90 GÜN ÇALIŞMASI REVİZYON-1 TALİMATLAR BAŞLAMA TARİHİ BİTİŞ TARİHİ GÖREV DAĞILIMI 1. 90 Gün katılım yoklaması 11.11.2013 11.11.2013 GENEL SEKRETERLİK 2. 90 Gün çalışmasının duyurulması 11.11.2013 15.11.2013 3. 90 Gün çalışmasının web sitelerinde duyurulması 11.11.2013 19.11.2013 4. Yaka kartlarının takılması 11.11.2013 20.11.2013 5. Personel ve hasta tuvaletleri genel standartlarının eşitlenmesi 11.11.2013 02.12.2013 6. Hastane resimlerinin derlenmesi 11.11.2013 02.12.2013 7. Bebek bakım odalarının tüm hastanelerde kullanılabilir olması 8. Çalışanların e- posta adreslerinin toplanması ve bildirilmesi 9. Hasta ve çalışanların memnuniyet/sizlik sebeplerinin araştırılması 10. Taburcu olan hastaların hastane yönetimi tarafından ziyaret edilmesi 11. Çalışanlara yönelik oryantasyon kitapçığı ve programı hazırlanması 12. Hasta ve yakınlarının e-posta adreslerinin toplanması ve bildirilmesi 13. Hastanelerde bilgilendirme videoları ve duyurularının yayınlanması 14. Eşleştirilen İl Genel Sekreterliklerin ortak çalışmasının tamamlanması 15. Yaşlı ve engellilere yönelik düzenleme raporunun oluşturulması 16. İI Genel Sekreterliği birlik gözlemcisi uygulamasının yapılması 17. Hasta kabulde selamlama ifadelerinin standart hale getirilmesi 18. Sonuçların ve Geri Bildirimlerin Değerlendirilmesi, Bilgi Paylaşımının Sağlanması 11.11.2013 02.12.2013 11.11.2013 06.12.2013 11.11.2013 16.12.2013 11.11.2013 20.12.2013 11.11.2013 25.12.2013 11.11.2013 02.01.2014 11.11.2013 06.01.2014 11.11.2013 14.01.2014 11.11.2013 10.01.2014 11.11.2013 20.01.2014 11.11.2013 10.01.2014 11.11.2013 10.02.2014 GENEL SEKRETERLİK GENEL SEKRETERLİK GENEL SEKRETERLİK
90 GÜN ÇALIŞMASI 1. Talimat Başlığı : 90 Gün katılım yoklaması Durumu: Tamamlanmış Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 11.11.2013 İl Genel Sekreterleri ve Kurum Başkan Yardımcıları, proje takip sistemine girerek "90 Gün Katılım Yoklaması" adlı görevi tamamlar. Bu görevi tamamlayarak; 90 gün süresince neler yapması gerektiğini anladığını http://genelsekreterlik.tkhk.gov.tr/giris.aspx adresinde bulunan Proje Takip Sistemi (PTS) nin nasıl kullanıldığını anladığını PTS ne giriş yapabildiğini ve erişim sıkıntısı çekmediğini PTS de yapılan duyuruları takip edeceğini ve duyuruların PTS üzerinden yapılacağını 90 gün çalışmasına aktif olarak katılım göstereceğini beyan etmiş olur Bu hususlarla ilgili herhangi bir sorunla karşılaşılması durumunda, PTS sitesine yazılarak yardım istenebilir. 2. Talimat Başlığı : 90 Gün çalışmasının duyurulması Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 15.11.2013 Çalışmanın iç ve dış paydaşlara duyurulması önemlidir. Bu talimat gereği çalışma İl Genel Sekreterliğince iç ve dış paydaşlara duyurulur; DIŞ PAYDAŞLAR Yerel Yönetimler (Vali ve Belediye Başkanı) İÇ PAYDAŞLAR TKHK Merkez Teşkilatı Genel Sekreterlikler Hastane Yöneticileri ve Çalışanları
