T.C Evrak Tarih ve Sayısı: 22/03/2016-7522 BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU *BE5U03KC* Oturum Tarihi 21/03/2016 Oturum Saati 10:00 Oturum Sayısı 03 KARAR ÖRNEĞİ Gündem : nun 18.03.2016 tarihli ve 03 sayılı kararı ile oluşturulan iş akış süreci formları ile yürürlükte bulunan Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS belgesi hazırlama prosedürü ile ilgili birimlere eğitim verilmesi konularının görüşülmesi. Karar: nca oluşturulan formlar incelenmiş olup, Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürünün 5/1 maddesi uyarınca toplam 31 adet İş Akış Süreci Formunun ekteki şekliyle kabulüne, Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürüne ilişkin olarak birim yetkililerine mart ayı içerisinde eğitim verilmesine, eğitim sonrasında Üniversitemizce bugüne kadar düzenlenmiş tüm belgelerin Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürüne uygun biçimde hazırlanmasını teminen birimlerin kullanmış olduğu dökümanlar gözden geçirilerek bu prosedüre uygun hale getirilmesi ve web sayfamızın buna uygun biçimde yeni belgelerin yayınlanacağı şekilde güncellenmesine oy birliği ile karar verilmiştir. EKLER: İş Akış Süreci Formu (31 Adet) e-imzalıdır Prof. Dr. İbrahim TAŞ Başkan e-imzalıdır Prof. Dr. Abdulkadir İLGEN Üye e-imzalıdır Doç. Dr. Metin KESLER Üye e-imzalıdır Ahmet Rüştü MUMCU Üye e-imzalıdır Alper YILDIRIM Üye Mevcut Elektronik İmzalar AHMET RÜŞTÜ MUMCU (Genel Sekreterlik - Genel Sekreter) 21/03/2016 11:21 ABDULKADİR İLGEN (İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dekanlığı - Dekan) 21/03/2016 11:41 ALPER YILDIRIM (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Daire Başkanı) 21/03/2016 13:07 İBRAHİM TAŞ (Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü - Rektör) 21/03/2016 13:45 METİN KESLER (Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü - Meslek Yüksekokul Müdürü) 22/03/2016 10:21 Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe Kampüsü 11030-BİLECİK Ayrıntılı bilgi için irtibat: Oya SAYIN Tel: 0228 214 11 01 Faks:0228 214 11 02 Elektronik ağ:http://strateji.bilecik.edu.tr Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
2. Kapsam DİS-001 Bu süreç akışının amacı, Ambarlar ve Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin Sayıştaya bildirilmesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, Ambarlar ve Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin Sayıştaya bildirilmesi kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Harcama Birimlerinin Ambarlar ve Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin bilgilerini 4. Süreç Riskleri içeren yazıları zamanında göndermemiş olmaları, Yıl sonu itibariyle tüm harcama birimlerine ait Ambarlar ve Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin Sayıştaya bildirilmesi gereken tarih itibariyle bildirilmemesi 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Belirli dönemler itibariyle hatırlatma yazılarının hazırlanması Harcama Birimleri AMBARLAR VE TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİLERİNİN SAYIŞTAYA BİLDİRİLMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Harcama Biriminlerince takip edilen yıl için görev yapacak Taşınır Kayıt, Kontrol Yetkilisi ile kullanılan ambarlara ait açık adreslerin belirtileceği bir yazı gönderilir. Taşınır Mal Yönetmeliği Birimlerden gelen yazılarda belirtilen görevliler ile adres bilgileri toplanarak bir yazı ekinde Sayıştay Başkanlığına gönderilir. Yazı ve Ekleri Sayıştaya gönderilen yazının bir örneği EBYS sistemi üzerinden Dosyalanır.
ANALİZ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-002 Bu süreç akışının amacı, laboratuvarımızda analiz işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir analizin sorumlusunu ve sonuçlarını içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Bu süreç akışı, Laboratuvarımızda yapılan tüm analiz işlemlerini ve sonuçlarını kapsar. Merkezi Araştırma Laboratuvarı 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Analiz cihazlarının çalışır durumda olması, cihazların bakımlarının tam ve zamanında yapılması. Analizlerin belirlenen günlerde yapılması, sonuçlarının analiz isteklilerine tam ve zamanında teslim edilmesi. İdari Birim Analiz Talep eden tarafından başvurunun gerçekleşmesi için; Analiz Randevu Dilekçesi Analiz Ön Talep Formu Analiz Talep Formu imzalanıp doldurulması gerekmektedir. Eksiksiz olması kontrol edilir analiz yapılacak numuneler ile birlikte teslim alınır ve evrak kayıt çizelgesine kaydedilir. Başvurunun yapılması ve formların idari birim görevlisine teslim edilmesi veya fax Birim Yetkilisi veya Birim Yetkilisi Yardımcısı Formlar üzerindeki bilgilerin doğruluğu kontrol edilir. Analiz Randevu Dilekçesi onaylanıp imzalanır, analizi yapması uygun görülen uzman personele belirlenen gün ve saatte yapılması için havale edilir. Formların birim yetkilisi tarafından onaylanması imzalanması ve havale edilmesi Birim Akedemik (Uzman) Uzman akademik personel tarafından analizlerin yapılması ve analiz sonuçlarının çıkartılması. İdari Birim ne Teslim Edilir. İdari Birim Analizler yapılırken faturalama işlemi için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına üst yazı ile Analiz yaptıran kişiye ait fatura bilgileri gönderilir. EBYS İdari Birim Faturaların tanzim edilmesi Analiz yaptıran tarafından Analiz miktarının öndenmesi ile analiz sonuçları analiz talebinde bulunan kişiye teslim edilir. cd, e-posta veya elden teslim edilir HAZIRLAYAN İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ONAYLAYAN İç Kontrol İzleme Ve Yönlendirme Kurulu
