4.1. Değerlendirme-Ayıklama-İmha İşlemleri 4.1.1. Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonu Oluşturulması İşlemi Birimler Rektörlük BEYAS Koordinatörlüğü Değerlendirme-Ayıklama- İmha (DAİ) Sorumlusu DAİ komisyonu oluşturulmasına dair yazı hazırlanır ve onaya sunulur. DAİ Komisyonu oluşturulur ve BEYAS Belgeler teslim alınır ve DAİ sorumlusuna havale Belgeler Komisyonların onayı için uygun görüş yazısı hazırlanır ve onaya sunulur. Komisyonlar onaylanır ve uygun görüş yazısı BEYAS DAİ sorumlusuna havale DAİ komisyonlarının oluşturulduğuna dair yazı Sayfa/Topl. Sayfa No 1/6 Hazırlayan Onaylayan
4.1.2 Birim Belge Merkezleri Değerlendirme-Ayıklama-İmha İşlemleri Birimler Rektörlük BEYAS Koordinatörlüğü Değerlendirme-Ayıklama- İmha (DAİ) Sorumlusu Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) DAİ çalışmalarının başlatılmasına dair yazı Belge/ dosya/ klasör/ materyal değerlendirilir, imha listeleri eklenerek BEYAS a havale İmha listeleri kontrol edilir ve Rektörlük onayı için uygun görüş yazısı hazırlanarak onaya sunulur. İmha listeleri onaylanır ve uygun görüş yazısı BEYAS havale Rektörlük onayı eklenerek DAGM onayı için uygun görüş yazısı hazırlanarak onaya sunulur. İmha listeleri onaylanır ve uygun görüş yazısı Rektörlüğe BEYAS havale Sayfa/Topl. Sayfa No 2/6 Hazırlayan Onaylayan
4.1.2 Birim Belge Merkezleri Değerlendirme-Ayıklama-İmha İşlemleri Birimler Rektörlük BEYAS Koordinatörlüğü Değerlendirme-Ayıklama- İmha (DAİ) Sorumlusu Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) İmhası kesinleşenlerin BEYAS gönderilmesine dair yazı İmhası kesinleşen belge/ dosya/ klasör/ materyal BEYAS Belge/ dosya/ klasör/ materyal tutanakla Belge/ dosya/ klasör/ materyalin DAGM ne teslim tarihi için yazı hazırlanarak onaya sunulur. Belge/ dosya/ klasör/ materyalin teslim tarihi belirlenerek Rektörlüğe bildirilir. BEYAS havale Teslim tarihinde imha edilecek belge/ dosya/ klasör/ materyal DAGM ne İmha edilecek belge/ dosya/ klasör/ materyal İmha işleminin tamamlandığına dair yazı Sayfa/Topl. Sayfa No 3/6 Hazırlayan Onaylayan
4.2. Arşivleme İşlemleri 4.2.1. Belge/ Dosya/ Klasör/ Materyal Arşivleme İşlemi Birimler Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Arşiv Sorumlusu materyal BEYAS materyal arşiv sorumlusuna materyal tutanakla materyal sıralanarak yeniden dosyalanır/klasörlenir/kutulanır ve arşive kaldırılır. Sayfa/Topl. Sayfa No 4/6 Hazırlayan Onaylayan
4.2.2. Kurum Belge Merkezi ve Arşivinden Belge/ Dosya/ Klasör/ Materyal Çıkarma İşlemi Birimler/Personel Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Arşiv Sorumlusu Dosya isteme fişi düzenlenir ve Arşiv sorumlusuna teslim Dosya isteme fişi teslim alınır. İstenilen dosya arşivden çıkarılır. Dosya Dosya birim/personele teslim Dosya ile ilgili işlem yapılır. Dosya arşiv sorumlusuna teslim Dosya Dosya arşivdeki yerine kaldırılır. Sayfa/Topl. Sayfa No 5/6 Hazırlayan Onaylayan
4.3. Yıllık Faaliyet Raporları İşlemleri Birimler Rektörlük BEYAS Koordinatörü YFR Sorumlusu Bir önceki yıla ait faaliyet raporlarının hazırlanmasına dair yazı Bir önceki yıla ait faaliyet raporu hazırlanır ve BEYAS Belgeler teslim alınır ve YFR sorumlusuna havale Belgeler Yıllık faaliyet raporları Yıllık faaliyet raporları kontrol edilir BEYAS Koordinatörü ne Faaliyet raporları değerlendirilir ve rapor hazırlanarak YFR sorumlusuna Değerlendirme raporu Değerlendirme raporu eklenerek yıllık faaliyet raporlarına dair yazı Sayfa/Topl. Sayfa No 6/6 Hazırlayan Onaylayan