T.C İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU. Oturum Saati 16:00

Transkript

1 T.C Evrak Tarih ve Sayısı: 09/11/ BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU *BEBE37M63* Oturum Tarihi 08/11/2018 Oturum Saati 16:00 Oturum Sayısı 84 KARAR ÖRNEĞİ Gündem: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun tarihli ve 84 sayılı kararı ile oluşturulan formların görüşülmesi. Karar: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunca oluşturulan belgeler incelenmiş olup, Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürünün 5/1 maddesi uyarınca 43 adet yeni ve 1 adet revize olmak üzere toplam 44 adet iş akış sürecinin ekteki şekliyle kabulüne oy birliğiyle karar verilmiştir. EKLER: İş Akış süreci (44 adet) e-imzalıdır Prof. Dr. Nurgül ÖZBAY Başkan e-imzalıdır Prof. Dr. Aykut EKİNCİ Üye e-imzalıdır Murat IŞIK Üye e-imzalıdır Alper YILDIRIM Üye e-imzalıdır Üye Mevcut Elektronik İmzalar NURGÜL ÖZBAY (Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü - Rektör Yardımcısı) 08/11/ :08 MURAT IŞIK (Genel Sekreterlik - Genel Sekreter V. V.) 08/11/ :16 ALPER YILDIRIM (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Daire Başkanı) 09/11/ :14 AYKUT EKİNCİ (Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu Müdürlüğü - Yüksekokul Müdürü) 09/11/ :32 Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe Kampüsü BİLECİK Ayrıntılı bilgi için irtibat: Hakan GÖGER Tel: Faks: Elektronik ağ: Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

2 2547 SAYILI KANUNUN 31. md. KAPSAMINDA GÖREVLENDİRİLEN ÖĞRETİM ELEMANLARININ EK DERS ÖDEMESİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No: 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, Üniversitemiz 2547 sayılı kanunun 31. md. kapsamında görevlendirilen Öğretim Elemanlarının ek ders evraklarının düzenlenmesidir. Bu süreç akışı 2547 sayılı kanunun 31. md. kapsamında görevlendirilen Öğretim Elemanlarının ek ders ödemesini kapsar. 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Öğretim Elemanlarının ilgili ayda ek ders formlarını onaylamaması ve ders programı değişikliklerinin sisteme yanlış, eksik ya da geç tanımlanması sayılı kanunun 31. md. kapsamında görevlendirilen Öğretim Elemanlarının işe başlayış/işten ayrılış bildirgelerinin görevlendirme onaylarıyla karşılaştırılıması. Talep Sahibi Görevlendirme onayları EBYS üzerinden tarafmıza ulaşır. EBYS Görevlendirilen Öğretim Elemanlarının ek ders bildirim formları düzenlenip ilgili kişiye imzaya gönderilir. Uygun Mu? Yeniden düzenlenir. Ders Yükü Bildirim Formu Görevlendirilen Öğretim Elemanların ek ders puantajları KBS'ye girilir. Bordro hesaplanır ve hesaplanan tutar üzerinden SGK'da e- bildirge düzenlenir.düzenlenen e-bilgirge ile hesaplanan KBS bordrosundaki SGK kesinti payları karşılaştırılır. Uygun Mu? Yeniden düzenlenir. KBS/SGK 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

3 2547 SAYILI KANUNUN 31. md. KAPSAMINDA GÖREVLENDİRİLEN ÖĞRETİM ELEMANLARININ EK DERS ÖDEMESİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No: 2 Ödeme Emrine ilişkin evraklar KBS'den alınarak Gerçekleştirme ne ve Harcama Yetkilisine imzaya sunulur. Ödeme Emri Belgeleri İmzalar tamamlandıktan sonra Ödeme Emri Evraklarına telaf kararları eklenerek muhasebe birimine teslim edilir. Ödeme Emri Belgeleri (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

4 2547 SAYILI KANUNUN 40-D md. KAPSAMINDA GÖREVLENDİRİLEN ÖĞRETİM ELEMANLARININ EK DERS ÖDEMESİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No: Toplam Sayfa 1 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, Üniversitemiz 2547 sayılı kanunun 40/D md. kapsamında görevlendirilen Öğretim Elemanlarının ek ders evraklarının düzenlenmesidir. Bu süreç akışı 2547 sayılı kanunun 40/D md. kapsamında görevlendirilen Öğretim Elemanlarının ek ders ödemesini kapsar. 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Öğretim Elemanlarının ilgili ayda ek ders formlarını onaylamaması ve ders programı değişikliklerinin sisteme yanlış, eksik ya da geç tanımlanması sayılı kanunun 40/D md. kapsamında görevlendirilen Öğretim Elemanlarının ders programları, görev ve ünvanlarının kontrol edilmesi. Talep Sahibi Görevlendirme onayları EBYS üzerinden tarafmıza ulaşır. EBYS Görevlendirilen Öğretim Elemanlarının ek ders bildirim formları düzenlenip ilgili kişiye imzaya gönderilir. Uygun Mu? Yeniden düzenlenir. Ders Yükü Bildirim Formu Ödeme Emrine ilişkin evraklar KBS'den alınarak Gerçekleştirme ne ve Harcama Yetkilisine imzaya sunulur. Ödeme Emri Belgeleri İmzalar tamamlandıktan sonra Ödeme Emri Evraklarına telaf kararları eklenerek muhasebe birimine teslim edilir. Ödeme Emri Belgeleri (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

5 AİLE ve ÇOCUK YARDIMI BİLDİRİMİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No: / 48 Bu süreç akışının amacı, Aile yardım bildirimi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı Aile yardım bildirimi kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Talep sahibinin yanlış bildirim vermesi. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Yanlış bildirim yapılması durumunda kontrollerin yapılması. Talep Sahibi Personel Aile yardım bildirimine ilişkin E-Devlet üzerinden gerekli belgeler ile birlikte tahakkuk birimine gönderir. E-Devlet KBS üzerinden gelen evrak kontrol edilir. Uygun Mu? İlgiliye bilgi verilir. KBS Aile yardım bildirimi onaylanıp onaylanmayacağı kontrol edilir. Uygun Mu? İlgiliye bilgi verilir. KBS 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

6 AİLE ve ÇOCUK YARDIMI BİLDİRİMİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No: / 48 2 KBS üzerinden kontrol edilen evrak uygunsa onay verilip maaşa eklenir. KBS Ödeme emri belgesi hazırlanır. Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkisince imzalandıktan sonra muhasebe birimine teslim edilir. Ödeme Emri Belgesi (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

