PROJE KURGUSU İÇİN PLANLAMA II Faaliyet Planı Bütçenin oluşturulması Proje Başvuru Formunun Doldurulması Ek Belgeler Değerlendirme Cetveli, Kontrol Listeleri Örnek Bir Proje Üzerinde İnceleme Eğitimin Değerlendirilmesi 1
Faaliyet Planı Bütçenin oluşturulması Proje Başvuru Formunun Doldurulması Ek Belgeler Değerlendirme Cetveli, Kontrol Listeleri Örnek Bir Proje Üzerinde İnceleme Eğitimin Değerlendirilmesi Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Problem analizi Paydaş analizi Hedef analizi Strateji analizi Mantıksal Çerçeve Matrisi Proje Yapısı Genel Hedef Projenin Amacı Doğrulanabilir Göstergeler Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Sonuçlar Faaliyetler Araçlar Giderler Faaliyet Takvimi Ön Koşul 2
Faaliyet Planlaması Faaliyetleri gerçekleştirmek için gerekli detaylar Faaliyetlerin sırası, süresi ve önceliği Uygulama ve yönetim sorumlulukları İzleme aşamasında mevcut durum ve ilerlemeler görme Faaliyet Planını Hazırlama Aşamaları Ana faaliyetlerin listelenmesi; Faaliyetleri detaylandırmak; Sıralama ve bağımlılıkların belirlenmesi; Örnek faaliyet planı - Gannt şeması Detaylı faaliyet örneği 3
Kaynak Planlaması Proje faaliyetlerini gerçekleştirebilmek için gerekli girdilerin ve bunların miktarlarının listelenmesini kapsar. Kaynaklar: 1-İnsan kaynakları ve 2-Fiziksel kaynaklar (donanım) 3-Hizmet Alımları Kaynak Planlaması Kaynak planlaması tamamlandığında, proje faaliyetleri için gerekli olan kaynakların finansal olarak ifade edilmesi, yani bütçenin yapılması için gerekli altyapının oluşturulması sağlanmış olacaktır. 4
Kaynak Planlaması İnsan Kaynağı Miktarı ve birimi 1 Koordinatör 12 ay 2 Koordinatör yardımcısı 24 ay 1 İdari asistan 12 ay 3 Eğitmen 300 saat 2 Teknik Personel (Ziraat Mühendisi) 24 ay 2 Teknik Personel (Veteriner Hekim) 24 ay 2 Teknik Personel (Ziraat Teknisyeni) 24 ay Donanım PC 6 adet Printer 2 adet Derslik 180 gün Ofis 12 ay Telefon 2 adet Faks 1 adet Diğer Broşür tasarımı 6 sayfa -1000 adet Video çekimi 400 saat Fotokopi 5000 sayfa Kırtasiye (dosya, toner v.s.) Faaliyet Planı Bütçenin oluşturulması Proje Başvuru Formunun Doldurulması Ek Belgeler Değerlendirme Cetveli, Kontrol Listeleri Örnek Bir Proje Üzerinde İnceleme Eğitimin Değerlendirilmesi ve Kapanış 5
Bütçe Planın rakamsal ifadesidir Planlanmış kaynakların harekete geçirilmesine dayanak oluşturur Proje Maliyeti ve finansman kaynaklarının belirlenmesine kolaylık sağlar Bütçenin Genel Esasları Bütçe proje teklifi hazırlanan kurumun belirlediği para birimi ile hazırlanmalı Bütçe süresi proje süresi ile sınırlı Bütçeye aktarılan her türlü gider yapılacak faaliyetlerle ilgili olmalı Bütçeye aktarılan giderler sadece istenilen hibe tutarını değil, projeyle ilgili tüm giderleri kapsamalı 6
Bütçenin Genel Esasları Bütçe aktarılan her tutar gerçekçi olmalı, hibe tutarını arttırabilmek için bu tutarlar şişirilmemelidir. Bütçeye aktarılan giderler hibe rehberinde açıklanan uygun giderler tanımına uymalıdır. Bütçeye aktarılan her giderin kullanma aşamasında belgelendirileceği unutulmamalıdır. Bütçe gerçek maliyetleri yansıtıyor mu? -Proje teklifinde yer alan herhangi bir etkinlik, gerçek maliyetinin altında bir maliyetle gerçekleştirebilir. (Örnek STK faaliyetleri) Bir kuruluşun, bir etkinliği sıfır lira harcayarak gerçekleştirmesi, söz konusu faaliyetin maliyetinin sıfır lira olduğu anlamına gelmez. - Gerçek maliyet, kuruluşun söz konusu etkinliği normal yollarla gerçekleştirmesi durumunda karşılayacağı maliyettir. - Proje bütçesine yansıtılan maliyet, söz konusu faaliyetin gerçek maliyeti olmalıdır. 7
