AbstractAgent Bildiri Özeti (Abstract) Yönetim Sistemi Hakem Kılavuzu
İçindekiler I. ABSTRACTAGENT NEDİR?... 4 I.1 TANIM VE TEMEL ÖZELLĠKLER... 4 I.2 AVANTAJLARI... 4 II. YETKİLER... 5 III. HAKEM İŞLEMLERİ... 6 V.1 YENĠ GELEN BĠLDĠRĠLERĠ GÖRME VE DEĞERLENDĠRME... 6 V.2 BĠLDĠRĠLERĠ OFFLĠNE ĠZLEME... 8 V.3 DEĞERLENDĠRĠLMĠġ BĠLDĠRĠ ÖZETLERĠNĠ LĠSTELEME... 10 IV. SİSTEM GERİ BESLEMELERİ... 11
Bu belgedeki bilgiler, Ģekiller ve program iģlevi önceden haber verilmeksizin değiģtirilebilir. Tersi belirtilmedikçe, burada örnek olarak adı geçen kiģiler, adresler, kurumlar, kuruluģlar, bildiri baģlıkları ve içerikleri ile değerlendirmeler kurgusaldır ve hiçbir gerçek kiģi, kurum, kuruluģ, bilimsel çalıģma ve olayla ilgili olarak kullanılmaları veya böyle bir sonuç çıkarılması amaçlanmamıģtır. Ġlgili tüm telif hakları yasalarına uymak okuyucunun sorumluluğundadır. Telif hakkı kapsamındaki haklara hiçbir sınırlama getirmeksizin, bu belgenin hiçbir bölümü, LookUs BiliĢim Ltd nin izni alınmadan yeniden üretilemez. Burada sözü edilen gerçek Ģirket ve ürün adları, ilgili firmaların ticari markaları olabilir. Bu belgeyi Adobe Acrobat Reader elektronik biçiminde temin etmek için absagent@lookus.net adresine e-posta gönderiniz. Copyright 2011 LookUs BiliĢim Hizmetleri San. ve DıĢ Tic. Ltd. ġti. www.lookus.net Ġstanbul 1.20.270510.PDF.B
I. AbstractAgent Nedir? I.1 Tanım ve Temel Özellikler AbstractAgent temel olarak, (i) Bildiri özetlerinin (abstract) oluģturulup baģhakeme iletilmesini sağlayan, (ii) Bunların belirlenen hakemlerce değerlendirilmesine olanak tanıyan, (iii) Tüm iģlemlerin yazarlar tarafından izlenebildiği, bir internet uygulamasıdır. ĠĢlemlerin kullanıcı dostu ve kolay anlaģılır ekranlar aracılığı ile yapılması, bugüne dek binlerce bildiri özetinin kısa sürede, sorunsuz ve kolay bir Ģekilde toplanmasını, değerlendirilmesini ve bildiri kitapçığının kısa sürede hazırlanmasını olanaklı kılmıģtır. ĠĢlemlere, Ģifre korumalı alana tek bir noktadan giriģ yapılarak baģlanır. Önceden belirlenen yetkiler, kullanıcıların neler yapabileceğini sınırlar ve menüyü özelleģtirerek kullanıcıya sunar. Kullanıcı grupları hiyerarģik olarak Ģu Ģekildedir: a. Kullanıcı (kongre, organizasyon vs. katılımcısı, yazar) b. Hakem c. BaĢhakem d. Kongre yöneticisi (organizasyon firması) e. Uygulama yöneticisi (LookUs Tasarım) Her grup, bir alt grubun yetkilerini de kapsar. Örnek olarak Hakem in bildiri değerlendirme yetkisi varken, normal bir kullanıcı gibi bildiri özetlerini de gönderebilir. Bildiri değerlendirme yetkisi sadece bildirinin gönderildiği hakem(ler)dedir. Bunun dışında sistem kimsenin bildiriyi değerlendirmesine olanak vermeyecektir. Bildiriler seçimli olarak Türkçe, Ġngilizce ya da her iki dilde toplanabilir. Türkçe girilen bir özetin Ġngilizce sinin de girilmesi zorunlu hale getirilebilir. Bunun dıģında özetler belirlenmiģ konu grupları altında da toplanabilir. BaĢhakem yetkisindeki kullanıcı, grupları belirleme, değiģtirme ve silme hakkında sahiptir (bkz. II. Yetkiler) I.2 Avantajları Bildiri özetlerinin online formlar sayesinde oluģturulması, hakemlere ulaģması ve değerlendirilmesi Ģimdiye dek eģi görülmemiģ bir biçimde süreci hızlandırır ve zaman kazandırır. Tüm özetler genel Ģablon ve biçime sadık kalarak, yazım kurallarına tam uyumluluk sağlar. Özetler ve kullanıcılar alanlarında arama yapabilme ve bilgileri görüntüleyebilme olanağı, organizasyon yetkililerine tam hakimiyet sağlar. Toplama ve değerlendirme süreci sonunda Bildiri Özeti Kitabı anında sistem tarafından oluģturulabilir. Postada kaybolma, bozuk disket, e-mail ile ulaģamama gibi sorunların ortadan kalkmasından baģka, diğer tüm bu medyalardan çok daha güvenli bir Ģekilde bilgiyi ve gizliliğini korur.