7 SGK SİSTEMİNE E-BİLDİRGE BİLGİLERİNİN GİRİLMESİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No: Toplam Sayfa 1 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, Üniversitemiz sürekli işçi kadrosunda çalışan elemanların ve 31. maddeye göre ders verenlerin SGK primlerinin E-Bildirge sisteminden yapılması. Bu süreç akışı Üniversitemiz sürekli işçi kadrosunda çalışan elemanların ve 31. maddeye göre ders verenlerin SGK primlerinin E-Bildirge sisteminden yapılması kapsar. 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Ücret ödeme dönemi bittikten sonra ayın 23'üne kadar bilgilerin E-Bildirge sistemine girilmesi gerekir. Bilgiler girilmediği taktirde cezai işleme tabidir. Ücret tahakkuk ettirilen döneme ait SGK matrahları baz alınır. Talep Sahibi SGK SGK İlgili aydaki SGK matrahları, eksik günler nedenleri ile birlikte kişi bazında sisteme girilir.onay ekranına geçilir sistemin düzeltilmesini istediği bilgiler varsa düzeltilirek onaylanır. Onaylanan tahakkuk fşi ve hizmet belgesi çıktları alınır. SGK Alınan çıktlar ödeme belgesine eklenir. Ödeme Emri Belgeleri (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

8 BANKA ÖDEME İŞLEMLERİ Revizyon No.su 00 Bu süreç akışının amacı, banka ödeme işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, banka ödeme işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Yeni Devlet sisteminde yaşanan sistemsel aksaklıklar Ödemelerin belirli günlerde yapılması ÖEB/MİF kontrol işlemleri süreci. Ödeme Emri Belgesi/ İşlem Fişi İşlem numarası alınmış evraklar Yeni Devlet sistemine girilerek sorgulanır. Merkezi Yönetim Yönetmeliği Sorgulanan evrağa ilişkin gerekli kontroller yapılarak Çek numarası işlenerek onaylanır. Onaylanan evrağın Üzerine Onay tarihi ve numarası yazılır. Onaylı Ödeme Emri Belgesi/ İşlem Fişi Onaylanmış evraklara ilişkin olarak Bankaya Gönderilecek Ayrıntı Listesi Dökümü alınarak Gönderme Emri Teslim Tutanağı düzenlenerek muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur. Gönderme Emri Belgesi Yeni Devlet sistemi üzerinden Kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? 1 Hatanın sebebi bulunarak düzeltilir. Merkezi Yönetim Yönetmeliği (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

9 BANKA ÖDEME İŞLEMLERİ Revizyon No.su 00 2 Onaylanıp imzalanan ÖEB ve MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. Ödeme Emri Belgesi/ İşlem Fişi (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

10 BES (BİREYSEL EMEKLİLİK) KESİNTİSİNİN YAPILMASI BŞEÜ-KAYSİS Belge No: Toplam Sayfa 1 Bu süreç akışının amacı,bireysel emeklilik kesintisi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı bireysel emeklilik kesintisi kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Hatalı kesinti ve maddi hata 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri KBS maaş sistemi bes kesinti raporundan kontrol Talep Sahibi BES anlaşmasına göre personellerden kesinti yapılması istanen anlaşmalı banka ile BES kesintisini kabul eden personeller. KBS KBS maaş sisteminden kesinti kısmını seçilerek kesinti yapılacak yüzdelik miktar ve anlaşmalı banka girilir. Uygun Mu? Bilgi girişi kontrol edilir ve tekrar giriş yapılır. KBS Kbs sisteminden kaydedilip onaylanır. KBS Kesintiler girildikten sonra ödeme emri belgesi hazırlanır. Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkisince imzalandıktan sonra muhasebe birimine teslim edilir. KBS (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

11 BES KURUMSAL ŞUBE GİRİŞLERİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No: Toplam Sayfa 1 Bu süreç akışının amacı,personelin anlaşmalı bankanın bireysel emeklilik otomasyonuna girişi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktsını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı bireysel emeklilik kurumsal şube otomasyonu kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Yanlış bildirim sonucu maddi hata oluşması. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri KBS ve Bireysel Emeklilik Kurumsal Şubede takip edilmesi. Talep Sahibi Bireysel Emeklilik anlaşması yapılan ilgili bankanın kurum personellerinden anlaşmaya göre kesinti yapılması. ANLAŞMALI BANKANIN KURUMSAL BES OTOMASYONU Anlaşmalı bankanın bireysel emeklilik kurumsal şube otomasyonunda personelin bilgi girişleri yapılır. Uygun Mu? Bilgi girişi kontrol edilip, bilgi girişleri düzeltilir. ANLAŞMALI BANKANIN KURUMSAL BES OTOMASYONU Girişi yapılan bes kesintilerinin onaylama işlemi yapılır ve dosya numarası alınır. ANLAŞMALI BANKANIN KURUMSAL BES OTOMASYONU Dosya numarası alınan bes kesintisi Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğüne teslim edilir. ANLAŞMALI BANKANIN KURUMSAL BES OTOMASYONU (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

12 SGK SİSTEMİNE E-VİZİTE BİLGİLERİNİN GİRİLMESİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No: Toplam Sayfa 1 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, Üniversitemiz sürekli işçi kadrosunda çalışan elemanların rapor onaylarını e- vizite sisteminden yapılması. Bu süreç akışı sürekli işçi kadrosunda çalışan elemanların rapor onaylarını e-vizite sisteminden yapılmasını kapsar. 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Rapor bitiş tarihinden sonra e-vizite sistemine girilmesi gerekir. Bilgiler girilmediği taktirde raporla alan kişi SGK dan rapor parasını alamaz. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığından bildirilen raporlar doğrultusunda sisteme girilen raporlar karşılaştırılır. Talep Sahibi Rapor bildirimleri EBYS üzerinden tarafmıza ulaşır. EBYS Gelen rapor bilgileri SGK E-vizite sayfasına girilir. Kimlik no ya göre arama seçeneğinden kişinin rapor bilgileri sistemde aranır. Sistemde var mı? SGK Raporun bitiş tarihi sisteme girilir onay tuşuna basılır.. Rapor tarihleri Sisteme manuel giriş yapılıronay tusuna basılır. SGK (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