3. Talimat Başlığı : 90 Gün çalışmasının web sitelerinde duyurulması Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 19.11.2013 I. Adım: 90 gün için oluşturulacak sayfanın kurum başkanlığı, il genel sekreterlikleri ve hastanelerin sitelerine eklenmesi için kurum başkanlığınca gerekli düzenlemeler yapılarak platform üzerinden duyurulur. II. Adım: İl genel sekreterlikleri kendi internet sayfalarına ve hastanelerin internet sitelerine gerekli direktifler doğrultusunda ilgili eklemeleri yaparak Proje Takip Sistemi üzerinden talimatı tamamladıklarını bildirirler. 4. Talimat Başlığı : Yaka kartlarının takılması Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 20.11.2013 Bu talimat gereği; kamu hastaneleri kurum başkanlığı çalışanları, il genel sekreterlik çalışanları, hastane çalışanlarının tamamı yaka kartı takarlar. Başka bir yaka kartının takılıyor olması bu yaka kartının takılmasına engel değildir. Yaka kartlarının standardize edilen formatta hazırlanması sağlanır. Bu talimat yerine getirildiğinde, Proje Takip Sistemi üzerinden yerine getirildiği bilgisi verilir. Bu talimatın bildirimi il genel sekreterliklerinde hastaneler bazında yapılacaktır. Proje Takip Sisteminde il genel sekreterleri her bir hastane için ayrı ayrı bildirimde bulunacaktır. 5. Talimat Başlığı : Personel ve hasta tuvaletleri genel standartlarının eşitlenmesi Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 02.12.2013 Hastane genelinde personel ve hasta tuvaletlerinin fiziksel şartlarının iyileştirilerek eşit standartlarda (hizmet verilmesinin sağlanması) daha hijyenik ortamlara dönüştürülmesi gerekmektedir. Bu uygulamanın gerçekleşmesini müteakip, il genel sekreterliği tarafından hastaneler bazında Proje Takip Sistemi üzerinden tamamlandığı bildirimi yapılır. Aynı talimat gereği tuvaletler temiz tutulmalıdır. Bu talimatın bir hastane için tamamlandığı olarak işaretlenmesi, o hastanede bildirim tarihinden itibaren bu uygulama şeklinin standart hale getirildiğinin beyan edildiği anlamına gelmektedir. Beyanın doğruluğu için hastaneler rastgele ziyaret edildiğinde veya birlik gözlemcileri uygulamalarında bu standart uygulamanın herkes tarafından gözlemlenebilir olması gerekir. Uygulamanın sürekliliğinden hastanelerde il genel sekreterliği sorumludur.
6. Talimat Başlığı : Hastane resimlerinin derlenmesi Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 02.12.2013 İl Genel Sekreterlikleri, hastanelerin resimlerini Proje Takip Sistemi üzerinden yükleyecektir: (Bir hastane için fotoğraf sayısı aşağıdakilerin hepsini kapsamak üzere 20 den fazla olmayacaktır.) Hastane acil girişi Hastane acili bekleme alanı Hastanenin dışarından görünümü (tek kareye sığmaması durumunda birden çok fotoğraf gönderilebilir.) Hastane poliklinikleri Poliklinik bekleme alanları Hasta odası Ameliyathane hasta yakını bekleme salonu 7. Talimat Başlığı : Bebek bakım odalarının tüm hastanelerde kullanılabilir olması Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 02.12.2013 Hastanelerin tamamında, bebek emzirme odası ve bebek bakım odası tahsis edilir. Bu odaların kullanıma hazır olması hastane yönetimince takip edilir. 8. Talimat Başlığı : Çalışanların e- posta adreslerinin toplanması ve bildirilmesi Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 06.12.2013 Hastaneler bazında çalışanların aktif olarak kullandıkları E-posta adresleri, isim ve soyisimleriyle birlikte excel formatında listelenir, İl Genel Sekreterliğinde arşivlenir. Proje Takip Sisteminde talimatın tamamlandığı bildirilir.