AY VE YIL SONU İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-003 Bu süreç akışının amacı, Ay ve Yıl Sonu İşlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Bu süreç akışı, Ay ve Yıl Sonu İşlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Mizan kontrolünün eksik veya hatalı yapılması 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Ay sonu işlemlerinin hatasız yapılması Söz konusu aya veya yıla ilişkin olarak mizandan döküm alnır. Mizan İncelenir ve muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. Mizan Say2000i sisteminden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. Maliye Bakanlığı Say2000i sisteminden Ay ve Yıl sonu işlemleri bölümünden ilgli bölümler doldurulur, muhasebe yetklisinin onayına sunulur İlgili aya ait Ödenek Giderler veya ilgili Yıla ait 1 nolu SİF Say 2000i sisteminden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. 1
AY VE YIL SONU İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ İç Kontrol Belgesi No: İlk Yayın Tarihi 1 Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi
BANKA ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-004 Bu süreç akışının amacı, banka ödeme işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Bu süreç akışı, banka ödeme işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Say2000i sisteminde yaşanan sistemsel aksaklıklar 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Ödemelerin belirli günlerde yapılması ÖEB/MİF kontrol işlemleri süreci Ödeme Emri Belgesi/ İşlem Fişi İşlem numarası alınmış evraklar onaylanılabilmesini teminen Say2000i sistemine veri girişi yapılarak Kayıt Formu (KBS)nda sorgulanır. Merkezi Yönetim Yönetmeliği Sorgulanan evrağa ilişkin gerekli kontroller yapılarak Çek numarası işlenerek onaylanır. Onaylanan evrağın Üzerine Onay tarihi ve numarası yazılır. Onaylı Ödeme Emri Belgesi/ İşlem Fişi Onaylanmış evraklara ilişkin olarak Bankaya Gönderilecek Ayrıntı Listesi Dökümü alınarak Gönderme Emri Teslim Tutanağı düzenlenerek muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur. Gönderme Emri Belgesi Say2000i üzerinden Kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. Merkezi Yönetim Yönetmeliği Onaylanıp imzalanan ÖEB ve MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. Ödeme Emri Belgesi/ İşlem Fişi
BAP PROJE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-005 Sayfa 4-1 Bu süreç akışının amacı, BAP proje işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, proje işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Proje başvurularının süresinde verilmemesi 1. dönem proje (Mart-15) başvurularına ait yazının en geç Ocak ayı sonu itibariyle, 2. dönem 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri proje (Ekim-15) başvurularına ait yazının da en geç Ağustos ayı sonu itibariyle Akademik birimlere yazılması. Dekanlık/ Müdürlük Proje başvurularının, Dört kopya ve CD içerisinde Rektörlüğe (SGDB) gönderilmesi. Proje Başvuru Dilekçesi ve Ekleri/ BAP Yönergesi Ön değerlendirme yapılması Komisyon Uygun mu? İade yazısı hazırlanır. İade Yazısı/ BAP Yönergesi Proje İşlemleri Birim Hakemlere gönderme işleminin yapılması Hakemlere gönderme yazısı Hakemlerce değerlendirme yapılarak HDF'nin gönderilmesi Hakemler 1 Hakem Değerlendirme Formu
BAP PROJE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-005 Sayfa 4-2 1 Komisyon Hakem görüşlerinden sonra projenin nihai olarak değerlendirilmesi Komisyon Kararı Uygun mu? İade yazısı hazırlanır. Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu Başkanı Projenin onaylanması Proje Kabul Yazısı Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu Başkanı/Proje Yürütücüsü Proje sözleşmesinin imzalanması Sözleşme Her altı ayda bir ara rapor verilmesi Proje Yürütücüsü Ara Rapor 2
BAP PROJE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-005 Sayfa 4-3 2 Proje İşlemleri Birim Hakemlere gönderme işleminin yapılması Ara Rapor Yazısı Hakemler Hakemlerce değerlendirme yapılarak HASRDF'nin gönderilmesi Hakemlerden Gelen Yazı Hakem görüşlerinden sonra projenin devamı Veya iptali konusunun görüşülmesi Komisyon Devam mı? Proje yürütücüsüne bildirilmesi Ve ilgili yönetmelik hükümlerinin uygulanması Ara Karar Sözleşmede belirtilen proje bitiş tarihini izleyen 3 (üç) ay içinde araştırma sonuçlarını içeren sonuç raporunun Komisyona verilmesi. Proje Yürütücüsü Sonuç Raporu 3
BAP PROJE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-005 Sayfa 4-4 3 Komisyonca projenin başarılı olup olmadığının yeniden değerlendirilmesi Başarılı mı? Proje yürütücüsü talebi doğrultusunda yeniden görüşülür veya hakemlere gönderilir Komisyonca projenin başarılı olup olmadığının değerlendirilmesi Sanuç Raporu/ Hakem Görüşü Başarılı mı? Proje yürütücüne bildirilmesi Ve ilgili yönetmelik hükümlerinin uygulanması Proje Yürütücüsü/ Proje İşlemleri Birim Proje sonuç raporunun 2 (iki) nüsha yazılı metin ve kaydedilmiş bir adet CD veya hafıza kartı ile birlikte komisyon başkanlığına iletilmesi, Sonuçlanan projelerin web'den yayımlanması Üniversite web sayfasında Yayınlanması