13 EK DERS ÖDEMESİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No: Bu süreç akışının amacı, Üniversitemiz Öğretim Elemanlarının ek ders ödemesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı ek ders ödemesi kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Öğretim Elemanlarının ilgili ayda ek ders formlarını onaylamaması ve ders programı değişikliklerinin sisteme yanlış, eksik ya da geç tanımlanması. Sistem üzerinden alınan puantajla Öğretim Elemanlarının ders programları, görev ve ünvanlarının kontrol edilmesi. Talep Sahibi Üniversitemiz Öğretim Elemanları Ek Ders Sistemi üzerinden ders yüklerini onaylar. EDS İlgili aya ilişkin Öğretim Elemanlarının ders yükü bildirim formu onayları kontrol edilir. Uygun Mu? Takip eden aya bırakılır. EDS EDS'den alınan puantaj verileri KBS'ye aktarılırve bordro hesaplanır.kbs'den alınan bordroyla EDS'den alınan puantajın uygunluğu karşılaştırılır. Uygun Mu? Veriler kontrol edilip düzeltilir. EDS/KBS 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

14 EK DERS ÖDEMESİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No: 2 Ödeme Emrine ilişkin evraklar KBS'den alınarak Gerçekleştirme ne ve Harcama Yetkilisine imzaya sunulur. Ödeme Emri Belgeleri İmzalar tamamlandıktan sonra Ödeme Emri Evraklarına telaf kararları eklenerek muhasebe birimine teslim edilir. Ödeme Emri Belgeleri (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

15 AVANS VE KREDİ KAPATMA Revizyon No.su 00 Bu süreç akışının amacı, avans ve kredi kapatma işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, avans ve kredi kapatma işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri Açılan avans ve kredilere ilişkin olarak zamanında kapama işlemlerini yerine getirmemek 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Mizandan bu hesabın düzenli aralıklarla takibi. Avans veya kredi kullanımından arta kalan Tutarın yatırılması sonucu alınan dekontun bir örneği alınır Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu/ Ön Ödeme Usul ve Esasları Yatırılan tutara ilişkin olarak, avans artığı yatırılan işlemin emanet verileri Yeni Devlet sisteminden temin edilir. Merkezi Yönetim Yönetmeliği Avans veya Kredi işleminin bankaya yatırılan bölümü kadar Kapama işlemi Tahsilat Formundan Gerçekleştirilerek onaylanır. Ön menüsünden yevmiyeleştirilerek iki adet MİF Alınır. İşlem Fişi 2 adet MİF Avans/ kredi kapamaya ilişkin harcama biriminden gelen avans/ kredi kapatmaya ilişkin ödeme Emrinin bir örneği ile ödeme dekontunun bir örneği eklenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi 1 (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

16 AVANS VE KREDİ KAPATMA Revizyon No.su 00 2 Kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak düzeltilir. İşlem Fişi/Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri yönetmeliği Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

17 GELİRLERDEN ALACAKLAR İŞLEMİ Revizyon No.su 00 Bu süreç akışının amacı, gelirlerden alacaklar işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, gelirlerden alacak işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Gelirlerden alacaklar hesabında takip edilmek üzere dosya açılan kayıtlara ilişkin takip ve muhasebeleştirme işlemlerini düzenli yapılmaması Mizandan bu hesabın düzenli aralıklarla takibi. Yetkilisi Gelirlerden alacak kayıtlarına esas olmak üzere Hazine Yardımı, Yükseköğretim ücretler v.b tutarlar belirlenir, kayıt için birim görevlisine teslim edilir. İlgili Yazı Yeni Devlet sisteminden Alacak Dosyası ne veri girişi yapılarak dosya numarası alınır Alacak Dosyası nden onaylanır ve Ön Kaydı nden yevmiyeleştirilierek yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi Yeni Devlet sistemi üzerinden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak düzeltilir. 1 (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

18 GELİRLERDEN ALACAKLAR İŞLEMİ Revizyon No.su 00 2 Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

19 GÜNLÜK BANKA İŞLEMLERİ Revizyon No.su 00 Bu süreç akışının amacı, günlük banka işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, günlük banka işlemleri ilişkin yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Kurumsal hesabın bulunduğu Bankaya ait İnternet bankacılığı hizmetlerinde yaşanan aksaklıklar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Kurumsal Hesabının bulunduğu banka şubesinden günlük banka hareketlerine ait listenin temin edilmesi. Birimi Banka hesabının bulunduğu bankaya ait kurum İnternet şubesine hergün giriş yapılarak tüm banka hesaplarına ait bir önceki güne ilişkin tüm gün hesap hareketleri alınır. Ayrıntı Listesi Yeni Devlet sistemi üzerinden alınan banka dökümlerinde belirtilen giriş, çıkış işlemlerine İlişkin kayıtların gerçekleştirilmesine yönelik olarak ilgili yerlere giriş yapılır. Kayıt Formuna banka dökümlerinde Belirtilen giriş ve çıkışlar işlenerek muhasebeleştirilir. MİF'lere, banka dökümlerinden birer örnek eklenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi Yeni Devlet sistemi üzerinden kontrol işlemi yapılır. Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak düzeltilir. Yetkilisi 1 (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

20 GÜNLÜK BANKA İŞLEMLERİ Revizyon No.su 00 2 Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

21 İCRA KESİNTİSİNİN YAPILMASI Toplam Sayfa 1 Bu süreç akışının amacı,icra kesintisi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı icra kesintisi kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri servisine haber vermeden borçlunun icrasını ödemesi ve icra dairesinin borcunun bittiğine dair yazısının gelmemesi veya geç gelmesinden ötürü 1 ay daha fazla o icra dairesine kesintinin yapılması Her ay kalan borcunun düşülerek kontrol edilemesi. Talep Sahibi İcra dairesi borçlunun borcu olan tebligatı kesilmek üzere tahakkuk birimine gönderilir. Tebligat servisi borçlunun başka icrası yoksa önümüzdeki ay başka icraları varsa sıraya alındığına dair icra dairesiyle yazışma yapılır. Uygun Mu? İlgiliye bilgi verilir. KBS İcra kesintisi başka icrası yoksa maaşların yapıldığı aydan itibaren KBS üzerinden kesintisi yapılır. Maaşlar Kesintiler girildikten sonra ödeme emri belgesi hazırlanır. Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkisince imzalandıktan sonra muhasebe birimine teslim edilir. Ödeme Emri Belgesi (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