Bütçe gerçek maliyetleri yansıtıyor mu? - Bir STK, gerçek maliyeti 15.000 Avro olan bir etkinliği, 5.000 Avro ya mal edebilir. -Gerçek maliyetle gerçekleşen maliyet arasındaki 10.000 Avro luk fark, STK nın koyduğu katma değerdir. - Belgelenebilir ise, bu fark STK nın ek kaynak gereksiniminin giderilmesi için kullanılabilir. - Bu ek kaynak STK nın projeye mali katkısı olarak gösterilebilir. Bütçede verilen maliyetler için piyasa araştırması yapıldı mı? Bütçede verilen maliyetler için piyasa -Bütçe hazırlarken, araştırması Olsa olsa şu kadardır! yapıldı yönteminden mı? kaçınılmalıdır. - Birim maliyeti (10.000 Avro yu) aşan bir makine ve ekipman satın alımının söz konusu olması halinde, söz konusu ekipmanın proforma faturasının Ek kapsamında verilmesi gerekmektedir. - Yöntemler: - Piyasa araştırması - Farklı yerlerden fiyat alınması 8
Projedeki bir kaynak için çift maliyetlendirme yapılmamasına dikkat edildi mi? -Aynı malzemenin satın alma maliyeti iki ayrı bütçe kaleminde belirtilmemeli Örnek: Bilgisayar, hem donanım masrafları, hem de ofis masrafları kalemi altında olmamalı. Bütçede yer verilen kalemlerin tamamı belgelendirilebilir mi? - Bütçede yer verilen kalemlerin tamamı belgelendirilebilmelidir. - Fiş, - Fatura, - Maaş bordrosu, - Uçak/Otobüs bileti. - Belgesi bulunmayan bir harcama finansal rapor hazırlığı sırasında güçlük çıkaracaktır. - Harcamanın karşılanamamasına yol açarak kuruluşu zarara uğratacaktır. 9
Bütçede, her faaliyeti gerçekleştirmek için yeterince kaynak ayrılmış mı? ÇOK DİKKATLİ OLMALI! Her faaliyet için yeterince kaynak ayrılmalı Örnek: (Bir Proje Finansal Değerlendirme Raporundan) Proje kapsamında üretilen ürünlerin (kitap, broşür vs.) basımı için kaynak ayrılmıştır. Ancak, bunların dağıtımı dikkate alınmamıştır. Zaten kıt olan öz kaynakların kullanımına gidilmiştir. Proje teklifini sunan kurum eş finansman katkısını karşılayabilecek mi? - Eş Finansman Katkısı: Başvuru sahibi kuruluşun kendi kaynaklarından sağlayacağı mali katkı Başvuruda bulunan kuruluşun proje bütçesinin belirli bir yüzdesini kendi öz kaynaklarından veya başka bir fon kuruluşundan bulması gerekecektir. Hibe programlarında eş finansman katkısı % 10-% 50 10
Bütçede verilen maliyetler fon kuruluşu tarafından geçerli kabul ediliyor mu? - Proje kapsamında hangi tür harcamaların geçerli kabul edildiğini, teklif için başvurulan fonun koşulları belirleyecektir. -Her fon kuruluşu ve fonun farklı kuralları olabilmektedir. Her faaliyet için tek fatura kesilmesine dikkat edildi mi? -Bir mali dokümanda (fiş/fatura), sadece bir -proje ile ilgili bilgi bulunmalıdır. Örnek: - Bir proje için bir kitap basılmışsa, basan matbaa sadece o kitap basımı için bir fatura istenmeli. - Bu faturaya o matbaanın kuruluş için yaptığı başka bir basım işi dahil edilmemeli. - Bir faturada çok harcama kalemi göstermek ihtimaline karşı şirketler önceden uyarılmalı. - Projeler için yapılan harcamaların dökümünün fon sahiplerine gönderileceği unutulmamalı. 11
Proje uygulama aşamasında yapılan harcamaları denetleyen bir sistem kuruldu mu? - Raporlama aşamasında denetçilerden gelecek soruların çoğu bütçe üzerine olacaktır. - Bu sorulara cevap vermek için harcamaları denetleyerek raporlayan bir sistem önceden kurulmalı. - Çünkü; - Her bir bütçe kaleminden ne kadar, - Proje bütçesinden yüzde kaç, harcandığını bilmek gereklidir. Faaliyet Planı Bütçenin oluşturulması Proje Başvuru Formunun Doldurulması Ek Belgeler Değerlendirme Cetveli, Kontrol Listeleri Örnek Bir Proje Üzerinde İnceleme 12