BİLGİ EDİNME BİRİMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-006 Bu süreç akışının amacı, bilgi edinme işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem Belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, bilgi edinme işleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar 3. Süreç Sahibi Hukuk Müşavirliği 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Erişilmek istenilen bilgi ve belgenin başka bir birimde olması halinde yasal süresinde bilgi verilmemesi Konuyla ilgili birimlerle sürekli iletişimde bulunmak. Hukuk İşleri Birim Talebin BİMER ya da Bilgi Edinme Birimine e-posta yada yazılı olarak gelmesi gelmesi ve evrakın kayda alınması 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Avukat, Müşaviri Hukuk Talep geçerli değilse talebin reddinin talep sahibine gerekçesiyle bildirilmesi BİMER- BEB Avukat, Müşaviri Hukuk Talep geçerli ise ilgili birime gönderilmesi EBYS Avukat, Müşaviri Hukuk İlgili birimce talep sahibine cevap verilmemişse birime gönderilen cevabın talep sahibine iletilmesi BİMER- BEB Hukuk İşleri Birim Giden evrak kaydının yapılarak işlemden kaldırılması BİMER- EBYS HAZIRLAYAN İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ONAYLAYAN İç Kontrol İzleme Ve Yönlendirme Kurulu
DİS-007 Bu süreç akışının amacı, döner sermaye işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Bu süreç akışı, döner sermaye işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Döner Sermaye kapsamında kesilen faturaların tahsilat süresinin uzaması veya tahsil edilememesi. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Aylık dönemler itibariyle tahsil edilmeyen faturaların muhataplarının bilgilendirilmesi Öğretim Elemanı DÖNER SERMAYE İŞLEMLERİ SÜRECİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Faaliyeti yürütecek öğretim elemanları yapılacak işle ilgili taleplerini varsa iş yapılacak karşı tarafın istek yazısı ile birlikte çalıştığı birime müracaat etmesi Talebin birim yönetim kurulunda görüşülmesi 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 58. Maddesi Birim Yönetim Kurulu Uygun mu? İlgiliye yazıyla bildirilmesi. Birim Yönetim Kurulu Konuyla ilgili yönetim kurulu kararı alınması (Söz konusu kararda İşin niteliği, KDV hariç tutarı ve kimler tarafından yerine getirileceği Açıkça belirtilecektir) Yönetim Kurulu Kararı Dekanlık/ Müdürlük Yönetim Kurulu Kararının Rektörlüğe(Personel Dairesi Başkanlığına) gönderilmesi Karar Bildirimi Uygun mu? Yazı iade edilir. Personel Dairesi Başkanlığı Rektörlük uygun görüşü alınarak ilgili birime ve Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne gönderilir
DÖNER SERMAYE PAYLARI İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-008 Bu süreç akışının amacı, döner sermaye kanalıyla elde edilen gelirlerin dağılımı kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Bu süreç akışı, döner sermaye kanalıyla elde edilen gelirlerin dağılımı kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Belirlenen oranlardan farklı ödemeler yapılması 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Ödemelerin düzenli kontrolü Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Yılı itibariyle, döner sermaye kanalıyla elde edilen gelirlerin hangi paylarda dağıtılacağına ilişkin ilgili mevzuatı uyarınca işletme müdürlüğünce hazırlanan bilgiler Yönetim Kurulunda görüşülüp onaylanmak üzere Genel Sekreterliğe gönderilmesi. 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 58. Maddesi/BŞEÜ Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği Konunun Üniversite yönetim kurulunda görüşülmesi Genel Sekreterlik/ Üniversite Yönetim Kurulu Uygun mu? DÖSİM'e yazıyla bildirilir. Üniversite Yönetim Kurulu Üniversite yönetim kurulu kararı alınır Yönetim Kurulu Kararı Genel Sekreterlik Alınan karar Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne gönderilir Karar Yazısı
ETİK KURUL İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-009 Bu süreç akışının amacı, Eik Kurul işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem Belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, Etik Kurul işleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar 3. Süreç Sahibi Hukuk Müşavirliği 4. Süreç Riskleri Üyelerin akademik kariyerleri dışında başvuru yapılması 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Konuyla ilgili birimlerle sürekli iletişimde bulunmak. Üniversite Senatosu Etik Kurul üyeleri görevlendirilir Onay/5176Sayılı Kanun Hukuk İşleri Birim Etik Kurul başvurusu alınarak gelen evrak kaydı EBYS üzerinden yapılır. Avukat, Müşaviri Hukuk Evraklarda eksiklik olmaması halinde değerlendirilmek üzere kurulun bilgisine sunulur. Etik Kurul Üyeleri Değerlendirme sonucunda başvurunun kabul edilemez olması halinde Kurul başvuruyu reddeder Avukat, Hukuk Müşaviri İlgiliye başvurusunun reddedildiği hususu gerekçesiyle bildirilir. Red Yazısı Hukuk İşleri Birim Giden evrak numarası verilerek iş akış süreci sona erdirilir. Avukat, Hukuk Müşaviri Değerlendirme sonucunda başvurunun kabul edilmesi ilgiliye başvurusunun kabul edildiği bildirilir. Başvuru sonucu Hukuk İşleri Birim Giden evrak numarası verilerek iş akış süreci sona erdirilir. HAZIRLAYAN İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ONAYLAYAN İç Kontrol İzleme Ve Yönlendirme Kurulu
AVANS VE KREDİ KAPATMA İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-010 Bu süreç akışının amacı, avans ve kredi kapatma işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Bu süreç akışı, avans ve kredi kapatma işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Açılan avans ve kredilere ilişkin olarak zamanında kapama işlemlerini yerine getirmemek Mizandan bu hesabın düzenli aralıklarla takibi. Avans veya kredi kullanımından arta kalan Tutarın yatırılması sonucu alınan dekontun bir örneği alınır. 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu/ Ön Ödeme Usul ve Esasları Yatırılan tutara ilişkin olarak, avans artığı yatırılan işlemin emanet verileri say 2000 i sisteminden temin edilir. Merkezi Yönetim Yönetmeliği Avans veya Kredi işleminin bankaya yatırılan bölümü kadar Kapama işlemi Kayıt Formundan Gerçekleştirilerek onaylanarak iki adet MİF Alınır. İşlem Fişi 2 adet MİF Avans/ kredi kapamaya ilişkin harcama biriminden gelen avans/ kredi kapatmaya ilişkin ödeme Emrinin bir örneği ile ödeme dekontunun bir örneği eklenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi Kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. İşlem Fişi/Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri yönetmeliği Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi
Evet GEÇİCİ KABUL SÜRECİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-011 2. Kapsam İhalesi yapılan işlerin yükleniciden gelen kesin kabul talebi ile yapılan işlerin yerinde kontrol edilmesi. Bu süreç akışı,kesin kabul işi kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Kesin kabule engel eksiklikler var ise tespit edilmesi gerekmektedir. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Kesin kabul sürecindeki işlemlerin takibi. Yüklenici Firma Yüklenici Firma Tarafından Geçici Kabulün Yapılmasına Dair Dilekçenin Verilmesi Dilekçe Yapılan İşin Yerinde Ön İnceleme Yapılması Birim Geçici Kabule Uygun Mu? Eksiklerin Tamamlanması 4734 Sayılı İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeleri Kanunu Hayır Birim Geçici Kabul Teklif Belgesinin Hazırlanması Geçici Kabul Teklif Belgesi Birim Geçici Kabul Komisyonunun Oluşturulması. Geçici Kabul Komisyonu Komisyon Belirlediği Günde Kontrol Teşkilatı İle Yerinde İnceleme Yapar (Eksiklikleri Tespit Eder) Geçici Kabul Komisyonu, Birim Yetkilisi Geçici Kabul Tutanağının Hazırlanması ve Onaylanması Geçici Kabul Tutanağı Birim SGK'ya söz konusu işle ilgili istenen bilgiler gönderilerek ilişkisizlik belgesi alınır. lişiksiz Belgesiğı Strateji Gelistirme Daire Başkanlığı Geçici Kabul Kesintilerinin Ödenmesi MİF HAZIRLAYAN İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ONAYLAYAN İç Kontrol İzleme Ve Yönlendirme Kurulu
GELİRLERDEN ALACAKLAR İŞLEMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-012 Bu süreç akışının amacı, gelirlerden alacaklar işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Bu süreç akışı, gelirlerden alacak işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Gelirlerden alacaklar hesabında takip edilmek üzere dosya açılan kayıtlara ilişkin takip ve muhasebeleştirme işlemlerini düzenli yapılmaması Mizandan bu hesabın düzenli aralıklarla takibi. Yetkilisi Gelirlerden alacak kayıtlarına esas olmak üzere Hazine Yardımı, Yükseköğretim ücretler v.b tutarlar belirlenir, kayıt için birim görevlisine teslim edilir. İlgili Yazı Say2000i sisteminden Gelirlerden Alacaklar İşlemleri Hesabına veri girişi yapılarak dosya numarası alınır Kayıt Formunda alınan dosya numarası kaynak gösterilerek muhasebe kaydı gerçekleştirilir, yetkilisinin onayına sunulur İşlem Fişi Say2000i üzerinden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi
GÜNLÜK BANKA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-013 Bu süreç akışının amacı, günlük banka işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, günlük banka işlemleri ilişkin yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Kurumsal hesabın bulunduğu Bankaya ait İnternet bankacılığı hizmetlerinde yaşanan aksaklıklar. Kurumsal Hesabının bulunduğu banka şubesinden günlük banka hareketlerine ait listenin temin edilmesi. Birimi Banka hesabının bulunduğu bankaya ait kurum İnternet şubesine hergün giriş yapılarak tüm banka hesaplarına ait bir önceki güne ilişkin tüm gün hesap hareketleri alınır. Ayrıntı Listesi Say2000i sistemi üzerinden alınan banka dökümlerinde belirtilen giriş, çıkış işlemlerine İlişkin kayıtların gerçekleştirilmesine yönelik olarak Kayıt Formuna giriş yapılır. Kayıt Formuna banka dökümlerinde Belirtilen giriş ve çıkışlar işlenerek muhasebeleştirilir. MİF'lere, banka dökümlerinden birer örnek eklenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi Say 2000i üzerinden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi
İCRA TAKİBİ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-014 Bu süreç akışının amacı,icra takip işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem Belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, icra takip işleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar 3. Süreç Sahibi Hukuk Müşavirliği 4. Süreç Riskleri İlgili birimden borcun kaynağı ile ilgili eksik ya da yanlış bilgi verilmesi 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Konuyla ilgili birimlerle düzenli iletişimde bulunmak. Hukuk İşleri Birim Üniversite lehine icra takibinin yapılması -Üniversite aleyhine başlatılan icra takibinden haberdar olunması Tebligat/ İcra İflas Kanunu Hukuk İşleri Birim İcra takibinin esas defterine kaydedilmesi, Dosyalanması İcra Emri Avukat, Müşaviri Hukuk İcra takibi işlerinin yürütülmesi (itiraz edilmesi, itirazın iptali davası açılması, haciz yapılması, satış işlemi yapılması, gibi İ.İ.K kapsamında icra işlemlerinden uygun olanların yapılması) Esas Defter/ UYAP Avukat, Müşaviri Hukuk Borcun ödenmesi/ Alacağın tahslil edilmesi Dilekçe Avukat, Hukuk Müşaviri Dosyanın işlemden kaldırılması Esas Defter/ UYAP HAZIRLAYAN İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ONAYLAYAN İç Kontrol İzleme Ve Yönlendirme Kurulu