22 SGK SİSTEMİNE E-VİZİTE BİLGİLERİNİN GİRİLMESİ Toplam Sayfa 1 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, Üniversitemiz sürekli işçi kadrosunda çalışan elemanların rapor onaylarını e- vizite sisteminden yapılması. Bu süreç akışı sürekli işçi kadrosunda çalışan elemanların rapor onaylarını e-vizite sisteminden yapılmasını kapsar. 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Rapor bitiş tarihinden sonra e-vizite sistemine girilmesi gerekir. Bilgiler girilmediği taktirde raporla alan kişi SGK dan rapor parasını alamaz. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığından bildirilen raporlar doğrultusunda sisteme girilen raporlar karşılaştırılır. Talep Sahibi Rapor bildirimleri EBYS üzerinden tarafmıza ulaşır. EBYS Gelen rapor bilgileri SGK E-vizite sayfasına girilir. Kimlik no ya göre arama seçeneğinden kişinin rapor bilgileri sistemde aranır. Sistemde var mı? SGK Raporun bitiş tarihi sisteme girilir onay tuşuna basılır. Rapor tarihleri Sisteme manuel giriş yapılır onay tusuna basılır. SGK (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

23 SGK SİSTEMİNE E-BİLDİRGE BİLGİLERİNİN GİRİLMESİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No: Toplam Sayfa 1 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, Üniversitemiz sürekli işçi kadrosunda çalışan elemanları İŞKUR işgücü çizelgesi bildirimlerinin yapılması. Bu süreç akışı Üniversitemiz sürekli işçi kadrosunda çalışan elemanların İŞKUR işgücü çizelgesi bildirimlerinin yapılmasını kapsar. 4. Süreç Riskleri Bilgilerin hatalı girilmesi 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Bir önceki dönem girilen bilgilerin karşılaştırılması. Talep Sahibi İŞKUR İŞKUR İlgili aydaki İşe giren çıkan kişler sisteme işlenir. Geleceğe yönelik olası değişikler, istihdam bilgileri, eğitim faaliyetlerinden yararlanılıp yararlanılmayacağına dair bilgiler ve karşılanması güçlük çekilen meslekler sisteme giriş yapılır. İŞKUR Bilgiler sisteme kaydedilir. İŞKUR (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

24 JURİ ÜCRETLERİ ÖDEMESİ Toplam Sayfa 1 Bu süreç akışının amacı, Juri Ücretleri ödemesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı Juri Ücreti ödemesi kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Ücrete ilişkin gelir vergisinin yanlış hesaplanması kişiye fazla para yatırılması 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri KBS'den kişiye ilişkin matrah alınması Talep Sahibi Juri ücreti talebine ilişkin dilekçe formu ve gerekli belgeler üst yazı ile tahakkuk birimine gönderilir. EBYS Juri Ücreti ödemesine ilişkin belge kontrolleri yapılır. Uygun Mu? İlgili birime bilgi verilir. Juri ödemesi için çeşitli ödemeler bordrosu ile ödeme emri belgesi hazırlanır. Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkisince imzalandıktan sonra muhasebe birimine teslim edilir. Ödeme Emri belgesi (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

25 KDV-MUHTASAR BEYANNAME HAZIRLAMA Revizyon No.su Kapsam Bu süreç akışının amacı, KDV- Muhtasar Beyanname hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, KDV- Muhtasar Beyanname hazırlama işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Beyanname verme süresinin unutulması, 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Süresinden önce kontrollerin yapılması Mizan kontrolünün ardından Gelir İdares Başkanlığının sitesine giriş yapılarak beyanname ile ilgili kısımlar doldurulduktan sonra bildirim yapılır. Alıntı Listesi Yeni Devlet sistemi Emanet menüsünden beyannameye ait kodlar girilerek ödeme oluşturulur ve onaylanır. Emanet menüsünden oluşturulan beyannameye ait ödemeler Ön Kaydı Menüsünden Yevmiyeleştirilerek muhasebe yetkilisine sunulur. İşlem Fişi Yeni Devlet sistemi üzerinden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak düzeltilir. 1 (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

26 KDV-MUHTASAR BEYANNAME HAZIRLAMA Revizyon No.su 00 2 Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

27 KEFALET VE SENDİKA BİLGİLERİNİ GİRME Toplam Sayfa 1 Bu süreç akışının amacı, Kefalet ve sendika bilgilerini girme kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı kefalet ve sendika bilgilerini girme kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Yanlış sendikaya kayıt etmek. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Sendika üye numarasının kontrolü ile kefalet Talep Sahibi Personelin sendika üyeliği ya da ayrılma formunu dolurup EBYS üzerinden Personel Daire Başkanlığından gelen evrak. EBYS EBYS üzerinden gelen evrak kontrol edilir. Uygun Mu? İlgiliye bilgi verilir. EBYS EBYS üzerinden kontrol edilen evrak uygunsa KBS üzerinden sisteme eklenip maaşa eklenir. KBS Ödeme emri belgesi hazırlanır. Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkisince imzalandıktan sonra muhasebe birimine teslim edilir. Ödeme Emri Belgesi (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

28 KESENEK GÖNDERME İŞLEMLERİ Revizyon No.su 00 Bu süreç akışının amacı, SGK keseneklerinin gönderilmesi işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, SGK keseneklerinin gönderilmesi işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Personel maaş ödemelerinden kesinti yapılan ve harcama birimlerince bildirgeleri onaylanan Sosyal Güvenlik Kurumu kesintilerinin zamanında ödenememesi, Harcama Birimlerince personelin emekli keseneklerinin Sosyal Güvenlik Kurumu e- kesenek sistemine girişinin zamanında yapılmaması. Konuyla ilgili harcama birimleri ile düzenli iletişimde bulunmak. Harcama Birimleri Maaş işlemleri sonrasında emanete alınan Sosyal Güvenlik Kurumu emanetlerine ait tahakkuk fişlerine ait dökümler Rektörlük Şube Müdürlüğü tarafından SGK e-kesenek sistemine veri girişleri yapılır. SGK e-kesenek Sistemden tahakkuk fişlerinin birer örneği alınır. Fişi Fişi dökümü alındıktan sonra Rektörlük Şube Müdürlüğünün, Yeni Devlet sisteminde Emanet Modülünden çağırılarak ödeme oluşturulur ve onaylanır. Yeni Devlet sistemi Emanet menüsünde Onaylama esnasında açıklama kısmına her birimin kesenek kodu girilir. Yevmiyeleştirilmek üzere Ön Kaydı nden gerekli işlemler yapılır. 1 (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