II. Yetkiler Kullanıcı gruplarının yapabileceği iģlemler, aģağıdaki listeden seçilmiģtir: Normal kullanıcı (yazar) : 1, 2 Hakem : 1, 2, 3, 4, 11 BaĢ hakem : 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17 Kongre Yöneticisi : 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 Uygulama yöneticisi : 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19, 20, 21 1. Bildiri özeti oluģturma, düzeltme ve Bilimsel Kurula gönderme 2. Bildirilerin değerlendirme sürecini ve hakem puanlarını takip edebilme 3. Yeni gelen bildiriler listesi 4. Bildiri değerlendirme 5. Kullanıcı iģlemleri (kullanıcı bulma ve listeleme, bilgilerini görebilme) 6. Kullanıcılardan hakem belirleyebilme 7. Gelen bildirileri hakemlere gönderebilme 8. Değerlendirilen ve değerlendirmede olan bildiriler listesi 9. Değerlendirilmesi bitmiģ puan açıklamalı bildiriler listesi 10. Değerlendirilmesi bitmiģ bildirileri kabul etme ya da reddetme, yeniden değerlendirmeye gönderebilme. 11. Bildirileri offline izleme (yazıcı çıktısı yada MS Word dokümanı için) 12. AbstractAgent ekranındaki kongre metinlerini düzenleyebilme 13. Bildiri grupları oluģturma, değiģtirme 14. Bildiri bulma fonksiyonu 15. Ayrıntılı bildiri liste raporları 16. Açıklamalı puan listeleri 17. Anket ekleme, soru ve istatistikleri izleme 18. Kongreye özel iģlemler ve raporlar bölümü. 19. BaĢhakem, kongre yöneticisi belirleme. 20. Kongre dilini, bir bildirinin gideceği hakem sayısını, özet kabulü için son kabul tarihini (deadline) belirleme. Özetlerin gruplar altında toplanıp toplanmayacağını belirleme. Sistemi askıya alabilme. 21. Kullanıcı (yazar) lara bildiri statülerine göre özelleģtirilmiģ e-posta mesajları gönderebilme.
III. Hakem İşlemleri Bildiri özetlerinin değerlendirilmesi ancak Bilimsel Kurul tarafından hakem olarak atanan kullanıcılar tarafından yapılabilmektedir (bkz. VI. Baş Hakem İşlemleri). Hakemin görevi kendisine gönderilen bildiri özetini okumak ve kongrenin puanlama kriterlerine göre puanlama yaparak Bilimsel Kurula geri göndermektir. Bu iģlemlerin yapılmasını sağlayan Hakem giriģ ekranı ġekil 26 da görüldüğü gibidir. ġekil 26: Hakem menüsü. III.1 Yeni Gelen Bildirileri Görme ve Değerlendirme GiriĢ sayfasında Değerlendirme Yap seçeneği ile hakem, kendisine iletilen tüm bildirilerin bir listesini görecektir (ġekil 27).