KDV-MUHTASAR BEYANNAME HAZIRLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-015 Bu süreç akışının amacı, KDV- Muhtasar Beyanname hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Bu süreç akışı, KDV- Muhtasar Beyanname hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Beyanname verme süresinin unutulması, 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Süresinden önce kontrollerin yapılması Birimi Banka hesabının bulunduğu bankaya ait kurum İnternet şubesine hergün giriş yapılarak tüm banka hesaplarına ait bir önceki güne ilişkin tüm gün hesap hareketleri alınır. Alıntı Listesi Say 2000i üzerinden alınan banka dökümlerinde belirtilen giriş, çıkış işlemlerine İlişkin kayıtların gerçekleştirilmesine yönelik olarak Kayıt Formuna giriş yapılır. Kayıt Formuna banka dökümlerinde Belirtilen giriş ve çıkışlar işlenerek muhasebeleştirilir. MİF'lere, banka dökümlerinden birer örnek eklenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi Say 2000i üzerinden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi
DİS-016 Bu süreç akışının amacı, SGK keseneklerinin gönderilmesi işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, SGK keseneklerinin gönderilmesi işlemleri kapsamında yürütülen 2. Kapsam tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri KESENEK GÖNDERME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Personel maaş ödemelerinden kesinti yapılan ve harcama birimlerince bildirgeleri onaylanan Sosyal Güvenlik Kurumu kesintilerinin zamanında ödenememesi, Harcama Birimlerince personelin emekli keseneklerinin Sosyal Güvenlik Kurumu e- kesenek sistemine girişinin zamanında yapılmamasıası, 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Konuyla ilgili harcama birimleri ile düzenli iletişimde bulunmak. Harcama Birimleri Maaş işlemleri sonrasında emanete alınan Sosyal Güvenlik Kurumu emanetlerine ait tahakkuk fişlerine ait dökümler tüm harcama birimleri tarafından SGK e-kesenek sisteme veri girişleri yapılır. SGK e-kesenek Sistemden tahakkuk fişlerinin birer örneği alınır. Tahakkuk Fişi Tahakkuk Fişi dökümü alındıktan sonra tüm harcama birimlerinin, Say2000i sisteminden SGK Kesenek Gönderme İşlemleri modülündenmuhasebeleştirme işlemleri tamamlanır ve işlem numarası alınır. Say2000i sisteminden alınan işlem numaraları Kayıt Formundan Sorgulanır, Açıklama kısmına her birimin kesenek kodu girilerek 103 hesap kaydı yapılır. Kaydı yapılıp onaylanarak söz konusu tahakkuk fişinin bir örneği eklenip muhasebe yetkilisinin onayına sunulur 1 İşlem Fişi
KESENEK GÖNDERME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-016 1 Say2000i üzerinden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi
Evet KESİN KABUL İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-017 2. Kapsam İhalesi yapılan işlerin yükleniciden gelen kesin kabul talebi ile yapılan işlerin yerinde kontrol edilmesi. Bu süreç akışı,kesin kabul işi kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Kesin kabule engel eksiklikler var ise tespit edilmesi gerekmektedir. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Kesin kabul sürecindeki işlemlerin takibi. Yüklenici Firma Yüklenici Firma Tarafından Kesin Kabulün Yapılmasına Dair Dilekçenin Verilmesi Dilekçe Biten İşin Yerinde Ön İnceleme Yapılması Birim Kesin Kabule Uygun Mu? Hayır Eksiklerin Tamamlanması 4734 Sayılı İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeleri Kanunu Birim Kesin Kabul Teklif Belgesinin Hazırlanması Kesin Kabul Teklif Belgesi Birim Kesin Kabul Komisyonunun Oluşturulması. Kesin Kabul Teklif Belgesi Kesin Kabul Komisyonu Komisyon Belirlediği Günde Kontrol Teşkilatı İle Yerinde İnceleme Yapar (Eksiklikleri Tespit Eder) Kesin Kabul Komisyonu, Birim Yetkilisi Kesin Kabul Tutanağının Hazırlanması ve Onaylanması Kesin Kabul Tutanağı Strateji Gelistirme Daire Başkanlığı Sözleşmede Belirtilen Süre Sonunda Kesin Teminat Mektubunun İade Edilmesi EBYS Kesin Teminatın İadesi HAZIRLAYAN İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ONAYLAYAN İç Kontrol İzleme Ve Yönlendirme Kurulu
KİŞİ BORÇLARI TAHSİLAT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-018 Bu süreç akışının amacı, kişi borcu tahsilatı kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, kişi borcu tahsilatı kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Harcama birimlerinden konuyla ilgili bilgi verilmemesi. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Konuyla ilgili harcama birimleri ile düzenli iletişimde bulunmak. Harcama Birimleri Harcama Biriminlerinden kişi borcuna ait yazılar ve ekleri Başkanlığa gelir. Yazı ve Ekleri Kişi borcu hesaplama cetvelinde hesaplanan tutarlar doğru mu? Kişi borcu hesaplama tablosunda gerekli düzeltmelerin yapılması İlgili birimden yazı ile istenir. Kişi borcu açılabilmesini teminen say2000i sistemi Kişilerden Alacaklar modülüne veri girişi yapılır. Kişi borcu dosyası açıldıktan sonra Say2000i üzerinden muhasebeleştirme işlemleri gerçekleştirilir. MİF'ler, Harcama biriminden gelen yazının bir örneği eklenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur 1 İşlem Fişi
KİŞİ BORÇLARI TAHSİLAT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-018 Say 2000i üzerinden Kontrol işlemi yapılır. 1 Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. Yetkilisi İlgili kişiye borcunun miktarını ve faiz bilgilerini içeren yazı gönderilir Kişi Borcu Tebliği Borçlunun taksitlendirme talebi varmı Borç çıkarılan personel Kişi Borcu Taksitlendirme süreci Dilekçe veya Yazı Borç bir Ay (30 Gün) içerisinde ödendi mi? Sürenin bitim tarihinden itibaren dosya 5 iş günü içerisinde hükmen tahsilat için dosyanın bir fotokopisi icra yoluyla tahsil edilmek üzere Hukuk Müşavirliğine yazı ile gönderilir. 2