29 KESENEK GÖNDERME İŞLEMLERİ Revizyon No.su 00 2 Kaydı yapılıp onaylanarak söz konusu tahakkuk fişinin bir örneği eklenip muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi Yeni Devlet sistemi üzerinden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak düzeltilir. Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

30 KİŞİ BORÇLARI TAHSİLAT İŞLEMLERİ Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 3 2. Kapsam Bu süreç akışı, kişi borcu tahsilatı kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Harcama birimlerinden konuyla ilgili bilgi verilmemesi. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Bu süreç akışının amacı, kişi borcu tahsilatı kapsamında yürütülen sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Konuyla ilgili harcama birimleri ile düzenli iletişimde bulunmak. faaliyetler için her bir adımın Harcama Birimleri Harcama Biriminlerinden kişi borcuna ait Başkanlığa gelir. yazılar ve ekleri Yazı ve Ekleri Kişi borcu hesaplama cetvelinde hesaplanan tutarlar doğru mu? Kişi borcu hesaplama tablosunda gerekli düzeltmelerin yapılması İlgili birimden yazı ile istenir. Kişi borcu açılabilmesini teminen Yeni Devlet sistemi Alacaklar modülüne veri girişi yapılır. Kişi borcu dosyası açıldıktan sonra Yeni Devlet sistemi üzerinden muhasebeleştirme işlemleri gerçekleştirilir. 1 (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/5

31 KİŞİ BORÇLARI TAHSİLAT İŞLEMLERİ Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 3 2 MİF'ler, Harcama biriminden gelen yazının bir örneği eklenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi Yeni Devlet sistemi üzerinden Kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak düzeltilir. Yetkilisi İlgili kişiye borcunun miktarını ve faiz bilgilerini içeren yazı gönderilir. Kişi Borcu Tebliği Borç Çıkarılan Personel Borçlunun taksitlendir me talebi varmı? Kişi Borcu Taksitlendirme süreci Dilekçe veya Yazı 2 (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/5

32 KİŞİ BORÇLARI TAHSİLAT İŞLEMLERİ Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 3 3 Borç bir Ay (30 Gün) içerisinde ödendi mi? Sürenin bitim tarihinden itibaren dosya 5 iş günü içerisinde hükmen tahsilat için dosyanın bir fotokopisi icra yoluyla tahsil edilmek üzere Hukuk Müşavirliğine yazı ile gönderilir. leştirme işlemi yapılır ve MİF muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi Yeni Devlet sistemi üzerinden Kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak düzeltilir. Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 3/5

33 T (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 4/5

34 (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 5/5

35 MAAŞ SONRASI İŞLEMLER Revizyon No.su 00 Bu süreç akışının amacı, maaş sonrası işlemlerin gerçekleştirilmesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, maaş sonrası işlemlerin gerçekleştirilmesi kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Emanete alınan kayıtlara ilişkin olarak zamanında çıkış işlemlerinin yapılmaması 5. Kontrol Strateji ve Zamanında kontrol işleminin yapılması Maaş sonrası işlem yapılacak aya ilişkin bütün maaş hesaplama işlemlerinin tamamlanması. Maaş işlemleri sonrasında emanete alınan icra, sendika, Kefalet aidatı, kira, v.b gibi emanet kayıtlarına ilişkin Yeni Devlet sisteminden gerekli raporlar alınır. Raporlar Alınan dökümlerde belirtilen emanetler ilgili kurum hesaplarına gerekli muhasebe kayıtları oluşturulup onaylanır. İşlem Fişi Onaylanan İşlem Fişlerine Yardımcı Defterlerden alınan emanet kayıtlarına ilişkin raporların birer örneği eklenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi Yeni Devlet sistemi üzerinden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak düzeltilir. 1 (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

36 MAAŞ SONRASI İŞLEMLER Revizyon No.su 00 2 Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

37 MOSİP EK KARŞILIK BŞEÜ-KAYSİS Belge No: Bu süreç akışının amacı, sgk mosip sistemi üzerinden ek karşılık ödemesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktsını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı SGK MOSİP kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. Personel Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Maddi Hata. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri MOSİP sisteminden ve biriminden kontrol edilmesi Talep Sahibi SGK (Sosyal Güvenlik Kurumu) SGK (MOSİP) Ocak ayında Üniversite bütçesine ayrılın Sosyal Güvenlik Priminden sağlık primleri çıkarılıp %20 alınarak MOSİP sistemi Ek Karşılık menüsünden miktar girilir. Uygun Mu? Bilgi girişi tekrar girilir. E-SGK (MOSİP) 6 (alt) taksite bölünen miktar her ay mys sisteminden ödeme emri kesilerek sgk ya gönderilir. Uygun Mu? MYS üzerinden tekrar düzenlenir. MYS 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

38 MOSİP EK KARŞILIK BŞEÜ-KAYSİS Belge No: 2 Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi imzaladıktan sonra muhasebe birimine teslim edilir. MYS (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

39 MOSİP FATURALI ALACAKLAR Bu süreç akışının amacı, sgk mosip sistemi üzerinden emekli olan personele tahakkuk eden faturalı alacaklar ödemesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktsını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı SGK MOSİP faturalı alacaklar kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. Personel Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Maddi Hata. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri MOSİP sisteminden ve biriminden kontrol edilmesi Talep Sahibi SGK (Sosyal Güvenlik Kurumu) SGK (MOSİP) Her ay SGK MOSİP sistemine girilerek faturalı alacaklara ilişkin veriler alınır. Uygun Mu? Sistemden kontrol edilir. E-SGK (MOSİP) Her ay faturalı alacaklar menüsünden çıkt alınarak MYS sistemi üzerinden ödeme emri düzenlenir. Uygun Mu? MYS üzerinden tekrar düzenlenir. MYS 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

40 MOSİP FATURALI ALACAKLAR 2 Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi imzaladıktan sonra muhasebe birimine teslim edilir. MYS (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

41 NAKİL BİLDİRİMİ Bu süreç akışının amacı, Nakil Bildirimi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı Nakil Bildirimi kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Hatalı bildirim. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Birim Amiri, İnsan Kaynakları Birim Amiri ve Yetkilisi kontrolü Talep Sahibi Naklen ataması yapılan personel EBYS EBYS üzerinden gelen evrak kontrol edilir. Uygun Mu? Personel Daire Başkanlığına bilgi verilir. EBYS Nakil bildirim formu düzenlenir. Uygun Mu? Hatalı bildirim tekrar düzenlenir. EBYS 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

42 NAKİL BİLDİRİMİ 2 Üstyazıyla birlikte Personel Daire Başkanlığına gönderilir. EBYS (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

