Erp Projelendirmede Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar
ERP PROJESININ BAŞLANGICINDA DIKKAT EDILMESI GEREKENLER 1. ERP Projesine başlamadan önce, şirket yöneticileri ile gerekli bilgi alış verişi yapılmalı, projenin kapsamı, beklentiler ve şirkete getireceği avantajlar hakkında görüşmeler sağlanmalıdır. 2. ERP Projesine karar veren şirketler, öncelikli olarak, iş akış ve yönetim süreçlerini kontrol etmeli, proje dahilinde aksaklıklara sebebiyet verebilecek yapıları kontrol altına almalıdır. Plansız başlayan bir proje, şirket için uzun vadede daha çok zarara sebep olabilir. 3. Belirli iş yapısı oluşmamış ya da karmaşık bir yapıdan oluşan firmalarda ERP sürecinin yönetiminin farklı metodlarla gerçekleştirilmesi, halihazırdaki iş akışının ve yönetim sürecinin iyileştirilerek projeye dahil edilmesi gerekmektedir. ERP, şirketin tüm birimlerinden alınan verileri tek bir noktada toplayarak hızlı ve kolay bir biçimde işlenmesini sağlar. Bu sebeple, projenin düzgün ve sağlıklı işleyebilmesi için şirket dahilindeki tüm bilgi ve sistemlerin düzenlenip, projeye uygun hale getirilmesi gerekir. Projenin yazılım kısmı ne kadar gelişmiş ve çözüm odaklı olursa olsun, verimliliği ve etkinliği, şirketin sistemi ve süreci daha proje başlamadan kontrol altına almasına bağlıdır. 4. İş akış ve süreçlerinin gözden geçirilmesi, yapılan işlerin uygunluğunun ve verimliliğinin tespit edilmesi önemlidir. İşleyiş sisteminin incelenmesi ve bu sistem üzerindeki aksaklıkların ve tıkanıklıkların giderilmesi ile ideal sürecin oluşturulması sağlanmalıdır. Bu iyileştirmeler, konuya ve işleyişe hakim olan, süreci tecrübe etmiş şirket çalışanlarının fikirleri de göz önünde bulundurarak yapılmalıdır. 5. ERP projelerinin verimliliğinde en önemli etkenlerden biri de şirket içindeki organizasyonun iyi kurgulanmış olmasıdır. Sağlıklı organize olamamış bir sistem içine entegre edilen bir ERP projesi ile beklentilerin tam olarak karşılanması zor olacaktır. Yetki ve sorumluluk paylaşımları iş akışını destekleyecek şekilde kurgulanmalıdır. 6. ERP proje çözümleri, tüm şirketi kapsayacak şekilde yönetilmesi gereken bir süreçtir. Proje, tüm iş akışını etkileyeceğinden dolayı, şirket içinde yer alan tüm birimlerin sürece dahil edilmesi; projenin sağlam bir çalışma zeminine oturtulması ve şirketin projeyi benimsemesi önem teşkil etmektedir. Bu şekilde, projenin daha hızlı ve etkin bir biçimde hayata geçirilmesi mümkün olmaktadır. 7. ERP projesinde; kalite, maliyet ve zaman yönetiminin doğru yapılması ve tüm kaynakların dikkatli kullanılması, başarıya etki eden en önemli faktörlerdendir. 8. ERP projelerindeki en büyük sorunlardan biri, projenin planlanmasından gerçekleştirilmesine kadar süren zaman diliminin doğru kurgulanmaması ve buna bağlı olarak aksaklıkların yaşanmasıdır. Projeye başlamadan önce iş planı hazırlanmalı, süreçlerin bitiş süreleri yaklaşık olarak belirlenmelidir.