ġekil 27: Hakeme atanan bildiriye ulaģma ekranı. Örnekte sadece bir bildiri gösterilmiģtir. Listede bildiri özetinin referans numarasına (AbsRef) tıklanarak özetin tamamı okunabilecektir. Aynı Ģekilde Değerlendir tuģuna (ġekil 28 )basılarak da bildiri okunup değerlendirme iģlemine baģlanacaktır. Hakem yazarın kurum ve kiģisel bilgilerini kesinlikle göremez. ġekil 28: Hakem tarafından bildirinin değerlendirilmesi. Değerlendirmek ise oldukça basittir. Önce listeden bildiri için verilmek istenen puan seçilmeli ve isteğe bağlı olarak kurul yada yazar için gerekli görülen yorumlar yapılmalıdır. Eğer Öneri türü * Koşullu Kabul ise düzeltilmesi gereken hususlar konusunda yazara mutlaka yorum yazılması gerekmektedir. Ardından Gönder tuģuna basılmalıdır. (ġekil 29)
ġekil 29:Bildiri değerlendirme ekranı. Gönder tuģuna basılması ile bildiri değerlendirilmiģ olur. Özetin yazıcı çıktısını alıp daha geniģ zamanda okuyarak, sonradan da değerlendirilmesi mümkündür. Bunun için Menüden Bildirileri Offline İzleme seçeneği kullanılabilir. III.2 Bildirileri Offline İzleme Bu seçenekle giriģ yapan hakeme gönderilen tüm bildirilerin listesi görünecektir. Daha sonra baģlıkların yanında yer alan seçim kutucukları ile offline (çevrim dıģı) olarak izlenmek istenen özetler seçilmeli ve OluĢtur tuģuna basılmalıdır (ġekil 15).
ġekil 30: Offline izlenecek bildiri özetleri bu listeden seçilmelidir (örnekte 0048 ve 0053 referans numaralı özetler için offline izleme oluģturulacaktır). Sonuç olarak oluģturulan özetlerin görünümü ġekil 31 dekine benzer Ģekildedir. Ekranın Yazdır seçeneği ile yazıcı çıktısı alınabileceği gibi kopyalandıktan sonra MS Word benzeri bir kelime iģlemci programına da yapıģtırılabilir. Bu sayede özetler okunurken internete bağlı kalma zorunluluğu ortadan kalkacaktır.
ġekil 31: Offline gösterim için oluģturulan ekran çıktısı. III.3 Değerlendirilmiş Bildiri Özetlerini Listeleme Değerlendirilmesi yapılmıģ bildirilerin listesi DeğerlendirilmiĢ Bildiriler seçeneği ile alınabilir (ġekil 32). Burada özetin baģlığı, hakeme gönderilme tarihi, değerlendirilme tarihi ve verilen puan/ Öneri görüntülenecektir. Örnek gösterim aģağıdaki gibidir:
ġekil 32: Hakemler tarafından puanlanması bitmiģ bildiri özetlerinin görünümü. IV. Sistem Geri Beslemeleri AbstractAgent ile ilgili herhangi bir konuda yardım isteklerinizi, görüģ ve öneriler, absagent@lookus.net adresine bildirilebilir. Bunun dıģına uygulama süresince pencerenin alt kısmında bulunan ilgili seçimi izleyerek çıkan form aracılığı ile mesaj iletilebilir (ġekil 69). ġekil 69 GörüĢ ve öneri formu her zaman ulaģılabilecek yerdedir. Online iletilen mesajlar hemen değerlendirmeye alınıp, en kısa sürede kullanıcıya geri dönülecektir. Ayrıca sistem, tüm kullanıcılara veya statülerine göre kullanıcı gruplarına mesaj gönderebilir. Sözgelimi sözlü bildirileri kabul edilen yazarların tümüne hangi bildirilerinin sözlü bildiri olarak kabul edildiği bilgisi geçilebilir. Benzer Ģekilde bildiri özetini hazırlamıģ, fakat bilimsel komiteye son tarihe kadar göndermemiģ kullanıcılara hatırlatıcı mesaj gönderilebilir.