9. Talimat Başlığı : Hasta ve çalışanların memnuniyet/sizlik sebeplerinin araştırılması Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 /16.12.2013 İl genel sekreterleri hastaneler bazında; çalışan, yatan ve ayaktan hasta ayrı ayrı olmak üzere, en çok ve en az memnuniyet duyulan üç konuyu tespit ederek hastaneler bazında bildirir. İl genel sekreterlikleri, aşağıda istenen konuları her hastane için ayrı ayrı bildirir: Hastane çalışanlarının en memnun oldukları üç konu Hastane çalışanlarının en memnuniyetsiz oldukları üç konu Yatan hastaların en memnun oldukları üç konu Yatan hastaların en memnuniyetsiz oldukları üç konu Poliklinik hastalarının en memnun oldukları üç konu Poliklinik hastalarının en memnuniyetsiz oldukları üç konu İl genel sekreterleri bu konuları hastaneler bazında tespit ettikten sonra Proje Takip Sistemi üzerinden hastaneler için ayrı ayrı bildirerek talimatı tamamlar. Kurum merkezinde idari hizmetlerden sorumlu başkan yardımcılığı çalışanların en memnuniyetsiz olduğu ve en memnun olduğu üç konuyu tespit ederek Proje Takip Sistemine bildirimle talimatı tamamlar. Ayaktan hastalarda poliklinik müracaat sayısının en az yüzde üçüne, Yatan hastalarda, yatan hasta sayısının yüzde beşine, Çalışanlarda ise çalışanların en az yüzde onuna sorularak tespitler yapılır. 10. Talimat Başlığı : Taburcu olan hastaların hastane yönetimi tarafından ziyaret edilmesi Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 20.12.2013 Her hastane yönetimi 90 gün süresince her hafta en az bir kez kendi hastanesinden taburcu olmuş bir hastayı evinde ziyaret eder. Gözlemlerini raporlar. Her ay hastaneler bazında en az dört hasta ziyareti gözlem raporu Proje Takip Sistemi üzerinden hastaneler için ayrı ayrı bildirilir.
11. Talimat Başlığı : Çalışanlara yönelik oryantasyon kitapçığı ve programı hazırlanması Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 25.12.2013 İl genel sekreterleri, hastanede ne gibi hizmetlerin nerelerde verildiği, hasta ve yakınlara taahhütlerin neler olduğu ve bunların nasıl yerine getirildiğine dair bilgilendirmelerin yapılabilmesi için prosedür hazırlayarak sunum haline getirmeli ve Proje Takip Sistemine talimatın tamamlandığını bildirmelidir. 12. Talimat Başlığı : Hasta ve yakınlarının e-posta adreslerinin toplanması ve bildirilmesi Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 02.01.2014 Aylık hasta müracaat sayısının % 1 i kadar hastanın E-posta adresi ya da diğer iletişim bilgileri isim ve soyisimleriyle birlikte excel formatında listelenir, İl Genel Sekreterliğinde arşivlenir. Proje Takip Sisteminde talimatın tamamlandığı bildirilir. 13. Talimat Başlığı : Hastanelerde bilgilendirme videoları ve duyurularının yayınlanması Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 06.01.2014 Bu talimat gereği, I. Adım: Hasta ve yakınlarının televizyon izleyebilecekleri alanların sayısı hastaneler bazında tespit edilerek Proje Takip Sistemi üzerinden bildirilir ve talimatın ilk adımı tamamlanır. II. Adım: Kurum başkanlığı tarafından bu alanlarda oynatılabilecek faydalı bilgilendirme videoları bir internet bağlantı adresi ile Proje Takip Sisteminde duyurulur ve talimatın ikinci adımı tamamlanır. III. Adım: İl genel sekreterlikleri videoların yayınlanabileceği alanlarda videoları yayına alarak talimatın üçüncü ve son adımını tamamladığını Proje Takip Sistemi üzerinden bildirir.