43 NAKİT TALEP İŞLEMLERİ SÜRECİ Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 Bu süreç akışının amacı, nakit talep işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, nakit talep işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri NTAS sisteminde yaşanan sistemsel aksaklıklar 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Nakit taleplerinin son güne bırakılmaması. Hazine Müsteşarlığı web sayfasına giriş yapılır. Nakit Talep Sistemi/Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Nakit Taleplerinin Hazırlanması ve Hazine Müsteşarlığına Bildirmesine İlişkin Yönetmelik Aylık nakit talep veri girişi yapılacak alana ilgili aydan Başlanarak toplam 3 aylık talep girişi yapılır ve kaydedilir. Nakit Talep Sistemi Onaylanan ve dökümü alınan aylık nakit talepleri İşlemi gerçekleştiren personel tarafndan İlgili dosyasına eklenek kaldırılır. Onaylı aylık nakit talep (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

44 ÖDEME EMİRLERİNİN ARŞİVLENMESİ Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, Ödeme emri ve İşlem Fişlerinin Arşivlenmesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, Ödeme emri ve İşlem Fişlerinin Arşivlenmesikapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Onaylanmış Ödeme Emri Belgelerinin veya İşlem Fişlerinin kaybolması veya bulunması gereken dosya dışında başka bir dosyada muhafaza edilmesi Arşivlemenin düzenli takip edilmesi Onaylanmış 2 adet muhasebe İşlem fişi imzalanmak üzere muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. Ödeme Emri Belgesi- İşlem Fişi Yeni Devlet sistemi üzerinden Kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak düzeltilir. Onaylanıp imzalanan ÖEB ve MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. Ödeme Emri Belgesi- İşlem Fişi İmzaları kontrol edilen evraklar ilgili personel tarafından 1 örneği birim dosyasına koyulmak üzere diğer evraklar İstenildiğinde Sayıştay Başkanlığına gönderilmek üzere dosyalanır. Ödeme Emri Belgesi- İşlem Fişi (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

45 ÖDEME EMRİ KONTROL İŞLEMLERİ Revizyon No.su 00 Bu süreç akışının amacı, ÖEB/MİF ve eklerinin incelenmesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, ÖEB/MİF ve eklerinin incelenmesi kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Harcama Belgeleri Yönetmeliğine aykırı ödeme yapılması. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Birimler veya incelenecek evrak çeşidine göre personel görev dağılımı yapılarak bu konuda uzmanlaşma sağlanması, birim sorumlusu veya yardımcısının evrakları kontrol ederek paraflaması. Harcama Birimleri Harcama birimlerince Yönetim Sistemi üzerinden hazırlanan ödeme emri belgesi başkanlığımıza teslim edilir. Ödeme Emri Belgesi- İşlem Fişi Ödeme emri belgesi ve ekleri üzerinde ilgili mevzuatlar uyarınca birim görevlisi tarafından gerekli inceleme yapılır muhasebe yetkilisine onaya sunulur. Ödeme Emri Belgesi/ İşlem Fişi Kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? İade yazısı hazırlanır 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu- Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği 1 (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

46 ÖDEME EMRİ KONTROL İŞLEMLERİ Revizyon No.su 00 2 Birim görevlisi tarafından, Yeni Devlet sisteminden işlem numarası alınır. Banka ödeme işlemleri süreci Ödeme Emri Belgesi/ İşlem Fişi (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

47 ÖDENEK ONAYLAMA Revizyon No.su 00 Bu süreç akışının amacı, aktarma, ekleme vb. İşlemler sonrasındaki ödenek onaylamasına ilişkin yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, ödenek onaylamasına ilişkin yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Yeni Devlet sisteminde meydana gelen sistem hataları, ödenek ni gerçekleştiren Bütçe nin (aktarma, ekleme v,b) ni zamanında bilgilendirmemesi. 5. Kontrol Strateji ve Ödenek ni gerçekleştiren Bütçe nin (aktarma, ekleme v,b) Yöntemleri Birim ni zamanında bilgilendirmesi. Bütçe Birim Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü tarafından Muhasebata gönderilen ödenek işlemleri Yeni Devlet sistemine kayıtlar düşer. Yeni Devlet sistemi Ön Kaydı modülünden Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından gönderilen ödenek işlemlerinin onaylama işlemlerigerçekleştirilerek sistem tarafından otomatik verilen yevmiye numarası alınır. Alınan yevmiyeler muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi Yeni Devlet sistemi üzerinden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak düzeltilir. 1 (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/3

48 ÖDENEK ONAYLAMA Revizyon No.su 00 2 Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/3

49 T (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 3/3

50 SGK İŞTEN AYRILIŞ BİLDİRGESİ Toplam Sayfa 1 Bu süreç akışının amacı, SGK işten ayrılış bildirgesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı SGK işten giriş bildirgesi kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri İdari Para Cezası. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 10 iş günü içinde kontrolünün yapılması. Talep Sahibi Ataması yapılan personelin Personel Daire Başkanlığından gelen görevden ayrılma yazısı. EBYS EBYS üzerinden gelen evrak kontrol edilir. Uygun Mu? Personel Daire Başkanlığına bilgi verilir. SGK E- SGK diğer işlemler üzerinden işten ayrılış bildirgesi düzenlenir. Uygun Mu? E-SGK üzerinden bildirge tekrar düzenlenir. SGK 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

51 SGK İŞTEN AYRILIŞ BİLDİRGESİ Toplam Sayfa 1 2 SGK üzerinden kontrol edilen evrak uygunsa E-SGK'dan ilgili evrağın çıktısı alınarak Personel Daire Başkanlığına üstyazı ile gönderilir. EBYS (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

52 SGK İŞE GİRİŞ BİLDİRGESİ Bu süreç akışının amacı, SGK işe giriş bildirgesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı SGK işe giriş bildirgesi kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri İdari Para Cezası. 5. Kontrol Strateji ve 10 iş günü içinde kontrolünün yapılması. Talep Sahibi Ataması yapılan personelin Personel Daire Başkanlığından gelen göreve başlama yazısı. EBYS EBYS üzerinden gelen evrak kontrol edilir. Uygun Mu? Personel Daire Başkanlığına bilgi verilir. SGK E- SGK diğer işlemler üzerinden işe giriş bildirgesi düzenlenir. Uygun Mu? E-SGK üzerinden bildirge tekrar düzenlenir. SGK 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