KİŞİ BORÇLARI TAHSİLAT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-018 2 leştirme işlemi yapılır ve MİF muhasebe yetkilisinin onayına sunulur İşlem Fişi Say 2000i üzerinden Kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi
KİTAP KATALOGLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-019 Bu süreç akışının amacı, Kitap Kataloglama sürecinde yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, Kitap Kataloglama sürecindeki yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Eski basım tarihli kitapların ISBN numaralarının olmaması veya eski numaraların yeni kitaplarda kullanılması sonucu ortaya çıkan karışıklık. Kataloğumuza yeni giren kitapların basımlarının takibi ve eski kitaplarla karşılaştırılması. Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Kitap, Süreli Yayın ve Kitap Dışı Materyallerin alım ve ödeme süreci TKYS/ÖEB/4734 Sayılı kanun. Teknik Hizmetler Birim Kontrol edilen kitapların kataloglama ve barkodlama işlemlerini gerçekleştirmek Okuyucu Hizmetleri Kataloglaması yapılan kitapların raflara girmesini ve okuyucuya sunulmasını sağlama YORDAM HAZIRLAYAN İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ONAYLAYAN İç Kontrol İzleme Ve Yönlendirme Kurulu
KÜTÜPHANELER ARASI İŞBİRLİĞİ İŞ AKIŞ SÜRECİ KİTS,TÜBES DİS-020 Bu süreç akışının amacı,kütüphaneler Arası İşbirliği sürecinde yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Bu süreç akışı, Kütüphaneler Arası İşbirliği sürecindeki yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Kullanıcının Kitabı geciktirmesi veya kaybetmesi. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Kullanıcıyı diğer Üniversitelerden gelen kitaplar hakkında daha dikkatli olunması gerektiği konusunda uyarmak. Teknik Hizmetler ve Elektronik Kaynaklar Birim Sorumlusu Talep edilen Kitap,Makale,Tez Diğer Üniversitelerden istenir Teknik Hizmetler ve Elektronik Kaynaklar Birim Sorumlusu Kargo aracılığıyla gelen kitap,tez,makale kullanıcaya Kütüphane sistemi üzerinden verilir YORDAM Teknik Hizmetler ve Elektronik Kaynaklar Birim Sorumlusu Kullanıcadan geri gelen Kitap,Tez,Makale Kargolanarak ilgili Üniversiteye teslim edilir YORDAM HAZIRLAYAN İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ONAYLAYAN İç Kontrol İzleme Ve Yönlendirme Kurulu
MAAŞ SONRASI İŞLEMLER İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-021 Bu süreç akışının amacı, maaş sonrası işlemlerin gerçekleştirilmesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, maaş sonrası işlemlerin gerçekleştirilmesi kapsamında yürütülen 2. Kapsam tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Emanete alınan kayıtlara ilişkin olarak zamanında çıkış işlemlerinin yapılmaması 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Zamanında kontrol işleminin yapılması Maaş sonrası işlem yapılacak aya ilişkin bütün maaş hesaplama işlemlerinin tamamlanması. Maaş işlemleri sonrasında emanete alınan icra, sendika, Kefalet aidatı, kira, v.b gibi emanet kayıtlarına ilişkin say 2000i sisteminden gerekli raporlar alınır. Raporlar Alınan dökümlerde belirtilen emanetler ilgili kurum hesaplarına gerekli muhasebe kayıtları oluşturulup onaylanır. Onaylanan İşlem Fişlerine Yardımcı Defterlerden alınan emanet kayıtlarına ilişkin raporların birer örneği eklenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi İşlem Fişi Say 2000i üzerinden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi
NAKİT TALEP İŞLEMLERİ SÜRECİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-022 Bu süreç akışının amacı, nakit talep işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, nakit talep işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri NTAS sisteminde yaşanan sistemsel aksaklıklar 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Nakit taleplerinin son güne bırakılmaması. Hazine Müsteşarlığı web sayfasına giriş yapılır Nakit Talep Sistemi/Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Nakit Taleplerinin Hazırlanması ve Hazine Müsteşarlığına Bildirmesine İlişkin Yönetmelik Aylık nakit talep veri girişi yapılacak alana ilgili aydan Başlanarak toplam 3 aylık talep girişi yapılır ve kaydedilir Nakit Talep Sistemi Onaylanan ve dökümü alınan aylık nakit talepleri İşlemi gerçekleştiren personel tarafından İlgili dosyasına eklenek kaldırılır Onaylı aylık nakit talep
DİS-023 Bu süreç akışının amacı, Ödeme emri ve İşlem Fişlerinin Arşivlenmesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, Ödeme emri ve İşlem Fişlerinin 2. Kapsam Arşivlenmesikapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri ÖDEME EMİRLERİNİN ARŞİVLENMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Onaylanmış Ödeme Emri Belgelerinin veya İşlem Fişlerinin kaybolması veya bulunması gereken dosya dışında başka bir dosyada muhafaza edilmesi 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Arşivlemenin düzenli takip edilmesi Onaylanmış 2 adet ödeme emri belgesi veya muhasebe İşlem fişi imzalanmak üzere muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. Ödeme Emri Belgesi- İşlem Fişi Say 2000i üzerinden Kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. Onaylanıp imzalanan ÖEB ve MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. Ödeme Emri Belgesi- İşlem Fişi İmzaları kontrol edilen evraklar ilgili personel tarafından 1 örneği birim dosyasına koyulmak üzere diğer evraklar İstenildiğinde Sayıştay Başkanlığına gönderilmek üzere Dosyalanır. Ödeme Emri Belgesi- İşlem Fişi