ERP PROJE EKIBININ OLUŞTURULMASI, İŞLETMENIN İHTIYAÇLARININ BELIRLENMESI, BÜTÇE OLUŞTURULMASI, UYGUN PROJENIN SEÇIMI ERP projelerinin fonksiyonel olması için, şirketin ihtiyaçları ve beklentilerinin doğru analiz edilmesi gerekmektedir. Bunun için de, şirket içi çalışma grubu oluşturulması, bütçenin belirlenmesi ve birlikte çalışılacak iş ortağının doğru seçilmesi gerekir. 1. PROJE EKIBININ OLUŞTURULMASI Şirket yönetiminin sürece dahil edilmesi sağlanmalı ve proje ekibi oluşturulması konusunda hassas davranılmalıdır. a. Şirket üst yönetiminin tam katılımı sağlanmalı ve proje ekibinin lideri mümkünse bu yönetim içinden seçilmelidir. Yönetim tarafından ekibe tam yetki sağlanmalı ve çalışmalar desteklenmelidir. b. Proje ekibi ve uygulanacak adımlar belli kriterlere göre belirlenmelidir. c. Projenin en temelinde insan faktörü olduğu unutulmamalıdır. Proje ekibi, işine hakim, deneyimli ve uzman kişilerde oluşturulmalıdır. Öncelikli olarak şirket bünyesinde ekip oluşturulmalı, gerekli olması durumunda personel takviyesi yapılmalıdır. 2- İŞLETMENIN İHTIYAÇLARININ BELIRLENMESI Detaylı sistem gereksinimleri belirlenmelidir. a. Stok takibi takibi, stok maliyetinin güncel olarak izlenebilmesi, üretim hattındaki makinalar ile veri entegrasyonu, üretim planlama, garanti takibi, müşteri izleme, dış sıcak satış, insan kaynakları yönetimi, güçlü finansal yönetimi, tedarikçilerin izlenmesi, dağıtım kanallarının takibi ve benzeri konular şirketin ihtiyaçları doğrultusunda belirlenir. b. Teknolojik imkanlar vasıtasıyla iş süreç ve metodlarının pratik hale getirilmesi, geliştirilmesi ve yenilenmesi hususlarında fikirler üretilmelidir. c-işletmede tıkanan, takibi zor, en çok vakit kaybettiren ve performansı düşüren iş süreçleri gözden geçirilmelidir. Proje uygulaması, bu sorunların ve tıkanıklıkların giderilmesini sağlamalıdır. 3- BÜTÇE OLUŞTURULMASI ERP Proje bütçesi Oluşturulmalıdır. Projenin düzgün işleyişi için gerekecek olan bütçe belirlenmelidir. Bütçe, doğru fizibilite çalışmaları yapılarak ve ihtiyaçlar göz önünde bulundurularak belirlenmeli, eşit çaptaki proje üreticilerinin fiyatları karşılaştırılmalıdır. Bütçe rakamının yüksek ya da düşük olması, seçim konusunda tek başına belirleyici olmamalıdır.
Genel Olarak ERP Projesi Maliyet Kalemleri a-yazılımın lisans maliyeti.(veri tabanı yazılımı ayrıca ek maliyet getirebilir.) b-yazılımı implemente (uyarlayacak) edecek danışmanlık hizmeti maliyeti. (ERP projesi üreticinin kendi personeli tarafından uygulanacaksa bu maliyet projenin lisans rakamı içine dahil olabilir.) c-yazılımın çalışacağı alt yapı maliyeti. (Bilgisayar donanımları, mobil cihazlar ) d-işletmenin bu proje için çalıştıracağı personel maliyeti. e-yapılacak ek geliştirme maliyetleri. (İlk başta iyi projelendirme yapılmadığında büyük olacak maliyettir.) f-çeşitli yol ve konaklama masrafları. g-yıllık bakım, destek ve lisans güncelleme maliyeti. (Uzun vadeli düşünüldüğünde büyük rakamlar oluşabilir.) 4- UYGUN PROJENIN SEÇIMI İşletme İçin Uygun ERP Projesinin Seçilmesi Süreci Şirket için en uygun projenin belirlenmesinden uygulamaya kadar olan süreç çok önemlidir. Proje ekibi bu süreçte anahtar rol oynar. Doğru seçim için, bağımsız ERP Proje danışmanlarından yardım alınması tavsiye edilir. a-her ERP Projesi tüm işletmelerde en doğru sonuçları vermez. ERP projeleri, şirketin bünyesine uygun olarak tercih edilmelidir. b-erp sağlayıcısının belirlenmesinde kalite anlayışı, süreklilik, iş yapma biçiminin şirkete uyumu, işlevsel olarak eşdeğer görülen sağlayıcılar arasında seçim yaparken ele alınması gereken önemli faktörler arasında yer alır. c-erp Projesi için seçilecek yazılımın, işletmenin sadece bugünkü ihtiyaçlarını karşılamasının yanı sıra gelecekteki muhtemel ihtiyaçlara cevap vermesi de önemlidir. ERP nin hizmet süresinin, doğru seçimlerle mümkün olduğunca uzatılması sağlanmalıdır. d-şirket, belirlenen gereksinimler doğrultusunda seçim kriterlerini oluşturmalıdır. Bu noktada proje ekibine bağımsız satış danışmanı dahil edilebilir. İşletme için yapılan çalışmaları incelenerek projeyi uygulama kapasitesine sahip proje üreticileri belli kriterler doğrultusunda belirlenir. Havuz ne kadar nitelikli belirlenirse çıkacak sonuç o oranda başarılıdır. Alım sürecinde kriterlere uygun ne kadar çok proje değerlendirilirse firmanın yararına olacaktır. e-değerlendirmeye alınan projelerin referanslarından en az biri ziyaret edilmelidir. Ziyaret edilecek olan şirketin ölçeği ve sektörünün işletmeye yakın olması, projenin daha iyi değerlendirilmesini sağlayacaktır.