53 SGK İŞE GİRİŞ BİLDİRGESİ 2 SGK üzerinden kontrol edilen evrak uygunsa E-SGK'dan ilgili evrağın çıktısı alınarak Personel Daire Başkanlığına üstyazı ile gönderilir. EBYS (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

54 SGK İŞE BAŞLAYIŞ-İŞTEN AYRILIŞ BİLDİRGELERİNİN DÜZENLENMESİ (2547 SAYILI KANUNUN 31. md.) 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, Üniversitemiz 2547 sayılı kanunun 31. md. kapsamında görevlendirilen Öğretim Elemanlarının SGK işe başlayış/işten ayrılış bildirgelerinin düzenlenmesidir. Bu süreç akışı 2547 sayılı kanunun 31. md. kapsamında görevlendirilen Öğretim Elemanlarının SGK işlemlerini kapsar. 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Bu süreç akışı 2547 sayılı kanunun 31. md. kapsamında görevlendirilen Öğretim Elemanlarının işten ayrılış bildirgelerinin en geç 10 gün önceden bildirilmesi gerekmektedir sayılı kanunun 31. md. kapsamında görevlendirilen Öğretim Elemanlarının işe başlayış/işten ayrılış bildirgelerinin görevlendirme onaylarıyla karşılaştırılıması. Talep Sahibi Görevlendirme onayları EBYS üzerinden tarafmıza ulaşır. EBYS Görevlendirilen Öğretim Elemanlarının ilgili Eğitim-Öğretim Yarıyılı başlangıç tarihinde SGK'da işe başlayış bildirgeleri düzenlenir. Uygun Mu? Aynı gün içinde düzeltilir. SGK Görevlendirilen Öğretim Elemanların ilgili Eğitim-Öğretim Yarıyılı bitiş tarihinde SGK'da işten ayrılış bildirgeleri düzenlenir. Uygun Mu? Aynı gün içinde düzeltilir. SGK 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

55 SGK İŞE BAŞLAYIŞ-İŞTEN AYRILIŞ BİLDİRGELERİNİN DÜZENLENMESİ (2547 SAYILI KANUNUN 31. md.) 2 SGK işe başlayış/işten ayrılış bildirgeleri muhasebeye teslim edilir. SGK İŞE BAŞLAYIŞ/İŞTEN AYRILIŞ BİLDİRGESİ (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

56 SÜREKLİ İŞÇİLERİN İKRAMİYE VE DİĞER SOSYAL HAKLARININ ÖDENMESİ Toplam Sayfa 1 2. Kapsam Bu süreç akışının amacı, Üniversitemiz Sürekli İşçilerinin İkramiye ve Diğer Sosyal Haklarının Çalışma ve Sosyal Güvenlik bakanlığının 375 sayılı KHK'nın geçici 23. maddesi uyarınca ödenmesi. Bu süreç akışı Üniversitemiz Sürekli İşçilerinin İkramiye ve Diğer Sosyal Haklarının Çalışma ve Sosyal Güvenlik bakanlığının 375 sayılı KHK'nın geçici 23. maddesi uyarınca ödenmesini kapsar. 4. Süreç Riskleri Ödemelerin yanlış olması. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Üniversitemiz Sürekli İşçilerinin İkramiye ve Diğer Sosyal Haklarının Çalışma ve Sosyal Güvenlik bakanlığının 375 sayılı KHK'nın geçici 23. maddesi. Talep Sahibi Üniversitemiz Sürekli İşçi kadrosunda bulunan personel. ÇSGB 375 SAYILI KANUN Maaş programında ikarmiye ve diğer sosyal haklara ilişkin hesaplamalar yapılıp ödemeye esas belgelerin çıktları alınır. MAAŞ PROGRAMI MYS'de Ödeme Emri Belgesi hazırlanır.bütün evraklar Gerçekleştirme ne ve Harcama Yetkilisine imzaya sunulur. MYS İmzalar tamamlandıktan sonra Ödeme Emri Evraklarına maaşı etkileyen bilgi değişikliklerine ilişkin evraklar eklenerek muhasebe birimine teslim edilir. Ödeme Emri Belgeleri (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

57 SÜREKLİ İŞÇİLERİN MAAŞ ÖDEMESİ Bu süreç akışının amacı, Üniversitemiz Sürekli İşçilerinin maaş ödemesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı Sürekli İşçilerinin maaş ödemesi kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Sürekli İşçilerin puantaj ve kişisel bilgilerinin yanlış olması. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığından gelen Sürekli İşçilere ilişkin puantaj ve diğer bilgiler doğrultusunda maaş ödemesinin yapılması. Talep Sahibi Üniversitemiz Sürekli İşçi kadrosunda bulunan personelin puantajı ve genel bilgileri tahakkuk birimine gönderilir. EBYS Üniversitemiz Sürekli İşçi kadrosunda bulunan personein puantajı ve genel bilgileri kontrol edilir. Uygun Mu? Hataların düzeltilmesi sağlanır. EBYS Maaş programında maaş hesaplamaları yapılarak ödemeye esas belgelerin çıktıları alınır. MAAŞ PROGRAMI 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

58 SÜREKLİ İŞÇİLERİN MAAŞ ÖDEMESİ 2 MYS'de Ödeme Emri Belgesi hazırlanır.bütün evraklar Gerçekleştirme ne ve Harcama Yetkilisine imzaya sunulur. MYS İmzalar tamamlandıktan sonra Ödeme Emri Evraklarına maaşı etkileyen bilgi değişikliklerine ilişkin evraklar eklenerek muhasebe birimine teslim edilir. Ödeme Emri Belgeleri (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

59 ŞİFRE VERME İŞLEMLERİ SÜRECİ Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 Bu süreç akışının amacı, şifre verme işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, şifre verme işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Zamanında şifre verilmemesi. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Gelen talebin zamanında karşılanması Harcama Birimleri Şifre verilecek persone ait bilgiler KBS için taahhütname, MYS için üst yazıda yetkilendirilecek kişinin T.C'si mail adresi hangi yetki verilecekse doldurulup imzalanarak ilgili Harcama biriminin üst yazısı ile Başkanlığımıza ulaştırılır. Şifre Talep Formu Taahhütnamede belirtilen personele istenilen otomasyona giriş yapabilmesini teminen şifre verilebilmesi için KBS ve Kimlik Yönetim Sistemine muhasebe yetkilisine ait Şifre ile giriş yapılır ve ilgili personele istenilen yetki verilir. Yetkilendirilen personelin mail adresine istenilen otomasyon programına giriş yapabileceği ilk şifre gönderilir. -Şifre Şifre verme işlemi tamamlanan yazıya ilişkin işlemler gerçekleştirilmiş olduğundan EBYS'de arşivlenir. (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