ÖDENEK ONAYLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-024 Bu süreç akışının amacı, aktarma, ekleme vb. İşlemler sonrasındaki ödenek onaylamasına ilişkin yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, ödenek onaylamasına ilişkin yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Say2000i sisteminde meydana gelen sistem hataları, ödenek İşlemlerini 4. Süreç Riskleri gerçekleştiren Bütçe İşlemleri nin (aktarma, ekleme v,b) ni zamanında bilgilendirmemesi. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Ödenek İşlemlerini gerçekleştiren Bütçe İşlemleri nin (aktarma, ekleme v,b) ni zamanında bilgilendirmesi. Bütçe İşlemleri Birim Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü tarafından Muhasebata gönderilen ödenek işlemleri say2000i sistemine kayıtlar düşer Say2000i sistemi Ödenek İşlemleri modülünden Muhasebat tarafından gönderilen ödenek işlemlerinin onaylama işlemlerigerçekleştirilerek sistem tarafından otomatik verilen yevmiye numarası alınır. Alınan yevmiye numarası Kayıt Formundan Sorgulanarak iki adet İşlem Fişi muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi Say 2000i üzerinden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi
ÖDÜNÇ-İADE İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-025 Bu süreç akışının amacı, Ödünç-İade sürecinde yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem Belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, ödünç-iade sürecindeki yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Yordam,Kitap Matik,Katalog Tarama,RFID Etiket te oluşacak teknik sıkıntılar sonucunda kayıp kaçak kitapların olması. Oluşan teknik arızalar sıransında cihaz kullanımlarınını bırakılarak Banko sistemiyle kullanıcıların Kitaplara ulaşması sağlanabilir. Teknik Hizmetler ve Okuyucu Hizmetleri Birim Kullanıcı ulşamak istediği kitabı katalog tarama bilgisayarından tarar KATALOG TARAMA Teknik Hizmetler ve Okuyucu Hizmetleri Birim Tarama Bilgisayarında raf yeri bulunur KATALOG TARAMA Teknik Hizmetler ve Okuyucu Hizmetleri Birim İstenilen Kitap K-Matik Ten veya Bankodan Kullanıcının Adına verilir Yordam-K-Matik HAZIRLAYAN İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ONAYLAYAN İç Kontrol İzleme Ve Yönlendirme Kurulu
ÖĞRENCİ İLİŞİK KESME İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-026 2. Kapsam Bu iş akış sürecinin amacı öğrenci ilişik kesme sürecinin basamaklarını, sorumlularını ve çıktılarını içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç öğrenci ilişik kesme işini gösterir faaliyetleri içermektedir. 3. Süreç Sahibi Akademik Birimler 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Öğrencinin geçerli nedeninin yönetmelik veya yönergelere aykırı olması, yanlış ilişik kesme işlemi Konuyla ilgili Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile iletişimde bulunmak. Öğrenci işleri Birim Sorumlusu İlişik kesme isteyen öğrenci öncelikle dilekçesi ile Fakülte Öğrenci İşleri Birimine başvurur. Dilekçe Yazı İşleri Birim Öğrencinin dilekçesi ve ekleri EBYS üzerinden tarih ve numara verilmek üzere gelen evrak kaydına alınır. Fakülte Yönetim Kurulu Öğrencinin ilişik kesmesinin uygunluğuna dair FYKK alınır. Karar Öğrenci işleri Birim Sorumlusu OBS üzerinden ilişik kesme formu doldurulup dekanlık düzeyinde onaylatılır. İlişik Kesme Formu Öğrenci işleri Birim Sorumlusu Üniversite web sitesi üzerinden temin edilecek ilişik kesme Formu öğrenci tarafından birimlerce onaylatılır. İlişik Kesme Formu Yazı İşleri Birim Onaylı OBS ilişik kesme formu, FYKK, Birimlerin onayladığı ilişik kesme formu ve Öğrencinin dilekçesi Üst yazıya eklenerek Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Gönderilir. HAZIRLAYAN İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ONAYLAYAN İç Kontrol İzleme Ve Yönlendirme Kurulu
ŞİFRE VERME İŞLEMLERİ SÜRECİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-027 Bu süreç akışının amacı, şifre verme işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, şifre verme işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Zamanında şifre verilmemesi. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Gelen talebin zamanında karşılanması Harcama Birimleri Şifre verilecek persone ait bilgiler web sayfamızda bulunan taahhütnameler doldurulup imzalanarak ilgili Harcama biriminin üst yazısı ile Başkanlığımıza ulaştırılır. Şifre Talep Formu Taahhütnamede belirtilen personele istenilen Otomasyona giriş yapabilmesini teminen şifre verilebilmesi İçin KBS sistemine muhasebe yetkilisine ait Şifre ile giriş yapılır ve ilgili personele istenilen yetki verilir Yetkilendirilen personelin mail adresine istenilen otomasyon programına giriş yapabileceği ilk şifre gönderilir. E-Mail-Şifre Şifre verme işlemi tamamlanan yazıya ilişkin işlemler gerçekleştirilmiş olduğundan EBYS'de arşivlenir
TAKSİTLENDİRME İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-028 Bu süreç akışının amacı, kişi borçlarının taksitlendirilmesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Bu süreç akışı, kişi borçlarının taksitlendirilmesi kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Taksitlerin zamanında ödenmemesi. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Taksitlendirilmiş alacakların düzenli kontrolü Borç çıkarılan personel Taksitlendirme talebine ait ait yazı Başkanlığa gelir. Taksitlendirme Talebi Borç tutarı 1.800.-TL'nin Üzerinde mi Daire Başkanlığınca en az 150.-TL ve En fazla 12 taksit olacak şekilde Taksitlendirme tablosu yapılır. Taksitlendirme Tablosu Rektörlük makamına onaya çıkılır, ve taksitlendirme tablosu yapılır Yetkilisi İlgili kişiye yazı tebliğ edilir. Tebligat Yazı ve eklerinden sistemden döküm alınarak Kişi borcu dosyasına kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir.