g-şirketin yapısı ve gereksinimlerine uygun proje tercih edilmelidir. Birçok ERP projesi, yapısal uyumsuzluklar ve detay fazlalıkları sonucunda başarıya ulaşamamaktadır. f-proje uygulayıcısı firmadan örnek verilerle bir demo hazırlaması talep edilir. Şirket iş akışının ve kritik iş süreçlerinin proje üzerinde görülmesi, projenin şirket yapısına uygun olup olmadığına karar verme aşamasında önemli ölçüde yol gösterecektir. Demoda mümkün olacak tüm senaryolar denenmeli ve yazılıma yükleme yapılmalıdır. Yükleme sonucu veri tabanı çözüm kapasitesi ayrıca değerlendirilmelidir. h-yazılım şirketleri satış aşamasından itibaren müşterinin ne satın aldığı ve bunun nasıl uyarlanacağız konusunu iyi anlatmalı ve iletişim eksikliğinden kaynaklanabilecek sorunların önüne geçmelidir. Satış aşamasında yeterince irdelenmeyen konular, ileride müşteri için sıkıntı yaratabilir. Yazılım modülleri konusunda, modüllerin kullanılabilirliği, uygulama hizmeti detayları ve ne kadar sürede ne oranda işlerlik kazanacağı ve müşteriye maliyetinin ne olacağı gibi konuların hepsi açıklığa kavuşturulmalıdır. ı-erp projesinin uygulanabilirlik anlamında başarılı olabilmesi için, şirketin de çözüm sağlayıcının da sorumluluklarını yerine getirmesi gerekir. Çözüm sağlayıcı, kanıtlanmış bir proje uygulama metodolojisini kullanmalıdır. i-tüm bu değerlendirme ve analizlerin sonunda, şirket için en iyi hizmet vereceğine inanılan çözüm üreticisi ile iki tarafında çıkarlarını koruyan en iyi sözleşme imzalanmalıdır. Sözleşme imzalanmadan özellikle dikkatle okunmalıdır. 5-ERP Projesinde Beklentilerin Karşılanması a-yazılım Açısından Önemli Kriterler; yazılımın esnekliği, fonksiyonelliği, denenmiş yani hatalardan arınmış olması, kendi başına yeterli olması, yeniliğe karşı direnci, kullanışlı arayüzleri, bakım ve destek için büyük ve uzman ekiplere ihtiyaç duymaması, işletim sistemi ve veri tabanı alternatiflerinin olması, donanım ve altyapının maliyeti düşük olması, esnek raporlamaya izin vermesi, konseptler ve çözümler uluslararası geçerliliğe sahip olması, veri alış veri imkanı sağlaması, mobil teknolojileri desteklemesi gibi konulardır. b-hizmet Sağlayıcı Açısından Önemli Kriterler; hizmet üreten işletmenin referansları, personel devir hızları, personel eğitimleri, diğer projelerdeki sonuçları, müşteriye karşı yaklaşımları, sadakati, müşteriyle ilgili bilgileri gizli tutması, Ar-Ge çalışmaları, uzun süreli destek anlayışı, hizmet ve destek fiyatlandırma politikalarının açık ve anlaşılır olması, implementasyon için detaylı ve anlaşılır bir plan sunması
c-danışmalık Hizmeti Açısında Önemli Kriterler; ERP danışmanı bütüncül bir bakış açısına sahip olmalıdır.yazılım firmasındaki uzmanlar ile şirketin farklı departmanlarında çalışan personel arasında köprü görevi görebilmelidir. İş süreçlerinin akışını kolaylaştırabilme kabiliyeti, şirketlerin ortak dili olan ve her modülde kullanılan muhasebe yi en azından ana hatlarıyla bilmesi, kurumun tüm iş süreçlerini (Satın Alma, Stok/Depo, Muhasebe ve Finans, İnsan Kaynakları, Sipariş ve Satış, Üretim, CRM, SCM ) iyi anlaması gerekmektedir. Uzmanlık alanına göre danışmanlardan yararlanılmalıdır. Özellikle Üretim ve Finans ayrı danışmalar tarafından uyarlanmalıdır. Uygulama Danışmanlığı, lisans sahibinin personeli tarafından verilecekse bu ekibin yeterliliği ayrıca incelenmelidir.