60 TAKSİTLENDİRME Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 Bu süreç akışının amacı, kişi borçlarının taksitlendirilmesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, kişi borçlarının taksitlendirilmesi kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Taksitlerin zamanında ödenmemesi. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Taksitlendirilmiş alacakların düzenli kontrolü Borç çıkarılan personel Taksitlendirme talebine ait ait yazı Başkanlığa gelir. Taksitlendirme Talebi Borç tutarı TL'nin üzerinde mi? Taksitlendirme Tablosu Rektörlük makamına onaya çıkılır, ve taksitlendirme tablosu yapılır. Daire Başkanlığınca en az 500.-TL ve en fazla 12 taksit olacak şekilde taksitlendirme tablosu yapılır. Yetkilisi İlgili kişiye yazı tebliğ edilir. Tebligat Yazı ve eklerinden sistemden döküm alınarak kişi borcu dosyasına kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

61 TAŞINIR GİRİŞ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Revizyon No.su 00 Bu süreç akışının amacı, taşınır giriş, çıkış işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, taşınır giriş, çıkış işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri birimine Harcama Yönetim Sistemi aracılığıyla gönderilmiş olan tutar ile Taşınır İşlem Fişindeki tutarın aynı olmaması Yeni Devlet sisteminden onay işlemi yapılmadan önce TKYS'den gönderilen tutarla taşınır işlem fişindeki tutarın karşılaştırılması Harcama Birimleri Harcama Biriminlerince taşınırlara ilişkin Tüketim Çıkış, Devir Giriş v.b Taşınır İşlem Fişlerinin gönderilmesi. Taşınır İşlem Fişi/ Taşınır Mal Yönetmeliği Gönderilen Taşınır İşlem Fişleri Yeni Devlet sisteminden Varlık Menüsü Varlık İşlem Fişi işlemlerinden kontrol edilir. Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmiş mi? İşlem Fişi Yeni Devlet sisteminden Varlık İşlem Fişi işlemlerinden kontrolu yapılan TİF' ler sistem üzerinden kabul edilip onay işlemi gerçekleştirilir. Onaylanmış 2 (iki) adet İşlem fişi muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur. İlgili birimin Harcama Yönetim Sistemi kullanıcısı aranıp ilgili TİF' lerin muhasebe birimine gönderilmesi sağlanır. 1 (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

62 TAŞINIR GİRİŞ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Revizyon No.su 00 2 Yeni Devlet sistemi üzerinden kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak düzeltilir. Onaylanıp imzalanan MİF' ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi (Form No: FRM-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

63 TAŞINIR KESİN HESAP İŞLEMLERİ SÜRECİ Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 Bu süreç akışının amacı, taşınır kesin hesap işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, taşınır kesin hesap işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Taşınır kayıtlarına ilişkin yıl sonu raporlarına göre hazırlanan tabloların fili durumu yansıtmıyor olması, Hatalı hazırlanmış Taşınır Kesin Hesap Cetvellerinin hazırlanmış olan Kesin Hesabı da hatalı hale getirecek olması 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Yıl sonu işlemleri bitmeden taşınır ve muhasebe kayıtlarının tutarlı hale getirilmesi Taşınır Yönetim Hesabı hazırlanacak yıla gerçekleştirilir. ilişkin yıl sonu Taşınır Mal Yönetmeliği Taşınır Mal Yönetmeliğinin 35/2 maddesi gereği söz konusu yıla ilişkin olarak Taşınır Kesin Hesap Cetvelleri (Örnek 16) ile Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetvelleri (örnek 17) mizanda yer alan verilere göre doldurulur. Örnek Taşınır Konsolide ile Üst Yönetici İmzaları tamamlanan cetveller bir üst yazı ekinde Sayıştay Başkanlığına Gönderilir. Yazı ve Ekleri Sayıştaya gönderilen yazının bir örneği EBYS sistemi üzerinden dosyalanır. (Form No: DFR:003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

64 TELAFİLERİN EDS'YE GİRİLMESİ BŞEÜ-KAYSİS Belge No: Toplam Sayfa 1 Bu süreç akışının amacı, ek ders ödemesi kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı ek ders ödemesi kapsamında tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Telafi kararlarının yönetmeliğe uygun olmaması 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Öğretim Üyelerinin onay tarihinden önce sisteme girlmesi. Talep Sahibi Telafi kararlarına ilişkin üst yazı tahakkuk birimine gönderilir. EBYS Telafi kararının uygunluğu denetlenir. Uygun Mu? İlgiliye bilgi verilir. EDS Telafi kararlarına ilişkin veriler Ek Ders Sistemine girilir. EDS (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

65 TEMİNAT GİRİŞ İŞLEMLERİ BŞEÜ-KAYSİS Belgesi No. Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 Bu süreç akışının amacı, teminat giriş işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, teminat giriş işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 4. Süreç Riskleri Teminatlara ilişkin muhasebe kayıtların zamanında yapılmaması, 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Bekletilmeden muhasebe kayıtlarına alınması Harcama Birimleri Harcama birimleri tarafndan yapılan ihalelerle ilgili Kesin Teminat Mektupları Başkanlığımıza bildirilir. Kesin Teminat Mektubu- Geçici Teminat Mektubu/ 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Kesin Teminat Mektubu olup olmadığının kontrolleri yapıldıktan sonra Yeni Devlet sistemine veri girişi yapılırak 3 adet İşlem Fişi dökümü alınır. İşlem Fişi Kayıt işlemleri tamamlanan Teminat Mektubunun aslı ve Harcama Biriminden gelen yazıların bir örneği alınıp asıl teminat mektubunun altına koyularak 1 Adet be işlem Fişiyle birlikte kasaya kaldırılır. Teminat Mektubu ve İşlem Fişi Onaylanmış 2 Adet İşlem Fişinin altına Teminat Mektubunun ve Harcama Biriminden gelen yazının bir örneği eklenip düzenleyen bölümü İmzalanarak imzalanmak üzere Yetkilisinin onayına sunulur. İşlem Fişi Yeni Devlet sistemi üzerinden Kontrol işlemi yapılır. Yetkilisi Hata var mı? Hatanın sebebi bulunarak düzeltilir. Onaylanıp imzalanan MİF'ler arşive kaldırılmak üzere ilgili personele sevk edilir. İşlem Fişi (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1