Giriş İşletmeniz e-fatura/e-irsaliye Uygulamasına geçmek zorunda ise kullanabileceğiniz tek ücretsiz yöntem https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp adresi ile erişebileceğiniz Gelir İdaresi Başkanlığı e-fatura/e-irsaliye Portal Aracı olmaktadır. Ücretsiz olması başta kulağa hoş gelmektedir. Günde 5-10 Fatura (Her birinde Kalem sayısı 5-10 u geçmeyen) hazırlayan mükellefler için durum kolay sayılır. Bu işlem için kullanılan ara yüz aşağıda gösterilmiştir: Bu e-fatura/e-irsaliye Giriş Ara Yüzü normalde bilinen INTERNET TARAYICILARI (FIREFOX, IE, CHROME vs.) ile kullanılabilmektedir. Peki bu ücretsiz ara yüze bilgi girişi daha kolay bir hale getirilebilir mi? BIR YAZILIM LTD. ŞTİ. 2004 [BIR ERP E-FATURA OTOMASYON MODÜLÜ TANITIM KILAVUZU] 1
Kurum olarak ilkemiz mükellefin ürünlerimizi kullanırken En Rahat, En Ekonomik ve En Verimli Şekilde İşlevlerini Yerine Getirmesi olduğu için, mükellefi bilgi girişi sırasında oldukça zorlayan, vakit kaybettiren ve verimsiz çalışmasına neden olan bu ara yüzü bir Bilgi Giriş Otomasyon İşlemine Tabi Tutmak olmuştur. Sistemin esası Elektronik Ortamdaki Fatura Bilgisi olarak mükellef tarafından önceden girilmiş olan bilginin Otomatik Olarak Ara Yüz İçine Aktarılması olarak açıklanabilir. Bu işlevi yerine getirme amaçlı yapılan Otomasyon Yazılımı sadece elle girilmek zorunda kalınan bilginin Mükellef Veri Tabanı (EXCEL/SQL vs.) içinden otomatik olarak alınarak bu ara yüz içinde ilgili bölümlere aktarılmasını yerine getirir. Bunun yanında Toplu Raporlama, Arşivleme gibi hizmetlerde bu yazılım içinde yer almıştır. Yani kullandığımız ara yüz aslında tarayıcı üzerinde kullanılanın tamamen kendisidir ve Bir ERP ürünü içine yerleştirilmiştir. Ara yüzün mevcut işleyiş, kontrol ve çalışma yapısı aynen devam etmektedir. Aşağıdaki şekilde PORTAL ara yüzü ERP Sistemi içine yerleştirilmiş olarak gösterilmiştir: BIR YAZILIM LTD. ŞTİ. 2004 [BIR ERP E-FATURA OTOMASYON MODÜLÜ TANITIM KILAVUZU] 2
Mükellef Fatura Bilgileri MS-EXCEL, Ticari Yazılım (LOGO, ETA, NETSİS, SAP, ORACLE vs.) Veri Tabanı veya başka bir elektronik veri formatı ile saklanıyor olabilir. Bu bilgiler tamamen otomatik ve mükellef seçenekleri doğrultusunda alınıp PORTAL Ara Yüzü içine aktarılır. Şekilde MS-EXCEL Fatura bilgi sayfası örneği görülmektedir: Sistem bu sayfaya elektronik olarak bağlanır ve bilgileri tasnif edilmiş olarak ekranın sol tarafındaki listede mükellefin seçebilmesi için sıralar. Bu MS-EXCEL dosyası aynı zamanda Mükellef Müşteri Adres Bilgilerini de içerir. Bunun yanında Ticari Yazılımlardan doğrudan alınan EXCEL Raporları da bu dosya sayfasına yapıştırılıp formüller ile formatlanarak kullanılabilir. Bilgilerinizin Ticari Yazılım Veri Tabanı içinden Kendinizin Seçerek Almasını talep etmeniz durumunda yapılan kısa bir kodlama çalışması ile bu sistem de firmanız için kullanılabilir hale getirilmektedir. Bu konuda daha önce yapılmış çalışmaları da doğrudan kullanma imkânınız vardır. Fatura bilgileriniz yukarıda sayılan elektronik ortamlardan alınamıyor ve çok farklı bir yapıda bulunuyor ise bu yapıyı aktarmak için de gerekli çalışma tarafımızdan yapılmaktadır (POS Makinelerinin ürettikleri TEXT tipi veriler bir örnek olarak gösterilebilir). MS-SQL, MY-SQL, ORACLE, SAP ve diğer tüm veri tabanlarından veri aktarmak mümkündür (istenilen yetkiler dahilinde kalınarak). BIR YAZILIM LTD. ŞTİ. 2004 [BIR ERP E-FATURA OTOMASYON MODÜLÜ TANITIM KILAVUZU] 3
Aşağıda MS-EXCEL bilgilerinin tasnif edilerek seçime hazır hale gelmiş şekli gösterilmektedir. Her bir fatura tek tek veya tümü birden PORTAL Ara Yüzü içine aktarılabilir. BIR YAZILIM LTD. ŞTİ. 2004 [BIR ERP E-FATURA OTOMASYON MODÜLÜ TANITIM KILAVUZU] 4