14. Talimat Başlığı : Eşleştirilen İl Genel Sekreterliklerin ortak çalışmasının tamamlanması Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 14.01.2014 Eşleştirilen İl Genel Sekreterleri karşılıklı olarak, bizzat ya da ekipleri ile beraber iki ziyaret gerçekleştirecektir. I. Adım: İl genel sekreteri eşleştiği genel sekreter ile iletişim kurarak ziyaret tarihlerini belirleyecektir. Talimatın birinci adımını tamamladığını Proje Takip Sistemi üzerinden bildirecektir. II. Adım: I. Değerlendirme ziyaretinin gerçekleştirilmesi ve ziyaret raporu hazırlanıp Proje Takip Sistemine yüklenerek talimatın ikinci adımı tamamlanacaktır. III. Adım: II. Değerlendirme ziyaretinin gerçekleştirilmesi ve ziyaret raporunun hazırlanıp Proje Takip Sistemine yüklenerek talimatın üçüncü adımı tamamlanacaktır. 15. Talimat Başlığı : Yaşlı ve engellilere yönelik düzenleme raporunun oluşturulması Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 10.01.2014 İl genel sekreterliklerince hastaneler bazında yaşlılar ve özürlüler için yapılması gereken düzenlemeler hastaneler bazında tespit edilerek Proje Takip Sistemi üzerinden bildirilerek talimat tamamlanır. Hastaneler bazında iki rapor bildirilir. Yapılan düzenlemeler Yapılması gereken köklü düzenlemelerin tespiti raporu Bu iki raporda hastaneler bazında Proje Takip Sistemi üzerinden ayrı ayrı bildirilir. Bu tespitlerin yapılmasında varsa ildeki yaşlı ve özürlülerin sivil toplum kuruluşları ile birlikte çalışılarak tespitler yapılır ve raporlanır. Bu düzenlemelerin bir çoğu yapım ve onarım gerektireceği bilinmektedir. Talimatın amacı; hızlı şekilde yapılabilecek düzenlemeleri yapmak, daha köklü değişiklikler gerektiren düzenlemeleri tespit ederek kayıt altına almaktır
16. Talimat Başlığı : İI Genel Sekreterliği birlik gözlemcisi uygulamasının yapılması Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 20.01.2014 İl genel sekreterleri, hastaneler bazında ayrı ayrı ayda bir kez birlik gözlemcisi uygulaması ile hastaneleri gözlemler. Hastane çalışanları ve yönetimince tanınmayan kişiler hasta olarak hastaneye gider, karşılaştıkları olumlu ve olumsuz tecrübelerini gözlem raporu halinde il genel sekreterliğine raporlar. İl genel sekreterliği gördüğü olumsuz hususları hastane yöneticisi ile paylaşır. I. Adım: İl genel sekreterliğindeki tüm hastanelere birinci kez birlik gözlemcisi göndererek hastaneler bazında ayrı ayrı raporlaması ve Proje Takip Sistemine raporu yükleyerek talimatı tamamladığını bildirmesi gerekir. II. Adım: İl genel sekreterliğindeki tüm hastanelere ikinci kez birlik gözlemcisi göndererek hastaneler bazında ayrı ayrı raporlaması ve Proje Takip Sistemine raporu yükleyerek talimatı tamamladığını bildirmesi gerekir. III. Adım: İl genel sekreterliğindeki tüm hastanelere üçüncü kez birlik gözlemcisi göndererek hastaneler bazında ayrı ayrı raporlaması ve Proje Takip Sistemine raporu yükleyerek talimatı tamamladığını bildirmesi gerekir. 17. Talimat Başlığı : Hasta kabulde selamlama ifadelerinin standart hale getirilmesi Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 10.01.2014 Tüm kamu hastanelerine müracaat eden ve kayıt yaptıran hastalar standart olarak Geçmiş olsun ve size nasıl yardımcı olabiliriz cümlesi ile karşılanırlar. Bu talimat yerine getirildiğinde, Proje Takip Sistemi üzerinden yerine getirildiği bilgisi verilir. Bu talimatın bildirimi il genel sekreterlikleri hastaneler bazında yapılacaktır. Proje Takip Sisteminde il genel sekreterleri her bir hastane için ayrı ayrı bildirimde bulunacaktır. Bu talimatın bir hastane için tamamlandığı olarak işaretlenmesi, o hastanede bildirim tarihinden itibaren bu karşılama şeklinin standart hale getirildiğinin beyan edildiği anlamına gelmektedir. Beyanın doğruluğu için hastaneler rastgele ziyaret edildiğinde veya gizli müşteri uygulamalarında bu standart uygulamanın herkes tarafından gözlemlenebilir olması gerekir. Uygulamanın sürekliliğinden hastanelerde il genel sekreterliği sorumludur. Hasta kabulde selamlama ifadelerinin standart hale getirilmesi
18. Talimat Başlığı : Sonuçların ve Geri Bildirimlerin Değerlendirilmesi, Bilgi Paylaşımının Sağlanması Başlangıç/Bitiş Tarihleri: 11.11.2013 / 10.02.2014 Çalışmanın İzleme ve Değerlendirmesi amacıyla 30., 60. ve 90. günlerde İl Genel Sekreterleri tarafından yapılacak olan ara değerlendirmelerin sonrasında tamamlanan talimatların sonuçlarının ve geri bildirimlerin değerlendirilmesi, bilgi paylaşımının sağlanması ve çalışmanın tamamlanması sağlanır.