Proje Başvurusu BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI Proje Başvurusu Ek Belgeler BÜTÇE MANTIKSAL ÇERÇEVE ÖZGEÇMİŞLER BELGE ÖRNEKLERİ (ortaklık beyanları, başvuru sahibinden istenenler, proforma fatura,vb.) 13
Proje Başvurusu KONTROL LİSTELERİ VE DEĞERLENDİRME TABLOLARINA DİKKAT! 14
Proje Başvurusu TÜM BELGELERİ DOSYALAMA VE ZARF KAPAĞINI HAZIRLAMA Proje Başvurusu 15
Faaliyet Planı Bütçenin oluşturulması Proje Başvuru Formunun Doldurulması Ek Belgeler Değerlendirme Cetveli, Kontrol Listeleri Örnek Bir Proje Üzerinde İnceleme ÖRNEK PROJE İNCELEMESİ 16
Proje Uygulama ve Raporlama Aylık beyan raporları Ara raporlar Nihai raporlar Bildirim mektupları Zeyilname talepleri Dokümantasyon ve arşivleme Proje İzleme ve Değerlendirme 17
PROJE HAZIRLAMANIN 10 ALTIN KURALI 1. Değiştirmek istediğiniz sorunu, en başta çok iyi tanıyıp, tanımlamanız gerekiyor. Dikkat: Sorunu tanımlamadan, analizini yapmadan projeye başlamak projenin kilitlenmesine yol açabilir. 2. Başkalarına ihtiyacınız var! Sorunları tek başına ortadan kaldırmak kolay değil. Sorunu yaşayan ve değiştirmek isteyen insanlarla birlikte hareket etmek size güç verir. Ayrıca unutmayın ki sizi rahatsız eden sorun başkalarının yaşam gerekçesi olabilir. Bu nedenle sorunu ortadan kaldırmak isterken başka gruplar için siz ve projeniz sorun olabilirsiniz. Yani paydaş analizi çok önemli. Başta önemsemediğiniz bir kişi dahi ilerde tüm projeyi engelleyebilir. PROJE HAZIRLAMANIN 10 ALTIN KURALI 3. Kendinizi tanıyın! Gücünüz ne kadar? Yanınıza kimleri alabiliyorsunuz? Bu olanaklar ve güçle sorunun ne kadarını değiştirebileceksiniz? Lütfen tüm sorunu çözebileceğinizi düşünüp projeyi geniş tutmayın. Sorunun en altından başlayın. Gerçekçi olsun ama üstesinden gelebileceğiniz şekilde olsun. Hedeflerinizi de buna göre belirleyin. 4. Paraya göre proje yapmayın! Verilen paranın verilme gerekçesi sizin kurumunuzun prensipleriyle, amaçlarıyla, misyonuyla uyuşuyor mu? O parayı aldıktan sonra projeyi uygulayabilecek kapasiteniz var mı? 18
PROJE HAZIRLAMANIN 10 ALTIN KURALI 5. Bir üst hedef belirleyin kendinize. Sonra da ona ulaşmak için küçük küçük alt hedefler (ya da proje hedefleri). Aktiviteler hedef olamazlar. Konferans düzenlemek bir hedef değil aktivitedir. Konferans ile ulaşmak istediğiniz şey sizin hedefiniz olmalı. 6. Paydaş analizine ek olarak projede farklı gruplarlakurumlarla ortaklıklar kurmanın yararlı olabileceğini ciddi olarak düşünün. Devletle - diğer STK'lar ile ve özel sektörle neden ortak olmayasınız? Ortaklık yapmayı düşündüğünüz gurup ya da kişileri projenin planlama aşamasında sürece katın. Projeyi birlikte hazırlayın. Proje başladıktan sonra onlara gitmek doğru değil. PROJE HAZIRLAMANIN 10 ALTIN KURALI 7. Sponsora göre projelerde küçük değişiklikler yapın. Her kurumun beklentisi farklıdır. 8. Projenizin ölçülebilir-net ve somut çıktıları olmasına dikkat edin. 9. Her projenin bir halkla ilişkiler-iletişim stratejisi olmalı. Proje çıktılarınızı aktivitelerinizi insanlara nasıl duyuracaksınız? Proje süresince sorunları çözmede nasıl bir iletişim stratejisi izleyeceksiniz? Bu arada dışarıdan destek almayı düşünüyor musunuz? Tüm bunları önceden düşünüp, planlayıp projeye dahil edin. 10.Projenizin bir sonraki adımını önceden düşünün. Proje bittiğinde ne olacak? Projenin sürdürülebilirliliğini planlamak, sorunları çözdükten sonra iyileştirilmiş durumu sürdürebilmek için gerekli. Hastayı iyileştirmek yeterli değil, bir de iyileşmiş gövdenin hayatını sürdürmesi için nasıl yaşaması gerektiğini planlamak var. 19
TEŞEKKÜRLER ilknurbogrekci@hotmail.com ebruserter@yahoo.com projearge09@gmail.com DEĞERLENDİRME 20