TAŞINIR GİRİŞ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-029 Bu süreç akışının amacı, taşınır giriş, çıkış işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Bu süreç akışı, taşınır giriş, çıkış işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri birimine Harcama Yönetim Sistemi aracılığıyla gönderilmiş olan tutar ile Taşınır İşlem Fişindeki tutarın aynı olmaması Say2000i sisteminden onay işlemi yapılmadan önce HYS'den gönderilen tutarla taşınır işlem fişindeki tutarın karşılaştırılması Harcama Birimleri Harcama Biriminlerince taşınırlara ilişkin Tüketim Çıkış, Devir Giriş v.b Taşınır İşlem Fişlerinin gönderilmesi. Taşınır İşlem Fişi/ Taşınır Mal Yönetmeliği Gönderilen Taşınır İşlem Fişleri Say 2000i sisteminden HYS Aracılığıyla muhasebe birimine gönderilip gönderilmediği Kontrol edilir. Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine Gönderilmiş mi? İlgili birimin Harcama Yönetim Sistemi kullanıcısı Aranıp ilgili TİF' lerin muhasebe birimine gönderilmesi Sağlanır. İşlem Fişi Say2000i sisteminden tahakkuk numarası ile kontrolu yapılan TİF' ler sistem üzerinden kabul edilip onay işlemi Gerçekleştirilir. Onaylanmış 2 (iki) adet İşlem fişi muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur, Say 2000i üzerinden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. 1
TAŞINIR GİRİŞ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-029 1 İşlem Fişi Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir.
TAŞINIR KESİN HESAP İŞLEMLERİ SÜRECİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-030 Bu süreç akışının amacı, taşınır kesin hesap işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, taşınır kesin hesap işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri 2. Kapsam kapsar. 3. Süreç Sahibi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Taşınır kayıtlarına ilişkin yıl sonu raporlarına göre hazırlanan tabloların fiili durumu 4. Süreç Riskleri yansıtmıyor olması, Hatalı hazırlanmış Taşınır Kesin Hesap Cetvellerinin hazırlanmış olan Kesin Hesabı da hatalı hale getirecek olması 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Yıl sonu işlemleri bitmeden taşınır ve muhasebe kayıtlarının tutarlı hale getirilmesi Taşınır Yönetim Hesabı hazırlanacak yıla ilişkin yıl sonu İşlemleri gerçekleştirilir. Taşınır Mal Yönetmeliği Taşınır Mal Yönetmeliğinin 35/2 maddesi gereği söz konusu yıla ilişkin olarak Taşınır Kesin Hesap Cetvelleri (Örnek 16) ile Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetvelleri (örnek 17) mizanda Yer alan verilere göre doldurulur. Örnek 16-17 Taşınır Konsolide ile Üst Yönetici İmzaları Tamamlanan cetveller bir üst yazı ekinde Sayıştay Başkanlığına Gönderilir. Yazı ve Ekleri Sayıştaya gönderilen yazının bir örneği EBYS sistemi üzerinden Dosyalanır.
TEMİNAT GİRİŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-031 Bu süreç akışının amacı, teminat giriş işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Bu süreç akışı, teminat giriş işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Teminatlara ilişkin muhasebe kayıtların zamanında yapılmaması, 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Bekletilmeden muhasebe kayıtlarına alınması Harcama Birimleri Harcama birimleri tarafından yapılan ihalelerle ilgili Kesin Teminat Mektupları ve Geçici Teminat Mektupları Başkanlığımıza bildirilir Kesin Teminat Mektubu-Geçici Teminat Mektubu/ 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Kesin Teminat Mektubu veya Geçici Teminat Mektubu olup olmadığının kontrolleri yapıldıktan sonra Say 2000i sistemine veri girişi yapılırak 3 adet İşlem Fişi dökümü alınır. İşlem Fişi Kayıt işlemleri tamamlanan Teminat Mektubunun aslı ve Harcama Biriminden gelen yazıların bir örneği alınıp asıl teminat mektubunun altına koyularak 1 Adet be işlem Fişiyle birlikte kasaya kaldırılır. Teminat Mektubu ve İşlem Fişi Onaylanmış 2 Adet İşlem Fişinin altına Teminat Mektubunun ve Harcama Biriminden gelen yazının bir örneği eklenip düzenleyen bölümü İmzalanarak imzalanmak üzere Yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi Say 2000i üzerinden Kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak Düzeltilir. Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi
TEMİNAT GİRİŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DİS-031