Ücretsiz PORTAL üzerinde Yazdırma (Raporlama) işlevleri tek tek yapılmak zorundadır. Sistemimiz seçtiğiniz e-fatura bilgilerini Toplu Olarak Ekranda Görüntüler, Yazıcıya Gönderir, Tolu PDF ve XML Dosya oluşturur. Bu işlevler tüm ekranlarda yapılabilmektedir (Gelen, Giden, Posta Kutusu). Yine bazı tek tek yapılması gereken işlevler de toplu olarak yapılabilmektedir (Gelen Ticari Fatura Kabul İşlevi gibi). Tüm ekranlarda Fatura Numarası, Cari Tanımı ve Vergi Numarası ile Filtre İşlemi yapmak mümkündür. XML Arşiv Dosyası İndirme ve Tasnif Etme işlemi sistem tarafından otomatik olarak yapılmaktadır. Şekilde indirilen ve yeniden adlandırılan dosyalar görülüyor: Arşiv İndirme İşlemi ayrıca Gelen ve Giden Fatura Listeleme bölümlerinde de yapılabilmektedir (henüz Arşiv Bölümüne gönderilmemiş). BIR YAZILIM LTD. ŞTİ. 2004 [BIR ERP E-FATURA OTOMASYON MODÜLÜ TANITIM KILAVUZU] 5
İndirilen ve tasnif edilen XML Dosyaları sistem içinde görüntülenebilmektedir. Bu dosyalar içinde Özel Bilgi Arama işlemi de yapılabilir: Gelen, Giden ve Posta Kutusu Arşiv Dosyaları önceden belirlenmiş olan dizinler de otomatik olarak saklanır. İndirilen bu XMV Verilerinin bir özelliği de içerdikleri Vergi Değer ve Tiplerinin hazırlanacak Resmi Beyannameler için özellik arz etmesidir. Yani Muhasebe görevlisi olarak tek tek her fatura içinde yer alan vergi bilgilerini analiz etmek zorunda kalmayacaksınız. Sistem toplu olarak belirlediğiniz Tarih Aralığı içinde kalan dosyaları tarayarak Otomatik Vergi Beyan Özeti çıkaracaktır. Sistem bu bilgileri MS-EXCEL dosyası olarak bilgisayarınızda oluşturur. BIR YAZILIM LTD. ŞTİ. 2004 [BIR ERP E-FATURA OTOMASYON MODÜLÜ TANITIM KILAVUZU] 6
Aşağıdaki şekilde bilgilerin tasnif edilmiş şekli görülmektedir: Sistem işletmenize has tüm Vergi Bilgilerini PORTAL Ara Yüzü içine aktarma kapasitesine sahiptir. Özellikle bazı vergi tiplerinin elle girilmesi zorluk arz etmektedir. Tüm Fatura Senaryo Çeşitleri (İhracat, Özel) ve Fatura Tipleri (İADE, TEVKİFAT, İSTİSNA, İHRAÇ KAYITLI) bu sistem ile otomatik olarak girilebilmektedir. Ticari Yazılımınız Veri Tabanı içinde bulunan bilgi taelp etmeniz durumunda aktarma sıranda mantıksal, matematiksel sorgu ve düzenlemelere tabi tutulabilir. BIR YAZILIM LTD. ŞTİ. 2004 [BIR ERP E-FATURA OTOMASYON MODÜLÜ TANITIM KILAVUZU] 7
Program Kullanım Bilgileri Ana Menü Yardımı ile INTERNET TARAYICI tercihimizi belirtiriz (en sorunsuz çalışan olması nedeni ile varsayılan FIREFOX tarayıcısıdır): Diğer çalışma bağlantılı (mükellefin rahat ve isteklerine uygun işlevsellik amaçlı) ayarlar şekilde görülmektedir: BIR YAZILIM LTD. ŞTİ. 2004 [BIR ERP E-FATURA OTOMASYON MODÜLÜ TANITIM KILAVUZU] 8
Toplu hazırlanan PDF ve XML Dosyaları Saklama Dizini Ayarları (istenilen ağ konumuna yönlendirilebilir) şekilde görülmektedir: Mükellef isterse sistem içinde değil de Dış Tarayıcı içinde yer alan PORTAL Ara Yüzü ile de çalışabilir: BIR YAZILIM LTD. ŞTİ. 2004 [BIR ERP E-FATURA OTOMASYON MODÜLÜ TANITIM KILAVUZU] 9
Fatura Ekranı İşlev Düğmeleri aşağıda gösterilmiştir: BIR YAZILIM LTD. ŞTİ. 2004 [BIR ERP E-FATURA OTOMASYON MODÜLÜ TANITIM KILAVUZU] 10
Toplu İşlem yapılmak istendiği zaman önce Ekran Liste Bilgisi Tek Sayfa yapılmalıdır (normalde 20 Satır gösterilir): Şekilde tüm bilgiler tek sayfa halinde gösterilmektedir: BIR YAZILIM LTD. ŞTİ. 2004 [BIR ERP E-FATURA OTOMASYON MODÜLÜ TANITIM KILAVUZU] 11
İLETİŞİM BİLGİLERİ ATA MAH. IĞDIR CAD. NO:15/C DA: 36 YENİMAHALLE/ANKARA Kurumsal GSM: 0541 331 79 14 http://www.biryazilim.com info@biryazilim.com BIR YAZILIM LTD. ŞTİ. 2004 [BIR ERP E-FATURA OTOMASYON MODÜLÜ TANITIM KILAVUZU] 12