1.ürecin Genel Özellikleri 1.1 Bağlı Olduğu üreç Grubu (G) Kodu ve Adı 1.2 Bağlı Olduğu Ana ürecin (A) Kodu ve Adı Arşiv İşlemleri Ana üreci 1.3 ürecin () Kodu ve Adı Arşivlenecek Evrak Gelmesiyle başlar, Kurum Arşivine Gönderilecek Arşivlik Evrakın Bakanlığa Gönderilmesi 1.4 ürecin Kapsamı 1.5 ürecin Amacı evrakların arşivlenmesi üreç Modeli üreç Modelleme Rehberi 2. Diğer üreç Özellikleri 2 üreç Kaynakları ürecin insan kaynaklarını gir. ürecin ekipman ve donanım kaynaklarını gir. ürecin yazılım kaynaklarını gir. 3 Girdi, Çıktı ve Adımlar üreci başlatan olayları tanımla. ürecin girdilerini tanımla. ürecin çıktılarını tanımla. ürecin ilişkili olduğu mevzuatı tanımla. ürecin talimat ve prosedürlerini gir. ürecin formlarını gir. üreç aktivitelerini gir. üreç İletişim Tablosu İletişim Akış Diyagramı 5 ürecin İyileştirilmesi İçin Öneriler ürecin iyileştirilmesi için öneri gir. 6 Formu Dolduranlar Bu formun doldurulmasında çalışanların bilgilerini gir.
AdıyamanDefterdarlığı Personel Müdürlüğü Arşivlenecek Evrak Gelmesi Arşivlenecek Evrak Arşivlenecek Evrakın İncelenmesi Birim Arşiv Defterdarına Kaydedilerek Muhafaza Edilmesi Birim Arşivinde Muhafaza Edilme üresi Dolan Evrakın Komisyon Oluşturulması Komisyon onayının Defterdarlık Makamı Tarafından Onaylanması Komisyon Tarafından üresi Dolan Evrakların İmha Edilmesi üreç Tamamlandı Hazırlayan: Nebahat HATİPOĞLU Onaylayan: Gülseren MUTLUAY V.H.K.İ Personel Müdürü
G A Arşiv İşlemleri Ana üreci Anasayfa 2.1.ürecin İnsan Kaynakları (Unvanlar ve paralel insan kaynağı sayısı) No Görev Adı Kaynak Miktarı 1 Arşiv İşlemleri Görevlisi 2 2 ervis orumlusu 1 3 Yönetici Yard. 1 4 Yönetici Yard. 1 5 Defterdar 1
G A Arşiv İşlemleri Ana üreci Anasayfa 2.2.ürecin Ekipman ve Donanım Kaynakları (Araç-gereç, alet, makine, tesis, binek veya ticari araçlar vb ve bilgisayar, yazıcı, tarayıcı, telefon, projeksiyon cihazı vb.) No Ekipman Adı Kaynak Miktarı 1 bilgilsayar 2 2 yazıcı 2 3 dosya -
G Anasayfa A Arşiv İşlemleri Ana üreci 2.4.ürecin Yazılım Kaynakları (Her türlü yazılım) No Yazılım Adı - -
G Anasayfa A Arşiv İşlemleri Ana üreci 3.1.üreci Başlatan Olaylar No 1 Olay Tanımı Arşivlenecek Evrak Gelmesi
G Anasayfa A Arşiv İşlemleri Ana üreci 3.2.ürecin Girdileri No 1 Girdi Adı Arşivlenecek Evrak
G Anasayfa A Arşiv İşlemleri Ana üreci 3.3.ürecin Çıktıları No 1 Çıktı Adı Kurum Arşiv Yazısı
G A Arşiv İşlemleri Ana üreci Anasayfa 3.4.ürecin İlişkili Olduğu Mevzuat No İlgili Mevzuat İlgili Madde No 1 Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik tamamı
G A Arşiv İşlemleri Ana üreci 3.5.üreçte Kullanılan Yazılı Talimat/Prosedür No Talimat/Prosedür - -
G A Arşiv İşlemleri Ana üreci 3.6.üreçte Kullanılan Form No Form Adı - -
G A Arşiv İşlemleri Ana üreci Anasayfa 3.7.ürecin Aktiviteleri No Aktivite Adı Aktivite Açıklaması Tekrar ıklığı GerçekleştirenOnaylayan Danışılan Aktarılan Arşivlenecek Evrakın İncelenmesi 1 Birim Arşiv Defterdarına Kaydedilerek Muhafaza Edilmesi 2 Birim Arşivinde Muhafaza 3 Komisyon Tarafından üresi 4 Edilme üresi Dolan Evrakın Komisyon Oluşturulması Yılsonu itibariyle arşivlenecek evraklar incelenir Arşivlenecek evraklar inelendikten sonra birim arşivine gönderilerek muhafaza edilir Arşivdeki evraklar incelenerek süresi dolan evrakların imhası için komisyon oluşturulur oluşturulan komisyon onayı Defterdar tarafından imzalanır Dolan Evrakların İmha Edilmesi Komisyon Tarafından üresi Dolan Evrakların Hazırlayan: Nebahat HATİPOĞLU V.H.K.İ İmha edilir. Her eferinde Her eferinde Her eferinde Arşiv İşlemleri Kullanılan (Bilgi Verilen) Doküman (Talimat, Prosedür, Form) Kullanılan Yazılım Ekran Yetkinlik (En fazla 5 adet) Görevlisi - - - - - Arşiv Yönetimi Arşiv İşlemleri Görevlisi - - - - - Arşiv Yönetimi arşiv İşlemleri Görevlisi, ervis orumlusu Yönetici Yrd. Yönetici Defterdar - - - - Her eferinde Komisyon - - - - - Onaylayan: Gülseren MUTLUAY Personel Müdürü Arşiv Yönetimi, Yazılı İletişim ve Arşiv Yönetimi Arşiv Yönetimi, Yazılı İletişim ve Arşiv Yönetimi orumlu Kişinin Almış Olması Gereken Eğitim(ler) Doküman ve Arşiv Yönetimi Doküman ve Arşiv Yönetimi Doküman ve Arşiv Yönetimi Doküman ve Arşiv Yönetimi Tedarikçi Marifetiyle? Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır Hayır
G A Arşiv İşlemleri Ana üreci Anasayfa 3.8. İletişim İlişkileri İletişim Akış Diyagramını Düzenle No Görev Adı İletişimde Bulunduğu Görev Adı İletişim Şekli İletişim Yönü İletişim ebebi
.üreci İletişim Akış Diyagramı Anasayfa
G A Arşiv İşlemleri Ana üreci Anasayfa 5.İyileştirme Önerileri 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 Mevcut Durumda ürecin Gerçekleştirilmesinde İyileştirme Öneriniz İyileştirmenin Yaşanan orun, Hata (Nasıl uygulanacağını detaylı olarak Önerinizin ağlayacağı Gerçekleştirilebilmesi Önerinizin Tahmini No veya Olumsuzluk açıklayanız.) İyileştirme Alanı Fayda İçin Gerekli Kaynaklar Maliyeti
G A Arşiv İşlemleri Ana üreci Anasayfa 6.Formu Dolduranlar 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 Formu Dolduranın Formu Dolduranın E-mail No Formu Dolduranın İsmi Telefonu Adresi Formu Dolduranın Birimi Formu Dolduranın Görevi/Unvanı